Daten digital an den Steuerberater und DATEV übergeben

Jedes Monats- bzw. Quartalsende das Gleiche: die geschriebenen Rechnungen, Stornos und Gutschriften müssen für die Buchhaltung zum Steuerberater.

Buchhaltung einfacher & schneller erledigen

Üblicherweise werden die Belege an den Steuerberater in Papierform übergeben, die in Ordner als Kopie abgelegt wurden. Im digitalen Büro und im Zuge der Digitalisierung bevorzugen viele Steuerberater die Übergabe der Belege auf elektronischem Weg, da diese meist bereits als PDF-Datei vorliegen. Lange Wege und Papierflut entfallen damit. Ein Vorteil für Ihre Steuerkanzlei und Sie als Klienten.

Viele Unternehmen, Selbständige, Freiberufler und Gewerbetreibende tun sich aber mit dieser Aufgabe meist noch schwer. Oft liegt die Schwierigkeit nicht darin, dass die Belege nicht bereits als PDF-Datei vorliegen. Sondern das Problem ist, dass die PDF-Belege mühsam zusammengesucht werden müssen.

Mit zwei Klicks einen DATEV-Export erstellen

Nutzer von SuccessControl® CRM haben es hier leichter. Sie erstellen mit dem Programm Ihre Rechnungen, Stornos und Gutschriften. Diese Vorgänge sind im Programm in Beziehung zueinander gesetzt und werden als Beleg im PDF-Format gespeichert. Alle für die Buchhaltung relevanten Vorgänge sind damit sofort abrufbar. Kommt nun das Monatsende oder Quartalsende, können die Belege für den Steuerberater ganz einfach im Programmbereich „Verwaltung“ > „Rechnungsausgangsbuch Übergabe für Steuerberater / DATEV“ mit wenigen Mausklicks zusammengestellt werden.

Rechnungsausgangsbuch mit DATEV EXPORT

Abbildung: (1) Rufen Sie in SuccessControl® CRM die Funktion „Verwaltung“ auf; (2) klicken Sie den Button „Rechnungsausgangsbuch – Übergabe für Steuerberater / DATEV“; (3) wählen Sie den Zeitraum, für den das Rechnungsausgangsbuch ausgegeben werden soll; (4) setzen Sie das Häkchen bei „Übergabe für Steuerberater für angegebenen Zeitraum erzeugen“ um Rechnungen, Stornos und Gutschriften in ein Verzeichnis zu exportieren; (5) klicken Sie den Button „Liste und Daten erstellen“, um den Speicherort zu wählen und die Daten auszugeben.

Das Rechnungsprogramm von SuccessControl® CRM sammelt dann für den angegebenen Zeitraum alle relevanten Belege in einem Verzeichnis für die Datenübergabe an den Steuerberater. Die Daten bestehen aus allen PDF-Belegen der Ausgangsrechnungen und erzeugten Stornos sowie Gutschriften des benötigten Zeitraums. Zusätzlich werden Excel-Listen mit den detaillierten Daten zu den Ausgangsrechnungen, Stornos und Gutschriften für den Steuerberater erstellt, damit die Buchhaltung optimal arbeiten kann.

Daten digital an den Steuerberater

Abbildung: Die Daten wurden alle an den von Ihnen ausgewählten Speicherort zusammengespielt, von dem Sie dann die Daten an den Steuerberater leicht übertragen können.

Die Übertragung der Daten an den Steuerberater geht dann zügig. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:

Übertragung per E-Mail an die Steuerkanzlei

Das Verzeichnis mit den Daten wird im Datei-Explorer als ZIP-komprimierter Ordner erstellt und per E-Mail an den Steuerberater gesendet

Beleg-, Daten- und Dokumentenaustausch mit DATEV Unternehmen online

Arbeiten Sie und Ihr Steuerberater mit DATEV Unternehmen online, nutzen Sie von DATEV die Funktion „DATEV Upload online“ > „Belege hochladen“. Sie wählen den Belegbereich „Rechnungsausgang“ und ziehen dann per Drag & Drop alle Dateien des Ausgabe-Verzeichnisses in die DATEV-Anwenderoberfläche. Jetzt nur noch den Button hochladen klicken. Fertig, die Dateien sind verschlüsselt an den Steuerberater übertragen und werden bereits automatisiert von DATEV Unternehmen online für die Buchhaltung vorbereitet.

Die Steuerkanzlei wird automatisch über den Eingang der Belege informiert und kann sofort mit der Buchung der Belege des Rechnungsausgangs beginnen.

DATEV Unternehmen online Schnittstelle

Abbildung: (1) Rufen Sie mittels Webbrowser in DATEV Unternehmen online den Bereich „Belege hochladen – Upload“ auf; (2) klicken Sie den Button „Rechnungsausgang“, um die übertragenen Dateien dem Rechnungsausgang zuzuordnen; (3) klicken Sie den Button „hochladen“, die Rechnungen werden jetzt verschlüsselt von Ihrem Computer an den Steuerberater übertragen

Buchhaltung und Belegerfassung über andere Online-Portale

Wenn Sie für die Buchhaltung andere online Lösungen verwenden, können Sie auf die gleiche Art und Weise die Belege in die entsprechenden Portale hochladen. Meistens bieten diese Portale einen Zugang für den Steuerberater bzw. den Buchhalter, damit der die Belege kontieren kann und die Abschlüsse für das Finanzamt erstellt.

Ein weiterer Vorteil, wenn die Daten so zusammengestellt werden: Die Ausgangsrechnungen, Stornos und Gutschriften können auf diese Weise auch gleich GoBD-konform auf CD-ROM oder DVD archiviert werden. Warum ist das wichtig? Die Archivierung laut GoBD hat auf einem unveränderbaren externen Datenträger zu geschehen. Für kleine Unternehmen ist dies eine praktikable Lösung, da das Finanzamt eine CD-ROM oder DVD zu den unveränderbaren externen Datenträgern zählt.

Fazit: Alles Wichtige schnell und leicht auffinden – dies wird durch das zentrale Speichern von Kundendaten und den dazu gehörenden Vorgängen erleichtert. SuccessControl® CRM operiert wie ein übergeordnetes Kontrollzentrum mit standardisierter Ablagestruktur. Die Software vereinfacht die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und der Buchhaltung. Zudem werden die Übergabe und Archivierung der Geschäftsvorgänge einfach.