10 goldene Regeln zum erstellen von Rechnungen

Vermeiden Sie grundlegende Fehler beim Rechnungen erstellen!

10 Regeln zum Rechnungen erstellenWenn Sie folgende Grundregeln beachten, machen Sie sich selbst und Ihrem Geschäftspartner das Leben leichter. Sie bestechen nicht nur durch ein professionelles Erscheinungsbild, auch der Zahlungsfluss – also wie schnell Ihre Rechnungen bezahlt werden – gewinnt an Fahrt.

Grundregel Nummer eins – die korrekte Anschrift.
Hört sich zwar banal an, ist aber laut einer Studie öfter ein Problem als allgemein angenommen. Übernehmen Sie daher immer die Anschrift aus Ihrer Kundenverwaltungssoftware, um Rückläufer und Verzögerungen zu vermeiden.

Zweitens – die persönliche Anrede,
eine Rechnung ist zwar ein formales Dokument, aber durch eine persönliche Anrede des Rechnungsempfängers, bauen Sie sich langfristig eine Kundenbindung auf.

Drittens – der Einleitungstext,
der Anrede folgend beinhaltet dieser einen Hinweis auf die Bestellreferenz des Kunden „.. wir danken für Ihre Bestellung vom ..“, bzw. Ihrer Angebotsreferenz „… gemäß unseren Angebot Nr. .. vom … „.

Ebenso können Sie auch eine Kombination aus beiden verwenden. Auch eine kleine Danksagung bringt Sie in Sachen Kundenbindung wieder ein Stück weiter – Beispiel: „.. wir danken Ihnen für das uns entgegengebrachte Vertrauen, und berechnen Ihnen …“

Viertens – jede Position einzeln aufführen!
Zeigen Sie Ihrem Kunden detailliert was Sie für Ihn geleistet haben. Denken Sie daran, jede Position die Sie beim Rechnungen erstellen nicht aufführen, summiert sich im Laufe eines Jahres zu einem erklecklichen Betrag.

Viele machen den Fehler, sich bei dieser kleinen Fleißarbeit nicht durch ein Rechnungsprogramm und eine vordefinierte Artikelverwaltung unterstützen zulassen. Stattdessen wird dann – oft aus Bequemlichkeit – geschätzt, gerundet und inkludiert. Eine beispielhafte Nachrechnung der Steuerkanzleien hat ergeben, das gerade kleine Unternehmen hier viel – teilweise sehr viel – Geld verschenken.

Fünftens – verzichten Sie auf Artikelnummern!
Ist Ihr Kunde ein Ratekünstler oder Hellseher, dann schreiben Sie ruhigen Gewissens „ Artikel Nr. 55887169 a € 79,–„. Gehört Ihre Kundschaft nicht zu diesem erlauchten Kreis, dann beschreiben Sie Ihre Artikel im Klartext – konkretes Beispiel: „Rechnungsprogramm mit CRM Kunden- und Adressverwaltung, Arbeitsplatz-Lizenz, Netzwerk- und Multiuserfähig“. Das versteht Ihr Kunde auf Anhieb.

Sechstens – nutzen Sie Langtext Beschreibungen
Hinterlegen Sie bei komplexen Artikel in der Artikelverwaltung Langtexte. Die Beträge in der Rechnung rechtfertigen sich dann dem Kunden gegenüber von selbst.

Grafik: Die volle erbrachte Leistung wird erst durch die genaue Artikelbeschreibung für Ihren Kunden sichtbar:

Rechnungen erstellen mit Texten

Rechnungen erstellen mit Texten

Siebtens – das LeistungsdatumAchten Sie darauf, dass Ihr Rechnungsprogramm beim Rechnungen erstellen das Leistungsdatum einsetzt, da dies von den Finanzämtern gefordert wird. Der Passus für das Leistungsdatum in Rechnungen sieht wie folgt aus (es genügt wenn Monat und Jahr aufgeführt sind):

Leistungszeitpunkt: Juni 2013

Achtens und neuntens
Zu jeder guten Rechnung gehören eine eindeutige Rechnungsnummer sowie das Rechnungsdatum. Auch hierbei unterstützt Sie Ihr Rechnungsprogramm. Falls Sie noch Word oder Excel zum Rechnungen schreiben verwenden, sollten Sie hier besondere Sorgfalt walten lassen!

Zehntens – keine Ratespiele
Kennen Sie das:
„…überweisen Sie den Rechnungsbetrag auf eines unserer Konten…“?
Ganz toll – in der Fußzeile sind dann noch in kaum lesbarer Schriftgröße gleich mehrere Bankverbindungen aufgeführt.
Vermeiden Sie solche Fehler beim Rechnungen erstellen. Geben Sie Ihrem Kunden stattdessen eine konkrete Handlungsanweisung. Ein Beispiel wie folgt:

Wir erbitten Ihre Zahlung sofort rein netto auf folgendes Konto:
Sparkasse Musterstadt // BLZ: 500 800 40 // Konto: 12 34 555

Unter Beachtung oben genannter Regeln vereinfachen Sie sich und Ihrem Geschäftspartner das Abrechnen von Aufträgen. Egal ob mit hilfreichen Rechnungsprogramm, Microsoft Word oder mit Excel.

Links zum Thema:

2 Gedanken zu „10 goldene Regeln zum erstellen von Rechnungen

  1. Den Hinweis mit den langen Texten ist aus meiner Erfahrung her viel Wert. Hatte da vorher auch immer einige Nachfragen gehabt, die sich jetzt nach dem ich die Rechnungen so erstelle doch merklich reduziert haben. Obwohl das grundlegende Tipps zum Rechnung schreiben sind, habe ich die gleich mal meinem azubi unter die Nase gehalten.
    Als Tipp noch http://www.tipps-tricks-kniffe.de/rechnungen-schreiben-checkliste-rechnung-und-die-pflichtangaben-auf-der-rechnung/ wo es auch um das korrekte schreiben von Rechnungen geht. Auch die IHK München bietet hier einige Kurse an.

  2. Pingback: Rechnung schreiben - schnell und einfach - für MS-Office Anwender

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