Outlook Standard Absender einstellen

Wenn Sie den Outlook Standard Absender auf Ihr bevorzugtes Postfach einstellen, wird automatisch die gewünschte Absender Adresse und Signatur in Outlook verwendet.

Von welchem Konto Sie E-Mails standardmäßig senden, können Sie wie folgt in Outlook auswählen

  1. Wählen Sie in Outlook „Datei“

2. Wählen Sie dann „Kontoeinstellungen“, um den Outlook Standard Absender festzulegen

Über Kontoeinstellungen den Outlook Standard Absender einstellen

3. Wählen Sie Registerkarte  „E-Mail„, klicken Sie dann auf Ihre eigene E-Mail Adresse, und wählen dann „Als Standard festlegen

Outlook Standard Absender für E-Mails festlegen

4. Ihre eigene E-Mail Adresse muss jetzt ein Häkchen haben (standardmäßig von diesem Konto senden)

In Outlook auswählen von welchem Konto Sie standardmäßig senden

5. wählen Sie Registerkarte  „Datendateien„, klicken Sie dann auf Ihre eigene E-Mail Adresse, und wählen dann „Als Standard festlegen

6. Bestätigen Sie folgende Meldung mit JA

7. Ihre eigene E-Mail Adresse muss jetzt ein Häkchen haben (sowie eine Speicherort Angabe)

8. Zu guter Letzt wählen Sie „Schließen„, beenden dann Outlook und starten Outlook erneut.

Der Outlook Standard Absender ist damit eingestellt!

Weiterer Tipp zu Outlook:

 

Interessentenverwaltung – alle Anfragen im Blick

Mit der Interessentenverwaltung von SuccessControl CRM verwalten und akquirieren Sie potentielle Kunden. Dabei unterstützt Sie die Software in erster Linie nicht nur vertriebsfördernd. Sondern bietet Ihnen noch auch eine leicht zu handhabende Lösung zur Verwaltung von Kundenkontakten.

Potentielle Kunden verwalten und akquirieren

Ordnen Sie jedem Interessenten in den Stammdaten eine oder mehrere Kategorien zu. Beispielsweise kann das in der Interessentenverwaltung sein:

  • Wärmepumpe Interessent
  • Klimaanlage Interessent
  • Heizungsanlage Interessent
Interessentenverwaltung alle Anfragen im Blick

Interessentenverwaltung: Zu den Stammdaten (1) sind beliebig viele Verteiler (2) und Kategorien (3) zu vermerken

Mittels dieser Klassifizierung filtern Sie passende Adressaten nach Interessentengruppen. Damit starten Sie dann beispielsweise eine Werbe-Kampagne. Oder eine Telefonaktion. Hierbei unterstützt Sie die Software sogar noch beim automatischen wählen der Telefonnummern.

Vertriebsunterstützung und Kundenkontaktpflege

Alle Notizen, Termine und Aufgaben sind zudem noch übersichtlich in der Kontakthistorie der Interessentenverwaltung abrufbar. Auch bereits erstelle Angebote oder Briefe sind übersichtlich dargestellt. Entsprechend sind diese mit einem Klick aus der Interessenten-Historie einsehbar.

Mit der Interessentenverwaltung mit potentiellen Kunden im Kontakt bleiben

Im Handumdrehen erzeugen Sie aus der Interessentenübersicht Serienbriefe und E-Mail-Newsletter. Somit bleiben Sie im steten Kundenkontakt. Dazu sind auch noch Adressetiketten, beispielsweise für den Prospektversand schnell erstellt. Ferner erinnert das Wiedervorlagesystem an terminierte Aufgaben und Vertriebsaktivitäten. Folglich gerät kein Lead in Vergessenheit.

Noch als Tipp zur Kundenkontaktpflege

Informieren Sie von sich aus Ihre Interessenten fortlaufend über Neuigkeiten Ihres Unternehmens. Seien es neue Ansprechpartner oder Durchwahlnummern. Mitunter auch über neue Produkte und Vertriebswege. Auf diese Weise bleiben Ihre Interessenten aktuell informiert. Des weiteren rufen Sie sich damit selbst, auch noch immer wieder in Erinnerung. Somit wandeln Sie Interessenten in einen Kunden um.

