Als E-Mail Marketing-Tool sind Newsletter heute weit verbreitet und branchenübergreifend beliebt. Die Gründe hierfür sind nachvollziehbar: Mit geringem Aufwand und individuell ausgewählten Inhalten erreicht der Newsletter als Marketing Tool eine klar definierte Zielgruppe: Bestandskunden und Interessenten. Auch wenn das Format dem Absender größten Gestaltungsspielraum lässt, gilt es einiges zu beachten, damit der Newsletter sein Potenzial ausschöpft und die investierten Ressourcen rechtfertigt.

Newsletter sind keine Postwurfsendung – Rechtsgrundlage

Der beste Newsletter hat keinen Wert, wenn Sie niemanden haben, an den Sie ihn versenden können. Ihn einfach großzügig an x-beliebige Empfänger zu versenden, ist leider keine Option und aus wettbewerbsrechtlicher sowie aus Sicht des Datenschutzes untersagt. Anders ausgedrückt: Ihren Newsletter dürfen Sie nur an Personen versenden, die es erlaubt haben.

Die erforderliche Erlaubnis erfolgt heute überwiegend in Form eines Opt-In-Verfahrens. Neben der Möglichkeit, auf Ihrer Website ein Registrierungsformular anzubieten, genügt eine einfach Check-Box als Bestandteil des Check-Outs im Online-Shop, um Ihren Kunden die Registrierung für den Newsletter-Versand anzubieten. Auch wenn es juristisch nicht vorgeschrieben ist, hat sich das Double-Opt-In-Verfahren bewährt. Hierbei erhält ein zuvor registrierter Empfänger eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn dieser angeklickt wird, erfolgt die Aufnahme in die Verteilerliste. Dieses Verfahren dient vor allen Dingen Ihrer eigenen Absicherung, da es sich im Falle eines Falles zweifelsfrei nachweisen lässt.

Darüber hinaus müssen Sie dem Empfänger jederzeit die Möglichkeit eröffnen, sich von Ihrem Newsletter wieder abzumelden. Auch dieses Opt-Out-Verfahren basiert in der Regel auf einem Link, den jeder Newsletter gut erkennbar enthalten sollte. Durch sein Anklicken wird die hinterlegte Adresse umgehend aus dem Verteiler gelöscht.

Insbesondere für Dienstleister erweisen sich die genannten Grundlagen des Opt-In-Verfahrens als Schwierigkeit. Ohne einen Online-Shop sind sie darauf angewiesen, dass sich Interessenten aktiv registrieren. Eine Erleichterung bietet der Gesetzgeber hier mit dem Bestandskundenprivileg: Grundsätzlich kann eine nachweisbare Geschäftsbeziehung als Rechtfertigung für den ungefragten Newsletter-Versand gewertet werden. Idealerweise wird hierauf jedoch bereits beim ersten Geschäftsabschluss hingewiesen. Zudem muss auch hier der Empfänger immer die Möglichkeit haben, sich ohne größeren Aufwand abzumelden. Darüber hinaus beschränkt das Wettbewerbsrecht die Erlaubnis auf Informationen zu „ähnlichen Waren oder Dienstleistungen“, es muss folglich ein Verbindung zwischen den Inhalten des Newsletters und der zuvor erbrachten Leistung erkennbar sein.

Content is King – die passenden Inhalte für Ihren Newsletter

Das Format des Newsletters bietet maximale Freiheit in Bezug auf seine Inhalte. Unternehmen versenden Newsletter zum Beispiel als reine Produktwerbung. Ausgewählte Artikel werden präsentiert und, eventuell in Verbindung mit Aktionspreisen oder im Rahmen einer Rabattaktion für den Kreis der Empfänger, direkt mit dem eigenen Online-Shop verlinkt. Eine Rundmail kann jedoch auch thematische Informationen anbieten, die über reine Produktvorstellungen hinausgehen. Informationen aus oder über ihr Unternehmen, Terminankündigungen, Personalien – auch als Werkzeug in PR und Öffentlichkeitsarbeit ist der Newsletter im e-Mail Marketing ein vielseitiges Instrument.

Die Aufarbeitung der Inhalte spielt dabei eine zentrale Rolle. Einfach ausgedrückt: Ein Newsletter muss lesenswert gestaltet sein. Informationsgehalt, Nutzwert, Übersichtlichkeit sowie optische und inhaltliche Attraktivität entscheiden darüber, ob Ihr Newsletter nicht nur empfangen, sondern auch gelesen wird und ob die Empfänger durch ihn motiviert werden, sich weiter mit Ihnen und Ihrem Angebot zu befassen.

Insbesondere beim E-Mail-Newsletter sind die Layout-Möglichkeiten begrenzt. Vor allen Dingen, wenn der Empfänger aus Sicherheitsgründen Mail ausschließlich im Reintext-Format empfängt und kein HTML zulässt. Aus diesem Grund sollte zumindest die Option erwogen werden, den Newsletter parallel online verfügbar zu machen oder ihn als pdf-Newsletter im Anhang zu versenden.

Erfolg mit einer soliden Datengrundlage

Datenverwaltung und -verarbeitung sind neben der Rechtsgrundlage, den Inhalten und dem Layout die wichtigsten Erfolgsfaktoren beim Newsletter-Versand. Auch wenn Rückläufer beim digitalen Versand kein Geld kosten, kann man sich unnötige Retouren durch saubere Daten ersparen. Zudem empfiehlt es sich immer, Newsletter zumindest in der Ansprache zu personalisieren. Damit dies ohne zusätzlichen Aufwand gelingt, müssen die erforderlichen Daten in geeigneter Form vorliegen. Unnötig zu erwähnen, dass ein „Sehr geehrter Herr“ bei einer weiblichen Empfängerin ein genauso schlechter Einstieg ist, wie ein falsch geschriebener Name.

Alles aus einer Hand

Fehler und zusätzlicher Aufwand entstehen vor allen Dingen immer dann, wenn beim Newsletter-Versand mit mehreren, unabhängigen Systemen gearbeitet wird. Müssen zum Beispiel Adressdaten erst aus einem in ein anderes eMail Marketing Tool übertragen werden, schleichen sich schnell Fehler ein. Idealerweise greift deshalb das System zum Versand von Serienmails – nichts anderes ist technisch betrachtet ein Newsletter – auf die Daten aus einem für alle anderen täglichen Aufgaben und Prozesse genutzten CRM-System zu oder noch besser: Der Rundmail-Versand wird direkt aus diesem CRM-System gestartet und gesteuert.

Ist dies der Fall, kann der gesamte Prozess zusätzlich dokumentiert werden: Jeder Kontakt kann gekennzeichnet werden, wenn er in den Versand einbezogen oder auch aus diesem entfernt werden soll. Aus den vorhandenen Datensätzen können Verteilerlisten erstellt und sogar unterschiedlichen Newsletter-Versionen zugeordnet werden, wodurch auch ein inhaltliche Individualisierung beim e-Mail Marketing möglich ist.

So können zum Beispiel Inhalte entsprechend vorausgehenden Geschäftsbeziehungen zugeordnet werden, wodurch den Einschränkungen des Bestandskundenprivilegs Rechnung getragen wird. Außerdem erlaubt ein systematischer Ansatz beim Newsletter-Versand langfristig eine Analyse seiner Effekte und damit eine dauerhafte Optimierung.

Mit SuccessControl CRM und Microsoft Outlook erfolgreich im Newsletter-Marketing

Mit Outlook bietet die beliebte Office-Suite von Microsoft ein geeignetes Werkzeug für den Newsletter-Versand. Mit seinem eingebauten Serienmail-Assistenten gelingt die Erstellung auch ohne weitere Programmkenntnisse, Inhalte können einfach erstellt oder per Drag & Drop eingefügt werden. Mit Hilfe variabler Elemente können die Kontaktdaten direkt aus SuccessControl CRM übernommen und so eine individuelle Ansprache realisiert werden. Außerdem ermöglicht Outlook wie gewohnt den Dateianhang. So können zum Beispiel ergänzende Informationen, Preislisten, technische Dokumentationen oder auch der gesamte Newsletter im pdf-Format zusammen mit der Serienmail durch das Marketing Tool versandt werden.

Das Newsletter-Tool von SuccessControl CRM bietet eine Vielzahl weiterer Optionen, mit deren Hilfe das eMail Marketing weiter individualisiert werden kann. Hierzu zählen die Zuordnung unterschiedlicher Newsletter-Versionen zu verschiedenen Verteilerlisten, der zeitgesteuerte Serienmail Versand in Outlook sowie der Block-Versand, mit dem eine Provider-Beschränkung in Bezug auf die Zahl mit einer Aktion zu versendender Mails umgangen werden kann.

