Microsoft Office 2019 veröffentlicht

Microsoft hat am 26.09.2018 auf der Ignite Konferenz in Orlando die Verfügbarkeit von Office 2019 für Windows bekannt gegeben.

Unser Entwicklerteam konnte bereits im Vorfeld das neue Office Paket 2019 und insbesondere das perfekte Zusammenspiel mit SuccessControl CRM – dem CRM System für Microsoft Office – testen.

Auf den ersten Blick sind für den Anwender keine großen Änderungen im Office 2019 erkennbar, er arbeitet wie gewohnt weiter. Der Feinschliff wurde vielmehr im Detail vorgenommen – somit gehen viele Abläufe noch geschmeidiger und einfacher von der Hand. Die neuen Office Pakete von Microsoft werden ab Oktober verfügbar sein

Oft gefragt – was ist eigentlich der Unterschied zwischen Office 365 und Office 2019?

Office 2019 ist das Kaufpaket der Office Suite von Microsoft, Office 365 ist die Office Suite als Software-Abonnement mit zusätzlichen Cloud Services wie bspw. Exchange-Postfach und Onlinespeicher.

SuccessControl CRM – ideal für Microsoft Office 2007 bis 2019 und Office 365

Clever mit einfachster Handhabung! Kundenverwaltung, Adressverwaltung, Rechnungen u.v.m.

SuccessControl CRM Software

SuccessControl CRM Software

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Lieferscheine und Angebote

Empfangene oder abgesandte Belege inklusive Handels- oder Geschäftsbriefe sind grundsätzlich aufbewahrungspflichtig. In der Regel beträgt die Aufbewahrungsfrist für Belege sechs bzw. zehn Jahre. Die Fristen beginnen immer erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Beleg die letzte Eintragung erfolgt ist.

So müssen Angebote die zum Auftrag geführt haben 6 Jahre aufbewahrt werden, hingegen unterliegen Angebote, die nicht zu einem Auftrag geführt haben, keiner Aufbewahrungsfrist.

Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Haben Sie die Rechnungen als digitale PDF Datei mit der Rechnungs-Software von SuccessControl nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) erstellt, können diese in digitaler Form aufbewahrt werden. Absolut auf der sicheren Seite sind Sie immer dann, wenn Sie sowohl Papierbelege als auch Dokumente in digitaler Form aufbewahren. Dies gilt insbesondere für Eingangsrechnungen, welche auch der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren unterliegen. Dies gilt auch für Ein- Ausgangsrechnungen per E-Mail – diese werden in SuccessControl über die Funktion „E-Mail anfügen“ entsprechend gespeichert und archiviert.

Bestell– und Auftragsunterlagen sowie Geschäftsbriefe (hierzu zählen auch Geschäftsbriefe per E-Mail) müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Für Kalkulationsunterlagen und Kassenbelege gilt wieder die 10-Jahresfrist.

Für abgesandte Lieferscheine endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Versand der Rechnung – außer der Lieferschein dient auch als Buchungsbeleg (dies ist bspw. der Fall, wenn auf diesem etwas quittiert wird) – dann gilt auch wieder die 10-Jahresfrist.

Unsere Empfehlung:
Aus unserer Sicht macht es keinen Sinn zwischen der 6 oder 10-Jahresfrist zu unterscheiden. Am besten alles zehn Jahre aufbewahren und dann mit einem Rutsch entsorgen. Bei Unklarheiten sprechen Sie Ihren Steuerberater an, ob die Unterlagen wirklich vernichtet werden können.

