Rechnungsvorlage Word

Hier finden Sie eine Rechnungsvorlage im Word Format. Kostenlos zum Download. Richtigerweise ist die Rechnungsvorlage Word ideal für alle, die noch kein professionelles Rechnungsprogramm haben. Also nur mal gelegentlich oder zum ersten Mal eine Rechnung erstellen.

Möchten Sie noch einfacher Ihre Rechnungen erstellen und Kunden verwalten? Dann downloaden Sie ebenfalls noch SuccessControl CRM.

Rechnungsvorlage Word mit Umsatzsteuer

Rechnungsdokument für Word. 2010-2021. docx Format
Kleinunternehmer Rechnungsvorlage. Ohne Steuerausweis. docx Format

Musteransicht Rechnungsvorlage

Musteransicht der Rechnungsvorlage. Erstellt mit SuccessControl CRM.

Tipp: Sie schreiben mit der Wordvorlage eine Rechnung. Und möchten diese zudem noch per E-Mail versenden?  Dann speichern Sie diese zuerst noch in Word (Datei > Speichern unter) als PDF-Datei ab.

Weitere Word-Mustervorlagen

Geschäftsbrief-Wordvorlage
Lieferscheinvorlage und Musterlieferschein

Ihre Vorteile wenn Sie SuccessControl CRM anstatt einer Word-Rechnungsvorlage nutzen

So nutzen Sie auch noch vorhandene Microsoft Office Ressourcen. Zudem einfach, schnell und clever.

Abgesehen davon berechnet unser Rechnungsprogramm automatisch den exakten Rechnungsbetrag. Ferner auch noch den Mehrwertsteuerbetrag. Auch die Rechnungsnummer wird fortlaufend vergeben. Ebenso erstellen Sie blitzschnell aus einem Angebot eine Rechnung. Oder aus einer Rechnung einen Lieferschein.

Wenn Sie eine herkömmliche Word-Rechnungsvorlage oder Angebotsvorlage verwenden, müssen Sie die Adressaten mühsam eintippen. Durch SuccessControl erfolgt dies automatisch.

Sämtliche Kundendaten sind automatisch gespeichert. Ihre Kundendaten bleiben so stets aktuell. Und sind somit mit einem Klick in neue Belege übernommen. Während bei der Verwendung von einer Rechnungsvorlage für Word jeweils eine Neueingabe erforderlich ist.

Die mit SuccessControl erstellte Rechnung wird im Gegensatz zur Rechnungsvorlage direkt in das Rechnungsausgangsbuch gebucht. So sind mit nur wenigen Klicks auch Mahnungen erstellt. Durch diese Vereinfachung haben Sie nicht nur jederzeit Ihre Außenstände, sondern auch Ihre Umsätze im Überblick.

Ausfüllen der Rechnungsvorlage Word mit den Pflichtangaben
  1. Name und Vollständige Anschrift des Absenders
  2. Name und Anschrift (Kundendaten) des Empfängers
  3. Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Dienstleisters
  4. Rechnungsdatum (Datum, an dem die Rechnung erstellt worden ist)
  5. Einmalige Rechnungsnummer
  6. Menge und Art der gelieferten Artikel bzw. Dienstleistung
  7. Einzel- und Gesamtpreis der gelieferten Artikel bzw. Dienstleistung mit Steuersatz
  8. Leistungszeitpunkt der erbrachten Leistung bzw. Lieferung
  9. Auflistung Nettobetrag
  10. Anfallende Steuerbeträge
  11. Gesamtbetrag (Bruttobetrag)
  12. Zahlungsbedingungen (wie muss der Kunde zahlen)

Die Rechnungsvorlage hat eine Falzmarke nach DIN 5008. Dies erleichtert das falten der Rechnung. Somit passt diese auch noch optimal in den Briefumschlag.

Praxis Tipp – Wordvorlagen anpassen.

Hinweis: Für alle die kein Word haben. Bei ionos gibt es auch noch eine PDF-Mustervorlage direkt zum ausfüllen. Der PDF Download hier.

ISO-Zertifizierung nach DIN-EN ISO 9001:2015 – Leitfaden

Was ist die ISO 9001:2015 Zertifizierung?

Die ISO 9001 ist eine branchenübergreifende Norm. Deren Einhaltung ist von vielen Auftraggebern sowie von Behörden als Qualitätsstandard und Zulassungsvoraussetzung zur Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen gefordert. Zudem wird bei der Umsetzung auf eine kontinuierliche Verbesserung von Prozessen geachtet.

Welche Vorteile bietet eine Zertifizierung nach ISO 9001:2015?

Eine Zertifizierung nach ISO 9001:2015 wirkt sich positiv auf die Effektivität und Effizienz aller Zahnräder im Unternehmen aus. Abgesehen davon ist ein weiterer Schwerpunkt der ISO ist der risikobasierte Ansatz. Diese Denk- und Arbeitsweise ermöglicht auch in Krisenzeiten mehr Rückenwind. Kurz gesagt, eine Zertifizierung hat einen positiven Einfluss auf den Unternehmenserfolg.

ISO 9001 - zertifiziertes Qualitätsmanagement

SuccessControl CRM – ein wichtiger Baustein einer ISO Zertifizierung

Die Software erfüllt von Haus aus viele Anforderungen, die ein Qualitätsmanagement an ein Unternehmen stellt. Außerdem erleichtert dies somit im Umkehrschluss KMUs die Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems (QMS) nach ISO 9001:2015.
Es gibt eine Vielzahl an Themen, bei denen das CRM-System Zahlen liefert. Welches beispielsweise ein QMS benötigt. Als Anwender von SuccessControl sind Sie somit bestens aufgestellt, um den Schritt zur ISO-Zertifizierung erfolgreich zu gehen.

Zeitdauer, Kosten und Ablauf einer ISO-Zertifizierung

Die Vorbereitungszeit vom Entschluss, das eigene Unternehmen ISO zertifizieren zu lassen bis zur tatsächlichen Zertifizierung, hängt u.a. von der Größe eines Unternehmens bezogen auf dessen Mitarbeiterzahl und den vorhandenen Prozessen ab.

Der zweite Faktor ist die Manpower und Kompetenz des Teams, das mit der Realisierung beauftragt wird. Im Schnitt muss ein Unternehmen mit sechs bis 12 Monaten Vorbereitungszeit rechnen.

Die Kosten für eine ISO Zertifizierung setzen sich aus Beraterkosten, ggf. Kosten für die externe Erstellung von Dokumenten und das eigentliche Zertifizierungsverfahren durch eine akkreditierte Stele (z.B. TÜV, Dekra, DQS …) zusammen. Die Höhe der Kosten ergibt sich bei der Beratung ebenso wie bei der Zertifizierung aus der Mitarbeiterzahl.

Fast alle Anbieter haben Paketpreise z.B. bis 20 Mitarbeiter, 21 – 50 Mitarbeiter u.s.w.. Im Wesentlichen ist die Anzahl der Mitarbeiter hier als Indikator oder Schlüssel für den zu erwartenden Aufwand und damit verbundene Arbeitszeit (Manntage) zu verstehen. Hierbei versteht es sich von selbst, dass die Prüfung auf Normkonformität bei einem Unternehmen mit 250 Mitarbeitern und 30 Abteilungen aufwändiger ist als bei einem Unternehmen mit 12 Mitarbeitern in drei Arbeitsbereichen.

Kosten von der Beratung bis zur ISO 9001 Zertifizierung

Die Anfallenden Kosten sind außerdem von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Für eine vollumfängliche Beratung bis zur Zertifizierung sollten Sie einmalig ab 5.000,00 € im Budget einplanen. Die eigentliche Zertifizierung schlägt in der Regel nochmal mit 2.500,00 € bis 4.000,00 € zu Buche, kann jedoch bei Betrieben über 200 Mitarbeiter auch schnell das drei- bis vierfache dieses Regelsatzes für Audits betragen. Im Gegensatz zu den Einmalkosten für die Beratung fallen diese Kosten, für Überwachungs- oder Re-Zertifizierungsaudits, jährlich an.

Im ersten Schritt, hin zur Zertifizierung muss ein Antrag bei einer akkreditierten Stelle erfolgen. Diese begutachtet zu Beginn ob Sie selbst fachlich geeignet sind Ihr Unternehmen zu prüfen. Sie müssen hierbei nicht nur Fachkenntnisse Ihrer Branche nachweisen, sondern auch in der Funktion als Auditor, Wissen über die Norm und dessen Überprüfung darlegen.

Im nächsten Schritt erstellt Ihnen die akkreditierte Stelle ein Angebot. Wenn Sie dies akzeptieren, beginnt der Prozess zur Zertifizierung (Audit Stufe 1) in Form einer Dokumentenprüfung. Bei dieser administrativen Überprüfung beraten und unterstützen Sie die ISO-Consultants.

Nach erfolgreicher Dokumentenprüfung und Schließung eventueller Lücken wird das QM- System praktisch durchleuchtet (Audit Stufe 2). Die akkreditierte Stelle bespricht sodann mit Ihnen gemeinsam Feststellungen (positive Erkenntnisse sowie Abweichungen der Norm) und wird Ihnen im Nachgang dies schriftlich per Auditbericht zukommen lassen.

