Die elektronische Rechnung wird Pflicht in 2025 für Unternehmen im B2B (Business to Business Bereich).

Mit SuccessControl CRM sind Sie für die kommende Pflicht sogenannte E-Rechnungen zu erstellen bestens gerüstet. Die XRechnung steht mit einem Klick als rein maschinenlesbares Format in der e Rechnung Software zur Verfügung.

Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung liegt in einem digitalen XML Format vor, die eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Im Gegensatz zu einer Papierrechnung werden E-Rechnungen nur elektronisch bspw. per E-Mail übermittelt.

Wer ist von der E-Rechnung Pflicht betroffen?

Betroffen sind Unternehmen mit Sitz in Deutschland die mit anderen Unternehmen in Deutschland Geschäfte tätigen.

Was gilt ab wann?

1. Empfangen von E-Rechnungen ab 01.01.2025 Pflicht

• Ab 01.01.2025 müssen o.g. Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
  Alle Unternehmen die ihre Finanzbuchhaltung mit DATEV und Steuerberater erledigen lassen, brauchen sich daher keine Gedanken zu machen.

2. Versenden von E-Rechnungen erst ab 01.01.2027 Pflicht

• Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen – sofern der Umsatz größer als 800.000,– € ist, E-Rechnungen versenden können.
• Ab 01.01.2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden können.

Wie wird eine E-Rechnung erstellt?

Zum erstellen einer E-Rechnung genügt künftig ein Klick auf das Optionsfeld „XRechnung“. Um den Rest kümmert sich dabei das Rechnungsprogramm mit der E-Rechnung Funktion von SuccessControl wie von selbst. Alle Abläufe wie der E-Mail Versand der elektronischen Rechnung bleiben weiterhin so einfach wie gewohnt.
Eine Anleitung wie Sie eine E-Rechnung erstellen finden Sie hier.

Weiterführende Links zur E-Rechnung Pflicht 2025:

• IHK Stuttgart: Obligatorische eRechnungen für inländische B2B-Umsätze ab 2025
• AUREN Consulting: E-Rechnung für Unternehmen ab 01.01.2025
• E-Rechnung Software – XRechnung einfach erstellen

Heutzutage kann man wiederkehrende Aufgaben, wie sie in der Buchhaltung vorkommen, leicht automatisieren, wenn man die richtigen Werkzeuge verwendet.

Als Beispiel wollen wir hier die Übergabe von Ausgangsrechnungen an den Steuerberater betrachten.

Pendelordner

Gebräuchlich ist hier in vielen Fällen immer noch die Übergabe von Papierkopien der Belege im sogenannten Pendelordner zum Steuerbüro. Je nach Geschäftszweig hat diese Methode zweifelsfrei auch berechtigte Vorteile. Allerdings ist es doch etwas Mühsam den guten alten Leitz Ordner von A nach B zu transportieren.

DATEV Export

Eleganter ist es, erzeugte Ausgangsrechnungen bei Abschluss des Monats per DATEV Export an das Steuerbüro zu übertragen. Hierbei werden die Ausgangsrechnungen durch das Rechnungsprogramm von SuccessControl als einzelne PDF-Dateien für die Periode gesammelt, und dann beispielsweise per Mail oder direkten Upload an DATEV Unternehmen online übergeben. Dies spart nicht nur Zeit sondern auch noch wertvolle Papierressourcen.

DATEV Upload Mail

Aber es gibt noch eine weitere Methode der Datenübertragung von Ausgangsrechnungen, die selbst oben genannten Schritt einem abnehmen kann. Da mittlerweile in vielen Betrieben Rechnungen fast ausschließlich per E-Mail versendet werden, bietet DATEV Unternehmen Online in Interaktion mit dem Rechnungsprogramm von SuccessControl eine weitere clevere Methode namens DATEV Upload Mail.

Das Prinzip die Buchhaltung ganz ohne weiteres Zutun des Anwenders zu automatisieren ist dabei ganz einfach. Beim versenden einer Rechnung per E-Mail an den Rechnungsempfänger, wird diese durch SuccessControl in BCC automatisch an das DATEV Upload Mail Konto mit gesendet und in DATEV Unternehmen online verarbeitet.

BCC kurz erklärt: BCC steht für „Blind Carbon Copy“ und ist eine Funktion in E-Mails, die es ermöglicht, eine Kopie der Nachricht an Empfänger zu senden, ohne dass die anderen Empfänger wissen, wer diese Kopie erhalten hat.

So geht die Einrichtung von DATEV Upload Mail

Im ersten Schritt legen Sie (beziehungsweise Ihr Steuerberater) in DATEV ein Upload Mail Konto für Ihre Ausgangsrechnungen an. Sie erhalten dann eine spezielle DATEV-Ziel-E-Mail-Adresse für den Belegtyp Ausgangsrechnungen, welche Sie in SuccessControl im Setup > Setup Auftragsmodul > DATEV Vorgaben > DATEV Upload Mail eintragen. SuccessControl sendet nun Ausgangsrechnungen automatisch in BCC an DATEV Unternehmen online.