10 Jahre Aufbewahrungsfrist:

  • Rechnungen, Lieferscheine, Kalkulationsunterlagen, Kassenbelege
  • Buchungsbelege
  • Jahresabschlüsse und Bilanzen
  • Verträge und Anweisungen
  • Spendenbescheinigungen

6 Jahre Aufbewahrungsfrist:

  • Angebote, Bestell- und Auftragsunterlagen
  • Handels- oder Geschäftsbriefe (Geschäftsbriefe können auch E-Mails sein)
  • Einfuhr- und Exportunterlagen, Zollbelege
  • Betriebsprüfungsberichte
  • Darlehensunterlagen und Bürgschaften (nach Ablauf)

 

Links zum Thema:

SuccessControl im Überblick

Bundestags-Petition gegen Abmahnmissbrauch

Bundestags-Petition gegen Abmahnmissbrauch vom Verband der Gründer und Selbstständigen Deutschland (VGSD) e.V. Mitglied Vera Dietrich: Bitte unterstützen!

Nur noch ein paar Tage (bis 24.4.18), dann müssen wir mindestens 50.000 Zeichnungen im Rahmen der Petition haben. Machen Sie mit, leiten Sie diese Information, diese Petition weiter, teilen Sie die Petition und helfen Sie mit, dass den Abmahnanwälten und -vereinen in Zukunft das Handwerk gelegt wird.
Jetzt zeichnen und weiter verbreiten!

 

Text der Petition:

Mit der Petition wird eine Reform des wettbewerbsrechtlichen Abmahnwesens gefordert, da die derzeitigen rechtlichen Rahmenbedingungen den missbräuchlichen Einsatz von Abmahnungen aus Gewinninteresse durch Abmahnvereine und spezialisierte Rechtsanwälte begünstigen. Die existenzielle wirtschaftliche Bedrohung durch die drohenden hohen Geldforderungen führt zu einem Klima der Verunsicherung und Angst und drängt viele abgemahnte Unternehmen dazu, ihr Gewerbe aufzugeben.

https://epetitionen.bundestag.de/petitionen/_2018/_03/_08/Petition_77180.mitzeichnen.html

E-Mail Marketing und EU-Datenschutz

Im Zuge der neuen DSGVO tauchen immer wieder Fragen rund um das Thema  E-Mail Marketing und die Bedeutung in der täglichen Praxis auf.

Die Marketingspezialistin und Referentin an der FH Wr. Neustadt Margit Moravek gibt in einem Live Webinar antworten zu den häufigsten Fragen:

  • Was bedeutet die neue DSVGO für Ihr E-Mail Marketing?
  • Wie können Sie sich ab 25. Mai vor teuren Abmahnungen schützen?
  • Wie können Sie „dubiose“ – also in der Vergangheit rechtlich nicht astrein gesammelte – E-Mail Adressen retten?

Das Gratis Webinar findet am Mittwoch den 21. März 2018 von 16.00 bis 17.00 Uhr statt.

Anmeldung unter:
http://www.comstratega.at/event/gratis-webinar-kunden-akquise-uebers-internet-3/



DSGVO

Im Zuge der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union, ist die richtige Software ein ideales Hilfsmittel in Sachen Digitalisierung wettbewerbsfähig zu bleiben. SuccessControl CRM unterstützt den Anwender die umfangreichen Dokumentationspflichten beispielsweise der DSGVO zu erfüllen.

Wo werden die Daten gespeichert?

Aufgrund der DSGVO müssen Unternehmen immer wissen, wo Daten zu Personen gespeichert werden. Eine zentrale Software zur Datenhaltung wie SuccessControl CRM erweist sich hierbei als unentbehrliches Hilfsmittel um diese Herausforderung zu meistern.

Die Software speichert alle Daten von Kunden, Interessenten und Adressen im eigenen Betrieb – also der eigenen IT-Infrastruktur (Festplatte bzw. LAN Laufwerk) des Anwenders ab. Damit hat das Unternehmen immer die volle Kontrolle und Überblick wo die Daten gespeichert werden.

Dies ist insbesondere zur Erfüllung der Bestimmung notwendig, dass mit Inkrafttreten der DSGVO am 25. Mai 2018 Einzelpersonen von Unternehmen die Löschung all ihrer Daten verlangen dürfen. Ausnahmen die einer Löschanforderung entgegen sprechen, sind andere gesetzlichen Bestimmungen wie bspw. Aufbewahrungsfristen. Also wenn Sie beispielsweise einem Kunden eine Rechnung erstellt haben, greift die Löschanforderung nicht. Haben Sie aber bspw. einem Interessenten „nur einmal“ ein Prospekt zugesendet, dann greift eine Löschanforderung da dieser keine andere gesetzliche Bestimmung im Wege steht.

Allein aus den vorgenannten Gründen ist es in Zukunft also unverzichtbar, eine Softwarelösung mit genauer Kontakt- und Ablagehistorie im Unternehmen einzusetzen.
Übersicht und Kontrolle über die gespeicherten Daten im eigenen Unternehmen sind ein klarer Vorteil.

Aber nicht nur technisch – sondern auch organisatorisch müssen Maßnahmen ergriffen werden. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter auf einen sorgsamen Umgang mit Daten hin, klären Sie Ihre Mitarbeiter auf das diese Daten vertraulich sind und nicht „wild“ irgendwo gespeichert oder gar weitergeben werden dürfen.

Bei organisatorischen Maßnahmen und Fragen helfen Ihnen die Infoveranstaltungen und Checklisten Ihrer Industrie- und Handelskammer weiter.

Weitergehende Information Links


CRM für Microsoft Office

Jahreswechsel 2018 – Tipps

Damit der Start ins neue Jahr gut gelingt, haben wir für Sie die wichtigsten Tipps für den Jahreswechsel 2017 – 2018 zusammengefasst.

  1. Nummernkreise für Rechnungen, Angebote etc.
  2. Ablageordner strukturieren
  3. Weitere Infos

Hinweis: Bitte drucken Sie zuerst Ihre bestehenden Einstellungen aus! Falls Sie sich beim Einstellen vertippen, können Sie jederzeit nachsehen wie diese waren!
So drucken Sie Ihre bestehenden Einstellungen aus – Bild.

 

1. Nummernkreise für Rechnungen und Angebote anpassen

Viele Anwender empfinden es als hilfreich, wenn aus den Nummern für Angebote, Rechnungen und dergleichen das aktuelle Jahr abgelesen werden kann.

Bewährt hat sich hier, die Nummernkreise mit zwei führenden Stellen für das Jahr ( 180001 ), und nach geordneten Stellen für die laufende Nummer zu erzeugen.

Sie können zum Jahreswechsel dann einfach im Setup die Nummernkreise anpassen.
„Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ >  „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Nummernkreise“

Hinweis – bitte beachten:
Die Nummernkreise sollten am besten immer fortlaufend (aufsteigend) sein.
Also NICHT die Nummernkreise bspw. komplett auf 0 zurück setzen, sondern so, das sich immer eine höhere eindeutige Nummer gegenüber dem Vorjahr ergibt!

Nummernkreise im Rechnungsprogramm

Hier im Beispiel wurde die Rechnungsnummer auf 180000 gesetzt. Wenn Sie jetzt in 2018 die erste Rechnung schreiben, erhält diese die Rechnungsnummer 180001.


2. Ablageordner nach Jahren strukturieren

Strukturierte Ablage nach Jahr – mehr Übersicht

Auch zur Ablage von Dateien hat sich bewährt, jeweils zum Jahreswechsel für das neue Kalenderjahr einen separaten Ablageordner anzulegen.

Erstellen Sie hierzu einfach einen Ordner mit der Jahreszahl (ggf. mit Unterordnern wie bspw. Kasse, Rechnungen), und passen die Angaben im Setup von SuccessControl CRM entsprechend an.

Diese Vorgehensweise erleichtert nicht nur eine Archivierung von vergangenen Jahren, sondern liefert auch auf Anhieb den perfekten Überblick.

Diese Einstellungen nehmen Sie vor unter:
„Setup“ > „Datei Ablage“  (bzw. auf Wunsch individuell für jeden Benutzer unter „Benutzer und Rechte“)

 

 

 

Hinweis – bitte beachten!

Diese Jahreszahlenschema empfiehlt sich nur für die unten im Bild gelb markierten Bereiche (Schriftwechsel, Rechnungen, Kassenbelege).

Vorgabe der Ablageordner für allgemeinen Schriftwechsel, Rechnungen und Kassenbelege

Achten Sie darauf, das der Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ gleich bleibt!
Kontrolle wie folgt vornehmen: Nach Änderung der gelb markierten Bereiche im Tab Kurzinfo die Pfadangaben kontrollieren – dann ggf. den Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ wieder wie vorher setzen!

Falls dieser auch geändert wird, müssen Sie aus dem alten Verzeichnis den Unterordner „Adressen-Bilder“ in das neue Verzeichnis kopieren!
Wir empfehlen bevor Sie Änderungen vornehmen, einen Ausdruck der Kurzinfo Angaben zu machen (Tab Kurzinfo > Schaltfläche Kurzinfo drucken).

 


3. Weitere Infos


Das gesamte Team von SuccessControl CRM wünscht Ihnen ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr!

SuccessControl im Überblick

 

So wird Ihr Unternehmen schneller, schlanker und profitabler

impulse – das führende Magazin für Unternehmer berichtet in der aktuellsten Juni Ausgabe wie Sie Ihr Unternehmen schneller, schlanker und profitabler machen.

Besonders möchten wir Ihr Augenvermerk auf die SuccessControl CRM Anwenderberichte lenken – und wie Anwender damit in ihrem Unternehmen Aufträge effizient koordinieren.

Das aktuelle impulse Magazin ist ab sofort im Zeitschriftenhandel erhältlich – weitere Infos auch unter www.impulse.de

Links zum Thema:

 

CeBIT 2017 – Auszeichnung IT-Preis für die Version 5 von SuccessControl CRM

SuccessControl CRM – Auszeichnung Best of 2017

Unter der Schirmherrschaft der Ratiodata IT-Lösungen GmbH zeichnete die Initiative Mittelstand innovative IT-Lösungen mit hohem Nutzwert für den Mittelstand auf der CeBIT 2017 in Hannover aus.

Die Software Lösung SuccessControl CRM in der aktuellen Version 5 hat die Experten-Jury besonders überzeugt und gehört damit zur Spitzengruppe aller eingereichten Bewerbungen.

Die Initiative Mittelstand kürt damit besonders innovative Lösungen, die mittelständische Unternehmen fit für eine erfolgreiche digitale Zukunft machen.

Das ganze Entwicklungsteam von SuccessControl CRM freut sich, diese besondere Anerkennung zu erhalten!

Zertifikat – Best of 2017 für SuccessControl CRM

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Video der Initiative Mittelstand anlässlich der Preisverleihung CeBIT 2017


Auszeichnung: IT-Partner 2017

Das IT-Portal der Haus des Stiftens gGmbH, vergibt IT-Partnerprädikat
„IT-Partner 2017“ an SuccessControl CRM

München/Siegburg, 6. Februar 2017:
An insgesamt 35 namhafte Unternehmen aus der Branche vergab das IT-Portal das Prädikat „IT-Partner 2017“.

Auszeichnung: IT-Partner 2017 - SuccessControl CRMNeben SuccessControl CRM wurden folgende Unternehmen geehrt:
Adobe, AfB gGmbH, Autodesk, bexio, Bitdefender, Box, braintool software, Buhl Data Service, Cisco Systems, CleverReach, CSS e.V., doo, Easy-Training.de AG, easyname, Efficient Elements, ELO Digital Office, Esri Deutschland, FundraisingBox, Google für Non-Profits, GRÜN Software, InLoox, Laplink, Microsoft, O&O Software, pixx.io, SAP, SoGeht´s, SuccessControl CRM, SurveyMonkey, Symantec, Tableau, Telefónica Germany, Tutao, Userlike und Zoner.

Das IT-Partnerprädikat wurde 2011 erstmalig vergeben, um das Engagement der beteiligten Unternehmen für den gemeinnützigen Sektor zu würdigen.


Link: Infos zur aktuellen Version 5 von SuccessControl CRM

Tipps zum Jahreswechsel 2017

Damit der Start ins neue Jahr gut gelingt, haben wir für Sie die wichtigsten Tipps für den Jahreswechsel 2016 – 2017 zusammengefasst.

  1. Nummernkreise für Rechnungen, Angebote etc.
  2. Ablageordner strukturieren
  3. Weitere Infos

1. Nummernkreise für Rechnungen und Angebote anpassen

Viele Anwender empfinden es als hilfreich, wenn aus den Nummern für Angebote, Rechnungen und dergleichen das aktuelle Jahr abgelesen werden kann.

Bewährt hat sich hier, die Nummernkreise mit zwei führenden Stellen für das Jahr ( 170001 ), und nach geordneten Stellen für die laufende Nummer zu erzeugen.

Sie können zum Jahreswechsel dann einfach im Setup die Nummernkreise anpassen.
„Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ >  „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Nummernkreise“

Hinweis – bitte beachten:
Die Nummernkreise sollten am besten immer fortlaufend (aufsteigend) sein.
Also NICHT die Nummernkreise bspw. komplett auf 0 zurück setzen, sondern so, das sich immer eine höhere eindeutige Nummer gegenüber dem Vorjahr ergibt!

Hier im Beispiel wurde die Rechnungsnummer auf 170000 gesetzt. Wenn Sie jetzt in 2017 die erste Rechnung schreiben, erhält diese die Rechnungsnummer 170001.

Hier im Beispiel wurde die Rechnungsnummer auf 170000 gesetzt. Wenn Sie jetzt in 2017 die erste Rechnung schreiben, erhält diese die Rechnungsnummer 170001.


2. Ablageordner nach Jahren strukturieren

Strukturierte Ablage nach Jahr - mehr Übersicht

Strukturierte Ablage nach Jahr – mehr Übersicht

Auch zur Ablage von Dateien hat sich bewährt, jeweils zum Jahreswechsel für das neue Kalenderjahr einen separaten Ablageordner anzulegen.

Erstellen Sie hierzu einfach einen Ordner mit der Jahreszahl (ggf. mit Unterordnern wie bspw. Kasse, Rechnungen), und passen die Angaben im Setup von SuccessControl CRM entsprechend an.

Diese Vorgehensweise erleichtert nicht nur eine Archivierung von vergangenen Jahren, sondern liefert auch auf Anhieb den perfekten Überblick.

Diese Einstellungen nehmen Sie vor unter:
„Setup“ > „Datei Ablage“  (bzw. auf Wunsch individuell für jeden Benutzer unter „Benutzer und Rechte“)

Vorgabe der Ablageordner für allgemeinen Schriftwechsel, Rechnungen und Kassenbelege

Vorgabe der Ablageordner für allgemeinen Schriftwechsel, Rechnungen und Kassenbelege

 

Hinweis – bitte beachten!

Diese Jahreszahlenschema empfiehlt sich nur für die oben im Bild gelb markierten Bereiche (Schriftwechsel, Rechnungen, Kassenbelege).
Achten Sie darauf, das der Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ gleich bleibt!
Kontrolle wie folgt vornehmen: Nach Änderung der gelb markierten Bereiche im Tab Kurzinfo die Pfadangaben kontrollieren – dann ggf. den Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ wieder wie vorher setzen!

Falls dieser auch geändert wird, müssen Sie aus dem alten Verzeichnis den Kurzinfo ausdruckenUnterordner „Adressen-Bilder“ in das neue Verzeichnis kopieren!
Wir empfehlen bevor Sie Änderungen vornehmen, einen Ausdruck der Kurzinfo Angaben zu machen (Tab Kurzinfo > Schaltfläche Kurzinfo drucken).

 


3. Weitere Infos


Das gesamte Team von SuccessControl CRM wünscht Ihnen ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr!