Die beste Rechnungsnummer für Ihr Unternehmen individuell zu bestimmen ist ganz einfach.
Als erstes müssen Sie sich die Frage stellen, wie viel Rechnungen Sie im Jahr ungefähr schreiben. Kalkulieren Sie beispielsweise mit 80 Rechnungen im Monat, ergibt dies auf das Jahr gesehen rund (80 Rechnungen x 12 Monate) 960 Rechnungen in Summe. Folglich sollten Ihre Rechnungsnummern also schon einmal 3-stellig sein.
Zweitens sollten Sie auf jeden Fall eine Sicherheitsreserve einplanen. Ihr Rechnungsnummernkreis soll ja auch Sinn machen, wenn Sie mehr als die kalkulierte Anzahl von Rechnungen schreiben. Folgerichtig addieren Sie eine Stelle hinzu. Hier in unserem Beispiel ist die Rechnungsnummer dann bereits 4-stellig.
Schlussendlich stellen Sie für den perfekten Nummernkreis noch das entsprechende Jahr zweistellig davor. Hierdurch wird nicht nur die Zuordnung zu einem Kalenderjahr erleichtert, ebenfalls sind Ihre Rechnungsnummern selbst über die Jahre gesehen eindeutig fortlaufend.
Schema – so setzt sich eine gute Rechnungsnummer zusammen
Empfehlung: Nummernkreise sollten so kurz wie möglich und so lang wie notwendig sein. Verkomplizieren Sie Ihren Rechnungsnummer Aufbau nicht – je einfacher desto besser.
Übrigens, mit welcher Rechnungsnummer Sie anfangen möchten können Sie selbst frei bestimmen. Im obigen Beispiel kann dies dann bspw. die Nummer 210000 oder auch 210500 sein. Im neuen Jahr setzen Sie dann den Rechnungsnummernkreis beispielsweise auf 220000 oder 220500.
Nach dem gleichen Schema können Sie selbstverständlich auch Angebotsnummern und alle weiteren Nummernkreise vorgeben.
Die Rechnungsnummer fortlaufend und korrekt erstellen
Ein gutes Rechnungsprogramm kümmert sich dann um die fortlaufende Nummerierung der Rechnungen und Auftragsbelege. Somit ist gewährleistet, das keine Rechnungsnummer doppelt vorkommt. Weitere Infos dazu erhalten Sie im folgenden Artikel.
Tipp: Falls Sie die Bezeichnung „Rechnungsnummer“ abkürzen möchten, verwenden Sie eindeutige Kürzel wie beispielsweise die Abkürzung „R.-Nr.:“ oder „Rechnung Nr.:“. Auch andere Bezeichnungen abzukürzen erfolgt nach dem gleichen Schema. Soll bspw. die Bezeichnung „Kundennummer“ abgekürzt werden – verwenden Sie „Kd-Nr.:“ oder „Kunden-Nr.:“ als Kurzform. Schreiben Sie Rechnungen ins Ausland können Sie als übliche englische Bezeichnung „invoice number“ verwenden.