Was ist die Ablage‑Kontakthistorie in SuccessControl CRM?

Die Ablage‑Kontakthistorie ist das zentrale Element im SuccessControl CRM, um alle Dokumente, E‑Mails, Notizen und Dateien zu einem Kontakt chronologisch zu speichern und jederzeit wiederzufinden.

Sie bildet die komplette Kundenhistorie ab – übersichtlich, nachvollziehbar und ohne manuelle Sortierarbeit.

Für Unternehmen bedeutet das: mehr Effizienz, weniger Suchzeit und eine lückenlose Dokumentation.

Warum sollte man Dateien in die Ablage‑Kontakthistorie einfügen?

Weil SuccessControl CRM damit genau das Problem löst, das in vielen Unternehmen täglich Zeit kostet:
Informationen liegen verstreut in E‑Mails, Dateiordnern, Postfächern oder auf verschiedenen Rechnern.

Durch das Einfügen einer Datei in die Ablage‑Kontakthistorie wird:

• die Datei automatisch korrekt abgelegt,
• dem richtigen Kontakt zugeordnet,
• chronologisch einsortiert,
• und für das gesamte Team sichtbar.

Das CRM speichert die Dateien strukturiert im Dateisystem und zeigt sie im Kontaktverlauf an.

Welche Dateien können abgelegt werden?

Praktisch alle Dokumenttypen, die im Geschäftsalltag entstehen:

• Angebote, Rechnungen, Lieferscheine
• Verträge, PDF‑Dokumente, Scans
• E‑Mails (automatisch aus Outlook als MSG‑Datei)
• Word‑ und Excel‑Dokumente
• Bilder, Fotos, Screenshots
• Gesprächsnotizen und interne Vermerke
• Projektunterlagen und Anhänge

Damit entsteht eine vollständige, nachvollziehbare Kundenakte.

Die 7 größten Vorteile der Ablage‑Kontakthistorie

1. Alles an einem Ort – keine Suche mehr

Alle Dokumente zu einem Kontakt sind sofort sichtbar.
Kein Durchsuchen von Ordnern, Postfächern oder Netzlaufwerken.

2. Lückenlose Dokumentation

Jede Interaktion wird automatisch chronologisch erfasst.
Ideal für Service, Vertrieb, Support und rechtliche Nachweise.

3. Schnellere Arbeitsabläufe

Ein Klick genügt, um ein Dokument zu öffnen.
Auch E‑Mails können direkt aus Outlook übernommen werden.

4. Teamfähigkeit und Transparenz

Alle Mitarbeiter sehen denselben Informationsstand.
Wissen bleibt nicht in einzelnen Postfächern oder Köpfen hängen.

5. Perfekte Vorbereitung auf Kundengespräche

Vor einem Telefonat oder Termin sieht man sofort:

• letzte Kommunikation
• versendete Dokumente
• offene Vorgänge
• relevante Notizen

Das sorgt für professionelle und schnelle Antworten.

6. Intelligente Verknüpfung mit Projekten und Ordnern

Dokumente erscheinen automatisch:

• beim Kontakt
• und im zugehörigen Projekt oder Ordner

Doppelte Ablage entfällt.

7. Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit

Chronologische Ablage bedeutet:
Man kann jederzeit belegen, wann etwas versendet, vereinbart oder dokumentiert wurde.

Praxisbeispiel: So erleichtert die Ablage‑Kontakthistorie den Arbeitsalltag – vom Selbstständigen bis zum Mittelstand

Mit der Ablage‑Kontakthistorie landen alle Dokumente, E‑Mails und Notizen automatisch beim richtigen Kunden – sauber sortiert, chronologisch und jederzeit abrufbar.
Das erleichtert genau die Tätigkeiten, die im Tagesgeschäft am meisten Zeit kosten.

Erleichtere Tätigkeiten im Überblick

Angebote & Rechnungen wiederfinden
Kein Suchen in Ordnern oder Postfächern – alle Dokumente liegen direkt beim Kontakt.

E‑Mails und Freigaben nachvollziehen
Jede Rückfrage, jede Freigabe, jede Abstimmung ist automatisch dokumentiert.

Projektunterlagen organisieren
Präsentationen, Fotos, PDFs, Berichte, Entwürfe – alles wird automatisch einsortiert.

Telefonate & Notizen festhalten
Gesprächsnotizen landen direkt beim Kunden und gehen nicht mehr verloren.

Statusabfragen beantworten
Bei Rückfragen genügt ein Klick: letzte Kommunikation, Dokumente, offene Punkte sofort sichtbar.

Übergaben & Vertretungen ermöglichen
Jeder sieht denselben Informationsstand – ideal für Teams und auch für Solo‑Selbstständige nach stressigen Tagen.

Rechtssicher dokumentieren
Chronologische Ablage macht nachvollziehbar, wann etwas versendet, vereinbart oder besprochen wurde.

Fazit: Die Ablage‑Kontakthistorie ist das Herzstück eines effizienten CRM‑Systems

Sie sorgt dafür, dass alle Informationen dort landen, wo sie hingehören – automatisch, übersichtlich und jederzeit abrufbar.

Für Unternehmen bedeutet das:

• weniger Chaos
• weniger Suchzeit
• mehr Effizienz
• bessere Kundenkommunikation
• höhere Professionalität

Kurz: Die Ablage‑Kontakthistorie macht SuccessControl CRM zu einem echten Produktivitäts‑Booster.

Anleitung zur Ablage-Kontakthistorie: Handbuch Seite 9

Ab dem 9. Oktober 2025 führen Banken bei Euro-Überweisungen im gesamten Euroraum eine sogenannte Empfängerprüfung (Verification of Payee, VOP) durch. Dabei wird automatisch geprüft, ob der eingegebene Name des Zahlungsempfängers mit der angegebenen IBAN übereinstimmt.

Was bedeutet das konkret?

• Stimmt der Name exakt mit den Bankdaten überein, wird die Überweisung ohne Hinweis ausgeführt.
• Gibt es Abweichungen, erhalten die Überweisenden vor dem Absenden einen Warnhinweis. Sie müssen dann selbst entscheiden, ob sie die Zahlung freigeben oder abbrechen.

Beispielszenario:
Ein Kunde möchte eine Rechnung bezahlen. Er gibt die korrekte IBAN ein, schreibt beim Empfängernamen aber nicht die offizielle Firmenbezeichnung „Ersatzteile Schmidt GmbH“, sondern die allgemein bekannte Kurzform „Ersatzteile Depot“.
Da diese Schreibweise nicht mit den bei der Bank hinterlegten Daten übereinstimmt, zeigt das System eine Warnung an. Für den Kunden wirkt es so, als ob etwas nicht stimmt – im schlimmsten Fall bricht er die Zahlung ab oder wendet sich mit Rückfragen an Sie.

Worauf Anwender von Rechnungsprogrammen achten sollten:
Damit Zahlungen reibungslos ankommen, ist es entscheidend, dass die korrekten Bankdaten in allen Rechnungen erscheinen:

• In den Setup-Einstellungen der Firmenstammdaten muss die IBAN sowie der exakte Kontoinhaber-Name hinterlegt sein – genauso, wie er offiziell bei Ihrer Bank geführt wird.
• Vermeiden Sie Abweichungen zwischen der Rechnungsangabe und den Bankdaten (z. B. Kürzel, Handelsnamen oder abweichende Schreibweisen).

Muster-Zahlungshinweis für Rechnungen

Um sicherzustellen, dass Ihre Kunden problemlos überweisen können, empfiehlt es sich, in den Rechnungen auch den Kontoinhaber in korrekter Schreibweise wie folgt aufzunehmen:

Zahlung bitte an:
Kontoinhaber: Ersatzteile Schmidt GmbH
IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 00
BIC: GENODEF1XXX
Bank: Musterbank eG

Als Anwender des Rechnungsprogramms SuccessControl können Sie mit wenigen Schritten prüfen, ob Ihre Einstellungen bereits optimal für die neue Empfängerprüfung hinterlegt sind:

1. Firmenstammdaten kontrollieren
Gehen Sie zu Setups > Firmen Angaben > Bankverbindung und überprüfen Sie dort die Angabe unter Konto-Inhaber (BT-85). Diese muss exakt so eingetragen sein, wie der Name bei Ihrer Bank hinterlegt ist.

2. Zahlungshinweis auf Rechnungen prüfen
Öffnen Sie Setups > Anpassung Haupt-Module > Setup Auftragsmodul > Zahlungstexte und kontrollieren Sie hier Ihre Vorgaben. Achten Sie darauf, dass Kontoinhaber und IBAN korrekt und eindeutig angegeben sind, damit Ihre Kunden problemlos überweisen können.

Links zum Thema Empfängerprüfung bei Überweisungen

• Beispiele von Zahlungsbedingungeen
• Info der Sparkassen:
  https://bielefeld.sparkasseblog.de/2025/07/15/neu-ab-oktober-2025-ueberweisung-mit-empfaengerueberpruefung

Eine fehlerfreie Rechnung ist mehr als nur ein Stück Papier: Sie ist ein rechtlich relevantes Dokument, sorgt für einen professionellen Eindruck – und letztlich für einen reibungslosen Zahlungseingang. Doch in der Praxis schleichen sich bei der Rechnungsstellung immer wieder kleine, aber folgenreiche Fehler ein.

Wir zeigen Ihnen 5 typische Stolperfallen und wie Sie diese ganz einfach vermeiden können.

1. Pflichtangaben fehlen

Einer der häufigsten Fehler ist das Vergessen gesetzlich vorgeschriebener Angaben. Laut §14 UStG müssen u. a. folgende Angaben auf jeder Rechnung enthalten sein:

• Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und Empfänger
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Leistungsbeschreibung (Art, Umfang, Zeitpunkt)
• Netto-Betrag, Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag
• Gesamtsumme

So vermeiden Sie den Fehler:
Nutzen Sie eine Rechnungssoftware wie SuccessControl CRM, die diese Angaben automatisch integriert. Manuelle Vorlagen in Word oder Excel bergen hohes ein Fehlerpotenzial.

2. Falsche oder doppelte Rechnungsnummern

Rechnungsnummern müssen eindeutig und fortlaufend sein – das schreibt das Finanzamt vor. Fehler entstehen oft durch manuelle Nummernvergabe oder das Wiederverwenden alter Vorlagen.

So vermeiden Sie den Fehler:
Lassen Sie Rechnungsnummern automatisch vergeben. Unsere moderne Software erstellt für jede Rechnung eine eindeutige, gesetzeskonforme Nummer – ganz ohne Zahlensalat.

3. Leistungszeitraum ungenau oder fehlt

Der Zeitpunkt der Leistungserbringung ist eine Pflichtangabe – und oft streiten sich Kunden und Steuerberater über unklare Formulierungen wie „wie besprochen“ oder „laut Angebot“.