Lese Tipp:

• Aufbau und Pflege einer Kundendatenbank

Kennen Sie das: Sie sind gerade mitten in der Büroarbeit und müssen schnell etwas als Erinnerung notieren? Aber kein Papier und Bleistift zur Hand?

Für solche Fälle hilft Ihnen eine versteckte Funktion mit dem Namen „Sticky-Notes“ in Outlook weiter.

Um diese Funktion aufzurufen, drücken Sie an einer beliebigen Stelle in der Outlook-Benutzeroberfläche die Tastenkombination Strg + Umschalt + N

Nun erscheint quasi ein elektronischer Post-it Zettel, den Sie an eine beliebige Stelle auf Ihrem Bildschirm ziehen und positionieren können. Dies ist ideal für schnelle Notizen zu machen.

Tipp: Sie können die Outlook Haftnotiz auch als Clipboard verwenden, wenn Sie beispielsweise Informationen sammeln um diese in anderen Dokumenten wiederverwenden möchten.

Links zum Thema:

• Outlook Schnellbausteine nutzen
• Serienmail mit PDF Anhang versenden

Wenn Sie eine bestimmte E-Mail in Outlook erst später senden möchten, besteht die einfachste Lösung darin, die Zustellung zu verzögern. Hierzu bietet Outlook die Funktion „Übermittlung verzögern“ an.

Um eine E-Mail später zu senden, führen Sie in Outlook folgende Schritte aus

1. Erstellen Sie die neue Mail, welche Sie später mit Outlook senden möchten.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Optionen auf die Schaltfläche „Übermittlung verzögern„.
3. Aktivieren Sie im Dialogfeld Eigenschaften unter Übermittlungsoptionen das Kontrollkästchen „Übermittlung verzögern bis„, und legen Sie das gewünschte Datum und die Uhrzeit fest.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.
5. Wenn Sie mit dem Verfassen Ihrer E-Mail fertig sind, klicken Sie im Nachrichtenfenster auf Senden.

Die geplante E-Mail wartet im Ordner Postausgang bis zur angegebenen Zustellzeit und wird erst dann versendet. Beachten Sie, das Outlook bis zur Übermittlung geöffnet bleiben muss.

Verzögerte Zustellung der E-Mail wieder aufheben

Im Postausgang von Outlook können Sie die Nachricht bis zur Übermittlung bearbeiten, löschen oder aber die verzögerte Zustellung wieder ändern als auch stornieren. Öffnen Sie dazu die Nachricht im dem Ordner Postausgang.
Klicken Sie wieder auf der Registerkarte Optionen auf die Schaltfläche „Übermittlung verzögern“.
Um die Nachricht sofort zu senden, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Übermittlung verzögern bis“ oder geben Sie alternativ die neue Versandzeit ein.

Was gibt es zu beachten beim zeitversetzten senden

Die Option verzögerte Zustellung ist nur im Outlook Desktopclient verfügbar (nicht in Outlook im Web).
Beachten Sie, das E-Mails nur gesendet und empfangen werden können, wenn Outlook ausgeführt wird. Wenn Sie Outlook vor der Übermittlungszeit schließen, wird die Nachricht erst beim nächsten Öffnen von Outlook gesendet.

Links zum Thema

• Serienmail mit Outlook erstellen und versenden
• Outlook Mails speichern als Datei
• Rechnungsprogramm für Selbstständige
• Professionelle Adressverwaltung für Office 365

In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit Outlook Serienmails verschicken und dies komfortabel mit persönlicher Anrede.

Vorbereitung

Outlook verwendet beim Serienmail Versand immer das Standard E-Mail Konto. Falls Sie mehrere E-Mail Konten verwenden, legen Sie vorher die gewünschte E-Mail Absenderadresse – welche zum Versand verwendet werden soll – zuerst wie folgt fest: Outlook Standard Absender einstellen

Empfänger für die Serienmail mit Outlook auswählen

Die Empfänger, welche die Serienmail erhalten sollen, legen Sie einfach über eine Selektion in SuccessControl CRM fest. Gehen Sie hierzu in die Adressenverwaltung, klicken auf das Lupensymbol für eine erweiterte Suche, und geben Ihre Suchkriterien ein (beispielsweise Kategorie „Kunden“). Optimieren Sie Ihre Suche durch zusätzliches ankreuzen der Checkboxen „DSGVO-Freigabe“ und „muss eMail haben„.

Klicken Sie auf den Button Suche starten , Sie erhalten nun alle Empfänger aufgelistet. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Suchergebnis weiterverarbeiten, und dann auf den Button Newsletter erstellen.

Format der Outlook Serienmail festlegen

Im nächsten Schritt legen Sie fest, in welchem Format die personalisierten Serienmails in Outlook erstellt werden. Hier im Beispiel wählen wir das beliebte RTF (Rich Text) Format. Sie haben die Wahl zwischen:

• RTF Format – ideal um Serienmails mit nur textlichen Inhalt zu verfassen
• Outlook Vorlage – ideal wenn Sie auch beispielsweise Bilder in Ihre Serienmail integrieren möchten
• HTML Vorlage – geeignet für Anwender die über HTML Kenntnisse verfügen

Optionen zum Mailversand angeben

Im nächsten Dialogfenster bestimmen Sie wann – also zu welcher Uhrzeit und Tag – Ihre personalisierte Serienmail mit Outlook versendet wird.

Ob Sie Anlagen, wie beispielsweise eine oder mehrere PDF-Dateien beifügen möchten und ob alle Mails unter den gesendeten Objekte in Outlook gespeichert werden sollen.

Ebenfalls können Sie noch eine Notiz über den Versand in der Kontakthistorie bei jedem Empfänger eintragen lassen. So haben Sie quasi ein Protokoll, wer alles die Serienmail erhalten hat.

Serienmails blockweise mit Outlook versenden

Wichtig ist, das Outlook die Serienmails blockweise versendet. Das bedeutet, es werden beispielsweise 14 E-Mails am Stück (Block) versendet. Dann pausiert Outlook eine oder zwei Minuten. Erst nach dieser Pause wird dann der nächste Block an E-Mails versendet.

Diese Methode bietet zwei ganz entscheidende Vorteile:
Erstens vermeiden Sie dadurch auf sogenannte Spam Listen zu kommen, und zweitens umgehen Sie damit Limitationen von E-Mail Providern, die pro Minute nur eine begrenzte Anzahl von E-Mails zum Versand zulassen.

Betreff eingeben und Text verfassen

Geben Sie nun den Betreff der Serien-E-Mail ein und verfassen den Text.

Möchten Sie den Text formatieren – wie beispielsweise Schriftart und Größe, markieren Sie diesen und bewegen dann leicht die Maus. Im erscheinenden Menü-Fenster wählen Sie dann Schriftart, Größe und ggf. Schriftfarbe aus.

Die richtige Anrede – wie beispielsweise „Sehr geehrter Herr Schmidt,“ oder „Sehr geehrte Frau Müller,“ wird automatisch aus dem SuccessControl Datenfeld „Briefanrede“ in die jeweiligen Mails eingesetzt.

Kontrolle der Serienmail vor dem Versand mit Outlook

Um sicherzustellen, dass der Newsletter genauso aussieht, wie man ihn versenden möchte, kann man sich eine Vorschau anzeigen lassen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit sicherzustellen, dass alles richtig formatiert ist und Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, bevor Sie die Serienmails tatsächlich mit Outlook versenden.

Hinweis: In der Vorschau wird als personalisierte Anrede exemplarisch Mustermann verwendet. Nach der Kontrolle können Sie die Outlook-Vorschau wieder schließen.

Letzter Schritt: Mit Outlook senden

Zum Abschluss erhalten Sie eine kurze Zusammenfassung. Klicken Sie auf den Button „jetzt mit Outlook senden„, um die Serienmails an die ausgewählten Kontakte zu verschicken.

Outlook versendet jetzt die eMails

Outlook versendet jetzt nach und nach jede einzelne personalisierte Serienmail.
Bitte beachten: solange sich E-Mails im Postausgang vom Outlook-Programm befinden, Outlook nicht schließen!

Abschließende Tipps zum Serienmail Versand mit Outlook

Sie möchten Bilder und grafische Elemente in Ihrer Serienmail verwenden?

Wenn Sie Bilder und grafische Elemente für Ihren Newsletter verwenden möchten, können Sie den Versand mit der gleichen Methode vornehmen, und eine sogenannte Outlook Vorlage Datei verwenden. Weitere Infos dazu im Beitrag Newsletter mit Bildern und Grafiken erstellen

Abmeldemöglichkeit angeben – Unsubscribe

Wenn Sie beispielsweise einen Newsletter an Interessenten versenden, empfiehlt es sich um den gesetzlichen Anforderungen genüge zu tun, eine sogenannte „unsubscribe“ – also Abmeldemöglichkeit dem Serienmail-Empfänger zu geben.

Hierzu können Sie beispielsweise einfach folgenden Text in Ihrer Serienmail verwenden:
Sie erhalten diese E-Mail da Sie unseren Newsletter abonniert haben. Falls Sie keine Informationen mehr wünschen – bzw. diese Information versehentlich erhalten – bitten wir dies zu entschuldigen. Antworten Sie in diesem Falle bitte einfach auf diese E-Mail mit dem Betreff „Keine Mails mehr“.

Meldet sich ein Empfänger ab bzw. möchte keine Serienmails mehr erhalten, kann in SuccessControl CRM die entsprechende Adresse für künftige Aussendungen gesperrt werden, in dem Sie die DSGVO-Freigabe auf Nein setzen:

Weitere Links zum Thema:

• E-Mail Verteiler erstellen
• Serien-Email mit PDF Anhang
• Outlook Schnellbausteine nutzen
• Das Newsletter Tool
• Werbung für kleine Unternehmen machen

Welche E-Mails Outlook empfängt und mit welchen E-Mail Konto Outlook Mails standardmäßig versendet, legen Sie in den Outlook Kontoeinstellungen fest. Sie können in Outlook auch problemlos mehrere eMail-Adressen einrichten. Beispielsweise eine geschäftliche E-Mail und eine private E-Mail-Adresse.

Voraussetzungen zum einrichten von eMails in Outlook

Um in Outlook E-Mails einzurichten, benötigen Sie eine E-Mail-Adresse und das zugehörige Kennwort. Dabei spielt es keine Rolle ob die E-Mail-Postfächer beispielsweise auf einem eigenen Mailserver gehostet werden, oder ob das Postfach von einem E-Mail-Anbieter wie bspw. Outlook.com, Gmail oder Telekom stammt.

Zum einrichten öffnen Sie das Programm Microsoft-Outlook

wählen Sie dann in Outlook „Datei“ …

… wählen Sie dann in Outlook „Konto hinzufügen“ …

… geben Sie dann Ihre eigene E-Mail Adresse ein …

… wählen dann „Verbinden“ und geben Ihr Kennwort ein (das Kennwort Ihrer E-Mail Adresse das Sie von Ihrem E-Mail Provider bzw. Ihrem Administrator erhalten haben) …

… wählen dann OK …

Mit diesem letzten Schritt haben Sie das eMail einrichten in Outlook abgeschlossen. Jetzt können E-Mails gesendet und empfangen werden. Zur Einrichtung eines weiteren E-Mail-Kontos verfahren Sie auf die gleiche Art und Weise.

Tipp:
Wenn Sie mehrere E-Mail Konten eingerichtet haben, können Sie auch den Outlook Standard Absender einstellen. Also das E-Mail-Postfach, mit dem Outlook standardmäßig neue E-Mails erstellt und versendet.

Wenn Sie den Outlook Standard Absender auf Ihr bevorzugtes Postfach einstellen, wird automatisch die gewünschte Absender Adresse und Signatur in Outlook verwendet.

Von welchem Konto Sie E-Mails standardmäßig senden, können Sie wie folgt in Outlook auswählen

1. Wählen Sie in Outlook „Datei“

2. Wählen Sie dann „Kontoeinstellungen“, um den Outlook Standard Absender festzulegen

3. Wählen Sie Registerkarte  „E-Mail„, klicken Sie dann auf Ihre eigene E-Mail Adresse, und wählen dann „Als Standard festlegen„

4. Ihre eigene E-Mail Adresse muss jetzt ein Häkchen haben (standardmäßig von diesem Konto senden)

5. wählen Sie Registerkarte  „Datendateien„, klicken Sie dann auf Ihre eigene E-Mail Adresse, und wählen dann „Als Standard festlegen„

6. Bestätigen Sie folgende Meldung mit JA

7. Ihre eigene E-Mail Adresse muss jetzt ein Häkchen haben (sowie eine Speicherort Angabe)

8. Zu guter Letzt wählen Sie „Schließen„, beenden dann Outlook und starten Outlook erneut.

Der Outlook Standard Absender ist damit eingestellt!

Weiterer Tipp zu Outlook:

• Personalisierte Serienmail mit Outlook erstellen und versenden
• Serienmail mit PDF Anhang mit Outlook versenden 
• Outlook eMail einrichten

Sie möchten eine Outlook Serienmail für mehrere Empfänger mit einem PDF Anhang versenden? Dies ist übrigens mit SuccessControl als Office Add-In problemlos möglich.

Outlook personalisierte Serienmail mit Anhang

Unsere Software erweitert Outlook um die Serienmailfunktion. Und dies mit personalisierter Anrede, beliebigen Anhängen und zeitversetzten senden.

Mit der Serienmailfunktion für Outlook versenden Sie beliebig viele personalisierte E-Mails mit Dateianhang. Somit halten Sie Ihre Kunden, Lieferanten oder Interessenten jeweils auf dem aktuellsten Stand. Der Software Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Vorgang.

Um Anhänge in Serienmails versenden zu können, gehen Sie wie folgt vor:

Erstens führen Sie beispielsweise eine Selektion nach der Adressen Kategorie „Kunden“ aus:

Zweitens rufen Sie über Suchergebnis weiterverarbeiten die Serienmail Funktion auf:

Drittens wählen Sie unter Optionen die gewünschte Versandzeit Ihrer Outlook Serienmail und Ihren Anhang aus:

Dann schreiben Sie den Betreff und Nachrichten Text Ihrer Serienmail. Die personalisierte Anrede wird übrigens automatisch je E-Mail eingesetzt:

Im folgenden kontrollieren Sie ein Muster der Serienmail mit Anhang in Outlook:

Schließlich können Sie nun Ihre Outlook Serienmail mit Anhang verschicken:

Fazit:

Mit der richtigen Software vereinfachen und optimieren Sie alle Vorgänge in der tagtäglichen Büroarbeit. Hierdurch nutzen Sie vorhandene Microsoft Office Ressourcen nicht nur effizient sondern auch noch effektiv. So sind Serienmails mit persönlicher Anrede und Dateianhang aus Outlook schnell und folglich auch noch komfortabel verschickt.

Links zum Thema:

• Newsletter mit Outlook erstellen und versenden
• Tipp: Outlook Standard Absender einstellen
• Tipp: Outlook E-Mails als Datei speichern
• Überblick der Funktionen von SuccessControl CRM
• Download von SuccessControl CRM

Outlook Notiz zu einer E-Mail erstellen

Eine im Büroalltag nützliche Funktion ist das versehen von empfangenen E-Mails mit Notizen.

Um eine E-Mail mit Notizen zu versehen, halten Sie die STRG Taste gedrückt und drücken die Taste T (Tastenkombination STRG + T). Damit die Tastenkombination wirkt, darf die E-Mail nicht in einem Fenster geöffnet sein. Jetzt können Sie ganz einfach einen Betreff sowie die Notiz zur E-Mail eingeben.

Abschließend klicken Sie auf Posting – die E-Mail inklusive Notiz wird im Outlook Posteingang angezeigt.

Schnellmemos in Outlook erstellen – auch Postings genannt

Auch interessant ist die Outlook Posting Funktion, um beispielsweise schnell mal einen Gedanken oder sonstige Memos festzuhalten.

Halten Sie dazu die STRG Taste gedrückt, zusätzlich die SHIFT (Umschalt) Taste gedrückt halten und drücken die Taste S (Tastenkombination STRG + SHIFT + S).

Im folgenden Outlook Posting Fenster gewünschten Betreff und Notiz eingeben – fertig! Das Posting wird nun im Outlook Posteingang angezeigt.

Weiterführende Links: So nutzen Sie Schnellbausteine in Outlook

Immer mehr E-Mails finden täglich Eingang in den Postfächern von Outlook, dem wohl am meisten genutzten E-Mail Programm in Unternehmen.

Aber was tun mit wirklich wichtigen E-Mails? Eine häufig gehörte Frage ist immer wieder, wie speichere ich Mails von Outlook und wie können einzelne Mails als Dateien gesichert werden?

Im folgenden wollen wir kurz die besten Vorgehensweisen aufzeigen, wie Sie wichtige Outlook Mails speichern. Erstens mittels der vorhandenen Bordmittel von Outlook, zweitens die clevere Variante unter dem Einsatz von SuccessControl. Ein Tool mit dem Sie vorhandene Microsoft Office Ressourcen noch einfacher und besser nutzen.