 

 

Angebotssoftware für professionelle Angebote

Professionelle Angebote schreiben – clever & einfach mit der richtigen Angebotssoftware

Ihr Kunde wünscht ein Angebot? Mit der richtigen Angebotssoftware sind professionelle Angebote schnell erstellt. So werden beispielsweise hinterlegte Stammdaten automatisch in Angebot und Kostenvoranschlag übernommen.

Abgesehen davon haben Sie jederzeit den Überblick über bereits erstellte Angebote. Somit sind offene Angebote immer im Blick und Kunden schnell kontaktiert.

Klicken um Muster Angebot zu vergrößern

Muster eines Angebotsschreiben

In einem Angebot müssen neben
dem Datum folgende Angaben stehen:

  1. Angebots Nummer
  2. Absender – Firma
  3. Empfänger – Kunde
  4. Persönliche Anrede
  5. Positionen mit Menge, Mengeneinheit
    und Bezeichnung der Waren/Leistung
  6. Preis und Steuer
  7. Liefer- und Zahlungsbedingungen

Vorteile einer Angebotssoftware

Erstens sind beim Angebote erstellen Kundendaten ruck zuck aus den Stammdaten übernommen. Zweitens setzt die Software automatisch die persönliche Anreden des Kunden ein. Dies vermeidet nicht nur Tippfehler sondern spart auch noch Zeit.

Und drittens werden Angebotspositionen übersichtlich dargestellt. Dazu gehören beispielsweise neben Menge und Preis auch besondere Beschreibungen. Ebenso die Zahlungsbedingungen und Gültigkeitsklauseln. Darüber hinaus können Sie beim Angebote schreiben vermerken ob zum Beispiel die Lieferung kostenlos ist.

Tipp – Produktbilder in Angeboten verwenden
Eine gute Software um Angebote zu erstellen erlaubt auch das einfügen von Produktbildern. Fügen Sie daher, wenn vorhanden, auch Produktbilder in Ihre Angebote ein. Dies erleichtert Ihren Kunden die Zuordnung – und hebt Sie von Mitbewerbern positiv ab.

Angebotssoftware - Produktbilder

Produktbilder in Angeboten – ein Bild sagt mehr als tausend Worte

Intelligente Angebotssoftware – die Folgebeleg Funktion: wenn aus Angeboten Aufträge werden

Mit der Folgebeleg Funktion im Programm erstellen Sie dann mit einem Klick aus dem Angebot eine Auftragsbestätigung. Ein weiterer Klick genügt um aus dem Angebot abschließend eine Rechnung zu erstellen.

Um Ihnen und Ihrem Kunden den optimalen Überblick zu geben, sind die Folgebelege jeweils referenziert. Im Beispiel der Rechnung enthält diese dann automatisch den Vermerk „Rechnung zu Angebot Nr.: 22123 vom 18.03.2022“.

Alle Angebote im Überblick

Der Nutzen einer Angebotssoftware geht aber weit über die Angebote-Funktion hinaus. Das Programm sorgt nicht nur für einen fortlaufenden Nummernkreis, sondern beim erstellen eines Angebotes wird auch automatisch über den Lagerbestand informiert. Da ein Angebot ein Aufbewahrungspflichtiges Dokument ist, wird dieses auch automatisch in der Kundenhistorie gespeichert.

Auch die Umschaltung der Angebots-Vorlage in Englisch ist kein Problem. Zudem sind die Angebote Vorlagen individuell auf das Firmen Design anpassbar.

Formulierungen auf Angeboten

Als Einleitungstext verwenden Sie immer die persönliche Anrede und einen kurzen Einleitungssatz. Hier nehmen Sie Bezug auf die entsprechende Anfrage des Interessenten. 
Beispiel: „Wir danken Ihnen für Ihre Anfrage vom 10.08.202x und bieten die von Ihnen angefragten Leistungen (Artikel, Produkte) wie folgt an:“

Ferner ist der Schlusssatz ein weiterer wichtiger Bestandteil eines professionellen Angebotsschreiben. Geben Sie im Schlusssatz eine konkrete Handlungsaufforderung an.

