Ein richtig und freundlich formulierter Rechnungstext sieht nicht nur professionell aus, sondern
trägt ebenso dazu bei, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
Für den perfekten Einleitungs- und Schlusstext haben wir folgende Formulierungs-Muster für Sie zusammengestellt.
Einleitungstext für den Anfang einer Rechnung
Ein guter Einleitungstext für eine Rechnung sollte immer mit einer persönlichen Begrüßung beginnen. Deswegen im folgenden zwei Beispiele als Muster:
- Begrüßung: Beginnen Sie mit einer freundlichen Begrüßung wie: „Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],“
- Formale Einleitung: „… vielen Dank für Ihre Bestellung [Ihren Auftrag] und das uns entgegengebrachte Vertrauen. Wir berechnen Ihnen hiermit wie folgt:“
- Freundliche Einleitung: „… herzlichen Dank für Ihre Bestellung [Ihren Auftrag]! Wir berechnen Ihnen hiermit wie folgt: .“
Referenznummer des Kunden im Einleitungstext der Rechnung angeben
Falls Ihr Kunde Ihnen eine Bestellreferenz angegeben hat, sollten Sie diese unbedingt im Rechnungstext aufführen. Abgesehen davon, können Sie auch eine Beschreibung der Transaktion, für die die Rechnung ausgestellt wird, im Einleitungstext der Rechnung mit angeben. Im folgenden zwei Beispiele als Vorlage für Einleitungssätze die Sie entsprechend verwenden können:
- Einfache Referenz: „… im Anhang finden Sie unsere Rechnung für die Beratungsleistungen, die wir im Februar 2023 für Ihr Unternehmen erbracht haben.“
- Vorgegebene Referenz: „… herzlichen Dank für das uns entgegengebrachte Vertrauen und Ihre damit verbundene Bestellung CFR-4500400424 vom 08.02.2023 (entsprechend unserem Angebot 230885 vom 15.01.2023). Wir erlauben uns, die erbrachten und abgenommenen Leistungen wie folgt in Rechnung zu stellen:“
Freundlicher Schlusstext für das Ende einer Rechnung
Auf jeden Fall müssen am Ende einer Rechnung unbedingt die Zahlungsbedingungen konkret formuliert sein. Allerdings ist es nicht unüblich, auch am Ende einer Rechnung was freundliches zu schreiben. Im folgenden drei Beispiele für Abschlusssätze die Sie im Rechnungstext verwenden können:
- „Wir bedanken uns für Ihre geschätzte Zusammenarbeit und freuen uns auf weitere Projekte mit Ihnen.“
- „Wir schätzen Ihr Vertrauen in unser Unternehmen und danken Ihnen bereits jetzt für Ihre fristgerechte Zahlung. Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung und freuen uns auf eine weitere Zusammenarbeit.“
- „Vielen Dank für Ihre Bestellung und Ihre prompte Zahlung! Wir hoffen, dass Sie mit unseren Produkten/Dienstleistungen zufrieden waren und freuen uns auf eine weitere Zusammenarbeit.
Fazit
Mit diesen Formulierungstipps haben Sie immer den passenden Rechnungstext zur Hand. Ebenso hinterlassen Sie bei Ihren Kunden einen guten und nachhaltigen Eindruck. Ein einfaches Rechnungsprogramm hilft Ihnen dabei, immer die perfekte Formulierung parat zu haben.