Jedes Monats- bzw. Quartalsende das Gleiche: die geschriebenen Rechnungen, Stornos und Gutschriften müssen für die Buchhaltung zum Steuerberater.
Buchhaltung einfacher & schneller erledigen: DATEV-Schnittstelle
Üblicherweise werden die Belege an den Steuerberater in Papierform übergeben, die im Ordner als Kopie abgelegt sind. Im digitalen Büro und im Zuge der Digitalisierung bevorzugen viele Steuerberater die Übergabe der Belege auf elektronischem Weg, da diese meist bereits als PDF-Datei vorliegen. Lange Wege und Papierflut entfallen damit. Ein Vorteil für Ihre Steuerkanzlei und Sie als Klienten.
Viele Unternehmen, Selbständige, Freiberufler und Gewerbetreibende tun sich aber mit dieser Aufgabe meist noch schwer. Oft liegt die Schwierigkeit nicht darin, dass die Belege nicht bereits als PDF-Datei vorliegen. Sondern das Problem ist, dass die PDF-Belege mühsam zusammengesucht werden müssen.
Mit zwei Klicks einen DATEV-Export erstellen
Nutzer von SuccessControl® CRM haben es hier leichter. Sie erstellen mit dem Rechnungsprogramm für DATEV Ihre Rechnungen, Stornos und Gutschriften. Diese Vorgänge sind im Programm in Beziehung zueinander gesetzt und werden als Beleg im PDF-Format gespeichert. Alle für die Buchhaltung relevanten Vorgänge sind damit sofort abrufbar. Kommt nun das Monatsende oder Quartalsende, können die Belege für den Steuerberater ganz einfach im Programmbereich „Verwaltung“ > „Rechnungsausgangsbuch Übergabe für Steuerberater / DATEV“ mit wenigen Mausklicks zusammengestellt werden.
Das Rechnungsprogramm von SuccessControl® CRM sammelt dann für den angegebenen Zeitraum alle relevanten Belege in einem Verzeichnis für die Datenübergabe an den Steuerberater. Die Daten bestehen aus allen PDF-Belegen der Ausgangsrechnungen und erzeugten Stornos sowie Gutschriften des benötigten Zeitraums. Zusätzlich werden Excel-Listen mit den detaillierten Daten zu den Ausgangsrechnungen, Stornos und Gutschriften für den Steuerberater erstellt. Durch die DATEV-Schnittstelle Dateien klappt die Übernahme in die Buchhaltung optimal.
DATEV-Format – der Buchungsstapel zur automatisierten Buchhaltung
Noch als Tipp: Im DATEV Vorgaben Setup tragen Sie die Beraternummer, Mandantennummer sowie die Sachkontenlänge nach Vorgabe Ihres Steuerberaters ein.
Denken Sie auch daran, das DATEV einen Standard-Nummernkreis für Debitoren (also Kundennummern) im Bereich von 10.000 bis 69.999 vorsieht. Achten Sie daher darauf, das Ihre Kundennummer Vorgaben in diesem Bereich liegen.
Die Übertragung der Daten an den Steuerberater geht dann zügig. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:
Übertragung per E-Mail an die Steuerkanzlei
Das Verzeichnis mit den Daten wird im Datei-Explorer als ZIP-komprimierter Ordner erstellt und per E-Mail an den Steuerberater gesendet
Beleg-, Daten- und Dokumentenaustausch mit DATEV Unternehmen online
Arbeiten Sie und Ihr Steuerberater mit DATEV Unternehmen online, nutzen Sie von DATEV die Funktion „DATEV Upload online“ > „Belege hochladen“. Sie wählen den Belegbereich „Rechnungsausgang“ und ziehen dann per Drag & Drop alle Dateien des Ausgabe-Verzeichnisses in die DATEV-Anwenderoberfläche. Jetzt nur noch den Button hochladen klicken. Fertig, die Dateien sind verschlüsselt an den Steuerberater übertragen und werden bereits automatisiert von DATEV Unternehmen online für die Buchhaltung vorbereitet.
Die Steuerkanzlei wird automatisch über den Eingang der Belege informiert und kann sofort mit der Buchung der Belege des Rechnungsausgangs beginnen.
Buchhaltung und Belegerfassung über andere Online-Portale
Wenn Sie für die Buchhaltung andere online Lösungen verwenden, können Sie auf die gleiche Art und Weise die Belege in die entsprechenden Portale hochladen. Meistens bieten diese Portale einen Zugang für den Steuerberater bzw. den Buchhalter, damit der die Belege kontieren kann und die Abschlüsse für das Finanzamt erstellt.
Ein weiterer Vorteil, wenn die Daten so zusammengestellt werden: Die Ausgangsrechnungen, Stornos und Gutschriften können auf diese Weise auch gleich GoBD-konform auf CD-ROM oder DVD archiviert werden. Warum ist das wichtig? Die Archivierung laut GoBD hat auf einem unveränderbaren externen Datenträger zu geschehen. Für kleine Unternehmen ist dies eine praktikable Lösung, da das Finanzamt eine CD-ROM oder DVD zu den unveränderbaren externen Datenträgern zählt.
Fazit: Da DATEV Unternehmen Online kein wirklich komfortables Rechnungsprogramm – sondern mehr ein Buchhaltungsprogramm ist, erhalten Sie mit SuccessControl® CRM die ideale Rechnungssoftware um Rechnungen zu schreiben. Dabei ist alles Wichtige schnell und leicht auffinden – dies wird durch das zentrale Speichern von Kundendaten und den dazu gehörenden Vorgängen erleichtert. SuccessControl® CRM operiert wie ein übergeordnetes Kontrollzentrum mit standardisierter Ablagestruktur. Die Software vereinfacht die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und der Buchhaltung. Zudem werden die Übergabe und Archivierung der Geschäftsvorgänge mittels DATEV Schnittstelle einfach.
Video: DATEV Unternehmen online – Belege hochladen