Fazit

In der modernen Buchhaltung lassen sich wiederkehrende Aufgaben, wie die Übergabe von Ausgangsrechnungen an den Steuerberater leicht automatisieren. Traditionelle Methoden wie die Verwendung von Papier-Pendelordnern zeigen zwar in bestimmten Branchen Vorteile, sind jedoch umständlich. Stattdessen bietet der DATEV Export eine effizientere Möglichkeit, Ausgangsrechnungen am Monatsende zu übertragen. Eine noch cleverere Option ist die DATEV Upload Mail, die in Unternehmen verwendet werden kann, in denen Rechnungen hauptsächlich per E-Mail versendet werden. Diese Methode ermöglicht die automatische Übertragung von Rechnungen an das DATEV Upload Mail Konto, was Zeit spart und Papierressourcen schont.

Links zum Thema

• Einrichten von DATEV Upload Mail – Digitale Belege per E-Mail senden
• Youtube Video: Belege per E-Mail an Unternehmen online schicken – Einrichtung von DATEV Upload Mail
• Buchhaltung einfacher & schneller erledigen: DATEV-Schnittstelle

Verspätete oder ausbleibende Zahlungen sind im Geschäftsleben keine Seltenheit. Unternehmen jeder Größe und Branche können mit Situationen konfrontiert werden, in denen Kunden ihre Rechnungen nicht begleichen. Dies führt nicht nur zu finanziellen Engpässen, sondern auch zu rechtlichen und betriebswirtschaftlichen Herausforderungen. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, die eigenen Rechte und Pflichten zu kennen und über geeignete Lösungsstrategien zu verfügen.

Rechte und Pflichten des Unternehmers bei Zahlungsverzug

In der heutigen Geschäftswelt ist Zahlungsverzug ein häufiges Problem, mit dem sich Unternehmer konfrontiert sehen. Zahlungsverzug liegt vor, wenn eine fällige Zahlung nicht oder nicht vollständig innerhalb der vereinbarten Frist geleistet wird.

In diesem Fall ist es wichtig, die Rechte und Pflichten des Unternehmers genau zu kennen, um rechtliche und finanzielle Fallstricke zu vermeiden und die Situation richtig zu handhaben.

Ein klassisches Beispiel für ein Recht des Unternehmers bei Zahlungsverzug ist das Recht auf Verzugszinsen. In vielen Rechtssystemen können Unternehmer je nach den vertraglichen oder gesetzlichen Bestimmungen Zinsen auf ausstehende Beträge verlangen.

Häufig wird ein gesetzlicher Zinssatz als Richtschnur vorgegeben, aber auch individuelle vertragliche Regelungen sind möglich. Eine Verpflichtung kann jedoch darin bestehen, den Schuldner schriftlich auf den Zahlungsverzug hinzuweisen, bevor weitere rechtliche Schritte eingeleitet werden.

Für den rechtlichen Umgang mit Zahlungsverzug ist insbesondere der Ablauf eines Mahnverfahrens relevant. Ein Mahnverfahren ist ein gerichtliches Verfahren, das die Durchsetzung einer Forderung ohne ein vollständiges Gerichtsverfahren ermöglicht.

Es beginnt in der Regel mit einer Mahnung, in welcher der Schuldner aufgefordert wird, den ausstehenden Betrag zu begleichen. Reagiert der Schuldner auf diese Mahnung nicht, kann ein gerichtlicher Mahnbescheid beantragt werden.

Reagiert der Schuldner auch darauf nicht, kann ein Vollstreckungsbescheid beantragt werden, der zur Zwangsvollstreckung führen kann.

Als konkretes Beispiel kann ein Handwerksbetrieb genannt werden, der eine Leistung erbracht hat und trotz mehrfacher Mahnung keine Zahlung vom Auftraggeber erhält.

In diesem Fall kann der Handwerksbetrieb ein Mahnverfahren einleiten, um seine Forderung gerichtlich durchzusetzen. Dabei ist es wichtig, alle Schritte sorgfältig und fristgerecht einzuhalten, um Rechtsnachteile zu vermeiden.

Wie kann die Zahlungsbereitschaft des Kunden erhöht werden?

Die Zahlungsbereitschaft der Kunden ist ein zentraler Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Eine hohe Zahlungsbereitschaft reduziert das Risiko von Zahlungsverzögerungen oder -ausfällen und fördert einen reibungslosen Cashflow.

Dabei spielen sowohl psychologische als auch praktische Aspekte eine Rolle. Es ist nicht nur wichtig, dass Kunden das angebotene Produkt oder die Dienstleistung als wertvoll empfinden, sondern auch, dass der Bezahlvorgang einfach und unkompliziert gestaltet ist.

