Wenn es darum geht, welche Software ein Unternehmen benötigt, kommen Sie an Microsoft Office nicht vorbei. Obwohl Microsoft Office keine spezielle Verwaltungssoftware für Unternehmen ist, sondern vielmehr eine Sammlung von Anwendungen für das Büro, sind diese enorm wichtig als auch nützlich.

Diese Anwendungen unterstützen Sie bereits bei den täglichen Büroarbeiten. Hierzu gehören das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten, Tabellen und die Verwaltung von E-Mails und Terminen. Microsoft Office bildet somit bereits einen wichtigen Bestandteil der Verwaltung im Unternehmen ab.

Verwaltungssoftware für kleine Unternehmen – mit den richtigen Tools Aufgaben schneller erledigen

Somit ist mit dem Office Paket bereits einen großer Teil der Bedürfnisse eines kleinen Unternehmens abgedeckt. Um auch weitere Aspekte – die eine Verwaltungssoftware für Unternehmen bietet abzudecken, benötigen folglich Sie eine Erweiterung.

So erweitern Sie Ihr Office zur Verwaltungssoftware

In Verbindung mit Office wirkt z.B. die CRM Verwaltungssoftware von SuccessControl CRM wie ein übergeordnetes Kontrollcenter. Dadurch werden alle Daten in Verbindung gesetzt. Somit stehen Ihnen auch die Funktionen zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, Projektverwaltung und Marketing zur Verfügung.

Zu den Vorteilen gehören:

• Kundenmanagement: Verwaltung und Nachverfolgung von Kundeninteraktionen und -daten.
• Rechnungsstellung: Erstellung und Versendung von Rechnungen, Verwaltung von Forderungen.
• Marketingkampagnen: Planung und Durchführung von Werbemaßnahmen.
• Dokumentenspeicherung: Zentrale Speicherung und Verwaltung von Unternehmensdokumenten.

Finanzbuchhaltung und Gehaltsabrechnungen

Ein weiterer Punkt den es jetzt noch abzudecken gilt, ist die Finanzbuchhaltung und Gehaltsabrechnung. Hier empfiehlt es sich die bewährte DATEV-Verwaltungssoftware für sowohl kleine als auch große Unternehmen zu verwenden. Damit sind dann auch folgende Bereiche bestens organisiert:

• Finanzbuchführung: Lösung für die Finanzbuchhaltung, die es Unternehmen und Steuerberatern ermöglicht, Finanzdaten effizient zu erfassen, zu verarbeiten und zu analysieren.
• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Unternehmen und Steuerberater können Lohn- und Gehaltsabrechnungen durchführen, als auch Beiträge berechnen und Meldungen an die Behörden machen.
• Steuerberechnung und -erklärung: Erstellung und Verwaltung von Steuererklärungen für verschiedene Steuerarten, einschließlich Körperschaftsteuer und Umsatzsteuer.

Fazit

Mit der richtigen Verwaltungssoftware für Unternehmen werden eine Vielzahl von Aufgaben effizienter und schneller erledigt. Die Produktivität und Genauigkeit der betrieblichen Abläufe sind somit verbessert. Dies führt zu Zeit- und Kosteneinsparungen und ermöglicht, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.

Links

• CRM Rechnungsprogramm
• Microsoft 365 für Unternehmen
• DATEV Unternehmen Online

In vielen Unternehmen widmen sich Vertrieb und Marketing vor allen Dingen der Neukundengewinnung. Das Thema Kundenbindung wird oft vernachlässigt, obwohl es in der Regel kostengünstiger ist bestehende Kunden zu halten, als ständig neue Kunden zu gewinnen.

Insbesondere junge Unternehmen setzen in den ersten Jahren meist auf schnelles Wachstum durch Akquise. Wie viele Kunden ein Unternehmen benötigt, um erfolgreich zu arbeiten, kann man pauschal nicht beantworten. Während Hersteller besonders exklusiver, teurer Produkte zum Beispiel schon mit einzelnen Kunden längerfristig ausgelastet sind, benötigen Anbieter von alltäglicheren Konsumprodukten oder auch Dienstleister meist einen größeren aktiven Kundenkreis, der einer deutlich stärkeren Fluktuation unterliegt.

Akquise ist für die Verantwortlichen in den meisten Fällen eine aufwendige sowie zeit- und kostenintensive Aufgabe. Von der Leadgenerierung bis zum finalen Geschäftsabschluss besteht sie aus zahlreichen Teilschritten, die sorgfältig geplant und umgesetzt werden müssen, damit sich die erforderlichen Investitionen buchstäblich bezahlt machen. Bei all diesem Engagement übersehen Unternehmen allzu häufig bereits vorhandenes Potenzial in Gestalt von Bestandskunden und vorhandenen Kontakten. Eine systematische Kontaktpflege zur Kundenbindung ist deshalb ein wichtiges Element einer Absatzstrategie, dem Unternehmen angemessene Aufmerksamkeit widmen sollten.

Kundenbindung – neue Geschäfte mit alten Bekannten

Bestandskunden und andere Kontakte, wie zum Beispiel Interessenten aber auch Partner, Zulieferer sowie diverse Multiplikatoren und Stakeholder, zeichnen sich vor allen Dingen dadurch aus, dass zumindest ein grundlegender Bekanntschaftsgrad vorhanden ist. Anders ausgedrückt: Sie wissen, wer Ihre Kontakte sind, und Ihre Kontakte kennen Sie zumindest grundsätzlich. Das heißt, auch wenn Ihr Unternehmen noch daran arbeitet, sich und Ihr Angebot einer breiten Öffentlichkeit bekannt zu machen, sind Sie bei Bestandskunden und Kontakten bereits einige Schritte weiter. Einfach ausgedrückt: Ein vorhandener Kontakt ist idealerweise bereits ein qualifizierter Lead.