Beispiel: „Wir freuen uns auf Ihre Bestellung (per Fax, Mail oder Telefon) und sind sicher, dass Sie mit unserer Lieferung / Leistung 100 % zufrieden sind

SuccessControl CRM – die Angebotssoftware für Microsoft Office

Nutzen Sie vorhandene Microsoft Office Ressourcen effizienter, effektiver und professioneller. Unsere flexible Software bietet viele Vorteile:

  • Perfekte Angebote sind schnell erstellt
  • ToDo Wiedervorlagen Erinnerungsfunktion
  • Angebote direkt per E-Mail versenden mittels Outlook-Schnittstelle
  • Begleitbriefe und Referenz Schreiben mittels Word-Schnittstelle
  • Angebote in Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen fortführen
  • Angebote übersichtlich nach Status im Überblick

Starten Sie jetzt – zum direkten Download geht es hier.

Noch als Tipp:

Adressliste im Excel Format – Adressenlisten übersichtlich ausgeben

Immer wieder werden Excel Listen benötigt. Sei es als schnelle Nachschlageliste oder zum ausdrucken. Eine Excel Adressliste stellt Adressen für verschiedene Zwecke übersichtlich dar.

Flexibler Aufbau der Excel-Vorlage

Je nach Anwendungsfall wird die Liste flexibel ausgegeben. Beispielsweise gehören hierzu:

  • Firmenname
  • der Vor- und Nachname
  • die Straße und Nummer
  • die Postleitzahl und Ort

Die Ausgabe der Adressenliste ist je nach Verwendungszweck erweiterbar. Beispielsweise wenn Sie eine Kundenliste ausgeben um:

  • die Kundennummer
  • die Telefonnummer
  • die E-Mail Adresse
  • etc. etc.
Flexible Ausgabe der Adressliste Vorlage in Excel

Flexible Ausgabe der Adressliste Vorlage: (1) wählbare Presets, (2) individuelles Listenformat

Mit der „Adressliste für Excel“ ist es somit einfach, beispielsweise auch Teilnehmer- oder Telefonlisten zu erstellen. Die Telefon- und Teilnehmerlisten eignen sich des weiteren auch gut zum ausdrucken.

Weiterführende Links zum Thema Adressliste in Excel

Skonto Rechnung – ist es sinnvoll Skonto einzuräumen?

Kurz gesagt: Nein, denn Skonto gewähren zahlt sich nicht aus.

Die Skonto Definition bedeutet Abzug oder besser formuliert, einen Nachlass auf den Preis wenn innerhalb eines angegebenen Zeitraumes gezahlt wird.

Allerdings ist eine Skontogewährung und Skonto Rechnung heute nicht mehr zeitgemäß. Abgesehen davon – haben Sie in letzter Zeit schon einmal im Elektro- oder Baumarkt nach Skonto gefragt? Ein ungläubiger Blick an der Kasse gibt Ihnen die Antwort.

Skonto berechnen Formel

Skonto berechnen Formel

Obwohl Skonto berechnen mehr Nachteile als Vorteile bringt, wird dessen ungeachtet immer wieder versucht die Zahlungsmoral von Kunden über Skonto Gewährung zu verbessern.

Das Skonto berechnen Sie dabei nach folgender Formel:

(Rechnungsendbetrag / 100) * Skontosatz = Skonto Abzugsbetrag
Rechnungsendbetrag – Skonto Abzugsbetrag = zu zahlender Betrag

Skonto von Brutto oder Netto berechnen?

Der Skontobetrag ist immer vom Bruttobetrag (Rechnungsendbetrag) der Rechnung berechnet.

Die richtige Formulierung beim Skonto gewähren auf einer Rechnung

Rechnung mit Skonto Muster

Abbildung: Rechnung mit Skonto Muster – korrektes Skonto ausweisen

Im obigen Bild Rechnung mit Skonto Beispiel sehen Sie einen Mustertext einer Formulierung: „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen mit 3% Skonto (1.190,00 € – 35,70 € = 1.154,30 €) oder bis zum 23.03.2022 rein netto auf folgendes Konto: IBAN: DE02 1234 4567 // BIC: BIAADD12XXX“

Tipp – Bei einer Rechnung Skonto automatisch berechnen

Im Rechnungsprogramm von SuccessControl stehen Ihnen ebenfalls sogenannte Platzhalter zur automatischen Skontoberechnung zur Verfügung.

Weiterführende Links

 

Zahlungsbedingungen – was muss in einer Rechnung stehen?

Wichtig ist, in einer Rechnung das Zahlungsziel – also eine Zahlungsfrist anzugeben. Anhand der Zahlungsbedingungen weiß der Rechnungsempfänger, bis zu welchen Fälligkeitsdatum er die Rechnung zu begleichen hat.

Zahlungsbedingungen Beispiele

Zahlungsbedingungen Beispiele.  Tipp: immer auch das Konto beim Zahlungsziel angeben!

Formulierungen von Zahlungsbedingungen Beispiele

Auf jeden Fall formulieren Sie Ihre Zahlungsbedingungen immer eindeutig. Damit vermeiden Sie nicht nur Missverständnisse, sondern Ihre Rechnungen werden auch zügig bezahlt. Besonders wichtig ist, nicht nur das Zahlungsziel der Rechnung, sondern auch gleich die Bankverbindung bei den Bedingungen mit anzugeben. Somit entfällt für den Kunden die Suche nach der Bankverbindung.

  • Sofort fällig nach Rechnungsstellung auf folgendes Konto: IBAN: DE02 1234
  • Zahlbar: innerhalb von 14 Tage netto ohne Abzug nach Rechnungserhalt auf folgendes Konto: IBAN: DE02 1234
  • Zahlungsbedingungen: 30 Tage Netto, innerhalb von 10 Tagen abzüglich 2 % Skonto auf folgendes Konto: IBAN: DE02 1234
  • Wir erbitten Ihre Zahlung sofort ohne Abzug auf folgendes Konto: IBAN: DE02 1234 // BIC: BIAADD12XXX
  • Wir erbitten Ihre Zahlung innerhalb von 14-Tagen ohne Abzug auf folgendes Konto: IBAN: DE02 1234 // BIC: BIAADD12XXX

Tipp – auch in Angeboten Zahlungsziele vorgeben

Ebenso geben Sie bereits auch in Angeboten eindeutige Zahlungsziele vor. Entsprechend hier zwei Beispiele. Einmal für ein (1) Standard Angebot und einmal eine Zahlungsbedingungen Formulierung für einen (2) Projektauftrag mit Anzahlung:

  1. Fällig ohne Abzug nach Rechnungsstellung – Angebot freibleibend.
  2. 10 % bei Auftragserteilung, 50 % bei Produktionsbeginn, Restsumme bei Abnahme.

Welche besonderen Zahlungsbedingungen gibt es?

Vereinbaren Sie beispielsweise eine Teil- beziehungsweise Ratenzahlung mit Ihrem Kunden, können Sie auch dies in den Bedingungen eingeben.
Ein Beispiel für eine Raten-Zahlungsbedingungen Formulierung ist beispielsweise:

  • Zahlbar in 10 gleichen Monatsbeträgen jeweils zum 01. des Monats.

Praxistipp – individuelle Zahlungstexte mit Zahlungsziel auf der Rechnung

Im Rechnungsprogramm von SuccessControl, wird die Zahlungsbedingung bei einer Rechnung automatisch hinzugefügt. Hier stehen Ihnen Platzhalter zur individuellen Anpassung der Zahlungsbedingungen zur Verfügung.

Beispiel Zahlungstext Vorgabe:

Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag in Höhe von #Rechnungsbetrag# bis zum #Fälligkeitsdatum# auf unser Konto IBAN: DE02 1234 // BIC: BIAADD12XXX

Ergibt dann im Rechnungsbeleg bspw. 1.000,00 € sowie Tagesdatum + Fälligkeit in Tagen:

Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag in Höhe von 1.000,00 € bis zum 15.05.2022 auf unser Konto IBAN: DE02 1234 // BIC: BIAADD12XXX

Abschließend weiterführende Links

Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Was ist der Unterschied zwischen Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer? Als Gewerbetreibender, Unternehmer oder Freiberufler brauchen Sie eine Steuernummer. Wenn Sie Leistungen innerhalb des Europäischen Binnenmarktes erbringen, benötigen Sie auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Steuernummer

Bei der Rechnungsstellung ist die Angabe der vom Finanzamt erteilten Steuernummer für Unternehmen und Selbstständige ausreichend. Dies aber nur, sofern Sie lediglich innerhalb des eigenen Landes Rechnungen erstellen. Die Steuernummer ist eine zehn- bis 13-stellen lange Zahl. Unternehmen beziehungsweise Existenzgründer beantragen und erhalten die Steuernummer bei dem für Ihren Firmensitz zuständigen Finanzamt. Alternativ können Sie statt der Steuernummer auch Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf Rechnungen angeben.

