Angebotssoftware für professionelle Angebote

Professionelle Angebote schreiben – clever & einfach mit der richtigen Angebotssoftware

Ihr Kunde wünscht ein Angebot? Mit der richtigen Angebotssoftware sind professionelle Angebote schnell erstellt. So werden beispielsweise hinterlegte Stammdaten automatisch in Angebot und Kostenvoranschlag übernommen.

Abgesehen davon haben Sie jederzeit den Überblick über bereits erstellte Angebote. Somit sind offene Angebote immer im Blick und Kunden schnell kontaktiert.

Klicken um Muster Angebot zu vergrößern

Muster eines Angebotsschreiben

In einem Angebot müssen neben
dem Datum folgende Angaben stehen:

  1. Angebots Nummer
  2. Absender – Firma
  3. Empfänger – Kunde
  4. Persönliche Anrede
  5. Positionen mit Menge, Mengeneinheit
    und Bezeichnung der Waren/Leistung
  6. Preis und Steuer
  7. Liefer- und Zahlungsbedingungen

Vorteile einer Angebotssoftware

Erstens sind beim Angebote erstellen Kundendaten ruck zuck aus den Stammdaten übernommen. Zweitens setzt die Software automatisch die persönliche Anreden des Kunden ein. Dies vermeidet nicht nur Tippfehler sondern spart auch noch Zeit.

Und drittens werden Angebotspositionen übersichtlich dargestellt. Dazu gehören beispielsweise neben Menge und Preis auch besondere Beschreibungen. Ebenso die Zahlungsbedingungen und Gültigkeitsklauseln. Darüber hinaus können Sie beim Angebote schreiben vermerken ob zum Beispiel die Lieferung kostenlos ist.

Tipp – Produktbilder in Angeboten verwenden
Eine gute Software um Angebote zu erstellen erlaubt auch das einfügen von Produktbildern. Fügen Sie daher, wenn vorhanden, auch Produktbilder in Ihre Angebote ein. Dies erleichtert Ihren Kunden die Zuordnung – und hebt Sie von Mitbewerbern positiv ab.

Angebotssoftware - Produktbilder

Produktbilder in Angeboten – ein Bild sagt mehr als tausend Worte

Intelligente Angebotssoftware – die Folgebeleg Funktion: wenn aus Angeboten Aufträge werden

Mit der Folgebeleg Funktion im Programm erstellen Sie dann mit einem Klick aus dem Angebot eine Auftragsbestätigung. Ein weiterer Klick genügt um aus dem Angebot abschließend eine Rechnung zu erstellen.

Um Ihnen und Ihrem Kunden den optimalen Überblick zu geben, sind die Folgebelege jeweils referenziert. Im Beispiel der Rechnung enthält diese dann automatisch den Vermerk „Rechnung zu Angebot Nr.: 22123 vom 18.03.2022“.

Alle Angebote im Überblick

Der Nutzen einer Angebotssoftware geht aber weit über die Angebote-Funktion hinaus. Das Programm sorgt nicht nur für einen fortlaufenden Nummernkreis, sondern beim erstellen eines Angebotes wird auch automatisch über den Lagerbestand informiert. Da ein Angebot ein Aufbewahrungspflichtiges Dokument ist, wird dieses auch automatisch in der Kundenhistorie gespeichert.

Auch die Umschaltung der Angebots-Vorlage in Englisch ist kein Problem. Zudem sind die Angebote Vorlagen individuell auf das Firmen Design anpassbar.

Formulierungen auf Angeboten

Als Einleitungstext verwenden Sie immer die persönliche Anrede und einen kurzen Einleitungssatz. Hier nehmen Sie Bezug auf die entsprechende Anfrage des Interessenten. 
Beispiel: „Wir danken Ihnen für Ihre Anfrage vom 10.08.202x und bieten die von Ihnen angefragten Leistungen (Artikel, Produkte) wie folgt an:“

Ferner ist der Schlusssatz ein weiterer wichtiger Bestandteil eines professionellen Angebotsschreiben. Geben Sie im Schlusssatz eine konkrete Handlungsaufforderung an.

