Eine Rechnung erfüllt vielfältige Aufgaben: Sie schließt in der Regel eine geschäftliche Transaktion ab, fasst gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen zusammen, bildet die formale Grundlage des wirtschaftlichen Erfolgs eines Unternehmens und dient beiden Seiten, Absender und Empfänger, als Nachweis, zum Beispiel gegenüber Finanzbehörden.
Gleichzeitig ist die Rechnung eine Visitenkarte. Entsprechend viel Sorgfalt verdient das Rechnungsdokument bei seiner Erstellung. Trotzdem gilt für Rechnungen, was für jedes Dokument in der Kundenkommunikation gilt: Fehler sollten nach Möglichkeit vermieden werden, lassen sich aber leider niemals vollständig ausschließen.
Als rechtsverbindliches Dokument unterliegt die Rechnung inhaltlich klar geregelten Vorschriften. Bereits vermeintlich kleine Fehler können deshalb schwere Folgen nach sich ziehen und insgesamt die Gültigkeit des Dokuments in Frage stellen. Auf jeden Fall sorgen Fehler in einer Rechnung für Absender und Empfänger für Unannehmlichkeiten.
Fehler ist nicht gleich Fehler
Ein Fehler in Orthografie oder Interpunktion ist sicherlich kein Beweis für Sorgfalt bei der Rechnungserstellung, wird aber in den meisten Fällen kaum auffallen und hat in aller Regel auch keine Auswirkungen auf die formale Gültigkeit einer Rechnung. Fehler in einer Rechnung sind hingegen immer dann ein Risiko, wenn sie die Pflichtangaben betreffen. Welche Informationen eine Rechnung fehlerfrei enthalten muss, bestimmt das Umsatzsteuergesetz (UStG) in § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5:
- Der vollständige Name und die Anschrift des Absenders und des Empfängers
- Die Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Absenders
- Das Rechnungsdatum
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Nachvollziehbare Angaben zu gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen
- Den Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistungserbringung
- Die nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Entgelte
- Vereinbarte Entgeltminderungen (z.B. Rabatte)
- Das Entgelt, den gültigen Steuersatz, den Steuerbetrag (alternativ ein Hinweis auf Steuerbefreiung, z.B. bei Anwendung der Kleingewerberegelung)
- Falls erforderlich ein Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers (z.B. im Zusammenhang mit Bauleistungen)
Die genannten Angaben sind für alle Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag von mehr als 250 Euro brutto verpflichtend. Bei geringeren Beträgen gilt eine Erleichterung für Kleinbetragsrechnungen.
Fehler korrigieren – schnelles Handeln reduziert den Aufwand
Oftmals wird der Fehler in einer Rechnung ihrem Absender selbst schnell bewusst. Offenbart ein erneuter Blick auf das Dokument, kurz nachdem es versandt wurde, dass bei einer der genannten Pflichtangaben ein Fehler unterlaufen ist, kann eine schnelle Reaktion Schlimmeres verhüten. So lange eine fehlerhafte Rechnung vom Empfänger noch nicht verbucht oder sogar bezahlt wurde, kann sie unkompliziert durch ein korrigiertes Dokument ersetzt werden, ohne dass hierbei besondere Vorschriften zu beachten sind. Bei dieser Form der Rechnungskorrektur ist es nicht zwingend erforderlich, eine neue Rechnungsnummer zu verwenden. Besteht der Empfänger jedoch zur eigenen Sicherheit hierauf, liefert ein einfaches Berichtigungsdokument mit neuer und Verweis auf die Originalrechnungsnummer alle erforderlichen Informationen.
Alles auf Anfang – Stornorechnung und Korrekturrechnung
Haben Sie das kurze Zeitfenster für eine unkomplizierte Korrektur verpasst, wurde die Rechnung vom Kunden eingebucht oder haben Sie den vielleicht fehlerhaften Rechnungsbetrag bereits erhalten, führt kein Weg an einer umfassenden Rechnungskorrektur vorbei. Das bedeutet, Sie müssen die fehlerhafte Rechnung stornieren, damit der Empfänger die Buchung auf seiner Seite rückgängig machen kann und sie anschließend durch eine korrigierte, neue Rechnung ersetzen.
In einer Stornorechnung werden die bereits gebuchten Positionen erneut aufgeführt, jedoch als Negativbeträge dem Kunden gutgeschrieben. Damit erhält der Empfänger der fehlerhaften Rechnung (zumindest formal) den gebuchten Betrag erstattet, gleicht sein Konto damit aus und macht die Rechnung buchhalterisch ungeschehen. Wurde die Rechnung bereits bezahlt, müssten Sie nun eigentlich den Rechnungsbetrag zurücküberweisen. Soll die Rechnung jedoch nicht vollständig storniert, sondern in erster Linie korrigiert werden, ist dies nicht zwingend erforderlich. Stattdessen erstellen Sie eine neue Rechnung als Korrekturrechnung. Unterscheiden sich Originalrechnung und Korrekturrechnung im Rechnungsbetrag, wird der Differenzbetrag anschließend tatsächlich ausgeglichen.
Oberstes Gebot der Rechnungskorrektur: Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Muss eine fehlerhafte Rechnung korrigiert werden, entstehen, wie beschrieben, einiger Aufwand und zusätzliche Korrespondenz. Damit Ihre und die Buchhaltung Ihres Kunden und nicht zuletzt kritische Steuerbehörden den gesamten Vorgang unmissverständlich nachvollziehen können, sind Sorgfalt und Nachvollziehbarkeit unverzichtbar. Eine besondere Herausforderung ergibt sich hierbei aus der Vorschrift, dass bei der Rechnungskorrektur jedes Rechnungsdokument – Originalrechnung, Stornorechnung und Korrekturrechnung – eine eigene, einmalige Rechnungsnummer besitzen muss. Die Stornorechnung muss unmissverständlich auf die Originalrechnung verweisen. Dies geschieht durch Nennung der Originalrechnungsnummer sowie des ursprünglichen Rechnungsdatums. In der anschließenden Korrekturrechnung muss sowohl die Originalrechnung als auch die Stornorechnung genannt werden. Ziel der Übung ist es, den Prozess der Rechnungskorrektur langfristig, auch für Außenstehende, nachvollziehbar zu gestalten.
Vermeiden Sie Fehler, anstatt sie zu korrigieren!
Eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren, erzeugt einigen Aufwand. Administrative Aufgaben gehören generell, gerade für kleine mittelständische Unternehmen und Solo-Selbständige eher zur lästigen Pflicht. Sie sind Zeitfresser, die von der eigentlichen umsatzrelevanten Arbeit abhalten und oft einfach nicht zu den Kernkompetenzen zählen. Aus diesem Grund und nicht zuletzt auch um der Kundenbeziehung durch Mehrarbeit für den Empfänger einer fehlerhaften Rechnung zu vermeiden, sollte die Rechnungskorrektur nach Möglichkeit eine absolute Ausnahmeerscheinung bleiben. Um dies zu gewährleisten, ist Sorgfalt bei der Rechnungserstellung das beste Mittel.
Glücklicherweise kann die richtige Software Ihnen weite Teile der Arbeit zuverlässig abnehmen und Sie dabei unterstützen, Fehler zu vermeiden. Angefangen bei der zuverlässigen Stammdatenerfassung und Kundenverwaltung, bis hin zur automatisierten Rechnungserstellung unter Einbindung einer Artikelverwaltung bietet das Rechnungsprogramm SuccessControl CRM alle Funktionen einer effizienten Rechnungslösung auf Basis von Microsoft Office. So können zum Beispiel Übertragungs- oder Berechnungsfehler bei manueller Datenübernahme zuverlässig vermieden werden.
Kommt es trotz professioneller Unterstützung doch einmal zu einem Fehler, bietet SuccessControl CRM Funktionen für Gutschriften und Stornos, mit denen der Prozess der Rechnungskorrektur deutlich erleichtert wird und nachträglich leicht nachzuvollziehen ist.