Steuernummer Beispiel

Steuernummer Beispiel

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – kurz USt-IdNr.

Die USt-IdNr. ist eine eigenständige Nummer. Infolgedessen wird diese Unternehmen zusätzlich zur Steuernummer des Unternehmens vom BZSt – Bundeszentralamt für Steuern – erteilt.

Zweck: Kurz gesagt, Unternehmen die Lieferungen und Leistungen innerhalb des Europäischen Binnenmarktes erbringen oder erhalten, benötigen für die Abwicklung eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Die USt-IdNr ist dann beispielsweise bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung auf der Rechnung zu vermerken.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Beispiel (Abkürzung: USt-IdNr.)

USt-ID ‎beantragen
Im Falle einer Firmenneugründung ist die Erteilung der Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer direkt beim zuständigen Finanzamt zu beantragen. Online-Formular des Bundeszentralamts für Steuern

Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer‎ auf Rechnungen angeben?

Wenn Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vorliegen haben, genügt es wenn Sie lediglich die Umsatzsteuer-ID auf Ihren Geschäftsbelegen angeben. Die Steuernummer brauchen Sie dann nicht extra aufzuführen.

Weiterführende Links zu Nummern

Wie Sie Ihre Preise erhöhen – alle Artikelpreise prozentual anpassen

Es gibt gute Gründe für eine Preissteigerung. Beispielsweise die aktuelle Inflation. Hier durch verteuern sich nicht nur die Preise der Rohstoffe, sondern auch die Produktionskosten. Abgesehen davon kann auch eine Kostensteigerung im Unternehmen aufgrund knapper Ressourcen ein Grund für Preiserhöhungen sein.

Wie kann man Preise für Artikel erhöhen?

Bei wenigen Artikel haben Sie in der Regel die Preise schnell durch einfaches manuelles ändern angepasst. Wie Sie eine generelle Preisänderung von vielen Artikeln durchzuführen, zeigen wir Ihnen im folgenden Beitrag.

Wir empfehlen für alle Fälle vorher eine Datenbank Sicherung vorzunehmen. Ebenfalls kann Sie auch unser Support als Dienstleistung bei der Preisanpassung unterstützen.

Folglich ein Beispiel: Preise erhöhen für alle eingepflegten Artikelpreise auf einen Schlag um 8% netto anheben bei einem Umsatzsteuersatz von 19%.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Zuerst rufen Sie in der Artikelauskunft > unter Artikel anlegen und bearbeiten > die Schnellbearbeitung: Artikel in Listenansicht bearbeiten auf

Preise erhöhen Anleitung

2. Setzen Sie die Maus in das Feld UstSatz

3. Drücken Sie die Tastenkombination STRG + F

4. Klicken auf Ersetzen, und geben bei Suchen nach: 19 ein, bei Ersetzen durch: 8 ein. Achten Sie darauf das bei Suchen in: Aktuelles Feld angegeben ist!

5. Klicken Sie auf Alle ersetzen

Hinweis: Die Spalte Bruttobetrag bildet jetzt den um 8% erhöhten Nettopreis ab.

6. Markieren Sie die Spalte BruttoBetrag, und kopieren diese (rechter Mausklick).

Preise erhöhen Anleitung Bild 2

7. Markieren Sie die Spalte NettoBetrag, und wählen über rechten Mausklick einfügen.

Preise erhöhen Anleitung Bild 3

8. Bestätigen Sie das einfügen mit Ja.

Hinweis: Die Spalte Nettobetrag bildet jetzt den um 8% erhöhten Nettopreis ab.

9. Setzen Sie die Maus in das Feld UstSatz

10. Drücken Sie die Tastenkombination STRG + F

11 Klicken auf Ersetzen, und geben bei Suchen nach: 8 ein, bei Ersetzen durch: 19 ein. Achten Sie darauf das bei Suchen in: Aktuelles Feld angegeben ist!

12. Klicken Sie auf Alle ersetzen

Hinweis: Dadurch ist wieder die Umsatzsteuer und der Brutto Betrag auf 19% korrekt berechnet.

Preiserhöhung leicht gemacht

13. Fertig

Tipp:

Möchten Sie beispielsweise nur für einzelne Artikelgruppen die Preise erhöhen – auch dies ist kein Problem.
Hier bietet Ihnen die Artikelverwaltung des Rechnungsprogramms von SuccessControl umfangreiche Möglichkeiten. Nutzen Sie hierzu einfach die Filtermöglichkeiten in der Datenblattansicht. Beispielsweise nach Artikelgruppe. Dazu klicken Sie auf das kleine Dreieck in der betreffenden Spalte und filtern entsprechend.

Tipps zum Jahreswechsel 2022

Damit der Start ins neue Jahr gut gelingt, haben wir für Sie die wichtigsten Tipps für den Jahreswechsel 2021 – 2022 zusammengefasst.

  1. Mit welcher Rechnungsnummer im neuen Jahr anfangen – Nummernkreise für Rechnungen, Angebote etc. anpassen
  2. Kassen Belegnummer für das neue Jahr
  3. Ablageordner nach Jahren strukturieren
  4. Weitere Infos

Hinweis: Bitte drucken Sie zuerst Ihre bestehenden Einstellungen aus! Falls Sie sich beim Einstellen vertippen, können Sie jederzeit nachsehen wie diese waren!
So drucken Sie Ihre bestehenden Einstellungen aus – Bild.

Hinweis: Es handelt sich hier nur um Empfehlungen – Sie können auch alle Einstellungen so belassen wie diese sind.

 

1. Nummernkreise für Rechnungen und Angebote anpassen

Viele Anwender empfinden es als hilfreich und sinnvoll, wenn aus den Nummern für Angebote, Rechnungen und dergleichen das aktuelle Jahr abgelesen werden kann.

Bewährt als gute Rechnungsnummer hat sich hier, die Nummernkreise mit zwei führenden Stellen für das Jahr ( 220001 ), und nach geordneten Stellen für die laufende Nummer zu erzeugen.

Sie können zum Jahreswechsel dann einfach im Setup die Nummernkreise anpassen.
„Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ > „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Nummernkreise“

Hinweis – bitte beachten:
Die Nummernkreise müssen immer fortlaufend (aufsteigend) sein.
Also NICHT die Nummernkreise bspw. komplett auf 0 zurück setzen, sondern so, das sich immer eine höhere eindeutige Nummer gegenüber dem Vorjahr ergibt!

Hier im Beispiel wurde die Rechnungsnummer auf 220000 gesetzt. Wenn Sie im Rechnungs-Programm jetzt im Jahr 2022 die erste Rechnung schreiben, erhält diese die Rechnungsnummer 220001.


2. Kassen Belegnummer

Nachdem Sie ALLE Buchungen für 2021 sowie einen Kassenabschluss für 2021 erstellt haben – ist es empfehlenswert zum neuen Jahr auch die laufende Kassen-Belegnummer wieder mit 1 (eins) starten zu lassen:

Kasse – laufende Belegnummer im neuen Jahr mit 1 starten (Hinweis: aber erst nachdem alle Buchungen für 2021 erledigt sind und ein Kassenabschluss für 2021 erstellt wurde!)

Diese Einstellung nehmen Sie wie folgt vor: „Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ > „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Kasse“ > „lfd. Belegnummer“

 


3. Ablageordner nach Jahren strukturieren

Strukturierte Ablage nach Jahr – mehr Übersicht

Auch zur Ablage von Dateien hat sich bewährt, jeweils zum Jahreswechsel für das neue Kalenderjahr einen separaten Ablageordner anzulegen.

Erstellen Sie hierzu einfach einen Ordner mit der Jahreszahl (ggf. mit Unterordnern wie bspw. Kasse, Rechnungen), und passen die Angaben im Setup von SuccessControl CRM entsprechend an.

Diese Vorgehensweise erleichtert nicht nur eine Archivierung von vergangenen Jahren, sondern liefert auch auf Anhieb den perfekten Überblick.

