Rechnung schreiben – das Programm für Microsoft Office

Ein wichtiger und effektiver Baustein zum Geschäftserfolg – das Programm zum Rechnung schreiben von SuccessControl CRM

Viele Gründer und Selbstständige stehen am Anfang Ihrer Tätigkeit vor der Frage ein professionelles Programm zum Rechnung schreiben zu verwenden – oder sich erst einmal mit Word und Excel im Tagesgeschäft zu behelfen.

Rechnung schreiben - ein Programm vereinfacht die Vorgänge

Da Kundenkontakt und Kundenbindung gerade in der Gründungsphase von hoher Bedeutung sind, sollten junge Unternehmer nicht auf die Unterstützung durch ein effektives Programm zur Organisation der anfallenden Büroarbeiten verzichten.

Dabei geht es nicht nur um das schreiben einer Rechnung bis hin zur Zahlungsüberwachung, sondern vielmehr um die Erfassung von Interessenten, deren Bedürfnissen und daraus resultierend einer gezielten Angebotserstellung. In Zeiten hoher Konkurrenz ist dies der Schlüssel für eine erfolgreiche Kundenakquise und sich im Markt zu etablieren.

Software im Büroalltag: Überblick bewahren

In der Verwaltung der Kundendaten und Neukundengewinnung ist es von Bedeutung, Überblick zu wahren. Die Vorgänge werden mit wachsender Auftragslage immer zahlreicher und komplexer. Als Unternehmer ist es Ihr Ziel, den Kundenstamm auszuweiten. Immer mehr Interessenten sollen zu Käufern und Kunden werden. Schnell wird die Arbeit ohne ein leistungsstarkes Programm mit Interessenten- und Kundenverwaltung zu anspruchsvoll. Zu den Herausforderungen gehören neben Rechnung und Lieferschein schreiben, Aufgaben verwalten, Kundenakquise inklusive Marketing, Dateiablage und vieles mehr.

Rechnungs- und Auftragsverwaltung: tägliche Abläufe automatisieren

Bei einem guten Rechnungsprogramm stehen die Aufgaben der Kunden- und Auftragsverwaltung im Fokus. Angebote und Rechnungen der verschiedenen Kunden lassen sich verwalten, interne Notizen zu einzelnen Kunden können vermerkt werden. Anschließend können Sie die Positionen ausfüllen. Hierbei profitieren Sie von der Softwareunterstützung, die bestimmte Daten automatisch übernimmt. Dazu gehören die Artikelbezeichnungen sowie die Adressen Ihrer Kunden.

Programm Ansicht beim Rechnung schreiben

Außerdem übernimmt das Programm das Ausfüllen der rechtlichen Pflichtangaben beim Rechnung schreiben. Dazu gehört die korrekt fortlaufende Rechnungsnummer. Ebenso stellt das Rechnungsprogramm sicher, dass beispielsweise die Umsatzsteuer korrekt berechnet und auf der Rechnung aufgeführt wird. So werden Fehler bei der Rechnungsstellung schon im Vorfeld vermieden da alle Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung, wie z.Bsp. eine eindeutige Rechnungsnummer, die Steuernummer oder der Rechnungsempfänger enthalten sind.

Außerdem verfügt das Rechnungsprogramm über eine integrierte Lager- und Lieferantenverwaltung. Diese stellt das erforderliche Inventar sicher.

Büroverwaltung und Kontaktmanagement: zeitsparende Abwicklung der Vorgänge im Programm zum Rechnung schreiben

Ein gutes Programm ist nicht nur als Rechnungssoftware, sondern auch als vollständige Bürosoftware mit Kontaktmanagement zu verstehen. SuccessControl CRM bietet eine zentrale Adressverwaltung für sämtliche täglichen Prozesse rund um die Kundenverwaltung im Büro.

PDF Ausgabe beim Rechnung schreiben

Die Software unterstützt die Erstellung umfangreicher Kundenprofile. Das Programm verfügt zudem über eine Schnittstelle zu Microsoft Word. Auf diese Weise werden Briefe, Verträge und andere alltägliche Korrespondenz ganz einfach erstellt. Auch der Versand von E-Mails ist über die Outlook-Schnittstelle kein Problem. Einen Überblick über anstehende oder bereits erledigte Aufgaben erhalten Sie über die Erstellung von To-Do-Listen.

