Um die Organisation einer Veranstaltung oder das Versenden von Informationen an Arbeitsgruppen als auch Kunden zu vereinfachen, empfehlen wir Ihnen das erstellen eines sogenannten e Mail Verteilers. Folgende Schritt-für-Schritt Anleitung hilft Ihnen dabei, in nur wenigen Minuten einen Verteiler aufzusetzen.

Wofür eignen sich Verteiler?

Um Ihre Informationen effektiv an bestimmte Personengruppen zu senden, bietet sich ein Verteiler hervorragend an. Mit diesem können Sie entweder Briefpost verschicken oder personalisierte E-Mails über Outlook senden. So erreichen Sie schnell und zielgerichtet die richtigen Empfänger.

Beispiele für die Benennung von Verteilerlisten

Bevor Sie einen E-Mail- oder Mailingverteiler erstellen, sollten Sie sich überlegen, welchen Zweck dieser erfüllen wird.

Wenn Sie zum Beispiel im Fahrzeughandel tätig sind und ausgewählten Kunden spezifische Angebote machen möchten, können Sie Ihre E-Mail Verteiler vielleicht folgendermaßen benennen:

• Newsletter Limousinen
• Newsletter Kompaktwagen
• Newsletter Vans

Wenn Sie im Bereich der Gremienarbeit aktiv sind, könnten einige Ihrer Verteilerlisten etwa so definiert sein:

• Arbeitsgruppe Wirtschaft
• Arbeitsgruppe Gesundheit
• Arbeitsgruppe Energie

Merke: Je sinnvoller Sie Ihren e-Mail Verteiler benennen, desto leichter fällt das erstellen der Kontaktgruppe!

So ordnen Sie Adressaten einem Verteiler zu

1. Wählen Sie die Person bzw. Adresse aus
2. Wählen Sie Verteiler – Kategorien
3. Wählen Sie Verteiler zuordnen
4. Doppelklicken Sie auf die gewünschte Verteilerliste

Wie in Abbildung 1 zu sehen ist, kann auch ein Adressat / Person mehreren e-Mail Verteilern zugewiesen werden. Dies ist beispielsweise praktisch, wenn dieser Kontakt mehreren Kontaktgruppen (hier Arbeitsgruppen) angehört.

So verwenden Sie einen e-Mail Verteiler

Nachdem Sie Ihren Verteiler erstellt und entsprechende Personen diesem zugefügt haben, ist es nun ein leichtes diesen zu verwenden. Dazu nutzen Sie den Verteilernamen einfach als Suchkriterium und erstellen dann an die Verteilerliste beispielsweise eine Serienmail mit Outlook oder eine Adressliste im Excel Format oder einen Serienbrief mit Word und so weiter.

Ferner ist es beruhigend zu wissen, das jeder Empfänger beispielsweise bei einer Serienmail immer einzeln angesprochen wird. Das bedeutet, keiner der Empfänger kann die Verteilerliste und somit die anderen Empfänger sehen. Sie wollen ja sicherlich nicht, das alle sehen wer die Mail ebenfalls bekommen hat. Dies ist insbesondere in Bezug auf den Datenschutz wichtig!

Tipp

Genauso einfach wie Sie eine Adresse dem Verteiler hinzugefügt haben, können Sie die Adresse auch wieder aus der Gruppe entfernen. Dies ist besonders praktisch, wenn wie in unserem Beispiel eine Person zu einer anderen Arbeitsgruppe wechselt. Um den Verteiler zu bearbeiten, wählen Sie den betreffenden Kontakt und entfernen einfach über Doppelklick die Zuordnung.

Ebenfalls können Sie über die Suchergebnis weiterverarbeiten Funktion beliebig viele Personen bzw. Adressen in einem Rutsch dem erstellten Verteiler zuweisen.

Fazit

Die Möglichkeiten, für die Sie einen e Mail Verteiler anlegen können, sind vielfältig. Sei es die Projektarbeit, Planung einer Veranstaltung oder ein firmeninterner Newsletter. Bei all den Vorhaben unterstützt Sie SuccessControl CRM durch die ausgezeichnete Nutzerfreundlichkeit sowie die kompakten, aber vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten mit den Microsoft Office 365 Programmen wie Outlook, Word und Excel.

