Kleine und mittlere Unternehmen sind die solide Basis der deutschen Wirtschaft. Mit mehr als 99 Prozent sind Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern und einem Umsatzerlös unterhalb 50 Mio. Euro die wichtigsten Arbeitgeber und erbringen mehr als 40 Prozent der deutschen Bruttowertschöpfung. Dabei ist die Mehrzahl der deutschen KMU deutlich kleiner als nach genannter Definition möglich: Durchschnittlich beschäftigen die überwiegend mittleren Unternehmen neun Mitarbeitende. Rund 1,5 Mio. KMU sind bei genauer Betrachtung Solo-Selbständige.
Der Erfolg kleiner und mittlerer Berufe basiert neben ihrer Innovationskraft vor allen Dingen auf Kompetenz und Erfahrung. Die Mehrheit der deutschen KMU sind Familienunternehmen, die ihren Erfolg über Generationen aufgebaut haben. Dieses Bild des Mittelstands ist auch in den Augen seiner Vertreter mit modernen Begriffen wie digitalem Projektmanagement meist nur schwer in Verbindung zu bringen.
Wir arbeiten, andere haben Projekte
Vor allen Dingen aufgrund ihrer Größe sind viele Mittelständler der Überzeugung, dass Projektmanagement für sie unnötig ist und keinen Mehrwert darstellt. Im Gegenteil erscheinen ihnen die digitalen Werkzeuge des Projektmanagements als deutlich überdimensioniert, jenseits ihrer finanziellen Möglichkeiten und im Tagesgeschäft nicht sinnvoll zu implementieren. Projektmanagement ist in ihren Augen ein Erfordernis für Großkonzerne, die mit seiner Hilfe multinationale Projekte realisieren und die Zusammenarbeit zahlreicher Tochtergesellschaften koordinieren. Ihr eigenes Tagesgeschäft betrachten sie nicht als Projekt und sind überzeugt, hier ohne zusätzliche Hilfe den Überblick behalten und alle erforderlichen Aufgaben bewältigen zu können. Wo vorhanden, sind Strukturen gewachsen und Hilfsmittel individuell improvisiert.
Prinzipien verstehen, Nutzen erkennen
Um objektiv beurteilen zu können, ob und welchen Nutzen Projektverwaltungssoftware auch für KMU haben kann, sollten sie sich eingehender mit dessen Aufgaben und Methoden auseinandersetzen. Vor allen Dingen aber sollte man sich vergegenwärtigen, dass jeder Auftrag als Projekt verstanden werden kann.
Projektmanagement umfasst die Überwachung und Steuerung aller Geschäftsprozesse. Hierbei kann es sich sowohl um Aufgaben im Rahmen eines Kundenauftrags handeln als auch um interne Projekte, von Marketingmaßnahmen bis hin zu Infrastrukturprojekten. Mit den Methoden und Hilfsmitteln des Projektmanagements soll dafür gesorgt werden, dass Aufgaben und Termine effizient geplant, Fortschritte und Ergebnisse dokumentiert werden und Ressourcen – materielle und personelle – bedarfsgerecht bereitgestellt und eingesetzt werden. Darüber hinaus spielt die Kostenkontrolle, in Gestalt von Budgetplanung und -überwachung, im Projektmanagement eine zentrale Rolle.
Klassisch, agil, hybrid oder adaptiv
Verschiedene Ansätze des Projektmanagements unterscheiden sich vor allen Dingen anhand des Grades der vorausgehenden Planung. Beim klassischen Projektmanagement stehen nicht nur die Ziele fest, auch der Weg dorthin ist definiert. Alle Maßnahmen werden auf die Erreichung des vorgegebenen Ziels ausgerichtet und durch das Projektmanagement gesteuert und überwacht.
Beim agilen Projektmanagement steht das Ziel fest, der Weg dorthin ist jedoch nicht streng vorgegeben. Flexibilität steht deshalb beim agilen Projektmanagement im Vordergrund. Maßnahmen können zu jeder Zeit angepasst und verändert werden, wenn dies dem Erreichen des Ziels dient.
Das hybride Projektmanagement unterteilt Projekte in einzelne Phasen. Jede einzelne Phase kann wiederum nach dem Prinzip des klassischen oder aber des agilen Projektmanagements geplant und durchgeführt werden.
Adaptives Projektmanagement verfolgt übergeordnete Ziele wie eine allgemeine Unternehmensvision. Dabei bedient es sich flexibel der bereits genannten Projektmanagementmethoden.
Grundsätzlich können auch KMU sich für jede der vier methodischen Ansätze entscheiden. Ausschlaggebend für die Wahl ist vor allen Dingen der Grad der Variabilität der täglichen Aufgaben.
Projekte managen ohne Projektmanagement
Auch kleine und mittlere Unternehmen können vom Projektmanagement profitieren. Alle Aufgaben, mit denen es sich auseinandersetzt, begegnen auch ihnen tagtäglich. Für diese täglichen Prozesse eine Systematik zu entwickeln, sie zu überwachen und zu steuern sind Aufgaben, die von den meisten Unternehmen bereits geleistet werden. Die Frage ist jedoch, wie systematisch und wie effizient dies geschieht und wie eine gezielte Optimierung hin zu einem „echten“ Projektmanagement sich positiv auswirken kann.
Auch Kundendaten im Adressbuch, Arbeitszeiterfassung und Terminplanung im Taschenkalender und Kostenplanung mit Excel-Tabellen sind letztlich eine Form des Projektmanagements. Strukturiert, effizient und flexibel sind solche Methoden sicherlich nicht. Dies liegt nicht zuletzt daran, dass diese zum Teil sehr unterschiedlichen Systeme nicht vernetzt und oft nicht kompatibel sind. Dadurch entsteht für ihren Nutzer meist enormer zusätzlicher Aufwand, um Daten von einem in das andere System zu übertragen und zu nutzen.
Arbeiten mehrere Personen gemeinsam an einem Projekt oder bauen Projekte mit unterschiedlicher Zuständigkeit aufeinander auf, gestaltet sich ein sinnvoller Zugriff auf vorhandene Daten schwierig und führt oft zu fehleranfälliger Mehrfacharbeit.
Mit System zum Erfolg
Projektmanagement Systeme strukturieren und vernetzen tägliche Aufgaben. Einmal angelegte Datensätze in einem System wie SuccessControl CRM stehen für alle relevanten Aufgaben zur Verfügung. Kontaktdaten, Angebote, Aufträge, Termine, Arbeitszeiten, Rechnungen und alle auftragsrelevanten Daten und Dokumente werden miteinander verknüpft und sind damit zentral zugänglich.
Dadurch behält der Nutzer zu jeder Zeit den Überblick und kann ohne Systemwechsel auf alle erforderlichen Informationen zugreifen und Dokumente erstellen. Die Anbindung kompatibler Systeme erweitert dabei den Funktionsumfang sinnvoll. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich zielführend automatisieren und reduzieren so den Arbeitsaufwand zusätzlich. Projektbezogene Arbeiten können durch zentrale Speicherung innerhalb eines lokalen Netzwerks oder durch Cloudanbindung sogar ortsunabhängig dauerhaft zugänglich gemacht werden.
Mit Hilfe der Funktionen des digitalen Ordner- und Projektmanagements in SuccessControl CRM werden tägliche Aufgaben umfassend optimiert. Im Ergebnis sparen Projektverantwortliche in kleinen und mittleren Unternehmen hierdurch vor allen Dingen Zeit. Projekte werden schneller, effektiver, mit geringerem Fehlerrisiko und damit auch wirtschaftlich effizienter bearbeitet. Hierdurch werden Kapazitäten freigegeben, die dank erhöhter Kundenzufriedenheit für strategische Aufgaben und Wachstum zur Verfügung stehen.