Ein prominentes Beispiel für die Steigerung der Zahlungsbereitschaft durch Optimierung des Bezahlvorgangs ist das Unternehmen Amazon mit seiner „1-Click-Bestellung“.

Durch diesen Mechanismus wurde der Bezahlvorgang auf ein Minimum reduziert, wodurch Hürden und mögliche Zweifel des Kunden beim finalen Kaufakt minimiert wurden.

Doch nicht nur große Unternehmen profitieren von solchen Mechanismen. Kleinere Online-Händler haben beispielsweise durch die Integration verschiedener Zahlungsmethoden wie PayPal oder Sofortüberweisung den Bezahlvorgang vereinfacht und damit die Hemmschwelle für den Kaufakt gesenkt.

Ferner kann Transparenz über Preise, Lieferbedingungen und Rückgaberechte das Vertrauen des Kunden stärken und somit die Zahlungsbereitschaft erhöhen. Die schnelle und unkomplizierte Abwicklung solcher Zahlungen erhöht die Zufriedenheit und fördert zukünftige Geschäftsbeziehungen.

Ein einfaches und vor allem auch leicht verständliches Rechnungsprogramm ist die beste Lösung, um das Rechnungswesen zu optimieren. Es gibt Ihnen Zeit den Fokus auf das Kerngeschäft zu legen.

In der heutigen Geschäftswelt ist Effizienz der Schlüssel zum Erfolg. Jedoch ist für viele Kleinunternehmen und Selbstständige die Verwaltung von Rechnungen immer noch eine zeitraubende Aufgabe. Ein einfaches und vor allem unkompliziertes Rechnungsprogramm bietet sich hier als die Lösung an.

Warum ein einfaches Rechnungsprogramm verwenden?

Selbstständige und Kleinunternehmer stehen oft vor der Herausforderung, ihr Geschäft alleine oder mit begrenzten Ressourcen zu führen. Auch in dieser Situation ist es wichtig, effektiv und effizient zu arbeiten. Ein intuitives Rechnungsprogramm – welches zudem unkompliziert im Gebrauch ist – hilft Ihnen dabei, indem es die folgenden Vorteile bietet:

1. Zeitersparnis: Die manuelle Erstellung von Rechnungen und Kontrolle von Zahlungen kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Ein einfaches Rechnungstool automatisiert das Erstellen und Versenden von Rechnungen in wenigen Minuten.
2. Keine Fehler: Fehlerhafte Rechnungen können zu Problemen führen und auch noch Ihr Geschäftsergebnis beeinträchtigen. Ein einfaches Rechnungsprogramm hilft, menschliche Fehler zu minimieren, indem es automatische Berechnungen und Vorlagen bietet.
3. Tadellos: Gut gestaltete Rechnungen vermitteln Kompetenz und bilden Vertrauen gegenüber Ihren Kunden. Ein einfach gehaltenes Rechnungsprogramm ermöglicht es auch Ihnen, tadellose Rechnungen mit allen erforderlichen Angaben zuverlässig zu erstellen.
4. Einfach: Auch für Anfänger einfach zu nutzen. Zudem können Rechnungen und Angebote problemlos per E-Mail verschickt werden. Drucken und per Post senden ist auch möglich.

Was muss ein klar verständliches Rechnungsprogramm bieten?

Ein einfaches, klar verständliches Rechnungsprogramm muss richtigerweise die Bedürfnisse vor allem von Kleinunternehmen und Selbstständigen erfüllen. Hier sind die wichtigen Funktionen, die es bietet:

1. Die Oberfläche ist intuitiv und noch leicht verständlich, damit Sie schnell loslegen können.
2. Rechnungsvorlage: Das Programm bietet eine anpassbare Rechnungsvorlage. Hierdurch können Sie das Erscheinungsbild Ihrer Rechnungen ohne Probleme anpassen.
3. Berechnungen: Steuern, Rabatte und andere Berechnungen werden automatisch durchgeführt.
4. Historie: Sie können jederzeit auf Ihre Rechnungen zugreifen, um sie bspw. zu überprüfen oder erneut zu versenden.
5. Kundenverwaltung: Das Programm bietet die Möglichkeit, Kunden zu speichern und Kundenprofile anzulegen.
6. Mahnungen: Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen pünktlich beglichen werden, sind auch noch Mahnungen schnell und einfach erstellt.
7. Berichte: Auch ein einfaches Rechnungsprogramm bietet Ihnen sowohl einen perfekten Überblick über Umsätze.

Ist ein einfaches Rechnungsprogramm auf Dauer ausreichend?

Wenn Ihr Unternehmen wächst und noch komplexer wird, steigen ebenfalls auch die Anforderungen und Wünsche an die Rechnungserstellung.

