Abschlagsrechnung und Schlussrechnung – so einfach geht’s

Zweck einer Abschlagsrechnung bzw. Teilrechnung

Abschlagsrechnungen bzw. Teilrechnungen werden meistens bei größeren Aufträgen – die sich bspw. über einen längeren Zeitraum erstrecken – erstellt. Die endgültige Auftragssumme wird dann mit der Schlussrechnung (auch Endrechnung genannt) bei  Fertigstellung abgerechnet.

Bild A: Muster einer Auftragsbestätigung. Hier soll die Zahlung in 3 Stufen über Abschlagsrechnung und Schlussrechnung erfolgen.

Der Vorteil von Abschlagsrechnungen für Sie als Unternehmer ist, dass Sie entsprechend Ihrer Leistungen bzw. gelieferten Materialien bereits im Zeitraum der Ausführung oder vorab einen Teilbetrag berechnen. Ihre Liquidität wird somit erhöht.

Aufbau einer Abschlags- bzw. Teilrechnung

Eine Abschlags- / Teilrechnung ist grundsätzlich aufgebaut wie eine ganz normale Rechnung. Lediglich bis auf die Bezeichnung „Abschlagsrechnung“ oder „Teilrechnung“.

Der Übersichtshalber empfiehlt es sich auf den Abschlagsrechnungen zu vermerken, um den wievielten Abschlag es sich handelt, also 1. Abschlagsrechnung, 2. Abschlagsrechnung usw..
In der Schluss- bzw. Endrechnung (der Begriff ist frei wählbar) werden dann alle Abschlags- / Teilrechnungen  von der Gesamtauftragssumme abgezogen.

Erstellen von Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung

Im Rechnungsprogramm von SuccessControl hilft Ihnen der integrierte Assistent beim Schreiben von Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen. Dieser kümmert sich um die korrekte Auflistung der vorhergehenden Abschlags- bzw. Teilrechnungen.

Die Vorgehensweise ist dabei ganz einfach:

  1. Erstellen Sie die erste Abschlagsrechnung (genauso wie eine normale Rechnung, nur als Belegart „Abschlagsrechnung“ wählen)
    In dieser Abschlagsrechnung führen Sie nur eine Position auf (unabhängig davon wie viel Positionen Ihr Angebot bzw. Ihre Auftragsbestätigung hat). Diese eine Position benennen Sie beispielsweise “Abschlagszahlung 20 % der Auftragssumme”, und geben als Preis – hier im Beispiel – 20 % der Auftragssumme ein.

    Muster der ersten Abschlagsrechnung

    Bild B: Die erste Abschlagsrechnung

  2. Erstellen Sie die zweite Abschlagsrechnung (dritte, vierte etc.)
    In dieser Abschlagsrechnung führen Sie ebenfalls nur eine Position auf (unabhängig davon wie viel Positionen Ihr Angebot bzw. Ihre Auftragsbestätigung hat). Diese eine Position benennen Sie beispielsweise “Abschlagszahlung 30 % der Auftragssumme”, und geben als Preis – hier im Beispiel – 30 % der Auftragssumme ein.

    Muster der zweiten Abschlagsrechnung

    Bild C: Muster der zweiten Abschlagsrechnung

  3. Erstellen Sie dann die Schlussrechnung. Die Schlussrechnung erstellen Sie am besten als Folgebeleg aus der Auftragsbestätigung. In dieser sind dann alle Positionen aufgelistet (genauso wie eine normale Rechnung, nur als Belegart „Schlussrechnung“ wählen)  – und wählen Sie dann unter 3. Schlussrechnungs-Angaben die vorhergehenden Abschlagsrechnungen aus
  4. Fertig

Die Beispiele von Auftragsbestätigung über Abschlagsrechnung bis zur Schlussrechnung können Sie hier als PDF Beispiel downloaden.

 


Tipp: Im Programm erscheint nach der Belegartauswahl „Schlussrechnung“ die Registerkarte Schlussrechnungs-Angaben:

 

Abschlagsrechnung und Schlussrechnung

Über die Funktion „Abschlagsrechnungen jetzt auswählen“ selektieren Sie bei einer Schlussrechnung ganz einfach die betreffenden Abschlagsrechnungen.


Trick:

Falls in Ihrem Gewerbe eine Gewährleistungsbürgschaft üblich ist, können Sie die Zahlungsbedingungen wie folgt im Setup hinterlegen. Somit werden die Beträge
(hier 5 % im Beispiel) bei der Rechnungsstellung automatisch berechnet.

Bitte zahlen Sie wie folgt:

Auftragssumme:#Rechnungsbetrag# abzgl. 5 % Gewährleistungsbürgschaft 
(der Abrechnungssumme von #Rechnungsbetrag#) entspricht #Skontobetrag#
 = verbleibender zu zahlender Betrag #Endbetrag# sofort.

Die Gewährleistungsbürgschaft in Höhe von #Skontobetrag# ist 
unaufgefordert zahlbar bis #Fälligkeitsdatum#


Wir erbitten Ihre Zahlung sofort ohne Abzug auf folgendes Konto: