Angebotsverfolgung: Mit Wiedervorlagen System nachfassen

Ein Angebot ist der erste Schritt für einen Auftrag. Aber was tun wenn der potentielle Auftraggeber sich nicht meldet? Ein Wiedervorlage System erleichtert das Nachfassen von Angeboten – Sie werden automatisch aktiv.

Büroorganisation mit ToDo Wiedervorlagen Listen

Wenn auf ein Angebot nicht gleich reagiert wird, kann das viele Gründe haben. In den wenigsten Fällen ist davon auszugehen, dass der Kunde nicht interessiert ist. Sonst hätte er ja auch kein Angebot angefordert – oder? Vielmehr werden Sie feststellen, das meistens das „Tagesgeschäft“ ihn abgehalten hat eine Antwort zugeben. Eventuell haben auch Sie selber vergessen einfach mal nachzufragen.

Erfolgreicher beim Vertrieb mit Wiedervorlagen

Damit Angebote nicht in Vergessenheit geraten, unterstützt Sie bspw. das Wiedervorlage System von SuccessControl CRM. Abstrakt gesehen ist eine Wiedervorlage nichts anderes als eine nochmalige Vorlage (eines Schriftstücks – sprich hier Angebot), zu einem gewissen Zeitpunkt. Praktisch gesehen, erhalten Sie also eine Erinnerung zu einem definierten Zeitpunkt.

Muster einer Wiedervorlage

Muster einer Wiedervorlage – alle relevanten Angaben im Blick

Die Erstellung einer Wiedervorlage erfolgt ohne zusätzlichen Aufwand direkt nach Fertigstellung eines Angebots im Rechnungsprogramm von SuccessControl CRM. Hierzu beantworten Sie den Dialog „Möchten Sie den Vorgang zur Wiedervorlage?“ der Software einfach mit ja, geben Follow-Up Datum und eventuelle besondere Nachfassvermerke an.

Wiedervorlagen und ToDo erstellen

Die elektronische Wiedervorlage – wann ist was zu erledigen

Eine Verknüpfung zu Kunden, Mitarbeiter und Angebotsdokument ist ohne weiteres Zutun automatisch hergestellt.

 

Erinnerungen zum Nachfassen – Angebote zu Aufträgen machen

Ob Sie das Angebot per E-Mail oder alternativ per Telefon nachfassen obliegt ihrer persönlichen Vorliebe. Das ToDo-Wiedervorlage System erinnert Sie pünktlich an die Aufgabe und liefert alle zum Vorgang notwendigen Informationen. So sind Sie umfassend über den Kunden sowie das betreffende Angebot informiert.
Als Ergebnis erhalten Sie Ihre persönliche To-Do-Liste, über die Sie ganz bequem auf das zugehörige Angebot springen, und auch gleich den Kunden im Überblick haben.
Sollten Sie den Kunden nicht erreichen, können Sie bequem das Datum anpassen und die Wiedervorlage erscheint zu diesem erneut in der Liste.

 

Fazit

Ein Wiedervorlagesystem ist nicht nur sinnvoll zum Nachfassen von Angeboten bei Kunden, sondern genauso zum organisieren von regelmäßigen Aufgaben. Seien es der Ablauf von Kündigungs- und Verlängerungsfristen oder auch das Schreiben von Rechnungen an Kunden. Durch ToDo-Listen erhält Ihre tägliche Arbeit mehr Struktur, infolge sind Abläufe einfacher und effizienter.

Tipps und Links:

Tipp: Angebote telefonisch nachfassen – so werden aus Angeboten Aufträge

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Rechnung schreiben – das Programm für Microsoft Office

Ein wichtiger und effektiver Baustein zum Geschäftserfolg – das Programm zum Rechnung schreiben von SuccessControl CRM

Viele Gründer und Selbstständige stehen am Anfang Ihrer Tätigkeit vor der Frage ein professionelles Programm zum Rechnung schreiben zu verwenden – oder sich erst einmal mit Word und Excel im Tagesgeschäft zu behelfen.

Rechnung schreiben - ein Programm vereinfacht die Vorgänge

Da Kundenkontakt und Kundenbindung gerade in der Gründungsphase von hoher Bedeutung sind, sollten junge Unternehmer nicht auf die Unterstützung durch ein effektives Programm zur Organisation der anfallenden Büroarbeiten verzichten.

Dabei geht es nicht nur um das schreiben einer Rechnung bis hin zur Zahlungsüberwachung, sondern vielmehr um die Erfassung von Interessenten, deren Bedürfnissen und daraus resultierend einer gezielten Angebotserstellung. In Zeiten hoher Konkurrenz ist dies der Schlüssel für eine erfolgreiche Kundenakquise und sich im Markt zu etablieren.

Software im Büroalltag: Überblick bewahren

In der Verwaltung der Kundendaten und Neukundengewinnung ist es von Bedeutung, Überblick zu wahren. Die Vorgänge werden mit wachsender Auftragslage immer zahlreicher und komplexer. Als Unternehmer ist es Ihr Ziel, den Kundenstamm auszuweiten. Immer mehr Interessenten sollen zu Käufern und Kunden werden. Schnell wird die Arbeit ohne ein leistungsstarkes Programm mit Interessenten- und Kundenverwaltung zu anspruchsvoll. Zu den Herausforderungen gehören neben Rechnung und Lieferschein schreiben, Aufgaben verwalten, Kundenakquise inklusive Marketing, Dateiablage und vieles mehr.

Rechnungs- und Auftragsverwaltung: tägliche Abläufe automatisieren

Bei einem guten Rechnungsprogramm stehen die Aufgaben der Kunden- und Auftragsverwaltung im Fokus. Angebote und Rechnungen der verschiedenen Kunden lassen sich verwalten, interne Notizen zu einzelnen Kunden können vermerkt werden. Anschließend können Sie die Positionen ausfüllen. Hierbei profitieren Sie von der Softwareunterstützung, die bestimmte Daten automatisch übernimmt. Dazu gehören die Artikelbezeichnungen sowie die Adressen Ihrer Kunden.

