Rechnung schreiben – das Programm für Microsoft Office

Ein wichtiger und effektiver Baustein zum Geschäftserfolg – das Programm zum Rechnung schreiben von SuccessControl CRM

Viele Gründer und Selbstständige stehen am Anfang Ihrer Tätigkeit vor der Frage ein professionelles Programm zum Rechnung schreiben zu verwenden – oder sich erst einmal mit Word und Excel im Tagesgeschäft zu behelfen.

Rechnung schreiben - ein Programm vereinfacht die Vorgänge

Da Kundenkontakt und Kundenbindung gerade in der Gründungsphase von hoher Bedeutung sind, sollten junge Unternehmer nicht auf die Unterstützung durch ein effektives Programm zur Organisation der anfallenden Büroarbeiten verzichten.

Dabei geht es nicht nur dass Sie mit der Software Angebote und Rechnungen schreiben und Mahnungen nachverfolgen können. Sondern vielmehr um die Erfassung von Interessenten, deren Bedürfnissen und daraus resultierend einer gezielten Angebotserstellung. In Zeiten hoher Konkurrenz ist dies der Schlüssel für eine erfolgreiche Kundenakquise und sich im Markt zu etablieren.

Software im Büroalltag: Überblick bewahren

In der Verwaltung der Kundendaten und Neukundengewinnung ist es von Bedeutung, Überblick zu wahren. Die Vorgänge werden mit wachsender Auftragslage immer zahlreicher und komplexer. Als Unternehmer ist es Ihr Ziel, den Kundenstamm auszuweiten. Immer mehr Interessenten sollen zu Käufern und Kunden werden. Schnell wird die Arbeit ohne ein leistungsstarkes Programm mit Interessenten- und Kundenverwaltung zu anspruchsvoll. Zu den Herausforderungen gehören neben Rechnung und Lieferschein schreiben, Aufgaben verwalten, Kundenakquise inklusive Marketing, Dateiablage und vieles mehr.

Rechnungs- und Auftragsverwaltung: tägliche Abläufe automatisieren

Bei einem guten Rechnungsprogramm stehen die Aufgaben der Kunden- und Auftragsverwaltung im Fokus. Angebote und Rechnungen der verschiedenen Kunden lassen sich verwalten. Interne Notizen zu einzelnen Kunden können vermerkt werden. Anschließend können Sie die Positionen ausfüllen. Hierbei profitieren Sie von der Softwareunterstützung, die bestimmte Daten automatisch übernimmt. Dazu gehören die Artikelbezeichnungen sowie die Adressen Ihrer Kunden.

Programm Ansicht beim Rechnung schreiben

Außerdem übernimmt das Programm das Ausfüllen der rechtlichen Pflichtangaben beim Rechnungen und Angebote schreiben. Dazu gehört die korrekt fortlaufende Rechnungsnummer. Ebenso stellt das Rechnungsprogramm sicher, dass beispielsweise die Umsatzsteuer korrekt berechnet und auf der Rechnung aufgeführt wird. So werden Fehler bei der Rechnungsstellung schon im Vorfeld vermieden da alle Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung, wie z. Bsp. eine eindeutige Rechnungsnummer, die Steuernummer oder der Rechnungsempfänger enthalten sind.

Außerdem verfügt das Rechnungsprogramm über eine integrierte Lager- und Lieferantenverwaltung. Diese stellt das erforderliche Inventar sicher.

Büroverwaltung und Kontaktmanagement: zeitsparende Abwicklung der Vorgänge im Programm zum Rechnung schreiben

Ein gutes Programm ist nicht nur als Rechnungssoftware, sondern auch als vollständige Bürosoftware mit Kontaktmanagement zu verstehen. SuccessControl CRM bietet eine zentrale Adressverwaltung für sämtliche täglichen Prozesse rund um die Kundenverwaltung im Büro.

PDF Ausgabe beim Rechnung schreiben

Die Software unterstützt die Erstellung umfangreicher Kundenprofile. Das Programm verfügt zudem über eine Schnittstelle zu Microsoft Word. Auf diese Weise werden Briefe, Verträge und andere alltägliche Korrespondenz ganz einfach erstellt. Auch der Versand von E-Mails ist über die Outlook-Schnittstelle kein Problem. Einen Überblick über anstehende oder bereits erledigte Aufgaben erhalten Sie über die Erstellung von To-Do-Listen.

Bei der Listen-Erstellung können Sie von Wiedervorlagen profitieren. Auf diese Weise behalten Sie die wichtigen wiederkehrenden Aufgaben im Blick. Vom Marketing über den Vertrieb bis zur Kundenbetreuung. Somit gerät keine wichtige Herausforderung mehr in Vergessenheit. Das Programm ordnet anfallende Dokumente automatisch den Kunden und ihren Profilen zu. Rechnungen, Angebote und andere Daten sind direkt über die Kontakthistorie mit den entsprechenden Kunden verknüpft und einsehbar.

Programmansicht: Kundendaten

Die CRM-Software setzt bei all diesen Prozessen auf einfache Handhabung zur schnellen und zeitsparenden Abwicklung der Vorgänge. Ebenso ist die Software auf Flexibilität ausgerichtet, sodass Sie es an die Anforderungen verschiedener Artikel und Branchen direkt anpassen können. Zu den Tools gehören eine Kundendatenbank mit Kontakthistorie sowie ein Wiedervorlagensystem.

Wenn Rechnungen geschrieben sind, dann kümmert sich die Software um die Übersicht aller gestellten Rechnungen sowie Zahlungseingänge. Oder der noch offenen Posten. Ebenso einfach wie das Rechnung schreiben ist das erstellen von Mahnungen wenn ein Kunde eine Rechnung mal nicht fristgerecht zahlen sollte. Ein integriertes Dokumentenmanagement, Projektmanagement-Tool, Zeiterfassung und Kasse runden die Funktionalität ab.

Akquise und Neukundengewinnung: aktive Interessenten finden

Gerade in der Gründungsphase ist die Kundenakquise die vielleicht wichtigste Herausforderung, vor der Sie als Unternehmer stehen. Auch hierbei kann das Programm zum Rechnung und Angebote schreiben Sie unterstützten. Zu diesem Zweck bietet die Softwarelösung eine smarte Such-Funktion um Daten effizient zu nutzen. Über diese können Sie umfangreiche Selektionen vornehmen und die Ergebnisse nach verschiedenen Kriterien filtern lassen.

Interessenten, potentielle Kunden und Ansprechpartner können Sie beispielsweise nach den Kriterien Branche, Kategorie oder Umkreis selektieren. Dies stellt eine deutliche Erleichterung für Ihre Marketing-Kampagnen dar – um beispielsweise zeitlich (jahreszeitlich) passende Angebote zu unterbreiten. Auch diese Marketing-Aktivitäten unterstützt SuccessControl CRM. Mit wenigen Klicks können Sie etwa einen Newsletter-Versand starten, Serienbriefe und Etiketten erstellen und damit Ihren Kunden ergänzende Produkte und Dienstleistungen anbieten. Ebenso erhöhen Sie damit Kundenzufriedenheit und festigen die Bindung der Kunden an Ihr Unternehmen.

Professioneller Auftritt für das Unternehmen – das Programm zum Rechnung schreiben sichert die Corporate Identity

Die Rechnungserstellung sowie der gesamte Auftritt des Unternehmens nach außen profitieren von einem professionellen Erscheinungsbild. Dazu tragen gute Lösungen beim Rechnung schreiben mit mehreren Funktionen bei. Ein gutes Programm unterstützt Sie dabei, formelle Fehler beim Rechnung schreiben zu vermeiden. Weiterhin unterstützt es Layout und Design Ihrer Dokumente. Diese können Sie im Corporate Design Ihres Unternehmens erstellen. Dies ist ein wichtiger Beitrag zur professionellen Außenwirkung und stärkt Ihren Wiedererkennungswert. Weiterhin besteht die Möglichkeit, in Angeboten oder Rechnungsbelegen einzelne Positionen beziehungsweise Artikel mit Bildern zu versehen.

Flexible Nutzung – Sie haben die Wahl: PC, NAS oder Cloud

 

Das Programm von SuccessControl CRM lässt sich als Software auf verschiedene Weisen betreiben. Sie können es als lokales System auf einem Rechner nutzen. Ebenso ist die Nutzung in einem Firmennetzwerk (beispielsweise einem NAS als Fileserver) problemlos möglich. Ebenso lässt sich die Lösung in einer Cloud in Form eines Online-Server-Arbeitsplatzes nutzen. Diese Server-Variante ist insbesondere für Unternehmen mit mehreren verteilten Standorten interessant. Auch bei räumlich getrennten Zweigstellen ist damit eine zentrale Verwaltung der Rechnungs-, Kunden- und Adressdaten möglich.

Mahnwesen und offene Posten: zeitnahe Bezahlung fälliger Forderungen

Je höher der Umsatz, desto mehr Rechnungen schreiben Sie – und damit erhöht sich auch das Risiko dass Ihre Rechnungen nicht bezahlt werden. Offene Rechnungen oder säumige Kunden können aber gerade zur Anfangsphase eines neu gegründeten Unternehmens problematisch sein. Auch bei guten Umsätzen stehen häufig nicht genug liquide Mittel als Reserve zur Verfügung.

Mit dem integrierten Mahnwesen im Programm behalten Sie einen Überblick über gegenwärtige Rechnungen und Zahlungsstände. Auf diese Weise können Sie mögliche Liquiditätsengpässe rechtzeitig erkennen und ihnen entgegenwirken. Im Falle eines Zahlungssäumnisses lassen sich Kunden durch das Mahnwesen erst höflich auf die säumigen Posten hinweisen. Hin und wieder kann ja mal eine Rechnung beim Kunden auch „verloren gehen“ oder „in Vergessenheit geraten“. In den meisten Fällen wird der Kunde die Rechnung nach der ersten Erinnerung begleichen. Falls nicht wird automatisch die nächste Mahnstufe aktiviert.

