Wenn Sie Ihren Büro Arbeitsplatz mit einem neuen Monitor ausstatten möchten, um die Ergonomie zu optimieren, werden Sie sich unter Umständen folgende Fragen stellen: Welche Bildschirmgröße ist am besten für Office Anwendungen geeignet? Soll ich mich besser für einen 24 oder 27 Zoll Monitor zum arbeiten entscheiden? Und wenn ja, welche Auflösung sollte er haben?

Im Grunde genommen ist es ganz einfach die richtige Monitorgröße zu finden. Da Sie bei Büroarbeiten die meiste Zeit auf dem Bildschirm lesen, kommt es also auf eine gute Lesbarkeit der Schriften an. Dies ist beispielsweise bei allen anfallenden Tätigkeiten wie mit Word, Excel, Outlook und Programmen zur betrieblichen Organisation der Fall.

Vermeiden Sie Ihren Monitor nach Betrachtung auszuwählen!

Ein oft gemachter Fehler ist, die Monitorgröße und Auflösung nach Betrachtungsgesichtspunkten auszuwählen. Beispielsweise ist es sicherlich toll ein Bild auf einem 4K Monitor zu betrachten – aber einen Text auf diesem gut lesen zu können, ist eine ganz andere Sache.

Merke – je höher die Auflösung desto kleiner die Schrift!

Betrachten und lesen sind zwei paar Schuhe. Als Faustregel gilt, je höher die Auflösung eines Monitors desto kleiner wird die Schrift. Aus diesem Grund sind unserer Erfahrung nach, UHD-Monitore (ultrahochauflösende) für Büroanwendungen nicht optimal geeignet. Lassen Sie sich also nicht durch das Marketing der Hersteller blenden.

Beispiel: Größerer Monitor und trotzdem kleinere Schrift

Eine Schriftzeile hat eine Breite von 20 cm auf einem 24 Zoll Monitor mit einer Auflösung von 1920 x 1080. Die gleiche Schriftzeile erscheint bei einem 27 Zoll Monitor mit einer Auflösung von 2560 x 1440 mit nur 17 cm Breite. Der Text zum lesen ist also trotz eines größeren Monitors kleiner geworden. Sie könnten in diesem Moment zwar Skalierungsfunktionen nutzen, was aber wiederum einer Abweichung von der nativen Auflösung entspricht.

Die optimale Bildschirmdiagonale für Büro- und Schreibarbeiten

Da wir selbst viel Zeit vor dem Bildschirm verbringen, möchten wir Ihnen folgend unsere optimalen Monitorgrößen für Büroarbeiten vorstellen.

Erste Wahl bei ausreichend Platz auf dem Schreibtisch – mit zwei Bildschirmen steigern Sie die Produktivität

Für alle Büroanwendungen sehr gut geeignet ist die Verwendung von zwei nebeneinander stehenden Monitoren mit je 24 Zoll Bildschirmdiagonale und einer Auflösung von 1920 x 1080. Neben optimaler Lesbarkeit garantiert diese Konstellation auch mehrere Anwendungen gleichzeitig im Blick zu haben. So können Sie beispielsweise auf Monitor-1 Outlook im Auge behalten, und auf Monitor-2 beispielsweise mit der CRM Kundenverwaltung arbeiten.

Kompromiss bei wenig Platz

Ist eine zweier (Dual-Monitor) Konstellation aus Platzgründen nicht möglich, erzielen Sie einen guten Kompromiss mit einem 27 Zoll Monitor mit einer Auflösung von 2560 x 1440. Auch hier können Sie noch mehrere Fenster gleichzeitig im Blick behalten.

Fazit

Ob 24 oder 27 Zoll zum arbeiten die richtige Bildschirmgröße für Ihren individuellen Fall ist, hängt natürlich auch von noch weiteren Faktoren ab. Beispielsweise wenn Sie Brillenträger sind und eine Sehschwäche haben, ist sehr wahrscheinlich die perfekte Größe für Ihren Monitor eventuell ein 27 Zöller mit 1920 x 1080 Pixel Auflösung. Nutzen Sie auf jedem Fall im Fachhandel die Gelegenheit Monitore in verschiedenen Größen direkt nebeneinander auf gute Lesbarkeit zu vergleichen. Denn mit dem perfekten Monitor haben Sie eine noch bessere Übersicht über Ihre Büroanwendungen.

Links

• Externer Beitrag der TK: Abstand und Höhe – So stellen Sie Ihren Monitor richtig auf!
• Schneller und einfacher Rechnungen schreiben mit Microsoft Office
• Serienmail mit Outlook erstellen
• Aufbau und Pflege einer Kundendatenbank

Mit dem richtigen Wissen ist es ganz einfach, ein Firmennetzwerk für kleine Unternehmen einzurichten – und zwar günstig und schnell. Obwohl es spezielle Server für kleine Unternehmen gibt, genügt in der Regel schon ein Windows Professional PC als „Server“. Richtig konfiguriert bietet dieser alle Funktionen, um ein eigenes Büro Netzwerk aufzubauen. Mit dem folgenden Beispiel ist ein Firmennetzwerk für bis zu 20 Mitarbeiter günstig realisiert.

Vorteile eines LAN – lokalen Netzwerkes

Wenn Sie ein Firmennetzwerk einrichten handelt es sich um ein LAN – also ein lokales Netzwerk (Local Area Network). In einem Büro-Netzwerk sind mehrere Computer miteinander verbunden. Somit können alle Mitarbeiter gemeinsam auf Dateien zugreifen und Peripheriegeräte wie Drucker und Scanner nutzen. Zudem sind Sie unabhängig von Clouddiensten.

1. Schritt: Geräte per LAN-Kabel verbinden

Zuerst verbinden Sie alle Geräte per LAN-Kabel mit dem Router – wie zum Beispiel Ihre FritzBox. Die Verwendung von LAN-Kabeln ist wichtig, um die optimale Geschwindigkeit im Büro-Netzwerk zu erzielen. Falls am Router zu wenige Anschlüsse vorhanden sind, verwenden Sie zusätzlich einen Switch.

2. Schritt: Netzlaufwerk erstellen

Als nächstes erstellen Sie zum Beispiel auf einem Arbeits-PC oder besser noch auf einem extra bereitgestellten Windows-PC ein Netzlaufwerk. Zunächst legen Sie hier ein zusätzliches lokales Windows-Benutzerkonto ohne Admin-Rechte an. Vergeben Sie einen sinnvollen Benutzernamen und Passwort.

Fügen Sie auf dem Laufwerk ein Verzeichnis mit der Bezeichnung „FileServer“ hinzu. Wählen Sie mit der rechten Maustaste die Eigenschaften aus, klicken Sie auf Freigabe und fügen Sie den soeben erstellten Benutzer hinzu. Unter Berechtigungsebene geben Sie diesem Lesen/Schreiben. Klicken Sie anschließend erneut auf Freigabe. Notieren Sie sich nun den sogenannten Freigabepfad – dieser wird später ggf. noch nützlich sein.

3. Schritt: Netzlaufwerk verbinden

Jetzt ist es an der Zeit, Ihr Netzlaufwerk zu verbinden! Klicken Sie im Windows Explorer auf Netzwerk, wählen Sie das soeben erstellte Netzlaufwerk aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Dann wählen Sie „Netzlaufwerk verbinden“ aus. Im folgenden Dialog wählen Sie einen Laufwerksbuchstaben sowie beide Optionen „Verbindung bei Anmeldung wiederherstellen“ und „Verbindung mit anderen Anmeldeinformationen herstellen“. Jetzt geben Sie noch Benutzernamen und Passwort ein. Vergessen Sie nicht, die Option „Anmeldedaten speichern“.

Super! Jetzt ist das Windows Netzlaufwerk als Laufwerk Z: verbunden. Auf allen anderen PCs im Büro-Netzwerk können Sie das Laufwerk auf die gleiche Weise verbinden. Und denken Sie daran, bei dem gleichen Laufwerksbuchstaben zu bleiben (hier Z:).

4. Schritt: Beim Firmennetzwerk einrichten auch an die Datensicherung denken

Mit einer zentralen Dateiablage für alle Mitarbeiter im Büro Netzwerk ist es einfach, auch eine zentrale Datensicherung einzurichten. Hier können Sie beispielsweise die Dateiversionsverlauf Sicherung von Windows verwenden.

Ein externes USB-Laufwerk eignet sich hervorragend als Sicherungslaufwerk. Um eine Sicherung einzurichten, geben Sie in der Windows Suche „Sicherungseinstellungen“ ein. Unter Laufwerk hinzufügen das externe Laufwerk auswählen und den zu sichernden Ordner (hier im unserem Beispiel C:\FileServer) auswählen.

