Angebotsnummer – Aufbau, Zweck und Verwendung

Es besteht zwar keine Angebotsnummer Pflicht, aber Angebotsnummern vereinfachen in einer Geschäftsbeziehung zwischen Anbieter und Kunde die eindeutige und schnelle Zuordnung von Offerten.

Sinn und Zweck einer Angebotsnummer:

Beauftragt beispielsweise ein Kunde ein erhaltenes Angebot, ist es anhand der Angebotsnummer ein leichtes einen eindeutigen Bezug zu erstellen. Hierdurch genügt es beispielsweise, dass der Kunde seinen Auftrag kurz und bündig definieren kann.

Beispiel:
„Hiermit beauftrage ich Sie anhand Ihres Angebotes Nummer 210488 vom 20.10.2021 mit der Ausführung der Leistungen.“

angebotsnummer-beispiel

Angebotsnummer Beispiel

Wie lang sollen Angebots-Nummern sein?

Als erstes müssen Sie sich die Frage stellen, wie viel Angebote Sie im Jahr ungefähr schreiben. Kalkulieren Sie beispielsweise mit 600 Angeboten im Jahr (entspricht 50 im Monat), sollten Ihre Angebotsnummern also schon einmal 3-stellig sein.

Addieren Sie hier noch eine Stelle hinzu – quasi als Sicherheitsreserve wenn Sie doch wesentlich mehr Angebote schreiben.

Schlussendlich stellen Sie noch das entsprechende Jahr zweistellig davor. Hierdurch wird nicht nur die Zuordnung zu einem Kalenderjahr erleichtert, ebenfalls sind Ihre Angebotsnummern selbst über die Jahre gesehen eindeutig fortlaufend.

Erstellen einer Angebotsnummer

Das Erstellen der nächsten Nummer für Angebote erfolgt im Angebots-Programm automatisch und eindeutig fortlaufend. Die Vorgabe der jeweiligen Startnummer erstellen Sie im Setup unter Nummernkreise. Dabei muss die Nummer nicht zwingend bei eins beginnen, sondern kann frei auch beispielsweise bei 210250 beginnen.

Im Übrigen ist es im Geschäftsverkehr nicht üblich eine Abkürzung wie „Ang.“ zu verwenden. Sinnvoll ist es aber, wenn die Angebotsnummer sich in der darauf folgenden Rechnung widerspiegelt. Dies können Sie mit einem kurzem Satz beim erstellen der Rechnung im Rechnungsprogramm referenzieren.

Beispiel: Referenz zu der Angebotsnummer im Rechnungsbeleg

Fazit

Wenn Sie sich als an diese Empfehlungen halten, erleichtert dies erstens die Zusammenarbeit mit Ihren Kunden und spart zweitens noch wertvolle Zeit für unnötige Rückfragen.

Links zum Thema:

Angebot Programm – clever & einfach mit Vorlagen

Programm zum Angebot erstellen – clever & einfach mit Muster Vorlagen

Ein Angebot schreiben Sie in der Regel um neue Kunden zu gewinnen. Abgesehen davon haben Sie im Programm beim erstellen von Angeboten die Möglichkeit per Klick direkt die Kunden und Artikeldaten zu übernehmen.

Dadurch reduziert die Angebot Software nicht nur eventuelle Rechtschreibfehler, sondern spart auch Aufwand und Zeit. Optional können auch Bilder in das Angebot zur besseren Veranschaulichung übernommen werden. Als Ergebnis erhalten Sie ein professionelles Angebot ohne großen Aufwand.

Professionelle Angebote einfach gemacht

In einem Angebot müssen neben dem Datum folgende Pflichtangaben stehen:

Angebot Muster

Musteransicht Angebot

  • Angebot Nummer
  • Absender – Firma
  • Empfänger des Angebotes
  • Positionen mit Menge, Mengeneinheit und Bezeichnung der Waren / Leistungen
  • Preise der Positionen
  • Gesamtpreis
  • Zahlungs- und Lieferbedingungen
  • Wie lange das Angebot seine Gültigkeit bewahrt – die sogenannte Freizeichnungsklausel

 

Vorteile einer Angebot Software

Beim Angebot erstellen haben Sie im Programm die Möglichkeit weitere Angaben hinzuzufügen. Zu diesen optionalen Angaben gehören beispielsweise Zwischensummern. Dadurch werden Angebote übersichtlicher. Darüber hinaus können Sie im Angebot vermerken ob die Lieferung beispielsweise kostenlos ist. Oder tragen Sie besondere Hinweise zu Liefer- beziehungsweise Ausführungszeiten ein. Des weiteren gibt eine elektronisch eingefügte Unterschrift Ihrem Angebot den perfekten Schliff.

Produktbilder im Angebot - ein Bild sagt mehr als tausend Worte

Produktbilder: Die Angebot Software machts möglich

Tipp – Produktbilder in Angeboten verwenden

Wenn vorhanden fügen Sie Produktbilder in Ihre Angebote ein.

Dies erzeugt nicht nur eine übersichtliche Struktur, sondern Ihr Kunde kann auch das Angebot direkt visuell erfassen.

In der Angebotssoftware bestimmen Sie ganz einfach die Größe der Produktbilder. Sie haben dabei bei der Anlage von Artikeln die Wahl zwischen klein, mittel und groß.

 

Intelligente Software – flexibel durch die Folgebeleg Funktion

Besonders einfach schreiben Sie Angebote wenn Sie bereits ein ähnliches Angebot an einen anderen Ihrer Kunden erstellt haben. Mit der Folgebeleg Funktion im Programm erstellen Sie dann mit einem Klick aus dem Angebot des Kunden A ein Angebot für den Kunden B.

Ein weiterer Klick genügt um aus dem Angebot abschließend eine Rechnung zu erstellen. Die die Folgebelege sind jeweils referenziert um Ihnen und Ihrem Kunden den optimalen Überblick zu geben. Im Beispiel der Rechnung enthält diese dann automatisch den Vermerk „Rechnung zu Angebot Nr.: 21123 vom 28.06.2021“.

Alle Angebote im Überblick

Der Nutzen eines Angebotprogramms geht aber weit über die Angebot-Funktion hinaus. Das Programm sorgt nicht nur für einen fortlaufenden Nummernkreis, sondern beim erstellen eines Angebots werden Sie auch automatisch über den Lagerbestand informiert. Da ein Angebot ein Aufbewahrungspflichtiges Dokument ist, wird dieses auch automatisch in der Kundenhistorie gespeichert.

Darüber hinaus unterstützt Sie das Programm auch einfach und effektiv bei der Angebotsverfolgung . Durch die ToDo Wiedervorlage gerät kein Angebotstermin in Vergessenheit.

Sammelrechungen  aus Angeboten im Programm erstellen

Auch mehrere Angebote können einfach mit einer Sammelrechnung abgerechnet werden. Im Rechnungsprogramm von SuccessControl steht Ihnen hierfür die Funktion „Mehrfachauswahl“ zur Verfügung. Markieren Sie einfach die Angebote, die Sie in die Sammelrechnung übernehmen möchten. Das Angebotsdatum und die jeweiligen Angebotsnummern werden automatisch in chronologischer Reihenfolge in die Sammelrechnung eingefügt. Fertig!

 

Sind Produktbilder auf Angeboten sinnvoll?

Die Antwort ist simpel: auf jeden Fall !

Anders formuliert: Bilder in Angeboten helfen Ihrem Kunden es visuell besser und vor allem schneller zu erfassen.

Erstens wird der Entscheidungsprozess dadurch positiv beeinflusst. Zweitens werden Rückfragen auf ein Minimum reduziert.

Besser ausgedrückt: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.

Angebot Muster

Musteransicht Angebot

 

Formulierungen beim Angebote schreiben

Als Einleitungstext verwenden Sie die persönliche Anrede und einen kurzen Einleitungssatz. Hier zwei Beispiele wie das Programm beim Angebot erstellen dies einfügt:

„Sehr geehrter Herr Müller, vielen Dank für Ihr Interesse an 
unseren Produkten. Wir bieten Ihnen hiermit wie folgt an:“
„Sehr geehrte Frau Schmidt, vielen Dank für Ihre Anfrage. 
Anbei erhalten Sie per Paketdienst wie folgt:“

Beispiele Abschlussformulierungen und Zahlungsbedingungen bei Angeboten:

Zahlbar ohne Abzug innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung - Angebot 
freibleibend. Haben Sie noch Fragen? – zögern Sie bitte nicht anzurufen 
- wir sind jederzeit gerne für Sie da. Ihre Bestellung nimmt Herr 
Hans Mustermann direkt unter Telefon 0711-123456 entgegen.
Fällig ohne Abzug nach Rechnungsstellung - Angebot freibleibend.
Haben Sie noch Fragen? - zögern Sie bitte nicht anzurufen - 
wir sind gerne für Sie da.
Mit freundlichen Grüßen
Tipp

Verschicken Sie das erstelle Angebot direkt per E-Mail. Die Angebot Software fügt dies direkt als Mail-Anhang in Outlook hinzu.

