Damit der Start ins neue Jahr gut gelingt, haben wir für Sie die wichtigsten Tipps für den Jahreswechsel 2018 – 2019 zusammengefasst.

1. Nummernkreise für Rechnungen, Angebote etc. anpassen
2. Kassen Belegnummer für das neue Jahr
3. Ablageordner nach Jahren strukturieren
4. Weitere Infos

Hinweis: Bitte drucken Sie zuerst Ihre bestehenden Einstellungen aus! Falls Sie sich beim Einstellen vertippen, können Sie jederzeit nachsehen wie diese waren!
So drucken Sie Ihre bestehenden Einstellungen aus – Bild.

1. Nummernkreise für Rechnungen und Angebote anpassen

Viele Anwender empfinden es als hilfreich und sinnvoll, wenn aus den Nummern für Angebote, Rechnungen und dergleichen das aktuelle Jahr abgelesen werden kann.

Bewährt hat sich hier, die Nummernkreise mit zwei führenden Stellen für das Jahr ( 190001 ), und nach geordneten Stellen für die laufende Nummer zu erzeugen.

Sie können zum Jahreswechsel dann einfach im Setup die Nummernkreise anpassen.
„Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ >  „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Nummernkreise“

Hinweis – bitte beachten:
Die Nummernkreise sollten am besten immer fortlaufend (aufsteigend) sein.
Also NICHT die Nummernkreise bspw. komplett auf 0 zurück setzen, sondern so, das sich immer eine höhere eindeutige Nummer gegenüber dem Vorjahr ergibt!

Hier im Beispiel wurde die Rechnungsnummer auf 190000 gesetzt. Wenn Sie im Faktura Programm jetzt in 2019 die erste Rechnung schreiben, erhält diese die Rechnungsnummer 190001.

2. Kassen Belegnummer

Empfehlenswert zum neuen Jahr ist auch die laufende Kassen-Belegnummer wieder mit 1 (eins) starten zu lassen:

Kasse – laufende Belegnummer im neuen Jahr mit 1 starten

Diese Einstellung nehmen Sie wie folgt vor: „Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ >  „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Kasse“ > „lfd. Belegnummer“

3. Ablageordner nach Jahren strukturieren

Strukturierte Ablage nach Jahr – mehr Übersicht

Auch zur Ablage von Dateien hat sich bewährt, jeweils zum Jahreswechsel für das neue Kalenderjahr einen separaten Ablageordner anzulegen.

Erstellen Sie hierzu einfach einen Ordner mit der Jahreszahl (ggf. mit Unterordnern wie bspw. Kasse, Rechnungen), und passen die Angaben im Setup von SuccessControl CRM entsprechend an.

Diese Vorgehensweise erleichtert nicht nur eine Archivierung von vergangenen Jahren, sondern liefert auch auf Anhieb den perfekten Überblick.

Diese Einstellungen nehmen Sie vor unter:
„Setup“ > „Datei Ablage“  (bzw. auf Wunsch individuell für jeden Benutzer unter „Benutzer und Rechte“)

Hinweis – bitte beachten!

Diese Jahreszahlenschema empfiehlt sich nur für die unten im Bild gelb markierten Bereiche (allgemeiner Schriftwechsel, Rechnungen, Kassenbelege).

Vorgabe der Ablageordner für allgemeinen Schriftwechsel, Rechnungen und Kassenbelege. HINWEIS: Die Pfade im Bild sind beispielhaft für eine lokale Installation. Bei Netzwerkinstallationen kann Ihr Pfad auch bspw. X:\SUCCESSCONTROL\Ablage\ oder anders benannt sein.

Achten Sie darauf, das der Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ gleich bleibt!
Kontrolle wie folgt vornehmen: Nach Änderung der gelb markierten Bereiche im Tab Kurzinfo die Pfadangaben kontrollieren – dann ggf. den Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ wieder wie vorher setzen!

Falls dieser auch geändert wird, müssen Sie aus dem alten Verzeichnis den Unterordner „Adressen-Bilder“ in das neue Verzeichnis kopieren!
Wir empfehlen bevor Sie Änderungen vornehmen, einen Ausdruck der Kurzinfo Angaben zu machen (Tab Kurzinfo > Schaltfläche Kurzinfo drucken).

4. Weitere Infos

• Für alle die sich über einen neuen Rechner zu Weihnachten gefreut haben: So einfach können Sie SuccessControl auf einem neuen PC betreiben
• Generelle Tipps zum ausdrucken
  Wir haben für Sie 10 allgemeine Tipps zum ausdrucken vorbereitet, die Ihnen die Arbeit noch weiter erleichtern – hier als PDF Datei.
  
• Kennen Sie schon die Outlook Schnellbausteine?
  Diese flinken Helfer erlauben das schnelle Einfügen von Text- und Bildpassagen in E-Mails – weitere Infos zu den Outlook Schnellbausteinen finden Sie hier.
• Ankündigung: Service Update V 5.04
  In wenigen Wochen erscheint das neue Service Update V 5.04 – wir informieren Sie per E-Mail bei Verfügbarkeit.

5. Eine kleine Bitte an Sie

Wir würden uns sehr freuen wenn Sie unter Kundenstimmen eine Bewertung / Erfahrung für SuccessControl abgeben 🙂

Das gesamte Team von SuccessControl CRM wünscht Ihnen ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr!