Um die Organisation einer Veranstaltung oder das Versenden von Informationen an Arbeitsgruppen als auch Kunden zu vereinfachen, empfehlen wir Ihnen das erstellen eines sogenannten e Mail Verteilers. Folgende Schritt-für-Schritt Anleitung hilft Ihnen dabei, in nur wenigen Minuten einen Verteiler aufzusetzen.
Wofür eignen sich Verteiler?
Um Ihre Informationen effektiv an bestimmte Personengruppen zu senden, bietet sich ein Verteiler hervorragend an. Mit diesem können Sie entweder Briefpost verschicken oder personalisierte E-Mails über Outlook senden. So erreichen Sie schnell und zielgerichtet die richtigen Empfänger.
Beispiele für die Benennung von Verteilerlisten
Bevor Sie einen E-Mail- oder Mailingverteiler erstellen, sollten Sie sich überlegen, welchen Zweck dieser erfüllen wird.
Wenn Sie zum Beispiel im Fahrzeughandel tätig sind und ausgewählten Kunden spezifische Angebote machen möchten, können Sie Ihre E-Mail Verteiler vielleicht folgendermaßen benennen:
- Newsletter Limousinen
- Newsletter Kompaktwagen
- Newsletter Vans
Wenn Sie im Bereich der Gremienarbeit aktiv sind, könnten einige Ihrer Verteilerlisten etwa so definiert sein:
- Arbeitsgruppe Wirtschaft
- Arbeitsgruppe Gesundheit
- Arbeitsgruppe Energie
Merke: Je sinnvoller Sie Ihren e-Mail Verteiler benennen, desto leichter fällt das erstellen der Kontaktgruppe!
So ordnen Sie Adressaten einem Verteiler zu
- Wählen Sie die Person bzw. Adresse aus
- Wählen Sie Verteiler – Kategorien
- Wählen Sie Verteiler zuordnen
- Doppelklicken Sie auf die gewünschte Verteilerliste
Wie in Abbildung 1 zu sehen ist, kann auch ein Adressat / Person mehreren e-Mail Verteilern zugewiesen werden. Dies ist beispielsweise praktisch, wenn dieser Kontakt mehreren Kontaktgruppen (hier Arbeitsgruppen) angehört.
So verwenden Sie einen e-Mail Verteiler
Nachdem Sie Ihren Verteiler erstellt und entsprechende Personen diesem zugefügt haben, ist es nun ein leichtes diesen zu verwenden. Dazu nutzen Sie den Verteilernamen einfach als Suchkriterium und erstellen dann an die Verteilerliste beispielsweise eine Serienmail mit Outlook oder eine Adressliste im Excel Format oder einen Serienbrief mit Word und so weiter.
Ferner ist es beruhigend zu wissen, das jeder Empfänger beispielsweise bei einer Serienmail immer einzeln angesprochen wird. Das bedeutet, keiner der Empfänger kann die Verteilerliste und somit die anderen Empfänger sehen. Sie wollen ja sicherlich nicht, das alle sehen wer die Mail ebenfalls bekommen hat. Dies ist insbesondere in Bezug auf den Datenschutz wichtig!
Tipp
Genauso einfach wie Sie eine Adresse dem Verteiler hinzugefügt haben, können Sie die Adresse auch wieder aus der Gruppe entfernen. Dies ist besonders praktisch, wenn wie in unserem Beispiel eine Person zu einer anderen Arbeitsgruppe wechselt. Um den Verteiler zu bearbeiten, wählen Sie den betreffenden Kontakt und entfernen einfach über Doppelklick die Zuordnung.
Ebenfalls können Sie über die Suchergebnis weiterverarbeiten Funktion beliebig viele Personen bzw. Adressen in einem Rutsch dem erstellten Verteiler zuweisen.
Fazit
Die Möglichkeiten, für die Sie einen e Mail Verteiler anlegen können, sind vielfältig. Sei es die Projektarbeit, Planung einer Veranstaltung oder ein firmeninterner Newsletter. Bei all den Vorhaben unterstützt Sie SuccessControl CRM durch die ausgezeichnete Nutzerfreundlichkeit sowie die kompakten, aber vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten mit den Microsoft Office 365 Programmen wie Outlook, Word und Excel.