So vermeiden Sie den Fehler:
Formulieren Sie klar und konkret, z. B.:
„Leistungszeitraum: 01.05.2025 – 15.05.2025“ oder
„Lieferdatum: 28.04.2025“ oder
„Liefer-/Leistungsdatum: 02.06.2025“
Auch hier hilft Ihnen unsere Software, die automatisch den Leistungszeitraum einfügt.

4. Fehler bei der Umsatzsteuer

Ein häufiger Fehler ist der falsche Steuersatz (z. B. 19 % statt 7 %) oder das unberechtigte Ausweisen von Umsatzsteuer, etwa bei Kleinunternehmern nach §19 UStG.

So vermeiden Sie den Fehler:
Wählen Sie in Ihrer Rechnungssoftware den korrekten Steuersatz pro Position und aktivieren Sie ggf. die Kleinunternehmerregelung. Achten Sie dabei auch auf den richtigen Hinweistext auf der Rechnung.

5. Fehlende oder unklare Zahlungsbedingungen

Ohne klare Zahlungsziele weiß der Kunde oft nicht, bis wann er zahlen muss – oder er ignoriert die Rechnung schlicht. Das verzögert Ihre Einnahmen und erschwert das Mahnwesen.

So vermeiden Sie den Fehler:
Formulieren Sie immer eine klare Zahlungsbedingung, z. B.:
„Zahlbar ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum.“
Tipp: Versenden Sie Zahlungserinnerungen direkt nach Ablauf der Zahlungsfrist. Durch ein Ampelsystem erkennen Sie sofort überfällige Rechnungen und deren  Mahnstufe.

Fazit: Mit System zur fehlerfreien Rechnung

Rechnungsfehler sind nicht nur ärgerlich – sie können auch steuerlich problematisch oder sogar geschäftsschädigend sein. Die gute Nachricht: Eine professionelle Rechnungssoftware wie SuccessControl CRM nimmt Ihnen viele Aufgaben ab und sorgt dafür, dass Ihre Rechnungen rechtssicher, vollständig und pünktlich beim Kunden ankommen.

Wer regelmäßig Rechnungen erstellt, kennt das Problem: Word und Excel stoßen schnell an ihre Grenzen. Unübersichtliche Tabellen, fehlende Pflichtangaben und keine Kundenhistorie – das kostet Zeit und Nerven. Die Lösung? Ein spezialisiertes Programm zum Rechnung schreiben, das Ihnen die Arbeit erleichtert, professionell aussieht und rechtlich auf der sicheren Seite ist. Genau hier punktet SuccessControl CRM – ein leistungsstarkes Programm für Rechnungen schreiben, das weit mehr kann als nur Belege erzeugen.

Warum ein gutes Programm zum Schreiben von Rechnungen so wichtig ist

Selbstständige und kleine Unternehmen brauchen ein zuverlässiges Werkzeug, um ihre Rechnungen zu verwalten. Mit einem gutem Tool zur Rechnungsstellung gelingt das deutlich schneller und sicherer als mit manuellen Methoden. Denn gute Programme zum Rechnungen schreiben erleichtern viele Arbeitsschritte und helfen dabei, den Überblick zu behalten – über Kunden, Zahlungen und mehr.

SuccessControl CRM – die smarte Bürosoftware mit Rechnungsfunktion

SuccessControl CRM ist ein praktisches Programm zum Rechnung erstellen für MS Windows, das nicht nur professionell gestaltete Dokumente erstellt, sondern auch eine vollwertige Kundenverwaltung (CRM) mitliefert. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen:

Einfache Bedienung

Ob Einsteiger oder Profi – die Software zum Rechnung erstellen ist übersichtlich und selbst erklärend gestaltet. Das heißt, Sie können ohne lange Einarbeitung direkt loslegen und Ihre ersten Rechnungen schreiben.

Angebote, Rechnungen und Mahnungen in einem

Mit SuccessControl können Sie Angebote schreiben, diese in Rechnungen umwandeln und bei Bedarf direkt Mahnungen erstellen – alles mit wenigen Klicks. Besser gesagt, ein echtes Rundum-Programm zum Schreiben von Rechnungen.

Alle Pflichtangaben automatisch enthalten

Rechnungsnummer, Umsatzsteuer, Zahlungsziel – ein professionelles Rechnung erstellen Programm sorgt dafür, dass keine wichtigen Angaben fehlen. Somit arbeiten Sie rechtssicher und professionell.

E-Rechnung einfach erstellt

Mit SuccessControl CRM sind Sie außerdem auch für die Zukunft der Rechnungsstellung bestens gerüstet. Das Programm unterstützt die Erstellung von E-Rechnungen im XRechnung-Format und erleichtert somit die Zusammenarbeit mit Kunden, die elektronische Rechnungen fordern.

CRM-Funktion inklusive

Neben dem Rechnungswesen verwalten Sie zudem Ihre Kundendaten effizient. Infolgedessen haben Sie alle Informationen zu Ihren Kontakten, Leistungen und Projekten an einem Ort.

Volle Kontrolle

Anders als viele andere Programme zum Rechnungen schreiben läuft SuccessControl auf Wunsch auch komplett lokal auf Ihrem Rechner oder internen Netzwerk. Ihre Daten bleiben bei Ihnen – sicher, datenschutzkonform und ohne Internetverbindung nutzbar.

Nahtlose Integration mit Microsoft Office

SuccessControl CRM lässt sich optimal mit MS Office kombinieren. Ideal für Serienbriefe, Newsletter oder weiterführende Auswertungen. So bleibt Ihr Workflow flexibel und effizient.

