Die richtige Ordnerstruktur im Unternehmen
Eine gute Ablage zeichnet sich durch einfaches ablegen und schnelles Wiederfinden von Dateien und Dokumenten aus.
Gerade wenn Sie mehrere Projekte, Aktionen und Verteiler verwalten (Projekte können hierbei Aufträge, Aktionen, Marketingaktivitäten oder sonstige Vorhaben sein – deshalb bezeichnen wir Projekte hier einfach als ORDNER), ist es sehr hilfreich und arbeitserleichternd wenn bereits beim Projekt erstellen eine vorgegebene Ordnerstruktur angelegt wird.
Darum ist eine gute Ordnerstruktur im Unternehmen wichtig
Diese Ordner Struktur schafft die ideale Voraussetzung für alle Mitarbeiter im Büro die Dateiablage zu organisieren. Dokumente sind somit einfach und an der richtigen Stelle abzulegen. Die Struktur bleibt transparent und gewährleistet schnell auf die Dateien und Dokumente zurückzugreifen. Abgesehen davon behalten Sie den Überblick.
Durch diese PC-Organisation der Dateiablage und –struktur haben Sie nicht nur quasi ein effektives Dokumentenmanagement – sondern vermeiden auch den sonst notwendigen immensen Zeitaufwand den eine ungeordnete Dateiablage zum Beispiel bei einer Datensicherung mit sich bringt.
Dateiablage und Ordnerstrukturen besser organisieren
Wenn Sie beispielsweis ein Projekt, einen Auftrag oder Vorhaben im Ordnermodul anlegen, wird eine für Ihren Tätigkeitsbereich optimale Ordnerstruktur angelegt.
Das System zur Ablage ist dabei einfach und praktisch. Einmal die Verzeichnisvorgaben im Setup hinterlegen und dann immer wieder nutzen.
Beispiel einer Ordnerstruktur Vorgabe:
Durch die systematische und methodische Ablage werden Dokumente und Dateien automatisch den richtigen Vorgängen und Arbeitsmappen zugeordnet. Somit sind wichtige Informationen im Unternehmen schnell und einfach verfügbar. Sie reduzieren damit Ihren Wiederfind-Aufwand! Auch das Problem von E-Mails ablegen, archivieren und schnell wiederfinden ist damit gelöst.
Je nach Anforderung lässt sich die Ablagestruktur unterschiedlich gestalten. Sie können mehrere Strukturen vorgeben – beispielsweise eine für interne Projekte und eine für externe Projekte. Beim erstellen wählen Sie dann einfach die gewünschte Struktur aus. Auch ein erweitern oder reduzieren ist nach belieben möglich.
Videos zum Thema: Projektverwaltung
Weitere Informationen zu der Projektverwaltungssoftware finden Sie hier.
Dateiablage nach Jahren organisieren
Im obigen Abschnitt haben Sie kennengelernt, wie Sie die Ablage für Projekte, Aufträge oder Vorhaben organisieren. In jedem Unternehmen entstehen aber auch eine ganze Menge Dateien, die beispielsweise aus Briefen an Kunden und Interessenten stammen.
Auch hier gewährleistet die richtige Bürosoftware wie SuccessControl CRM die gewünschte Datei schnell und einfach zu finden. Die Dateiablage erfolgt dabei automatisch gekoppelt an den jeweiligen Empfänger des Schreibens. Dies können beispielsweise Kunden, Interessenten oder Lieferanten sein. Die Dokumente sind dabei in der Kontakthistorie per Link mit diesen verbunden und einfach per Klick aufzurufen.
Für die digitale Ablage von diesen allgemeinen Dateien hat sich bewährt, jeweils zum Jahreswechsel einen separaten Dateiablageordner anzulegen.
Diese Organisation der Dateiablage nach Jahren im Unternehmen, erleichtert nicht nur die Archivierung, sondern liefert auch auf Anhieb den perfekten Überblick.
Nutzen Sie mit SuccessControl die vorhandenen Microsoft Office Ressourcen schnell, einfach und clever. Als Ergebnis erhalten Sie im Unternehmen eine transparente Ordnerstruktur. Somit finden sich auch neue Mitarbeiter umgehend und intuitiv zurecht.