Bevor Sie als Existenzgründer oder Unternehmer zum ersten mal eine Rechnung schreiben, hilft Ihnen folgende Erklärung was genau eine Rechnung ist, welche Pflichtangaben notwendig sind, welche Rechnungstools helfen, und wie Sie eine professionelle Rechnung erstellen.
1. Definition einer Rechnung
Eine Rechnung ist ein offizielles Dokument, das detaillierte Informationen über eine Geschäftstransaktion enthält, bei der Waren oder Dienstleistungen gegen Zahlung verkauft wurden. Es handelt sich also um eine Zahlungsaufforderung, die der Verkäufer an den Käufer sendet, um die fällige Zahlung zu erhalten.
2. Pflichtangaben auf einer Rechnung
Eine professionelle Rechnung sollte normalerweise eine eindeutige Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Steuernummer, die Namen und Adressen des Verkäufers und des Käufers, eine Beschreibung der erbrachten Leistungen oder verkauften Waren, den Preis pro Einheit, die Anzahl der Einheiten, den Gesamtpreis und die fällige Zahlungsfrist enthalten.
3. Grundsätzliche Schritte die beim Rechnung schreiben einzuhalten sind
- Absender Briefkopf:
Fügen Sie Ihren Namen oder den Namen Ihres Unternehmens, Ihre Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Steuernummer hinzu. Dies hilft, die Rechnung eindeutig zu identifizieren. - Erstellen Sie eine eindeutige Rechnungsnummer:
Eine eindeutige Rechnungsnummer ist wichtig, um Ihre Rechnung eindeutig zu identifizieren und später leichter nachverfolgen zu können. - Fügen Sie das Rechnungsdatum hinzu:
Geben Sie das Datum an, an dem die Rechnung erstellt wurde. - Empfängerinformationen:
Geben Sie die Empfängerinformationen, einschließlich Name oder Firmenname, Adresse und Kontaktdaten an. - Beschreiben Sie die erbrachte Leistung oder das verkaufte Produkt:
Beschreiben Sie so detailliert wie möglich, welche Leistung oder welches Produkt verkauft wurde. Geben Sie auch den Preis pro Einheit und die Anzahl der Einheiten an. - Summieren Sie die Kosten:
Addieren Sie alle Kosten für die erbrachte Leistung oder das verkaufte Produkt, um den Nettobetrag der Rechnung zu ermitteln. - Mehrwertsteuer:
Geben Sie den prozentualen Steuersatz an, und addieren Sie diesen um den Endbetrag der Rechnung zu ermitteln. - Leistungsdatum:
Geben Sie an wann die Leistung erbracht oder das Produkt geliefert wurde. - Fällige Zahlungsfrist:
Geben Sie auch die genauen Zahlungsbedingungen an. - Fügen Sie Ihre Bankverbindung hinzu:
Geben Sie Ihre Bankverbindung an, damit der Kunde die Zahlung leisten kann.
4. Handschriftlich eine Rechnung schreiben, Vorlagen oder ein Programm verwenden?
Es gibt verschiedene Tools und Softwareprogramme, die bei der Erstellung von Rechnungen helfen. So sprechen beispielsweise auch keine Vorschriften dagegen handschriftlich eine Rechnung zu schreiben. Hier gibt es sogar noch von der Firma SIGEL einen selbst durchreibenden Rechnungsblock. Allerdings ist das doch sehr mühsam.
Schon besser ist das verwenden beispielsweise einer Rechnungsvorlage zum schreiben einer Rechnung. So eine Vorlage erleichtert schon einmal das schreiben in einer Textverarbeitungssoftware wie Microsoft Word. Jedoch ist hierbei zu beachten, das Sie jedes Mal die Vorlage manuell ausfüllen und berechnen müssen.
Schlussendlich ist die optimale Hilfestellung ein Rechnungsprogramm bei der Rechnungserstellung. Gerade wenn Sie eine professionelle Rechnung erstellen möchten, werden Sie die Zeitersparnis und Prozessoptimierung zu schätzen wissen.
5. Was ist beim Rechnung schreiben sonst noch zu beachten?
Falls Sie Kleinunternehmer sind, müssen Sie beachten, das Sie keine Umsatzsteuer ausweisen und folglich einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG erstellen.
Im Falle das Sie eine Rechnung für eine Lieferung innerhalb der EU schreiben, handelt es sich um eine sogenannte innergemeinschaftliche Lieferung. Aus diesem Grund müssen Sie hier noch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit angeben.
Ebenfalls müssen Sie noch weitere Besonderheiten beispielsweise beim schreiben von Abschlags- und Schlussrechnungen beachten.
6. Geschriebene Rechnung vor dem versenden vermerken!
Zuletzt vermerken Sie die geschriebene Rechnung in einer Liste – auch Rechnungsausgangsbuch – genannt. Somit haben Sie einen Überblick welche Rechnungen Sie bereits geschrieben haben, und können Zahlungseingänge notieren.
Anschließend versenden Sie die Rechnung per E-Mail, Post oder Fax an den Käufer.
Fazit
Wenn Sie die obigen Regeln befolgen und zudem noch Ihren Rechnungstext mit einer freundlichen und persönlichen Begrüßung beginnen, sollten Sie in der Lage sein, problemlos Ihre erste professionelle Rechnung zu schreiben.
Tipp: Vorteile die ein Rechnungstool beim Rechnung schreiben bietet
Ein Rechnungstool bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen und Einzelpersonen um korrekte Rechnungen zu schreiben und zu verwalten.
- Zeitersparnis: Ein Rechnungstool automatisiert den Rechnungsprozess und spart dadurch Zeit, die sonst für das manuelle Schreiben, Drucken und Versenden von Rechnungen benötigt würde.
- Fehlerminimierung: Ein Rechnungstool hilft Fehler wie falsche Berechnungen, unvollständige Angaben oder Rechtschreibfehler zu vermeiden, die bei manuell erstellten Rechnungen auftreten können.
- Kosteneffizienz: Da Rechnungstools den manuellen Arbeitsaufwand reduzieren, können Sie die Kosten für die Erstellung von Rechnungen senken.
- Verbesserte Cashflow-Verwaltung: Rechnungstools bieten Funktionen wie das Verfolgen von Zahlungen, das Erstellen von Berichten und das Automatisieren von Zahlungserinnerungen. Somit wird Ihr Cashflow verbessert.
- Einfache Verwaltung von Rechnungsdaten: Ein Rechnungstool speichert alle Rechnungsdaten an einem zentralen Ort und erleichtert so die Verwaltung und Nachverfolgung von Rechnungen.
- Professionelles Erscheinungsbild: Rechnungstools bieten professionelle Rechnungsvorlagen, die das Erscheinungsbild von Ihrem Unternehmen verbessern und somit einen positiven Eindruck bei Kunden hinterlassen.
Nutzen Sie daher ein professionelles Rechnungsprogramm wie SuccessControl CRM um den Rechnungsprozess effizienter, kosteneffektiver und weniger fehleranfällig zu gestalten.