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Wordvorlagen bearbeiten und erstellen

Sie können die Word-Vorlagen die Sie für Ihren Schriftverkehr verwenden möchten ganz einfach mit Word selbst erstellen oder Ihre bereits vorhandenen Worddokumente einfach anpassen.

Hierzu bietet Ihnen SuccessControl eine Vielzahl von sogenannten Textmarken und Platzhaltern an. Durch diese Textmarken und Platzhaltern wird Ihr Worddokument automatisch mit den gewünschten Angaben der Adressen gefüllt.

So werden Briefvorlagen, Telefaxe oder Verträge etc. etc. durch das Programm mit den individuellen Angaben zum Adressat automatisch vervollständigt! Auf Wunsch können Sie sogar Excelvorlagen verwenden, wo dann die entsprechenden Zellen gefüllt werden.

PDF Anleitung Wordvorlagen anpassen

Kurzanleitung: So einfach passen Sie Ihre Worddateien zur Verwendung mit SuccessControl® CRM an

Um Worddokumente automatisch mit Angaben wie beispielsweise Anschrift, Anrede, Vor- und Nachname zu füllen, bietet Ihnen SuccessControl eine Vielzahl von sogenannten Textmarken beziehungsweise Platzhaltern an. Platzhalter sind dabei einfach geschriebener Text mit einer vor- und nachgestellten Raute # (z. B. #ETIKETT#).

Verwenden von Platzhaltern (ab Version 5.12)

Schreiben Sie in Ihrer Wordvorlage einfach den gewünschten Platzhalter
Beispiel:
Wo die komplette Adresse stehen soll, schreiben Sie #ETIKETT#.
Wo die Briefanrede stehen soll, schreiben Sie #ANREDEBR#.
Soll irgendwo im Brieftext der Vorname erscheinen, schreiben Sie an diese Textstelle einfach #Vorname#.

Kurzliste oft verwendeter Platzhalter:
#ETIKETT#
#Firma#
#Vorname#
#Nachname#
#Strasse#
#PLZ#
#Ort#
#Tagesdatum#

Die Platzhalter können im gesamten Dokumenten Text (außer den Kopf- und Fußzeilenbereichen sowie Textrahmen Elementen) verwendet werden.

Einen Word Musterbrief zum Download finden Sie hier.

Speichern Sie Ihre Wordvorlage in das Vorlagen Verzeichnis von SuccessControl ( C:\SUCCESSCONTROL\Vorlagen ), damit Sie Ihre Vorlage bequem finden und auswählen können.  Ebenfalls können Sie Ihre Vorlage auch  zum schnellen Abrufen direkt in der Anwendung (unter Setups > Anpassung Formulare > Wordvorlagen anpassen ) hinterlegen.     

Eine vollständige Liste der Textmarken (die mit einer vor- und nachgestellten Raute # auch als Platzhalter verwendet werden können) finden Sie unter folgenden Link: https://www.successcontrol.de/V5/Videos/Textmarken.pdf

Verwenden von Textmarken

Textmarken bieten den Vorteil, dass diese auch in den Kopf- und Fußzeilenbereichen sowie Textrahmen Elementen verwendet werden können.

1) Öffnen Sie in Word irgendein Dokument, das Sie bisher verwendet haben

2) Markieren Sie den kompletten Adressblock, gehen dann auf Einfügen – Textmarke und geben als Textmarke ETIKETT ein, und bestätigen mit Hinzufügen. An diese Stelle wird dann die komplette Anschrift der in SuccessControl gewählten Adresse eingesetzt. Siehe Abbildung 1.

Abb. 1: SuccessControl® CRM Textmarke in Word hinzufügen

3) Markieren Sie die komplette Anrede, gehen dann auf Einfügen – Textmarke und geben als Textmarke ANREDEBR ein, und bestätigen mit Hinzufügen. An diese Stelle wird dann die korrekte – vollständige Briefanrede der in SuccessControl gewählten Adresse eingesetzt. Siehe Abbildung 2.

Abb. 2: Textmarke für die Anrede dem Word-Dokument hinzufügen

4) Markieren Sie das Datum, gehen dann auf Einfügen – Textmarke und geben als Textmarke Tagesdatum ein, und bestätigen mit Hinzufügen. An diese Stelle wird dann das Tagesdatum (wann der Brief in SuccessControl erstellt wurde) eingesetzt. Siehe Abbildung 3.

Abb. 3: Tagesdatum als Textmarke hinzufügen

5) Speichern Sie jetzt am besten Ihre Worddatei in das Vorlagen Verzeichnis von SuccessControl (C:\SUCCESSCONTROL\Vorlagen ), damit Sie Ihre Vorlage bequem finden und auswählen können.  Ebenfalls können Sie Ihre Vorlage auch  zum schnellen Abrufen in der Anwendung  (Setups > Anpassung Formulare > Wordvorlagen anpassen) hinterlegen.

P.S.: SuccessControl® CRM bietet Ihnen selbstverständlich noch mehr Textmarken, um auch andere Inhalte gezielt in Worddokumente und Excel-Sheets einzufügen.

Diese wären beispielsweise:

BETREFF (fügt den Inhalt der Betreffzeile der Eingabemaske ein)
Nachricht (fügt den Inhalt des Textblocks Nachricht der Eingabemaske ein)

Inhalte der Eingabemaske können durch Textmarken in das Word-Dokument übernommen werden

Eine vollständige Liste der Textmarken finden Sie unter folgenden Link:

PDF-Datei:  
https://www.successcontrol.de/V5/Videos/Textmarken.pdf

Excel-Liste: https://www.successcontrol.de/V5/Videos/Textmarken.xlsx