Heutzutage kann man wiederkehrende Aufgaben, wie sie in der Buchhaltung vorkommen, leicht automatisieren, wenn man die richtigen Werkzeuge verwendet.
Als Beispiel wollen wir hier die Übergabe von Ausgangsrechnungen an den Steuerberater betrachten.
Pendelordner
Gebräuchlich ist hier in vielen Fällen immer noch die Übergabe von Papierkopien der Belege im sogenannten Pendelordner zum Steuerbüro. Je nach Geschäftszweig hat diese Methode zweifelsfrei auch berechtigte Vorteile. Allerdings ist es doch etwas Mühsam den guten alten Leitz Ordner von A nach B zu transportieren.
DATEV Export
Eleganter ist es, erzeugte Ausgangsrechnungen bei Abschluss des Monats per DATEV Export an das Steuerbüro zu übertragen. Hierbei werden die Ausgangsrechnungen durch das Rechnungsprogramm von SuccessControl als einzelne PDF-Dateien für die Periode gesammelt, und dann beispielsweise per Mail oder direkten Upload an DATEV Unternehmen online übergeben. Dies spart nicht nur Zeit sondern auch noch wertvolle Papierressourcen.
DATEV Upload Mail
Aber es gibt noch eine weitere Methode der Datenübertragung von Ausgangsrechnungen, die selbst oben genannten Schritt einem abnehmen kann. Da mittlerweile in vielen Betrieben Rechnungen fast ausschließlich per E-Mail versendet werden, bietet DATEV Unternehmen Online in Interaktion mit dem Rechnungsprogramm von SuccessControl eine weitere clevere Methode namens DATEV Upload Mail.
Das Prinzip die Buchhaltung ganz ohne weiteres Zutun des Anwenders zu automatisieren ist dabei ganz einfach. Beim versenden einer Rechnung per E-Mail an den Rechnungsempfänger, wird diese durch SuccessControl in BCC automatisch an das DATEV Upload Mail Konto mit gesendet und in DATEV Unternehmen online verarbeitet.
BCC kurz erklärt: BCC steht für „Blind Carbon Copy“ und ist eine Funktion in E-Mails, die es ermöglicht, eine Kopie der Nachricht an Empfänger zu senden, ohne dass die anderen Empfänger wissen, wer diese Kopie erhalten hat.
So geht die Einrichtung von DATEV Upload Mail
Im ersten Schritt legen Sie (beziehungsweise Ihr Steuerberater) in DATEV ein Upload Mail Konto für Ihre Ausgangsrechnungen an. Sie erhalten dann eine spezielle DATEV-Ziel-E-Mail-Adresse für den Belegtyp Ausgangsrechnungen, welche Sie in SuccessControl im Setup > Setup Auftragsmodul > DATEV Vorgaben > DATEV Upload Mail eintragen. SuccessControl sendet nun Ausgangsrechnungen automatisch in BCC an DATEV Unternehmen online.
Fazit
In der modernen Buchhaltung lassen sich wiederkehrende Aufgaben, wie die Übergabe von Ausgangsrechnungen an den Steuerberater leicht automatisieren. Traditionelle Methoden wie die Verwendung von Papier-Pendelordnern zeigen zwar in bestimmten Branchen Vorteile, sind jedoch umständlich. Stattdessen bietet der DATEV Export eine effizientere Möglichkeit, Ausgangsrechnungen am Monatsende zu übertragen. Eine noch cleverere Option ist die DATEV Upload Mail, die in Unternehmen verwendet werden kann, in denen Rechnungen hauptsächlich per E-Mail versendet werden. Diese Methode ermöglicht die automatische Übertragung von Rechnungen an das DATEV Upload Mail Konto, was Zeit spart und Papierressourcen schont.