Egal ob Freiberufler, Solo-Selbständiger, Mittelständler oder Großkonzern, jedes Unternehmen verfolgt eine Gewinnerzielungsabsicht. Sie handeln Waren und Güter oder erbringen Dienstleistungen und stellen diese nach vereinbarungsgemäß fristgerechtem Abschluss ihrem Auftraggeber in Rechnung. Der so erzielte Umsatz bildet wiederum die Grundlage für den Fortbestand und die strategische Entwicklung des Unternehmens.

Ein Kreislauf also, bei dem wirtschaftlich viele kleine Zahnräder ineinandergreifen und sprichwörtlich die Maschine am Laufen halten. Zahlungsverzögerungen sind hier, um beim Bild zu bleiben, der unangenehme Sand im Getriebe. Zahlungserinnerung und Mahnung sind ein effektives Instrument, um Kunden an Außenstände zu erinnern und Ihrer Forderung, wenn nötig, Nachdruck zu verleihen.

Unbezahlte Rechnungen – besonders für KMU ein Problem

Gerade kleine Unternehmen können meist nicht auf umfangreiche finanzielle Rücklagen zurückgreifen. Gleichzeitig unterliegen sie selbst vielfältigen Zahlungsverpflichtungen: Büromieten, Kosten für Infrastruktur, Gehälter, erforderlicher Einkauf, Steuervorauszahlungen – die Liste der wiederkehrenden Verbindlichkeiten ist lang und die wenigsten Gläubiger sind nachsichtig, wenn Zahlungsverzug entsteht. Entsprechend sind auch KMU darauf angewiesen, dass ihre Kunden ihren Zahlungsverpflichtungen fristgerecht nachkommen. Leider ist dies nicht immer der Fall. Ein sorgfältiger Überblick über Fälligkeiten und ein systematisches Forderungsmanagement sind deshalb unverzichtbar. Dazu zählt auch der professionelle Umgang mit dem Thema Mahnungen.

Notwendiges Übel mit System

In erster Linie ist eine Mahnung eine schriftliche Erinnerung an eine ausstehende Zahlungsverpflichtung. Aus diesem Grund wählen viele Gläubiger zumindest bei ihrer ersten Mahnung auch die Bezeichnung „Zahlungserinnerung“. Gerade ein ansonsten ungetrübtes Kundenverhältnis möchte man nicht durch den Klang einer Drohung belasten, wenn doch die Möglichkeit besteht, dass der Kunde tatsächlich die Zahlung nur vergessen hat. Da es keine Vorschrift gibt, dass eine Mahnung auch als solche benannt werden muss, um wirksam zu sein, ist diese Entscheidung sicher vernünftig.

Insgesamt lässt der Gesetzgeber Ihnen großen Spielraum bei der Gestaltung einer Mahnung. Präzise Vorschriften, wie sie zu strukturieren ist, gibt es nicht:

„Als verzugsbegründende Mahnung genügt jede eindeutige und bestimmte Aufforderung, mit der der Gläubiger unzweideutig zum Ausdruck bringt, dass er die geschuldete Leistung verlangt.“ (Bundesgerichtshof, Amtlicher Leitsatz, NJW 1998, 2132)

Um dieser Definition gerecht zu werden, hat sich für die Mahnung die Struktur der Rechnung durchgesetzt. Das heißt, eine Mahnung oder Zahlungserinnerung enthält als grundlegende Informationen:

• Ihre Kontaktdaten inkl. Steuernummer und Bankverbindung
• Kontaktdaten des Schuldners
• Eine eindeutig erkennbare Charakterisierung als Zahlungsaufforderung
• Den Bezug zur Originalrechnung inkl. Rechnungsnummer und Datum
• Den Rechnungsbetrag ggf. zuzüglich Mahngebühren und Verzugszinsen
• Eine neue Zahlungsfrist