Programm Ansicht beim Rechnung schreiben

Außerdem übernimmt das Programm das Ausfüllen der rechtlichen Pflichtangaben beim Rechnungen und Angebote schreiben. Dazu gehört die korrekt fortlaufende Rechnungsnummer. Ebenso stellt das Rechnungsprogramm sicher, dass beispielsweise die Umsatzsteuer korrekt berechnet und auf der Rechnung aufgeführt wird. So werden Fehler bei der Rechnungsstellung schon im Vorfeld vermieden da alle Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung, wie z. Bsp. eine eindeutige Rechnungsnummer, die Steuernummer oder der Rechnungsempfänger enthalten sind.

Außerdem verfügt das Rechnungsprogramm über eine integrierte Lager- und Lieferantenverwaltung. Diese stellt das erforderliche Inventar sicher.

Büroverwaltung und Kontaktmanagement: zeitsparende Abwicklung der Vorgänge im Programm zum Rechnung schreiben

Ein gutes Programm ist nicht nur als Rechnungssoftware, sondern auch als vollständige Bürosoftware mit Kontaktmanagement zu verstehen. SuccessControl CRM bietet eine zentrale Adressverwaltung für sämtliche täglichen Prozesse rund um die Kundenverwaltung im Büro.

PDF Ausgabe beim Rechnung schreiben

Die Software unterstützt die Erstellung umfangreicher Kundenprofile. Das Programm verfügt zudem über eine Schnittstelle zu Microsoft Word. Auf diese Weise werden Briefe, Verträge und andere alltägliche Korrespondenz ganz einfach erstellt. Auch der Versand von E-Mails ist über die Outlook-Schnittstelle kein Problem. Einen Überblick über anstehende oder bereits erledigte Aufgaben erhalten Sie über die Erstellung von To-Do-Listen.

Bei der Listen-Erstellung können Sie von Wiedervorlagen profitieren. Auf diese Weise behalten Sie die wichtigen wiederkehrenden Aufgaben im Blick. Vom Marketing über den Vertrieb bis zur Kundenbetreuung gerät somit keine wichtige Herausforderung mehr in Vergessenheit. Das Programm ordnet anfallende Dokumente automatisch den Kunden und ihren Profilen zu. Rechnungen, Angebote und andere Daten sind direkt über die Kontakthistorie mit den entsprechenden Kunden verknüpft und einsehbar.

Programmansicht: Kundendaten

Die CRM-Software setzt bei all diesen Prozessen auf einfache Handhabung zur schnellen und zeitsparenden Abwicklung der Vorgänge. Ebenso ist die Software auf Flexibilität ausgerichtet, sodass Sie es an die Anforderungen verschiedener Artikel und Branchen direkt anpassen können. Zu den Tools gehören eine Kundendatenbank mit Kontakthistorie sowie ein Wiedervorlagensystem.

Wenn Rechnungen geschrieben sind, dann kümmert sich die Software um die Übersicht aller gestellten Rechnungen sowie Zahlungseingänge oder der noch offenen Posten. Ebenso einfach wie das Rechnung schreiben ist das erstellen von Mahnungen wenn ein Kunde eine Rechnung mal nicht fristgerecht zahlen sollte. Ein integriertes Dokumentenmanagement, Projektmanagement-Tool, Zeiterfassung und Kasse runden die Funktionalität ab.

Akquise und Neukundengewinnung: aktive Interessenten finden

Gerade in der Gründungsphase ist die Kundenakquise die vielleicht wichtigste Herausforderung, vor der Sie als Unternehmer stehen. Auch hierbei kann das Programm zum Rechnung und Angebote schreiben Sie unterstützten. Zu diesem Zweck bietet die Softwarelösung eine smarte Such-Funktion um Daten effizient zu nutzen. Über diese können Sie umfangreiche Selektionen vornehmen und die Ergebnisse nach verschiedenen Kriterien filtern lassen.

Interessenten, potentielle Kunden und Ansprechpartner können Sie beispielsweise nach den Kriterien Branche, Kategorie oder Umkreis selektieren. Dies stellt eine deutliche Erleichterung für Ihre Marketing-Kampagnen dar – um beispielsweise zeitlich (jahreszeitlich) passende Angebote zu unterbreiten. Auch diese Marketing-Aktivitäten unterstützt SuccessControl CRM. Mit wenigen Klicks können Sie etwa einen Newsletter-Versand starten, Serienbriefe und Etiketten erstellen und damit Ihren Kunden ergänzende Produkte und Dienstleistungen anbieten. Ebenso erhöhen Sie damit Kundenzufriedenheit und festigen die Bindung der Kunden an Ihr Unternehmen.

Professioneller Auftritt für das Unternehmen – das Programm zum Rechnung schreiben sichert die Corporate Identity

Die Rechnungserstellung sowie der gesamte Auftritt des Unternehmens nach außen profitieren von einem professionellen Erscheinungsbild. Dazu tragen gute Lösungen beim Rechnung schreiben mit mehreren Funktionen bei. Ein gutes Programm unterstützt Sie dabei, formelle Fehler beim Rechnung schreiben zu vermeiden. Weiterhin unterstützt es Layout und Design Ihrer Dokumente. Diese können Sie im Corporate Design Ihres Unternehmens erstellen. Dies ist ein wichtiger Beitrag zur professionellen Außenwirkung und stärkt Ihren Wiedererkennungswert. Weiterhin besteht die Möglichkeit, in Angeboten oder Rechnungsbelegen einzelne Positionen beziehungsweise Artikel mit Bildern zu versehen.

Flexible Nutzung – Sie haben die Wahl: PC, NAS oder Cloud

 

Das Programm von SuccessControl CRM lässt sich als Software auf verschiedene Weisen betreiben. Sie können es als lokales System auf einem Rechner nutzen. Ebenso ist die Nutzung in einem Firmennetzwerk (beispielsweise einem NAS als Fileserver) problemlos möglich. Ebenso lässt sich die Lösung in einer Cloud in Form eines Online-Server-Arbeitsplatzes nutzen. Diese Server-Variante ist insbesondere für Unternehmen mit mehreren verteilten Standorten interessant. Auch bei räumlich getrennten Zweigstellen ist damit eine zentrale Verwaltung der Rechnungs-, Kunden- und Adressdaten möglich.