Wenn keine schwerwiegenden Abweichungen festgestellt werden konnten, wird Ihnen das ISO-Zertifikat ausgestellt. Dieses Zertifikat hat eine Gültigkeit von drei Jahren und verlangt zwingend, dass jährlich ein Überwachungsaudit bzw. jeweils im dritten Jahr ein Re-Zertifizierungsaudit erfolgt.

Wer berät und unterstützt Unternehmen bei einer Zertifizierung?

Beispielsweise berät und begleitet die Fa. ISO-Consultants kleine und mittelständige Unternehmen auf dem Weg zur erfolgreichen ISO-Zertifizierung. Dementsprechend erhalten Sie praxisnahe Tipps, wie Sie Zahlen, Daten und Fakten für Ihr Qualitätsmanagement-Systems aus SuccessControl CRM gewinnen. Das Beratungsunternehmen ISO-Consultants zeigt Ihnen, in einem kostenlosen und unverbindlichen Informationsgespräch, wie Sie Ihr Unternehmen erfolgreich zertifizieren. Folglich heben Sie sich dadurch positiv von Ihren Marktbegleitern ab.

Links zum Thema:
Oft gefragt: Was ist ein Audit?
Unter Audit versteht man eine systematische Überprüfung und Bewertung 
von Prozessen, durch die nachgewiesen wird, ob alle geforderten 
Standards und Anforderungen erfüllt werden.

Outlook: Serienmail mit PDF Anhang versenden

Sie möchten eine Outlook Serienmail für mehrere Empfänger mit einem PDF Anhang versenden? Dies ist übrigens mit SuccessControl als Office Add-In problemlos möglich.

Outlook personalisierte Serienmail mit Anhang

Unsere Software erweitert Outlook um die Serienmailfunktion. Und dies mit personalisierter Anrede, beliebigen Anhängen und zeitversetzten senden.

Mit der Serienmailfunktion für Outlook versenden Sie beliebig viele personalisierte E-Mails mit Dateianhang. Somit halten Sie Ihre Kunden, Lieferanten oder Interessenten jeweils auf dem aktuellsten Stand. Der Software Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Vorgang.

Um Anhänge in Serienmails versenden zu können, gehen Sie wie folgt vor:

Erstens führen Sie beispielsweise eine Selektion nach der Adressen Kategorie „Kunden“ aus:

Adressen für die Outlook Serienmail mit Anhang selektieren

Adressen für den Versand einer Serienmail selektieren. Mittels DSGVO Freigabe erhalten nur diejenigen eine Mail, die einer Zusendung nicht widersprochen haben.

Zweitens rufen Sie über Suchergebnis weiterverarbeiten die Serienmail Funktion auf:

Newsletter Funktion aufrufen

Drittens wählen Sie unter Optionen die gewünschte Versandzeit Ihrer Outlook Serienmail und Ihren Anhang aus:

Anhang für die Outlook Serienmail auswählen

Anhang auswählen. Tipp: Durch die Option blockweises versenden, staffeln Sie den E-Mail Versand zeitlich.

Dann schreiben Sie den Betreff und Nachrichten Text Ihrer Serienmail. Die personalisierte Anrede wird übrigens automatisch je E-Mail eingesetzt:

(1) Betreff und (3) Text der Nachricht eingeben. Die personalisierte (2) Anrede wird automatisiert beim Versand mit Outlook eingesetzt.

Im folgenden kontrollieren Sie ein Muster der Serienmail mit Anhang in Outlook:

Kontrolle der Outlook Serienmail mit Anhang in der Vorschau

Kontrolle in der Vorschau

Schließlich können Sie nun Ihre Outlook Serienmail mit Anhang verschicken:

Versand mittels Outlook starten.

Fazit:

Mit der richtigen Software vereinfachen und optimieren Sie alle Vorgänge in der tagtäglichen Büroarbeit. Hierdurch nutzen Sie vorhandene Microsoft Office Ressourcen nicht nur effizient sondern auch noch effektiv. So sind Serienmails mit persönlicher Anrede und Dateianhang aus Outlook schnell und folglich auch noch komfortabel verschickt.

Links zum Thema:

Rechnungsausgangsbuch erstellen

Was ist ein Rechnungsausgangsbuch?