Auch Geduld hat Grenzen

Die Frage, die sich gerade Freiberufler, Solo-Selbständige und kleine Unternehmen oft stellen, ist die nach dem richtigen Zeitpunkt für die erste Mahnung. Natürlich will man aus genannten Gründen eine möglichst langfristige Kundenbeziehung nicht gefährden. Trotzdem gibt es keinen vernünftigen Grund, mit einer Zahlungsaufforderung länger zu warten als unbedingt nötig. Grundsätzlich können Sie die erste Mahnung umgehend nach Ablauf einer in Ihrer Rechnung genannten Zahlungsfrist versenden. Länger als eine Arbeitswoche sollten Sie im eigenen Interesse hier nicht zusätzlich vergehen lassen. Gleiches gilt für die zweite Mahnung, natürlich bezogen auf das in der ersten Zahlungserinnerung genannte neue Zahlungsziel, das ebenfalls nicht länger als 8 bis 10 Tage ausfallen sollte. Ob Sie wiederholt mahnen und vielleicht sogar eine dritte Mahnung versenden, ist Ihre individuelle Entscheidung. Sie sollten sich jedoch fragen, welchen Effekt eine dritte Mahnung haben kann, den die beiden vorausgehenden nicht erzielen konnten.

Entschädigung für Ihre Geduld – Mahngebühren und Verzugszinsen

Theoretisch können Sie bereits mit der ersten Mahnung Gebühren erheben. Diese beschränken sich jedoch auf tatsächlich entstandene Kosten für Papier und Porto, falls Sie Ihre Mahnungen auf dem Postweg versenden. Im B2C haben sich hier Pauschalen in Höhe von EUR 2,50 bis EUR 5,00 etabliert, wobei auch hier gilt, dass nur Materialkosten in Rechnung gestellt werden dürfen und diese nachvollziehbar sein müssen. Im B2B liegt diese Pauschale mit bis zu 40 Euro deutlich höher.

Darüber hinaus sind Sie berechtigt, den Ihnen durch Zahlungsverzug entstehenden Schaden in Form von Verzugszinsen in Rechnung zu stellen. Der erforderliche Verzug entsteht allerdings erst nach Ablauf der mit erster Mahnung neu gesetzten Frist oder, falls Sie vielleicht gar keine Mahnung versenden, 30 Tage nach Ablauf der ursprünglich in Ihrer Rechnung genannten Fälligkeit. Letzteres gilt jedoch nur im B2B; Verbraucher müssen ausdrücklich in der Rechnung auf die Folgen des Zahlungsverzugs hingewiesen oder aber gemahnt werden.

Die Höhe der Verzugszinsen regelt das BGB auf Grundlage des Basiszinses. Aktuell liegen sie im B2C bei 6,62 %, bei Geschäften mit Unternehmen (B2B) bei 10,62 % (Stand: Mai 2023)

SuccessControl CRM – Forderungsmanagement mit System

Auch das Forderungsmanagement gehört zum professionellen Geschäftsalltag und sollte als Prozess effizient organisiert werden. Dazu gehört nicht zuletzt, dass Sie ausstehende Forderungen im Auge behalten. Mit SuccessControl CRM erstellen Sie nicht nur Rechnungen für abgeschlossene Aufträge, Sie behalten auch stets den Überblick über den aktuellen Status in der Offene-Posten-Verwaltung. Genauso komfortabel schreiben Sie eine Mahnung für überfällige Zahlungen. In Kombination mit einem übersichtlichen Ampelsystem schöpfen Sie mit einem dreistufigen Mahnwesen alle internen Möglichkeiten aus, Ihrer Forderung, wenn es einmal nötig ist, Nachdruck zu verleihen.

Weiterführende Links

• Schnell und einfach eine Mahnung schreiben

Wer viele Rechnungen schreibt, kommt auch nicht umhin Mahnungen zu schreiben.

Es gibt sicherlich viele Gründe für den Zahlungsverzug Ihrer Kunden. Allerdings hat der Kunde in den meisten Fällen schlicht die Rechnung vergessen. Wenn Sie also rechtzeitig eine Mahnung schreiben, stellen Sie sicher das der Kunde die ausstehende Zahlung nicht aus dem Blick verliert.

Mahnungen in drei Stufen schreiben: Zahlungserinnerung direkt nach Zahlungsziel erstellen

Bewährt hat sich Mahnungen in drei Stufen zu erstellen. Am besten definieren Sie die erste Mahnung als Zahlungserinnerung. Mit dieser Zahlungserinnerung wird der Kunde freundlich auf die ausstehende Zahlung hingewiesen. Neben der Fristsetzung bis wann Sie die Zahlung erwarten, vergessen Sie auch nicht eine Kopie der offenen Rechnung beizufügen. Dadurch vermeiden Sie weitere Verzögerungen, da ansonsten allzu gern die Rechnung vom Kunden nochmals angefordert wird.

Beispiel Formulierung der Zahlungserinnerung:
"Sie haben leider die Begleichung unserer Rechnung übersehen. 
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir bei unserer Arbeit auf 
zeitgerechte Zahlung angewiesen sind. Bitte überweisen Sie den offenen
Betrag innerhalb von 10-Tagen auf unser Konto 123 bei der 
Sparkasse Irgendwo.
Sollten Sie den Betrag inzwischen überwiesen haben, so benachrichtigen 
Sie uns bitte und betrachten dieses Schreiben als gegenstandslos."

Tipp: Mit dem Rechnungsprogramm von SuccessControl erstellen Sie mit einem Klick Mahnungen mit korrekter Formulierung

Nach 10-Tagen die zweite Mahnung schreiben

Die zweite Mahnung schreiben Sie am besten direkt nach verstreichen der Frist, welche in der Zahlungserinnerung angegeben wurde. Wiederum nicht vergessen, erneut eine Frist zu setzen und eine Kopie der offenen Rechnung beizufügen.

Beispiel Formulierung der Mahnung:
"wir kommen auf unser letztes Schreiben zurück, welches nun 
10-Tage zurückliegt. Leider können wir bis dato keinen Zahlungseingang 
feststellen. Gibt es dafür Gründe? 
Dann wären wir für eine kurze schriftliche Nachricht dankbar. 
Bitte überweisen Sie den offenen Betrag innerhalb von 7-Tagen auf 
unser Konto 123 bei der Sparkasse Irgendwo. 
Sollten Sie den Betrag inzwischen überwiesen haben, so benachrichtigen 
Sie uns bitte und betrachten dieses Schreiben als gegenstandslos."

Tipp: Wenn Sie die zweite Mahnung erstellen, vergessen Sie auch hier nicht die Benachrichtigungsaufforderung falls der Kunde zwischenzeitlich gezahlt hat.

7-Tage später die dritte Mahnung erstellen

Die dritte und letzte Mahnung schreiben Sie dem Kunden nach weiteren 7-Tagen. Machen Sie dem Kunden eindeutig klar, dass Sie es ernst meinen.

Beispiel Formulierung der letzten Mahnung:
Leider haben Sie sowohl unsere 1. Zahlungserinnerung wie auch unsere 
2. Mahnung einfach unbeachtet gelassen. Auf den Zahlungseingang sind 
wir aber angewiesen und setzen hiermit eine letzte Frist von 7-Tagen 
ab dem Datum dieses Schreibens. Sollten wir keinen Zahlungseingang 
feststellen, werden wir auf Ihre Kosten das Inkasso-Verfahren einleiten.

Auch beim letzten Mahnschreiben erwähnen Sie die Benachrichtigungsaufforderung, falls der Kunde zwischenzeitlich gezahlt haben sollte. Sollte nach der Frist die Zahlung immer noch nicht eingegangen sein, lassen Sie Ihren Worten taten folgen. Rufen Sie Ihren Kunden an um ein klärendes Gespräch zu führen. Fruchtet dies nicht, übergeben Sie die Angelegenheit an Ihren Rechtsanwalt beziehungsweise Inkasso Büro.

Praxistipp: Wirkungsvolle Alternative zum Mahnung schreiben

Im Geschäftsalltag hat sich am besten bewährt, das Sie Ihren Kunden einfach anrufen bevor Sie die zweite Mahnung erstellen. Ein persönliches, offenes und klärendes Gespräch wirkt meistens Wunder.

Weiterführende Links

• Zahlungserinnerung und Mahnung – die Regeln
• Vorlagen: Rechnungsvorlage Word