Bei der Listen-Erstellung können Sie von Wiedervorlagen profitieren. Auf diese Weise behalten Sie die wichtigen wiederkehrenden Aufgaben im Blick. Vom Marketing über den Vertrieb bis zur Kundenbetreuung gerät somit keine wichtige Herausforderung mehr in Vergessenheit. Das Programm ordnet anfallende Dokumente automatisch den Kunden und ihren Profilen zu. Rechnungen, Angebote und andere Daten sind direkt über die Kontakthistorie mit den entsprechenden Kunden verknüpft und einsehbar.

Programmansicht: Kundendaten

Die CRM-Software setzt bei all diesen Prozessen auf einfache Handhabung zur schnellen und zeitsparenden Abwicklung der Vorgänge. Ebenso ist die Software auf Flexibilität ausgerichtet, sodass Sie es an die Anforderungen verschiedener Artikel und Branchen direkt anpassen können. Zu den Tools gehören eine Kundendatenbank mit Kontakthistorie sowie ein Wiedervorlagensystem.

Wenn Rechnungen geschrieben sind, dann kümmert sich die Software um die Übersicht aller gestellten Rechnungen sowie Zahlungseingänge oder der noch offenen Posten. Ebenso einfach wie das Rechnung schreiben ist das erstellen von Mahnungen wenn ein Kunde eine Rechnung mal nicht fristgerecht zahlen sollte. Ein integriertes Dokumentenmanagement, Projektmanagement-Tool, Zeiterfassung und Kasse runden die Funktionalität ab.

Akquise und Neukundengewinnung: aktive Interessenten finden

Gerade in der Gründungsphase ist die Kundenakquise die vielleicht wichtigste Herausforderung, vor der Sie als Unternehmer stehen. Auch hierbei kann das Programm zum Rechnung schreiben Sie unterstützten. Zu diesem Zweck bietet die Softwarelösung eine smarte Such-Funktion um Daten effizient zu nutzen. Über diese können Sie umfangreiche Selektionen vornehmen und die Ergebnisse nach verschiedenen Kriterien filtern lassen.

Interessenten, potentielle Kunden und Ansprechpartner können Sie beispielsweise nach den Kriterien Branche, Kategorie oder Umkreis selektieren. Dies stellt eine deutliche Erleichterung für Ihre Marketing-Kampagnen dar – um beispielsweise zeitlich (jahreszeitlich) passende Angebote zu unterbreiten. Auch diese Marketing-Aktivitäten unterstützt SuccessControl CRM. Mit wenigen Klicks können Sie etwa einen Newsletter-Versand starten, Serienbriefe und Etiketten erstellen und damit Ihren Kunden ergänzende Produkte und Dienstleistungen anbieten. Ebenso erhöhen Sie damit Kundenzufriedenheit und festigen die Bindung der Kunden an Ihr Unternehmen.

Professioneller Auftritt für das Unternehmen – das Programm zum Rechnung schreiben sichert die Corporate Identity

Die Rechnungserstellung sowie der gesamte Auftritt des Unternehmens nach außen profitieren von einem professionellen Erscheinungsbild. Dazu tragen gute Lösungen beim Rechnung schreiben mit mehreren Funktionen bei. Ein gutes Programm unterstützt Sie dabei, formelle Fehler beim Rechnung schreiben zu vermeiden. Weiterhin unterstützt es Layout und Design Ihrer Dokumente. Diese können Sie im Corporate Design Ihres Unternehmens erstellen. Dies ist ein wichtiger Beitrag zur professionellen Außenwirkung und stärkt Ihren Wiedererkennungswert. Weiterhin besteht die Möglichkeit, in Angeboten oder Rechnungsbelegen einzelne Positionen beziehungsweise Artikel mit Bildern zu versehen.

