Es besteht zwar keine Angebotsnummer Pflicht, aber Angebotsnummern vereinfachen in einer Geschäftsbeziehung zwischen Anbieter und Kunde die eindeutige und schnelle Zuordnung von Offerten.
Sinn und Zweck einer Angebotsnummer:
Beauftragt beispielsweise ein Kunde ein erhaltenes Angebot, ist es anhand der Angebotsnummer ein leichtes einen eindeutigen Bezug zu erstellen. Hierdurch genügt es beispielsweise, dass der Kunde seinen Auftrag kurz und bündig definieren kann.
Beispiel:
„Hiermit beauftrage ich Sie anhand Ihres Angebotes Nummer 210488 vom 20.10.2021 mit der Ausführung der Leistungen.“
Wie lang sollen Angebots-Nummern sein?
Als erstes müssen Sie sich die Frage stellen, wie viel Angebote Sie im Jahr ungefähr schreiben. Kalkulieren Sie beispielsweise mit 600 Angeboten im Jahr (entspricht 50 im Monat), sollten Ihre Angebotsnummern also schon einmal 3-stellig sein.
Addieren Sie hier noch eine Stelle hinzu – quasi als Sicherheitsreserve wenn Sie doch wesentlich mehr Angebote schreiben.
Schlussendlich stellen Sie noch das entsprechende Jahr zweistellig davor. Hierdurch wird nicht nur die Zuordnung zu einem Kalenderjahr erleichtert, ebenfalls sind Ihre Angebotsnummern selbst über die Jahre gesehen eindeutig fortlaufend.
Erstellen einer Angebotsnummer
Das Erstellen der nächsten Nummer für Angebote erfolgt im Angebots-Programm automatisch und eindeutig fortlaufend. Die Vorgabe der jeweiligen Startnummer erstellen Sie im Setup unter Nummernkreise. Dabei muss die Nummer nicht zwingend bei eins beginnen, sondern kann frei auch beispielsweise bei 210250 beginnen.
Im Übrigen ist es im Geschäftsverkehr nicht üblich eine Abkürzung wie „Ang.“ zu verwenden. Sinnvoll ist es aber, wenn die Angebotsnummer sich in der darauf folgenden Rechnung widerspiegelt. Dies können Sie mit einem kurzem Satz beim erstellen der Rechnung im Rechnungsprogramm referenzieren.
Fazit
Wenn Sie sich als an diese Empfehlungen halten, erleichtert dies erstens die Zusammenarbeit mit Ihren Kunden und spart zweitens noch wertvolle Zeit für unnötige Rückfragen.
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