Eine fehlerfreie Rechnung ist mehr als nur ein Stück Papier: Sie ist ein rechtlich relevantes Dokument, sorgt für einen professionellen Eindruck – und letztlich für einen reibungslosen Zahlungseingang. Doch in der Praxis schleichen sich bei der Rechnungsstellung immer wieder kleine, aber folgenreiche Fehler ein.
Wir zeigen Ihnen 5 typische Stolperfallen und wie Sie diese ganz einfach vermeiden können.
1. Pflichtangaben fehlen
Einer der häufigsten Fehler ist das Vergessen gesetzlich vorgeschriebener Angaben. Laut §14 UStG müssen u. a. folgende Angaben auf jeder Rechnung enthalten sein:
- Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und Empfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung (Art, Umfang, Zeitpunkt)
- Netto-Betrag, Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag
- Gesamtsumme
So vermeiden Sie den Fehler:
Nutzen Sie eine Rechnungssoftware wie SuccessControl CRM, die diese Angaben automatisch integriert. Manuelle Vorlagen in Word oder Excel bergen hohes ein Fehlerpotenzial.
2. Falsche oder doppelte Rechnungsnummern
Rechnungsnummern müssen eindeutig und fortlaufend sein – das schreibt das Finanzamt vor. Fehler entstehen oft durch manuelle Nummernvergabe oder das Wiederverwenden alter Vorlagen.
So vermeiden Sie den Fehler:
Lassen Sie Rechnungsnummern automatisch vergeben. Unsere moderne Software erstellt für jede Rechnung eine eindeutige, gesetzeskonforme Nummer – ganz ohne Zahlensalat.
3. Leistungszeitraum ungenau oder fehlt
Der Zeitpunkt der Leistungserbringung ist eine Pflichtangabe – und oft streiten sich Kunden und Steuerberater über unklare Formulierungen wie „wie besprochen“ oder „laut Angebot“.
So vermeiden Sie den Fehler:
Formulieren Sie klar und konkret, z. B.:
„Leistungszeitraum: 01.05.2025 – 15.05.2025“ oder
„Lieferdatum: 28.04.2025“ oder
„Liefer-/Leistungsdatum: 02.06.2025“
Auch hier hilft Ihnen unsere Software, die automatisch den Leistungszeitraum einfügt.
4. Fehler bei der Umsatzsteuer
Ein häufiger Fehler ist der falsche Steuersatz (z. B. 19 % statt 7 %) oder das unberechtigte Ausweisen von Umsatzsteuer, etwa bei Kleinunternehmern nach §19 UStG.
So vermeiden Sie den Fehler:
Wählen Sie in Ihrer Rechnungssoftware den korrekten Steuersatz pro Position und aktivieren Sie ggf. die Kleinunternehmerregelung. Achten Sie dabei auch auf den richtigen Hinweistext auf der Rechnung.
5. Fehlende oder unklare Zahlungsbedingungen
Ohne klare Zahlungsziele weiß der Kunde oft nicht, bis wann er zahlen muss – oder er ignoriert die Rechnung schlicht. Das verzögert Ihre Einnahmen und erschwert das Mahnwesen.
So vermeiden Sie den Fehler:
Formulieren Sie immer eine klare Zahlungsbedingung, z. B.:
„Zahlbar ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum.“
Tipp: Versenden Sie Zahlungserinnerungen direkt nach Ablauf der Zahlungsfrist. Durch ein Ampelsystem erkennen Sie sofort überfällige Rechnungen und deren Mahnstufe.
Fazit: Mit System zur fehlerfreien Rechnung
Rechnungsfehler sind nicht nur ärgerlich – sie können auch steuerlich problematisch oder sogar geschäftsschädigend sein. Die gute Nachricht: Eine professionelle Rechnungssoftware wie SuccessControl CRM nimmt Ihnen viele Aufgaben ab und sorgt dafür, dass Ihre Rechnungen rechtssicher, vollständig und pünktlich beim Kunden ankommen.