Diese Einstellungen nehmen Sie vor unter:
„Setup“ > „Datei Ablage“ (bzw. auf Wunsch individuell für jeden Benutzer unter „Benutzer und Rechte“)

 

Hinweis – bitte beachten!

Diese Jahreszahlenschema empfiehlt sich nur für die unten im Bild gelb markierten Bereiche (allgemeiner Schriftwechsel, Rechnungen, Kassenbelege).

Vorgabe der Ablageordner für allgemeinen Schriftwechsel, Rechnungen und Kassenbelege. HINWEIS: Die Pfade im Bild sind beispielhaft für eine lokale Installation. Bei Netzwerkinstallationen kann Ihr Pfad auch bspw. X:\SUCCESSCONTROL\Ablage\ oder anders benannt sein.

BEACHTEN:
Achten Sie darauf, das der Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ gleich bleibt!
Kontrolle wie folgt vornehmen: Nach Änderung der gelb markierten Bereiche im Tab Kurzinfo die Pfadangaben kontrollieren – dann ggf. den Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ wieder wie vorher setzen!

Falls dieser auch geändert wird, müssen Sie aus dem alten Verzeichnis den Unterordner „Adressen-Bilder“ in das neue Verzeichnis kopieren!
Wir empfehlen bevor Sie Änderungen vornehmen, einen Ausdruck der Kurzinfo Angaben zu machen (Tab Kurzinfo > Schaltfläche Kurzinfo drucken).

 


4. Weitere Infos


Unsere Bitte an Sie

Wir würden uns sehr freuen wenn Sie unter Kundenstimmen eine Bewertung / Erfahrung für SuccessControl abgeben 🙂


Das gesamte Team von SuccessControl CRM wünscht Ihnen ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr!

 

Innergemeinschaftliche Lieferung – Rechnung steuerfrei erstellen

Wenn beispielsweise ein deutsches Unternehmen an ein Unternehmen im EU-Ausland liefert, spricht man von einer innergemeinschaftlichen Lieferung. Daher wird in diesem Falle die Rechnung für diese innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei erstellt.

Demzufolge sind auf der Rechnung zusätzlich folgende Angaben erforderlich:

  • Ust.-IdNr des Empfängers
  • Ust.-IdNr des Rechnungserstellers
  • Hinweis auf die Steuerbefreiung

Um diesen Anforderungen zu genügen, fügen Sie bei einer Rechnung für eine innergemeinschaftliche Lieferung folgenden Text ein:

Innergemeinschaftliche Lieferung
Unsere Ust.-IdNr.: #Fa_UmsatzsteuerIdentifikationsnummer#
Ihre Ust.-IdNr.: #Kunde_UmsatzsteuerIdentifikationsnummer#

Hinweis: Die Steuerschuld geht auf Sie gemäß dem 
"reverse-charge-Verfahren" als Leistungsempfänger über!

USt-Id des ErwerbersTipp:
Den Text können Sie ebenso bequem in der Textbausteinverwaltung von SuccessControl hinterlegen und abrufen. Die Angaben zwischen den Raute # Zeichen werden dabei dann automatisch gefüllt.

Des weiteren hinterlegen Sie die Kunden Umsatzsteuer Identifikationsnummer am besten in den Kundenstammdaten. Ebenfalls setzen Sie auch hier noch die Option „Keine MwSt berechnen“.

Um die USt-ID-Nummer des ausländischen Kunden zu prüfen, genügt ein Doppelklick in das Feld UID-Nr. Sie erhalten dann direkt ein Prüfergebnis, ob die Nummer gültig ist.

 

Innergemeinschaftliche Lieferung Rechnung als Muster
Im folgenden zeigt das Bild eine Musterrechnung für eine innergemeinschaftliche Lieferung mit den erforderlichen Pflichtbestandteilen.

Innergemeinschaftliche Lieferung Rechnung Muster

Musterrechnung innergemeinschaftliche Lieferung Pflichtangaben:  (1) Adresse des Leistungsempfängers mit Land.  (2) Ust.-IdNr des Empfängers und Ust.-IdNr des Rechnungserstellers.  (3) Keine MwSt.  (4) Hinweis Satz auf die Steuerschuld.

Weiterführende Links: