Was ist eigentlich ein Ordner – viele sagen auch Projekt dazu?
Die Ordner / Projektverwaltung kümmert sich darum, die Stammdaten beliebig vieler Projekte zu verwalten.
Das können zum Beispiel sein:
- Aufträge
- Geschäftsvorfälle
- Veranstaltungen
- Aktionen
- Aktenzeichen
- oder sonstige zu organisierende Vorhaben und Verwaltungsaufgaben
Passend dazu legt das Modul eine Ansprechpartnerliste mit Funktion- und Verteilerliste an, setzt die Ordner in Beziehung zu den beteiligten Ansprechpartnern (Adressen) und kümmert sich darum, dass zum Ordner / Projekt bzw. Auftrag gehörende neue Dokumente gleich einen passenden Namen erhalten.
Diese werden in einer Übersicht erfasst und auf der Festplatte in eine automatisch generierte Verzeichnisstruktur abgelegt.
Das Ordner / Projektmodul ist über sogenannte Reiter in Funktionsbereiche geteilt. Suchen & Finden dient Ihnen zur schnellen Ordnersuche, die Reiter Ordnerdaten, Zusatzdaten, Ablage-Kontakthistorie und Ansprechpartner beinhalten jeweils die zum einzelnen Ordner spezifischen Informationen.
Ordnerdaten
In den Ordnerdaten erhalten Sie einen direkten Überblick in die Ordner-Struktur, die Anzahl der Ansprechpartner, Anzahl der Einträge in der Kontakthistorie, erfasste Rapports sowie der Kategorie, Status, Beschreibung und evtl. Bezug zu einem Kunden.
TIPP:
– Doppelklick auf das große Ordnersymbol öffnet den Windows-Explorer
– Doppelklick auf den Ordnernamen zur Namensänderung
– Klick auf Ansprechpartner, Einträge in Ablage und Rapports zeigt Details
Die Ordner-Strukturen werden automatisch nach Ihren Vorgaben erzeugt.
Sie können im Setup verschiedene Presets anlegen- z. Bsp. ein Preset nur mit zwei oder drei Unterordnern für kleine Projekte, und ein weiteres Preset mit “vielen” Unterordnern für große Projekte oder Art der Vorhaben – ganz nach Wunsch.
Projekt Zusatzdaten
Hier finden Sie frei definierbare Felder für weitere Eintragungen. Die Feldnamen sind über das Zahnrad-Symbol frei nach Ihren Erfordernissen benennbar.
Projektmodul – Ablage Kontakthistorie
In der Ablage-Liste wird Ihnen jede Art von Schriftverkehr und Notizen (Briefe, E-Mails, Gesprächsnotizen etc.) zu diesem Ordner chronologisch aufgelistet. Somit sind Sie bestens über die Historie informiert – und rufen Dokumente mit einem Mausklick auf.
Projektmodul – Ansprechpartner
Hier finden Sie alle Ansprechpartner mit deren jeweiligen Funktionen. Durch anklicken des gewünschten Namens in der unteren Auswahlliste, erscheinen die dazugehörigen Adressdaten. Wie im Adressmodul können Sie hier direkt Briefe, Notizen, Rechnungen und E-Mails usw. erstellt bzw. abgelegt werden. Mit Doppelklick in die Liste wechseln Sie direkt zur Adresse.
Die Ablage von Dokumenten, Notizen etc. erfolgt automatisch kontextbezogen zu diesem Ordner und zur Adresse. Sie finden diese Informationen also dann sowohl beim Ordner als auch bei der Adresse – das ist intelligent für Sie verknüpft.
Aktion an Ansprechpartner
Aktionen an alle oder eine Auswahl der Ansprechpartner – wie Serienbriefe für Anschreiben / Einladungen, Serien E-Mails, Excelexport – nehmen Sie einfach über die Schaltfläche „Aktion an mehrere Ansprechpartner„ vor. Hierbei können Sie – auf Wunsch – noch eine Selektion nach der jeweiligen Funktion vornehmen.
Projekt Neuanlage
Einen neuen Ordner (neues Projekt) legen Sie in 4 einfachen Schritten an:
Vorgaben für die Verzeichnisstruktur im Setup erstellen
Im Setup von SuccessControl CRM unter Setup > Anpassung Haupt-Module > Setup Ordner/Projekte > Ordner Verzeichnis-Struktur Vorgaben können Sie die bei einer Neuanlage zu erzeugenden Verzeichnisse individuell für Ihre Bedürfnisse einmalig vorgeben:
Ferner können Sie alle Vorgaben für Projekt-Kategorien, Status, Ansprechpartner Funktionen etc. individuell vergeben.