Fazit

Ein Büro Netzwerk für kleine Unternehmen ist mit der Anleitung nicht nur schnell sondern auch noch bequem eingerichtet. Es erleichtert außerdem die zentrale Datensicherung und erhöht die Produktivität der Mitarbeiter. Auch die Einbindung von Homeoffice Arbeitsplätzen ist realisierbar, wenn Sie noch zusätzlich die Remote Desktop-Verbindung einrichten.

Eine weitere Möglichkeit ist, OneDrive als Netzlaufwerk zu verwenden. Wie das geht, zeigt Ihnen unsere Anleitung wie Sie OneDrive als NAS verwenden.

Tipp

Möchten Sie noch besser und effektiver arbeiten? Dann laden Sie jetzt SuccessControl CRM, die Produktivitätslösung für Windows, herunter. Ihre Büroarbeit wird einfacher – viel einfacher.

Nichts ist lästiger als ein langsames Netzwerk. Unnötige Zeit geht verloren, der Arbeitsfluss wird unterbrochen. Einfache Tätigkeiten dauern gefühlt ewig wenn die LAN Verbindung langsam ist.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was Sie tun können um Ihr Netzwerk schneller zu machen.

So erhöhen Sie die Geschwindigkeit Ihres Firmennetzwerks

Ein reibungslos funktionierendes Firmennetzwerk stellt sicher, dass Sie und Ihre Mitarbeiter effizient und produktiv arbeiten können – ohne lange Wartezeiten oder andere unnötige Hindernisse.

1. Greenmode in der Fritzbox abschalten

Oft ist das Büronetzwerk langsam trotz Gigabit Verkabelung. Ursache Nummer eins wenn die LAN Verbindung zu langsam ist, sind falsche Einstellungen der angeschlossenen Geräte. Dies ist beispielsweise häufig bei Anwendern der beliebten Fritzboxen der Fall. Schalten Sie hier den Green Mode aus, um die LAN Geschwindigkeit zu erhöhen.

2. Ist die LAN Verbindung langsam, dann Hub bzw. Switch prüfen

Ein Switch ist für die Verteilung von Daten in Ihrem Netzwerk zuständig. Wenn der Switch veraltet ist, kann dies zu einer deutlichen Verlangsamung des Netzwerks führen. Einen veralteten Switch oder HUB erkennen Sie an der aufgedruckten Geschwindigkeitsangabe. Wenn hier nur die Angaben 10M bzw. 100M stehen, ist ein Wechsel absolut empfohlen. Bei moderneren Gigabit Switches sehen Sie die Angabe 1000M. Damit wird die LAN Geschwindigkeit enorm erhöht. Die geringen Kosten (beispielsweise Netgear GS108e circa 40,– € im Fachhandel) für einen neuen Switch haben sich innerhalb weniger Tage amortisiert.

3. Vorzugsweise eine Kabelverbindung verwenden

Denken Sie daran, dass eine WLAN-Verbindung immer langsamer ist als eine LAN-Verbindung. Verwenden Sie daher unbedingt ein LAN-Kabel, wenn es möglich ist. Dadurch ist die Verbindung nicht nur schneller, sondern gleichzeitig auch noch stabiler.

4. Stromsparmodus deaktivieren

Es ist schön und gut, Energie zu sparen. Aber in einem Firmennetzwerk hat das nichts verloren, da über längere Arbeitszeiten schlussendlich mehr Energie verbraucht als gespart wird. Daher deaktivieren Sie an NAS Geräten und Fileservern alle Energiespar-Einstellungen. Langsame LAN-Verbindungen gehören damit der Vergangenheit an.

Links:
Firmennetzwerk einrichten
Freigaben auf NAS Systemen
Perfekte Kundenverwaltung

Um Datenbankanwendungen auf NAS Systemen optimal zu betreiben, müssen die Freigaben auf Verzeichnisse richtig konfiguriert sein.

Dies ist besonders wichtig für Netzwerke, in denen mehrere Benutzer gleichzeitig auf dieselbe Datei / Dateien zugreifen müssen. Bei Datenbankanwendungen ist dies der Fall. Daher müssen bei QNAP Systemen „Oplocks“ deaktiviert werden.‎ Bei Systemen des Herstellers Synology heißt diese Einstellung „Opportunistic Locking“ welche deaktiviert sein muss.

• QNAP – Oplocks deaktivieren
• Synology -Opportunistic Locking deaktivieren

Hintergrund – was sind Oplocks bzw. Opportunistic Locking

Opportunistisches Sperren ist ein Mechanismus, mit dem der Client eine opportunistische Sperre (Oplock) – in deutsch gesagt eine egoistische Sperre – für eine Datei auf einem Server platzieren kann. Hierbei werden Daten lokal zwischengespeichert und wieder zurückgeschrieben. Wenn nur ein Benutzer auf Dateien zugreift, kann das akzeptiert werden. Allerdings nicht in Firmennetzwerken, wo ja mehrere Benutzer auf Dateien zugreifen.

Deshalb müssen für Netzwerke, in denen mehrere Benutzer gleichzeitig auf dieselbe Datei bzw. Dateien zugreifen müssen, wie dies beispielsweise bei einer Datenbank ist, solche Oplocks deaktiviert sein.‎

Hinweis – zuerst Programme beenden, Dateien schließen

Bevor Sie Änderungen an den Einstellungen Ihrer NAS vornehmen, beenden Sie an allen PCs offene Programme und schließen Sie alle offenen Dateien.

QNAP – Oplocks deaktivieren

In QNAP NAS-Systemen gehen Sie zur Deaktivierung der Oplocks im ControlPanel auf Rechte > Freigabeordner (1) > Ordnername > Stift Symbol (2) > Dateisperre (oplocks) Haken (3) entfernen.
Anleitungen siehe: https://www.qnap.com/de-de/how-to/faq/article/how-to-set-up-shared-folder-on-qnap-nas

Synology – Opportunistic Locking deaktivieren

Bei Synology NAS Geräten deaktivieren Sie das Opportunistic Locking.
Wenn das Opportunistic Locking deaktiviert ist, können Datenbankanwendungen besser auf Datenbankdateien zugreifen, die über das Netzwerk auf dem Synology NAS gespeichert wurden.
Anleitungen siehe https://kb.synology.com/de-de/DSM/help/DSM/AdminCenter/file_winmacnfs_win?version=7

Link:
SuccessControl CRM für den gemeinsamen Betrieb im Netzwerk einrichten
LAN Netzwerk schneller machen

Sie betreiben ein Büro mit zwei Standorten und sind auf der Suche nach einer Lösung, mit der Sie von überall aus professionell auf Ihre Geschäftsdaten zugreifen können?

Zudem sollen Ihre Mitarbeiter auch aus dem Home Office arbeiten können?

Des weiteren auch von unterwegs – beispielsweise mit Tablet oder Smartphone?

Darüber hinaus soll das ohne Investitionskosten und zudem ganz einfach sein?

Die Lösung für Sie: Online Server Desktop Arbeitsplatz

Der Online Server Desktop Arbeitsplatz von SuccessControl CRM ist die perfekte Arbeitsumgebung für alle Büroarbeiten.

Kurzum – der Büro Arbeitsplatz in der Cloud bietet die Leistungsfähigkeit eines kompletten Windows-Rechners mit Microsoft Office.

Infolgedessen optimieren Sie Ihr Teamworking auch wenn Sie mehrere räumlich voneinander getrennte Standorte haben. Obendrein können Daten schnell und professionell untereinander getauscht und gemeinsame Ressourcen genutzt werden.

Industriestandard Microsoft Office

Sobald der Benutzer sich auf dem Online Server Desktop Arbeitsplatz einloggt, steht ihm seine gewohnte Windows Arbeitsumgebung zur Verfügung. Alle benötigten Programme wie Microsoft Word, Excel, Outlook, PowerPoint etc. und SuccessControl CRM stehen zur Verwendung direkt bereit.

Einfachste Handhabung – gewohnte Arbeitsumgebung

Folgendes Video zeigt Ihnen wie einfach das geht!

Flexibel und skalierbar – mitwachsend

Egal ob Sie einen oder auch mehrere untereinander vernetzte Online Windows-Arbeitsplätze benötigen, Sie sind jederzeit flexibel.

Ein zusätzlicher Arbeitsplatz kann jederzeit hinzugebucht werden und verfügt über die gleiche Arbeitsumgebung wie die bereits bestehenden Online Arbeitsplätze.

