Ab dem 9. Oktober 2025 führen Banken bei Euro-Überweisungen im gesamten Euroraum eine sogenannte Empfängerprüfung (Verification of Payee, VOP) durch. Dabei wird automatisch geprüft, ob der eingegebene Name des Zahlungsempfängers mit der angegebenen IBAN übereinstimmt.

Was bedeutet das konkret?

• Stimmt der Name exakt mit den Bankdaten überein, wird die Überweisung ohne Hinweis ausgeführt.
• Gibt es Abweichungen, erhalten die Überweisenden vor dem Absenden einen Warnhinweis. Sie müssen dann selbst entscheiden, ob sie die Zahlung freigeben oder abbrechen.

Beispielszenario:
Ein Kunde möchte eine Rechnung bezahlen. Er gibt die korrekte IBAN ein, schreibt beim Empfängernamen aber nicht die offizielle Firmenbezeichnung „Ersatzteile Schmidt GmbH“, sondern die allgemein bekannte Kurzform „Ersatzteile Depot“.
Da diese Schreibweise nicht mit den bei der Bank hinterlegten Daten übereinstimmt, zeigt das System eine Warnung an. Für den Kunden wirkt es so, als ob etwas nicht stimmt – im schlimmsten Fall bricht er die Zahlung ab oder wendet sich mit Rückfragen an Sie.

Worauf Anwender von Rechnungsprogrammen achten sollten:
Damit Zahlungen reibungslos ankommen, ist es entscheidend, dass die korrekten Bankdaten in allen Rechnungen erscheinen:

• In den Setup-Einstellungen der Firmenstammdaten muss die IBAN sowie der exakte Kontoinhaber-Name hinterlegt sein – genauso, wie er offiziell bei Ihrer Bank geführt wird.
• Vermeiden Sie Abweichungen zwischen der Rechnungsangabe und den Bankdaten (z. B. Kürzel, Handelsnamen oder abweichende Schreibweisen).

Muster-Zahlungshinweis für Rechnungen

Um sicherzustellen, dass Ihre Kunden problemlos überweisen können, empfiehlt es sich, in den Rechnungen auch den Kontoinhaber in korrekter Schreibweise wie folgt aufzunehmen:

Zahlung bitte an:
Kontoinhaber: Ersatzteile Schmidt GmbH
IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 00
BIC: GENODEF1XXX
Bank: Musterbank eG

Als Anwender des Rechnungsprogramms SuccessControl können Sie mit wenigen Schritten prüfen, ob Ihre Einstellungen bereits optimal für die neue Empfängerprüfung hinterlegt sind:

1. Firmenstammdaten kontrollieren
Gehen Sie zu Setups > Firmen Angaben > Bankverbindung und überprüfen Sie dort die Angabe unter Konto-Inhaber (BT-85). Diese muss exakt so eingetragen sein, wie der Name bei Ihrer Bank hinterlegt ist.

2. Zahlungshinweis auf Rechnungen prüfen
Öffnen Sie Setups > Anpassung Haupt-Module > Setup Auftragsmodul > Zahlungstexte und kontrollieren Sie hier Ihre Vorgaben. Achten Sie darauf, dass Kontoinhaber und IBAN korrekt und eindeutig angegeben sind, damit Ihre Kunden problemlos überweisen können.

Links zum Thema Empfängerprüfung bei Überweisungen

• Beispiele von Zahlungsbedingungeen
• Info der Sparkassen:
  https://bielefeld.sparkasseblog.de/2025/07/15/neu-ab-oktober-2025-ueberweisung-mit-empfaengerueberpruefung

Eine fehlerfreie Rechnung ist mehr als nur ein Stück Papier: Sie ist ein rechtlich relevantes Dokument, sorgt für einen professionellen Eindruck – und letztlich für einen reibungslosen Zahlungseingang. Doch in der Praxis schleichen sich bei der Rechnungsstellung immer wieder kleine, aber folgenreiche Fehler ein.

Wir zeigen Ihnen 5 typische Stolperfallen und wie Sie diese ganz einfach vermeiden können.

1. Pflichtangaben fehlen

Einer der häufigsten Fehler ist das Vergessen gesetzlich vorgeschriebener Angaben. Laut §14 UStG müssen u. a. folgende Angaben auf jeder Rechnung enthalten sein:

• Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und Empfänger
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Leistungsbeschreibung (Art, Umfang, Zeitpunkt)
• Netto-Betrag, Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag
• Gesamtsumme

So vermeiden Sie den Fehler:
Nutzen Sie eine Rechnungssoftware wie SuccessControl CRM, die diese Angaben automatisch integriert. Manuelle Vorlagen in Word oder Excel bergen hohes ein Fehlerpotenzial.

2. Falsche oder doppelte Rechnungsnummern

Rechnungsnummern müssen eindeutig und fortlaufend sein – das schreibt das Finanzamt vor. Fehler entstehen oft durch manuelle Nummernvergabe oder das Wiederverwenden alter Vorlagen.

So vermeiden Sie den Fehler:
Lassen Sie Rechnungsnummern automatisch vergeben. Unsere moderne Software erstellt für jede Rechnung eine eindeutige, gesetzeskonforme Nummer – ganz ohne Zahlensalat.

3. Leistungszeitraum ungenau oder fehlt

Der Zeitpunkt der Leistungserbringung ist eine Pflichtangabe – und oft streiten sich Kunden und Steuerberater über unklare Formulierungen wie „wie besprochen“ oder „laut Angebot“.