Deswegen können Sie die Rechnungssoftware mit einem Klick vom Einfach auf den Experten-Modus umschalten. Dieser bietet Ihnen fortgeschrittene Funktionen. Dadurch ist sichergestellt, das die Software auch mit Ihrem Wachstum mithalten kann. Egal ob Sie eine oder hunderte Rechnungen pro Monat schreiben.

Fazit

Ein einfaches Rechnungsprogramm kann die Verwaltung Ihrer Geschäftstätigkeit erheblich erleichtern. Es spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt auch noch für ein kompetentes Auftreten Ihren Kunden gegenüber. Ferner bietet es alle erforderlichen Funktionen und kann einfach in Ihre Arbeitsweise integriert werden. Somit können Sie sich voll und ganz auf das Wachstum Ihres Geschäfts konzentrieren.

Jetzt das Programm kostenlos in der Vollversion testen.

Eine Rechnung erfüllt vielfältige Aufgaben: Sie schließt in der Regel eine geschäftliche Transaktion ab, fasst gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen zusammen, bildet die formale Grundlage des wirtschaftlichen Erfolgs eines Unternehmens und dient beiden Seiten, Absender und Empfänger, als Nachweis, zum Beispiel gegenüber Finanzbehörden.

Gleichzeitig ist die Rechnung eine Visitenkarte. Entsprechend viel Sorgfalt verdient das Rechnungsdokument bei seiner Erstellung. Trotzdem gilt für Rechnungen, was für jedes Dokument in der Kundenkommunikation gilt: Fehler sollten nach Möglichkeit vermieden werden, lassen sich aber leider niemals vollständig ausschließen.
Als rechtsverbindliches Dokument unterliegt die Rechnung inhaltlich klar geregelten Vorschriften. Bereits vermeintlich kleine Fehler können deshalb schwere Folgen nach sich ziehen und insgesamt die Gültigkeit des Dokuments in Frage stellen. Auf jeden Fall sorgen Fehler in einer Rechnung für Absender und Empfänger für Unannehmlichkeiten.

Fehler ist nicht gleich Fehler

Ein Fehler in Orthografie oder Interpunktion ist sicherlich kein Beweis für Sorgfalt bei der Rechnungserstellung, wird aber in den meisten Fällen kaum auffallen und hat in aller Regel auch keine Auswirkungen auf die formale Gültigkeit einer Rechnung. Fehler in einer Rechnung sind hingegen immer dann ein Risiko, wenn sie die Pflichtangaben betreffen. Welche Informationen eine Rechnung fehlerfrei enthalten muss, bestimmt das Umsatzsteuergesetz (UStG) in § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5:

• Der vollständige Name und die Anschrift des Absenders und des Empfängers
• Die Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Absenders
• Das Rechnungsdatum
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Nachvollziehbare Angaben zu gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen
• Den Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistungserbringung
• Die nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Entgelte
• Vereinbarte Entgeltminderungen (z.B. Rabatte)
• Das Entgelt, den gültigen Steuersatz, den Steuerbetrag (alternativ ein Hinweis auf Steuerbefreiung, z.B. bei Anwendung der Kleingewerberegelung)
• Falls erforderlich ein Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers (z.B. im Zusammenhang mit Bauleistungen)

Die genannten Angaben sind für alle Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag von mehr als 250 Euro brutto verpflichtend. Bei geringeren Beträgen gilt eine Erleichterung für Kleinbetragsrechnungen.

Fehler korrigieren – schnelles Handeln reduziert den Aufwand

Oftmals wird der Fehler in einer Rechnung ihrem Absender selbst schnell bewusst. Offenbart ein erneuter Blick auf das Dokument, kurz nachdem es versandt wurde, dass bei einer der genannten Pflichtangaben ein Fehler unterlaufen ist, kann eine schnelle Reaktion Schlimmeres verhüten. So lange eine fehlerhafte Rechnung vom Empfänger noch nicht verbucht oder sogar bezahlt wurde, kann sie unkompliziert durch ein korrigiertes Dokument ersetzt werden, ohne dass hierbei besondere Vorschriften zu beachten sind. Bei dieser Form der Rechnungskorrektur ist es nicht zwingend erforderlich, eine neue Rechnungsnummer zu verwenden. Besteht der Empfänger jedoch zur eigenen Sicherheit hierauf, liefert ein einfaches Berichtigungsdokument mit neuer und Verweis auf die Originalrechnungsnummer alle erforderlichen Informationen.

Alles auf Anfang – Stornorechnung und Korrekturrechnung

Haben Sie das kurze Zeitfenster für eine unkomplizierte Korrektur verpasst, wurde die Rechnung vom Kunden eingebucht oder haben Sie den vielleicht fehlerhaften Rechnungsbetrag bereits erhalten, führt kein Weg an einer umfassenden Rechnungskorrektur vorbei. Das bedeutet, Sie müssen die fehlerhafte Rechnung stornieren, damit der Empfänger die Buchung auf seiner Seite rückgängig machen kann und sie anschließend durch eine korrigierte, neue Rechnung ersetzen.