Bestandskunden bieten darüber hinaus optimale Voraussetzungen für eine direkte Ansprache. Insbesondere im Bereich des Cross-Sellings und des Upsellings, ist der vorausgehende Kontakt grundlegend. Bestandskunden können motiviert werden, Verbrauchsgüter erneut zu kaufen oder wiederkehrend nutzbare Dienstleistungen erneut zu beauftragen. Es besteht aber auch die Möglichkeit, ihnen zusätzliche Angebote zu unterbreiten, die vorausgehende Aufträge sinnvoll ergänzen (Cross-Selling) oder aber Produkte aus einer höheren Qualitätsstufe anzubieten (Upselling). Last not least sind zufriedene Bestandskunden die besten Empfehlungsgeber, die in Ihrem Sinne Werbung betreiben.

Information ist der Schlüssel zum Erfolg bei der Kundenbindung

Um das Potenzial von Bestandskunden und anderen Kontakten zur Kundenbindung nutzen zu können, benötigen Sie möglichst viele Informationen. Grundlegend sind hierbei die personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um überhaupt einen Kontakt herzustellen. Insbesondere im B2B-Geschäft macht es sich bezahlt, nicht nur freiverfügbare Unternehmensdaten zu besitzen, sondern konkrete Ansprechpartner benennen zu können. Um die Prinzipien des Cross-Sellings und des Upsellings nutzbar machen zu können, bedarf es jedoch darüber hinaus weiterer Informationen zur Kundenhistorie. Dort wo es sich um Interessenten und andere Kontakte handelt, ist ebenfalls eine Kontakthistorie erforderlich, um eine zielführende Kommunikation aufzubauen.

Kontaktpflege strategisch planen und organisieren

Kontaktpflege besteht im Wesentlichen aus der Einbindung vorhandener Kontakte in eine übergeordnete Kommunikationsstrategie. Mailings und Newsletter sind zwei der bewährten Methoden, den Kontakt zur Kundenbindung aufrecht zu erhalten. Je detaillierter Ihre Informationen sind, desto zielgerichteter können Sie Kontakte individuell ansprechen.

Wichtig bei allen Maßnahmen der Kontaktpflege und Kundenbindung ist es, das richtige Maß zwischen zielführendem Engagement und Belästigung zu finden. Selten erzielen Sie den erhofften Erfolg schon mit der ersten Maßnahme. Einen potenziellen Kunden aber mit Mailings zu überhäufen, kann schnell das Gegenteil erreichen und Sie und Ihr Angebot buchstäblich auf die Spam-Liste verbannen. Damit dies nicht geschieht, ist neben einer möglichst individuellen, auf die bekannten Bedürfnisse Ihres Kontaktes zugeschnittene Ansprache vor allen Dingen die zeitliche Planung ausschlaggebend. Mailings sollten nach Möglichkeit anlassbezogen versandt werden: als zeitnahes Feedback nach einem Kauf, zu saisonalen Anlässen, angelehnt an einen Produktlebenszyklus oder auch im Rahmen exklusiver Angebotsaktionen für Bestandskunden. All dies ist nur auf Grundlage einer umfassenden Informationssammlung möglich.

Adress- und Kundenverwaltung mit SuccessControl CRM

Eine Adressverwaltung ist die unverzichtbare Grundlage für jeden Unternehmenserfolg bei der Kundenbindung. Ihre Aufgabe besteht darin, selbst riesige Mengen an Kontaktdaten nicht nur zu speichern und dabei möglichst flexibel unterschiedlichste Informationen zu erfassen, sie muss diese auch komfortabel zugänglich machen. Das heißt, eine sinnvoll nutzbare Adressverwaltung bietet umfassende Such- und Filterfunktionen, mit deren Hilfe einzelne Kontakte gefunden oder Selektionen nach ausgewählten Kriterien erstellt werden können.

Um produktiv mit diesen Adressdaten arbeiten zu können, sind darüber hinaus Schnittstellen zu anderen Office-Programmen erforderlich. Gerade bei großen Datenbeständen ist die manuelle Übertragung ein unnötig zeitaufwendiger Prozess mit hohem Fehlerrisiko. Dies gilt sowohl für den Export von Daten als auch für den Import in die Kontaktverwaltung.

SuccessControl CRM verfügt über eine professionelle Adressverwaltung, die nicht nur alle relevanten Kontaktdaten erfasst und sogar die nachträgliche Einbindung individueller Felder erlaubt, sondern auch eine Verstichwortung zur Kategorisierung und damit eine individuelle Selektion der Kontakte ermöglicht. Über zuverlässige Schnittstellen zu Office-Anwendungen wie Microsoft Outlook, Word oder Excel lassen sich Daten sowohl importieren als auch, zum Beispiel für den Versand von Serienbriefen, Mailings oder Newslettern, exportieren.

Seine Stärken im Bereich der Kundenbindung und Kontaktpflege spielt SuccessControl CRM mit einer umfassenden Kontakthistorie aus. Die integrierte Dokumentenverwaltung verknüpft alle Dokumente, Angebote, Aufträge, Rechnungen, bis hin zu jeder einzelnen E-Mail mit einem zugehörigen Datensatz der Kundenverwaltung.