Allgemeine Tipps, wie Sie effektive Werbung für kleine Unternehmen betreiben gibt es mehr als genug.

Sicher kennen Sie bereits einige der allgemeinen Tipps, wie Sie effektive Werbung für Ihre Firma betreiben können. Sei es die eigene Webseite, Einträge bei Google My Business oder Anzeigenschaltungen.

Aber gibt es auch konkrete Beispiele dafür, wie erfolgreiche Werbung in der Praxis aussieht? Dies möchten wir Ihnen anhand eines konkreten Fallbeispiels zeigen.

Ein konkretes Beispiel für Werbemaßnahmen

Stellen Sie sich vor, Sie haben oder gründen einen Gartenbaubetrieb. Ihr Betätigungsfeld liegt also in der Gestaltung und Pflege von Gärten, Parks, Spiel- und Sportplätzen.

Um Werbung für Ihre Firma zu machen, können Sie beispielsweise folgenden Text verwenden:

Sehr geehrter Herr Müller,

Sie können Ihre Gartenvisionen wahr werden lassen - mit unserer Hilfe. Wir sind Ihr Ansprechpartner für die Gestaltung und Pflege von Gärten, Parks, Spiel- und Sportplätzen. Von der ersten Planung bis zur finalen Fertigstellung übernehmen wir alles für Sie. So können Sie sich entspannt zurücklehnen und die Ergebnisse unserer Arbeit genießen.

Rufen Sie uns an - Ihr Gartenbau Grün

Tipp – Werbebotschaft Saisonal abstimmen

Stimmen Sie Ihre Werbebotschaft Saisonal ab. Je nach Jahreszeit gehen Sie konkret auf saisonale Bedürfnisse ein. Beispiel einer abgestimmten Herbst Marketing-Aktion: „… wir kehren Laub schnell und zuverlässig zusammen und entsorgen es …“.

Das richtige Medium für eine effektive Werbung festlegen

Da Marketing für kleine Unternehmen oft am Budget scheitert, gilt es nun das optimale Werbemedium festzulegen. Kostengünstiger als gedacht ist hier das klassische Werbebrief Anschreiben per Post. Bereits mit einem Budget von lediglich € 89,– netto können Sie somit bereits 100 Interessenten und somit potentielle Kunden erreichen.

Und dies inklusive aller Nebenkosten wie farbiger Druck und Versand! Wie das funktioniert zeigen wir Ihnen im folgenden.

Die richtigen Hilfsmittel um Werbung für kleine Unternehmen zu machen

Bevor Sie jetzt sagen, Sie haben keine Zeit, hunderte Briefe zu schreiben, diese auch noch auszudrucken, einzutüten und zur Post zu bringen – stellen wir Ihnen die richtigen Hilfsmittel vor. Die Werbung für kleine Unternehmen kann somit effektiv innerhalb von nur 10 Minuten erledigt sein.

Erstens: Nutzen Sie eine eigene Interessenten- und Kundendatenbank wie SuccessControl CRM. Hier Erfassen Sie die Namen und Adressen von Interessenten und Ihrer Kunden. So können Sie einfach Werbeaktionen durchführen, persönliche Anschreiben versenden oder zu besonderen Anlässen (z. B. Tag der offenen Tür) einladen. Ebenso ist auch ein Serienmail Versand mit Outlook ohne Aufwand realisierbar. Der Aufbau einer eigenen Interessenten Liste ist für jeden Gründer, Selbstständigen und Unternehmer ein absolutes Muss.

Zweitens: Nutzen Sie zum Briefversand einen Dienstleister wie Confidence Post. Hierdurch versenden Sie ohne Aufwand da Druck, Kuvertierung und Postauslieferung durch diesen erfolgt. Sie übergeben lediglich Ihr Werbeschreiben als PDF-Datei. Dies ist so einfach wie ausdrucken – sehen Sie dazu dieses Video.

Konkrete Umsetzung Ihrer Werbemaßnahme

Tragen Sie in der Kundenverwaltung von SuccessControl CRM all Ihre Adressen ein. Sie können diese auch ganz einfach importieren, wenn Sie bereits eine Excelliste von Interessenten haben oder Kontakte in Outlook vorhanden sind.

Selektieren Sie nun bspw. alle Interessenten für Ihre Werbebrief. Rufen Sie dann die PDF-Serienbrief Funktion in SuccessControl auf, geben Ihren Text ein und das Programm erzeugt automatisch die PDF-Datei mit all den personalisierten Anschreiben.

Im nächsten Schritt übergeben Sie die fertige PDF-Werbebrief-Datei. Hierzu wählen Sie einfach als Drucker Confidence Post aus.

Fertig – Sie haben nun erfolgreich Ihr erstes Post-Werbe-Mailing um Ihre Firma zu vermarkten und bekannt zu machen erstellt.

Beachten – so wird Werbung für kleine Unternehmen auch erfolgreich

Erfolgreiche Werbung für kleine Unternehmen basiert auf Kontinuität – das heißt, es muss regelmäßig gemacht werden. Beispielsweise alle vier Wochen. Da Sie erst nach drei bis vier Schreiben im Gedächtnis Ihrer Zielgruppe bleiben, planen Sie einen längeren Zeitraum für Ihre Werbemaßnahmen ein. Dann erst wird Werbung für Kleinunternehmen effektiv und nachhaltig.

Effektive Werbung für Kleinunternehmen – blicken Sie über den Tellerrand

Denken Sie outside the box, um Ihren Interessenten- und Multiplikatoren-Adressenpool jeden Monat zu erweitern. Im Beispiel unseres Gartenbaubetriebes könnten Sie die Adressen von Architekten und Baubetrieben in Ihrer Region recherchieren.

Warum? Architekten bauen Häuser. Neue Häuser benötigen eine Gartengestaltung. Je mehr Werbebriefe Sie an sie versenden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Architekt Sie dem Bauherrn empfiehlt.

Fazit

Effektive Werbung für Kleinunternehmen muss nicht teuer sein. Selbst mit einem kleinen Budget erreichen Sie Ihre Zielgruppe und generieren Aufträge. Bleiben Sie kontinuierlich und denken Sie daran Ihren Werbeerfolg zu kontrollieren. Fragen Sie dazu einfach Ihre Kunden, wie Sie zu Ihnen gekommen sind.

Links zum Thema

• Aufbau und Pflege einer Kundendatenbank
• Kundenverwaltungsprogramm
• Interessentenverwaltung – alle Anfragen im Blick
• Erstellen von Serienbriefen
• Angebote und Rechnungen schreiben mit dem Rechnungsprogramm

Etiketten erstellen – einfach gemacht!

Folgende Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie schnell und unkompliziert Etiketten drucken. Die Vorlage zum Adressetiketten drucken ist abgestimmt auf die weitverbreitete Avery Zweckform 3474 Vorlage für Universal-Etiketten im Format 70 x 37 mm mit 24 Etiketten pro Bogen.

Anleitungsvideo:  Etiketten drucken mit Word

Download der Wordvorlage zum Etikettendruck

Die Avery Zweckform Etiketten Vorlage im Wordformat Muster_Zweckform_3474_Etikettendruck.dot können Sie hier downloaden bzw. finden Sie diese auch direkt im Vorlagenverzeichnis von SuccessControl CRM, welches Sie hier downloaden können.

Die Zweckform 3474 Universal-Etiketten können Sie direkt im Bürofachhandel oder Online bei AVERY Zweckform erwerben.

Links zum Thema:
Ordnerrücken bedrucken Word

Sie möchten zur Akquirierung von neuen Kunden einen Serienbrief erstellen?

Mit der Serienbrief Software Funktion von SuccessControl kann JEDER innerhalb einer Minute einen perfekten Werbe- Serienbrief erstellen – und dies ganz OHNE Tutorial, Anleitung oder Kurs.

Und so einfach gehts
Sie wählen die Adressaten in der Adressverwaltung für Ihren Serienbrief aus, schreiben Betreff und Text, drücken die Taste PDF-Serienbrief erstellen – Fertig!

