Tipp: Outlook – E-Mails mit Notizen versehen

Outlook Notiz zu einer E-Mail erstellen

Eine im Büroalltag nützliche Funktion ist das versehen von empfangenen E-Mails mit Notizen.

Um eine E-Mail mit Notizen zu versehen, halten Sie die STRG Taste gedrückt und drücken die Taste T (Tastenkombination STRG + T). Damit die Tastenkombination wirkt, darf die E-Mail nicht in einem Fenster geöffnet sein. Jetzt können Sie ganz einfach einen Betreff sowie die Notiz zur E-Mail eingeben.

Notiz-zu-Outlook-E-Mail

Outlook Notiz zu Mail hinzufügen: Mit der Tastenkombination STRG + T erstellen Sie eine Notiz zu einer E-Mail in Outlook

Abschließend klicken Sie auf Posting – die E-Mail inklusive Notiz wird im Outlook Posteingang angezeigt.

Notiz-zu-Mail-im-Posteingang

Schnellmemos in Outlook erstellen – auch Postings genannt

Auch interessant ist die Outlook Posting Funktion, um beispielsweise schnell mal einen Gedanken oder sonstige Memos festzuhalten.

Halten Sie dazu die STRG Taste gedrückt, zusätzlich die SHIFT (Umschalt) Taste gedrückt halten und drücken die Taste S (Tastenkombination STRG + SHIFT + S).

Outlook-Posting-erstellen

Outlook Notiz posten: Mit der Tastenkombination STRG + SHIFT + S erstellen Sie ein Posting in Outlook

Im folgenden Outlook Posting Fenster gewünschten Betreff und Notiz eingeben – fertig! Das Posting wird nun im Outlook Posteingang angezeigt.

Outlook-Posting-im-Posteingang

 

Weiterführende Links: So nutzen Sie Schnellbausteine in Outlook

Outlook: E-Mail speichern – als Datei beim Absender mit Kontakthistorie

Immer mehr E-Mails finden täglich Eingang in den Postfächern von Outlook, dem wohl am meisten genutzten E-Mail Programm in Unternehmen.

Aber was tun mit wirklich wichtigen E-Mails? Eine häufig gehörte Frage ist immer wieder, wie speichere ich Mails von Outlook und wie können einzelne Mails als Dateien gesichert werden?

Im folgenden wollen wir kurz die besten Vorgehensweisen aufzeigen, wie Sie wichtige Outlook Mails speichern. Erstens mittels der vorhandenen Bordmittel von Outlook, zweitens die clevere Variante unter dem Einsatz von SuccessControl. Ein Tool mit dem Sie vorhandene Microsoft Office Ressourcen noch einfacher und besser nutzen.

A. Die Bordmittel von Outlook nutzen um einzelne Mails als Datei zu sichern

Outlook bietet ja von Zuhause aus, mehrere Optionen zum Speichern einer E-Mail-Nachricht. So kann beispielsweise eine Nachricht, in einem anderen Ordner in Outlook oder lokal auf der Festplatte gespeichert werden. Sinnvoll ist es E-Mails auf der Festplatte – also einem Datenträger zu speichern, da dann auch gleich das Problem von Mails zu archivieren gelöst ist.

Zum speichern von E-Mails verwendet Outlook das sogenannte msg Dateiformat. MSG steht hierbei für Outlook-Mail-Nachrichtendatei. Kurz gesagt, ist so eine Datei vergleichbar mit dem bekannten docx Format bei Word, und enthält alle Emailfelder wie Datum, Absender, Empfänger, Betreff und die Nachricht der Mail selbst.

Zum speichern einer Nachricht als Datei gehen Sie in Outlook wie folgt vor:

  1. Markieren Sie die E-Mail im Posteingang
  2. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter
  3. Wählen Sie einen Speicherort aus und klicken abschließend speichern

Nun ist die Mail auf dem Datenträger gespeichert und archiviert. Jedoch hat diese Methode einen entscheidenden Nachteil – das wieder finden gestaltet sich als schwierig.

B. Die bessere Methode: So speichern Sie eine Outlook Mail direkt beim Absender in der Kontakthistorie

Um gleichzeitig eine optimale Archivierung von Mails als auch das einfache auffinden zu gewährleisten, ist es am besten die Mail direkt beim Absender in der Adressverwaltung zu speichern.

Hierzu bietet die Software SuccessControl die Funktion E-Mail anfügen.
Die Anfüge Funktion zum speichern einer Outlook Mail

Zum speichern einer Mail als Datei mit Bezug zu dem Absender gehen Sie wie folgt vor:

  1. Markieren Sie die Mail im Outlook Posteingang
  2. Wählen Sie in SuccessControl den Absender aus
  3. Klicken in der Ablage-Kontakthistorie auf den Befehl E-Mail anfügen und klicken abschließend ok


Nun ist die Outlook Mail nicht nur auf dem Datenträger gespeichert und archiviert. Vielmehr hat diese jetzt einen Bezug zum Absender und ist überdies in der Kontakthistorie chronologisch aufgelistet. Folgerichtig wird das auffinden von gespeicherten Mails damit extrem erleichtert und einfacher.

Überdies sind die wichtigsten Angaben der gespeicherten E-Mail wie Datum, Uhrzeit und Betreff übersichtlich dargestellt. Nichtsdestoweniger ist die archivierte Mail mit einem Klick wieder im Original aufrufbar, selbst wenn diese in Outlook nicht mehr vorhanden ist.

So können Sie vorhandene Microsoft Office Ressourcen noch einfacher und schneller nutzen. Erfahren Sie wie Sie mit SuccessControl beispielsweise noch effektiver mit Outlook Mails versenden.

Newsletter mit Outlook versenden – personalisiert und Zielgruppen abgestimmt

Mit Outlook einen Newsletter verschickenNewsletter mit Outlook erstellen sowie der Versand von personalisierten Newslettern mit Outlook ist heute mit dem richtigen Tool kein Problem mehr. Schnell ohne Zeitaufwand erstellen Sie professionelle Newsletter mit Outlook die zudem individuell personalisiert sind.

Bild:
So sieht ein Outlook Newsletter personalisiert nach dem verschicken aus.

Anleitung und Demo: Serienmail mit Outlook versenden
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In 3 einfachen Schritten Rundschreiben per E-Mail – einen Newsletter mit Outlook versenden

Wir zeigen Ihnen hier, wie Sie in 3 einfachen Schritten einen professionellen Newsletter mit individuellen Anreden der Empfänger mit Outlook erstellen und versenden.

1. Empfänger aus der Adressverwaltung selektieren

Erstens erstellen Sie eine Adressenselektion in der Adressverwaltung – alternativ können Sie auch einen vorgefertigten Verteiler wie z. Bsp. „Newsletter Empfänger“ oder einfach eine Kategorie wie z. Bsp. „Kunden“ verwenden.

2. Betreff und Text des Newsletters eingeben

Geben Sie dann einfach den Betreff und Inhalt ein.

Newsletter blockweise mit Outlook versendenZusätzlich können Sie bestimmen wann der Versand – also zu welchem Datum und ggf. Uhrzeit -erfolgen soll. Bei Bedarf haben Sie ebenso die Möglichkeit noch zusätzlich eine Anlage anzufügen.

3. Mit Outlook personalisiert senden: „Sehr geehrter Herr Mittermaier,“

Betätigen Sie die Schaltfläche „Mit Outlook senden“. SuccessControl CRM personalisiert jetzt bei der Übergabe an Outlook jede einzelne E-Mail. Das bedeutet, jeder Empfänger wird individuell mit seinem Namen und der korrekten Anrede angesprochen. Mit dieser persönlichen Ansprache Ihrer Empfänger, steigern Sie die Aufmerksamkeit sowie Ihre Klick- und Responseraten.

Newsletter_mit_Outlook

Ansicht Muster eines erstellten Newsletter mit individueller Anrede

Weitere Infos und Tipps zum versenden von personalisierten Newslettern
sowie HTML Newsletter mit Outlook finden Sie im Online-Handbuch in der Rubrik Newsletter.
Eine Vorlage im HTML Format finden Sie im Installationsverzeichnis von SuccessControl unter Vorlagen. Diese kann einfach mit Word oder einem HTML-Editor wie beispielsweise Expression Web oder Dreamweaver angepasst werden. Noch einfacher ist die Nutzung der OL-Vorlagen – sehen Sie dazu den aktuellen Beitrag.

Tipp:
Für den Massenversand – also wenn Sie mehrere Tausend Newsletter mit Outlook versenden empfiehlt sich der Outlook Beschleuniger ClickYes Pro an.

Wie Sie einen HTML Newsletter mit Outlook verschicken zeigt Ihnen der folgende Beitrag: Outlook Serien E-Mail Add In für Newsletter