Als GmbH ist man zur ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet – dazu gehört nicht nur die saubere Erfassung aller Einnahmen, sondern auch die rechtssichere Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Rechnungen. Ein effizientes Rechnungsprogramm für die GmbH unterstützt Sie dabei.
Folgerichtig ist es nicht nur hilfreich, sondern essenziell. In diesem Beitrag zeigen wir, warum ein „Rechnungsprogramm einer GmbH“ bestimmten Anforderungen genügen muss – und warum SuccessControl CRM eine besonders geeignete Lösung darstellt.
1. Gesetzliche Anforderungen an ein Rechnungsprogramm für GmbHs
GmbHs unterliegen den Vorschriften der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Ein Rechnungsprogramm für GmbHs muss daher:
- GoBD-konform sein
- Rechnungen revisionssicher archivieren
- eine lückenlose Rechnungsnummerierung gewährleisten
- alle Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten
- Daten mindestens 10 Jahre sicher speichern
Excel oder Word reichen dafür nicht aus, da sie die rechtlichen Anforderungen an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit nicht erfüllen.
2. Was ein gutes Rechnungsprogramm für die GmbH mitbringen sollte
Abgesehen von den rechtlichen Grundlagen spielt auch der Praxisnutzen eine wichtige Rolle. Ein gutes Rechnungsprogramm bietet daher idealerweise:
- DATEV-Export zur Weitergabe an den Steuerberater
- DATEV Upload Mail Unterstützung Unternehmen online
- Unterstützung verschiedener Umsatzsteuersätze
- Erfüllung der E-Rechnungspflicht
- Mahnwesen und Offene-Posten-Übersicht
- Kunden- und Auftragsverwaltung (CRM)
- Benutzer- und Rechteverwaltung
3. Warum sich SuccessControl CRM besonders für GmbHs eignet
SuccessControl CRM wurde speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt und bietet dementsprechend eine leistungsstarke Kombination aus Rechnungsprogramm und CRM-System. Für die GmbH ist das besonders vorteilhaft, denn:
- GoBD-konform: Die Software erfüllt alle Anforderungen an die rechtssichere Rechnungsstellung und Archivierung.
- Auch lokal installierbar: Daher ideal für Unternehmen, die aus Datenschutzgründen nicht cloudbasiert arbeiten möchten.
- CRM inklusive: Kunden, Projekte und Aufträge werden direkt mit Rechnungen verknüpft – effizient und übersichtlich.
- Rechtskonforme Rechnungen: Automatische Nummerierung, Pflichtfelder und steuerlich korrekte Formate.
- DATEV-Schnittstelle: Übergabe an den Steuerberater mit wenigen Klicks.
- Flexibel für verschiedene Branchen: Einfach an die jeweiligen Bedürfnisse anpassbar.
4. Fazit: SuccessControl CRM ist mehr als ein Rechnungsprogramm
Wer als GmbH ein verlässliches und rechtssicheres Rechnungsprogramm sucht, trifft demzufolge mit SuccessControl CRM eine durchdachte Wahl. Die Kombination aus professionellem Rechnungswesen, integrierter Kundenverwaltung und gesetzlicher Konformität macht es deshalb zur idealen Lösung für GmbHs verschiedenster Branchen.
Tipp: Eine kostenlose Testversion bietet die Möglichkeit, sich unverbindlich von den Funktionen zu überzeugen.
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Info: Das gilt es zu beachten, wenn Sie als GmbH eine Rechnung schreiben
Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnungsbelege und Geschäftsbriefe alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten – wie in § 35a GmbHG festgelegt. Dazu gehören unter anderem:
- der vollständige Name der GmbH (inkl. Rechtsform),
- der Sitz der Gesellschaft,
- das Registergericht und die Handelsregisternummer,
- die vollständigen Namen aller Geschäftsführer.
Falls Ihre GmbH über einen Aufsichtsrat mit Vorsitz verfügt, muss auch der vollständige Name des Aufsichtsratsvorsitzenden angegeben werden. Ein gutes Rechnungsprogramm für GmbHs hilft dabei, diese Pflichtangaben automatisch korrekt zu übernehmen – und schützt so vor formalen Fehlern.