Links zum Thema

• Aufbau und Pflege einer Kundendatenbank
• Outlook personalisierte Serienmail mit Anhang versenden

Kleine und mittlere Unternehmen sind die solide Basis der deutschen Wirtschaft. Mit mehr als 99 Prozent sind Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern und einem Umsatzerlös unterhalb 50 Mio. Euro die wichtigsten Arbeitgeber und erbringen mehr als 40 Prozent der deutschen Bruttowertschöpfung. Dabei ist die Mehrzahl der deutschen KMU deutlich kleiner als nach genannter Definition möglich: Durchschnittlich beschäftigen die überwiegend mittleren Unternehmen neun Mitarbeitende. Rund 1,5 Mio. KMU sind bei genauer Betrachtung Solo-Selbständige.

Der Erfolg kleiner und mittlerer Berufe basiert neben ihrer Innovationskraft vor allen Dingen auf Kompetenz und Erfahrung. Die Mehrheit der deutschen KMU sind Familienunternehmen, die ihren Erfolg über Generationen aufgebaut haben. Dieses Bild des Mittelstands ist auch in den Augen seiner Vertreter mit modernen Begriffen wie digitalem Projektmanagement meist nur schwer in Verbindung zu bringen.

Wir arbeiten, andere haben Projekte

Vor allen Dingen aufgrund ihrer Größe sind viele Mittelständler der Überzeugung, dass Projektmanagement für sie unnötig ist und keinen Mehrwert darstellt. Im Gegenteil erscheinen ihnen die digitalen Werkzeuge des Projektmanagements als deutlich überdimensioniert, jenseits ihrer finanziellen Möglichkeiten und im Tagesgeschäft nicht sinnvoll zu implementieren. Projektmanagement ist in ihren Augen ein Erfordernis für Großkonzerne, die mit seiner Hilfe multinationale Projekte realisieren und die Zusammenarbeit zahlreicher Tochtergesellschaften koordinieren. Ihr eigenes Tagesgeschäft betrachten sie nicht als Projekt und sind überzeugt, hier ohne zusätzliche Hilfe den Überblick behalten und alle erforderlichen Aufgaben bewältigen zu können. Wo vorhanden, sind Strukturen gewachsen und Hilfsmittel individuell improvisiert.

Prinzipien verstehen, Nutzen erkennen

Um objektiv beurteilen zu können, ob und welchen Nutzen Projektverwaltungssoftware auch für KMU haben kann, sollten sie sich eingehender mit dessen Aufgaben und Methoden auseinandersetzen. Vor allen Dingen aber sollte man sich vergegenwärtigen, dass jeder Auftrag als Projekt verstanden werden kann.

Projektmanagement umfasst die Überwachung und Steuerung aller Geschäftsprozesse. Hierbei kann es sich sowohl um Aufgaben im Rahmen eines Kundenauftrags handeln als auch um interne Projekte, von Marketingmaßnahmen bis hin zu Infrastrukturprojekten. Mit den Methoden und Hilfsmitteln des Projektmanagements soll dafür gesorgt werden, dass Aufgaben und Termine effizient geplant, Fortschritte und Ergebnisse dokumentiert werden und Ressourcen – materielle und personelle – bedarfsgerecht bereitgestellt und eingesetzt werden. Darüber hinaus spielt die Kostenkontrolle, in Gestalt von Budgetplanung und -überwachung, im Projektmanagement eine zentrale Rolle.

Klassisch, agil, hybrid oder adaptiv

Verschiedene Ansätze des Projektmanagements unterscheiden sich vor allen Dingen anhand des Grades der vorausgehenden Planung. Beim klassischen Projektmanagement stehen nicht nur die Ziele fest, auch der Weg dorthin ist definiert. Alle Maßnahmen werden auf die Erreichung des vorgegebenen Ziels ausgerichtet und durch das Projektmanagement gesteuert und überwacht.

Beim agilen Projektmanagement steht das Ziel fest, der Weg dorthin ist jedoch nicht streng vorgegeben. Flexibilität steht deshalb beim agilen Projektmanagement im Vordergrund. Maßnahmen können zu jeder Zeit angepasst und verändert werden, wenn dies dem Erreichen des Ziels dient.

Das hybride Projektmanagement unterteilt Projekte in einzelne Phasen. Jede einzelne Phase kann wiederum nach dem Prinzip des klassischen oder aber des agilen Projektmanagements geplant und durchgeführt werden.

Adaptives Projektmanagement verfolgt übergeordnete Ziele wie eine allgemeine Unternehmensvision. Dabei bedient es sich flexibel der bereits genannten Projektmanagementmethoden.

Grundsätzlich können auch KMU sich für jede der vier methodischen Ansätze entscheiden. Ausschlaggebend für die Wahl ist vor allen Dingen der Grad der Variabilität der täglichen Aufgaben.

Projekte managen ohne Projektmanagement

Auch kleine und mittlere Unternehmen können vom Projektmanagement profitieren. Alle Aufgaben, mit denen es sich auseinandersetzt, begegnen auch ihnen tagtäglich. Für diese täglichen Prozesse eine Systematik zu entwickeln, sie zu überwachen und zu steuern sind Aufgaben, die von den meisten Unternehmen bereits geleistet werden. Die Frage ist jedoch, wie systematisch und wie effizient dies geschieht und wie eine gezielte Optimierung hin zu einem „echten“ Projektmanagement sich positiv auswirken kann.