In einer Stornorechnung werden die bereits gebuchten Positionen erneut aufgeführt, jedoch als Negativbeträge dem Kunden gutgeschrieben. Damit erhält der Empfänger der fehlerhaften Rechnung (zumindest formal) den gebuchten Betrag erstattet, gleicht sein Konto damit aus und macht die Rechnung buchhalterisch ungeschehen. Wurde die Rechnung bereits bezahlt, müssten Sie nun eigentlich den Rechnungsbetrag zurücküberweisen. Soll die Rechnung jedoch nicht vollständig storniert, sondern in erster Linie korrigiert werden, ist dies nicht zwingend erforderlich. Stattdessen erstellen Sie eine neue Rechnung als Korrekturrechnung. Unterscheiden sich Originalrechnung und Korrekturrechnung im Rechnungsbetrag, wird der Differenzbetrag anschließend tatsächlich ausgeglichen.

Oberstes Gebot der Rechnungskorrektur: Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Muss eine fehlerhafte Rechnung korrigiert werden, entstehen, wie beschrieben, einiger Aufwand und zusätzliche Korrespondenz. Damit Ihre und die Buchhaltung Ihres Kunden und nicht zuletzt kritische Steuerbehörden den gesamten Vorgang unmissverständlich nachvollziehen können, sind Sorgfalt und Nachvollziehbarkeit unverzichtbar. Eine besondere Herausforderung ergibt sich hierbei aus der Vorschrift, dass bei der Rechnungskorrektur jedes Rechnungsdokument – Originalrechnung, Stornorechnung und Korrekturrechnung – eine eigene, einmalige Rechnungsnummer besitzen muss. Die Stornorechnung muss unmissverständlich auf die Originalrechnung verweisen. Dies geschieht durch Nennung der Originalrechnungsnummer sowie des ursprünglichen Rechnungsdatums. In der anschließenden Korrekturrechnung muss sowohl die Originalrechnung als auch die Stornorechnung genannt werden. Ziel der Übung ist es, den Prozess der Rechnungskorrektur langfristig, auch für Außenstehende, nachvollziehbar zu gestalten.

Vermeiden Sie Fehler, anstatt sie zu korrigieren!

Eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren, erzeugt einigen Aufwand. Administrative Aufgaben gehören generell, gerade für kleine mittelständische Unternehmen und Solo-Selbständige eher zur lästigen Pflicht. Sie sind Zeitfresser, die von der eigentlichen umsatzrelevanten Arbeit abhalten und oft einfach nicht zu den Kernkompetenzen zählen. Aus diesem Grund und nicht zuletzt auch um der Kundenbeziehung durch Mehrarbeit für den Empfänger einer fehlerhaften Rechnung zu vermeiden, sollte die Rechnungskorrektur nach Möglichkeit eine absolute Ausnahmeerscheinung bleiben. Um dies zu gewährleisten, ist Sorgfalt bei der Rechnungserstellung das beste Mittel.

Glücklicherweise kann die richtige Software Ihnen weite Teile der Arbeit zuverlässig abnehmen und Sie dabei unterstützen, Fehler zu vermeiden. Angefangen bei der zuverlässigen Stammdatenerfassung und Kundenverwaltung, bis hin zur automatisierten Rechnungserstellung unter Einbindung einer Artikelverwaltung bietet das Rechnungsprogramm SuccessControl CRM alle Funktionen einer effizienten Rechnungslösung auf Basis von Microsoft Office. So können zum Beispiel Übertragungs- oder Berechnungsfehler bei manueller Datenübernahme zuverlässig vermieden werden.

Kommt es trotz professioneller Unterstützung doch einmal zu einem Fehler, bietet SuccessControl CRM Funktionen für Gutschriften und Stornos, mit denen der Prozess der Rechnungskorrektur deutlich erleichtert wird und nachträglich leicht nachzuvollziehen ist.

Links zum Thema

• Formulierungen für Rechnungstexte
• Rechnung schreiben im Grundsatz erklärt

Egal ob Freiberufler, Solo-Selbständiger, Mittelständler oder Großkonzern, jedes Unternehmen verfolgt eine Gewinnerzielungsabsicht. Sie handeln Waren und Güter oder erbringen Dienstleistungen und stellen diese nach vereinbarungsgemäß fristgerechtem Abschluss ihrem Auftraggeber in Rechnung. Der so erzielte Umsatz bildet wiederum die Grundlage für den Fortbestand und die strategische Entwicklung des Unternehmens.

Ein Kreislauf also, bei dem wirtschaftlich viele kleine Zahnräder ineinandergreifen und sprichwörtlich die Maschine am Laufen halten. Zahlungsverzögerungen sind hier, um beim Bild zu bleiben, der unangenehme Sand im Getriebe. Zahlungserinnerung und Mahnung sind ein effektives Instrument, um Kunden an Außenstände zu erinnern und Ihrer Forderung, wenn nötig, Nachdruck zu verleihen.