Im Rechnungsausgangsbuch werden alle erstellten Rechnungen, Stornos und Gutschriften tabellarisch aufgelistet. Die Angaben enthalten die Kunden Anschrift, die Kundennummer, das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer sowie die Netto- und Bruttobeträge. Ferner wird auch das Fälligkeitsdatum und die entsprechenden Zahlungseingänge zu den einzelnen Rechnungen aufgeführt.

Besteht eine Pflicht?

Es besteht keine Pflicht ein Rechnungsausgangsbuch auszudrucken, da ein modernes Rechnungsprogramm diese Daten jederzeit per Knopfdruck zur Verfügung stellt.

In vielen Fällen ist es allerdings einfacher Rechnungsausgänge anhand einer Liste zu kontrollieren. Abgesehen davon ist es auch übersichtlicher erstellte Rechnungen beispielsweise in einer Ordnerablage aufgelistet zu haben.

Ebenfalls hat sich in der Praxis bewährt, das Ausgangsbuch als Excel-Liste neben den DATEV Listen mit an den Steuerberater zu übergeben. Dies ergibt einen schnellen Überblick und erleichtert die monatliche Buchhaltung.

Wie wird das Rechnungsausgangsbuch erstellt?

Rechnungsausgangsbuch erstellen nach Excel

In 3 einfachen Schritten erstellen.

Die Ausgabe als Excel-Liste erfolgt in drei ganz einfachen Schritten. Zur Erstellung wählen Sie zuerst den Menüpunkt (1) „Verwaltung“, dann (2) „Ausgangsbuch-Übergabe für Steuerberater“. Hier noch den gewünschten Zeitraum eingeben und (3) Liste erstellen. Fertig.

Bild: Rechnungsausgangsbuch Muster als Excel

Rechnungsausgangsbuch Muster

Muster als Excel. Die Excel Datei wird entsprechend dem ausgewählten Zeitraum (von bis) benannt.

Was ist der richtige Zeitpunkt um das Ausgangsbuch zu erstellen?

Der beste Zeitpunkt ist, wenn Sie beispielsweise einen Monat oder ein Quartal abschließen. Somit haben Sie im Ablageordner für den betreffenden Zeitraum einen optimalen tabellarischen Überblick.

Angebotsnummer – Aufbau, Zweck und Verwendung

Es besteht zwar keine Angebotsnummer Pflicht, aber Angebotsnummern vereinfachen in einer Geschäftsbeziehung zwischen Anbieter und Kunde die eindeutige und schnelle Zuordnung von Offerten.

Sinn und Zweck einer Angebotsnummer:

Beauftragt beispielsweise ein Kunde ein erhaltenes Angebot, ist es anhand der Angebotsnummer ein leichtes einen eindeutigen Bezug zu erstellen. Hierdurch genügt es beispielsweise, dass der Kunde seinen Auftrag kurz und bündig definieren kann.

Beispiel:
„Hiermit beauftrage ich Sie anhand Ihres Angebotes Nummer 210488 vom 20.10.2021 mit der Ausführung der Leistungen.“

angebotsnummer-beispiel

Angebotsnummer Beispiel

Wie lang sollen Angebots-Nummern sein?

Als erstes müssen Sie sich die Frage stellen, wie viel Angebote Sie im Jahr ungefähr schreiben. Kalkulieren Sie beispielsweise mit 600 Angeboten im Jahr (entspricht 50 im Monat), sollten Ihre Angebotsnummern also schon einmal 3-stellig sein.

Addieren Sie hier noch eine Stelle hinzu – quasi als Sicherheitsreserve wenn Sie doch wesentlich mehr Angebote schreiben.

Schlussendlich stellen Sie noch das entsprechende Jahr zweistellig davor. Hierdurch wird nicht nur die Zuordnung zu einem Kalenderjahr erleichtert, ebenfalls sind Ihre Angebotsnummern selbst über die Jahre gesehen eindeutig fortlaufend.

Erstellen einer Angebotsnummer

Das Erstellen der nächsten Nummer für Angebote erfolgt im Angebots-Programm automatisch und eindeutig fortlaufend. Die Vorgabe der jeweiligen Startnummer erstellen Sie im Setup unter Nummernkreise. Dabei muss die Nummer nicht zwingend bei eins beginnen, sondern kann frei auch beispielsweise bei 210250 beginnen.

Im Übrigen ist es im Geschäftsverkehr nicht üblich eine Abkürzung wie „Ang.“ zu verwenden. Sinnvoll ist es aber, wenn die Angebotsnummer sich in der darauf folgenden Rechnung widerspiegelt. Dies können Sie mit einem kurzem Satz beim erstellen der Rechnung im Rechnungsprogramm referenzieren.

Beispiel: Referenz zu der Angebotsnummer im Rechnungsbeleg

Fazit

Wenn Sie sich als an diese Empfehlungen halten, erleichtert dies erstens die Zusammenarbeit mit Ihren Kunden und spart zweitens noch wertvolle Zeit für unnötige Rückfragen.

Links zum Thema:

Tipp: Outlook – E-Mails mit Notizen versehen

Outlook Notiz zu einer E-Mail erstellen

Eine im Büroalltag nützliche Funktion ist das versehen von empfangenen E-Mails mit Notizen.

Um eine E-Mail mit Notizen zu versehen, halten Sie die STRG Taste gedrückt und drücken die Taste T (Tastenkombination STRG + T). Damit die Tastenkombination wirkt, darf die E-Mail nicht in einem Fenster geöffnet sein. Jetzt können Sie ganz einfach einen Betreff sowie die Notiz zur E-Mail eingeben.

Notiz-zu-Outlook-E-Mail

Outlook Notiz zu Mail hinzufügen: Mit der Tastenkombination STRG + T erstellen Sie eine Notiz zu einer E-Mail in Outlook

Abschließend klicken Sie auf Posting – die E-Mail inklusive Notiz wird im Outlook Posteingang angezeigt.

Notiz-zu-Mail-im-Posteingang

Schnellmemos in Outlook erstellen – auch Postings genannt

Auch interessant ist die Outlook Posting Funktion, um beispielsweise schnell mal einen Gedanken oder sonstige Memos festzuhalten.

Halten Sie dazu die STRG Taste gedrückt, zusätzlich die SHIFT (Umschalt) Taste gedrückt halten und drücken die Taste S (Tastenkombination STRG + SHIFT + S).

Outlook-Posting-erstellen

Outlook Notiz posten: Mit der Tastenkombination STRG + SHIFT + S erstellen Sie ein Posting in Outlook

Im folgenden Outlook Posting Fenster gewünschten Betreff und Notiz eingeben – fertig! Das Posting wird nun im Outlook Posteingang angezeigt.

Outlook-Posting-im-Posteingang

 

Weiterführende Links: So nutzen Sie Schnellbausteine in Outlook

Was ist eine gute Kundennummer?

Wenn Sie Angebote und Rechnungen schreiben dient die Kundennummer – in der Buchhaltung auch Debitorennummer genannt – einer schnellen Zuordnung eines Kunden zum jeweiligen Vorgang.

Sinn und Zweck einer Kundennummer:

Überweist beispielsweise ein Kunde eine erhaltene Rechnung, ist anhand der Rechnungsnummer und der Kundennummer eine eindeutige Zuordnung gegeben.

Wie lang sollen Kunden-Nummern sein?

Eine gute Kundennummer ist fünfstellig und liegt im Zahlenbereich von 10.000 bis 69.999.

Der Grund: DATEV Buchhaltungssysteme geben genau diesen Bereich in der Regel für sogenannte Personenkonten – also Debitorennummern vor.

Wenn Sie sich als an diese Empfehlung halten, erleichtert dies erstens die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater und spart zweitens noch wertvolle Zeit.

Gute Kundennummern

Bereich Buchhaltungskonformer Debitoren Nummern.

Im Programm wird durch die Taste Kundennummer erstellen automatisch die nächste KD-Nummer vergeben. Die Vorgabe der Startnummer erstellen Sie im Setup unter Nummernkreise.

Gut zu wissen – was ist Debitor und Kreditor:

  • Debitor – ist ein Schuldner, der Waren von einem Lieferanten auf Rechnung bezogen hat.
  • Kreditor – ist ein Lieferant, der Waren an einen Empfänger auf Rechnung liefert.
Weiterführender Beitrag:

Mahnung schreiben: Schnell und einfach erledigt

Wer viele Rechnungen schreibt, kommt auch nicht umhin Mahnungen zu schreiben.

Anleitungsvideo Mahnungen schreibenEs gibt sicherlich viele Gründe für den Zahlungsverzug Ihrer Kunden. Allerdings hat der Kunde in den meisten Fällen schlicht die Rechnung vergessen. Wenn Sie also rechtzeitig eine Mahnung schreiben, stellen Sie sicher das der Kunde die ausstehende Zahlung nicht aus dem Blick verliert.