Auch Kundendaten im Adressbuch, Arbeitszeiterfassung und Terminplanung im Taschenkalender und Kostenplanung mit Excel-Tabellen sind letztlich eine Form des Projektmanagements. Strukturiert, effizient und flexibel sind solche Methoden sicherlich nicht. Dies liegt nicht zuletzt daran, dass diese zum Teil sehr unterschiedlichen Systeme nicht vernetzt und oft nicht kompatibel sind. Dadurch entsteht für ihren Nutzer meist enormer zusätzlicher Aufwand, um Daten von einem in das andere System zu übertragen und zu nutzen.

Arbeiten mehrere Personen gemeinsam an einem Projekt oder bauen Projekte mit unterschiedlicher Zuständigkeit aufeinander auf, gestaltet sich ein sinnvoller Zugriff auf vorhandene Daten schwierig und führt oft zu fehleranfälliger Mehrfacharbeit.

Mit System zum Erfolg

Projektmanagement Systeme strukturieren und vernetzen tägliche Aufgaben. Einmal angelegte Datensätze in einem System wie SuccessControl CRM stehen für alle relevanten Aufgaben zur Verfügung. Kontaktdaten, Angebote, Aufträge, Termine, Arbeitszeiten, Rechnungen und alle auftragsrelevanten Daten und Dokumente werden miteinander verknüpft und sind damit zentral zugänglich.

Dadurch behält der Nutzer zu jeder Zeit den Überblick und kann ohne Systemwechsel auf alle erforderlichen Informationen zugreifen und Dokumente erstellen. Die Anbindung kompatibler Systeme erweitert dabei den Funktionsumfang sinnvoll. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich zielführend automatisieren und reduzieren so den Arbeitsaufwand zusätzlich. Projektbezogene Arbeiten können durch zentrale Speicherung innerhalb eines lokalen Netzwerks oder durch Cloudanbindung sogar ortsunabhängig dauerhaft zugänglich gemacht werden.

Mit Hilfe der Funktionen des digitalen Ordner- und Projektmanagements in SuccessControl CRM werden tägliche Aufgaben umfassend optimiert. Im Ergebnis sparen Projektverantwortliche in kleinen und mittleren Unternehmen hierdurch vor allen Dingen Zeit. Projekte werden schneller, effektiver, mit geringerem Fehlerrisiko und damit auch wirtschaftlich effizienter bearbeitet. Hierdurch werden Kapazitäten freigegeben, die dank erhöhter Kundenzufriedenheit für strategische Aufgaben und Wachstum zur Verfügung stehen.

Links zum Thema

• Einfache Projektverwaltung mit SuccessControl CRM
• Zeit sparen – Wiedervorlagen digital organisieren

„Handwerk hat goldenen Boden“ – betrachtet man die aktuelle Auftragslage in deutschen Handwerksbetrieben, kann man dieser Volksweisheit unumwunden zustimmen. Entgegen der verbreiteten Krisenstimmung in vielen Branchen, beeindrucken Handwerksbetriebe mehrheitlich mit einer positiven Nachfrage. Laut einer aktuellen Studie des Institut für Handelsforschung (IFH) in Köln¹, bezeichnen 89 Prozent der befragten Handwerksbetriebe die Auftragslage im Befragungszeitraum zwischen November 2022 und März 2023 als „gut“ (39 %) oder sogar als „sehr gut“ (50 %). Gleichzeitig kommt die Studie zu dem Schluss, dass die gut gefüllten Auftragsbücher im Handwerk weiterhin überwiegend analog geführt werden.

Nach dem Grad der Digitalisierung befragt, gibt mehr als die Hälfte (57 %) aller Betriebe an, aufgrund der hohen Auslastung das Thema Digitalisierung weitgehend vertagt zu haben. Als Ergebnis laufen in mehr als zwei Dritteln (68 %) aller Unternehmen Geschäftsprozesse weiterhin überwiegend analog ab.

Insbesondere im Bereich kleiner und mittelständischer Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern genießt das Thema Digitalisierung aktuell keine Priorität. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Allem voran sind es jedoch die erwarteten Kosten und der Aufwand, denen in den Augen der Verantwortlichen kein ausreichender Mehrwert für den Betrieb und seine Kunden gegenübersteht. Ob Angebotserstellung und Angebotserfassung, Projektkoordination und Material- und Geräteverwaltung, Zeiterfassung oder Rechnungsstellung und -verarbeitung – in vielen Fällen greifen Verantwortliche zu Papier und Stift oder maximal zu einfachen, selten vernetzten digitalen Hilfsmitteln.

Unzureichende Digitalisierung verstärkt bekannte Probleme

Alles in allem legt die beschriebene Auftragslage die Vermutung nahe, dass Handwerksbetriebe optimistisch in die Zukunft blicken können. Tatsächlich sehen sich fast drei Viertel der Befragten Betriebe bisher nicht als in ihrer Existenz bedroht. Immerhin 28 Prozent machen sich jedoch ernsthafte Sorgen über die persönliche Entwicklung innerhalb der nächsten 10 Jahre. Auch hier sind die Gründe vielfältig. Allgemein sind die Themen Fachkräftemangel und Generationswechsel entscheidende Faktoren für einen tendenziell pessimistischen Blick in die Zukunft. Insbesondere die Nachwuchsproblematik präsentiert sich in der öffentlichen Wahrnehmung als Grund für ausgedehnte Wartezeiten oder sogar konkreten Schwierigkeiten, einen geeigneten Dienstleister zu finden. Tatsächlich trägt aber auch der erkennbare Nachholbedarf im Bereich der Digitalisierung maßgeblich dazu bei, dass Angebot und Nachfrage immer weiter auseinanderrücken.