Fazit: Das perfekte Programm für Rechnungen schreiben

Egal, ob Sie gerade gründen oder Ihr bestehendes System ersetzen möchten – mit SuccessControl CRM finden Sie eine durchdachte Anwendung zum Erstellen von Rechnungen, die Zeit spart und zuverlässig funktioniert. Dank einfacher Bedienung und starker Funktionen ist es die ideale Wahl für alle, die ein cleveres Programm zum Schreiben von Rechnungen suchen. Hier erfahren Sie mehr über das Rechnungsprogramm.

Jetzt ausprobieren und Rechnungen einfach selbst schreiben!

In Zeiten zunehmender Digitalisierung setzen viele Unternehmen auf cloudbasierte Softwarelösungen. Doch gerade bei sensiblen Daten, wie sie in Rechnungsprogrammen verarbeitet werden, gibt es gute Gründe, auf eine lokale Anwendung zu setzen. Eine bewährte Alternative zu Cloud-Lösungen bietet das Rechnungsprogramm von SuccessControl CRM das flexibel auch ohne Cloud betrieben werden kann.

Warum ein Rechnungsprogramm ohne Cloud?

Cloudbasierte Lösungen haben zweifellos Vorteile, insbesondere in Bezug auf die Zugänglichkeit und Synchronisation über mehrere Geräte. Dennoch gibt es gewichtige Nachteile:

• Datenschutz: Die Speicherung sensibler Kunden- und Rechnungsdaten in der Cloud birgt Sicherheitsrisiken.
• Abhängigkeit vom Internet: Ohne eine stabile Verbindung kann es zu Einschränkungen bei der Nutzung kommen.
• Kostenkontrolle: Cloud-Lösungen erfordern laufende Abonnements, während lokale Programme oft mit einer einmaligen Lizenzgebühr auskommen.
• Schnelligkeit: Ein Rechnungsprogramm ohne Cloud ist nicht nur sicherer, sondern auch spürbar schneller im täglichen Gebrauch.

SuccessControl CRM – Die sichere Rechnungssoftware ohne Cloud

SuccessControl CRM ist eine leistungsstarke, lokal installierte Software für Kundenverwaltung, Rechnungsstellung und Auftragsbearbeitung. Sie ermöglicht es kleinen und mittelständischen Unternehmen, effizient Rechnungen zu schreiben – ohne auf eine Cloud angewiesen zu sein. Das Programm arbeitet ohne Cloud und ist daher unabhängig von der Internetgeschwindigkeit.

Die Vorteile von SuccessControl CRM

• Lokale Datenspeicherung: Ihre Daten bleiben sicher auf Ihrem Rechner oder einem firmeneigenen Server.
• Einfache Bedienung: Die Software bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, die keine lange Einarbeitung erfordert.
• Individuelle Anpassungen: Rechnungsdesigns, Vorlagen und Workflows lassen sich flexibel anpassen.
• Zuverlässige Archivierung: Alle Dokumente und Rechnungen sind revisionssicher gespeichert.
• DSGVO-Konformität: Durch die lokale Speicherung und durchdachte Sicherheitsfunktionen bleiben Sie datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite.

Fazit: Sicherheit und Kontrolle mit SuccessControl CRM

Für Unternehmen, die Wert auf Datenschutz, Unabhängigkeit und eine einmalige Investition legen, ist SuccessControl CRM eine ideale Lösung. Statt sich von Cloud-Anbietern abhängig zu machen, behalten Sie mit dieser Rechnungssoftware die volle Kontrolle über Ihre Daten – sicher und effizient.

Möchten Sie mehr über SuccessControl CRM erfahren? Testen Sie jetzt das Rechnungsprogramm ohne Cloud-Zwang direkt hier kostenlos. Lernen Sie die flexiblen Installationsarten kennen.

Die häufigsten Fragen und Antworten rund um das Thema E-Rechnungspflicht und E-Rechnungen erstellen zusammengestellt.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können und bei Lieferanten Anforderung auch erstellen können. Details zu der Regelung und deren Ausnahmen finden Sie hier.

Wie empfange ich eine E-Rechnung?

Zum Empfang von E-Rechnungen benötigen Sie lediglich eine ganz normale E-Mailadresse, welche Sie Ihrem Lieferanten mitteilen. Die E-Rechnung erhalten Sie dann in Ihrem E-Mail Programm als Anlage.

Brauche ich eine eigene E-Mail-Adresse für die E-Rechnungen?

Nein. Aber je nach Rechnungsaufkommen ist es empfehlenswert, sich beispielsweise eine E-Mail-Adresse rechnungen@meine-domain.de anzulegen. So behalten Sie einen besseren Überblick.

Wie speichere ich eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung speichern Sie, indem Sie Funktion „E-Mail anfügen“ bei der Adresse nutzen.

Wie versende ich eine E-Rechnung?

Sie versenden eine E-Rechnung über Ihr E-Mail Programm – hier im Beispiel Outlook.

Wie drucke ich eine E-Rechnung aus?

Im Regelfall liegt der E-Rechnung XML-Datei auch eine PDF-Datei mit dabei. Diese können Sie wie gewohnt anschauen und ausdrucken. Tipp: Weisen Sie Ihren Lieferanten an, Ihnen immer eine PDF mit zusenden. Falls Ihr Lieferant Ihnen keine PDF-Datei mit angefügt hat, können Sie die E-Rechnungs-Datei über folgenden Online-Viewer anschauen und ausdrucken: https://www.elster.de/eportal/e-rechnung

Ist eine PDF-Datei eine E-Rechnung? Woran erkenne ich eine E-Rechnung?

Eine reine PDF-Datei ist KEINE E-Rechnung, sondern zählt zu „Sonstigen Rechnungen“. Sie erkennen eine E-Rechnung im neuesten XRechnungsformat an der Dateiendung .xml. Ebenso gibt es das ältere ZUGFeRD Format, hier ist die XML-Datei in das PDF eingebettet – welche beispielsweise im Adobe Reader als Büroklammer angezeigt wird.

Welches Format sollte ich wählen?

Empfehlenswert ist das aktuellste Format XRechnung. Die XRechnung ist in Deutschland ein verbindliches Format für Rechnungen beispielsweise an öffentliche Auftraggeber und Unternehmen. Hierbei steht die E-Rechnung im maschinenlesbaren XML-Format zur Verfügung – und ein intelligentes Rechnungsprogramm wie SuccessControl CRM fügt gleichzeitig ein PDF-Belegbild als Sichtkomponente dabei – das macht es Ihren Kunden leicht die Rechnung zu lesen.

Müssen Gutschriften und Rechnungskorrekturen auch im E-Rechnungsformat erstellt werden?

Ja, auch Gutschriften und Stornorechnungen müssen im E-Rechnungsformat erstellt werden.

Muss ich besondere Angaben bei einer E-Rechnung machen?

In der Regel nein. Außer Ihr Kunde gibt Ihnen bei der Bestellung explizite Vorgaben für die Rechnungsstellung.

Beispiel:
Ihr Kunde schreibt bei der Bestellung „… geben Sie bei der Rechnungsstellung die Leitweg-ID 991-1234512345-06 sowie die Projektreferenz KBA-5 und unsere Bestellnummer 2025-185 an …“.

Dann tragen Sie diese Angaben unter „1b. E-Rechnung Erweitert“ ein:

Was sind die BT-Felder in einer E-Rechnung?

Die Felder in einer E-Rechnung sind nach der Norm EN 16931 in sogenannte „Business Terms“ – daher der Name BT – aufgegliedert. Die BT-Felder sind in Bereiche gegliedert, die die verschiedenen Aspekte einer Rechnung abdecken.

Beispielsweise ist BT-1 ist die Rechnungsnummer, BT-2 das Rechnungsdatum und BT-27 der Name des Rechnungsstellers. Softwarelösungen für E-Rechnungen wie SuccessControl oder andere ERP-Systeme setzen diese Felder ohne Zutun des Anwenders aus den Stammdaten in die spezifischen Formate um.

Der Anwender muss lediglich noch BT-Felder nach Kundenvorgabe ausfüllen. Dazu kann beispielsweise das Feld BT-12 Vertragsnummer oder das Feld BT-11 Projektreferenz gehören. Eine Übersicht der Bedeutung aller BT-Feld-Nummern können Sie hier herunterladen.

Kann ich in der E-Rechnung mehrere Bankkonten zur Zahlung angeben?

Nein, Sie können nur eine Bankverbindung angeben.

Muss ich auch E-Rechnungen schreiben können, wenn ich nur Kleinbetragsrechnungen (unter € 250,00) habe?

Nein, Kleinbetragsrechnungen sind aktuell nicht betroffen.

Muss ich auch eine E-Rechnung schreiben können, wenn ich nur Privatkunden habe?

Nein, das ist bisher noch nicht vorgesehen.

Darf man ab dem 01.01.2025 keine Rechnungen mehr in z. B. Papierform oder als PDF versenden,
wenn der Empfänger nicht zustimmt?

Für B2B Umsätze dürfen sonstige Rechnungen nur noch mit Zustimmung des Rechnungsempfängers
versendet werden. Privatkunden können Sie weiterhin Rechnungen im gewohnten Format als Papierform oder PDF zusenden.

Welche Konsequenzen drohen, wenn ich auf die Nutzung von E-Rechnungen verzichte?

Spätestens ab 2027 riskieren Sie, Ihren eigenen Vorsteuerabzug sowie den Ihrer Kunden zu gefährden. Zudem könnten Kunden oder Lieferanten künftig die Nutzung von E-Rechnungen als Voraussetzung für eine Zusammenarbeit machen. Alternativ könnten Lieferanten für den Versand von Rechnungen in anderen Formaten zusätzliche Gebühren erheben.

Wie ist die Aufbewahrungsfrist einer E-Rechnung und wie archiviere ich diese?

E-Rechnungen müssen genau wie andere Rechnungen auch 10 Jahre aufbewahrt werden. Die E-Rechnung sollte im Originalformat wie empfangen (siehe Wie speichere ich eine E-Rechnung? > Funktion „E-Mail anfügen“ ) gespeichert werden. Zusätzlich kann – beziehungsweise ist es sinnvoll, eine menschenlesbare Version (z. B. PDF) abzulegen, um die Rechnung leicht einsehen zu können. Die Archivierungsstruktur sollte eine schnelle Zuordnung und Suche ermöglichen – wie Ihnen das beispielsweise die „Kontakthistorie“ bietet. Durch die Übergabe der erstellten Rechnungen an DATEV sind diese zusätzlich revisionssicher in Ihrer Buchhaltung verwahrt.

Was passiert, wenn ich am 01.01.2025 noch keine Lösung zum Empfang von E-Rechnungen habe? Gibt es eine Übergangsfrist?