Mahnungen in drei Stufen schreiben: Zahlungserinnerung direkt nach Zahlungsziel erstellen

Bewährt hat sich Mahnungen in drei Stufen zu erstellen. Am besten definieren Sie die erste Mahnung als Zahlungserinnerung. Mit dieser Zahlungserinnerung wird der Kunde freundlich auf die ausstehende Zahlung hingewiesen. Neben der Fristsetzung bis wann Sie die Zahlung erwarten, vergessen Sie auch nicht eine Kopie der offenen Rechnung beizufügen. Dadurch vermeiden Sie weitere Verzögerungen, da ansonsten allzu gern die Rechnung vom Kunden nochmals angefordert wird.

Beispiel Formulierung der Zahlungserinnerung:
"Sie haben leider die Begleichung unserer Rechnung übersehen. 
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir bei unserer Arbeit auf 
zeitgerechte Zahlung angewiesen sind. Bitte überweisen Sie den offenen
Betrag innerhalb von 10-Tagen auf unser Konto 123 bei der 
Sparkasse Irgendwo.
Sollten Sie den Betrag inzwischen überwiesen haben, so benachrichtigen 
Sie uns bitte und betrachten dieses Schreiben als gegenstandslos."

Bild 1: Zahlungserinnerung Musterschreiben

Tipp: Mit dem Rechnungsprogramm von SuccessControl erstellen Sie mit einem Klick Mahnungen mit korrekter Formulierung

Nach 10-Tagen die zweite Mahnung schreiben

Die zweite Mahnung schreiben Sie am besten direkt nach verstreichen der Frist, welche in der Zahlungserinnerung angegeben wurde. Wiederum nicht vergessen, erneut eine Frist zu setzen und eine Kopie der offenen Rechnung beizufügen.

Beispiel Formulierung der Mahnung:
"wir kommen auf unser letztes Schreiben zurück, welches nun 
10-Tage zurückliegt. Leider können wir bis dato keinen Zahlungseingang 
feststellen. Gibt es dafür Gründe? 
Dann wären wir für eine kurze schriftliche Nachricht dankbar. 
Bitte überweisen Sie den offenen Betrag innerhalb von 7-Tagen auf 
unser Konto 123 bei der Sparkasse Irgendwo. 
Sollten Sie den Betrag inzwischen überwiesen haben, so benachrichtigen 
Sie uns bitte und betrachten dieses Schreiben als gegenstandslos."

Tipp: Wenn Sie die zweite Mahnung erstellen, vergessen Sie auch hier nicht die Benachrichtigungsaufforderung falls der Kunde zwischenzeitlich gezahlt hat.

Mahnung schreiben Vorlage - zweite Mahnstufe

Bild 2: Mahnung schreiben Textvorlage

7-Tage später die dritte Mahnung erstellen

Die dritte und letzte Mahnung schreiben Sie dem Kunden nach weiteren 7-Tagen. Machen Sie dem Kunden eindeutig klar, dass Sie es ernst meinen.

Beispiel Formulierung der letzten Mahnung:
Leider haben Sie sowohl unsere 1. Zahlungserinnerung wie auch unsere 
2. Mahnung einfach unbeachtet gelassen. Auf den Zahlungseingang sind 
wir aber angewiesen und setzen hiermit eine letzte Frist von 7-Tagen 
ab dem Datum dieses Schreibens. Sollten wir keinen Zahlungseingang 
feststellen, werden wir auf Ihre Kosten das Inkasso-Verfahren einleiten.

Auch beim letzten Mahnschreiben erwähnen Sie die Benachrichtigungsaufforderung, falls der Kunde zwischenzeitlich gezahlt haben sollte. Sollte nach der Frist die Zahlung immer noch nicht eingegangen sein, lassen Sie Ihren Worten taten folgen. Rufen Sie Ihren Kunden an um ein klärendes Gespräch zu führen. Fruchtet dies nicht, übergeben Sie die Angelegenheit an Ihren Rechtsanwalt beziehungsweise Inkasso Büro.

 

Praxistipp: Wirkungsvolle Alternative zum Mahnung schreiben

Im Geschäftsalltag hat sich am besten bewährt, das Sie Ihren Kunden einfach anrufen bevor Sie die zweite Mahnung erstellen. Ein persönliches, offenes und klärendes Gespräch wirkt meistens Wunder.

Outlook: E-Mail speichern – als Datei beim Absender mit Kontakthistorie

Immer mehr E-Mails finden täglich Eingang in den Postfächern von Outlook, dem wohl am meisten genutzten E-Mail Programm in Unternehmen.

Aber was tun mit wirklich wichtigen E-Mails? Eine häufig gehörte Frage ist immer wieder, wie speichere ich Mails von Outlook und wie können einzelne Mails als Dateien gesichert werden?

