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E-Rechnungen erstellen

Voraussetzungen

Zur Erstellung korrekter E-Rechnungen ist es wichtig, das sowohl alle Angaben zum Verkäufer als auch Käufer vollständig eingetragen sind. Die E-Rechnung enthält sogenannte BT-Felder mit Nummern, die verschiedene Pflichtangaben sowie optionale Angaben zum Verkäufer (Rechnungssteller) und Käufer (Rechnungsempfänger) enthalten.

Tipp: Eine Übersicht der Bedeutung der BT-Feld-Nummern können Sie hier herunterladen.

Angaben zum Verkäufer (Rechnungssteller) im Setup angeben

Die Angaben als rechnungsstellendes Unternehmen (Verkäufer) geben Sie im Setup von SuccessControl® CRM wie folgt im Setup ein.

Setups > Benutzer
Persönliche Einstellungen

Die Angabe der Kontaktdaten des Verkäufers sind für die E-Rechnung Pflicht. Geben Sie in den Einstellungen unter „Setups > Registerkarte Benutzer und Rechte > Button Benutzer und Rechte Verwaltung“ oder in der Hauptauswahl unter „Persönliche Einstellungen“ (1) die Telefonnummer (BT-42), (2) die E-Mail-Adresse (BT-43) und (3) den Name des Mitarbeiters (BT-41) ein.

Firmenangaben im Setup

(1) Firmenangaben: Ergänzen Sie dann noch unter „Setups > Registerkarte Firmen Angaben“ die Angaben zu Ihrer Firma, diese sind Pflichtangaben. Wichtig ist, dass Sie im Feld Firma (BT-27) den Namen Ihrer Firma bzw. bei Personengesellschaft Ihren Vor- und Nachnamen eintragen. Die Rechtsform (BT-30) angeben sowie Ihre USt-ID-Nr. (falls vorhanden) oder Ihre Steuernummer. Im Feld E-Mail (BT-34) tragen Sie die E-Mail Ihrer Firma ein oder eine spezielle für den Empfang von Rechnungen eingerichtete E-Mail-Adresse.

Hinweis: Das Land Ihres Firmensitzes (BT-40), zugehörig zu der angegebenen Adresse, muss korrekt eingetragen sein.
Wichtig – wählen Sie dazu das Land aus der Dropdown-Liste aus (auch falls hier bereits ein Eintrag steht), damit die korrekte Landesbezeichnung inklusive korrekter Schreibweise und internationaler Abkürzung gespeichert wird!

(2) Bankverbindung: In der E-Rechnung wird immer nur die „Bankverbindung Nummer 1 (Standardkonto)“ ausgegeben. Abweichende Bankverbindungen sind nicht möglich. Achten Sie deshalb bitte darauf, dass Sie hier die Bankverbindung eintragen, auf die Sie die Zahlungseingänge empfangen möchten.

Nachdem Sie alle oben genannten Angaben gemacht haben, beenden Sie bitte einmal SuccessControl® CRM und starten es neu. Danach sind die Angaben übernommen.

Angaben zum Käufer (Rechnungsempfänger) in den Adressdaten

E-Rechnung Pflichtangaben zum Käufer in den Adressdaten prüfen

Zum Ausstellen einer E-Rechnung sind bestimmte Angaben zum Käufer Pflicht. Prüfen Sie deshalb, ob folgende Informationen in den Adressdaten vorhanden sind: (1) E-Mail Adresse oder (2) abweichende Rechnungs-E-Mail, (3) Firmenname, (4) Vorname und Name, (5) Land (muss eingetragen sein).

E-Rechnung im aktuellen Format XRechnung 3.0 erstellen

E-Rechnung Pflichtangaben
E-Rechnung optionale Angaben

1. Betreff und Bedingungen:
Zum Erstellen einer E-Rechnung gehen Sie in SuccessControl® CRM wie gewohnt vor. (1) Wählen Sie die Belegart aus und setzen Sie das Häkchen bei „E-Rechnung mit ausgeben“. (2) Ab der Version 6.050 ist auch eine abweichende Rechnungsadresse möglich, falls Sie diese im Adressdatensatz hinterlegt haben. (3) Die Angaben in Bearbeiter / Vermerke werden bei der E-Rechnung nicht mit ausgegeben. (4) Die Auftrags-Nr. des Kunden werden in der Registerkarte „1b. E-Rechnung Erweitert“ im Feld BT-14 eingetragen. (5) Sie müssen ein Leistungsdatum bzw. Lieferdatum angeben, entweder im Feld BT- 72 für ein Datum oder für einen Zeitraum im Feld BT-73 und BT-74.

1b. E-Rechnung Erweitert:
Hier können Sie optionale Angaben eintragen, wenn Sie diese von Ihrem Auftraggeber als Vorgabe erhalten.
Beispiel:
Ihr Auftraggeber macht bei der Bestellung folgende Vorgaben: „…geben Sie die Leitweg-ID 12345 und Bestellnummer 6789 an…“.
Dann tragen Sie bei der Rechnungserstellung im Feld Leitweg-ID (BT-10) die Zahl 12345 und im Feld Bestellnummer (BT-29) die Zahl 6789 ein.

E-Rechnung versenden mit Outlook

E-Mail verfassen
Übergabe an Outlook mit Dateianhang

Die E-Rechnung wird wie gewohnt mit SuccessControl® CRM versendet. Sie verfassen Ihre E-Mail und in der Dateianlage werden eine PDF-Datei und die E-Rechnungsdatei im XML-Format an Ihr E-Mail-Programm übergeben. Dadurch kann der Empfänger der Rechnung diese auch gleich ohne weiteres Zutun lesen.

Wie empfange und archiviere ich eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung empfangen Sie einfach über Ihr Outlook E-Mail Programm. Ihrem Lieferanten müssen Sie hierzu die E-Mail-Adresse angeben, an die Sie die E-Rechnung erhalten möchten. In SuccessControl können Sie diese E-Mail inklusive der E-Rechnung bei der betreffenden Adresse (Lieferanten) durch die Schaltfläche „E-Mail anfügen“ speichern und damit GoBD konform archivieren.

Wie betrachte ich eine E-Rechnung?

Die XML-Datei der E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz. Um die Rechnung zu betrachten, hat Ihnen entweder der Lieferant eine PDF-Datei mit gesendet, die die Rechnung nochmals in Klartext zeigt. (Tipp: Weisen Sie Ihren Lieferanten an, Ihnen immer eine PDF mit zusenden – damit sparen Sie sich Arbeit!)
Falls nicht, können Sie mit einem separaten Programm die E-Rechnung anzeigen lassen. Hierfür gibt es Online-Viewer oder Programme, die Sie auf dem PC installieren können. Anbei nennen wir Ihnen drei.

Wie prüfe ich ob eine E-Rechnung technisch korrekt ist?

Es gibt im Internet Angebote, welche die technische Korrektheit einer E-Rechnung validieren (prüfen). Anbei nennen wir Ihnen zwei die frei nutzbar sind:

Information des Bundesministerium der Finanzen zur E-Rechnungspflicht

Ausstellung von Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG); Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025