Beispiel: „Wir freuen uns auf Ihre Bestellung (per Fax, Mail oder Telefon) und sind sicher, dass Sie mit unserer Lieferung / Leistung 100 % zufrieden sind

SuccessControl CRM – die Angebotssoftware für Microsoft Office

Nutzen Sie vorhandene Microsoft Office Ressourcen effizienter, effektiver und professioneller. Unsere flexible Software bietet viele Vorteile:

  • Perfekte Angebote sind schnell erstellt
  • ToDo Wiedervorlagen Erinnerungsfunktion
  • Angebote direkt per E-Mail versenden mittels Outlook-Schnittstelle
  • Begleitbriefe und Referenz Schreiben mittels Word-Schnittstelle
  • Angebote in Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen fortführen
  • Angebote übersichtlich nach Status im Überblick

Starten Sie jetzt – zum direkten Download geht es hier.

Noch als Tipp:

Skonto Rechnung – ist es sinnvoll Skonto einzuräumen?

Kurz gesagt: Nein, denn Skonto gewähren zahlt sich nicht aus.

Die Skonto Definition bedeutet Abzug oder besser formuliert, einen Nachlass auf den Preis wenn innerhalb eines angegebenen Zeitraumes gezahlt wird.

Allerdings ist eine Skontogewährung und Skonto Rechnung heute nicht mehr zeitgemäß. Abgesehen davon – haben Sie in letzter Zeit schon einmal im Elektro- oder Baumarkt nach Skonto gefragt? Ein ungläubiger Blick an der Kasse gibt Ihnen die Antwort.

Skonto berechnen Formel

Skonto berechnen Formel

Obwohl Skonto berechnen mehr Nachteile als Vorteile bringt, wird dessen ungeachtet immer wieder versucht die Zahlungsmoral von Kunden über Skonto Gewährung zu verbessern.

Das Skonto berechnen Sie dabei nach folgender Formel:

(Rechnungsendbetrag / 100) * Skontosatz = Skonto Abzugsbetrag
Rechnungsendbetrag – Skonto Abzugsbetrag = zu zahlender Betrag

Skonto von Brutto oder Netto berechnen?

Der Skontobetrag ist immer vom Bruttobetrag (Rechnungsendbetrag) der Rechnung berechnet.

Die richtige Formulierung beim Skonto gewähren auf einer Rechnung

Rechnung mit Skonto Muster

Abbildung: Rechnung mit Skonto Muster – korrektes Skonto ausweisen

Im obigen Bild Rechnung mit Skonto Beispiel sehen Sie einen Mustertext einer Formulierung: „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen mit 3% Skonto (1.190,00 € – 35,70 € = 1.154,30 €) oder bis zum 23.03.2022 rein netto auf folgendes Konto: IBAN: DE02 1234 4567 // BIC: BIAADD12XXX“

Tipp – Bei einer Rechnung Skonto automatisch berechnen

Im Rechnungsprogramm von SuccessControl stehen Ihnen ebenfalls sogenannte Platzhalter zur automatischen Skontoberechnung zur Verfügung.

Weiterführende Links

 

Zahlungsbedingungen – was muss in einer Rechnung stehen?

Wichtig ist, in einer Rechnung das Zahlungsziel – also eine Zahlungsfrist anzugeben. Anhand der Zahlungsbedingungen weiß der Rechnungsempfänger, bis zu welchen Fälligkeitsdatum er die Rechnung zu begleichen hat.

Zahlungsbedingungen Beispiele

Zahlungsbedingungen Beispiele.  Tipp: immer auch das Konto beim Zahlungsziel angeben!