Ab dem 01.01.2025 sind Sie verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Eine Übergangsfrist gibt es nicht. Ein ganz normales E-Mail-Postfach genügt, um E-Rechnungen zu empfangen. Wenn Sie wirklich noch kein E-Mail Postfach haben sollten, legen Sie sich dringend eins an. Hier gibt es eine Übersicht kostenfreier E-Mail Anbieter.

Kann ich auch eine E-Rechnung mit Excel und Word erstellen?

Excel allein kann keine E-Rechnung erstellen. Word ist ebenfalls nicht in der Lage, E-Rechnungen im XRechnungs-Format zu erstellen. Wenn Sie mit Word und Excel eine E-Rechnung erstellen möchten um beispielsweise eine Rechnung an die Deutsche Bahn zu stellen, können Sie den XRechnungsgenerator der Bahn nutzen. Oder den Inhalt aus Word und Excel in den Generator zum Erstellen von elektronischen Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD von PDF24 übertragen.

Wo erhalte ich eine Anleitung zum E-Rechnungen erstellen?

Eine ausführliche Anleitung wie Sie eine E-Rechnung erstellen finden Sie hier.

Welche Software ist zum E-Rechnungen erstellen geeignet?

Es gibt mehrere Softwarelösungen, die speziell für die Erstellung von E-Rechnungen geeignet sind. Beispielsweise finden Sie hier weitere Infos zur der E-Rechnung-Softwarelösung von SuccessControl CRM. Ebenfalls steht Ihnen hier das Rechnungsprogramm e Rechnung von SuccessControl CRM direkt zum Download bereit.

Infos des Bundesministerium der Finanzen (BMF)

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat eine FAQ-Liste zur Einführung der E-Rechnungspflicht veröffentlicht. Diese Liste finden Sie unter folgenden Link: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html

In der heutigen Zeit ist es für Unternehmen und Freelancer unerlässlich, ihre Finanzen effizient zu verwalten. Ein essenzielles Element dieser Verwaltung ist die Rechnungsstellung. Hier kommt ein leistungsfähiges Rechnungstool ins Spiel, das nicht nur Zeit spart, sondern auch die Genauigkeit und Professionalität der Abrechnungen verbessert. In diesem Beitrag erklären wir, warum ein gutes Rechnungstool unverzichtbar ist und welche Funktionen es bietet.

Warum ein Rechnungstool?

Ein Rechnungstool ist weit mehr als nur eine Software zur Erstellung von Rechnungen. Es ist ein umfassendes Werkzeug, das Ihnen dabei hilft, den Überblick über Ihre Aufträge zu behalten, Zahlungen zu verfolgen und die Buchhaltung zu vereinfachen. Hier sind einige Vorteile die Ihnen ein Rechnungstool bietet:

1. Zeitersparnis: Bei der Rechnungsstellung spart es Zeit, die Sie folglich in Ihr Kerngeschäft investieren können.
2. Professionelles Auftreten: Erstellen Sie ansprechende, professionelle Rechnungen, die Ihre Firma widerspiegeln.
3. Genauigkeit: Minimieren Sie Fehler und stellen somit sicher, dass alle Rechnungen korrekt und vollständig sind.
4. Zahlungsverfolgung: Behalten Sie den Überblick über offene Rechnungen und Zahlungseingänge.
5. Buchhaltung: Durch ein Rechnungstool vereinfachen Sie die Buchhaltung.

Wichtige Funktionen eines Rechnungstools

Bei der Auswahl eines geeigneten Rechnungstools müssen Sie somit auf die folgenden Funktionen achten:

1. Einfache Benutzeroberfläche: Ein klares Design ermöglicht es Ihnen, Rechnungen schnell und einfach zu erstellen.
2. Vorlagen: Nutzen Sie die anpassbaren Vorlagen, um Ihre Rechnungen individuell zu gestalten.
3. Automatisierung: Automatisieren Sie Aufgaben und Mahnungen, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
4. Mehrsprachigkeit: Sprechen Sie die Kunden mit Belegen in verschiedenen Sprachen an.
5. Zahlungserinnerungen: Senden von Erinnerungen an Kunden, und somit schnellere Zahlungen zu erhalten.
6. Berichterstellung: Erhalten Sie Berichte über die Einnahmen und die offenen Rechnungen.
7. Integration: Verbinden Sie das Rechnungstool nahtlos mit Ihrem Office Paket. Dadurch vermeiden Sie doppelte Arbeit.

Empfehlungen für die besten Rechnungstools

Da es viele Rechnungstools – die im Vergleich eher auf die Finanz-Buchhaltung abzielen wie bspw. DATEV, Lexoffice, Billomat oder FastBill – auf dem Markt gibt, ist es besonders empfehlenswert auf die Zusammenarbeit mit dem Office Paket zu achten. Somit gelingen dann auch Anschreiben an Kunden mit Word, Kalkulationen in Excel und das auftragsbezogene speichern von E-Mails. Ebenfalls wird das Angebote erstellen erleichtert.

Empfehlung:
SuccessControl CRM ist somit ein sehr benutzerfreundliches Tool, welches ideal für Unternehmen geeignet ist. Das Rechnungstool bietet sowohl eine einfache Bedienung als auch viele nützliche Funktionen. Durch die Zusammenarbeit mit Office 365 ist es die umfassende Lösung, die hier keine Wünsche offen lässt. Hier können Sie mehr zu den Vorteilen die ein modernes Rechnungsprogramm bietet erfahren.

Fazit

Ein gutes Rechnungstool ist für kleine Unternehmen und Freelancer unverzichtbar. Es spart Zeit, reduziert Fehler und hilft Ihnen deshalb, professionell aufzutreten. Bei der Auswahl des richtigen Tools ist es wichtig auf Benutzerfreundlichkeit und die Integrationsfähigkeit mit Office 365 zu achten. Mit dem richtigen Rechnungstool können Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: Ihr Geschäft erfolgreich zu führen.

Hier gibt es das Rechnung-Tool als direkten Download.

Wenn es darum geht, welche Software ein Unternehmen benötigt, kommen Sie an Microsoft Office nicht vorbei. Obwohl Microsoft Office keine spezielle Verwaltungssoftware für Unternehmen ist, sondern vielmehr eine Sammlung von Anwendungen für das Büro, sind diese enorm wichtig als auch nützlich.

Diese Anwendungen unterstützen Sie bereits bei den täglichen Büroarbeiten. Hierzu gehören das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten, Tabellen und die Verwaltung von E-Mails und Terminen. Microsoft Office bildet somit bereits einen wichtigen Bestandteil der Verwaltung im Unternehmen ab.

Verwaltungssoftware für kleine Unternehmen – mit den richtigen Tools Aufgaben schneller erledigen

Somit ist mit dem Office Paket bereits einen großer Teil der Bedürfnisse eines kleinen Unternehmens abgedeckt. Um auch weitere Aspekte – die eine Verwaltungssoftware für Unternehmen bietet abzudecken, benötigen folglich Sie eine Erweiterung.

So erweitern Sie Ihr Office zur Verwaltungssoftware

In Verbindung mit Office wirkt z.B. die CRM Verwaltungssoftware von SuccessControl CRM wie ein übergeordnetes Kontrollcenter. Dadurch werden alle Daten in Verbindung gesetzt. Somit stehen Ihnen auch die Funktionen zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, Projektverwaltung und Marketing zur Verfügung.

Zu den Vorteilen gehören:

• Kundenmanagement: Verwaltung und Nachverfolgung von Kundeninteraktionen und -daten.
• Rechnungsstellung: Erstellung und Versendung von Rechnungen, Verwaltung von Forderungen.
• Marketingkampagnen: Planung und Durchführung von Werbemaßnahmen.
• Dokumentenspeicherung: Zentrale Speicherung und Verwaltung von Unternehmensdokumenten.

Finanzbuchhaltung und Gehaltsabrechnungen

Ein weiterer Punkt den es jetzt noch abzudecken gilt, ist die Finanzbuchhaltung und Gehaltsabrechnung. Hier empfiehlt es sich die bewährte DATEV-Verwaltungssoftware für sowohl kleine als auch große Unternehmen zu verwenden. Damit sind dann auch folgende Bereiche bestens organisiert:

• Finanzbuchführung: Lösung für die Finanzbuchhaltung, die es Unternehmen und Steuerberatern ermöglicht, Finanzdaten effizient zu erfassen, zu verarbeiten und zu analysieren.
• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Unternehmen und Steuerberater können Lohn- und Gehaltsabrechnungen durchführen, als auch Beiträge berechnen und Meldungen an die Behörden machen.
• Steuerberechnung und -erklärung: Erstellung und Verwaltung von Steuererklärungen für verschiedene Steuerarten, einschließlich Körperschaftsteuer und Umsatzsteuer.

Fazit

Mit der richtigen Verwaltungssoftware für Unternehmen werden eine Vielzahl von Aufgaben effizienter und schneller erledigt. Die Produktivität und Genauigkeit der betrieblichen Abläufe sind somit verbessert. Dies führt zu Zeit- und Kosteneinsparungen und ermöglicht, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.

Links

• CRM Rechnungsprogramm
• Microsoft 365 für Unternehmen
• DATEV Unternehmen Online

Ein gut formulierter Angebotstext baut nicht nur Vertrauen bei Ihrem Kunden auf, sondern trägt ebenso dazu bei, einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Für den perfekten Einleitungs- und Schlusstext haben wir folgende Formulierungs-Muster für Sie zusammengestellt.

Einleitungstext für den Anfang eines Angebots

Ein guter Einleitungstext für ein Angebot sollte immer mit einer persönlichen Begrüßung beginnen. Deswegen im folgenden vier Beispiele als Muster:

1. Begrüßung: Beginnen Sie mit einer freundlichen Begrüßung wie: „Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],“
2. Formale Einleitung: „… vielen Dank für Ihre Anfrage und das damit verbundene Interesse an unseren Produkten. Gerne unterbreiten wir Ihnen unser Angebot und hoffen, dass es Ihren Erwartungen entspricht.“
3. Freundliche Einleitung: „… vielen Dank für Ihre Anfrage. Wir freuen uns, Ihnen unser maßgeschneidertes Angebot präsentieren zu dürfen. Wir sind überzeugt, dass unsere Dienstleistungen genau das Richtige für Ihre Bedürfnisse sind.“
4. Kurz und prägnante Einleitung: „… anbei erhalten Sie unser Angebot zu Ihrer Anfrage. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen zusammenzuarbeiten.“

Anfrage Referenz des Kunden im Einleitungstext des Angebotes angeben

Hat Ihr Kunde für seine Angebotsanfrage eine Referenz vergeben, muss diese unbedingt im Angebotstext aufgeführt sein. Diese Referenz hilft sowohl dem Kunden als auch Ihnen, die Anfrage klar zuzuordnen.

