Wer viele Rechnungen schreibt, kommt auch nicht umhin Mahnungen zu schreiben.
Es gibt sicherlich viele Gründe für den Zahlungsverzug Ihrer Kunden. Allerdings hat der Kunde in den meisten Fällen schlicht die Rechnung vergessen. Wenn Sie also rechtzeitig eine Mahnung schreiben, stellen Sie sicher das der Kunde die ausstehende Zahlung nicht aus dem Blick verliert.
Mahnungen in drei Stufen schreiben: Zahlungserinnerung direkt nach Zahlungsziel erstellen
Bewährt hat sich Mahnungen in drei Stufen zu erstellen. Am besten definieren Sie die erste Mahnung als Zahlungserinnerung. Mit dieser Zahlungserinnerung wird der Kunde freundlich auf die ausstehende Zahlung hingewiesen. Neben der Fristsetzung bis wann Sie die Zahlung erwarten, vergessen Sie auch nicht eine Kopie der offenen Rechnung beizufügen. Dadurch vermeiden Sie weitere Verzögerungen, da ansonsten allzu gern die Rechnung vom Kunden nochmals angefordert wird.
Beispiel Formulierung der Zahlungserinnerung: "Sie haben leider die Begleichung unserer Rechnung übersehen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir bei unserer Arbeit auf zeitgerechte Zahlung angewiesen sind. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag innerhalb von 10-Tagen auf unser Konto 123 bei der Sparkasse Irgendwo. Sollten Sie den Betrag inzwischen überwiesen haben, so benachrichtigen Sie uns bitte und betrachten dieses Schreiben als gegenstandslos."
Tipp: Mit dem Rechnungsprogramm von SuccessControl erstellen Sie mit einem Klick Mahnungen mit korrekter Formulierung
Nach 10-Tagen die zweite Mahnung schreiben
Die zweite Mahnung schreiben Sie am besten direkt nach verstreichen der Frist, welche in der Zahlungserinnerung angegeben wurde. Wiederum nicht vergessen, erneut eine Frist zu setzen und eine Kopie der offenen Rechnung beizufügen.
Beispiel Formulierung der Mahnung: "wir kommen auf unser letztes Schreiben zurück, welches nun 10-Tage zurückliegt. Leider können wir bis dato keinen Zahlungseingang feststellen. Gibt es dafür Gründe? Dann wären wir für eine kurze schriftliche Nachricht dankbar. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag innerhalb von 7-Tagen auf unser Konto 123 bei der Sparkasse Irgendwo. Sollten Sie den Betrag inzwischen überwiesen haben, so benachrichtigen Sie uns bitte und betrachten dieses Schreiben als gegenstandslos."
Tipp: Wenn Sie die zweite Mahnung erstellen, vergessen Sie auch hier nicht die Benachrichtigungsaufforderung falls der Kunde zwischenzeitlich gezahlt hat.
7-Tage später die dritte Mahnung erstellen
Die dritte und letzte Mahnung schreiben Sie dem Kunden nach weiteren 7-Tagen. Machen Sie dem Kunden eindeutig klar, dass Sie es ernst meinen.
Beispiel Formulierung der letzten Mahnung: Leider haben Sie sowohl unsere 1. Zahlungserinnerung wie auch unsere 2. Mahnung einfach unbeachtet gelassen. Auf den Zahlungseingang sind wir aber angewiesen und setzen hiermit eine letzte Frist von 7-Tagen ab dem Datum dieses Schreibens. Sollten wir keinen Zahlungseingang feststellen, werden wir auf Ihre Kosten das Inkasso-Verfahren einleiten.
Auch beim letzten Mahnschreiben erwähnen Sie die Benachrichtigungsaufforderung, falls der Kunde zwischenzeitlich gezahlt haben sollte. Sollte nach der Frist die Zahlung immer noch nicht eingegangen sein, lassen Sie Ihren Worten taten folgen. Rufen Sie Ihren Kunden an um ein klärendes Gespräch zu führen. Fruchtet dies nicht, übergeben Sie die Angelegenheit an Ihren Rechtsanwalt beziehungsweise Inkasso Büro.
Praxistipp: Wirkungsvolle Alternative zum Mahnung schreiben
Im Geschäftsalltag hat sich am besten bewährt, das Sie Ihren Kunden einfach anrufen bevor Sie die zweite Mahnung erstellen. Ein persönliches, offenes und klärendes Gespräch wirkt meistens Wunder.