Im folgenden wollen wir kurz die besten Vorgehensweisen aufzeigen, wie Sie wichtige Outlook Mails speichern. Erstens mittels der vorhandenen Bordmittel von Outlook, zweitens die clevere Variante unter dem Einsatz von SuccessControl. Ein Tool mit dem Sie vorhandene Microsoft Office Ressourcen noch einfacher und besser nutzen.

A. Die Bordmittel von Outlook nutzen um einzelne Mails als Datei zu sichern

Outlook bietet ja von Zuhause aus, mehrere Optionen zum Speichern einer E-Mail-Nachricht. So kann beispielsweise eine Nachricht, in einem anderen Ordner in Outlook oder lokal auf der Festplatte gespeichert werden. Sinnvoll ist es E-Mails auf der Festplatte – also einem Datenträger zu speichern, da dann auch gleich das Problem von Mails zu archivieren gelöst ist.

Zum speichern von E-Mails verwendet Outlook das sogenannte msg Dateiformat. MSG steht hierbei für Outlook-Mail-Nachrichtendatei. Kurz gesagt, ist so eine Datei vergleichbar mit dem bekannten docx Format bei Word, und enthält alle Emailfelder wie Datum, Absender, Empfänger, Betreff und die Nachricht der Mail selbst.

Zum speichern einer Nachricht als Datei gehen Sie in Outlook wie folgt vor:

  1. Markieren Sie die E-Mail im Posteingang
  2. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter
  3. Wählen Sie einen Speicherort aus und klicken abschließend speichern

Nun ist die Mail auf dem Datenträger gespeichert und archiviert. Jedoch hat diese Methode einen entscheidenden Nachteil – das wieder finden gestaltet sich als schwierig.

B. Die bessere Methode: So speichern Sie eine Outlook Mail direkt beim Absender in der Kontakthistorie

Um gleichzeitig eine optimale Archivierung von Mails als auch das einfache auffinden zu gewährleisten, ist es am besten die Mail direkt beim Absender in der Adressverwaltung zu speichern.

Hierzu bietet die Software SuccessControl die Funktion E-Mail anfügen.
Die Anfüge Funktion zum speichern einer Outlook Mail

Zum speichern einer Mail als Datei mit Bezug zu dem Absender gehen Sie wie folgt vor:

  1. Markieren Sie die Mail im Outlook Posteingang
  2. Wählen Sie in SuccessControl den Absender aus
  3. Klicken in der Ablage-Kontakthistorie auf den Befehl E-Mail anfügen und klicken abschließend ok


Nun ist die Outlook Mail nicht nur auf dem Datenträger gespeichert und archiviert. Vielmehr hat diese jetzt einen Bezug zum Absender und ist überdies in der Kontakthistorie chronologisch aufgelistet. Folgerichtig wird das auffinden von gespeicherten Mails damit extrem erleichtert und einfacher.

Überdies sind die wichtigsten Angaben der gespeicherten E-Mail wie Datum, Uhrzeit und Betreff übersichtlich dargestellt. Nichtsdestoweniger ist die archivierte Mail mit einem Klick wieder im Original aufrufbar, selbst wenn diese in Outlook nicht mehr vorhanden ist.

So können Sie vorhandene Microsoft Office Ressourcen noch einfacher und schneller nutzen. Erfahren Sie wie Sie mit SuccessControl beispielsweise noch effektiver mit Outlook Mails versenden.

Aufbau und Pflege einer Kundendatenbank

Sinn und Zweck einer Kundendatenbank im Unternehmen

Mit einer Kundendatenbank werden Kundenadressen und Kontakte strukturiert erfasst und übersichtlich verwaltet. Anders gesprochen, Sie behalten immer den Überblick über Ihre Kunden und Interessenten.

Hier liegen auch die Vorteile einer zentralen Kunden Datenbank. Erstens sparen Sie Zeit und steigern damit die Produktivität Ihres Unternehmens. Zweitens gewinnen Sie einen Wettbewerbsvorteil, da Sie einmal erfasste Daten immer wieder für die Interaktion mit dem Kunden gebrauchen können.

Kundendatenbank die Funktionen

Die Funktionen einer Kundendatenbank. Auch die Office Funktionen werden genutzt.

Welche Arten von Kundendaten-Systemen gibt es?

Daten zu Kunden können in verschiedenster Form und Detailgenauigkeit erfasst werden. Im einfachsten Fall sind die Daten in den Köpfen der Mitarbeiter oder verschiedenen Ordnern verteilt. Ebenfalls gibt es die meisten Kundendatenbanken heute immer noch in der Form einer Excel Liste. Obgleich Excel gar keine Datenbank ist.