Mahnwesen und offene Posten: zeitnahe Bezahlung fälliger Forderungen

Je höher der Umsatz, desto mehr Rechnungen schreiben Sie – und damit erhöht sich auch das Risiko dass Ihre Rechnungen nicht bezahlt werden. Offene Rechnungen oder säumige Kunden können aber gerade zur Anfangsphase eines neu gegründeten Unternehmens problematisch sein. Auch bei guten Umsätzen stehen häufig nicht genug liquide Mittel als Reserve zur Verfügung. Mit dem integrierten Mahnwesen im Programm behalten Sie einen Überblick über gegenwärtige Rechnungen und Zahlungsstände. Auf diese Weise können Sie mögliche Liquiditätsengpässe rechtzeitig erkennen und ihnen entgegenwirken. Im Falle eines Zahlungssäumnisses lassen sich Kunden durch das Mahnwesen erst höflich auf die säumigen Posten hinweisen (hin und wieder kann ja mal eine Rechnung beim Kunden auch „verloren gehen“ oder „in Vergessenheit geraten“). In den meisten Fällen wird der Kunde die Rechnung nach der ersten Erinnerung begleichen, falls nicht wird automatisch die nächste Mahnstufe aktiviert.

Dateiablage und Dokumentenmanagement: Ordnung in der Dateiablage

 

All Ihre Dokumente sowie Dateien und Projekte lassen sich mit dem Programm auf übersichtliche Weise ablegen. Dafür sorgt bei SuccessControl CRM eine durchdachte Ordnerstruktur auf der Festplatte beziehungsweise dem genutzten Netzwerk.

Die korrekte Ablage von Dateien und Dokumenten ist auch im Hinblick auf die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) relevant. Für bestimmte Dokumente gelten Aufbewahrungs- und Löschfristen, deren Einhaltung wichtig ist. Mit dem Dokumentenmanagement sehen Sie genau, wann Sie welche Korrespondenz mit welchem Kunden oder Geschäftspartner hatten. Auch Scans sowie E-Mails lassen sich automatisch einer Adresse zuordnen. Sämtliche Belege lassen sich jederzeit anzeigen und bei Bedarf drucken. So erhalten Sie die perfekt geordnete Belegablage.

 

Anbindung und Schnittstellen: Microsoft Office Excel, Word, Outlook & Telefonie

Die CRM-Software bindet alle gängigen Anwendungen aus Microsoft Office ein. Dazu gehören die im Geschäftsleben unverzichtbaren Programme wie Microsoft Word, Excel sowie Outlook. Dabei agiert SuccessControl CRM als eine Art Kontrollinstanz zum Management der Adressdaten und Kontaktdaten. Sowohl Endkunden als auch geschäftlichen Kontakten können Sie über dieses Kontrollzentrum kontaktieren und gezielt Angebote unterbreiten. Sämtliche Prozesse des Kundenmanagements lassen sich durch die Einbindung automatisch durch das CRM-System mit Microsoft Office in Verbindung bringen. Hierbei legt die Kundendatenbank eine umfangreiche Kontakthistorie an, die keine Lücken lässt. Auch an die automatische Wahl von hinterlegten Telefonnummern mittels der Windows Wählhilfe wurde gedacht.


Welche Schritte sind zum Rechnung schreiben notwendig?

Die Erstellung einer Rechnung erfolgt in der Regel in vier Schritten:

  1. Kundenadresse auswählen bzw. neu anlegen
  2. Zahlungsbedingungen auswählen bzw. eingeben
  3. Rechnungspositionen auswählen bzw. eingeben
  4. In der Live-Vorschau kontrollieren und fertigstellen

Um alle relevanten Angaben für eine Ordnungsgemäße Rechnung kümmert sich die Software während der Rechnungserstellung. Hierzu gehören beispielsweise die fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum, Netto und Bruttobeträge mit entsprechenden Umsatzsteuersatz, Summen und so weiter. Optional können Sie noch Ihre Unterschrift in die Rechnung einfügen und automatisch bspw. AGB’s anhängen lassen.

Nach dem fertigstellen der Rechnung kann diese ausgedruckt – oder direkt mit einem Klick als PDF Anlage mit Outlook per E-Mail versendet werden.

Rechnungen direkt mit Outlook als PDF-Anlage versenden

Das Programm erledigt alle anderen notwendigen Schritte im Hintergrund automatisch. Hierzu gehören das ordnungsgemäße speichern der Datei, korrekte Benennung der Datei, der Offene Posten Eintrag für Zahlungskontrolle und Mahnwesen, ein Vermerk in der Kontakthistorie und Auftragsverwaltung.

Wenn Rechnungen auf einem Angebot (oder Lieferschein etc.) beruhen, führen Sie mit einem Klick ein Angebot zu einer Rechnung fort. Dieses erleichtert das Schreiben sogenannter Folgebelege extrem, da Sie beispielsweise wenn Sie einen Lieferschein schreiben müssen alle Angaben und Positionen aus dem vorhergehenden Beleg einfach übernehmen.

 

Folgendes Video erklärt anschaulich wie Sie beim Rechnung schreiben im Programm vorgehen

Video: Rechnungen erstellen mit dem Programm von SuccessControl CRM

 

 

Zusammenfassung – Fazit

Bei den Rechnungen schreiben spart Ihnen die Rechnungssoftware nicht nur viel Arbeit und Zeit – sondern ist gleichzeitig ein wichtiger und effektiver Baustein zum Geschäftserfolg.

Links zum Thema


 

Infoblock:

Die Pflichtbestandteile einer Rechnung im Überblick zusammengefasst:

 

  1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Rechnungsersteller)
  2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Rechnungsempfängers)
  3. Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmers
  4. Ausstellungsdatum der Rechnung
  5. Fortlaufende Rechnungsnummer
  6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung (Rechnungspositionen mit Preisen)
  7. Leistungsdatum der Lieferung bzw. Leistung (wann wurde die Leistung erbracht Monat/Jahr)
  8. Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie eventueller Hinweis auf Steuerbefreiung
    (Rechnungsbetrag netto – Summe Mehrwertsteuer – Bruttobetrag)
  9. Zahlungshinweis (bis wann die Rechnung bezahlt sein muss und auf welches Konto die Zahlung erfolgen soll)
  10. Rechnungen an Unternehmen müssen innerhalb von sechs Monaten nach der Erbringung der Leistung gestellt werden.

 

Was gibt es beim Design einer Rechnung (Briefpapier) zu beachten:

Achten Sie auf eine klare Strukturierung und die gängigen Standards. In Deutschland steht bei einer Rechnung die Empfängeradresse (Rechnungsempfängers) immer links unter der Sichtumschlag Absenderkennung. Die Kontaktdaten des leistenden Unternehmers (Rechnungsersteller) stehen in der Kopfzeile beziehungsweise rechtsbündig ausgerichtet in Höhe der Empfängeradresse.