Digitalisierung reduziert unproduktive Arbeitszeit

Administrative Aufgaben zählen für Handwerksbetriebe zu den unproduktiven Zeiten. Gängige Berechnungen gehen davon aus, dass diese rund 25 Prozent der Gesamtarbeitszeit ausmachen. Gerade in kleinen Betrieben stehen personelle Ressourcen für administrative Aufgaben nur begrenzt zur Verfügung. Im Ergebnis wird Buchhaltung zur Doppelbelastung zu Lasten der Zeit vor Ort beim Kunden. Durch die Reduzierung der produktiven Arbeitszeit hat dabei nicht nur wirtschaftliche Auswirkungen – einfach ausgedrückt: Geld verdient ein Handwerker nur beim Kunden, nicht am Schreibtisch – sie trägt auch zur Frustration bei. Aktuell geben noch rund zwei Drittel der befragten Handwerker an, ihren Beruf auch langfristig weiter ausüben zu wollen. Gleichzeitig ist einer der genannten Hauptgründe für die Berufswahl der Spaß an körperlicher Arbeit; rund die Hälfte der Befragten gibt konkret an, keinen klassischen Bürojob ausüben zu wollen.

Je mehr administrative Aufgaben auch durch Dokumentationspflichten auf Handwerksbetriebe zukommen, desto größer wird die Wahrscheinlichkeit, dass hierunter auch das Berufsbild als Ganzes leiden wird und sich der Fachkräftemangel durch Nachwuchsmangel zusätzlich verstärkt. Durch die gezielte Digitalisierung von Geschäftsprozessen können wiederkehrende administrative Aufgaben schrittweise automatisiert und deutlich beschleunigt werden, wodurch letztlich vor allen Dingen mehr Zeit für Kernaufgaben bereitgestellt wird.

Digitalisierung mit System – alles kann, nichts muss

Wichtig ist, zu verstehen, dass es für die Digitalisierung im Handwerk keinen streng einzuhaltenden Fahrplan gibt. Alle Maßnahmen können individuell geplant und umgesetzt werden. Entsprechend kann mit den geeigneten Werkzeugen die Digitalisierung mit kontrollierten Zeit- und Kostenaufwand erfolgen, sodass auch kleine Handwerksbetriebe nicht überfordert sind.

Bedienerfreundliche und einfach an individuelle Anforderungen anpassbare Systeme wie das SuccessControl CRM erlauben es bereits mit grundlegenden Fähigkeiten im Umgang mit IT-Systemen, bisher analoge Prozesse sukzessive zu digitalisieren. Auf Grundlage von Microsoft Access, Teil des auch im Handwerk bevorzugten Office-Pakets, unterstützt das Rechnungsprogramm für Handwerksbetriebe auf Grundlage einer Kunden- und Kontaktverwaltung umfassend im Projektmanagement, vom Angebot bis zur Rechnungsstellung.

Die durch Digitalisierung der verbundenen Aufgaben freiwerdenden Kapazitäten können ebenfalls mit SuccessControl CRM genutzt werden, um durch Marketingaktivitäten neue Kunden und Aufträge zu akquirieren. Durch die Verknüpfung mit anderen Office-Anwendungen wie Microsoft Word oder Outlook bildet SuccessControl CRM langfristig eine zentrale Instanz, über die alle Aktivitäten dokumentiert und jederzeit einfach zugänglich gemacht werden.

Dank unterschiedlicher Installationsmöglichkeiten ist SuccessControl CRM sowohl als Desktop-Programm, auf einem lokalen Server oder Off-Premise cloudbasiert nutzbar. In Verbindung mit einem Terminal Server oder einer Microsoft SQL-Server Datenbank stehen Informationen damit auch mobil zur Verfügung. So können Handwerker bereits vor Ort beim Kunden Daten erfassen oder einsehen und Prozesse anstoßen, die beim analogen Arbeiten zusätzlichen Aufwand erzeugen und Zeit in Anspruch nehmen.

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Büro Netzwerk einrichten

Quellen:
¹ https://www.ifhkoeln.de/produkt/wie-tickt-das-deutsche-handwerk-in-zeiten-der-digitalisierung/

Um die Organisation einer Veranstaltung oder das Versenden von Informationen an Arbeitsgruppen als auch Kunden zu vereinfachen, empfehlen wir Ihnen das erstellen eines sogenannten e Mail Verteilers. Folgende Schritt-für-Schritt Anleitung hilft Ihnen dabei, in nur wenigen Minuten einen Verteiler aufzusetzen.

Wofür eignen sich Verteiler?

Um Ihre Informationen effektiv an bestimmte Personengruppen zu senden, bietet sich ein Verteiler hervorragend an. Mit diesem können Sie entweder Briefpost verschicken oder personalisierte E-Mails über Outlook senden. So erreichen Sie schnell und zielgerichtet die richtigen Empfänger.

Beispiele für die Benennung von Verteilerlisten

Bevor Sie einen E-Mail- oder Mailingverteiler erstellen, sollten Sie sich überlegen, welchen Zweck dieser erfüllen wird.