Erstellen von Serienbriefen Demo

Weil das wirklich so einfach ist, zeigen wir Ihnen hier das erstellen von Serienbriefen als kurze Demo.

Auf Anhieb professionelle und personalisierte Serienbriefe erstellen

Mit SuccessControl kann jeder Mitarbeiter auf Anhieb einen professionellen und personalisierten Serienbrief erstellen. Die Software mit Adressverwaltung bietet Ihnen Seriendruck von Dokumenten für mehrere Empfänger aber nicht nur als PDF-Serienbrief. Sie können Ihren Serienbrief auch in Word erstellen – und das ohne umständlich Adressen für Serienbrief anlegen zu müssen.

Sie entscheiden also ganz nach Ihren Wünschen Programm für Seriendruck ob Sie das erstellen von Serienbriefen in Word (Word 2007 bis Word 2022) vornehmen möchten, oder für Ihr Marketing einen Serienbrief als PDF im Handumdrehen erstellen.

Alle im Programm für Serienbrief erstellten Serienbrief-Dokumente, können direkt als Internet-Letter versendet werden. Die Software für Serienbriefe setzt automatisch die erforderlichen Steuerzeichen zum automatisierten versenden ein. Das spart Ihnen das kuvertieren, frankieren und den Gang zum Briefkasten. Übrigens erstellen und versenden Sie auch genau so einfach Serienfaxe mit der Software von SuccessControl CRM.

Eine Schritt für Schritt Anleitung, die die Erstellung von Serienbriefen mit Word zeigt, finden Sie auch in unserem Beitrag „Serienbrief erstellen mit Word„. Das Word Serienbrief erstellen mit Etikettendruck aus der Adressverwaltung wird anschaulich und einfach in diesem Video dargestellt.

SuccessControl CRM ist aber nicht nur eine Software für Serienbriefe und Adressetiketten. Das Programm bietet Ihnen eine integrierte CRM Adressdatenbank mit Kundenverwaltung. Clevere Funktionen unterstützen Sie bei der perfekten Kundenbetreuung und Akquise.

Links zum Thema:

• Erstellen von Serienbriefen mithilfe des Seriendrucks in Word
• Beitrag „Serienbrief erstellen mit Word„
• 10 Tipps zum Serienbriefe erstellen mit Word 2010 – PC Magazin
• Serienbrief erstellen: Anleitung – Was ist ein Serienbrief?
• Tipp: Der Serienbrief als klassisches Werbemittel, Aufbau eines Werbebriefes
• Rainer Lamberts erläutert das Serienbrief erstellen mit Word – PDF Download

Viele Anwender tun sich schwer einen Serienbrief mit Word zu erstellen. Auch die vielen Tipps in Foren mit Begrifflichkeiten wie „Serienbrief erstellen Word“ oder „Serienbrief Word erstellen“ bringen für die meisten Anwender keine echte Hilfe, sondern sorgen eher für noch mehr Verwirrung.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen ebenso eine clevere Alternative Methode vor, um Serienbriefe zu erstellen. Hierbei geben Sie nur Ihren Text ein und erhalten den personalisierten Serienbrief als PDF-Dokument direkt zum Ausdrucken.

Video: Serienbriefe erstellen – mal einfach gemacht

Serienbriefe mit Word sind kein Hexenwerk – nur gewusst wie?

Die Erstellung von Serienbriefen mit Word ist kein Hexenwerk – vorausgesetzt, Sie haben eine entsprechende Software wie SuccessControl CRM. Diese unterstützt Sie bei der automatischen Verbindung mit der sogenannten Datenquelle, in welcher die Serienbriefempfänger sowie die zum Adressaten entsprechende Anrede hinterlegt ist. So sparen Sie sich den komplizierten Teil der Serienbrieferstellung.

Dabei spielt es keine Rolle ob Sie einen Serienbrief zur Kundenakquise oder einfach nur Adressetiketten bzw. Namensschilder im Seriendruck mit Word erstellen wollen – dies alles ist problemlos möglich und mit wenigen Mausklicks erledigt.