Datenblattansicht von Kundenstammdaten

Vorteil gegenüber Excel: eine relationale Datenbank kann beliebig viele Zusatzinformationen aufnehmen

Ein echtes Datenbanksystem hat aber gegenüber Excel einen entscheidenden Vorteil. Durch den relationalen Aufbau können beliebig viele wertvolle Informationen zu den eigentlichen Kundendaten zentral erfasst werden.

Dies sind zum Beispiel Informationen aus Telefonaten, E-Mails, Absprachen und Aufgaben.

Gut zu wissen – Infoblock: Zu den noch am meist verwendeten Datenbanken gehören die Microsoft Systeme.

So funktioniert eine Kundendatenbank – Kategorisierung von Kontakten

Damit ein Kundendatenbanksystem ihre Prozesse am besten unterstützt, muss es auch einfach zu bedienen sein. Schließlich sollen ja auch selbst ungeübte Anwender ohne Handbuch im Unternehmensalltag sofort wichtige Kundeninformationen einpflegen.

Neben den Standarddaten die Unternehmen von Kunden erheben – dazu gehören beispielsweise der aktuelle Wohnort und die Kontaktdaten (Telefon, E-Mail-Adresse etc.) bietet das Datenbanksystem weitere Attribute an.

Durch diese Merkmale ist es möglich, Kunden zu kategorisieren. Und somit für spätere Selektionen zu qualifizieren. Solche Attribute sind beispielsweise tatsächliche Bestandskunden. Aber auch Interessenten oder potentielle Käufer. Ebenso ist auch eine Zuordnung und Gruppierung nach Branchen kein Problem. Ja – auch nach Produkten, Messekontakt oder Interessensgebieten geht.

Einfache Dateneingabe mittels Eingabemaske

Einfache Handhabung – das A und O einer Kundendatenbank-Software

 

Lückenlose Dokumentation der Kundenhistorie – alles Wichtige direkt beim Kunden

Neben diesen Grunddaten speichert die Datenbank auch Notizen, Dokumente und E-Mails als MSG-Datei. Sowie Wiedervorlagen. Hierdurch ist die gesamte Kommunikation nachvollziehbar. Und folglich auch alles Wichtige direkt beim Kunden in der Kontakthistorie schnell und leicht zu finden. Besser gesagt, Sie wissen genau wer, was und wann erhalten hat.

Marketing-Aktionen – die Kundenstammdaten effektiv weiterverarbeiten

Mit Hilfe der eingebauten Auswertungsfunktionen filtern Sie so im Handumdrehen alle Kunden heraus. Die den gewünschten Kriterien entsprechen. Neben der Ausgabe als Excel-Tabelle steht Ihnen diese Adressauswahl auch für Marketingzwecke direkt in der CRM-Kundendatenbank zur Verfügung. Somit sind schnell und einfach personalisierte Serienbriefe, Rundschreiben oder Email-Newsletter versendet. Die Kundengewinnung und Kundenpflege ist damit um ein vielfaches erleichtert.

Vorteile einer CRM-Kundendatenbank-Lösung

Erste Schritte zum anlegen, Aufbau und Pflege der vorhandenen Daten

Das anlegen einer Kundendatenbank geht auch zügig von der Hand. Da sich bestehende Kundenlisten und Kontakte beispielsweise aus Excel, Outlook als auch csv-Dateien einfach importieren lassen. Am besten konzentrieren Sie sich am Anfang nur auf die wirklich relevanten Daten.

Da ein besonderer Fokus auf den Industriestandard MS-Office liegt, sind alle Funktionen ganz einfach in der gewohnten Umgebung von Microsoft Office auszuführen. Dies sorgt auch für eine unkomplizierte Bedienung der Software. Überdies erfolgt die weitere Pflege und Aktualisierung der Kundendaten dann bei der aktiven Nutzung praktisch wie von selbst.

Sofort startklar – jetzt loslegen

Noch als Tipp: Starten und überzeugen auch Sie sich jetzt – hier gelangen Sie direkt zum Programm Download.

 

Weiterführende Links zum Thema:
Noch als Tipp:

Zur Gewinnung neuer Kunden bieten auch beispielsweise die Industrie- und Handelskammern Firmendaten an. Sie erhalten diese Daten von der IHK als Excel-Datei per E-Mail. Die Sie dann direkt in das Programm einspielen können. Diese Unternehmensdaten können dann zur Förderung von Geschäftsabschlüssen und anderen dem Wirtschaftsverkehr dienenden Zwecken benutzt werden.
Hier noch als Link: Firmendatenbank des Baden-Württembergischen Industrie- und Handelskammertages