Die häufigsten Fragen und Antworten rund um das Thema E-Rechnungspflicht und E-Rechnungen erstellen zusammengestellt.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können und bei Lieferanten Anforderung auch erstellen können. Details zu der Regelung und deren Ausnahmen finden Sie hier.
Wie empfange ich eine E-Rechnung?
Zum Empfang von E-Rechnungen benötigen Sie lediglich eine ganz normale E-Mailadresse, welche Sie Ihrem Lieferanten mitteilen. Die E-Rechnung erhalten Sie dann in Ihrem E-Mail Programm als Anlage.
Brauche ich eine eigene E-Mail-Adresse für die E-Rechnungen?
Nein. Aber je nach Rechnungsaufkommen ist es empfehlenswert, sich beispielsweise eine E-Mail-Adresse rechnungen@meine-domain.de anzulegen. So behalten Sie einen besseren Überblick.
Wie speichere ich eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung speichern Sie, indem Sie Funktion „E-Mail anfügen“ bei der Adresse nutzen.
Wie versende ich eine E-Rechnung?
Sie versenden eine E-Rechnung über Ihr E-Mail Programm – hier im Beispiel Outlook.
Wie drucke ich eine E-Rechnung aus?
Im Regelfall liegt der E-Rechnung XML-Datei auch eine PDF-Datei mit dabei. Diese können Sie wie gewohnt anschauen und ausdrucken. Tipp: Weisen Sie Ihren Lieferanten an, Ihnen immer eine PDF mit zusenden. Falls Ihr Lieferant Ihnen keine PDF-Datei mit angefügt hat, können Sie die E-Rechnungs-Datei über folgenden Online-Viewer anschauen und ausdrucken: https://www.elster.de/eportal/e-rechnung
Ist eine PDF-Datei eine E-Rechnung? Woran erkenne ich eine E-Rechnung?
Eine reine PDF-Datei ist KEINE E-Rechnung, sondern zählt zu „Sonstigen Rechnungen“. Sie erkennen eine E-Rechnung im neuesten XRechnungsformat an der Dateiendung .xml. Ebenso gibt es das ältere ZUGFeRD Format, hier ist die XML-Datei in das PDF eingebettet – welche beispielsweise im Adobe Reader als Büroklammer angezeigt wird.
Welches Format sollte ich wählen?
Empfehlenswert ist das aktuellste Format XRechnung. Die XRechnung ist in Deutschland ein verbindliches Format für Rechnungen beispielsweise an öffentliche Auftraggeber und Unternehmen. Hierbei steht die E-Rechnung im maschinenlesbaren XML-Format zur Verfügung – und ein intelligentes Rechnungsprogramm wie SuccessControl CRM fügt gleichzeitig ein PDF-Belegbild als Sichtkomponente dabei – das macht es Ihren Kunden leicht die Rechnung zu lesen.
Müssen Gutschriften und Rechnungskorrekturen auch im E-Rechnungsformat erstellt werden?
Ja, auch Gutschriften und Stornorechnungen müssen im E-Rechnungsformat erstellt werden.
Muss ich besondere Angaben bei einer E-Rechnung machen?
In der Regel nein. Außer Ihr Kunde gibt Ihnen bei der Bestellung explizite Vorgaben für die Rechnungsstellung.
Beispiel:
Ihr Kunde schreibt bei der Bestellung „… geben Sie bei der Rechnungsstellung die Leitweg-ID 991-1234512345-06 sowie die Projektreferenz KBA-5 und unsere Bestellnummer 2025-185 an …“.
Dann tragen Sie diese Angaben unter „1b. E-Rechnung Erweitert“ ein:
Was sind die BT-Felder in einer E-Rechnung?
Die Felder in einer E-Rechnung sind nach der Norm EN 16931 in sogenannte „Business Terms“ – daher der Name BT – aufgegliedert. Die BT-Felder sind in Bereiche gegliedert, die die verschiedenen Aspekte einer Rechnung abdecken.
Beispielsweise ist BT-1 ist die Rechnungsnummer, BT-2 das Rechnungsdatum und BT-27 der Name des Rechnungsstellers. Softwarelösungen für E-Rechnungen wie SuccessControl oder andere ERP-Systeme setzen diese Felder ohne Zutun des Anwenders aus den Stammdaten in die spezifischen Formate um.
Der Anwender muss lediglich noch BT-Felder nach Kundenvorgabe ausfüllen. Dazu kann beispielsweise das Feld BT-12 Vertragsnummer oder das Feld BT-11 Projektreferenz gehören. Eine Übersicht der Bedeutung aller BT-Feld-Nummern können Sie hier herunterladen.
Kann ich in der E-Rechnung mehrere Bankkonten zur Zahlung angeben?
Nein, Sie können nur eine Bankverbindung angeben.
Muss ich auch E-Rechnungen schreiben können, wenn ich nur Kleinbetragsrechnungen (unter € 250,00) habe?
Nein, Kleinbetragsrechnungen sind aktuell nicht betroffen.
Muss ich auch eine E-Rechnung schreiben können, wenn ich nur Privatkunden habe?
Nein, das ist bisher noch nicht vorgesehen.
Darf man ab dem 01.01.2025 keine Rechnungen mehr in z. B. Papierform oder als PDF versenden,
wenn der Empfänger nicht zustimmt?
Für B2B Umsätze dürfen sonstige Rechnungen nur noch mit Zustimmung des Rechnungsempfängers
versendet werden. Privatkunden können Sie weiterhin Rechnungen im gewohnten Format als Papierform oder PDF zusenden.
Welche Konsequenzen drohen, wenn ich auf die Nutzung von E-Rechnungen verzichte?
Spätestens ab 2027 riskieren Sie, Ihren eigenen Vorsteuerabzug sowie den Ihrer Kunden zu gefährden. Zudem könnten Kunden oder Lieferanten künftig die Nutzung von E-Rechnungen als Voraussetzung für eine Zusammenarbeit machen. Alternativ könnten Lieferanten für den Versand von Rechnungen in anderen Formaten zusätzliche Gebühren erheben.
Wie ist die Aufbewahrungsfrist einer E-Rechnung und wie archiviere ich diese?
E-Rechnungen müssen genau wie andere Rechnungen auch 10 Jahre aufbewahrt werden. Die E-Rechnung sollte im Originalformat wie empfangen (siehe Wie speichere ich eine E-Rechnung? > Funktion „E-Mail anfügen“ ) gespeichert werden. Zusätzlich kann – beziehungsweise ist es sinnvoll, eine menschenlesbare Version (z. B. PDF) abzulegen, um die Rechnung leicht einsehen zu können. Die Archivierungsstruktur sollte eine schnelle Zuordnung und Suche ermöglichen – wie Ihnen das beispielsweise die „Kontakthistorie“ bietet. Durch die Übergabe der erstellten Rechnungen an DATEV sind diese zusätzlich revisionssicher in Ihrer Buchhaltung verwahrt.
Was passiert, wenn ich am 01.01.2025 noch keine Lösung zum Empfang von E-Rechnungen habe? Gibt es eine Übergangsfrist?
Ab dem 01.01.2025 sind Sie verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Eine Übergangsfrist gibt es nicht. Ein ganz normales E-Mail-Postfach genügt, um E-Rechnungen zu empfangen. Wenn Sie wirklich noch kein E-Mail Postfach haben sollten, legen Sie sich dringend eins an. Hier gibt es eine Übersicht kostenfreier E-Mail Anbieter.
Kann ich auch eine E-Rechnung mit Excel und Word erstellen?
Excel allein kann keine E-Rechnung erstellen. Word ist ebenfalls nicht in der Lage, E-Rechnungen im XRechnungs-Format zu erstellen. Wenn Sie mit Word und Excel eine E-Rechnung erstellen möchten um beispielsweise eine Rechnung an die Deutsche Bahn zu stellen, können Sie den XRechnungsgenerator der Bahn nutzen. Oder den Inhalt aus Word und Excel in den Generator zum Erstellen von elektronischen Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD von PDF24 übertragen.
Wo erhalte ich eine Anleitung zum E-Rechnungen erstellen?
Eine ausführliche Anleitung wie Sie eine E-Rechnung erstellen finden Sie hier.
Welche Software ist zum E-Rechnungen erstellen geeignet?
Es gibt mehrere Softwarelösungen, die speziell für die Erstellung von E-Rechnungen geeignet sind. Beispielsweise finden Sie hier weitere Infos zur der E-Rechnung-Softwarelösung von SuccessControl CRM. Ebenfalls steht Ihnen hier auch ein direkter Download bereit.
Infos des Bundesministerium der Finanzen (BMF)
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat eine FAQ-Liste zur Einführung der E-Rechnungspflicht veröffentlicht. Diese Liste finden Sie unter folgenden Link: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html