Weiterführende Informationen

• Büro Arbeitsplatz in der Cloud – einfach mieten

Die richtige Ordnerstruktur im Unternehmen
Eine gute Ablage zeichnet sich durch einfaches ablegen und schnelles Wiederfinden von Dateien und Dokumenten aus.

Gerade wenn Sie mehrere Projekte, Aktionen und Verteiler verwalten (Projekte können hierbei Aufträge, Aktionen, Marketingaktivitäten oder sonstige Vorhaben sein – deshalb bezeichnen wir Projekte hier einfach als ORDNER), ist es sehr hilfreich und arbeitserleichternd wenn bereits beim Projekt erstellen eine vorgegebene Ordnerstruktur angelegt wird.

Darum ist eine gute Ordnerstruktur im Unternehmen wichtig

Diese Ordner Struktur schafft die ideale Voraussetzung für alle Mitarbeiter im Büro die Dateiablage zu organisieren. Dokumente sind somit einfach und an der richtigen Stelle abzulegen. Die Struktur bleibt transparent und gewährleistet schnell auf die Dateien und Dokumente zurückzugreifen. Abgesehen davon behalten Sie den Überblick.

Durch diese PC-Organisation der Dateiablage und –struktur haben Sie nicht nur quasi ein effektives Dokumentenmanagement – sondern vermeiden auch den sonst notwendigen immensen Zeitaufwand den eine ungeordnete Dateiablage zum Beispiel bei einer Datensicherung mit sich bringt.

Dateiablage und Ordnerstrukturen besser organisieren

Wenn Sie beispielsweis ein Projekt, einen Auftrag oder Vorhaben im Ordnermodul anlegen, wird eine für Ihren Tätigkeitsbereich optimale Ordnerstruktur angelegt.

Das System zur Ablage ist dabei einfach und praktisch. Einmal die Verzeichnisvorgaben im Setup hinterlegen und dann immer wieder nutzen.

Beispiel einer Ordnerstruktur Vorgabe:

Durch die systematische und methodische Ablage werden Dokumente und Dateien automatisch den richtigen Vorgängen und Arbeitsmappen zugeordnet. Somit sind wichtige Informationen im Unternehmen schnell und einfach verfügbar. Sie reduzieren damit Ihren Wiederfind-Aufwand! Auch das Problem von E-Mails ablegen, archivieren und schnell wiederfinden ist damit gelöst.

Je nach Anforderung lässt sich die Ablagestruktur unterschiedlich gestalten. Sie können mehrere Strukturen vorgeben – beispielsweise eine für interne Projekte und eine für externe Projekte. Beim erstellen wählen Sie dann einfach die gewünschte Struktur aus. Auch ein erweitern oder reduzieren ist nach belieben möglich.

Videos zum Thema: Projektverwaltung

Ordner- und Projektverwaltung

Weitere Informationen zu der Projektverwaltungssoftware finden Sie hier.

Dateiablage nach Jahren organisieren

Im obigen Abschnitt haben Sie kennengelernt, wie Sie die Ablage für Projekte, Aufträge oder Vorhaben organisieren. In jedem Unternehmen entstehen aber auch eine ganze Menge Dateien, die beispielsweise aus Briefen an Kunden und Interessenten stammen.

Auch hier gewährleistet die richtige Bürosoftware wie SuccessControl CRM die gewünschte Datei schnell und einfach zu finden. Die Dateiablage erfolgt dabei automatisch gekoppelt an den jeweiligen Empfänger des Schreibens. Dies können beispielsweise Kunden, Interessenten oder Lieferanten sein. Die Dokumente sind dabei in der Kontakthistorie per Link mit diesen verbunden und einfach per Klick aufzurufen.

Für die digitale Ablage von diesen allgemeinen Dateien hat sich bewährt, jeweils zum Jahreswechsel einen separaten Dateiablageordner anzulegen.

Diese Organisation der Dateiablage nach Jahren im Unternehmen, erleichtert nicht nur die Archivierung, sondern liefert auch auf Anhieb den perfekten Überblick.

Nutzen Sie mit SuccessControl die vorhandenen Microsoft Office Ressourcen schnell, einfach und clever.  Als Ergebnis erhalten Sie im Unternehmen eine transparente Ordnerstruktur. Somit finden sich auch neue Mitarbeiter umgehend und intuitiv zurecht.