So vermeiden Sie den Fehler:
Formulieren Sie klar und konkret, z. B.:
„Leistungszeitraum: 01.05.2025 – 15.05.2025“ oder
„Lieferdatum: 28.04.2025“ oder
„Liefer-/Leistungsdatum: 02.06.2025“
Auch hier hilft Ihnen unsere Software, die automatisch den Leistungszeitraum einfügt.

4. Fehler bei der Umsatzsteuer

Ein häufiger Fehler ist der falsche Steuersatz (z. B. 19 % statt 7 %) oder das unberechtigte Ausweisen von Umsatzsteuer, etwa bei Kleinunternehmern nach §19 UStG.

So vermeiden Sie den Fehler:
Wählen Sie in Ihrer Rechnungssoftware den korrekten Steuersatz pro Position und aktivieren Sie ggf. die Kleinunternehmerregelung. Achten Sie dabei auch auf den richtigen Hinweistext auf der Rechnung.

5. Fehlende oder unklare Zahlungsbedingungen

Ohne klare Zahlungsziele weiß der Kunde oft nicht, bis wann er zahlen muss – oder er ignoriert die Rechnung schlicht. Das verzögert Ihre Einnahmen und erschwert das Mahnwesen.

So vermeiden Sie den Fehler:
Formulieren Sie immer eine klare Zahlungsbedingung, z. B.:
„Zahlbar ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum.“
Tipp: Versenden Sie Zahlungserinnerungen direkt nach Ablauf der Zahlungsfrist. Durch ein Ampelsystem erkennen Sie sofort überfällige Rechnungen und deren  Mahnstufe.

Fazit: Mit System zur fehlerfreien Rechnung

Rechnungsfehler sind nicht nur ärgerlich – sie können auch steuerlich problematisch oder sogar geschäftsschädigend sein. Die gute Nachricht: Eine professionelle Rechnungssoftware wie SuccessControl CRM nimmt Ihnen viele Aufgaben ab und sorgt dafür, dass Ihre Rechnungen rechtssicher, vollständig und pünktlich beim Kunden ankommen.

Wer regelmäßig Rechnungen erstellt, kennt das Problem: Word und Excel stoßen schnell an ihre Grenzen. Unübersichtliche Tabellen, fehlende Pflichtangaben und keine Kundenhistorie – das kostet Zeit und Nerven. Die Lösung? Ein spezialisiertes Programm zum Rechnung schreiben, das Ihnen die Arbeit erleichtert, professionell aussieht und rechtlich auf der sicheren Seite ist. Genau hier punktet SuccessControl CRM – ein leistungsstarkes Programm für Rechnungen schreiben, das weit mehr kann als nur Belege erzeugen.

Warum ein gutes Programm zum Schreiben von Rechnungen so wichtig ist

Selbstständige und kleine Unternehmen brauchen ein zuverlässiges Werkzeug, um ihre Rechnungen zu verwalten. Mit einem gutem Tool zur Rechnungsstellung gelingt das deutlich schneller und sicherer als mit manuellen Methoden. Denn gute Programme zum Rechnungen schreiben erleichtern viele Arbeitsschritte und helfen dabei, den Überblick zu behalten – über Kunden, Zahlungen und mehr.

SuccessControl CRM – die smarte Bürosoftware mit Rechnungsfunktion

SuccessControl CRM ist ein praktisches Programm zum Rechnung erstellen für MS Windows, das nicht nur professionell gestaltete Dokumente erstellt, sondern auch eine vollwertige Kundenverwaltung (CRM) mitliefert. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen:

Einfache Bedienung

Ob Einsteiger oder Profi – die Software zum Rechnung erstellen ist übersichtlich und selbst erklärend gestaltet. Das heißt, Sie können ohne lange Einarbeitung direkt loslegen und Ihre ersten Rechnungen schreiben.

Angebote, Rechnungen und Mahnungen in einem

Mit SuccessControl können Sie Angebote schreiben, diese in Rechnungen umwandeln und bei Bedarf direkt Mahnungen erstellen – alles mit wenigen Klicks. Besser gesagt, ein echtes Rundum-Programm zum Schreiben von Rechnungen.

Alle Pflichtangaben automatisch enthalten

Rechnungsnummer, Umsatzsteuer, Zahlungsziel – ein professionelles Rechnung erstellen Programm sorgt dafür, dass keine wichtigen Angaben fehlen. Somit arbeiten Sie rechtssicher und professionell.

E-Rechnung einfach erstellt

Mit SuccessControl CRM sind Sie außerdem auch für die Zukunft der Rechnungsstellung bestens gerüstet. Das Programm unterstützt die Erstellung von E-Rechnungen im XRechnung-Format und erleichtert somit die Zusammenarbeit mit Kunden, die elektronische Rechnungen fordern.

CRM-Funktion inklusive

Neben dem Rechnungswesen verwalten Sie zudem Ihre Kundendaten effizient. Infolgedessen haben Sie alle Informationen zu Ihren Kontakten, Leistungen und Projekten an einem Ort.

Volle Kontrolle

Anders als viele andere Programme zum Rechnungen schreiben läuft SuccessControl auf Wunsch auch komplett lokal auf Ihrem Rechner oder internen Netzwerk. Ihre Daten bleiben bei Ihnen – sicher, datenschutzkonform und ohne Internetverbindung nutzbar.

Nahtlose Integration mit Microsoft Office

SuccessControl CRM lässt sich optimal mit MS Office kombinieren. Ideal für Serienbriefe, Newsletter oder weiterführende Auswertungen. So bleibt Ihr Workflow flexibel und effizient.

Fazit: Das perfekte Programm für Rechnungen schreiben

Egal, ob Sie gerade gründen oder Ihr bestehendes System ersetzen möchten – mit SuccessControl CRM finden Sie eine durchdachte Anwendung zum Erstellen von Rechnungen, die Zeit spart und zuverlässig funktioniert. Dank einfacher Bedienung und starker Funktionen ist es die ideale Wahl für alle, die ein cleveres Programm zum Schreiben von Rechnungen suchen. Hier erfahren Sie mehr über das Rechnungsprogramm.

Jetzt ausprobieren und Rechnungen einfach selbst schreiben!

Die häufigsten Fragen und Antworten rund um das Thema E-Rechnungspflicht und E-Rechnungen erstellen zusammengestellt.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können und bei Lieferanten Anforderung auch erstellen können. Details zu der Regelung und deren Ausnahmen finden Sie hier.

Wie empfange ich eine E-Rechnung?

Zum Empfang von E-Rechnungen benötigen Sie lediglich eine ganz normale E-Mailadresse, welche Sie Ihrem Lieferanten mitteilen. Die E-Rechnung erhalten Sie dann in Ihrem E-Mail Programm als Anlage.

Brauche ich eine eigene E-Mail-Adresse für die E-Rechnungen?

Nein. Aber je nach Rechnungsaufkommen ist es empfehlenswert, sich beispielsweise eine E-Mail-Adresse rechnungen@meine-domain.de anzulegen. So behalten Sie einen besseren Überblick.

Wie speichere ich eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung speichern Sie, indem Sie Funktion „E-Mail anfügen“ bei der Adresse nutzen.

Wie versende ich eine E-Rechnung?

Sie versenden eine E-Rechnung über Ihr E-Mail Programm – hier im Beispiel Outlook.

Wie drucke ich eine E-Rechnung aus?

Im Regelfall liegt der E-Rechnung XML-Datei auch eine PDF-Datei mit dabei. Diese können Sie wie gewohnt anschauen und ausdrucken. Tipp: Weisen Sie Ihren Lieferanten an, Ihnen immer eine PDF mit zusenden. Falls Ihr Lieferant Ihnen keine PDF-Datei mit angefügt hat, können Sie die E-Rechnungs-Datei über folgenden Online-Viewer anschauen und ausdrucken: https://www.elster.de/eportal/e-rechnung

Ist eine PDF-Datei eine E-Rechnung? Woran erkenne ich eine E-Rechnung?

Eine reine PDF-Datei ist KEINE E-Rechnung, sondern zählt zu „Sonstigen Rechnungen“. Sie erkennen eine E-Rechnung im neuesten XRechnungsformat an der Dateiendung .xml. Ebenso gibt es das ältere ZUGFeRD Format, hier ist die XML-Datei in das PDF eingebettet – welche beispielsweise im Adobe Reader als Büroklammer angezeigt wird.

Welches Format sollte ich wählen?

Empfehlenswert ist das aktuellste Format XRechnung. Die XRechnung ist in Deutschland ein verbindliches Format für Rechnungen beispielsweise an öffentliche Auftraggeber und Unternehmen. Hierbei steht die E-Rechnung im maschinenlesbaren XML-Format zur Verfügung – und ein intelligentes Rechnungsprogramm wie SuccessControl CRM fügt gleichzeitig ein PDF-Belegbild als Sichtkomponente dabei – das macht es Ihren Kunden leicht die Rechnung zu lesen.

Müssen Gutschriften und Rechnungskorrekturen auch im E-Rechnungsformat erstellt werden?

Ja, auch Gutschriften und Stornorechnungen müssen im E-Rechnungsformat erstellt werden.

Muss ich besondere Angaben bei einer E-Rechnung machen?

In der Regel nein. Außer Ihr Kunde gibt Ihnen bei der Bestellung explizite Vorgaben für die Rechnungsstellung.

Beispiel:
Ihr Kunde schreibt bei der Bestellung „… geben Sie bei der Rechnungsstellung die Leitweg-ID 991-1234512345-06 sowie die Projektreferenz KBA-5 und unsere Bestellnummer 2025-185 an …“.

Dann tragen Sie diese Angaben unter „1b. E-Rechnung Erweitert“ ein:

Was sind die BT-Felder in einer E-Rechnung?

Die Felder in einer E-Rechnung sind nach der Norm EN 16931 in sogenannte „Business Terms“ – daher der Name BT – aufgegliedert. Die BT-Felder sind in Bereiche gegliedert, die die verschiedenen Aspekte einer Rechnung abdecken.

Beispielsweise ist BT-1 ist die Rechnungsnummer, BT-2 das Rechnungsdatum und BT-27 der Name des Rechnungsstellers. Softwarelösungen für E-Rechnungen wie SuccessControl oder andere ERP-Systeme setzen diese Felder ohne Zutun des Anwenders aus den Stammdaten in die spezifischen Formate um.

Der Anwender muss lediglich noch BT-Felder nach Kundenvorgabe ausfüllen. Dazu kann beispielsweise das Feld BT-12 Vertragsnummer oder das Feld BT-11 Projektreferenz gehören. Eine Übersicht der Bedeutung aller BT-Feld-Nummern können Sie hier herunterladen.

Kann ich in der E-Rechnung mehrere Bankkonten zur Zahlung angeben?

Nein, Sie können nur eine Bankverbindung angeben.

Muss ich auch E-Rechnungen schreiben können, wenn ich nur Kleinbetragsrechnungen (unter € 250,00) habe?

Nein, Kleinbetragsrechnungen sind aktuell nicht betroffen.

Muss ich auch eine E-Rechnung schreiben können, wenn ich nur Privatkunden habe?

Nein, das ist bisher noch nicht vorgesehen.

Darf man ab dem 01.01.2025 keine Rechnungen mehr in z. B. Papierform oder als PDF versenden,
wenn der Empfänger nicht zustimmt?

Für B2B Umsätze dürfen sonstige Rechnungen nur noch mit Zustimmung des Rechnungsempfängers
versendet werden. Privatkunden können Sie weiterhin Rechnungen im gewohnten Format als Papierform oder PDF zusenden.

Welche Konsequenzen drohen, wenn ich auf die Nutzung von E-Rechnungen verzichte?

Spätestens ab 2027 riskieren Sie, Ihren eigenen Vorsteuerabzug sowie den Ihrer Kunden zu gefährden. Zudem könnten Kunden oder Lieferanten künftig die Nutzung von E-Rechnungen als Voraussetzung für eine Zusammenarbeit machen. Alternativ könnten Lieferanten für den Versand von Rechnungen in anderen Formaten zusätzliche Gebühren erheben.

Wie ist die Aufbewahrungsfrist einer E-Rechnung und wie archiviere ich diese?

E-Rechnungen müssen genau wie andere Rechnungen auch 10 Jahre aufbewahrt werden. Die E-Rechnung sollte im Originalformat wie empfangen (siehe Wie speichere ich eine E-Rechnung? > Funktion „E-Mail anfügen“ ) gespeichert werden. Zusätzlich kann – beziehungsweise ist es sinnvoll, eine menschenlesbare Version (z. B. PDF) abzulegen, um die Rechnung leicht einsehen zu können. Die Archivierungsstruktur sollte eine schnelle Zuordnung und Suche ermöglichen – wie Ihnen das beispielsweise die „Kontakthistorie“ bietet. Durch die Übergabe der erstellten Rechnungen an DATEV sind diese zusätzlich revisionssicher in Ihrer Buchhaltung verwahrt.

Was passiert, wenn ich am 01.01.2025 noch keine Lösung zum Empfang von E-Rechnungen habe? Gibt es eine Übergangsfrist?

Ab dem 01.01.2025 sind Sie verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Eine Übergangsfrist gibt es nicht. Ein ganz normales E-Mail-Postfach genügt, um E-Rechnungen zu empfangen. Wenn Sie wirklich noch kein E-Mail Postfach haben sollten, legen Sie sich dringend eins an. Hier gibt es eine Übersicht kostenfreier E-Mail Anbieter.

Kann ich auch eine E-Rechnung mit Excel und Word erstellen?

Excel allein kann keine E-Rechnung erstellen. Word ist ebenfalls nicht in der Lage, E-Rechnungen im XRechnungs-Format zu erstellen. Wenn Sie mit Word und Excel eine E-Rechnung erstellen möchten um beispielsweise eine Rechnung an die Deutsche Bahn zu stellen, können Sie den XRechnungsgenerator der Bahn nutzen. Oder den Inhalt aus Word und Excel in den Generator zum Erstellen von elektronischen Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD von PDF24 übertragen.

Wo erhalte ich eine Anleitung zum E-Rechnungen erstellen?

Eine ausführliche Anleitung wie Sie eine E-Rechnung erstellen finden Sie hier.

Welche Software ist zum E-Rechnungen erstellen geeignet?

Es gibt mehrere Softwarelösungen, die speziell für die Erstellung von E-Rechnungen geeignet sind. Beispielsweise finden Sie hier weitere Infos zur der E-Rechnung-Softwarelösung von SuccessControl CRM. Ebenfalls steht Ihnen hier das Rechnungsprogramm e Rechnung von SuccessControl CRM direkt zum Download bereit.

Infos des Bundesministerium der Finanzen (BMF)

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat eine FAQ-Liste zur Einführung der E-Rechnungspflicht veröffentlicht. Diese Liste finden Sie unter folgenden Link: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html

In der heutigen Zeit ist es für Unternehmen und Freelancer unerlässlich, ihre Finanzen effizient zu verwalten. Ein essenzielles Element dieser Verwaltung ist die Rechnungsstellung. Hier kommt ein leistungsfähiges Rechnungstool ins Spiel, das nicht nur Zeit spart, sondern auch die Genauigkeit und Professionalität der Abrechnungen verbessert. In diesem Beitrag erklären wir, warum ein gutes Rechnungstool unverzichtbar ist und welche Funktionen es bietet.

Warum ein Rechnungstool?

Ein Rechnungstool ist weit mehr als nur eine Software zur Erstellung von Rechnungen. Es ist ein umfassendes Werkzeug, das Ihnen dabei hilft, den Überblick über Ihre Aufträge zu behalten, Zahlungen zu verfolgen und die Buchhaltung zu vereinfachen. Hier sind einige Vorteile die Ihnen ein Rechnungstool bietet:

1. Zeitersparnis: Bei der Rechnungsstellung spart es Zeit, die Sie folglich in Ihr Kerngeschäft investieren können.
2. Professionelles Auftreten: Erstellen Sie ansprechende, professionelle Rechnungen, die Ihre Firma widerspiegeln.
3. Genauigkeit: Minimieren Sie Fehler und stellen somit sicher, dass alle Rechnungen korrekt und vollständig sind.
4. Zahlungsverfolgung: Behalten Sie den Überblick über offene Rechnungen und Zahlungseingänge.
5. Buchhaltung: Durch ein Rechnungstool vereinfachen Sie die Buchhaltung.

Wichtige Funktionen eines Rechnungstools

Bei der Auswahl eines geeigneten Rechnungstools müssen Sie somit auf die folgenden Funktionen achten:

1. Einfache Benutzeroberfläche: Ein klares Design ermöglicht es Ihnen, Rechnungen schnell und einfach zu erstellen.
2. Vorlagen: Nutzen Sie die anpassbaren Vorlagen, um Ihre Rechnungen individuell zu gestalten.
3. Automatisierung: Automatisieren Sie Aufgaben und Mahnungen, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
4. Mehrsprachigkeit: Sprechen Sie die Kunden mit Belegen in verschiedenen Sprachen an.
5. Zahlungserinnerungen: Senden von Erinnerungen an Kunden, und somit schnellere Zahlungen zu erhalten.
6. Berichterstellung: Erhalten Sie Berichte über die Einnahmen und die offenen Rechnungen.
7. Integration: Verbinden Sie das Rechnungstool nahtlos mit Ihrem Office Paket. Dadurch vermeiden Sie doppelte Arbeit.

Empfehlungen für die besten Rechnungstools

Da es viele Rechnungstools – die im Vergleich eher auf die Finanz-Buchhaltung abzielen wie bspw. DATEV, Lexoffice, Billomat oder FastBill – auf dem Markt gibt, ist es besonders empfehlenswert auf die Zusammenarbeit mit dem Office Paket zu achten. Somit gelingen dann auch Anschreiben an Kunden mit Word, Kalkulationen in Excel und das auftragsbezogene speichern von E-Mails. Ebenfalls wird das Angebote erstellen erleichtert.

Empfehlung:
SuccessControl CRM ist somit ein sehr benutzerfreundliches Tool, welches ideal für Unternehmen geeignet ist. Das Rechnungstool bietet sowohl eine einfache Bedienung als auch viele nützliche Funktionen. Durch die Zusammenarbeit mit Office 365 ist es die umfassende Lösung, die hier keine Wünsche offen lässt. Hier können Sie mehr zu den Vorteilen die ein modernes Rechnungsprogramm bietet erfahren.

Fazit

Ein gutes Rechnungstool ist für kleine Unternehmen und Freelancer unverzichtbar. Es spart Zeit, reduziert Fehler und hilft Ihnen deshalb, professionell aufzutreten. Bei der Auswahl des richtigen Tools ist es wichtig auf Benutzerfreundlichkeit und die Integrationsfähigkeit mit Office 365 zu achten. Mit dem richtigen Rechnungstool können Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: Ihr Geschäft erfolgreich zu führen.

Hier gibt es das Rechnung-Tool als direkten Download.

Die elektronische Rechnung wird Pflicht in 2025 für Unternehmen im B2B (Business to Business Bereich).

Mit SuccessControl CRM sind Sie für die kommende Pflicht sogenannte E-Rechnungen zu erstellen bestens gerüstet. Die XRechnung steht mit einem Klick als rein maschinenlesbares Format in der e Rechnung Software zur Verfügung.

Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung liegt in einem digitalen XML Format vor, die eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Im Gegensatz zu einer Papierrechnung werden E-Rechnungen nur elektronisch bspw. per E-Mail übermittelt.

Wer ist von der E-Rechnung Pflicht betroffen?

Betroffen sind Unternehmen mit Sitz in Deutschland die mit anderen Unternehmen in Deutschland Geschäfte tätigen.

Was gilt ab wann?

1. Empfangen von E-Rechnungen ab 01.01.2025 Pflicht

• Ab 01.01.2025 müssen o.g. Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
  Alle Unternehmen die ihre Finanzbuchhaltung mit DATEV und Steuerberater erledigen lassen, brauchen sich daher keine Gedanken zu machen.

2. Versenden von E-Rechnungen erst ab 01.01.2027 Pflicht

• Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen – sofern der Umsatz größer als 800.000,– € ist, E-Rechnungen versenden können.
• Ab 01.01.2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden können.

Wie wird eine E-Rechnung erstellt?

Zum erstellen einer E-Rechnung genügt künftig ein Klick auf das Optionsfeld „XRechnung“. Um den Rest kümmert sich dabei das Rechnungsprogramm mit der E-Rechnung Funktion von SuccessControl wie von selbst. Alle Abläufe wie der E-Mail Versand der elektronischen Rechnung bleiben weiterhin so einfach wie gewohnt.
Eine Anleitung wie Sie eine E-Rechnung erstellen finden Sie hier.

Weiterführende Links zur E-Rechnung Pflicht 2025:

• IHK Stuttgart: Obligatorische eRechnungen für inländische B2B-Umsätze ab 2025
• AUREN Consulting: E-Rechnung für Unternehmen ab 01.01.2025
• E-Rechnung Software – XRechnung einfach erstellen

Was sind QR Code Rechnungen?

Der QR-Code auf Rechnungen enthält alle erforderlichen Informationen die Ihr Kunde für die Zahlung benötigt. Dazu gehören der Rechnungsbetrag, der Empfänger mit Kontoinformationen sowie der Verwendungszweck für die Zahlung.

Vorteile die ein QR-Code auf Rechnungen bietet

Der QR-Code ermöglicht eine schnellere und effizientere Zahlungsabwicklung. Tippfehler werden vermieden, da beispielsweise das Abtippen des Verwendungszwecks und der IBAN-Nummer entfällt.

QR-Codes in Rechnungen einfügen

Um Rechnungen mit QR-Code zu erstellen, aktivieren Sie die Option ‚QR-Code in Rechnungen drucken‘. Im unteren Abschnitt der Rechnung wird nun ein QR-Code eingefügt, der alle notwendigen Informationen für eine zügige Bezahlung durch Ihren Kunden enthält

So einfach zahlt der Empfänger Rechnungen mit QR-Code

Der Kunde scannt den QR-Code mit seiner Banking App. Diese erkennt den Code automatisch und extrahiert die enthaltenen Zahlungsinformationen zu einer fertig ausgefüllten Überweisungsvorlage.

Ein einfaches und vor allem auch leicht verständliches Rechnungsprogramm ist die beste Lösung, um das Rechnungswesen zu optimieren. Es gibt Ihnen Zeit den Fokus auf das Kerngeschäft zu legen.

In der heutigen Geschäftswelt ist Effizienz der Schlüssel zum Erfolg. Jedoch ist für viele Kleinunternehmen und Selbstständige die Verwaltung von Rechnungen immer noch eine zeitraubende Aufgabe. Ein einfaches und vor allem unkompliziertes Rechnungsprogramm bietet sich hier als die Lösung an.

Warum ein einfaches Rechnungsprogramm verwenden?

Selbstständige und Kleinunternehmer stehen oft vor der Herausforderung, ihr Geschäft alleine oder mit begrenzten Ressourcen zu führen. Auch in dieser Situation ist es wichtig, effektiv und effizient zu arbeiten. Ein intuitives Rechnungsprogramm – welches zudem unkompliziert im Gebrauch ist – hilft Ihnen dabei, indem es die folgenden Vorteile bietet:

1. Zeitersparnis: Die manuelle Erstellung von Rechnungen und Kontrolle von Zahlungen kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Ein einfaches Rechnungstool automatisiert das Erstellen und Versenden von Rechnungen in wenigen Minuten.
2. Keine Fehler: Fehlerhafte Rechnungen können zu Problemen führen und auch noch Ihr Geschäftsergebnis beeinträchtigen. Ein einfaches Rechnungsprogramm hilft, menschliche Fehler zu minimieren, indem es automatische Berechnungen und Vorlagen bietet.
3. Tadellos: Gut gestaltete Rechnungen vermitteln Kompetenz und bilden Vertrauen gegenüber Ihren Kunden. Ein einfach gehaltenes Rechnungsprogramm ermöglicht es auch Ihnen, tadellose Rechnungen mit allen erforderlichen Angaben zuverlässig zu erstellen.
4. Einfach: Auch für Anfänger einfach zu nutzen. Zudem können Rechnungen und Angebote problemlos per E-Mail verschickt werden. Drucken und per Post senden ist auch möglich.

Was muss ein klar verständliches Rechnungsprogramm bieten?

Ein einfaches, klar verständliches Rechnungsprogramm muss richtigerweise die Bedürfnisse vor allem von Kleinunternehmen und Selbstständigen erfüllen. Hier sind die wichtigen Funktionen, die es bietet:

1. Die Oberfläche ist intuitiv und noch leicht verständlich, damit Sie schnell loslegen können.
2. Rechnungsvorlage: Das Programm bietet eine anpassbare Rechnungsvorlage. Hierdurch können Sie das Erscheinungsbild Ihrer Rechnungen ohne Probleme anpassen.
3. Berechnungen: Steuern, Rabatte und andere Berechnungen werden automatisch durchgeführt.
4. Historie: Sie können jederzeit auf Ihre Rechnungen zugreifen, um sie bspw. zu überprüfen oder erneut zu versenden.
5. Kundenverwaltung: Das Programm bietet die Möglichkeit, Kunden zu speichern und Kundenprofile anzulegen.
6. Mahnungen: Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen pünktlich beglichen werden, sind auch noch Mahnungen schnell und einfach erstellt.
7. Berichte: Auch ein einfaches Rechnungsprogramm bietet Ihnen sowohl einen perfekten Überblick über Umsätze.

Ist ein einfaches Rechnungsprogramm auf Dauer ausreichend?

Wenn Ihr Unternehmen wächst und noch komplexer wird, steigen ebenfalls auch die Anforderungen und Wünsche an die Rechnungserstellung.

Deswegen können Sie die Rechnungssoftware mit einem Klick vom Einfach auf den Experten-Modus umschalten. Dieser bietet Ihnen fortgeschrittene Funktionen. Dadurch ist sichergestellt, das die Software auch mit Ihrem Wachstum mithalten kann. Egal ob Sie eine oder hunderte Rechnungen pro Monat schreiben.

Fazit

Ein einfaches Rechnungsprogramm kann die Verwaltung Ihrer Geschäftstätigkeit erheblich erleichtern. Es spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt auch noch für ein kompetentes Auftreten Ihren Kunden gegenüber. Ferner bietet es alle erforderlichen Funktionen und kann einfach in Ihre Arbeitsweise integriert werden. Somit können Sie sich voll und ganz auf das Wachstum Ihres Geschäfts konzentrieren.

Jetzt das Programm kostenlos in der Vollversion testen.

Eine Rechnung erfüllt vielfältige Aufgaben: Sie schließt in der Regel eine geschäftliche Transaktion ab, fasst gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen zusammen, bildet die formale Grundlage des wirtschaftlichen Erfolgs eines Unternehmens und dient beiden Seiten, Absender und Empfänger, als Nachweis, zum Beispiel gegenüber Finanzbehörden.