Unbezahlte Rechnungen – besonders für KMU ein Problem

Gerade kleine Unternehmen können meist nicht auf umfangreiche finanzielle Rücklagen zurückgreifen. Gleichzeitig unterliegen sie selbst vielfältigen Zahlungsverpflichtungen: Büromieten, Kosten für Infrastruktur, Gehälter, erforderlicher Einkauf, Steuervorauszahlungen – die Liste der wiederkehrenden Verbindlichkeiten ist lang und die wenigsten Gläubiger sind nachsichtig, wenn Zahlungsverzug entsteht. Entsprechend sind auch KMU darauf angewiesen, dass ihre Kunden ihren Zahlungsverpflichtungen fristgerecht nachkommen. Leider ist dies nicht immer der Fall. Ein sorgfältiger Überblick über Fälligkeiten und ein systematisches Forderungsmanagement sind deshalb unverzichtbar. Dazu zählt auch der professionelle Umgang mit dem Thema Mahnungen.

Notwendiges Übel mit System

In erster Linie ist eine Mahnung eine schriftliche Erinnerung an eine ausstehende Zahlungsverpflichtung. Aus diesem Grund wählen viele Gläubiger zumindest bei ihrer ersten Mahnung auch die Bezeichnung „Zahlungserinnerung“. Gerade ein ansonsten ungetrübtes Kundenverhältnis möchte man nicht durch den Klang einer Drohung belasten, wenn doch die Möglichkeit besteht, dass der Kunde tatsächlich die Zahlung nur vergessen hat. Da es keine Vorschrift gibt, dass eine Mahnung auch als solche benannt werden muss, um wirksam zu sein, ist diese Entscheidung sicher vernünftig.

Insgesamt lässt der Gesetzgeber Ihnen großen Spielraum bei der Gestaltung einer Mahnung. Präzise Vorschriften, wie sie zu strukturieren ist, gibt es nicht:

„Als verzugsbegründende Mahnung genügt jede eindeutige und bestimmte Aufforderung, mit der der Gläubiger unzweideutig zum Ausdruck bringt, dass er die geschuldete Leistung verlangt.“ (Bundesgerichtshof, Amtlicher Leitsatz, NJW 1998, 2132)

Um dieser Definition gerecht zu werden, hat sich für die Mahnung die Struktur der Rechnung durchgesetzt. Das heißt, eine Mahnung oder Zahlungserinnerung enthält als grundlegende Informationen:

• Ihre Kontaktdaten inkl. Steuernummer und Bankverbindung
• Kontaktdaten des Schuldners
• Eine eindeutig erkennbare Charakterisierung als Zahlungsaufforderung
• Den Bezug zur Originalrechnung inkl. Rechnungsnummer und Datum
• Den Rechnungsbetrag ggf. zuzüglich Mahngebühren und Verzugszinsen
• Eine neue Zahlungsfrist

Auch Geduld hat Grenzen

Die Frage, die sich gerade Freiberufler, Solo-Selbständige und kleine Unternehmen oft stellen, ist die nach dem richtigen Zeitpunkt für die erste Mahnung. Natürlich will man aus genannten Gründen eine möglichst langfristige Kundenbeziehung nicht gefährden. Trotzdem gibt es keinen vernünftigen Grund, mit einer Zahlungsaufforderung länger zu warten als unbedingt nötig. Grundsätzlich können Sie die erste Mahnung umgehend nach Ablauf einer in Ihrer Rechnung genannten Zahlungsfrist versenden. Länger als eine Arbeitswoche sollten Sie im eigenen Interesse hier nicht zusätzlich vergehen lassen. Gleiches gilt für die zweite Mahnung, natürlich bezogen auf das in der ersten Zahlungserinnerung genannte neue Zahlungsziel, das ebenfalls nicht länger als 8 bis 10 Tage ausfallen sollte. Ob Sie wiederholt mahnen und vielleicht sogar eine dritte Mahnung versenden, ist Ihre individuelle Entscheidung. Sie sollten sich jedoch fragen, welchen Effekt eine dritte Mahnung haben kann, den die beiden vorausgehenden nicht erzielen konnten.

Entschädigung für Ihre Geduld – Mahngebühren und Verzugszinsen

Theoretisch können Sie bereits mit der ersten Mahnung Gebühren erheben. Diese beschränken sich jedoch auf tatsächlich entstandene Kosten für Papier und Porto, falls Sie Ihre Mahnungen auf dem Postweg versenden. Im B2C haben sich hier Pauschalen in Höhe von EUR 2,50 bis EUR 5,00 etabliert, wobei auch hier gilt, dass nur Materialkosten in Rechnung gestellt werden dürfen und diese nachvollziehbar sein müssen. Im B2B liegt diese Pauschale mit bis zu 40 Euro deutlich höher.

Darüber hinaus sind Sie berechtigt, den Ihnen durch Zahlungsverzug entstehenden Schaden in Form von Verzugszinsen in Rechnung zu stellen. Der erforderliche Verzug entsteht allerdings erst nach Ablauf der mit erster Mahnung neu gesetzten Frist oder, falls Sie vielleicht gar keine Mahnung versenden, 30 Tage nach Ablauf der ursprünglich in Ihrer Rechnung genannten Fälligkeit. Letzteres gilt jedoch nur im B2B; Verbraucher müssen ausdrücklich in der Rechnung auf die Folgen des Zahlungsverzugs hingewiesen oder aber gemahnt werden.

Die Höhe der Verzugszinsen regelt das BGB auf Grundlage des Basiszinses. Aktuell liegen sie im B2C bei 6,62 %, bei Geschäften mit Unternehmen (B2B) bei 10,62 % (Stand: Mai 2023)

SuccessControl CRM – Forderungsmanagement mit System

Auch das Forderungsmanagement gehört zum professionellen Geschäftsalltag und sollte als Prozess effizient organisiert werden. Dazu gehört nicht zuletzt, dass Sie ausstehende Forderungen im Auge behalten. Mit SuccessControl CRM erstellen Sie nicht nur Rechnungen für abgeschlossene Aufträge, Sie behalten auch stets den Überblick über den aktuellen Status in der Offene-Posten-Verwaltung. Genauso komfortabel schreiben Sie eine Mahnung für überfällige Zahlungen. In Kombination mit einem übersichtlichen Ampelsystem schöpfen Sie mit einem dreistufigen Mahnwesen alle internen Möglichkeiten aus, Ihrer Forderung, wenn es einmal nötig ist, Nachdruck zu verleihen.

Weiterführende Links

• Schnell und einfach eine Mahnung schreiben

Was ist der Unterschied zwischen Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer? Als Gewerbetreibender, Unternehmer oder Freiberufler brauchen Sie eine Steuernummer. Wenn Sie Leistungen innerhalb des Europäischen Binnenmarktes erbringen, benötigen Sie auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Steuernummer

Bei der Rechnungsstellung ist die Angabe der vom Finanzamt erteilten Steuernummer für Unternehmen und Selbstständige ausreichend. Dies aber nur, sofern Sie lediglich innerhalb des eigenen Landes Rechnungen erstellen. Die Steuernummer ist eine zehn- bis 13-stellen lange Zahl. Unternehmen beziehungsweise Existenzgründer beantragen und erhalten die Steuernummer bei dem für Ihren Firmensitz zuständigen Finanzamt. Alternativ können Sie statt der Steuernummer auch Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf Rechnungen angeben.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – kurz USt-IdNr.

Die USt-IdNr. ist eine eigenständige Nummer. Infolgedessen wird diese Unternehmen zusätzlich zur Steuernummer des Unternehmens vom BZSt – Bundeszentralamt für Steuern – erteilt.

Zweck: Kurz gesagt, Unternehmen die Lieferungen und Leistungen innerhalb des Europäischen Binnenmarktes erbringen oder erhalten, benötigen für die Abwicklung eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Die USt-IdNr ist dann beispielsweise bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung auf der Rechnung zu vermerken.

USt-ID ‎beantragen
Im Falle einer Firmenneugründung ist die Erteilung der Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer direkt beim zuständigen Finanzamt zu beantragen. Online-Formular des Bundeszentralamts für Steuern

Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer‎ auf Rechnungen angeben?

Wenn Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vorliegen haben, genügt es wenn Sie lediglich die Umsatzsteuer-ID auf Ihren Geschäftsbelegen angeben. Die Steuernummer brauchen Sie dann nicht extra aufzuführen.

Weiterführende Links zu Nummern

• Prüfung und Validierung der MwSt-Nummer auf Gültigkeit
• Angebotsnummer – Aufbau, Zweck und Verwendung
• Was ist eine gute Rechnungsnummer?
• Was ist eine gute Kundennummer?

Wenn beispielsweise ein deutsches Unternehmen an ein Unternehmen im EU-Ausland liefert, spricht man von einer innergemeinschaftlichen Lieferung. Daher wird in diesem Falle die Rechnung für diese innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei erstellt.

Demzufolge sind auf der Rechnung zusätzlich folgende Angaben erforderlich:

• Ust.-IdNr des Empfängers
• Ust.-IdNr des Rechnungserstellers
• Hinweis auf die Steuerbefreiung

Um diesen Anforderungen zu genügen, fügen Sie bei einer Rechnung für eine innergemeinschaftliche Lieferung folgenden Text ein:

Innergemeinschaftliche Lieferung
Unsere Ust.-IdNr.: #Fa_UmsatzsteuerIdentifikationsnummer#
Ihre Ust.-IdNr.: #Kunde_UmsatzsteuerIdentifikationsnummer#

Hinweis: Die Steuerschuld geht auf Sie gemäß dem 
"reverse-charge-Verfahren" als Leistungsempfänger über!