Formulierungen von Zahlungsbedingungen Beispiele

Auf jeden Fall formulieren Sie Ihre Zahlungsbedingungen immer eindeutig. Damit vermeiden Sie nicht nur Missverständnisse, sondern Ihre Rechnungen werden auch zügig bezahlt. Besonders wichtig ist, nicht nur das Zahlungsziel der Rechnung, sondern auch gleich die Bankverbindung bei den Bedingungen mit anzugeben. Somit entfällt für den Kunden die Suche nach der Bankverbindung.

  • Sofort fällig nach Rechnungsstellung auf folgendes Konto: IBAN: DE02 1234
  • Zahlbar: innerhalb von 14 Tage netto ohne Abzug nach Rechnungserhalt auf folgendes Konto: IBAN: DE02 1234
  • Zahlungsbedingungen: 30 Tage Netto, innerhalb von 10 Tagen abzüglich 2 % Skonto auf folgendes Konto: IBAN: DE02 1234
  • Wir erbitten Ihre Zahlung sofort ohne Abzug auf folgendes Konto: IBAN: DE02 1234 // BIC: BIAADD12XXX
  • Wir erbitten Ihre Zahlung innerhalb von 14-Tagen ohne Abzug auf folgendes Konto: IBAN: DE02 1234 // BIC: BIAADD12XXX

Tipp – auch in Angeboten Zahlungsziele vorgeben

Ebenso geben Sie bereits auch in Angeboten eindeutige Zahlungsziele vor. Entsprechend hier zwei Beispiele. Einmal für ein (1) Standard Angebot und einmal eine Zahlungsbedingungen Formulierung für einen (2) Projektauftrag mit Anzahlung:

  1. Fällig ohne Abzug nach Rechnungsstellung – Angebot freibleibend.
  2. 10 % bei Auftragserteilung, 50 % bei Produktionsbeginn, Restsumme bei Abnahme.

Welche besonderen Zahlungsbedingungen gibt es?

Vereinbaren Sie beispielsweise eine Teil- beziehungsweise Ratenzahlung mit Ihrem Kunden, können Sie auch dies in den Bedingungen eingeben.
Ein Beispiel für eine Raten-Zahlungsbedingungen Formulierung ist beispielsweise:

  • Zahlbar in 10 gleichen Monatsbeträgen jeweils zum 01. des Monats.

Praxistipp – individuelle Zahlungstexte mit Zahlungsziel auf der Rechnung

Im Rechnungsprogramm von SuccessControl, wird die Zahlungsbedingung bei einer Rechnung automatisch hinzugefügt. Hier stehen Ihnen Platzhalter zur individuellen Anpassung der Zahlungsbedingungen zur Verfügung.

Beispiel Zahlungstext Vorgabe:

Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag in Höhe von #Rechnungsbetrag# bis zum #Fälligkeitsdatum# auf unser Konto IBAN: DE02 1234 // BIC: BIAADD12XXX

Ergibt dann im Rechnungsbeleg bspw. 1.000,00 € sowie Tagesdatum + Fälligkeit in Tagen:

Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag in Höhe von 1.000,00 € bis zum 15.05.2022 auf unser Konto IBAN: DE02 1234 // BIC: BIAADD12XXX

Abschließend weiterführende Links

Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Was ist der Unterschied zwischen Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer? Als Gewerbetreibender, Unternehmer oder Freiberufler brauchen Sie eine Steuernummer. Wenn Sie Leistungen innerhalb des Europäischen Binnenmarktes erbringen, benötigen Sie auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Steuernummer

Bei der Rechnungsstellung ist die Angabe der vom Finanzamt erteilten Steuernummer für Unternehmen und Selbstständige ausreichend. Dies aber nur, sofern Sie lediglich innerhalb des eigenen Landes Rechnungen erstellen. Die Steuernummer ist eine zehn- bis 13-stellen lange Zahl. Unternehmen beziehungsweise Existenzgründer beantragen und erhalten die Steuernummer bei dem für Ihren Firmensitz zuständigen Finanzamt. Alternativ können Sie statt der Steuernummer auch Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf Rechnungen angeben.

Steuernummer Beispiel

Steuernummer Beispiel

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – kurz USt-IdNr.

Die USt-IdNr. ist eine eigenständige Nummer. Infolgedessen wird diese Unternehmen zusätzlich zur Steuernummer des Unternehmens vom BZSt – Bundeszentralamt für Steuern – erteilt.

Zweck: Kurz gesagt, Unternehmen die Lieferungen und Leistungen innerhalb des Europäischen Binnenmarktes erbringen oder erhalten, benötigen für die Abwicklung eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Die USt-IdNr ist dann beispielsweise bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung auf der Rechnung zu vermerken.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Beispiel (Abkürzung: USt-IdNr.)

USt-ID ‎beantragen
Im Falle einer Firmenneugründung ist die Erteilung der Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer direkt beim zuständigen Finanzamt zu beantragen. Online-Formular des Bundeszentralamts für Steuern

Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer‎ auf Rechnungen angeben?

Wenn Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vorliegen haben, genügt es wenn Sie lediglich die Umsatzsteuer-ID auf Ihren Geschäftsbelegen angeben. Die Steuernummer brauchen Sie dann nicht extra aufzuführen.

Weiterführende Links zu Nummern

Innergemeinschaftliche Lieferung – Rechnung steuerfrei erstellen

Wenn beispielsweise ein deutsches Unternehmen an ein Unternehmen im EU-Ausland liefert, spricht man von einer innergemeinschaftlichen Lieferung. Daher wird in diesem Falle die Rechnung für diese innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei erstellt.

Demzufolge sind auf der Rechnung zusätzlich folgende Angaben erforderlich:

  • Ust.-IdNr des Empfängers
  • Ust.-IdNr des Rechnungserstellers
  • Hinweis auf die Steuerbefreiung

Um diesen Anforderungen zu genügen, fügen Sie bei einer Rechnung für eine innergemeinschaftliche Lieferung folgenden Text ein:

Innergemeinschaftliche Lieferung
Unsere Ust.-IdNr.: #Fa_UmsatzsteuerIdentifikationsnummer#
Ihre Ust.-IdNr.: #Kunde_UmsatzsteuerIdentifikationsnummer#

Hinweis: Die Steuerschuld geht auf Sie gemäß dem 
"reverse-charge-Verfahren" als Leistungsempfänger über!

USt-Id des ErwerbersTipp:
Den Text können Sie ebenso bequem in der Textbausteinverwaltung von SuccessControl hinterlegen und abrufen. Die Angaben zwischen den Raute # Zeichen werden dabei dann automatisch gefüllt.

Des weiteren hinterlegen Sie die Kunden Umsatzsteuer Identifikationsnummer am besten in den Kundenstammdaten. Ebenfalls setzen Sie auch hier noch die Option „Keine MwSt berechnen“.

Um die USt-ID-Nummer des ausländischen Kunden zu prüfen, genügt ein Doppelklick in das Feld UID-Nr. Sie erhalten dann direkt ein Prüfergebnis, ob die Nummer gültig ist.

 

Innergemeinschaftliche Lieferung Rechnung als Muster
Im folgenden zeigt das Bild eine Musterrechnung für eine innergemeinschaftliche Lieferung mit den erforderlichen Pflichtbestandteilen.

Innergemeinschaftliche Lieferung Rechnung Muster

Musterrechnung innergemeinschaftliche Lieferung Pflichtangaben:  (1) Adresse des Leistungsempfängers mit Land.  (2) Ust.-IdNr des Empfängers und Ust.-IdNr des Rechnungserstellers.  (3) Keine MwSt.  (4) Hinweis Satz auf die Steuerschuld.