A. Die Bordmittel von Outlook nutzen um einzelne Mails als Datei zu sichern

Outlook bietet ja von Zuhause aus, mehrere Optionen zum Speichern einer E-Mail-Nachricht. So kann beispielsweise eine Nachricht, in einem anderen Ordner in Outlook oder lokal auf der Festplatte gespeichert werden. Sinnvoll ist es E-Mails auf der Festplatte – also einem Datenträger zu speichern, da dann auch gleich das Problem von Mails zu archivieren gelöst ist.

Zum speichern von E-Mails verwendet Outlook das sogenannte msg Dateiformat. MSG steht hierbei für Outlook-Mail-Nachrichtendatei. Kurz gesagt, ist so eine Datei vergleichbar mit dem bekannten docx Format bei Word, und enthält alle Emailfelder wie Datum, Absender, Empfänger, Betreff und die Nachricht der Mail selbst.

Zum speichern einer Nachricht als Datei gehen Sie in Outlook wie folgt vor:

1. Markieren Sie die E-Mail im Posteingang
2. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter
3. Wählen Sie einen Speicherort aus und klicken abschließend speichern

Nun ist die Mail auf dem Datenträger gespeichert und archiviert. Jedoch hat diese Methode einen entscheidenden Nachteil – das wieder finden gestaltet sich als schwierig.

B. Die bessere Methode: So speichern Sie eine Outlook Mail direkt beim Absender in der Kontakthistorie

Um gleichzeitig eine optimale Archivierung von Mails als auch das einfache auffinden zu gewährleisten, ist es am besten die Mail direkt beim Absender in der Adressverwaltung zu speichern.

Hierzu bietet die Software SuccessControl die Funktion E-Mail anfügen.

Zum speichern einer Outlook Mail als Datei mit Bezug zu dem Absender gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie die Mail im Outlook Posteingang
2. Wählen Sie in SuccessControl den Absender aus
3. Klicken in der Ablage-Kontakthistorie auf den Befehl E-Mail anfügen und klicken abschließend ok

Nun ist die Outlook Mail nicht nur auf dem Datenträger gespeichert und archiviert. Vielmehr hat diese jetzt einen Bezug zum Absender und ist überdies in der Kontakthistorie chronologisch aufgelistet. Folgerichtig wird das auffinden von gespeicherten Mails damit extrem erleichtert und einfacher.

Überdies sind die wichtigsten Angaben der gespeicherten E-Mail wie Datum, Uhrzeit und Betreff übersichtlich dargestellt. Nichtsdestoweniger ist die archivierte Mail mit einem Klick wieder im Original aufrufbar, selbst wenn diese in Outlook nicht mehr vorhanden ist.

So können Sie vorhandene Microsoft Office Ressourcen noch einfacher und schneller nutzen. Erfahren Sie wie Sie mit SuccessControl beispielsweise noch effektiver mit Outlook Mails versenden.

Eines vorweg, eine Rechnung per E-Mail zu versenden ist rechtlich absolut gültig und zulässig. Aber ist es auch sinnvoll eine Rechnung per Email zu versenden?

Die allgemeine Weisheit sagt, wer eine Rechnung per E-Mail verschickt spart Geld und Zeit. Dieser Aussage kann auf jeden Fall zugestimmt werden, da das versenden per Brief abgesehen von Porto darüber hinaus auch Materialkosten verursacht.

Infolgedessen macht es daher erst mal absolut Sinn Rechnungen als PDF per E-Mail zu versenden. Gerade für Kleinbetragsrechnungen, schließlich entfallen hier die proportional hohen Betriebsausgaben für Papier, Briefumschlag und Porto.

Was ist die Kehrseite der Medaille wenn Rechnungen per E-Mail versendet werden?

Wenn Sie Rechnungen per Mail versenden stellt sich allerdings die Frage, ob Sie damit Ihre Rechnungen auch schneller bezahlt bekommen?

Erst mal werden Sie sagen ja, denn die Rechnungen erreichen den Empfänger per E-Mail sofort und dieser kann umgehend darauf reagieren. Folglich sollte dies zu einem schnelleren Geldeingang auf Ihrem Konto führen.

Bei vielen Zeitgenossen wird dies auch funktionieren – aber leider nicht bei allen. Denn ein Blick auf viele Posteingangsfächer zeigt eine andere Realität. Mitunter sind hunderte von ungelesener E-Mails keine Seltenheit. Möglicherweise übersieht also der Empfänger Ihre E-Mail beziehungsweise findet diese nicht mehr in seinem überfüllten Postfach.

Was also tun um Rechnungen schneller bezahlt bekommen?

Nichtsdestotrotz gibt es einen einfachen Weg das Rechnungen schneller bezahlt sind. Folgerichtig versenden Sie Rechnungen sowohl als E-Mail als auch per Post – frei nach dem Sprichwort „doppelt hält besser“.

Es spricht nämlich absolut nichts dagegen Ihrem Kunden eine Rechnung auf zwei Wegen zukommen zu lassen. Somit profitieren Sie von den Vorteilen beider Versandmöglichkeiten.

Durch die E-Mail Versendung ist die Rechnung vom Empfänger zügig bearbeitet. Obendrein ist durch den Postversand sicher gestellt, dass der Empfänger ein Schriftstück in der Hand hat. Er ist dadurch an die Begleichung der Rechnung erinnert.

Papierrechnungen verursachen aber eine ganze Reihe an Kosten?

Richtig – diese müssen gedruckt, eingetütet, frankiert und zur Post gebracht werden. Eine Studie hat ergeben, dass für eine herkömmlich hergestellte Papierrechnung rund € 6,40 an Kosten inklusive kalkulierter Arbeitszeit entstehen. Richtigerweise werden Sie sich fragen, lohnt sich das dann überhaupt?

Ja – denn mit den richtigen Softwaretools automatisieren Sie diesen Prozess und senken dadurch die durchschnittlichen Kosten für den Rechnungsversand auf rund einen Euro (€ 1,–) pro Brief.

Tools zur Geschäftspost Abwicklung vorgestellt

Das drucken, eintüten, frankieren und zur „Post“ bringen erledigen schnell und kostengünstig Softwaretools zur Geschäftspost Abwicklung. Diese Tools werden ganz einfach als normaler Drucker in Windows installiert.

Wenn Sie jetzt auf diesem Drucker eine Rechnung drucken, kommt – im Gegensatz zum Druck auf Ihren Bürodrucker – das Papier im Druckzentrum des Anbieters heraus, welcher dieses für Sie eintütet, frankiert und zur Post ausliefert.

Mit ConfidencePost drucken und versenden Sie ab nur 75 Cent (zzgl. USt.) Rechnungen, Mahnungen oder andere Tagespost als echte Briefe mit der Deutschen Post.

Mit Fax.de drucken und versenden Sie Briefe und Faxe. Kosten für einen kompletten Brief inklusive Porto ab 1,09 €.

Fazit

In vielen Fällen ist es sinnvoll Rechnungen sowohl als E-Mail als auch per Post zu versenden. Wie immer im Leben ist auch hier der gesunde Menschenverstand gefragt. Für eine Kleinbetragsrechnung oder Rechnungen an gefestigte Geschäftskontakte können Sie selbstverständlich darauf verzichten. Wenn es sich um größere Beträge handelt, ist der kleine Portoeinsatz meistens bestens angelegt.

Tipp

Die richtige Formulierung wenn Sie eine Rechnung per email versenden:

Dankesfloskel: ...vielen Dank für Ihre Bestellung.

Formulierung nur per E-Mail: 
Im Anhang finden Sie Ihre Rechnung mit der Bitte um Überweisung 
auf folgendes Konto: ...

Formulierung per E-Mail & Post: 
Im Anhang finden Sie Ihre Rechnung (die Rechnung geht Ihnen parallel 
auch nochmals auf dem Postweg zu) mit der Bitte um Überweisung 
auf folgendes Konto: ...

Damit Sie den Text Ihrer E-Mails nicht jedes Mal neu tippen müssen, können Sie beliebig Textbausteine und Muster Anschreiben vordefinieren und diese per Klick einfügen.

Gedanken Anstoß

Überlegen Sie auch diese Methode beispielsweise für Angebote anzuwenden. Versenden Sie ein Angebot direkt per E-Mail und senden dieses ebenfalls direkt in Papierform nach. Ihr Kunde ist somit automatisch nach Erhalt der Postsendung an Sie erinnert – so gewinnen Sie einen echten Wettbewerbsvorteil.

Links

https://www.successcontrol.de/500-briefe-in-5-minuten/