Darunter ist rechtsbündig der sogenannte Nummernblock – als Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kundennummer und ggf. Auftragsnummer aufgeführt.

Nun folgt der Positionsteil – also die einzelnen Produkt- und Leistungspositionen. Achten Sie darauf das dieser Teil nicht durch Logos oder andere Grafikelemente schwer zu lesen – hier will der Kunde nur die Rechnungspositionen klar erkennen können.

Die Bankverbindung sollte direkt unter dem Rechnungsbetrag mit der entsprechenden Zahlungsaufforderung stehen – beispielsweise „Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag sofort auf unser bei der Postbank – Konto IBAN DE1234 – BICxxx unter Angabe der Rechnungsnummer“.

Weitere rechtliche Angaben des leistenden Unternehmers wie beispielsweise Handelsregister, Geschäftsführer, Umsatzsteuer-Identnummer sind am besten in der Fußzeile aufgehoben.

Kunden werden es Ihnen danken wenn Sie sich an diese allgemeinen Konventionen halten, da so auf einen Blick alle wichtigen Daten auf einer Rechnung leicht zu finden sind.

Tipp: Rechnung schreiben – So geht es richtig

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Tipps zum Jahreswechsel 2021

Damit der Start ins neue Jahr gut gelingt, haben wir für Sie die wichtigsten Tipps für den Jahreswechsel 2020 – 2021 zusammengefasst.

  1. Ab 01.01.2021 wieder 19 % Mehrwertsteuer in Deutschland
  2. Mit welcher Rechnungsnummer im neuen Jahr anfangen – Nummernkreise für Rechnungen, Angebote etc. anpassen
  3. Kassen Belegnummer für das neue Jahr
  4. Ablageordner nach Jahren strukturieren
  5. Weitere Infos

Hinweis: Bitte drucken Sie zuerst Ihre bestehenden Einstellungen aus! Falls Sie sich beim Einstellen vertippen, können Sie jederzeit nachsehen wie diese waren!
So drucken Sie Ihre bestehenden Einstellungen aus – Bild.

1. Mehrwertsteuer Erhöhung in Deutschland

Ab dem 01.01.2021 gilt erneut der Regelsteuersatz von 19 % und der ermäßigte Steuersatz von 7 % in Deutschland! Die Mehrwertsteuersätze passen Sie wie folgt an – hier zur Anleitung.


2. Nummernkreise für Rechnungen und Angebote anpassen

Viele Anwender empfinden es als hilfreich und sinnvoll, wenn aus den Nummern für Angebote, Rechnungen und dergleichen das aktuelle Jahr abgelesen werden kann.

Bewährt als gute Rechnungsnummer hat sich hier, die Nummernkreise mit zwei führenden Stellen für das Jahr ( 210001 ), und nach geordneten Stellen für die laufende Nummer zu erzeugen.

Sie können zum Jahreswechsel dann einfach im Setup die Nummernkreise anpassen.
„Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ > „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Nummernkreise“

Hinweis – bitte beachten:
Die Nummernkreise sollten am besten immer fortlaufend (aufsteigend) sein.
Also NICHT die Nummernkreise bspw. komplett auf 0 zurück setzen, sondern so, das sich immer eine höhere eindeutige Nummer gegenüber dem Vorjahr ergibt!

Hier im Beispiel wurde die Rechnungsnummer auf 210000 gesetzt. Wenn Sie im Rechnungs-Programm jetzt in 2021 die erste Rechnung schreiben, erhält diese die Rechnungsnummer 210001.


3. Kassen Belegnummer

Nachdem Sie ALLE Buchungen für 2020 sowie einen Kassenabschluss für 2020 erstellt haben – ist es empfehlenswert zum neuen Jahr auch die laufende Kassen-Belegnummer wieder mit 1 (eins) starten zu lassen:

Kasse – laufende Belegnummer im neuen Jahr mit 1 starten (Hinweis: aber erst nachdem alle Buchungen für 2020 erledigt sind und ein Kassenabschluss für 2020 erstellt wurde!)

Diese Einstellung nehmen Sie wie folgt vor: „Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ > „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Kasse“ > „lfd. Belegnummer“

 


4. Ablageordner nach Jahren strukturieren

Strukturierte Ablage nach Jahr – mehr Übersicht

Auch zur Ablage von Dateien hat sich bewährt, jeweils zum Jahreswechsel für das neue Kalenderjahr einen separaten Ablageordner anzulegen.

Erstellen Sie hierzu einfach einen Ordner mit der Jahreszahl (ggf. mit Unterordnern wie bspw. Kasse, Rechnungen), und passen die Angaben im Setup von SuccessControl CRM entsprechend an.

 

Diese Vorgehensweise erleichtert nicht nur eine Archivierung von vergangenen Jahren, sondern liefert auch auf Anhieb den perfekten Überblick.

Diese Einstellungen nehmen Sie vor unter:
„Setup“ > „Datei Ablage“ (bzw. auf Wunsch individuell für jeden Benutzer unter „Benutzer und Rechte“)

 

Hinweis – bitte beachten!

Diese Jahreszahlenschema empfiehlt sich nur für die unten im Bild gelb markierten Bereiche (allgemeiner Schriftwechsel, Rechnungen, Kassenbelege).

Vorgabe der Ablageordner für allgemeinen Schriftwechsel, Rechnungen und Kassenbelege. HINWEIS: Die Pfade im Bild sind beispielhaft für eine lokale Installation. Bei Netzwerkinstallationen kann Ihr Pfad auch bspw. X:\SUCCESSCONTROL\Ablage\ oder anders benannt sein.

BEACHTEN:
Achten Sie darauf, das der Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ gleich bleibt!
Kontrolle wie folgt vornehmen: Nach Änderung der gelb markierten Bereiche im Tab Kurzinfo die Pfadangaben kontrollieren – dann ggf. den Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ wieder wie vorher setzen!

Falls dieser auch geändert wird, müssen Sie aus dem alten Verzeichnis den Unterordner „Adressen-Bilder“ in das neue Verzeichnis kopieren!
Wir empfehlen bevor Sie Änderungen vornehmen, einen Ausdruck der Kurzinfo Angaben zu machen (Tab Kurzinfo > Schaltfläche Kurzinfo drucken).

 


5. Weitere Infos


Unsere Bitte an Sie

Wir würden uns sehr freuen wenn Sie unter Kundenstimmen eine Bewertung / Erfahrung für SuccessControl abgeben 🙂


Das gesamte Team von SuccessControl CRM wünscht Ihnen ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr!

 

Mehrwertsteuersätze anpassen – so einfach geht’s

MwSt-Erhöhung 2021 – 19 % ab 01.01.2021

Die deutsche Bundesregierung hatte als Kernstück des Konjunkturprogramms eine befristete Senkung der Mehrwertsteuersätze beschlossen. Vom 1. Juli 2020 bis 31. Dezember 2020 wurde der Regelsteuersatz von 19 % auf 16 % und der ermäßigte Steuersatz von 7 % auf 5 % gesenkt werden.

Ab 01.01.2021 gilt erneut der Regelsteuersatz von 19 % und der ermäßigte Steuersatz von 7 % in Deutschland!

Die Mehrwertsteuer im Rechnungsprogramm von SuccessControl ganz einfach anpassen

Die Mehrwertsteuersätze passen Sie im Rechnungsprogramm zum Stichtag (01.01.2021) mit zwei ganz einfachen Einstellungen innerhalb von Sekunden an:

  1.  Aktuelle Mehrwertsteuersätze anpassen in den Stammdaten
  2.  Aktuelle Mehrwertsteuersätze anpassen in der Artikelverwaltung

 

1. Aktuelle Steuer Sätze in den Stammdaten anpassen

Gehen Sie dazu in Setups > Anpassung Haupt-Module > Setup Auftrag-Faktura-Kasse > Steuer Sätze
Ersetzen Sie hier die Zahl 16 mit der Zahl 19, und die Zahl 5 mit der Zahl 7.

Mehrwertsteuer-Vorgaben

 

2. Aktuelle Steuer Sätze in der Artikelverwaltung anpassen

Gehen Sie dazu in Setups > Anpassung Haupt-Module > Setup Artikelverwaltung > Schnellbearbeitung Artikel in Listenansicht bearbeiten

Setup Artikelverwaltung

In der Listenansicht setzen Sie den Cursor in das Feld „UstSatz“ – und drücken dann die Tastenkombination STRG + F (STRG Taste gedrückt halten und dann F Taste drücken).
Wählen Sie die Registerkarte „Ersetzen“ aus, geben bei „Suchen nach:“ 16 ein, und bei „Ersetzen durch:“ 19 ein. HINWEIS: Achten Sie darauf, das „Suchen in:“ Aktuelles Feld eingestellt ist!
Jetzt Taste Alle ersetzen – Fertig. Alle 16 % Steuersätze wurden von 16 Prozent auf 19 Prozent erhöht.

Umsatzsteuer Erhöhung 01.01.2021

Falls Sie auch ermäßigte Steuersätze (5 Prozent) verwenden, gehen Sie nach der gleichen Methode vor um diese auf 7 Prozent zu erhöhen.

Hinweise – was gibt es sonst noch zu beachten bei der Mehrwertsteuererhöhung beim erstellen von Rechnungen

Auf zwei Sachen sollten Sie bei der Rechnungsstellung mit Rechnungsdatum ab 01.01.2021 noch Acht geben.

Beispiel 1:
Wenn Sie beispielsweise im Dezember 2020 die Leistung erbracht haben, diese aber erst im Januar 2021 mit Rechnungsdatum berechnen, gelten für diese Rechnungen noch die 16 % Mehrwertsteuer – da der Zeitpunkt der Leistungserbringung ja noch vor der Erhöhung war. Hier geben Sie dann einfach den korrekten Steuersatz direkt bei der Rechnungserstellung ein.

Beispiel 2:
Wenn Sie beispielsweise im November 2020 ein Angebot erstellt haben, welches Ihr Kunde dann im Januar 2021 beauftragt, und Sie dann aus diesem Angebot einen Folgebeleg – also Rechnung erstellen – achten Sie darauf das Sie im Rechnungsbeleg die Mehrwertsteuer anpassen, da diese ja im Angebot noch auf 16 Prozent lautete.

Links zum Thema

Rechnungen per email verschicken – ist das sinnvoll?

Eines vorweg, eine Rechnung per E-Mail zu versenden ist rechtlich absolut gültig und zulässig. Aber ist es auch sinnvoll eine Rechnung per Email zu versenden?

Die allgemeine Weisheit sagt, wer eine Rechnung per E-Mail verschickt spart Geld und Zeit. Dieser Aussage kann auf jeden Fall zugestimmt werden, da das versenden per Brief abgesehen von Porto darüber hinaus auch Materialkosten verursacht.

Infolgedessen macht es daher erst mal absolut Sinn Rechnungen als PDF per E-Mail zu versenden. Gerade für Kleinbetragsrechnungen, schließlich entfallen hier die proportional hohen Betriebsausgaben für Papier, Briefumschlag und Porto.

Was ist die Kehrseite der Medaille wenn Rechnungen per E-Mail versendet werden?

Allerdings stellt sich die Frage, ob Sie damit Ihre Rechnungen auch schneller bezahlt bekommen?

Erst mal werden Sie sagen ja, denn die Rechnungen erreichen den Empfänger per E-Mail sofort und dieser kann umgehend darauf reagieren. Folglich sollte dies zu einem schnelleren Geldeingang auf Ihrem Konto führen.

Bei vielen Zeitgenossen wird dies auch funktionieren – aber leider nicht bei allen. Denn ein Blick auf viele Posteingangsfächer zeigt eine andere Realität. Mitunter sind hunderte von ungelesener E-Mails keine Seltenheit. Möglicherweise übersieht also der Empfänger Ihre E-Mail beziehungsweise findet diese nicht mehr in seinem überfüllten Postfach.

Was also tun um Rechnungen schneller bezahlt bekommen?

Nichtsdestotrotz gibt es einen einfachen Weg Rechnungen schneller bezahlt zu bekommen. Folgerichtig versenden Sie Rechnungen sowohl als E-Mail als auch per Post – frei nach dem Sprichwort „doppelt hält besser“.

Es spricht nämlich absolut nichts dagegen Ihrem Kunden eine Rechnung auf zwei Wegen zukommen zu lassen. Somit profitieren Sie von den Vorteilen beider Versandmöglichkeiten.