Kostenlose Beispiele, Muster und Vorlagen

Eine flexible Angebotssoftware bietet viele Vorteile. Das Angebot Programm ist kostenlos zur Erstellung von Angeboten verwendbar – zum direkten Download geht es hier.

Für alle die nur mal ganz gelegentlich einen Angebot schreiben gibt es einen kostenlosen Angebot Vorlagen Download im beliebten Word Format.  Dieses Angebot ist blanko direkt zum ausfüllen und ausdrucken.

Links

Angebot schreiben mit Microsoft Office inkl. Angebotsverwaltung

Ein Angebot schreiben – damit beginnen die meisten Verkäufe. Wünschenswerterweise soll das Angebotschreiben später zu einem Auftrag werden. So erstellen Sie innerhalb von wenigen Minuten ein professionelles Angebot.

Aufbau eines Angebots Schreiben

  1. Der Einleitungstext
    Angebotsschreiben Muster - Angebot schreiben BeispielHier nehmen Sie Bezug auf die entsprechende Anfrage des Kunden bzw. Interessenten. Formulierung Beispiel: „Wir danken Ihnen für Ihre Anfrage vom 10.08.202x und bieten Ihnen die von Ihnen angefragten Leistungen (Artikel, Produkte) wie folgt an:“
  2. Artikel und Dienstleistungen
    In diesem Bereich listen Sie alle Waren oder Dienstleistungen mit Menge und Preis auf. Ebenso können Sie hier eventuelle Rabatte, Angaben zu Versandkosten und Lieferterminen vermerken.
  3. Zahlungsbedingungen
    Genauso ein wesentlicher Bestandteil beim Angebote schreiben sind selbstverständlich die Zahlungsbedingungen. Teilen Sie dem Interessenten hier unmissverständlich mit, wie die Zahlung erfolgen soll. Muster: „Zahlung: ohne Abzug innerhalb von 30 Tagen.“ Ebenso empfiehlt es sich hier noch, die Gültigkeit des Angebots zu spezifizieren. Beispiel: „Das Angebot ist freibleibend.“ oder „Unser Angebot ist gültig bis 31.08.202x.“
  4. Der Schlusssatz
    Ferner ist ein weiterer wichtiger Bestandteil eines professionellen und überzeugenden Angebotsschreiben der Schlusssatz. Geben Sie im Schlusssatz ebenfalls eine konkrete Handlungsaufforderung an. Muster: „Wir freuen uns auf Ihre Bestellung (per Fax, Mail oder Telefon) und sind sicher, dass Sie mit unserer Lieferung / Leistung zufrieden sein werden.
  5. Name und Unterschrift
    Ebenfalls soll Name und Unterschrift der Person, die das Angebot erstellt hat, auf keinen Fall fehlen.

Ob Sie das Angebots Schreiben mit einer kostenlosen Wordvorlage oder Excel Vorlage erstellen spielt im Prinzip vordergründig betrachtet keine große Rolle. Allerdings haben Sie hierbei keine automatische Angebots-Nummerierung, korrekte Summenbildung und das spätere Wiederauffinden bestimmter Angebote ist nicht so leicht möglich.

Die Angebotsverwaltung erleichtert Ihnen das Schreiben von Angeboten

Die automatische Vergabe von Angebotsnummern sowie summieren und das spätere – einfache – Wiederauffinden bestimmter Angebote ist mit SuccessControl CRM kein Problem. Ebenso können Sie das Angebot direkt per E-Mail an Ihren Kunden versenden. Des weiteren unterstützt Sie die Software auch beim Nachfassen von Angeboten.

Schnell und einfach Angebot schreiben

Ebenso nimmt die integrierte Artikel- und Textbausteinverwaltung Ihnen einen Großteil Ihrer wertvollen Arbeitszeit ab. Die vollen Vorteile einer unterstützenden Software genießen Sie, wenn aus dem Angebot Schreiben ein Auftrag wird. Mit einem Klick erstellen Sie dann aus dem Angebot eine Auftragsbestätigung – aus dieser dann eine Rechnung samt Lieferschein im integrierten Rechnungsprogramm – und zu guter Letzt überwachen Sie noch den pünktlichen Zahlungseingang.

Anleitungsvideo: Ein Angebotsschreiben verfassen

Video Angebots Schreiben erstellen

 

Tipp – so wird das perfekte, schriftliche Angebot erstellt. Verkaufstrainer Oliver Schumacher erklärt was beim schreiben von Angeboten zu beachten ist um mehr Aufträge zu erhalten:

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