Als E-Mail Marketing-Tool sind Newsletter heute weit verbreitet und branchenübergreifend beliebt. Die Gründe hierfür sind nachvollziehbar: Mit geringem Aufwand und individuell ausgewählten Inhalten erreicht der Newsletter als Marketing Tool eine klar definierte Zielgruppe: Bestandskunden und Interessenten. Auch wenn das Format dem Absender größten Gestaltungsspielraum lässt, gilt es einiges zu beachten, damit der Newsletter sein Potenzial ausschöpft und die investierten Ressourcen rechtfertigt.

Newsletter sind keine Postwurfsendung – Rechtsgrundlage

Der beste Newsletter hat keinen Wert, wenn Sie niemanden haben, an den Sie ihn versenden können. Ihn einfach großzügig an x-beliebige Empfänger zu versenden, ist leider keine Option und aus wettbewerbsrechtlicher sowie aus Sicht des Datenschutzes untersagt. Anders ausgedrückt: Ihren Newsletter dürfen Sie nur an Personen versenden, die es erlaubt haben.

Die erforderliche Erlaubnis erfolgt heute überwiegend in Form eines Opt-In-Verfahrens. Neben der Möglichkeit, auf Ihrer Website ein Registrierungsformular anzubieten, genügt eine einfach Check-Box als Bestandteil des Check-Outs im Online-Shop, um Ihren Kunden die Registrierung für den Newsletter-Versand anzubieten. Auch wenn es juristisch nicht vorgeschrieben ist, hat sich das Double-Opt-In-Verfahren bewährt. Hierbei erhält ein zuvor registrierter Empfänger eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn dieser angeklickt wird, erfolgt die Aufnahme in die Verteilerliste. Dieses Verfahren dient vor allen Dingen Ihrer eigenen Absicherung, da es sich im Falle eines Falles zweifelsfrei nachweisen lässt.

Darüber hinaus müssen Sie dem Empfänger jederzeit die Möglichkeit eröffnen, sich von Ihrem Newsletter wieder abzumelden. Auch dieses Opt-Out-Verfahren basiert in der Regel auf einem Link, den jeder Newsletter gut erkennbar enthalten sollte. Durch sein Anklicken wird die hinterlegte Adresse umgehend aus dem Verteiler gelöscht.

Insbesondere für Dienstleister erweisen sich die genannten Grundlagen des Opt-In-Verfahrens als Schwierigkeit. Ohne einen Online-Shop sind sie darauf angewiesen, dass sich Interessenten aktiv registrieren. Eine Erleichterung bietet der Gesetzgeber hier mit dem Bestandskundenprivileg: Grundsätzlich kann eine nachweisbare Geschäftsbeziehung als Rechtfertigung für den ungefragten Newsletter-Versand gewertet werden. Idealerweise wird hierauf jedoch bereits beim ersten Geschäftsabschluss hingewiesen. Zudem muss auch hier der Empfänger immer die Möglichkeit haben, sich ohne größeren Aufwand abzumelden. Darüber hinaus beschränkt das Wettbewerbsrecht die Erlaubnis auf Informationen zu „ähnlichen Waren oder Dienstleistungen“, es muss folglich ein Verbindung zwischen den Inhalten des Newsletters und der zuvor erbrachten Leistung erkennbar sein.

Content is King – die passenden Inhalte für Ihren Newsletter

Das Format des Newsletters bietet maximale Freiheit in Bezug auf seine Inhalte. Unternehmen versenden Newsletter zum Beispiel als reine Produktwerbung. Ausgewählte Artikel werden präsentiert und, eventuell in Verbindung mit Aktionspreisen oder im Rahmen einer Rabattaktion für den Kreis der Empfänger, direkt mit dem eigenen Online-Shop verlinkt. Eine Rundmail kann jedoch auch thematische Informationen anbieten, die über reine Produktvorstellungen hinausgehen. Informationen aus oder über ihr Unternehmen, Terminankündigungen, Personalien – auch als Werkzeug in PR und Öffentlichkeitsarbeit ist der Newsletter im e-Mail Marketing ein vielseitiges Instrument.

Die Aufarbeitung der Inhalte spielt dabei eine zentrale Rolle. Einfach ausgedrückt: Ein Newsletter muss lesenswert gestaltet sein. Informationsgehalt, Nutzwert, Übersichtlichkeit sowie optische und inhaltliche Attraktivität entscheiden darüber, ob Ihr Newsletter nicht nur empfangen, sondern auch gelesen wird und ob die Empfänger durch ihn motiviert werden, sich weiter mit Ihnen und Ihrem Angebot zu befassen.

Insbesondere beim E-Mail-Newsletter sind die Layout-Möglichkeiten begrenzt. Vor allen Dingen, wenn der Empfänger aus Sicherheitsgründen Mail ausschließlich im Reintext-Format empfängt und kein HTML zulässt. Aus diesem Grund sollte zumindest die Option erwogen werden, den Newsletter parallel online verfügbar zu machen oder ihn als pdf-Newsletter im Anhang zu versenden.

Erfolg mit einer soliden Datengrundlage

Datenverwaltung und -verarbeitung sind neben der Rechtsgrundlage, den Inhalten und dem Layout die wichtigsten Erfolgsfaktoren beim Newsletter-Versand. Auch wenn Rückläufer beim digitalen Versand kein Geld kosten, kann man sich unnötige Retouren durch saubere Daten ersparen. Zudem empfiehlt es sich immer, Newsletter zumindest in der Ansprache zu personalisieren. Damit dies ohne zusätzlichen Aufwand gelingt, müssen die erforderlichen Daten in geeigneter Form vorliegen. Unnötig zu erwähnen, dass ein „Sehr geehrter Herr“ bei einer weiblichen Empfängerin ein genauso schlechter Einstieg ist, wie ein falsch geschriebener Name.

Alles aus einer Hand

Fehler und zusätzlicher Aufwand entstehen vor allen Dingen immer dann, wenn beim Newsletter-Versand mit mehreren, unabhängigen Systemen gearbeitet wird. Müssen zum Beispiel Adressdaten erst aus einem in ein anderes eMail Marketing Tool übertragen werden, schleichen sich schnell Fehler ein. Idealerweise greift deshalb das System zum Versand von Serienmails – nichts anderes ist technisch betrachtet ein Newsletter – auf die Daten aus einem für alle anderen täglichen Aufgaben und Prozesse genutzten CRM-System zu oder noch besser: Der Rundmail-Versand wird direkt aus diesem CRM-System gestartet und gesteuert.

Ist dies der Fall, kann der gesamte Prozess zusätzlich dokumentiert werden: Jeder Kontakt kann gekennzeichnet werden, wenn er in den Versand einbezogen oder auch aus diesem entfernt werden soll. Aus den vorhandenen Datensätzen können Verteilerlisten erstellt und sogar unterschiedlichen Newsletter-Versionen zugeordnet werden, wodurch auch ein inhaltliche Individualisierung beim e-Mail Marketing möglich ist.

So können zum Beispiel Inhalte entsprechend vorausgehenden Geschäftsbeziehungen zugeordnet werden, wodurch den Einschränkungen des Bestandskundenprivilegs Rechnung getragen wird. Außerdem erlaubt ein systematischer Ansatz beim Newsletter-Versand langfristig eine Analyse seiner Effekte und damit eine dauerhafte Optimierung.

Mit SuccessControl CRM und Microsoft Outlook erfolgreich im Newsletter-Marketing

Mit Outlook bietet die beliebte Office-Suite von Microsoft ein geeignetes Werkzeug für den Newsletter-Versand. Mit seinem eingebauten Serienmail-Assistenten gelingt die Erstellung auch ohne weitere Programmkenntnisse, Inhalte können einfach erstellt oder per Drag & Drop eingefügt werden. Mit Hilfe variabler Elemente können die Kontaktdaten direkt aus SuccessControl CRM übernommen und so eine individuelle Ansprache realisiert werden. Außerdem ermöglicht Outlook wie gewohnt den Dateianhang. So können zum Beispiel ergänzende Informationen, Preislisten, technische Dokumentationen oder auch der gesamte Newsletter im pdf-Format zusammen mit der Serienmail durch das Marketing Tool versandt werden.

Das Newsletter-Tool von SuccessControl CRM bietet eine Vielzahl weiterer Optionen, mit deren Hilfe das eMail Marketing weiter individualisiert werden kann. Hierzu zählen die Zuordnung unterschiedlicher Newsletter-Versionen zu verschiedenen Verteilerlisten, der zeitgesteuerte Serienmail Versand in Outlook sowie der Block-Versand, mit dem eine Provider-Beschränkung in Bezug auf die Zahl mit einer Aktion zu versendender Mails umgangen werden kann.

Lese Tipp:

• Aufbau und Pflege einer Kundendatenbank

Um die Organisation einer Veranstaltung oder das Versenden von Informationen an Arbeitsgruppen als auch Kunden zu vereinfachen, empfehlen wir Ihnen das erstellen eines sogenannten e Mail Verteilers. Folgende Schritt-für-Schritt Anleitung hilft Ihnen dabei, in nur wenigen Minuten einen Verteiler aufzusetzen.

Wofür eignen sich Verteiler?

Um Ihre Informationen effektiv an bestimmte Personengruppen zu senden, bietet sich ein Verteiler hervorragend an. Mit diesem können Sie entweder Briefpost verschicken oder personalisierte E-Mails über Outlook senden. So erreichen Sie schnell und zielgerichtet die richtigen Empfänger.

Beispiele für die Benennung von Verteilerlisten

Bevor Sie einen E-Mail- oder Mailingverteiler erstellen, sollten Sie sich überlegen, welchen Zweck dieser erfüllen wird.

Wenn Sie zum Beispiel im Fahrzeughandel tätig sind und ausgewählten Kunden spezifische Angebote machen möchten, können Sie Ihre E-Mail Verteiler vielleicht folgendermaßen benennen:

• Newsletter Limousinen
• Newsletter Kompaktwagen
• Newsletter Vans

Wenn Sie im Bereich der Gremienarbeit aktiv sind, könnten einige Ihrer Verteilerlisten etwa so definiert sein:

• Arbeitsgruppe Wirtschaft
• Arbeitsgruppe Gesundheit
• Arbeitsgruppe Energie

Merke: Je sinnvoller Sie Ihren e-Mail Verteiler benennen, desto leichter fällt das erstellen der Kontaktgruppe!

So ordnen Sie Adressaten einem Verteiler zu

1. Wählen Sie die Person bzw. Adresse aus
2. Wählen Sie Verteiler – Kategorien
3. Wählen Sie Verteiler zuordnen
4. Doppelklicken Sie auf die gewünschte Verteilerliste

Wie in Abbildung 1 zu sehen ist, kann auch ein Adressat / Person mehreren e-Mail Verteilern zugewiesen werden. Dies ist beispielsweise praktisch, wenn dieser Kontakt mehreren Kontaktgruppen (hier Arbeitsgruppen) angehört.

So verwenden Sie einen e-Mail Verteiler

Nachdem Sie Ihren Verteiler erstellt und entsprechende Personen diesem zugefügt haben, ist es nun ein leichtes diesen zu verwenden. Dazu nutzen Sie den Verteilernamen einfach als Suchkriterium und erstellen dann an die Verteilerliste beispielsweise eine Serienmail mit Outlook oder eine Adressliste im Excel Format oder einen Serienbrief mit Word und so weiter.

Ferner ist es beruhigend zu wissen, das jeder Empfänger beispielsweise bei einer Serienmail immer einzeln angesprochen wird. Das bedeutet, keiner der Empfänger kann die Verteilerliste und somit die anderen Empfänger sehen. Sie wollen ja sicherlich nicht, das alle sehen wer die Mail ebenfalls bekommen hat. Dies ist insbesondere in Bezug auf den Datenschutz wichtig!

Tipp

Genauso einfach wie Sie eine Adresse dem Verteiler hinzugefügt haben, können Sie die Adresse auch wieder aus der Gruppe entfernen. Dies ist besonders praktisch, wenn wie in unserem Beispiel eine Person zu einer anderen Arbeitsgruppe wechselt. Um den Verteiler zu bearbeiten, wählen Sie den betreffenden Kontakt und entfernen einfach über Doppelklick die Zuordnung.

Ebenfalls können Sie über die Suchergebnis weiterverarbeiten Funktion beliebig viele Personen bzw. Adressen in einem Rutsch dem erstellten Verteiler zuweisen.

Fazit

Die Möglichkeiten, für die Sie einen e Mail Verteiler anlegen können, sind vielfältig. Sei es die Projektarbeit, Planung einer Veranstaltung oder ein firmeninterner Newsletter. Bei all den Vorhaben unterstützt Sie SuccessControl CRM durch die ausgezeichnete Nutzerfreundlichkeit sowie die kompakten, aber vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten mit den Microsoft Office 365 Programmen wie Outlook, Word und Excel.

In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit Outlook Serienmails verschicken und dies komfortabel mit persönlicher Anrede.

Vorbereitung

Outlook verwendet beim Serienmail Versand immer das Standard E-Mail Konto. Falls Sie mehrere E-Mail Konten verwenden, legen Sie vorher die gewünschte E-Mail Absenderadresse – welche zum Versand verwendet werden soll – zuerst wie folgt fest: Outlook Standard Absender einstellen

Empfänger für die Serienmail mit Outlook auswählen

Die Empfänger, welche die Serienmail erhalten sollen, legen Sie einfach über eine Selektion in SuccessControl CRM fest. Gehen Sie hierzu in die Adressenverwaltung, klicken auf das Lupensymbol für eine erweiterte Suche, und geben Ihre Suchkriterien ein (beispielsweise Kategorie „Kunden“). Optimieren Sie Ihre Suche durch zusätzliches ankreuzen der Checkboxen „DSGVO-Freigabe“ und „muss eMail haben„.

Klicken Sie auf den Button Suche starten , Sie erhalten nun alle Empfänger aufgelistet. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Suchergebnis weiterverarbeiten, und dann auf den Button Newsletter erstellen.

Format der Outlook Serienmail festlegen

Im nächsten Schritt legen Sie fest, in welchem Format die personalisierten Serienmails in Outlook erstellt werden. Hier im Beispiel wählen wir das beliebte RTF (Rich Text) Format. Sie haben die Wahl zwischen:

• RTF Format – ideal um Serienmails mit nur textlichen Inhalt zu verfassen
• Outlook Vorlage – ideal wenn Sie auch beispielsweise Bilder in Ihre Serienmail integrieren möchten
• HTML Vorlage – geeignet für Anwender die über HTML Kenntnisse verfügen

Optionen zum Mailversand angeben

Im nächsten Dialogfenster bestimmen Sie wann – also zu welcher Uhrzeit und Tag – Ihre personalisierte Serienmail mit Outlook versendet wird.

Ob Sie Anlagen, wie beispielsweise eine oder mehrere PDF-Dateien beifügen möchten und ob alle Mails unter den gesendeten Objekte in Outlook gespeichert werden sollen.

Ebenfalls können Sie noch eine Notiz über den Versand in der Kontakthistorie bei jedem Empfänger eintragen lassen. So haben Sie quasi ein Protokoll, wer alles die Serienmail erhalten hat.

Serienmails blockweise mit Outlook versenden

Wichtig ist, das Outlook die Serienmails blockweise versendet. Das bedeutet, es werden beispielsweise 14 E-Mails am Stück (Block) versendet. Dann pausiert Outlook eine oder zwei Minuten. Erst nach dieser Pause wird dann der nächste Block an E-Mails versendet.

Diese Methode bietet zwei ganz entscheidende Vorteile:
Erstens vermeiden Sie dadurch auf sogenannte Spam Listen zu kommen, und zweitens umgehen Sie damit Limitationen von E-Mail Providern, die pro Minute nur eine begrenzte Anzahl von E-Mails zum Versand zulassen.

Betreff eingeben und Text verfassen

Geben Sie nun den Betreff der Serien-E-Mail ein und verfassen den Text.

Möchten Sie den Text formatieren – wie beispielsweise Schriftart und Größe, markieren Sie diesen und bewegen dann leicht die Maus. Im erscheinenden Menü-Fenster wählen Sie dann Schriftart, Größe und ggf. Schriftfarbe aus.

Die richtige Anrede – wie beispielsweise „Sehr geehrter Herr Schmidt,“ oder „Sehr geehrte Frau Müller,“ wird automatisch aus dem SuccessControl Datenfeld „Briefanrede“ in die jeweiligen Mails eingesetzt.

Kontrolle der Serienmail vor dem Versand mit Outlook

Um sicherzustellen, dass der Newsletter genauso aussieht, wie man ihn versenden möchte, kann man sich eine Vorschau anzeigen lassen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit sicherzustellen, dass alles richtig formatiert ist und Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, bevor Sie die Serienmails tatsächlich mit Outlook versenden.

Hinweis: In der Vorschau wird als personalisierte Anrede exemplarisch Mustermann verwendet. Nach der Kontrolle können Sie die Outlook-Vorschau wieder schließen.

Letzter Schritt: Mit Outlook senden

Zum Abschluss erhalten Sie eine kurze Zusammenfassung. Klicken Sie auf den Button „jetzt mit Outlook senden„, um die Serienmails an die ausgewählten Kontakte zu verschicken.

Outlook versendet jetzt die eMails

Outlook versendet jetzt nach und nach jede einzelne personalisierte Serienmail.
Bitte beachten: solange sich E-Mails im Postausgang vom Outlook-Programm befinden, Outlook nicht schließen!

Abschließende Tipps zum Serienmail Versand mit Outlook

Sie möchten Bilder und grafische Elemente in Ihrer Serienmail verwenden?

Wenn Sie Bilder und grafische Elemente für Ihren Newsletter verwenden möchten, können Sie den Versand mit der gleichen Methode vornehmen, und eine sogenannte Outlook Vorlage Datei verwenden. Weitere Infos dazu im Beitrag Newsletter mit Bildern und Grafiken erstellen

Abmeldemöglichkeit angeben – Unsubscribe

Wenn Sie beispielsweise einen Newsletter an Interessenten versenden, empfiehlt es sich um den gesetzlichen Anforderungen genüge zu tun, eine sogenannte „unsubscribe“ – also Abmeldemöglichkeit dem Serienmail-Empfänger zu geben.

Hierzu können Sie beispielsweise einfach folgenden Text in Ihrer Serienmail verwenden:
Sie erhalten diese E-Mail da Sie unseren Newsletter abonniert haben. Falls Sie keine Informationen mehr wünschen – bzw. diese Information versehentlich erhalten – bitten wir dies zu entschuldigen. Antworten Sie in diesem Falle bitte einfach auf diese E-Mail mit dem Betreff „Keine Mails mehr“.

Meldet sich ein Empfänger ab bzw. möchte keine Serienmails mehr erhalten, kann in SuccessControl CRM die entsprechende Adresse für künftige Aussendungen gesperrt werden, in dem Sie die DSGVO-Freigabe auf Nein setzen:

Weitere Links zum Thema:

• E-Mail Verteiler erstellen
• Serien-Email mit PDF Anhang
• Outlook Schnellbausteine nutzen
• Das Newsletter Tool
• Werbung für kleine Unternehmen machen

Sie möchten eine Outlook Serienmail für mehrere Empfänger mit einem PDF Anhang versenden? Dies ist übrigens mit SuccessControl als Office Add-In problemlos möglich.