Aus Adress-Selektionen Serienbriefe erstellen

Sie wählen lediglich die die gewünschten Adressaten aus der Adress- und Kundenverwaltung aus – auch als Adressenselektion bzw. Kundenselektion bezeichnet. Die Software bereitet für Sie alle für den Seriendruck benötigten Daten inklusive zusammengesetzten Anschriftenfeld und Anredefeld für den Seriendruck mit Word auf. Besonders das bereits zusammengesetzte Anredefeld erspart Ihnen beim Seriendruck die sogenannten und komplizierten „wenn – dann“ Klauseln.

Serienbriefe erstellen mit Word – einfach gemacht

Word öffnet sich für Sie mit dem fertigen Serienbrief Dokument – inklusive der verbundenen Datenquelle – Sie schreiben nur noch Ihren persönlichen Text dazu, und drucken Ihren Serienbrief mit Word entweder direkt auf dem Drucker aus, oder speichern diesen als Dokument.

PDF Serienbriefe erstellen – die clevere Alternative

Wussten Sie, dass es einfacher ist, Serienbriefe in PDF-Format zu erstellen als in Word? Das folgende Beispiel Video zeigt Ihnen, wie einfach und clever es sein kann. Der einzigartige Vorteil bei diesem PDF-Serienbrief ist, dass Sie nur Ihren Text eingeben müssen. Als Resultat erhalten Sie den Serienbrief direkt zum Ausdrucken.

Ein Beispiel wie Sie eine individuelle Serienbrief Vorlage erstellen, finden Sie im Handbuch von SuccessControl.

Bild: Ansicht Serienbrief in Word

Linksammlung zum Thema:
Für Interessierte haben wir noch folgende weitere Links zu allgemeinen Informationen rund um das Thema Serienbrief mit Word zusammengestellt – welche auf der Internetseite des EDV-Dozenten Rainer Lamberts zu finden sind:
http://www.rainer-lamberts.de/serbrf_erstellen_word2007.pdf
Kopfzeile in Word erstellen
http://www.rainer-lamberts.de/word-kopfzeile.pdf

Wenn Sie Briefe mit Word erstellen, werden die Adressen automatisch in Word aus der Adressverwaltung eingefügt. Das mühsame Zeile für Zeile via Copy & Paste Adressen in Word einfügen entfällt – stattdessen wird in Ihren Briefkopf die komplette Anschrift inklusive der korrekten Anrede wie z.Bsp. „Sehr geehrter Herr Schmidt,“ oder „Sehr geehrter Herr Dr. Mayer,“ automatisch gefüllt, ohne das Sie ein extra Word Adressbuch benötigen.

Es entfällt aber nicht nur das manuelle Adressen in Word einfügen – auch Ihr Absendername mit Grussfloskel, das Datum des Word Dokuments sowie eine fortlaufende Briefnummer sowie die Betreffzeile werden werden automatisch in das Word Dokument eingefügt. Dies sowohl für Einzelbriefe als auch Serienbriefe mit Word.

Tipp: Sie können Adressen direkt in Word Vorlagen automatisiert einfügen.

Durch diese Vorgehensweise erledigen Sie Ihre Korrespondenz in einem Bruchteil der ansonsten notwendigen Zeit, vermeiden Tippfehler und haben durch die automatische Speicherung des Briefes zum Adressaten jeglichen Schriftverkehr schnell wieder zur Hand. Das ansonsten umständliche Adresse aus Outlook in Word einfügen – wo quasi erst ein Adressfeld gebastelt werden muss – entfällt durch diese einfache Methodik.

Adressen in Word einfügen leicht gemacht

Folgendes Video „Word Adresse einfügen“ zeigt wie einfach Adressen in Word eingefügt werden und wie schnell Sie die richtige Adresse als Adressblock im Briefkopf mit Word haben. Die Adressdaten können an jede beliebige Wordvorlage übergeben werden – setzen Sie hierzu lediglich eine Textmarke an die entsprechende Stelle im Worddokument.

Tipp: Ihre Adressen aus Excel oder Outlook übernehmen Sie ganz einfach per Import in die Adressenverwaltung. Die Adressfelder stehen Ihnen dann direkt zum automatischen einfügen in Ihre Worddokumente zur Verfügung.

Links zum Thema:
Word Textmarken setzen und löschen