Weiterführende Links:

 

 

 

Rechnungsvorlage Word

Hier finden Sie eine Rechnungsvorlage im Word Format. Kostenlos zum Download. Richtigerweise ist die Rechnungsvorlage Word ideal für alle, die noch kein professionelles Rechnungsprogramm haben. Also nur mal gelegentlich oder zum ersten Mal eine Rechnung erstellen.

Möchten Sie noch einfacher Ihre Rechnungen erstellen und Kunden verwalten? Dann downloaden Sie ebenfalls noch SuccessControl CRM.

Rechnungsvorlage Word mit Umsatzsteuer

Rechnungsdokument für Word. 2010-2021. docx Format
Kleinunternehmer Rechnungsvorlage. Ohne Steuerausweis. docx Format

Musteransicht Rechnungsvorlage

Musteransicht der Rechnungsvorlage. Erstellt mit SuccessControl CRM.

Tipp: Sie schreiben mit der Wordvorlage eine Rechnung. Und möchten diese zudem noch per E-Mail versenden?  Dann speichern Sie diese zuerst noch in Word (Datei > Speichern unter) als PDF-Datei ab.

Weitere Word-Mustervorlagen

Geschäftsbrief-Wordvorlage
Lieferscheinvorlage und Musterlieferschein

Ihre Vorteile wenn Sie SuccessControl CRM anstatt einer Word-Rechnungsvorlage nutzen

So nutzen Sie auch noch vorhandene Microsoft Office Ressourcen. Zudem einfach, schnell und clever.

Abgesehen davon berechnet unser Rechnungsprogramm automatisch den exakten Rechnungsbetrag. Ferner auch noch den Mehrwertsteuerbetrag. Auch die Rechnungsnummer wird fortlaufend vergeben. Ebenso erstellen Sie blitzschnell aus einem Angebot eine Rechnung. Oder aus einer Rechnung einen Lieferschein.

Wenn Sie eine herkömmliche Word-Rechnungsvorlage oder Angebotsvorlage verwenden, müssen Sie die Adressaten mühsam eintippen. Durch SuccessControl erfolgt dies automatisch.

Sämtliche Kundendaten sind automatisch gespeichert. Ihre Kundendaten bleiben so stets aktuell. Und sind somit mit einem Klick in neue Belege übernommen. Während bei der Verwendung von einer Rechnungsvorlage für Word jeweils eine Neueingabe erforderlich ist.

Die mit SuccessControl erstellte Rechnung wird im Gegensatz zur Rechnungsvorlage direkt in das Rechnungsausgangsbuch gebucht. So sind mit nur wenigen Klicks auch Mahnungen erstellt. Durch diese Vereinfachung haben Sie nicht nur jederzeit Ihre Außenstände, sondern auch Ihre Umsätze im Überblick.

Ausfüllen der Rechnungsvorlage Word mit den Pflichtangaben
  1. Name und Vollständige Anschrift des Absenders
  2. Name und Anschrift (Kundendaten) des Empfängers
  3. Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Dienstleisters
  4. Rechnungsdatum (Datum, an dem die Rechnung erstellt worden ist)
  5. Einmalige Rechnungsnummer
  6. Menge und Art der gelieferten Artikel bzw. Dienstleistung
  7. Einzel- und Gesamtpreis der gelieferten Artikel bzw. Dienstleistung mit Steuersatz
  8. Leistungszeitpunkt der erbrachten Leistung bzw. Lieferung
  9. Auflistung Nettobetrag
  10. Anfallende Steuerbeträge
  11. Gesamtbetrag (Bruttobetrag)
  12. Zahlungsbedingungen (wie muss der Kunde zahlen)

Die Rechnungsvorlage hat eine Falzmarke nach DIN 5008. Dies erleichtert das falten der Rechnung. Somit passt diese auch noch optimal in den Briefumschlag.

Praxis Tipp – Wordvorlagen anpassen.

Hinweis: Für alle die kein Word haben. Bei ionos gibt es auch noch eine PDF-Mustervorlage direkt zum ausfüllen. Der PDF Download hier.

Rechnungsausgangsbuch erstellen

Was ist ein Rechnungsausgangsbuch?

Im Rechnungsausgangsbuch werden alle erstellten Rechnungen, Stornos und Gutschriften tabellarisch aufgelistet. Die Angaben enthalten die Kunden Anschrift, die Kundennummer, das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer sowie die Netto- und Bruttobeträge. Ferner wird auch das Fälligkeitsdatum und die entsprechenden Zahlungseingänge zu den einzelnen Rechnungen aufgeführt.

Besteht eine Pflicht?

Es besteht keine Pflicht ein Rechnungsausgangsbuch auszudrucken, da ein modernes Rechnungsprogramm diese Daten jederzeit per Knopfdruck zur Verfügung stellt.

In vielen Fällen ist es allerdings einfacher Rechnungsausgänge anhand einer Liste zu kontrollieren. Abgesehen davon ist es auch übersichtlicher erstellte Rechnungen beispielsweise in einer Ordnerablage aufgelistet zu haben.

Ebenfalls hat sich in der Praxis bewährt, das Ausgangsbuch als Excel-Liste neben den DATEV Listen mit an den Steuerberater zu übergeben. Dies ergibt einen schnellen Überblick und erleichtert die monatliche Buchhaltung.

Wie wird das Rechnungsausgangsbuch erstellt?

Rechnungsausgangsbuch erstellen nach Excel

In 3 einfachen Schritten erstellen.

Die Ausgabe als Excel-Liste erfolgt in drei ganz einfachen Schritten. Zur Erstellung wählen Sie zuerst den Menüpunkt (1) „Verwaltung“, dann (2) „Ausgangsbuch-Übergabe für Steuerberater“. Hier noch den gewünschten Zeitraum eingeben und (3) Liste erstellen. Fertig.

Bild: Rechnungsausgangsbuch Muster als Excel

Rechnungsausgangsbuch Muster

Muster als Excel. Die Excel Datei wird entsprechend dem ausgewählten Zeitraum (von bis) benannt.

Was ist der richtige Zeitpunkt um das Ausgangsbuch zu erstellen?

Der beste Zeitpunkt ist, wenn Sie beispielsweise einen Monat oder ein Quartal abschließen. Somit haben Sie im Ablageordner für den betreffenden Zeitraum einen optimalen tabellarischen Überblick.

Angebotsnummer – Aufbau, Zweck und Verwendung

Es besteht zwar keine Angebotsnummer Pflicht, aber Angebotsnummern vereinfachen in einer Geschäftsbeziehung zwischen Anbieter und Kunde die eindeutige und schnelle Zuordnung von Offerten.

Sinn und Zweck einer Angebotsnummer:

Beauftragt beispielsweise ein Kunde ein erhaltenes Angebot, ist es anhand der Angebotsnummer ein leichtes einen eindeutigen Bezug zu erstellen. Hierdurch genügt es beispielsweise, dass der Kunde seinen Auftrag kurz und bündig definieren kann.

Beispiel:
„Hiermit beauftrage ich Sie anhand Ihres Angebotes Nummer 210488 vom 20.10.2021 mit der Ausführung der Leistungen.“

angebotsnummer-beispiel

Angebotsnummer Beispiel

Wie lang sollen Angebots-Nummern sein?

Als erstes müssen Sie sich die Frage stellen, wie viel Angebote Sie im Jahr ungefähr schreiben. Kalkulieren Sie beispielsweise mit 600 Angeboten im Jahr (entspricht 50 im Monat), sollten Ihre Angebotsnummern also schon einmal 3-stellig sein.

Addieren Sie hier noch eine Stelle hinzu – quasi als Sicherheitsreserve wenn Sie doch wesentlich mehr Angebote schreiben.

Schlussendlich stellen Sie noch das entsprechende Jahr zweistellig davor. Hierdurch wird nicht nur die Zuordnung zu einem Kalenderjahr erleichtert, ebenfalls sind Ihre Angebotsnummern selbst über die Jahre gesehen eindeutig fortlaufend.

Erstellen einer Angebotsnummer

Das Erstellen der nächsten Nummer für Angebote erfolgt im Angebots-Programm automatisch und eindeutig fortlaufend. Die Vorgabe der jeweiligen Startnummer erstellen Sie im Setup unter Nummernkreise. Dabei muss die Nummer nicht zwingend bei eins beginnen, sondern kann frei auch beispielsweise bei 210250 beginnen.

Im Übrigen ist es im Geschäftsverkehr nicht üblich eine Abkürzung wie „Ang.“ zu verwenden. Sinnvoll ist es aber, wenn die Angebotsnummer sich in der darauf folgenden Rechnung widerspiegelt. Dies können Sie mit einem kurzem Satz beim erstellen der Rechnung im Rechnungsprogramm referenzieren.

Beispiel: Referenz zu der Angebotsnummer im Rechnungsbeleg

Fazit

Wenn Sie sich als an diese Empfehlungen halten, erleichtert dies erstens die Zusammenarbeit mit Ihren Kunden und spart zweitens noch wertvolle Zeit für unnötige Rückfragen.

Links zum Thema:

Was ist eine gute Kundennummer?

Wenn Sie Angebote und Rechnungen schreiben dient die Kundennummer – in der Buchhaltung auch Debitorennummer genannt – einer schnellen Zuordnung eines Kunden zum jeweiligen Vorgang.

Sinn und Zweck einer Kundennummer:

Überweist beispielsweise ein Kunde eine erhaltene Rechnung, ist anhand der Rechnungsnummer und der Kundennummer eine eindeutige Zuordnung gegeben.

Wie lang sollen Kunden-Nummern sein?

Eine gute Kundennummer ist fünfstellig und liegt im Zahlenbereich von 10.000 bis 69.999.

Der Grund: DATEV Buchhaltungssysteme geben genau diesen Bereich in der Regel für sogenannte Personenkonten – also Debitorennummern vor.

Wenn Sie sich als an diese Empfehlung halten, erleichtert dies erstens die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater und spart zweitens noch wertvolle Zeit.

Gute Kundennummern

Bereich Buchhaltungskonformer Debitoren Nummern.

Im Programm wird durch die Taste Kundennummer erstellen automatisch die nächste KD-Nummer vergeben. Die Vorgabe der Startnummer erstellen Sie im Setup unter Nummernkreise.

Gut zu wissen – was ist Debitor und Kreditor:

  • Debitor – ist ein Schuldner, der Waren von einem Lieferanten auf Rechnung bezogen hat.
  • Kreditor – ist ein Lieferant, der Waren an einen Empfänger auf Rechnung liefert.
Weiterführender Beitrag:

Mahnung schreiben: Schnell und einfach erledigt

Wer viele Rechnungen schreibt, kommt auch nicht umhin Mahnungen zu schreiben.

Anleitungsvideo Mahnungen schreibenEs gibt sicherlich viele Gründe für den Zahlungsverzug Ihrer Kunden. Allerdings hat der Kunde in den meisten Fällen schlicht die Rechnung vergessen. Wenn Sie also rechtzeitig eine Mahnung schreiben, stellen Sie sicher das der Kunde die ausstehende Zahlung nicht aus dem Blick verliert.

Mahnungen in drei Stufen schreiben: Zahlungserinnerung direkt nach Zahlungsziel erstellen

Bewährt hat sich Mahnungen in drei Stufen zu erstellen. Am besten definieren Sie die erste Mahnung als Zahlungserinnerung. Mit dieser Zahlungserinnerung wird der Kunde freundlich auf die ausstehende Zahlung hingewiesen. Neben der Fristsetzung bis wann Sie die Zahlung erwarten, vergessen Sie auch nicht eine Kopie der offenen Rechnung beizufügen. Dadurch vermeiden Sie weitere Verzögerungen, da ansonsten allzu gern die Rechnung vom Kunden nochmals angefordert wird.

Beispiel Formulierung der Zahlungserinnerung:
"Sie haben leider die Begleichung unserer Rechnung übersehen. 
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir bei unserer Arbeit auf 
zeitgerechte Zahlung angewiesen sind. Bitte überweisen Sie den offenen
Betrag innerhalb von 10-Tagen auf unser Konto 123 bei der 
Sparkasse Irgendwo.
Sollten Sie den Betrag inzwischen überwiesen haben, so benachrichtigen 
Sie uns bitte und betrachten dieses Schreiben als gegenstandslos."

Bild 1: Zahlungserinnerung Musterschreiben

Tipp: Mit dem Rechnungsprogramm von SuccessControl erstellen Sie mit einem Klick Mahnungen mit korrekter Formulierung

Nach 10-Tagen die zweite Mahnung schreiben

Die zweite Mahnung schreiben Sie am besten direkt nach verstreichen der Frist, welche in der Zahlungserinnerung angegeben wurde. Wiederum nicht vergessen, erneut eine Frist zu setzen und eine Kopie der offenen Rechnung beizufügen.

Beispiel Formulierung der Mahnung:
"wir kommen auf unser letztes Schreiben zurück, welches nun 
10-Tage zurückliegt. Leider können wir bis dato keinen Zahlungseingang 
feststellen. Gibt es dafür Gründe? 
Dann wären wir für eine kurze schriftliche Nachricht dankbar. 
Bitte überweisen Sie den offenen Betrag innerhalb von 7-Tagen auf 
unser Konto 123 bei der Sparkasse Irgendwo. 
Sollten Sie den Betrag inzwischen überwiesen haben, so benachrichtigen 
Sie uns bitte und betrachten dieses Schreiben als gegenstandslos."

Tipp: Wenn Sie die zweite Mahnung erstellen, vergessen Sie auch hier nicht die Benachrichtigungsaufforderung falls der Kunde zwischenzeitlich gezahlt hat.

Mahnung schreiben Vorlage - zweite Mahnstufe

Bild 2: Mahnung schreiben Textvorlage

7-Tage später die dritte Mahnung erstellen

Die dritte und letzte Mahnung schreiben Sie dem Kunden nach weiteren 7-Tagen. Machen Sie dem Kunden eindeutig klar, dass Sie es ernst meinen.

Beispiel Formulierung der letzten Mahnung:
Leider haben Sie sowohl unsere 1. Zahlungserinnerung wie auch unsere 
2. Mahnung einfach unbeachtet gelassen. Auf den Zahlungseingang sind 
wir aber angewiesen und setzen hiermit eine letzte Frist von 7-Tagen 
ab dem Datum dieses Schreibens. Sollten wir keinen Zahlungseingang 
feststellen, werden wir auf Ihre Kosten das Inkasso-Verfahren einleiten.

Auch beim letzten Mahnschreiben erwähnen Sie die Benachrichtigungsaufforderung, falls der Kunde zwischenzeitlich gezahlt haben sollte. Sollte nach der Frist die Zahlung immer noch nicht eingegangen sein, lassen Sie Ihren Worten taten folgen. Rufen Sie Ihren Kunden an um ein klärendes Gespräch zu führen. Fruchtet dies nicht, übergeben Sie die Angelegenheit an Ihren Rechtsanwalt beziehungsweise Inkasso Büro.

 

Praxistipp: Wirkungsvolle Alternative zum Mahnung schreiben

Im Geschäftsalltag hat sich am besten bewährt, das Sie Ihren Kunden einfach anrufen bevor Sie die zweite Mahnung erstellen. Ein persönliches, offenes und klärendes Gespräch wirkt meistens Wunder.