Outlook personalisierte Serienmail mit Anhang

Unsere Software erweitert Outlook um die Serienmailfunktion. Und dies mit personalisierter Anrede, beliebigen Anhängen und zeitversetzten senden.

Mit der Serienmailfunktion für Outlook versenden Sie beliebig viele personalisierte E-Mails mit Dateianhang. Somit halten Sie Ihre Kunden, Lieferanten oder Interessenten jeweils auf dem aktuellsten Stand. Der Software Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Vorgang.

Um Anhänge in Serienmails versenden zu können, gehen Sie wie folgt vor:

Erstens führen Sie beispielsweise eine Selektion nach der Adressen Kategorie „Kunden“ aus:

Zweitens rufen Sie über Suchergebnis weiterverarbeiten die Serienmail Funktion auf:

Drittens wählen Sie unter Optionen die gewünschte Versandzeit Ihrer Outlook Serienmail und Ihren Anhang aus:

Dann schreiben Sie den Betreff und Nachrichten Text Ihrer Serienmail. Die personalisierte Anrede wird übrigens automatisch je E-Mail eingesetzt:

Im folgenden kontrollieren Sie ein Muster der Serienmail mit Anhang in Outlook:

Schließlich können Sie nun Ihre Outlook Serienmail mit Anhang verschicken:

Fazit:

Mit der richtigen Software vereinfachen und optimieren Sie alle Vorgänge in der tagtäglichen Büroarbeit. Hierdurch nutzen Sie vorhandene Microsoft Office Ressourcen nicht nur effizient sondern auch noch effektiv. So sind Serienmails mit persönlicher Anrede und Dateianhang aus Outlook schnell und folglich auch noch komfortabel verschickt.

Links zum Thema:

• Newsletter mit Outlook erstellen und versenden
• Tipp: Outlook Standard Absender einstellen
• Tipp: Outlook E-Mails als Datei speichern
• Überblick der Funktionen von SuccessControl CRM
• Download von SuccessControl CRM

Outlook Notiz zu einer E-Mail erstellen

Eine im Büroalltag nützliche Funktion ist das versehen von empfangenen E-Mails mit Notizen.

Um eine E-Mail mit Notizen zu versehen, halten Sie die STRG Taste gedrückt und drücken die Taste T (Tastenkombination STRG + T). Damit die Tastenkombination wirkt, darf die E-Mail nicht in einem Fenster geöffnet sein. Jetzt können Sie ganz einfach einen Betreff sowie die Notiz zur E-Mail eingeben.

Abschließend klicken Sie auf Posting – die E-Mail inklusive Notiz wird im Outlook Posteingang angezeigt.

Schnellmemos in Outlook erstellen – auch Postings genannt

Auch interessant ist die Outlook Posting Funktion, um beispielsweise schnell mal einen Gedanken oder sonstige Memos festzuhalten.

Halten Sie dazu die STRG Taste gedrückt, zusätzlich die SHIFT (Umschalt) Taste gedrückt halten und drücken die Taste S (Tastenkombination STRG + SHIFT + S).

Im folgenden Outlook Posting Fenster gewünschten Betreff und Notiz eingeben – fertig! Das Posting wird nun im Outlook Posteingang angezeigt.

Weiterführende Links: So nutzen Sie Schnellbausteine in Outlook

SuccessControl CRM erleichtert Ihnen durch die Verwendung von Textbausteinen bereits erheblich die Arbeit. Perfektioniert wird dies durch die Nutzung beziehungsweise Ergänzung um die sogenannten Outlook Schnellbausteine.

Was sind Outlook Schnellbausteine?

Outlook Schnellbausteine eignen sich dazu, um beispielsweise immer wiederkehrende Passagen die sowohl aus Text als auch Bildern bestehen, ergänzend in E-Mails an beliebiger Stelle einzufügen.

Entsprechend gespeichert sind diese flinken Helfer im Outlook Schnellbaustein Katalog direkt abrufbar.

Wie werden Outlook Schnellbausteine erstellt und verwendet?

Einen Schnellbaustein erzeugen Sie, in dem Sie eine Text- Bildpassage in einer E-Mail markieren und dann diese Auswahl im Schnellbaustein Katalog speichern.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Erstens klicken Sie in Outlook auf „Neue Nachricht“
2. Setzen Sie den Mauszeiger in das Nachrichtenfeld
3. Erstellen Sie den gewünschten Text und Bild und markieren dies
4. Klicken Sie in der Outlook Menüleiste auf Einfügen > Schnellbausteine
5. Klicken Sie dann auf „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern“
6. Vergeben noch einen Namen für den Schnellbaustein und bestätigen mit ok

Jetzt ist Ihr Outlook Schnellbaustein jederzeit einfach abzurufen. Mit diesen wieder verwendbaren Textblöcken für E-Mail-Nachrichten sparen Sie jede Menge Tipparbeit.

Folgendes Microsoft Outlook-Schulungsvideo veranschaulicht die Vorgehensweise zum anlegen und verwenden von Outlook Schnellbausteinen:

Soll einer der Schnellbausteine wieder gelöscht werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste und wählen dann „Organisieren und löschen …“ aus.

Links zum Thema

• Weitere Outlook Schulungsvideos finden Sie direkt auf der Microsoft Support Seite
• Newsletter mit Outlook versenden
• Video – Eingehende E-Mails im CRM speichern
• Outlook – E-Mails mit Notizen versehen
• Sticky Notes in Outlook erstellen
• CRM für Microsoft Office

Wie Sie mit dem Newsletter Tool für Outlook einen E-Mail Newsletter mit personalisierter Anrede, integrierten Bildern für Ihr Serien E-Mail Marketing mit Outlook erstellen, wollen wir Ihnen in diesen Beitrag kurz aufzeigen.

Video: Newsletter mit Outlook erstellen und versenden

Genial einfache Erstellung von Newslettern in Outlook – mit Personalisierung!
HTML Newsletter mit Outlook verschicken jetzt noch einfacher:

Vorbei sind die Zeiten in denen Sie sich mit komplizierter Newsletter Software rumschlagen mussten, oder Outlook Newsletter im HTML-Format erstellen mussten. Mit dem richtigen Newsletter Tool erstellen Sie im Handumdrehen professionelle Newsletter direkt in Microsoft Outlook. Auch eine Serienmail mit Anlage ist somit kein Problem mehr.

Die Personalisierung – also das jeder Empfänger persönlich angesprochen wird, übernimmt dabei SuccessControl CRM als Newsletter Tool Add in für Sie. Auch wer wann und welchen Newsletter erhält, bzw. wer keinen erhalten möchte, steuern Sie über die einfache Adressenselektion direkt in der Kundenverwaltung. So wird das Newsletter per Outlook versenden extrem vereinfacht.

Newsletter blockweise versenden – auch mit Outlook kein Problem

Der integrierte Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch den Newsletter Versand Prozess. Sie können beispielsweise auch mit Outlook blockweise versenden, um damit Limitierungen einer bestimmten Anzahl durch Ihren Provider zu umgehen.

Bestandteile eines Newsletters – wie mache ich ein Newsletter in Outlook ?

Im Grunde genommen hat ein Newsletter die grundlegenden selben Bestandteile wie eine ganz normale E-Mail. Das sind Betreff, die Anrede, Inhalt (Ihre Werbe- bzw. Informationsbotschaft) und Verabschiedung sowie die Absenderangaben. Zusätzlich sollten Sie dem Empfänger einen Löschhinweis für den Bezug des Newsletters anbieten. Eine Standardfloskel hierzu ist beispielsweise „Zum Abbestellen des Newsletters klicken Sie abbestellen@IhreDomain.de …“.

Die Optik – Text, Bilder Grafiken und Anlagen
die Serienmail mit Anhang in Outlook

In der Gestaltung des Newsletters sind Ihrer Phantasie bzw. Kreativität keine Grenzen gesetzt. Ob Sie ein Firmenlogo oben oder unten bzw. Produktbilder einfügen oder eine Firmenbroschüre als Anlage mitgeben ist eher abhängig von Ihrem Marketingziel. Beachten Sie jedoch bei Anlagen, dass diese nicht riesengroß sein sollten. Eine 20 MB große PDF Datei kommt bei Ihrem Kunden – der vielleicht noch ein von der Größe beschränktes Postfach hat, garantiert nicht gut an. Also wenn Sie Anlagen mit senden, sollte diese angemessen sein. Alternativ verlinken Sie doch einfach auf größere Anlagen, die beispielsweise auf Ihrer Homepage liegen.

Personalisierung – jedem seine persönliche Anrede

Die persönliche Anrede macht Ihren Newsletter professionell. Genau diesen Part übernimmt für Sie das Newsletter Tool von SuccessControl. Überlegen Sie mal, wie umständlich es für Sie wäre, bei beispielsweise 1000 Newsletter-Empfängern die Anrede von Hand bei einer Serienmail mit Outlook einzusetzen. Stattdessen verwenden Sie nur einmal den sogenannten Platzhalter BRIEFANREDE, und die Software erzeugt automatisch eine individuelle E-Mail pro Empfänger.

Wann ist Ihr Newsletter Empfänger Aufnahmefähig?

Newsletter die kurz vor Feierabend in das Postfach Ihres Kunden trudeln, finden in der Regel nicht eine so hohe Beachtung, wie beispielsweise welche die zu Arbeitsbeginn im E-Mail Postfach landen.

Auch hier unterstützt Sie die Newsletter Software von SuccessControl. Sie bestimmen Uhrzeit und Datum wann der Versand erfolgen soll. Outlook sendet Ihre Serien E-Mail erst dann beim Erreichen dieses Zeitpunkts.

Protokoll in der Kontakthistorie – Serien E-Mail Outlook Protokoll

Beim Outlook Newsletter erstellen legen Sie ebenfalls fest, ob ein Protokoll in die Kundenhistorie geschrieben wird. Somit sind Sie immer informiert, wer und wann welchen Newsletter zugesendet bekommen hat.

Newsletter verschicken mit Outlook – welche Formate können erstellt werden?

Die Bandbreite erstreckt sich von Serien E-Mail im Text im RTF Format, Outlook-Newsletter Format (Outlook-Vorlagen bzw. auch Newsletter Template genannt), bis hin zum erstellen von HTML E-Mail Format.

Das Text RTF-Format eignet sich um schnell und einfach Newsletter, die nur Text beinhalten zu erstellen. Das Outlook Vorlage Format ist die optimale Wahl um Newsletter mit integrierten Texten und Bildern zu erstellen und per Serien E-Mail zu versenden. Das HTML E-Mail Format wird meistens benutzt um Massensendungen von E-Mails zu versenden, und kann auch direkt geladen werden. Ebenso so schnell ist eine Serienmail mit PDF Anhang aus Outlook heraus erstellt.

Zum Newsletter Serienmail mit Outlook versenden ist SuccessControl CRM eine der besten sowie am einfachsten zu handhabende Software am Markt!

Viel Erfolg beim Serien E-Mail Marketing und Outlook Newsletter erstellen wünscht Ihnen Ihr SuccessControl CRM Team. Nachfolgend noch ein paar Bilder als Beispiele und Anregung wie Sie Newsletter mit dem Tool in Outlook erstellen.

Freie Gestaltung beim Newsletter verschicken mit MS-Outlook – auch Charts sind einfach zu integrieren!

Serienmail mit Outlook – so einfach kann es sein.

Der folgende Videobeitrag zeigt Ihnen wie Sie eine Serienmail mit Outlook 2007, 2010, 2013, 2016 und Outlook 2019 / 2021 auch mit Anhang und gesteuerter Sendezeit erstellen:
Videoanleitung „Serienmail mit Outlook“

Links zum Thema – externe Links:

• E-Mail Newsletter Vorlagen finden Sie auch auf der Webseite von Microsoft.
• Newsletter Software für Outlook