Tipp:
Den Text können Sie ebenso bequem in der Textbausteinverwaltung von SuccessControl hinterlegen und abrufen. Die Angaben zwischen den Raute # Zeichen werden dabei dann automatisch gefüllt.

Des weiteren hinterlegen Sie die Kunden Umsatzsteuer Identifikationsnummer am besten in den Kundenstammdaten. Ebenfalls setzen Sie auch hier noch die Option „Keine MwSt berechnen“.

Um die USt-ID-Nummer des ausländischen Kunden zu prüfen, genügt ein Doppelklick in das Feld UID-Nr. Sie erhalten dann direkt ein Prüfergebnis, ob die Nummer gültig ist.

Innergemeinschaftliche Lieferung Rechnung als Muster
Im folgenden zeigt das Bild eine Musterrechnung für eine innergemeinschaftliche Lieferung mit den erforderlichen Pflichtbestandteilen.

Weiterführende Links:

• Checkliste für Umsatzsteuerfreie Lieferungen – IHK Frankfurt
• Rechnungen mit und ohne Mehrwertsteuer
• Validierung von MwSt-Nummern / UmsatzsteuerIdentifikationsnummern
• Was ist der Unterschied zwischen Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
• Lese Tipp: Rechnungen per email verschicken

Was ist ein Rechnungsausgangsbuch?

Im Rechnungsausgangsbuch werden alle erstellten Rechnungen, Stornos und Gutschriften tabellarisch aufgelistet. Die Angaben enthalten die Kunden Anschrift, die Kundennummer, das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer sowie die Netto- und Bruttobeträge. Ferner wird auch das Fälligkeitsdatum und die entsprechenden Zahlungseingänge zu den einzelnen Rechnungen aufgeführt.

Besteht eine Pflicht?

Es besteht keine Pflicht ein Rechnungsausgangsbuch auszudrucken, da ein modernes Rechnungsprogramm diese Daten jederzeit per Knopfdruck zur Verfügung stellt.

In vielen Fällen ist es allerdings einfacher Rechnungsausgänge anhand einer Liste zu kontrollieren. Abgesehen davon ist es auch übersichtlicher erstellte Rechnungen beispielsweise in einer Ordnerablage aufgelistet zu haben.

Ebenfalls hat sich in der Praxis bewährt, das Ausgangsbuch als Excel-Liste neben den DATEV Listen mit an den Steuerberater zu übergeben. Dies ergibt einen schnellen Überblick und erleichtert die monatliche Buchhaltung.

Wie wird das Rechnungsausgangsbuch erstellt?

Die Ausgabe als Excel-Liste erfolgt in drei ganz einfachen Schritten. Zur Erstellung wählen Sie zuerst den Menüpunkt (1) „Verwaltung“, dann (2) „Ausgangsbuch-Übergabe für Steuerberater“. Hier noch den gewünschten Zeitraum eingeben und (3) Liste erstellen. Fertig.

Bild: Rechnungsausgangsbuch Muster als Excel

Was ist der richtige Zeitpunkt um das Ausgangsbuch zu erstellen?

Der beste Zeitpunkt ist, wenn Sie beispielsweise einen Monat oder ein Quartal abschließen. Somit haben Sie im Ablageordner für den betreffenden Zeitraum einen optimalen tabellarischen Überblick.

Wenn Sie Angebote und Rechnungen schreiben dient die Kundennummer – in der Buchhaltung auch Debitorennummer genannt – einer schnellen Zuordnung eines Kunden zum jeweiligen Vorgang.

Sinn und Zweck einer Kundennummer:

Überweist beispielsweise ein Kunde eine erhaltene Rechnung, ist anhand der Rechnungsnummer und der Kundennummer eine eindeutige Zuordnung gegeben.

Wie lang sollen Kunden-Nummern sein?

Eine gute Kundennummer ist fünfstellig und liegt im Zahlenbereich von 10.000 bis 69.999.

Der Grund: DATEV Buchhaltungssysteme geben genau diesen Bereich in der Regel für sogenannte Personenkonten – also Debitorennummern vor.

Wenn Sie sich als an diese Empfehlung halten, erleichtert dies erstens die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater und spart zweitens noch wertvolle Zeit.

Im Programm wird durch die Taste Kundennummer erstellen automatisch die nächste KD-Nummer vergeben. Die Vorgabe der Startnummer erstellen Sie im Setup unter Nummernkreise.

Gut zu wissen – was ist Debitor und Kreditor:

• Debitor – ist ein Schuldner, der Waren von einem Lieferanten auf Rechnung bezogen hat.
• Kreditor – ist ein Lieferant, der Waren an einen Empfänger auf Rechnung liefert.

Weiterführender Beitrag:

• Daten digital an den Steuerberater und DATEV übergeben