Sinn und Zweck einer Kundendatenbank im Unternehmen

Mit einer Kundendatenbank werden Kundenadressen und Kontakte strukturiert erfasst und übersichtlich verwaltet. Anders gesprochen, Sie behalten immer den Überblick über Ihre Kunden und Interessenten.

Hier liegen auch die Vorteile einer zentralen Kunden Datenbank. Erstens sparen Sie Zeit und steigern damit die Produktivität Ihres Unternehmens. Zweitens gewinnen Sie einen Wettbewerbsvorteil, da Sie einmal erfasste Daten immer wieder für die Interaktion mit dem Kunden gebrauchen können.

Die Funktionen einer Kundendatenbank. Auch die Office Funktionen werden genutzt.

Welche Arten von Kundendaten-Systemen gibt es?

Daten zu Kunden können in verschiedenster Form und Detailgenauigkeit erfasst werden. Im einfachsten Fall sind die Daten in den Köpfen der Mitarbeiter oder verschiedenen Ordnern verteilt. Ebenfalls gibt es die meisten Kundendatenbanken heute immer noch in der Form einer Excel Liste. Obgleich Excel gar keine Datenbank ist.

Vorteil gegenüber Excel: eine relationale Datenbank kann beliebig viele Zusatzinformationen aufnehmen

Ein echtes Datenbanksystem hat aber gegenüber Excel einen entscheidenden Vorteil. Durch den relationalen Aufbau können beliebig viele wertvolle Informationen zu den eigentlichen Kundendaten zentral erfasst werden.

Dies sind zum Beispiel Informationen aus Telefonaten, E-Mails, Absprachen und Aufgaben.

Gut zu wissen – Infoblock: Zu den noch am meist verwendeten Datenbanken gehören die Microsoft Systeme.

So funktioniert eine Kundendatenbank – Kategorisierung von Kontakten

Damit ein Kundendatenbanksystem ihre Prozesse am besten unterstützt, muss es auch einfach zu bedienen sein. Schließlich sollen ja auch selbst ungeübte Anwender ohne Handbuch im Unternehmensalltag sofort wichtige Kundeninformationen einpflegen.

Neben den Standarddaten die Unternehmen von Kunden erheben – dazu gehören beispielsweise der aktuelle Wohnort und die Kontaktdaten (Telefon, E-Mail-Adresse etc.) bietet das Datenbanksystem weitere Attribute an.

Durch diese Merkmale ist es möglich, Kunden zu kategorisieren. Und somit für spätere Selektionen zu qualifizieren. Solche Attribute sind beispielsweise tatsächliche Bestandskunden. Aber auch Interessenten oder potentielle Käufer. Ebenso ist auch eine Zuordnung und Gruppierung nach Branchen kein Problem. Ja – auch nach Produkten, Messekontakt oder Interessensgebieten geht.

Einfache Handhabung – das A und O einer Kundendatenbank-Software

Lückenlose Dokumentation der Kundenhistorie – alles Wichtige direkt beim Kunden

Neben diesen Grunddaten speichert die Datenbank auch Notizen, Dokumente und E-Mails als MSG-Datei. Sowie Wiedervorlagen. Hierdurch ist die gesamte Kommunikation nachvollziehbar. Und folglich auch alles Wichtige direkt beim Kunden in der Kontakthistorie schnell und leicht zu finden. Besser gesagt, Sie wissen genau wer, was und wann erhalten hat.

Marketing-Aktionen – die Kundenstammdaten effektiv weiterverarbeiten

Mit Hilfe der eingebauten Auswertungsfunktionen filtern Sie so im Handumdrehen alle Kunden heraus. Die den gewünschten Kriterien entsprechen. Neben der Ausgabe als Excel-Tabelle steht Ihnen diese Adressauswahl auch für Marketingzwecke direkt in der CRM-Kundendatenbank zur Verfügung. Somit sind schnell und einfach personalisierte Serienbriefe, Rundschreiben oder Email-Newsletter versendet. Die Kundengewinnung und Kundenpflege ist damit um ein vielfaches erleichtert.

Erste Schritte zum anlegen, Aufbau und Pflege der vorhandenen Daten

Das anlegen einer Kundendatenbank geht auch zügig von der Hand. Da sich bestehende Kundenlisten und Kontakte beispielsweise aus Excel, Outlook als auch csv-Dateien einfach importieren lassen. Am besten konzentrieren Sie sich am Anfang nur auf die wirklich relevanten Daten.

Da ein besonderer Fokus auf den Industriestandard MS-Office liegt, sind alle Funktionen ganz einfach in der gewohnten Umgebung von Microsoft Office auszuführen. Dies sorgt auch für eine unkomplizierte Bedienung der Software. Überdies erfolgt die weitere Pflege und Aktualisierung der Kundendaten dann bei der aktiven Nutzung praktisch wie von selbst.

Sofort startklar – jetzt loslegen

Noch als Tipp: Starten und überzeugen auch Sie sich jetzt – hier gelangen Sie direkt zum Programm Download.

Weiterführende Links zum Thema:

• Kundenverwaltungsprogramm mit einfachster Handhabung
• Welche Vorteile bietet ein einfaches CRM System 
• Aktuelles Datenblatt im PDF Format
• ISO-Zertifizierung nach DIN-EN ISO 9001:2015

Noch als Tipp:

Zur Gewinnung neuer Kunden bieten auch beispielsweise die Industrie- und Handelskammern Firmendaten an. Sie erhalten diese Daten von der IHK als Excel-Datei per E-Mail. Die Sie dann direkt in das Programm einspielen können. Diese Unternehmensdaten können dann zur Förderung von Geschäftsabschlüssen und anderen dem Wirtschaftsverkehr dienenden Zwecken benutzt werden.
Hier noch als Link: Firmendatenbank des Baden-Württembergischen Industrie- und Handelskammertages