Voraussetzungen
Die E-Rechnung enthält sogenannte BT-Felder mit Nummern, die verschiedene Pflichtangaben sowie optionale Angaben zum Verkäufer (Rechnungssteller) und Käufer (Rechnungsempfänger) enthalten.
Tipp: Eine Übersicht der Bedeutung der BT-Feld-Nummern können Sie hier herunterladen.
Angaben zum Verkäufer (Rechnungssteller) im Setup angeben
Die Angaben als rechnungsstellendes Unternehmen (Verkäufer) geben Sie im Setup von SuccessControl® CRM wie folgt im Setup ein.
Die Angabe der Kontaktdaten des Verkäufers sind für die E-Rechnung Pflicht. Geben Sie in den Einstellungen unter „Setups > Registerkarte Benutzer und Rechte > Button Benutzer und Rechte Verwaltung“ oder in der Hauptauswahl unter „Persönliche Einstellungen“ (1) die Telefonnummer (BT-42), (2) die E-Mail-Adresse (BT-43) und (3) den Name des Mitarbeiters (BT-41) ein.
(1) Firmenangaben: Ergänzen Sie dann noch unter „Setups > Registerkarte Firmen Angaben“ die Angaben zu Ihrer Firma, diese sind Pflichtangaben. Wichtig ist, dass Sie im Feld Firma (BT-27) den Namen Ihrer Firma bzw. bei Personengesellschaft Ihren Vor- und Nachnamen eintragen. Die Rechtsform (BT-30) angeben sowie Ihre USt-ID-Nr. (falls vorhanden) oder Ihre Steuernummer. Im Feld E-Mail (BT-34) tragen Sie die E-Mail Ihrer Firma ein oder eine spezielle für den Empfang von Rechnungen eingerichtete E-Mail-Adresse. Das Land Ihres Firmensitzes (BT-40), zugehörig zu der angegebenen Adresse, muss eingetragen sein.
(2) Bankverbindung: In der E-Rechnung wird immer nur die „Bankverbindung Nummer 1 (Standardkonto)“ ausgegeben. Abweichende Bankverbindungen sind nicht möglich. Achten Sie deshalb bitte darauf, dass Sie hier die Bankverbindung eintragen, auf die Sie die Zahlungseingänge empfangen möchten.
Nachdem Sie alle oben genannten Angaben gemacht haben, beenden Sie bitte einmal SuccessControl® CRM und starten es neu. Danach sind die Angaben übernommen.
Angaben zum Käufer (Rechnungsempfänger) in den Adressdaten
Zum Ausstellen einer E-Rechnung sind bestimmte Angaben zum Käufer Pflicht. Prüfen Sie deshalb, ob folgende Informationen in den Adressdaten vorhanden sind: (1) E-Mail Adresse oder (2) abweichende Rechnungs-E-Mail, (3) Firmenname, (4) Vorname und Name, (5) Land (muss eingetragen sein).
E-Rechnung im aktuellen Format XRechnung 3.0 erstellen
1. Betreff und Bedingungen:
Zum Erstellen einer E-Rechnung gehen Sie in SuccessControl® CRM wie gewohnt vor. (1) Wählen Sie die Belegart aus und setzen Sie das Häkchen bei „E-Rechnung mit ausgeben“. (2) Bitte beachten Sie dass es bei der E-Rechnung nicht mehr möglich ist, eine abweichende Rechnungsadresse zu berücksichtigen (falls Sie eine im Adressdatensatz hinterlegt haben). (3) Die Angaben in Bearbeiter / Vermerke werden bei der E-Rechnung nicht mit ausgegeben. (4) Die Auftrags-Nr. des Kunden werden in der Registerkarte „1b. E-Rechnung Erweitert“ im Feld BT-14 eingetragen. (5) Sie müssen ein Leistungsdatum bzw. Lieferdatum angeben, entweder im Feld BT- 72 für ein Datum oder für einen Zeitraum im Feld BT-73 und BT-74.
1b. E-Rechnung Erweitert:
Hier können Sie optionale Angaben eintragen, die Sie z. B. von Ihrem Auftraggeber erhalten.
E-Rechnung versenden
Die E-Rechnung wird wie gewohnt mit SuccessControl® CRM versendet. Sie verfassen Ihre E-Mail und in der Dateianlage werden eine PDF-Datei und die E-Rechnungsdatei im XML-Format an Ihr E-Mail-Programm übergeben.
Wie empfange ich eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnungen empfangen Sie einfach über Ihr E-Mail Programm. Ihrem Lieferanten müssen Sie hierzu die E-Mail-Adresse angeben, an die Sie die E-Rechnung erhalten möchten.
Wie betrachte ich eine E-Rechnungen?
Die XML-Datei der E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz. Um die Rechnung zu betrachten, hat Ihnen entweder der Lieferant eine PDF-Datei mit gesendet, die die Rechnung nochmals in Klartext zeigt. Falls nicht, müssen Sie mit einem separaten Programm die E-Rechnung anzeigen lassen. Hierfür gibt es Online-Viewer oder Programme, die Sie auf dem PC installieren können. Anbei nennen wir Ihnen zwei.
- Online-Viewer: https://www.epoconsulting.com/erechnung-sap/e-rechnung-viewer
- Desktop-Programm: https://www.heise.de/download/product/ultramarinviewer
Wie prüfe ich ob eine E-Rechnung technisch korrekt ist?
Es gibt im Internet Angebote, welche die technische Korrektheit einer E-Rechnung validieren (prüfen). Anbei nennen wir Ihnen eins: https://www.epoconsulting.com/erechnung-sap/xrechnung-validator