Empfangene oder abgesandte Belege inklusive Handels- oder Geschäftsbriefe sind grundsätzlich aufbewahrungspflichtig. In der Regel beträgt die Aufbewahrungsfrist für Belege sechs bzw. zehn Jahre. Die Fristen beginnen immer erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Beleg die letzte Eintragung erfolgt ist.

So müssen Angebote die zum Auftrag geführt haben 6 Jahre aufbewahrt werden, hingegen unterliegen Angebote, die nicht zu einem Auftrag geführt haben, keiner Aufbewahrungsfrist.

Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Haben Sie die Rechnungen als digitale PDF Datei mit der Rechnungs-Software von SuccessControl nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) erstellt, können diese in digitaler Form aufbewahrt werden. Absolut auf der sicheren Seite sind Sie immer dann, wenn Sie sowohl Papierbelege als auch Dokumente in digitaler Form aufbewahren. Dies gilt insbesondere für Eingangsrechnungen, welche auch der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren unterliegen. Dies gilt auch für Ein- Ausgangsrechnungen per E-Mail – diese werden in SuccessControl über die Funktion „E-Mail anfügen“ entsprechend gespeichert und archiviert.

Bestell– und Auftragsunterlagen sowie Geschäftsbriefe (hierzu zählen auch Geschäftsbriefe per E-Mail) müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Für Kalkulationsunterlagen und Kassenbelege gilt wieder die 10-Jahresfrist.

Für abgesandte Lieferscheine endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Versand der Rechnung – außer der Lieferschein dient auch als Buchungsbeleg (dies ist bspw. der Fall, wenn auf diesem etwas quittiert wird) – dann gilt auch wieder die 10-Jahresfrist.

Unsere Empfehlung:
Aus unserer Sicht macht es keinen Sinn zwischen der 6 oder 10-Jahresfrist zu unterscheiden. Am besten alles zehn Jahre aufbewahren und dann mit einem Rutsch entsorgen. Bei Unklarheiten sprechen Sie Ihren Steuerberater an, ob die Unterlagen wirklich vernichtet werden können.

10 Jahre Aufbewahrungsfrist:

• Rechnungen, Lieferscheine, Kalkulationsunterlagen, Kassenbelege
• Buchungsbelege
• Jahresabschlüsse und Bilanzen
• Verträge und Anweisungen
• Spendenbescheinigungen

6 Jahre Aufbewahrungsfrist:

• Angebote, Bestell- und Auftragsunterlagen
• Handels- oder Geschäftsbriefe (Geschäftsbriefe können auch E-Mails sein)
• Einfuhr- und Exportunterlagen, Zollbelege
• Betriebsprüfungsberichte
• Darlehensunterlagen und Bürgschaften (nach Ablauf)

Links zum Thema:

• reisswolf.com – Datenblatt Aufbewahrungsfristen 2018 PDF
• IHK Essen – Aufbewahrungsfristen PDF
• Organisieren der Dateiablage