Flexible Nutzung – Sie haben die Wahl: PC, NAS oder Cloud

 

Das Programm von SuccessControl CRM lässt sich als Software auf verschiedene Weisen betreiben. Sie können es als lokales System auf einem Rechner nutzen. Ebenso ist die Nutzung in einem Firmennetzwerk (beispielsweise einem NAS als Fileserver) problemlos möglich. Ebenso lässt sich die Lösung in einer Cloud in Form eines Online-Server-Arbeitsplatzes nutzen. Diese Server-Variante ist insbesondere für Unternehmen mit mehreren verteilten Standorten interessant. Auch bei räumlich getrennten Zweigstellen ist damit eine zentrale Verwaltung der Rechnungs-, Kunden- und Adressdaten möglich.

Mahnwesen und offene Posten: zeitnahe Bezahlung fälliger Forderungen

Je höher der Umsatz, desto mehr Rechnungen schreiben Sie – und damit erhöht sich auch das Risiko dass Ihre Rechnungen nicht bezahlt werden. Offene Rechnungen oder säumige Kunden können aber gerade zur Anfangsphase eines neu gegründeten Unternehmens problematisch sein. Auch bei guten Umsätzen stehen häufig nicht genug liquide Mittel als Reserve zur Verfügung. Mit dem integrierten Mahnwesen im Programm behalten Sie einen Überblick über gegenwärtige Rechnungen und Zahlungsstände. Auf diese Weise können Sie mögliche Liquiditätsengpässe rechtzeitig erkennen und ihnen entgegenwirken. Im Falle eines Zahlungssäumnisses lassen sich Kunden durch das Mahnwesen erst höflich auf die säumigen Posten hinweisen (hin und wieder kann ja mal eine Rechnung beim Kunden auch „verloren gehen“ oder „in Vergessenheit geraten“). In den meisten Fällen wird der Kunde die Rechnung nach der ersten Erinnerung begleichen, falls nicht wird automatisch die nächste Mahnstufe aktiviert.

Dateiablage und Dokumentenmanagement: Ordnung in der Dateiablage

 

All Ihre Dokumente sowie Dateien und Projekte lassen sich mit dem Programm auf übersichtliche Weise ablegen. Dafür sorgt bei SuccessControl CRM eine durchdachte Ordnerstruktur auf der Festplatte beziehungsweise dem genutzten Netzwerk.

Die korrekte Ablage von Dateien und Dokumenten ist auch im Hinblick auf die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) relevant. Für bestimmte Dokumente gelten Aufbewahrungs- und Löschfristen, deren Einhaltung wichtig ist. Mit dem Dokumentenmanagement sehen Sie genau, wann Sie welche Korrespondenz mit welchem Kunden oder Geschäftspartner hatten. Auch Scans sowie E-Mails lassen sich automatisch einer Adresse zuordnen. Sämtliche Belege lassen sich jederzeit anzeigen und bei Bedarf drucken. So erhalten Sie die perfekt geordnete Belegablage.

 

Anbindung und Schnittstellen: Microsoft Office Excel, Word, Outlook & Telefonie

Die CRM-Software bindet alle gängigen Anwendungen aus Microsoft Office ein. Dazu gehören die im Geschäftsleben unverzichtbaren Programme wie Microsoft Word, Excel sowie Outlook. Dabei agiert SuccessControl CRM als eine Art Kontrollinstanz zum Management der Adressdaten und Kontaktdaten. Sowohl Endkunden als auch geschäftlichen Kontakten können Sie über dieses Kontrollzentrum kontaktieren und gezielt Angebote unterbreiten. Sämtliche Prozesse des Kundenmanagements lassen sich durch die Einbindung automatisch durch das CRM-System mit Microsoft Office in Verbindung bringen. Hierbei legt die Kundendatenbank eine umfangreiche Kontakthistorie an, die keine Lücken lässt. Auch an die automatische Wahl von hinterlegten Telefonnummern mittels der Windows Wählhilfe wurde gedacht.


Welche Schritte sind zum Rechnung schreiben notwendig?

Die Erstellung einer Rechnung erfolgt in der Regel in vier Schritten:

  1. Kundenadresse auswählen bzw. neu anlegen
  2. Zahlungsbedingungen auswählen bzw. eingeben
  3. Rechnungspositionen auswählen bzw. eingeben
  4. In der Live-Vorschau kontrollieren und fertigstellen

Um alle relevanten Angaben für eine Ordnungsgemäße Rechnung kümmert sich die Software während der Rechnungserstellung. Hierzu gehören beispielsweise die fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum, Netto und Bruttobeträge mit entsprechenden Umsatzsteuersatz, Summen und so weiter. Optional können Sie noch Ihre Unterschrift in die Rechnung einfügen und automatisch bspw. AGB’s anhängen lassen.

Nach dem fertigstellen der Rechnung kann diese ausgedruckt – oder direkt mit einem Klick als PDF Anlage mit Outlook per E-Mail versendet werden.

Rechnungen direkt mit Outlook als PDF-Anlage versenden

Das Programm erledigt alle anderen notwendigen Schritte im Hintergrund automatisch. Hierzu gehören das ordnungsgemäße speichern der Datei, korrekte Benennung der Datei, der Offene Posten Eintrag für Zahlungskontrolle und Mahnwesen, ein Vermerk in der Kontakthistorie und Auftragsverwaltung.

Wenn Rechnungen auf einem Angebot (oder Lieferschein etc.) beruhen, führen Sie mit einem Klick ein Angebot zu einer Rechnung fort. Dieses erleichtert das Schreiben sogenannter Folgebelege extrem, da Sie beispielsweise wenn Sie einen Lieferschein schreiben müssen alle Angaben und Positionen aus dem vorhergehenden Beleg einfach übernehmen.

 

Folgendes Video erklärt anschaulich wie Sie beim Rechnung schreiben im Programm vorgehen

Video: Rechnungen erstellen mit dem Programm von SuccessControl CRM

 

 

Zusammenfassung – Fazit

Bei den Rechnungen schreiben spart Ihnen die Rechnungssoftware nicht nur viel Arbeit und Zeit – sondern ist gleichzeitig ein wichtiger und effektiver Baustein zum Geschäftserfolg.

Links zum Thema


 

Infoblock:

Die Pflichtbestandteile einer Rechnung im Überblick zusammengefasst:

 

  1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Rechnungsersteller)
  2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Rechnungsempfängers)
  3. Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmers
  4. Ausstellungsdatum der Rechnung
  5. Fortlaufende Rechnungsnummer
  6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung (Rechnungspositionen mit Preisen)
  7. Leistungsdatum der Lieferung bzw. Leistung (wann wurde die Leistung erbracht Monat/Jahr)
  8. Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie eventueller Hinweis auf Steuerbefreiung
    (Rechnungsbetrag netto – Summe Mehrwertsteuer – Bruttobetrag)
  9. Zahlungshinweis (bis wann die Rechnung bezahlt sein muss und auf welches Konto die Zahlung erfolgen soll)
  10. Rechnungen an Unternehmen müssen innerhalb von sechs Monaten nach der Erbringung der Leistung gestellt werden.

 

Was gibt es beim Design einer Rechnung (Briefpapier) zu beachten:

Achten Sie auf eine klare Strukturierung und die gängigen Standards. In Deutschland steht bei einer Rechnung die Empfängeradresse (Rechnungsempfängers) immer links unter der Sichtumschlag Absenderkennung. Die Kontaktdaten des leistenden Unternehmers (Rechnungsersteller) stehen in der Kopfzeile beziehungsweise rechtsbündig ausgerichtet in Höhe der Empfängeradresse.

Darunter ist rechtsbündig der sogenannte Nummernblock – als Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kundennummer und ggf. Auftragsnummer aufgeführt.

Nun folgt der Positionsteil – also die einzelnen Produkt- und Leistungspositionen. Achten Sie darauf das dieser Teil nicht durch Logos oder andere Grafikelemente schwer zu lesen – hier will der Kunde nur die Rechnungspositionen klar erkennen können.

Die Bankverbindung sollte direkt unter dem Rechnungsbetrag mit der entsprechenden Zahlungsaufforderung stehen – beispielsweise „Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag sofort auf unser bei der Postbank – Konto IBAN DE1234 – BICxxx unter Angabe der Rechnungsnummer“.

Weitere rechtliche Angaben des leistenden Unternehmers wie beispielsweise Handelsregister, Geschäftsführer, Umsatzsteuer-Identnummer sind am besten in der Fußzeile aufgehoben.

Kunden werden es Ihnen danken wenn Sie sich an diese allgemeinen Konventionen halten, da so auf einen Blick alle wichtigen Daten auf einer Rechnung leicht zu finden sind.