Wenn Sie zum Beispiel im Fahrzeughandel tätig sind und ausgewählten Kunden spezifische Angebote machen möchten, können Sie Ihre E-Mail Verteiler vielleicht folgendermaßen benennen:

• Newsletter Limousinen
• Newsletter Kompaktwagen
• Newsletter Vans

Wenn Sie im Bereich der Gremienarbeit aktiv sind, könnten einige Ihrer Verteilerlisten etwa so definiert sein:

• Arbeitsgruppe Wirtschaft
• Arbeitsgruppe Gesundheit
• Arbeitsgruppe Energie

Merke: Je sinnvoller Sie Ihren e-Mail Verteiler benennen, desto leichter fällt das erstellen der Kontaktgruppe!

So ordnen Sie Adressaten einem Verteiler zu

1. Wählen Sie die Person bzw. Adresse aus
2. Wählen Sie Verteiler – Kategorien
3. Wählen Sie Verteiler zuordnen
4. Doppelklicken Sie auf die gewünschte Verteilerliste

Wie in Abbildung 1 zu sehen ist, kann auch ein Adressat / Person mehreren e-Mail Verteilern zugewiesen werden. Dies ist beispielsweise praktisch, wenn dieser Kontakt mehreren Kontaktgruppen (hier Arbeitsgruppen) angehört.

So verwenden Sie einen e-Mail Verteiler

Nachdem Sie Ihren Verteiler erstellt und entsprechende Personen diesem zugefügt haben, ist es nun ein leichtes diesen zu verwenden. Dazu nutzen Sie den Verteilernamen einfach als Suchkriterium und erstellen dann an die Verteilerliste beispielsweise eine Serienmail mit Outlook oder eine Adressliste im Excel Format oder einen Serienbrief mit Word und so weiter.

Ferner ist es beruhigend zu wissen, das jeder Empfänger beispielsweise bei einer Serienmail immer einzeln angesprochen wird. Das bedeutet, keiner der Empfänger kann die Verteilerliste und somit die anderen Empfänger sehen. Sie wollen ja sicherlich nicht, das alle sehen wer die Mail ebenfalls bekommen hat. Dies ist insbesondere in Bezug auf den Datenschutz wichtig!

Tipp

Genauso einfach wie Sie eine Adresse dem Verteiler hinzugefügt haben, können Sie die Adresse auch wieder aus der Gruppe entfernen. Dies ist besonders praktisch, wenn wie in unserem Beispiel eine Person zu einer anderen Arbeitsgruppe wechselt. Um den Verteiler zu bearbeiten, wählen Sie den betreffenden Kontakt und entfernen einfach über Doppelklick die Zuordnung.

Ebenfalls können Sie über die Suchergebnis weiterverarbeiten Funktion beliebig viele Personen bzw. Adressen in einem Rutsch dem erstellten Verteiler zuweisen.

Fazit

Die Möglichkeiten, für die Sie einen e Mail Verteiler anlegen können, sind vielfältig. Sei es die Projektarbeit, Planung einer Veranstaltung oder ein firmeninterner Newsletter. Bei all den Vorhaben unterstützt Sie SuccessControl CRM durch die ausgezeichnete Nutzerfreundlichkeit sowie die kompakten, aber vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten mit den Microsoft Office 365 Programmen wie Outlook, Word und Excel.

Für junge Unternehmen ist der Aufbau eines Kundenstamms eine der großen Herausforderungen. Wichtig ist, dass Sie kontinuierlich Ihren Abnehmerkreis erweitern um den Kundenstamm aufbauen zu können.

Definieren Sie dazu zuerst Ihre Zielgruppe und vermerken die Adressen von potentiellen und bestehenden Kunden.

Adressen und Ansprechpartner Ihrer Kundschaft werden beispielsweise auf Messen, persönliche Kontakte oder durch Weiterempfehlungen gewonnen. Nutzen Sie auch Ihre Webseite sowie Social Media Netzwerke um Ihre Klientel zu erweitern.

Neukundenakquisition – Hartnäckigkeit und Kreativität zahlen sich aus

Elementar ist, alle Kontaktdaten bestehender als auch potentieller Kunden mit allen erlangten Informationen zu speichern. Vermerken Sie was der Kunde sich wünscht. Dadurch kann leicht eine Qualifizierung der Kunden erfolgen. Anschließend nutzen Sie im nächsten Schritt Ihren Kundenstamm um den Akquisitionsprozess zu starten.

Kundenstamm aufbauen und für den Akquisitionsprozess nutzen

Entsprechend nutzen Sie die generierte Datenbasis um regelmäßig mit den Interessenten und Kunden in Kontakt zu kommen. Hierzu gehören beispielsweise:

• Anrufe mit Wiedervorlage für Folgegespräche
• Newsletter und Serienbrief Aussendungen
• Angebotserstellung und Präsentation
• und letztlich Abrechnung der erbrachten Leistungen

Damit Sie kontinuierlich am Ball bleiben, unterstützt Sie SuccessControl CRM durchgehend im Prozess um einen Kundenstamm aufzubauen und zu erweitern. Denn eine solide Kundenbasis ist der Grundstock eines jeden erfolgreichen Unternehmers.

Links zum Thema

• Effektive Werbung für kleine Unternehmen
• Aufbau und Pflege einer Kundendatenbank
• Kundenverwaltung

Im Grunde genommen dienen Textmarken in Word zum schnellen Anspringen einer bestimmten Stelle im Dokument. Gleichfalls ermöglicht eine Textmarke aber auch an einer genau definierten Stelle im Worddokument Textelemente aus einer übergeordneten Anwendung automatisiert einzusetzen.

Im folgenden Beispiel zeigen wir auf, wie Sie Textmarken in Word setzen und damit einfach Adressen in Word einfügen.

Vorgehensweise um eine Textmarke in Word zusetzen

1. Öffnen Sie erst das Worddokument
2. Markieren Sie den Text, wo die Textmarke gesetzt werden soll (hier im Beispiel ETIKETT)
3. Klicken Sie jetzt in Word auf Einfügen
4. Dann auf Textmarke klicken
5. Geben Sie den Textmarkenname ein – achten Sie dabei auf Groß- Kleinschreibung da Word Textmarken Case sensitiv sind!
6. Klicken Sie auf Hinzufügen

Abschliessend speichern Sie Ihr Worddokument noch. Hierdurch haben Sie die Textmarke ETIKETT in Word gesetzt. Wenn Sie jetzt die Vorlage verwenden, wird diese Textmarke automatisch mit der kompletten Kundenadresse gefüllt – oder besser gesagt überschrieben.

Genauso setzen Sie weitere Textmarken in Ihrem Dokument nach der gleichen Vorgehensweise. Im folgenden finden Sie die wichtigsten Textmarken von SuccessControl CRM im Überblick:

Vorgehensweise um Word Textmarken zu löschen

Falls Sie eine Textmarke löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie erst das Worddokument
2. Klicken Sie jetzt in Word auf Einfügen
3. Dann auf Textmarke klicken
4. Zu löschende Textmarke in der Liste anklicken
5. Klicken Sie auf Hinzufügen

Tipps zum Thema

Eine komplette Liste aller verfügbaren Textmarken finden Sie hier als Excelliste oder als PDF-Datei. Machen auch Sie Ihre Korrespondenz und Büroarbeit einfacher – downloaden Sie jetzt SuccessControl CRM.

• Der Beitrag Adressen in Word einfügen zeigt anschaulich die Übernahme von Adressdaten in Worddokumente
• Weitere Infos bei Microsoft zum Thema

Wenn Excel das Datum in einer Spalte nicht erkennt, obwohl die Spalte als Datum formatiert ist, hilft Ihnen folgende Vorgehensweise weiter.

Vorgehensweise wenn Excel das Datum nicht erkennt

1. Markieren Sie die Datums Spalte in Excel, in der Excel das Datum nicht erkennt
2. Betätigen Sie die Tastenkombination STRG + F (Taste STRG gedrückt halten und F drücken)
3. Klicken Sie auf Ersetzen
4. Geben Sie bei „Suchen nach:“ einen Punkt ein
5. Geben Sie bei „Ersetzen durch:“ einen Punkt ein
6. Jetzt die Taste „Alle ersetzen“ betätigen

Jetzt wurden in der Datumsspalte alle Punkte durch einen Punkt ersetzt. Hierdurch wurde Excel gezwungen die interne Datumsformatierung neu zu generieren. Das Problem, das Excel nicht nach Datum sortieren kann, ist damit gelöst.

Weitere Links zum Thema

Zeilenumbruch in Excel erstellen

Aktuell – so meistern Sie die E-Rechnungspflicht mit der E-Rechnungssoftware von SuccessControl CRM

Allgemeine Tipps, wie Sie effektive Werbung für kleine Unternehmen betreiben gibt es mehr als genug.

Sicher kennen Sie bereits einige der allgemeinen Tipps, wie Sie effektive Werbung für Ihre Firma betreiben können. Sei es die eigene Webseite, Einträge bei Google My Business oder Anzeigenschaltungen.

Aber gibt es auch konkrete Beispiele dafür, wie erfolgreiche Werbung in der Praxis aussieht? Dies möchten wir Ihnen anhand eines konkreten Fallbeispiels zeigen.

Ein konkretes Beispiel für Werbemaßnahmen

Stellen Sie sich vor, Sie haben oder gründen einen Gartenbaubetrieb. Ihr Betätigungsfeld liegt also in der Gestaltung und Pflege von Gärten, Parks, Spiel- und Sportplätzen.

Um Werbung für Ihre Firma zu machen, können Sie beispielsweise folgenden Text verwenden:

Sehr geehrter Herr Müller,

Sie können Ihre Gartenvisionen wahr werden lassen - mit unserer Hilfe. Wir sind Ihr Ansprechpartner für die Gestaltung und Pflege von Gärten, Parks, Spiel- und Sportplätzen. Von der ersten Planung bis zur finalen Fertigstellung übernehmen wir alles für Sie. So können Sie sich entspannt zurücklehnen und die Ergebnisse unserer Arbeit genießen.

Rufen Sie uns an - Ihr Gartenbau Grün

Tipp – Werbebotschaft Saisonal abstimmen

Stimmen Sie Ihre Werbebotschaft Saisonal ab. Je nach Jahreszeit gehen Sie konkret auf saisonale Bedürfnisse ein. Beispiel einer abgestimmten Herbst Marketing-Aktion: „… wir kehren Laub schnell und zuverlässig zusammen und entsorgen es …“.

Das richtige Medium für eine effektive Werbung festlegen

Da Marketing für kleine Unternehmen oft am Budget scheitert, gilt es nun das optimale Werbemedium festzulegen. Kostengünstiger als gedacht ist hier das klassische Werbebrief Anschreiben per Post. Bereits mit einem Budget von lediglich € 89,– netto können Sie somit bereits 100 Interessenten und somit potentielle Kunden erreichen.

Und dies inklusive aller Nebenkosten wie farbiger Druck und Versand! Wie das funktioniert zeigen wir Ihnen im folgenden.

Die richtigen Hilfsmittel um Werbung für kleine Unternehmen zu machen

Bevor Sie jetzt sagen, Sie haben keine Zeit, hunderte Briefe zu schreiben, diese auch noch auszudrucken, einzutüten und zur Post zu bringen – stellen wir Ihnen die richtigen Hilfsmittel vor. Die Werbung für kleine Unternehmen kann somit effektiv innerhalb von nur 10 Minuten erledigt sein.

Erstens: Nutzen Sie eine eigene Interessenten- und Kundendatenbank wie SuccessControl CRM. Hier Erfassen Sie die Namen und Adressen von Interessenten und Ihrer Kunden. So können Sie einfach Werbeaktionen durchführen, persönliche Anschreiben versenden oder zu besonderen Anlässen (z. B. Tag der offenen Tür) einladen. Ebenso ist auch ein Serienmail Versand mit Outlook ohne Aufwand realisierbar. Der Aufbau einer eigenen Interessenten Liste ist für jeden Gründer, Selbstständigen und Unternehmer ein absolutes Muss.

Zweitens: Nutzen Sie zum Briefversand einen Dienstleister wie Confidence Post. Hierdurch versenden Sie ohne Aufwand da Druck, Kuvertierung und Postauslieferung durch diesen erfolgt. Sie übergeben lediglich Ihr Werbeschreiben als PDF-Datei. Dies ist so einfach wie ausdrucken – sehen Sie dazu dieses Video.

Konkrete Umsetzung Ihrer Werbemaßnahme

Tragen Sie in der Kundenverwaltung von SuccessControl CRM all Ihre Adressen ein. Sie können diese auch ganz einfach importieren, wenn Sie bereits eine Excelliste von Interessenten haben oder Kontakte in Outlook vorhanden sind.

Selektieren Sie nun bspw. alle Interessenten für Ihre Werbebrief. Rufen Sie dann die PDF-Serienbrief Funktion in SuccessControl auf, geben Ihren Text ein und das Programm erzeugt automatisch die PDF-Datei mit all den personalisierten Anschreiben.

Im nächsten Schritt übergeben Sie die fertige PDF-Werbebrief-Datei. Hierzu wählen Sie einfach als Drucker Confidence Post aus.

Fertig – Sie haben nun erfolgreich Ihr erstes Post-Werbe-Mailing um Ihre Firma zu vermarkten und bekannt zu machen erstellt.

Beachten – so wird Werbung für kleine Unternehmen auch erfolgreich

Erfolgreiche Werbung für kleine Unternehmen basiert auf Kontinuität – das heißt, es muss regelmäßig gemacht werden. Beispielsweise alle vier Wochen. Da Sie erst nach drei bis vier Schreiben im Gedächtnis Ihrer Zielgruppe bleiben, planen Sie einen längeren Zeitraum für Ihre Werbemaßnahmen ein. Dann erst wird Werbung für Kleinunternehmen effektiv und nachhaltig.

Effektive Werbung für Kleinunternehmen – blicken Sie über den Tellerrand

Denken Sie outside the box, um Ihren Interessenten- und Multiplikatoren-Adressenpool jeden Monat zu erweitern. Im Beispiel unseres Gartenbaubetriebes könnten Sie die Adressen von Architekten und Baubetrieben in Ihrer Region recherchieren.

Warum? Architekten bauen Häuser. Neue Häuser benötigen eine Gartengestaltung. Je mehr Werbebriefe Sie an sie versenden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Architekt Sie dem Bauherrn empfiehlt.

Fazit

Effektive Werbung für Kleinunternehmen muss nicht teuer sein. Selbst mit einem kleinen Budget erreichen Sie Ihre Zielgruppe und generieren Aufträge. Bleiben Sie kontinuierlich und denken Sie daran Ihren Werbeerfolg zu kontrollieren. Fragen Sie dazu einfach Ihre Kunden, wie Sie zu Ihnen gekommen sind.

Links zum Thema

• Aufbau und Pflege einer Kundendatenbank
• Kundenverwaltungsprogramm
• Interessentenverwaltung – alle Anfragen im Blick
• Erstellen von Serienbriefen
• Angebote und Rechnungen schreiben mit dem Rechnungsprogramm

Wenn Sie in Excel einen Zeilenumbruch erstellen möchten, führt Sie die ENTER Taste leider immer nur zur nächsten Zelle. Um in einer Excel Zelle eine Zeilenschaltung zu erzwingen, müssen Sie die Tastenkombination ALT + ENTER verwenden.

Vorgehensweise zum Zeilenumbruch einfügen

1. Setzen den Cursor an die jeweilige Textposition, an welcher Sie den Zeilenumbruch in Excel erstellen möchten
2. Halten Sie jetzt die ALT Taste gedrückt, und drücken jetzt noch zusätzlich die ENTER Taste
3. Fertig – Excel hat nun eine Zeilenschaltung eingefügt

Mit der ähnlichen Tastenkombination (STRG + ENTER) können Sie auch einen Zeilenumbruch beispielsweise in Datenbankfeldern von Access – machen.

Weiterführende Links

• Adressliste im Excel Format
• Tipp: Excel erkennt Datum nicht