• Erstens – die vorgegebene Kunden-Referenz: „… bitte unterbreiten Sie uns ein Angebot zur Büroausstattung unserer Zweigstelle in Hamburg .“
• Zweitens – die Bezugnahme auf Referenz: „… herzlichen Dank für Ihre Anfrage zur Büroausstattung Ihrer Zweigstelle in Hamburg . Anbei finden Sie unser Angebot, das perfekt auf die Bedürfnisse der Zweigstelle Hamburg zugeschnitten ist.“

Schlusstext am Ende eines Angebotes:

Auf jeden Fall muss am Ende eines Angebotes eine konkrete eine Handlungsaufforderung formuliert sein. Dies ist wichtig, da Sie hiermit nicht nur den letzten Eindruck hinterlassen sondern auch damit den Kunden zur Kontaktaufnahme leiten. Im folgenden vier Beispiele für Abschlusssätze die Sie im Angebotstext verwenden können:

1. „Wir hoffen, dass unser Angebot Ihren Vorstellungen entspricht und freuen uns auf eine Zusammenarbeit. Sollten Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.“
2. „Wir sind überzeugt, dass unser Angebot Ihre Erwartungen erfüllt und freuen uns darauf, bald von Ihnen zu hören. Bei Rückfragen stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit zur Verfügung.“
3. „Vielen Dank für Ihr Vertrauen in unser Unternehmen. Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung und stehen für Fragen jederzeit gerne zur Verfügung.“
4. „Wir danken Ihnen für das Interesse und freuen uns auf Ihre Rückmeldung.“

Fazit

Mit diesen Formulierungstipps haben Sie stets den passenden Angebotstext parat. Gleichzeitig hinterlassen Sie einen positiven und nachhaltigen Eindruck bei Ihren Kunden.

Weiterführende Links

• Angebot erstellen – so gelingt es
• Formulierungen für Rechnungstexte

Ein gutes Angebot für eine Kundenanfrage muss klar und präzise sein. Auf jeden Fall muss es alle relevanten Informationen enthalten, um den Kunden von Ihrem Produkt bzw. Dienstleistung zu überzeugen. Im folgenden eine Schritt für Schritt Anleitung, wie Sie ein gutes Angebot erstellen:

1. Name und Adresse des Kunden:

Erstellen Sie ein Angebot, geben Sie zuerst die Adresse des Kunde ein, an das sich das Angebot richtet. Des weiteren gehört eine Angebotsnummer nebst Datum auf das Angebot.

2. Einleitung:

Beginnen Sie immer mit einer freundlichen Anrede. Wenn möglich, verwenden Sie den Namen des Ansprechpartners. Beispiel: „Sehr geehrter Herr Fritz,“

3. Dank und Bezugnahme zur Anfrage:

Bedanken Sie sich für die Anfrage des Kunden und nennen überdies den Grund des Schreibens. Beispiel: „Vielen Dank für Ihre Anfrage bezüglich unserer Flachdach Gartenhäuser.“

Überblick über das Angebot:

Wenn Sie ein Angebot erstellen, wiederholen Sie kurz die Anforderungen des Kunden. Somit zeigen Sie, dass Sie seine Bedürfnisse verstanden haben. Beispiel: „Wie gewünscht, bieten wir Ihnen die Lieferung eines Gartenhauses in Holz mit komplett Montage an.“

4. Detaillierte Beschreibung der Leistungen:

Listen Sie die Dienstleistungen als auch Produkte auf. Seien Sie dabei so detailliert wie nötig. Dadurch weiß der Kunde genau, was er erhält.
Beispiel:
Pos. 1: „Holz Gartenhaus Sylt – 28 mm Blockbohlen inkl. Dachschindeln, Grundfläche 10 qm, Farbe Nordic Grau“
Pos. 2: „Bodenplatte mit Betonfundament Frostsicher 20 cm

Preisangaben Kostenübersicht:

Geben Sie für jede Position Preis und Menge an. Gerade, wenn Sie häufig ein Angebot erstellen, kann Sie hierbei eine Software bei der Berechnung entlasten.

5. Zeitplan:

Geben Sie an, wie lange die Durchführung der einzelnen Leistungen dauern wird und wann mit der Fertigstellung zu rechnen ist.
Beispiel: „Fertigstellung 6 Wochen nach Auftragsvergabe.“

6. Bedingungen und Konditionen:

Erklären Sie die Zahlungskonditionen, wie z.B. Vorauszahlungen oder Zahlungsfristen, und wie lange das Angebot gültig ist.
Beispiel: „50% der Gesamtsumme sind bei Vertragsabschluss fällig, die restlichen 50% nach Fertigstellung des Projekts. Dieses Angebot ist bis zum 30. Juni 2024 gültig.“

7. Besondere Hinweise und Vorteile:

Wenn Sie ein Angebot erstellen, heben Sie besondere Vorteile hervor, die für den Kunden wertvoll sind.
Beispiel: „Alle Leistungen mit 3 Jahre Garantie.“

8. Abschluss:

Laden Sie den Kunden ein, sich bei weiteren Fragen oder zur Annahme des Angebots zu melden.
Beispiel: „Bei Fragen als auch zur Annahme dieses Angebots stehe ich Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung. Sie erreichen mich unter 012-345678 oder mail@mail.de.“

Zuletzt schließen Sie das Angebot mit einer freundlichen Grußformel und Ihrer Unterschrift ab.
Beispiel: „Mit freundlichen Grüßen, Mario Müller Muster GmbH“

Anbei ein fertig erstelltes Angebot als Muster

Weiterführende Links

• Formulierungen für Angebotstexte