Durch die E-Mail Versendung kann die Rechnung vom Empfänger zügig bearbeitet werden. Obendrein stellen Sie durch den Postversand sicher, dass der Empfänger ein Schriftstück in der Hand hat und dadurch an die Begleichung der Rechnung erinnert wird.

Papierrechnungen verursachen aber eine ganze Reihe an Kosten?

Richtig – diese müssen gedruckt, eingetütet, frankiert und zur Post gebracht werden. Eine Studie hat ergeben, dass für eine herkömmlich hergestellte Papierrechnung rund € 6,40 an Kosten inklusive kalkulierter Arbeitszeit entstehen. Richtigerweise werden Sie sich fragen, lohnt sich das dann überhaupt?

Ja – denn mit den richtigen Softwaretools automatisieren Sie diesen Prozess und senken dadurch die durchschnittlichen Kosten für den Rechnungsversand auf rund einen Euro (€ 1,–) pro Brief.

Tools zur Geschäftspost Abwicklung vorgestellt

Das drucken, eintüten, frankieren und zur „Post“ bringen erledigen schnell und kostengünstig Softwaretools zur Geschäftspost Abwicklung. Diese Tools werden ganz einfach als normaler Drucker in Windows installiert.

Wenn Sie jetzt auf diesem Drucker eine Rechnung drucken, kommt – im Gegensatz zum Druck auf Ihren Bürodrucker – das Papier im Druckzentrum des Anbieters heraus, welcher dieses für Sie eintütet, frankiert und zur Post ausliefert.

Mit ConfidencePost drucken und versenden Sie ab nur 75 Cent (zzgl. USt.) Rechnungen, Mahnungen oder andere Tagespost als echte Briefe mit der Deutschen Post.

Eine Rechnung per email senden und per Post versenden

Der BriefManager von ConfidencePost. Rechnungen per Post schnell und übersichtlich versenden.

Mit Fax.de drucken und versenden Sie Briefe und Faxe. Kosten für einen kompletten Brief inklusive Porto ab 1,09 €.

Die Postelle von Fax.de. Rechnungen als Fax oder per Post versenden.

Fazit

In vielen Fällen ist es sinnvoll Rechnungen sowohl als E-Mail als auch per Post zu versenden. Wie immer im Leben ist auch hier der gesunde Menschenverstand gefragt. Für eine Kleinbetragsrechnung oder Rechnungen an gefestigte Geschäftskontakte können Sie selbstverständlich darauf verzichten. Wenn es sich um größere Beträge handelt, ist der kleine Portoeinsatz meistens bestens angelegt.

Tipp

Die richtige Formulierung wenn Sie eine Rechnung per email versenden:

Dankesfloskel: ...vielen Dank für Ihre Bestellung.

Formulierung nur per E-Mail: 
Im Anhang finden Sie Ihre Rechnung mit der Bitte um Überweisung 
auf folgendes Konto: ...
Formulierung per E-Mail & Post: 
Im Anhang finden Sie Ihre Rechnung (die Rechnung geht Ihnen parallel 
auch nochmals auf dem Postweg zu) mit der Bitte um Überweisung 
auf folgendes Konto: ...
Gedanken Anstoß

Überlegen Sie auch diese Methode beispielsweise für Angebote anzuwenden. Versenden Sie ein Angebot direkt per E-Mail und senden dieses ebenfalls direkt in Papierform nach. Hierdurch gewinnen Sie einen Wettbewerbsvorteil, da Ihr Kunde automatisch nach Erhalt der Postsendung wieder an Sie erinnert wird.

Links

500 Briefe in 5 Minuten versenden!

Rechnungsprogramm download

Der Rechnungsprogramm download mit CRM Kundenverwaltung und Adressverwaltung ist kostenlos und die Installation der Software wird weitgehend automatisch ausgeführt, und dauert nur ca. 1 Minute.

Bild 1: Ansicht InstallationsassistentRechnungsprogramm hier kostenlos zum download

Systemvoraussetzung:
PC mit Windows 7 , Win 8, Win 10 oder Windows Server (Terminalserver)

Der Download von SuccessControl kommt inklusive der kostenlosen Access Runtime Datenbank, falls Sie kein Microsoft-Office Paket haben oder eines ohne Access haben.

TIPP:
Zum optimalen Arbeiten mit der Kundenverwaltung und dem Rechnungsprogramm empfehlen wir eine Bildschrimauflösung ab 1366 x 768.

Download und Installation des Rechnungsprogramm

Rechnungsprogramm download jetzt hier starten

Die Installation wird automatisch ausgeführt, und dauert nur wenige Minuten.
Im folgenden wird der Installationsvorgang kurz dargestellt.

1. Der Setup Assistant führt Sie Schritt für Schritt durch die Installation.

2. Starten Sie die Anwendung über das Icon “SC5-Starten” und melden Sie sich als
„Mustermann Hans“ an.
Sie benötigen hierzu noch kein Kennwort.

Wenn Sie sich mit dem Rechnungsprogramm download vertraut gemacht haben, können Sie individuelle Benutzernamen und Kennwörter vergeben.
Wie Sie das Programm ganz auf Ihre individuellen Bedürfnisse abstimmen, erfahren
Sie im Kapitel Setup im Handbuch.

TIPP:

Mit dem Rechnungsprogramm haben Sie alle Ihre Rechnungen schnell erstellt und Sie verwalten komfortabel Ihre Kunden und Adressen. Die Rechnungssoftware ist weitgehend selbsterklärend – wertvolle Tipps und Tricks finden Sie im Handbuch zum Programm.

Eine kurze Übersicht der Funktionen des Rechnungsprogramms und der  Artikelverwaltung finden Sie sowie ein Beispiel einer Rechnungsvorlage – also wie eine erstellte Rechnung mit der Software aussieht finden Sie unter Rechnungsprogramm in der Übersicht.

Wenn Sie das Rechnung Programm und die Kundenverwaltung gemeinsam mit mehreren Benutzern zum Rechnung schreiben verwenden möchten, kann dies nach dem download auch im Netzwerk auf einem Netzlaufwerk (NAS / Freigabe) eingerichtet werden.

Auszeichnung OfficeHIT

Einen vollständigen Testbericht zum download der Rechnungssoftware finden Sie bei OFFICE ROXX im Blog und im Magazin unter folgenden Link:
https://office-roxx.de/2019/11/15/successcontrol-im-redaktionstest/

Hinterlassen Sie auch anderen Anwendern eine Nachricht über Ihre Erfahrungen mit der Rechnungssoftware und dem Download.

März Update V 5.05

Im  neuesten Update V 5.05 von SuccessControl CRM hat sich wieder einiges getan.

 

 

Dies sind die wichtigsten Highlights:

Beim Schreiben von Angeboten und Rechnungen unterstützt Sie das integrierte Rechnungsprogramm ab sofort optional bei der Preiskalkulation. Hierzu wird direkt bei den einzelnen Positionen als auch für den Gesamtbeleg die Marge – also der Unterschied zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis angezeigt.

Ertragsberechnung im Rechnungsprogramm

Ebenso können Sie direkt Ihre AGB als PDF hinterlegen, welche bei Versand von Auftragsbelegen via E-Mail als separate Anlage angefügt wird.

Ist für einen Artikel die Lagerverwaltung aktiviert, erhalten Sie einen Warnhinweis wenn beispielsweise die angebotene Menge den Lagerbestand überschreitet.Lagerbestands-Hinweis-im-Rechnungsprogramm

Die gewünschte Standard Mengeneinheit kann bequem per Doppelklick in das Feld Mengeneinheit definiert werden.

Standard-Mengeneinheit-im-Rechnungsprogramm

Die PDF Ausgabe von Belegen erfolgt nun direkt automatisch im PDF/A Format. Das PDF/A Format dient vor allem zur Langzeitspeicherung von Dokumenten, die unveränderbar und originalgetreu gespeichert werden müssen.

Rechnungen im PDF-A-Format

Hervorgehobene DSGVO Vermerke unterstützen Sie bei einer rechtssicheren Organisation in der Adress- und Kundenverwaltung.

DSGVO-Vermerke in der Kundenverwaltung

Infos zu den weiteren Optimierungen und Download des Update finden Sie hier.

Tipps zum Jahreswechsel 2019

Damit der Start ins neue Jahr gut gelingt, haben wir für Sie die wichtigsten Tipps für den Jahreswechsel 2018 – 2019 zusammengefasst.

  1. Nummernkreise für Rechnungen, Angebote etc. anpassen
  2. Kassen Belegnummer für das neue Jahr
  3. Ablageordner nach Jahren strukturieren
  4. Weitere Infos

Hinweis: Bitte drucken Sie zuerst Ihre bestehenden Einstellungen aus! Falls Sie sich beim Einstellen vertippen, können Sie jederzeit nachsehen wie diese waren!
So drucken Sie Ihre bestehenden Einstellungen aus – Bild.

 

1. Nummernkreise für Rechnungen und Angebote anpassen

Viele Anwender empfinden es als hilfreich und sinnvoll, wenn aus den Nummern für Angebote, Rechnungen und dergleichen das aktuelle Jahr abgelesen werden kann.

Bewährt hat sich hier, die Nummernkreise mit zwei führenden Stellen für das Jahr ( 190001 ), und nach geordneten Stellen für die laufende Nummer zu erzeugen.

Sie können zum Jahreswechsel dann einfach im Setup die Nummernkreise anpassen.
„Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ >  „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Nummernkreise“

Hinweis – bitte beachten:
Die Nummernkreise sollten am besten immer fortlaufend (aufsteigend) sein.
Also NICHT die Nummernkreise bspw. komplett auf 0 zurück setzen, sondern so, das sich immer eine höhere eindeutige Nummer gegenüber dem Vorjahr ergibt!

Hier im Beispiel wurde die Rechnungsnummer auf 190000 gesetzt. Wenn Sie im Faktura Programm jetzt in 2019 die erste Rechnung schreiben, erhält diese die Rechnungsnummer 190001.


2. Kassen Belegnummer

Empfehlenswert zum neuen Jahr ist auch die laufende Kassen-Belegnummer wieder mit 1 (eins) starten zu lassen:

Kasse – laufende Belegnummer im neuen Jahr mit 1 starten

Diese Einstellung nehmen Sie wie folgt vor: „Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ >  „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Kasse“ > „lfd. Belegnummer“

 


3. Ablageordner nach Jahren strukturieren

Strukturierte Ablage nach Jahr – mehr Übersicht

Auch zur Ablage von Dateien hat sich bewährt, jeweils zum Jahreswechsel für das neue Kalenderjahr einen separaten Ablageordner anzulegen.

Erstellen Sie hierzu einfach einen Ordner mit der Jahreszahl (ggf. mit Unterordnern wie bspw. Kasse, Rechnungen), und passen die Angaben im Setup von SuccessControl CRM entsprechend an.

Diese Vorgehensweise erleichtert nicht nur eine Archivierung von vergangenen Jahren, sondern liefert auch auf Anhieb den perfekten Überblick.

Diese Einstellungen nehmen Sie vor unter:
„Setup“ > „Datei Ablage“  (bzw. auf Wunsch individuell für jeden Benutzer unter „Benutzer und Rechte“)

 

Hinweis – bitte beachten!

Diese Jahreszahlenschema empfiehlt sich nur für die unten im Bild gelb markierten Bereiche (allgemeiner Schriftwechsel, Rechnungen, Kassenbelege).

Vorgabe der Ablageordner für allgemeinen Schriftwechsel, Rechnungen und Kassenbelege. HINWEIS: Die Pfade im Bild sind beispielhaft für eine lokale Installation. Bei Netzwerkinstallationen kann Ihr Pfad auch bspw. X:\SUCCESSCONTROL\Ablage\ oder anders benannt sein.

Achten Sie darauf, das der Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ gleich bleibt!
Kontrolle wie folgt vornehmen: Nach Änderung der gelb markierten Bereiche im Tab Kurzinfo die Pfadangaben kontrollieren – dann ggf. den Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ wieder wie vorher setzen!

Falls dieser auch geändert wird, müssen Sie aus dem alten Verzeichnis den Unterordner „Adressen-Bilder“ in das neue Verzeichnis kopieren!
Wir empfehlen bevor Sie Änderungen vornehmen, einen Ausdruck der Kurzinfo Angaben zu machen (Tab Kurzinfo > Schaltfläche Kurzinfo drucken).

 


4. Weitere Infos


5. Eine kleine Bitte an Sie

Wir würden uns sehr freuen wenn Sie unter Kundenstimmen eine Bewertung / Erfahrung für SuccessControl abgeben 🙂


Das gesamte Team von SuccessControl CRM wünscht Ihnen ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr!

 

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Lieferscheine und Angebote

Empfangene oder abgesandte Belege inklusive Handels- oder Geschäftsbriefe sind grundsätzlich aufbewahrungspflichtig. In der Regel beträgt die Aufbewahrungsfrist für Belege sechs bzw. zehn Jahre. Die Fristen beginnen immer erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Beleg die letzte Eintragung erfolgt ist.

So müssen Angebote die zum Auftrag geführt haben 6 Jahre aufbewahrt werden, hingegen unterliegen Angebote, die nicht zu einem Auftrag geführt haben, keiner Aufbewahrungsfrist.

Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Haben Sie die Rechnungen als digitale PDF Datei mit der Rechnungs-Software von SuccessControl nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) erstellt, können diese in digitaler Form aufbewahrt werden. Absolut auf der sicheren Seite sind Sie immer dann, wenn Sie sowohl Papierbelege als auch Dokumente in digitaler Form aufbewahren. Dies gilt insbesondere für Eingangsrechnungen, welche auch der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren unterliegen. Dies gilt auch für Ein- Ausgangsrechnungen per E-Mail – diese werden in SuccessControl über die Funktion „E-Mail anfügen“ entsprechend gespeichert und archiviert.

Bestell– und Auftragsunterlagen sowie Geschäftsbriefe (hierzu zählen auch Geschäftsbriefe per E-Mail) müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Für Kalkulationsunterlagen und Kassenbelege gilt wieder die 10-Jahresfrist.

Für abgesandte Lieferscheine endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Versand der Rechnung – außer der Lieferschein dient auch als Buchungsbeleg (dies ist bspw. der Fall, wenn auf diesem etwas quittiert wird) – dann gilt auch wieder die 10-Jahresfrist.

Unsere Empfehlung:
Aus unserer Sicht macht es keinen Sinn zwischen der 6 oder 10-Jahresfrist zu unterscheiden. Am besten alles zehn Jahre aufbewahren und dann mit einem Rutsch entsorgen. Bei Unklarheiten sprechen Sie Ihren Steuerberater an, ob die Unterlagen wirklich vernichtet werden können.

10 Jahre Aufbewahrungsfrist:

  • Rechnungen, Lieferscheine, Kalkulationsunterlagen, Kassenbelege
  • Buchungsbelege
  • Jahresabschlüsse und Bilanzen
  • Verträge und Anweisungen
  • Spendenbescheinigungen

6 Jahre Aufbewahrungsfrist:

  • Angebote, Bestell- und Auftragsunterlagen
  • Handels- oder Geschäftsbriefe (Geschäftsbriefe können auch E-Mails sein)
  • Einfuhr- und Exportunterlagen, Zollbelege
  • Betriebsprüfungsberichte
  • Darlehensunterlagen und Bürgschaften (nach Ablauf)

 

Links zum Thema:

SuccessControl im Überblick

Abschlagsrechnung und Schlussrechnung – so einfach geht’s

Zweck einer Abschlagsrechnung bzw. Teilrechnung

Abschlagsrechnungen bzw. Teilrechnungen werden meistens bei größeren Aufträgen – die sich bspw. über einen längeren Zeitraum erstrecken – erstellt. Die endgültige Auftragssumme wird dann mit der Schlussrechnung (auch Endrechnung genannt) bei  Fertigstellung abgerechnet.

Der Vorteil von Abschlagsrechnungen für Sie als Unternehmer ist, dass Sie entsprechend Ihrer Leistungen bzw. gelieferten Materialien bereits im Zeitraum der Ausführung oder vorab einen Teilbetrag berechnen. Ihre Liquidität wird somit erhöht.

Aufbau einer Abschlags- bzw. Teilrechnung

Eine Abschlags- / Teilrechnung ist grundsätzlich aufgebaut wie eine ganz normale Rechnung. Lediglich bis auf die Bezeichnung „Abschlagsrechnung“ oder „Teilrechnung“.

Der Übersichtshalber empfiehlt es sich auf den Abschlagsrechnungen zu vermerken, um den wievielten Abschlag es sich handelt, also 1. Abschlagsrechnung, 2. Abschlagsrechnung usw..
In der Schluss- bzw. Endrechnung (der Begriff ist frei wählbar) werden dann alle Abschlags- / Teilrechnungen  von der Gesamtauftragssumme abgezogen.

Erstellen von Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung

Im Rechnungsprogramm von SuccessControl hilft Ihnen der integrierte Assistent beim Schreiben von Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen. Dieser kümmert sich um die korrekte Auflistung der vorhergehenden Abschlags- bzw. Teilrechnungen.
Die Vorgehensweise ist dabei ganz einfach:

  1. Erstellen Sie die erste Abschlagsrechnung (genauso wie eine normale Rechnung, nur als Belegart „Abschlagsrechnung“ wählen)
    In dieser Abschlagsrechnung führen Sie nur eine Position auf (unabhängig davon wie viel Positionen Ihr Angebot bzw. Ihre Auftragsbestätigung hat). Diese eine Position benennen Sie beispielsweise “Abschlagszahlung 20 % der Auftragssumme”, und geben als Preis – hier im Beispiel – 20 % der Auftragssumme ein.
  2. Erstellen Sie die zweite Abschlagsrechung (dritte, vierte etc.)
    In dieser Abschlagsrechnung führen Sie ebenfalls nur eine Position auf (unabhängig davon wie viel Positionen Ihr Angebot bzw. Ihre Auftragsbestätigung hat). Diese eine Position benennen Sie beispielsweise “Abschlagszahlung 30 % der Auftragssumme”, und geben als Preis – hier im Beispiel – 30 % der Auftragssumme ein.
  3. Erstellen Sie dann die Schlussrechnung. Die Schlussrechnung erstellen am besten als Folgebeleg aus der Auftragsbestätigung. In dieser sind dann alle Positionen aufgelistet (genauso wie eine normale Rechnung, nur als Belegart „Schlussrechnung“ wählen)  – und wählen Sie dann unter 3. Schlussrechnungs-Angaben die vorhergehenden Abschlagsrechnungen aus
  4. Fertig

Abschlagsrechnung und Schlussrechnung

Die erstellte Schlussrechnung für obiges Beispiel können Sie hier als PDF-Muster (Schlussrechnung) aufrufen.