Gleichzeitig ist die Rechnung eine Visitenkarte. Entsprechend viel Sorgfalt verdient das Rechnungsdokument bei seiner Erstellung. Trotzdem gilt für Rechnungen, was für jedes Dokument in der Kundenkommunikation gilt: Fehler sollten nach Möglichkeit vermieden werden, lassen sich aber leider niemals vollständig ausschließen.
Als rechtsverbindliches Dokument unterliegt die Rechnung inhaltlich klar geregelten Vorschriften. Bereits vermeintlich kleine Fehler können deshalb schwere Folgen nach sich ziehen und insgesamt die Gültigkeit des Dokuments in Frage stellen. Auf jeden Fall sorgen Fehler in einer Rechnung für Absender und Empfänger für Unannehmlichkeiten.

Fehler ist nicht gleich Fehler

Ein Fehler in Orthografie oder Interpunktion ist sicherlich kein Beweis für Sorgfalt bei der Rechnungserstellung, wird aber in den meisten Fällen kaum auffallen und hat in aller Regel auch keine Auswirkungen auf die formale Gültigkeit einer Rechnung. Fehler in einer Rechnung sind hingegen immer dann ein Risiko, wenn sie die Pflichtangaben betreffen. Welche Informationen eine Rechnung fehlerfrei enthalten muss, bestimmt das Umsatzsteuergesetz (UStG) in § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5:

• Der vollständige Name und die Anschrift des Absenders und des Empfängers
• Die Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Absenders
• Das Rechnungsdatum
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Nachvollziehbare Angaben zu gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen
• Den Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistungserbringung
• Die nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Entgelte
• Vereinbarte Entgeltminderungen (z.B. Rabatte)
• Das Entgelt, den gültigen Steuersatz, den Steuerbetrag (alternativ ein Hinweis auf Steuerbefreiung, z.B. bei Anwendung der Kleingewerberegelung)
• Falls erforderlich ein Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers (z.B. im Zusammenhang mit Bauleistungen)

Die genannten Angaben sind für alle Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag von mehr als 250 Euro brutto verpflichtend. Bei geringeren Beträgen gilt eine Erleichterung für Kleinbetragsrechnungen.

Fehler korrigieren – schnelles Handeln reduziert den Aufwand

Oftmals wird der Fehler in einer Rechnung ihrem Absender selbst schnell bewusst. Offenbart ein erneuter Blick auf das Dokument, kurz nachdem es versandt wurde, dass bei einer der genannten Pflichtangaben ein Fehler unterlaufen ist, kann eine schnelle Reaktion Schlimmeres verhüten. So lange eine fehlerhafte Rechnung vom Empfänger noch nicht verbucht oder sogar bezahlt wurde, kann sie unkompliziert durch ein korrigiertes Dokument ersetzt werden, ohne dass hierbei besondere Vorschriften zu beachten sind. Bei dieser Form der Rechnungskorrektur ist es nicht zwingend erforderlich, eine neue Rechnungsnummer zu verwenden. Besteht der Empfänger jedoch zur eigenen Sicherheit hierauf, liefert ein einfaches Berichtigungsdokument mit neuer und Verweis auf die Originalrechnungsnummer alle erforderlichen Informationen.

Alles auf Anfang – Stornorechnung und Korrekturrechnung

Haben Sie das kurze Zeitfenster für eine unkomplizierte Korrektur verpasst, wurde die Rechnung vom Kunden eingebucht oder haben Sie den vielleicht fehlerhaften Rechnungsbetrag bereits erhalten, führt kein Weg an einer umfassenden Rechnungskorrektur vorbei. Das bedeutet, Sie müssen die fehlerhafte Rechnung stornieren, damit der Empfänger die Buchung auf seiner Seite rückgängig machen kann und sie anschließend durch eine korrigierte, neue Rechnung ersetzen.

In einer Stornorechnung werden die bereits gebuchten Positionen erneut aufgeführt, jedoch als Negativbeträge dem Kunden gutgeschrieben. Damit erhält der Empfänger der fehlerhaften Rechnung (zumindest formal) den gebuchten Betrag erstattet, gleicht sein Konto damit aus und macht die Rechnung buchhalterisch ungeschehen. Wurde die Rechnung bereits bezahlt, müssten Sie nun eigentlich den Rechnungsbetrag zurücküberweisen. Soll die Rechnung jedoch nicht vollständig storniert, sondern in erster Linie korrigiert werden, ist dies nicht zwingend erforderlich. Stattdessen erstellen Sie eine neue Rechnung als Korrekturrechnung. Unterscheiden sich Originalrechnung und Korrekturrechnung im Rechnungsbetrag, wird der Differenzbetrag anschließend tatsächlich ausgeglichen.

Oberstes Gebot der Rechnungskorrektur: Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Muss eine fehlerhafte Rechnung korrigiert werden, entstehen, wie beschrieben, einiger Aufwand und zusätzliche Korrespondenz. Damit Ihre und die Buchhaltung Ihres Kunden und nicht zuletzt kritische Steuerbehörden den gesamten Vorgang unmissverständlich nachvollziehen können, sind Sorgfalt und Nachvollziehbarkeit unverzichtbar. Eine besondere Herausforderung ergibt sich hierbei aus der Vorschrift, dass bei der Rechnungskorrektur jedes Rechnungsdokument – Originalrechnung, Stornorechnung und Korrekturrechnung – eine eigene, einmalige Rechnungsnummer besitzen muss. Die Stornorechnung muss unmissverständlich auf die Originalrechnung verweisen. Dies geschieht durch Nennung der Originalrechnungsnummer sowie des ursprünglichen Rechnungsdatums. In der anschließenden Korrekturrechnung muss sowohl die Originalrechnung als auch die Stornorechnung genannt werden. Ziel der Übung ist es, den Prozess der Rechnungskorrektur langfristig, auch für Außenstehende, nachvollziehbar zu gestalten.

Vermeiden Sie Fehler, anstatt sie zu korrigieren!

Eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren, erzeugt einigen Aufwand. Administrative Aufgaben gehören generell, gerade für kleine mittelständische Unternehmen und Solo-Selbständige eher zur lästigen Pflicht. Sie sind Zeitfresser, die von der eigentlichen umsatzrelevanten Arbeit abhalten und oft einfach nicht zu den Kernkompetenzen zählen. Aus diesem Grund und nicht zuletzt auch um der Kundenbeziehung durch Mehrarbeit für den Empfänger einer fehlerhaften Rechnung zu vermeiden, sollte die Rechnungskorrektur nach Möglichkeit eine absolute Ausnahmeerscheinung bleiben. Um dies zu gewährleisten, ist Sorgfalt bei der Rechnungserstellung das beste Mittel.

Glücklicherweise kann die richtige Software Ihnen weite Teile der Arbeit zuverlässig abnehmen und Sie dabei unterstützen, Fehler zu vermeiden. Angefangen bei der zuverlässigen Stammdatenerfassung und Kundenverwaltung, bis hin zur automatisierten Rechnungserstellung unter Einbindung einer Artikelverwaltung bietet das Rechnungsprogramm SuccessControl CRM alle Funktionen einer effizienten Rechnungslösung auf Basis von Microsoft Office. So können zum Beispiel Übertragungs- oder Berechnungsfehler bei manueller Datenübernahme zuverlässig vermieden werden.

Kommt es trotz professioneller Unterstützung doch einmal zu einem Fehler, bietet SuccessControl CRM Funktionen für Gutschriften und Stornos, mit denen der Prozess der Rechnungskorrektur deutlich erleichtert wird und nachträglich leicht nachzuvollziehen ist.

Links zum Thema

• Formulierungen für Rechnungstexte
• Rechnung schreiben im Grundsatz erklärt

Ein richtig und freundlich formulierter Rechnungstext sieht nicht nur professionell aus, sondern
trägt ebenso dazu bei, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Für den perfekten Einleitungs- und Schlusstext haben wir folgende Formulierungs-Muster für Sie zusammengestellt.

Einleitungstext für den Anfang einer Rechnung

Ein guter Einleitungstext für eine Rechnung sollte immer mit einer persönlichen Begrüßung beginnen. Deswegen im folgenden zwei Beispiele als Muster:

1. Begrüßung: Beginnen Sie mit einer freundlichen Begrüßung wie: „Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],“
2. Formale Einleitung: „… vielen Dank für Ihre Bestellung [Ihren Auftrag] und das uns entgegengebrachte Vertrauen. Wir berechnen Ihnen hiermit wie folgt:“
3. Freundliche Einleitung: „… herzlichen Dank für Ihre Bestellung [Ihren Auftrag]! Wir berechnen Ihnen hiermit wie folgt: .“

Referenznummer des Kunden im Einleitungstext der Rechnung angeben

Falls Ihr Kunde Ihnen eine Bestellreferenz angegeben hat, sollten Sie diese unbedingt im Rechnungstext aufführen. Abgesehen davon, können Sie auch eine Beschreibung der Transaktion, für die die Rechnung ausgestellt wird, im Einleitungstext der Rechnung mit angeben. Im folgenden zwei Beispiele als Vorlage für Einleitungssätze die Sie entsprechend verwenden können:

1. Einfache Referenz: „… im Anhang finden Sie unsere Rechnung für die Beratungsleistungen, die wir im Februar 2023 für Ihr Unternehmen erbracht haben.“
2. Vorgegebene Referenz: „… herzlichen Dank für das uns entgegengebrachte Vertrauen und Ihre damit verbundene Bestellung CFR-4500400424 vom 08.02.2023 (entsprechend unserem Angebot 230885 vom 15.01.2023). Wir erlauben uns, die erbrachten und abgenommenen Leistungen wie folgt in Rechnung zu stellen:“

Freundlicher Schlusstext für das Ende einer Rechnung

Auf jeden Fall müssen am Ende einer Rechnung unbedingt die Zahlungsbedingungen konkret formuliert sein. Allerdings ist es nicht unüblich, auch am Ende einer Rechnung was freundliches zu schreiben. Im folgenden drei Beispiele für Abschlusssätze die Sie im Rechnungstext verwenden können:

1. „Wir bedanken uns für Ihre geschätzte Zusammenarbeit und freuen uns auf weitere Projekte mit Ihnen.“
2. „Wir schätzen Ihr Vertrauen in unser Unternehmen und danken Ihnen bereits jetzt für Ihre fristgerechte Zahlung. Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung und freuen uns auf eine weitere Zusammenarbeit.“
3. „Vielen Dank für Ihre Bestellung und Ihre prompte Zahlung! Wir hoffen, dass Sie mit unseren Produkten/Dienstleistungen zufrieden waren und freuen uns auf eine weitere Zusammenarbeit.

Fazit

Mit diesen Formulierungstipps haben Sie immer den passenden Rechnungstext zur Hand. Ebenso hinterlassen Sie bei Ihren Kunden einen guten und nachhaltigen Eindruck. Ein einfaches Rechnungsprogramm hilft Ihnen dabei, immer die perfekte Formulierung parat zu haben.

Weiterführende Links

• Rechnung schreiben im Grundsatz erklärt
• Zahlungsbedingungen – was muss in einer Rechnung stehen?