Dateiablage und Dokumentenmanagement: Ordnung in der Dateiablage

 

All Ihre Dokumente sowie Dateien und Projekte lassen sich mit dem Programm auf übersichtliche Weise ablegen. Dafür sorgt bei SuccessControl CRM eine durchdachte Ordnerstruktur auf der Festplatte beziehungsweise dem genutzten Netzwerk.

Die korrekte Ablage von Dateien und Dokumenten ist auch im Hinblick auf die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) relevant. Für bestimmte Dokumente gelten Aufbewahrungs- und Löschfristen, deren Einhaltung wichtig ist. Mit dem Dokumentenmanagement sehen Sie genau, wann Sie welche Korrespondenz mit welchem Kunden oder Geschäftspartner hatten.

Auch Scans sowie E-Mails lassen sich automatisch einer Adresse zuordnen. Sämtliche Belege lassen sich jederzeit anzeigen und bei Bedarf drucken. So erhalten Sie die perfekt geordnete Belegablage.

 

Anbindung und Schnittstellen: Microsoft Office Excel, Word, Outlook & Telefonie

Die CRM-Software bindet alle gängigen Anwendungen aus Microsoft Office ein. Dazu gehören die im Geschäftsleben unverzichtbaren Programme wie Microsoft Word, Excel sowie Outlook. Dabei agiert SuccessControl CRM als eine Art Kontrollinstanz zum Management der Adressdaten und Kontaktdaten.

Sowohl Endkunden als auch geschäftlichen Kontakten können Sie über dieses Kontrollzentrum kontaktieren und gezielt Angebote unterbreiten. Sämtliche Prozesse des Kundenmanagements lassen sich durch die Einbindung automatisch durch das CRM-System mit Microsoft Office in Verbindung bringen.

Hierbei legt die Kundendatenbank eine umfangreiche Kontakthistorie an, die keine Lücken lässt. Auch an die automatische Wahl von hinterlegten Telefonnummern mittels der Windows Wählhilfe wurde gedacht.


Welche Schritte sind zum Rechnung schreiben im Programm notwendig?

Die Erstellung einer Rechnung erfolgt in der Regel in vier Schritten:

  1. Kundenadresse auswählen bzw. neu anlegen
  2. Zahlungsbedingungen auswählen bzw. eingeben
  3. Rechnungspositionen auswählen bzw. eingeben
  4. In der Live-Vorschau kontrollieren und fertigstellen

Um alle relevanten Angaben für eine Ordnungsgemäße Rechnung kümmert sich die Software während der Rechnungserstellung. Hierzu gehören beispielsweise die fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum, Netto und Bruttobeträge mit entsprechenden Umsatzsteuersatz, Summen und so weiter. Optional können Sie noch Ihre Unterschrift in die Rechnung einfügen und automatisch bspw. AGB’s anhängen lassen.

Nach dem fertigstellen der Rechnung kann diese ausgedruckt – oder direkt mit einem Klick als PDF Anlage mit Outlook per E-Mail versendet werden.

Rechnungen direkt mit Outlook als PDF-Anlage versenden

Das Programm erledigt alle anderen notwendigen Schritte im Hintergrund automatisch. Hierzu gehören das ordnungsgemäße speichern der Datei, korrekte Benennung der Datei, der Offene Posten Eintrag für Zahlungskontrolle und Mahnwesen, ein Vermerk in der Kontakthistorie und Auftragsverwaltung.

Wenn Rechnungen auf einem Angebot (oder Lieferschein etc.) beruhen, führen Sie mit einem Klick ein Angebot zu einer Rechnung fort. Dieses erleichtert das Schreiben sogenannter Folgebelege extrem, da Sie beispielsweise wenn Sie einen Lieferschein schreiben müssen alle Angaben und Positionen aus dem vorhergehenden Beleg einfach übernehmen.

 

Folgendes Video erklärt anschaulich wie Sie beim Rechnung schreiben im Programm vorgehen

Video: Rechnungen erstellen mit dem Programm von SuccessControl CRM

 

 

Zusammenfassung – Fazit

Bei den Rechnungen schreiben spart Ihnen die Rechnungssoftware nicht nur viel Arbeit und Zeit – sondern ist gleichzeitig ein wichtiger und effektiver Baustein zum Geschäftserfolg.

Links zum Thema


 

Infoblock:

Die Pflichtbestandteile einer Rechnung im Überblick zusammengefasst:

 

  1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Rechnungsersteller)
  2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Rechnungsempfängers)
  3. Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmers
  4. Ausstellungsdatum der Rechnung
  5. Fortlaufende Rechnungsnummer
  6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung (Rechnungspositionen mit Preisen)
  7. Leistungsdatum der Lieferung bzw. Leistung (wann wurde die Leistung erbracht Monat/Jahr)
  8. Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie eventueller Hinweis auf Steuerbefreiung
    (Rechnungsbetrag netto – Summe Mehrwertsteuer – Bruttobetrag)
  9. Zahlungshinweis (bis wann die Rechnung bezahlt sein muss und auf welches Konto die Zahlung erfolgen soll)
  10. Rechnungen an Unternehmen müssen innerhalb von sechs Monaten nach der Erbringung der Leistung gestellt werden.

 

Was gibt es beim Design einer Rechnung (Briefpapier) zu beachten:

Achten Sie auf eine klare Strukturierung und die gängigen Standards. In Deutschland steht bei einer Rechnung die Empfängeradresse (Rechnungsempfängers) immer links unter der Sichtumschlag Absenderkennung. Die Kontaktdaten des leistenden Unternehmers (Rechnungsersteller) stehen in der Kopfzeile beziehungsweise rechtsbündig ausgerichtet in Höhe der Empfängeradresse.

Darunter ist rechtsbündig der sogenannte Nummernblock – als Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kundennummer und ggf. Auftragsnummer aufgeführt.

Nun folgt der Positionsteil – also die einzelnen Produkt- und Leistungspositionen. Achten Sie darauf das dieser Teil nicht durch Logos oder andere Grafikelemente schwer zu lesen – hier will der Kunde nur die Rechnungspositionen klar erkennen können.

Die Bankverbindung sollte direkt unter dem Rechnungsbetrag mit der entsprechenden Zahlungsaufforderung stehen – beispielsweise „Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag sofort auf unser bei der Postbank – Konto IBAN DE1234 – BICxxx unter Angabe der Rechnungsnummer“.

Weitere rechtliche Angaben des leistenden Unternehmers wie beispielsweise Handelsregister, Geschäftsführer, Umsatzsteuer-Identnummer sind am besten in der Fußzeile aufgehoben.

Kunden werden es Ihnen danken wenn Sie sich an diese allgemeinen Konventionen halten, da so auf einen Blick alle wichtigen Daten auf einer Rechnung leicht zu finden sind.

Tipp: Rechnung schreiben – So geht es richtig

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Rechnungsvorlagen zum direkten Download

Sie suchen nach einer brauchbaren Rechnungsvorlage zum download und wollen nicht ewig suchen?  Wenn Sie nur gelegentlich eine Rechnung schreiben, genügt eine einfache kostenlose Rechnungsvorlage beispielsweise in Word oder Excel.

Rechnungsvorlage - TOP 10 der DownloadsWir wollen Ihnen hiermit einen Überblick geben, wo Sie kostenlose Rechnungsvorlagen herunterladen können. Die meisten Vorlagen sind bereits Formatiert, Sie müssen nur noch die Rechnungsbeträge und Nummer in die Rechnungsvorlage einsetzen, sowie die Beträge summieren.

Rechnungsvorlage oder ein Programm zum Rechnungen schreiben?

Wenn Sie sich diese Arbeit ersparen möchten, empfehlen wir das Nutzen einer geeigneten Rechnungssoftware, welche bei der Rechnungsstellung automatisch summiert, eine fortlaufende Rechnungsnummer vergibt sowie sich um die Pflichtangaben die auf eine Rechnung gehören kümmert. Die hinterlegten Rechnungsmuster sind nach Ihren Bedürfnissen mit individuellen Firmenlogo anpassbar, und Sie erledigen damit das Schreiben von Rechnungen innerhalb von wenigen Sekunden. Ebenfalls verwalten Sie damit Ihre Kundendaten und überwachen Zahlungseingänge.

Weitere Informationen und ein kostenloses Rechnungsprogramm zum Download finden Sie hier. Was Sie beim Rechnung schreiben beachten sollten, zeigt Ihnen der Beitrag „Rechnung schreiben schnell und einfach“.


Rechnungsvordrucke für Ihre Rechnungslegung – Rechnungsvorlagen zum Download

Endlich-Selbständig.info
Wie Sie eine Rechnungsvorlage einrichten, sowohl für Kleinunternehmer als auch Freiberufler zeigt Ihnen der Beitrag von endlich-selbstaendig.info
Direkter download von Vorlagen und Rechnungsmuster unter http://www.endlich-selbstaendig.info/vorlagen/

Download Tipp Rechnungsvorlage

Tipp Rechnungsvorlage

Design Becker – Gratis-Rechnungsvorlagen.de (unser TIPP)
Sehr gut gelungen 
sind die Excel Rechnungsvorlagen mit automatischer Preisberechnung, Kontaktdaten, Bankdaten und einer Musterrechnungsposition von Design Becker.
Die Excel Rechnungsvorlage ist im aktuellen xlsx Format sowie als PDF verfügbar.
Ebenso optisch gut gelungen ist auch die Word-Rechnungsvorlage von Design Becker, die es auch als Open Office und PDF Rechnungsvorlage gibt. Eine optische Variante der Rechnungsvorlage-1 gibt es ebenfalls unter folgenden Link im Wordformat.

Computer Bild
Die Rechnungsvorlage für Word von Computer Bild ist ein Template im Word Format. Es beinhaltet eine Tabelle für Warenposten, Rechnungsempfänger, Nummer und das Rechnungsdatum.
Link: Rechnungsvorlage für Word Computerbild
Ebenfalls gibt es eine Excel Rechnungsvorlage zum download.

Office-Lernen
Insgesamt 9 verschiedene Rechnungsvorlagen stellt Office-Lernen zur Verfügung.
Tipp: Hier finden Sie auch unter der Rechnungsvorlage-3 ein Anschreiben zur Korrektur einer Rechnung.  http://office-lernen.com/rechnungsvorlagen/

Rechnungs Wordvorlagen von Microsoft
Microsoft bezeichnet seine Word-Rechnungsvorlagen als Template. Das Design kann einfach angepasst werden, und Sie können auch Ihr Logo und Ihre Unternehmens-informationen hinzufügen. Download im aktuellen Word 2013 Format direkt bei Microsoft.
Tipp: Eine mehrseitige Rechnungsvorlage für Excel 2010 und weitere Vorlagen für das Rechnungswesen gibt es auf der Office-Vorlagen für Unternehmen Seite. Neben dem Rechnungsformular in Word ist auch eine Mahnvorlage verfügbar.

akademie.de
Eine Rechenautomatik in Word wird zum download in einem Beitrag mit umfassender Beschreibung der Akademie.de angeboten. Ebenfalls wird von Lorenz Hölscher erklärt, wie eine Rechnungsformular Excel Vorlage für alle Excel Versionen nutzbar ist.

lexoffice
Vorlagen & Muster für Rechnungen mit Umsatzsteuer im Word Format werden ebenfalls auf der Seite von lexoffice angeboten.
Download der Muster Nettorechnung für Microsoft Word (97-2003 .doc)
oder als Nettorechnung im PDF Format als Musterrechnung. Eine Rechnungsvorlage mit Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist ebenfalls im docx Format verfügbar.

zervant
Eine kostenlose Excelvorlage für Rechnungen, die die Rechenfunktionen von Excel ausnutzt, liegt unter folgenden Link zum Download im Excel XLS Format bereit.

scopevisio
Eine einfache Musterrechnung zeigt das Bild von scopevisio, die entsprechende kostenlose Rechnungsvorlage im Word dot Format kann unter folgenden Link abgerufen werden.

fastbill
Eine kostenlose Rechnungsvorlage die online ausgefüllt werden muss, ist unter folgenden Link aufzurufen. Hier ist es allerdings nicht möglich, ein eigenes Logo unterzubringen.

CHIP
Eine ganze Palette an kostenlosen Vorlagen für Rechnungen und gewerbliche Spesenabrechnungen für Word und Excel, sind auch auf der Seite von Chip zu finden.

Oberfinanzdirektion Niedersachsen
Beispiele für eine ordnungsgemäße Rechnung sowie Kleinbetragsrechnung mit Erläuterungen der Oberfinanzdirektion zum Ausstellen von Rechnungen i.S. der §§ 14, 14a UStG und Vorsteuerabzug.


SuccessControl CRM – kostenlos zum Download
Prämiert mit dem Zertifikat: „ausgezeichnetes Produkt – Best of 2014“

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Diverse Vorlagen für Briefe, Rechnungsmuster, Lieferscheine etc. 
im Word Format gibt es auch als ZIP-File zum download.

Beispiele wie Sie eine Rechnung schreiben finden Sie im Beitrag „Rechnungen schreiben leicht gemacht“.

 

Rechnung schreiben – schnell und einfach – für MS-Office Anwender

Wie am besten eine Rechnung schreiben – Word, Excel oder ein Programm ?

Viele MS-Office Anwender verwenden zum erstellen von Rechnungen immer noch Word und Excel. So flexibel diese Methode auch ist, spätestens wenn es um korrekte Rechnungsnummern oder die Kontrolle von offenen Posten geht sind die Grenzen auf diese Art eine Rechnung zu schreiben schnell erreicht.

Darüber hinaus gehört zum Rechnung schreiben auch der Versand von Rechnungen per E-Mail. Dementsprechend erleichtert eine einfache APP für Microsoft Office das schreiben und erstellen von Rechnungen.

Folgendes Video zeigt Ihnen, wie Sie schnell und einfach eine perfekte Rechnung erstellen:

Video: Schreiben einer Rechnung – Erklärvideo

Rechnungen schreiben mit dem Rechnungsprogramm SuccessControl CRM

Einfaches Rechnungsschreibprogramm für MS-Office nutzen

Komfortabler und zuverlässiger ist hierbei die Unterstützung durch ein Programm wie SuccessControl CRM, welche dem Anwender beim Rechnung schreiben die immer wiederkehrenden Aufgaben abnimmt, wie beispielsweise die fortlaufende Rechnungsnummer sowie das addieren der Rechnungsposten.

Schnell und einfache eine Rechnung schreiben

Mit MS-Office eine Rechnung schreiben

Dies fängt bei den ganz banalen Pflichtangaben als Unternehmer beim schreiben einer Rechnung an:

  • Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
  • Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Ausstellungsdatum und Rechnungsnummer
  • Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung
  • Bezeichnung der Dienstleistung oder Art der Ware des Leistenden
  • Rechnungsbetrag ( Entgelt, Summe, Steuersatz)

Notwendige Angaben bei Rechnung schreiben – automatisch eingesetzt

Diese Angaben werden beim Rechnung schreiben durch das Programm, welches in der Free-Version gratis ist, automatisch eingesetzt, so dass der Anwender sich nur noch um die Angabe der Artikel und Mengen kümmern muss. Ebenso werden die Beträge und ggf. Zwischensummen und die Mehrwertsteuerbeträge automatisch als Summe ausgewiesen.

Des weiteren kümmert sich die Software auch um die Nummerierung der Positionen. Ebenso kann pro Position beim Rechnung schreiben ein individueller Rabatt vergeben werden. Zur schnelleren Zahlung können Sie Rechnungen drucken oder direkt per E-Mail bzw. Fax an den Kunden versenden.

Info: 
Als Fakturierung (auch Rechnungslegung) wird der Vorgang bezeichnet, 
bei dem ein Unternehmer Rechnungen an seine Kunden erstellt.

Sinnvoll: verschiedene Muster Vorlagen beim Rechnungen, Angebote und Lieferscheine schreiben

Angebote sind heutzutage schnell per E-Mail an den Kunden versendet, Lieferscheine sollen wenn möglich ohne Betrags Angabe ausgestellt werden, und Rechnungen eventuell auf das in Hochglanz vorgedruckte Briefpapier gedruckt werden. Hierbei ist es komfortabel wenn das Rechnungsprogramm Sie frei für jeden Vorgang die Vorlage auswählen lässt.

Beispielsweise wählen Sie einfach beim Schreiben eines Angebotes die Vorlage mit integriertem Firmenlogo. Beim erstellen der Rechnung dann die Vorlage ohne Firmenlogo – voila. Das erstellen einer Rechnungsvorlage oder mehrerer ist damit kein Problem mehr.

Die Rechnung unterschreiben – muss das sein?

Eine Ausgangsrechnung muss nicht unterschrieben werden – jedoch kann auf Wunsch eine elektronische Unterschrift eingefügt werden. Mit einer entsprechenden Grußformel („… wir bedanken uns für Ihren Auftrag und das entgegengebrachte Vertrauen..“) honorieren das viele Rechnungsempfänger als besondere Höflichkeit.

Vereinfachen Sie die Vorgänge – aus einem Angebot eine Rechnung erstellen

Sie haben sich viel Mühe gemacht um ein perfektes Angebotsschreiben zu erstellen. Dank der Wiedervorlagefunktion haben Sie den Auftrag ergattert. Ist es da nicht sinnvoll dieses Angebot direkt als Grundlage für die Rechnungserstellung zu verwenden?

Genau diesen Schritt übernimmt für Sie das Rechnungsschreibprogramm. Mit einem Klick erstellen Sie aus einem bestehenden Angebot eine Rechnung, und aus einer Rechnung einen Lieferschein. Die Büroarbeit wird leicht gemacht, da ohne erneutes Schreiben Rechnungen und Lieferscheine sowie auch Folge Angebote erstellt werden können.

Einleitungstexte beim Schreiben einer Rechnung verwenden

Perfektionieren Sie Ihre Rechnung beim schreiben durch einfügen von Einleitungs- und Schlusstexten. Nutzen Sie die bereits vorgegebenen Mustertexte der einfachen Rechnungssoftware oder hinterlegen Sie Ihre eigenen individuellen Texte (es sind beliebig viele im Setup der Software zum Rechnungen erstellen speicherbar). Der Kunde fühlt sich persönlich angesprochen, und Sie geben Ihm gleichzeitig eine konkrete Handlungsanweisung.

Beispiel Einleitung bei einer Rechnung:

Sehr geehrter Herr Maier,
vielen Dank für Ihre Bestellung und das uns entgegengebrachte Vertrauen. 
Wir berechnen Ihnen hiermit wie folgt:

Beispiel Schlusstext beim Rechnung schreiben – hier mit Zahlungsbedingung:

Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 14-Tagen 
unter Angabe der Rechnungsnummer auf folgendes Konto: 
IHRE BANK // BLZ 123 456 78 // Konto 1000

Zahlungsbedingungen auf Rechnungen eindeutig schreiben

Für Zahlungsbedingen auf Rechnungen gilt, je eindeutiger desto besser:
Eine Formulierung wie „Bitte überweisen Sie den aufgeführten Rechnungsendbetrag auf unser Konto.“ kann beim Rechnungsempfänger ungewollt Fragen aufwerfen (welches Konto, kann ich Skonto abziehen?).

Deshalb formulieren Sie Zahlungsbedingungen besser immer eindeutig:
„Bitte überweisen Sie den aufgeführten Rechnungsendbetrag ohne jeglichen Abzug auf folgendes Konto:  IHRE BANK //  BIC 123 456 78 // IBAN 123 456 78 000“. Damit erkennt der Rechnungsempfänger direkt, was er zu tun hat.
Tipp: Rechnung schreiben kreativ und modern – Formulierungen von Sekada Daily

Formulierung von Skonto bei der Rechnungserstellung:
Zahlbar innerhalb von 10 Tagen mit 3% Skonto (#Rechnungsbetrag# – #Skontobetrag# = #Endbetrag#) oder bis zum #Fälligkeitsdatum# rein netto. Die Platzhalter im Zahlungstext werden dann mit den konkreten Zahlen des Rechnungsbetrages automatisch gefüllt.

Rechnung für Dienstleistung schreiben oder einfache Rechnungen mit Artikeln erstellen

Eine Freitext Angabe pro Rechnungsposition erleichtert das berechnen von Dienstleistungen, da hier oft die erbrachte Leistung individuell textlich beschrieben wird. Für wiederkehrende Formulierungen ist es sinnvoll, sich diese Texte als „Artikel“ in der Artikelverwaltung im Rechnungsschreibprogramm zu hinterlegen. Auch hier stehen Ihnen in der Rechnungs Software die aus Word bekannten Copy and Paste sowie Formatierungs Funktionen beim Rechnung erstellen zur Verfügung.

Zahlungen für Rechnungen verbuchen

Sobald eine Zahlung eingeht, können Sie diese mit als teilweise oder vollständige Zahlung Ihren erfassten Rechnungen zuweisen.

Eine Vorlage zum Schreiben von Angebot, Lieferschein und Rechnung
Muster zum Rechnungen schreiben

Muster einer Rechnung

Passen Sie die Muster Vorlage individuell an Ihr CI im Rechnungsschreibprogramm an. Hierzu gehören Kopf- und Fußzeilen, Ihre Firmenangaben sowie das Firmenlogo. Das Logo welches Sie in die Vorlage zum Rechnung schreiben als Muster einsetzen können, sollte in der gesamten Breite 1488 und 380 Pixel in der Höhe haben.

Für eine noch bessere Qualität beim Rechnungsdruck können Sie für Ihr Firmenlogo auch proportional größere Pixelabmessungen verwenden (Beispiel: Breite 2976 x 760 Höhe), oder ganz bequem einen kompletten Briefbogen als Hintergrund verwenden.

Falls Sie kein Grafikprogramm zum Anpassen der Vorlage zur Hand haben, verwenden Sie beispielsweise einfach folgendes Online-Grafiktool benutzen: http://pixlr.com/editor oder Windows Paint (siehe Windows Startleiste unter Zubehör).

Eine fertige Vorlage ist hier als PDF-Datei abrufbar. Als Logo Vorlage unten anbei beispielhaft eine Jpg-Datei (Kopflogo im Formular) mit den korrekten Abmaßen zum einfügen in die Rechnungsvorlage (siehe Setup Formular Standardvorgaben).

 
Rechnungen einfach erstellen – die Mustervorlage anpassen

Mit dieser bereits integrierten Rechnung Schreiben Muster Vorlage erstellen Sie im Handumdrehen als Freiberufler, Kleinunternehmer und Unternehmen musterhafte Rechnungen, die allen Ansprüchen gerecht werden. Sehen Sie dazu folgenden Videobeitrag „Rechnungsformulare mit Firmenlogo erstellen“ an. Erfahren Sie wie schnell Sie Artikel, Positionen und Preise im bereits vorgefertigten Rechnungsmuster berechnen und wie einfach Sie mit der Software Rechnungen schreiben sowie gleich einen passenden Lieferschein ausdrucken.
SuccessControl CRM ist aber mehr als nur ein einfaches Programm zum Rechnungen schreiben, es unterstützt Sie effektiv bei allen anfallenden Arbeiten im Büro.

Links zum Thema:

Wenn Sie nur gelegentlich eine Rechnung schreiben, finden Sie hier eine geeignete Rechnungsvorlage die Sie gratis verwenden können.

Tipp

Für alle die gerade als Existenzgründer starten, empfiehlt sich in der Anfangsphase evtl. von der Kleinunternehmerregelung gebrauch zu machen. Die Kleinunternehmer-Regelung ist eine steuerliche Vereinfachung beim Rechnung schreiben. Sie weisen dabei keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen aus, müssen aber Ihren Kunden darauf hinweisen. Einen Beitrag hier zu finden Sie ebenfalls auf der Seite von endlich-selbständig.de. oder im Videobeitrag zur Kleinunternehmerregelung von Hannover Impuls – mit Steuerberater Thorsten Recht.

Oft gefragt – Formulierungen beim erstellen von Rechnungen ins Ausland

Wenn Sie öfters Rechnungen ins Ausland schreiben, ist es hilfreich, sich folgende Formulierungen als Textbaustein anzulegen:

Formulierung für Handel innerhalb der EU:

Innergemeinschaftliche Lieferung
Unsere Ust.-IdNr.: Hier steht dann Ihre Umsatzsteuer ID Nummer
Ihre Ust.-IdNr.: Hier tragen Sie die ID des Rechnungempfängers ein

Formulierung für Lieferungen in die Schweiz:

Hinweis Schweiz:
Die Steuerschuld geht auf Sie gemäß dem "reverse-charge-Verfahren" 
als Leistungsempfänger über!

 

 

Videoanleitung: Von der Angebotserstellung, über das Schreiben einer Rechnung mit verschiedenen Positionen, bis zum verbuchen der Eingangszahlung – der komplette Leitfaden als Video, Laufzeit 7 min 38 sek.

Rechnungen Angebote Lieferscheine schreiben

 


Was ist beim Rechnung schreiben sonst noch zu beachten?

Grundlegend aber wichtig: die Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer sollte eine fortlaufende Nummer sein, die zur eindeutigen Identifizierung der Rechnung dient. Sinnvoll ist die Rechnungsnummern je Jahr zu gruppieren – beispielsweise 21000 (21 für das Rechnungsjahr 2021, 000 dann die laufenden Rechnungsnummern beim schreiben). Die Nummern müssen nicht lückenlos sein, dürfen aber nur einmalig verwendet werden wenn Sie eine Rechnung schreiben. Eine gute Software wie SuccessControl CRM unterstützt Sie bei der Vergabe der Rechnungsnummern sowie beim Ausstellungsdatum der Rechnung.

Fristen für Rechnungen
Rechnungen sollten umgehend nach Erbringung der Leistung erstellt werden, damit Sie schnell zu Ihrem Geld kommen. Ein gutes Rechnungsprogramm hilft Ihnen bei der zügigen Erstellung der Rechnung mit Vorlagen, sowie der automatischen Verfolgung der Zahlungseingänge – der sogenannten Offenen Posten Liste, welche beim schreiben einer Rechnung angelegt wird.

Besondere Rechnungsmuster verwenden

Sie möchten ein ganz besonders auffälliges Rechnungsformular beim Rechnungen schreiben verwenden? In diesem Fall lassen Sie das Rechnungsmuster am besten von Ihrem Steuerberater prüfen. Außerdem sind Sie auf der sicheren Seite beim Rechnung schreiben mit den mitgelieferten Rechnungsmustern. Diese können Sie einfach mit Ihrem Logo und Angaben im Programm vervollständigen.

Unterschrift auf Rechnungen
Rechnungen erfordern keine Unterschrift, aus optischen Gründen können Sie aber eine Unterschrift beim Rechnung schreiben einfügen (sieht besser aus).

Per Email die Rechnung elektronisch versenden
Rechnungen können ausgedruckt oder elektronisch per Mail verschickt werden. Die Pflichtangaben sind identisch, wenn Sie die Rechnung schreiben. Wichtig ist, dass die elektronisch übermittelte Rechnung identisch mit der ausgedruckten ist, und das Rechnungsprogramm beide identisch abspeichert. SuccessControl CRM  bietet Ihnen hier beide Möglichkeiten – Ausdruck und direkte Mail Versendung.

Rechnung als Kleinunternehmer stellen

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden, dürfen Sie die Umsatzsteuer auch nicht ausweisen, wenn Sie eine Rechnung schreiben. In diesem Fall ist folgender Hinweis auf der Rechnung notwendig „Gemäß § 19 UstG ist in dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten.“ (Mustertexte sind in SuccessControl für Kleinunternehmer hinterlegt). Ansonsten unterscheiden sich die Anforderungen nicht, wenn Sie als Kleinunternehmer eine Rechnung schreiben – gleich ob Existenzgründer, Freiberufler, Selbstständiger, kleines Unternehmen oder KMU. Schreiben Sie als Kleinunternehmer Rechnungen kostenlos mit der Freeware Edition.

 

Mit SuccessControl CRM erledigen Sie schnell und einfach:
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  • Ihr effektives und vernetztes Arbeiten im Team
  • u.v.m.

Das mehrfach ausgezeichnete Programm SuccessControl CRM hilft tausenden kleinen und mittleren Unternehmen, schnell und einfach eine Rechnung zu erstellen, Artikel, Aufträge, Kunden und Adressen zu verwalten. Machen auch Sie Ihr Unternehmen effizienter und erfolgreicher mit SuccessControl CRM.

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