Gute Organisation kann über Gewinn und Verlust entscheiden

Das moderne Office-Management ist bunt wie ein Frühlingsstrauß. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, sich zu organisieren und strukturieren. Für jeden Office-Anwender ist es in gewisser Weise individuell und doch sollen sich alle zu Recht finden. Gerade diese Individualität der einzelnen Teammitglieder macht es den Entscheidern und den Anwendern nicht zwingend einfacher, sich digital neu zu organisieren.

Gute Organisation im Unternehmen – der Erfolgsfaktor

Oftmals mangelt es an Zeit und einem Projektleiter bzw. -verantwortlichen. Somit wird das Projekt ORGA einfach mal auf unbestimmte Zeit nach hinten verschoben. Die daraus entstehenden, unsichtbaren Folgekosten und mangelhaften Strukturen sind vielen Führungskräften nicht bewusst und klar.

Gute Organisation im Unternehmen

Gerade im Mittelstand wird es sehr häufig den Führungskräften und deren Teams eigenständig überlassen, wie und in welcher Form sie sich selbst organisieren. In der Regel ist es eine Mischung aus gewachsenen Strukturen und persönlichem Arbeitsstil, was in dem einen oder anderen Fall einem (guten) Eintopf ähnelt. Hier möchte ich betonen, dass ein Eintopf eine sehr gute Ernährungsgrundlage ist und auch in keiner Küche fehlen sollte. Ähnlich ist es bei der täglichen Ablage – entscheidend ist das Verhältnis von Datenmenge, -form sowie Plattform und dem dahinterstehenden Zeitaufwand.

Hier 10 häufige Organisationsfehler mit der einfachen Folge „SUCHEN“:

  1. Sich keine Zeit nehmen für die Ablage und in die „Aufschieberitis“ verfallen
  2. Keine digitale Organisationssysteme nutzen, B. CRM
  3. Keine Prozesse vor Augen haben – bei Fach- und Führungskräften gleichermaßen
  4. Abläufe, Prozesse sind im Team nicht bekannt
  5. Keine zentrale Ablage
  6. Mailpostfach wird neuer Ablageort
  7. Ablagestruktur 1:1 aus der Papierablage in die digitale Ablage übernehmen
  8. Falsche Dateinamen
  9. Langes „Suchen“ einfach als normale Tätigkeit hinnehmen
  10. Ablage delegieren


Ein Unternehmen sollte über ausreichend Gewinn-/Rücklagen verfügen, wenn Mitarbeiter stundenlang suchen und ihr Verhalten nicht ändern! Denn auch Arbeitszeit sind Kosten!

Gute Organisation im Unternehmen – 5 pragmatische Lösungsansätze für den Alltag:

  1. Regelmäßiges Lean-Management, CleanDesk oder 5-S.  … – Kurzgesagt ein aufgeräumter Schreibtisch
  2. Arbeiten mit Digitalen Systemen, z. B. CRM
  3. Projektorientiertes Arbeiten einführen und leben
  4. Organisationsabläufe im Team, eigene Punkte im wöchentlichen Jour Fix
  5. Zeit stoppen für Suchen von Unterlagen.
  6.  Abläufe im Team reflektieren und Änderungen vorantreiben
Gute Organisation im Unternehmen spart Kosten

Gute Organisation im Unternehmen

Wenn Sie das eine oder andere Verhaltensmuster auch in Ihrem Team erkennen und sich fragen: Warum ist das so? Dann antwortet die ORGA-Expertin Ilse Kuhn: „Veränderung ist komplex – nicht die Technik ist die Herausforderung, sondern die Anwender, die Menschen sind es.“ Je länger ein Team zusammenarbeitet, um so schwieriger wird es, aus eigener Kraft eine schnelle Veränderung voranzutreiben. Oftmals helfen hier externe Impulse besser als tausend Wiederholungen.

Über die Autorin: Ilse Kuhn – ORGA-Expertin und langjährige Beraterin, Trainerin in KMU sowie DAX-Unternehmen. Heute federführend in der Organisations- und Personalentwicklung sowie Qualifizierung. Leitende Dozentin der SuccessControl Akademie.