Mehrwertsteuersätze anpassen – so einfach geht’s

Die deutsche Bundesregierung hat sich als Kernstück des Konjunkturprogramms auf eine befristete Senkung der Mehrwertsteuersätze geeinigt. Vom 1. Juli 2020 bis 31. Dezember 2020 soll der Regelsteuersatz von 19 % auf 16 % und der ermäßigte Steuersatz von 7 % auf 5 % gesenkt werden. Es ist davon auszugehen, dass dieser Regierungsvorschlag auch Gesetz wird.

Aktuell 29.06.2020 : Bundestag hat Mehrwertsteuer-Senkung beschlossen.
Mehrwertsteuer wird nach einem Beschluss des Bundestags für ein halbes Jahr von 19 auf 16 Prozent gesenkt.

Die Mehrwertsteuersenkung im Rechnungsprogramm von SuccessControl ganz einfach anpassen

Wenn der Regierungsvorschlag zum 01.07.2020 Gesetz wird, müssen Rechnungen für Leistungen, die zwischen dem 01.07.2020 und dem 31.12.2020 erbracht werden, mit den dann geltenden Steuersätzen von 16 bzw. 5 Prozent ausgestellt werden.

Die Mehrwertsteuersätze passen Sie im Rechnungsprogramm zum Stichtag (voraussichtlich 01.07.2020) mit zwei ganz einfachen Einstellungen innerhalb von Sekunden an:

  1.  Aktuelle Mehrwertsteuersätze anpassen in den Stammdaten
  2.  Aktuelle Mehrwertsteuersätze anpassen in der Artikelverwaltung

 

1. Aktuelle Steuer Sätze in den Stammdaten anpassen

Gehen Sie dazu in Setups > Anpassung Haupt-Module > Setup Auftrag-Faktura-Kasse > Steuer Sätze
Ersetzen Sie hier die Zahl 19 mit der Zahl 16, und die Zahl 7 mit der Zahl 5.

Aktuelle Steuer Sätze anpassen

 

2. Aktuelle Steuer Sätze in der Artikelverwaltung anpassen

Gehen Sie dazu in Setups > Anpassung Haupt-Module > Setup Artikelverwaltung > Schnellbearbeitung Artikel in Listenansicht bearbeiten

Setup Artikelverwaltung

In der Listenansicht setzen Sie den Cursor in das Feld „UstSatz“ – und drücken dann die Tastenkombination STRG + F (STRG Taste gedrückt halten und dann F Taste drücken).
Wählen Sie die Registerkarte „Ersetzen“ aus, geben bei „Suchen nach:“ 19 ein, und bei „Ersetzen durch:“ 16 ein. HINWEIS: Achten Sie darauf, das „Suchen in:“ Aktuelles Feld eingestellt ist!
Jetzt Taste Alle ersetzen – Fertig. Alle 19 % Steuersätze wurden von 19 Prozent auf 16 Prozent gesenkt.

Umsatzsteuer anpassen - Mehrwertsteuersenkung 19 auf 16 Prozent

Falls Sie auch ermäßigte Steuersätze (7 Prozent) verwenden, gehen Sie nach der gleichen Methode vor um diese auf 5 Prozent zu senken.

Tipp: Auf gleiche Art und Weise ändern Sie dann im Januar 2021 die MwSt. wieder von 16 % auf 19 %.

Hinweise – was gibt es sonst noch zu beachten bei der Mehrwertsteuersenkung beim erstellen von Rechnungen

Auf zwei Sachen sollten Sie bei der Rechnungsstellung mit Rechnungsdatum ab 01.07.2020 noch Acht geben.

Beispiel 1:
Wenn Sie beispielsweise im Juni 2020 die Leistung erbracht haben, diese aber erst im Juli 2020 mit Rechnungsdatum berechnen, gelten für diese Rechnungen noch die 19 % Mehrwertsteuer – da der Zeitpunkt der Leistungserbringung ja noch vor der Senkung war. Hier geben Sie dann einfach den korrekten Steuersatz direkt bei der Rechnungserstellung ein.

Beispiel 2:
Wenn Sie beispielsweise im Mai 2020 ein Angebot erstellt haben, welches Ihr Kunde dann im Juli 2020 beauftragt, und Sie dann aus diesem Angebot einen Folgebeleg – also Rechnung erstellen – achten Sie darauf das Sie im Rechnungsbeleg die Mehrwertsteuer anpassen, da diese ja im Angebot noch auf 19 Prozent lautete.

Links zum Thema

Rechnungen per email verschicken – ist das sinnvoll?

Eines vorweg, eine Rechnung per E-Mail zu versenden ist rechtlich absolut gültig und zulässig. Aber ist es auch sinnvoll eine Rechnung per Email zu versenden?

Die allgemeine Weisheit sagt, wer eine Rechnung per E-Mail verschickt spart Geld und Zeit. Dieser Aussage kann auf jeden Fall zugestimmt werden, da das versenden per Brief abgesehen von Porto darüber hinaus auch Materialkosten verursacht.

Infolgedessen macht es daher erst mal absolut Sinn Rechnungen als PDF per E-Mail zu versenden. Gerade für Kleinbetragsrechnungen, schließlich entfallen hier die proportional hohen Betriebsausgaben für Papier, Briefumschlag und Porto.

Was ist die Kehrseite der Medaille wenn Rechnungen per E-Mail versendet werden?

Allerdings stellt sich die Frage, ob Sie damit Ihre Rechnungen auch schneller bezahlt bekommen?

Erst mal werden Sie sagen ja, denn die Rechnungen erreichen den Empfänger per E-Mail sofort und dieser kann umgehend darauf reagieren. Folglich sollte dies zu einem schnelleren Geldeingang auf Ihrem Konto führen.

Bei vielen Zeitgenossen wird dies auch funktionieren – aber leider nicht bei allen. Denn ein Blick auf viele Posteingangsfächer zeigt eine andere Realität. Mitunter sind hunderte von ungelesener E-Mails keine Seltenheit. Möglicherweise übersieht also der Empfänger Ihre E-Mail beziehungsweise findet diese nicht mehr in seinem überfüllten Postfach.

Was also tun um Rechnungen schneller bezahlt bekommen?

Nichtsdestotrotz gibt es einen einfachen Weg Rechnungen schneller bezahlt zu bekommen. Folgerichtig versenden Sie Rechnungen sowohl als E-Mail als auch per Post – frei nach dem Sprichwort „doppelt hält besser“.

Es spricht nämlich absolut nichts dagegen Ihrem Kunden eine Rechnung auf zwei Wegen zukommen zu lassen. Somit profitieren Sie von den Vorteilen beider Versandmöglichkeiten.

Durch die E-Mail Versendung kann die Rechnung vom Empfänger zügig bearbeitet werden. Obendrein stellen Sie durch den Postversand sicher, dass der Empfänger ein Schriftstück in der Hand hat und dadurch an die Begleichung der Rechnung erinnert wird.

Papierrechnungen verursachen aber eine ganze Reihe an Kosten?

Richtig – diese müssen gedruckt, eingetütet, frankiert und zur Post gebracht werden. Eine Studie hat ergeben, dass für eine herkömmlich hergestellte Papierrechnung rund € 6,40 an Kosten inklusive kalkulierter Arbeitszeit entstehen. Richtigerweise werden Sie sich fragen, lohnt sich das dann überhaupt?

Ja – denn mit den richtigen Softwaretools automatisieren Sie diesen Prozess und senken dadurch die durchschnittlichen Kosten für den Rechnungsversand auf rund einen Euro (€ 1,–) pro Brief.

Tools zur Geschäftspost Abwicklung vorgestellt

Das drucken, eintüten, frankieren und zur „Post“ bringen erledigen schnell und kostengünstig Softwaretools zur Geschäftspost Abwicklung. Diese Tools werden ganz einfach als normaler Drucker in Windows installiert.

Wenn Sie jetzt auf diesem Drucker eine Rechnung drucken, kommt – im Gegensatz zum Druck auf Ihren Bürodrucker – das Papier im Druckzentrum des Anbieters heraus, welcher dieses für Sie eintütet, frankiert und zur Post ausliefert.

Mit ConfidencePost drucken und versenden Sie ab nur 75 Cent (zzgl. USt.) Rechnungen, Mahnungen oder andere Tagespost als echte Briefe mit der Deutschen Post.

Eine Rechnung per email senden und per Post versenden

Der BriefManager von ConfidencePost. Rechnungen per Post schnell und übersichtlich versenden.

Mit Fax.de drucken und versenden Sie Briefe und Faxe. Kosten für einen kompletten Brief inklusive Porto ab 1,09 €.

Die Postelle von Fax.de. Rechnungen als Fax oder per Post versenden.

Fazit

In vielen Fällen ist es sinnvoll Rechnungen sowohl als E-Mail als auch per Post zu versenden. Wie immer im Leben ist auch hier der gesunde Menschenverstand gefragt. Für eine Kleinbetragsrechnung oder Rechnungen an gefestigte Geschäftskontakte können Sie selbstverständlich darauf verzichten. Wenn es sich um größere Beträge handelt, ist der kleine Portoeinsatz meistens bestens angelegt.

Tipp

Die richtige Formulierung wenn Sie eine Rechnung per email versenden:

Dankesfloskel: ...vielen Dank für Ihre Bestellung.

Formulierung nur per E-Mail: 
Im Anhang finden Sie Ihre Rechnung mit der Bitte um Überweisung 
auf folgendes Konto: ...
Formulierung per E-Mail & Post: 
Im Anhang finden Sie Ihre Rechnung (die Rechnung geht Ihnen parallel 
auch nochmals auf dem Postweg zu) mit der Bitte um Überweisung 
auf folgendes Konto: ...
Gedanken Anstoß

Überlegen Sie auch diese Methode beispielsweise für Angebote anzuwenden. Versenden Sie ein Angebot direkt per E-Mail und senden dieses ebenfalls direkt in Papierform nach. Hierdurch gewinnen Sie einen Wettbewerbsvorteil, da Ihr Kunde automatisch nach Erhalt der Postsendung wieder an Sie erinnert wird.

Links

500 Briefe in 5 Minuten versenden!

Rechnungsprogramm download

Der Rechnungsprogramm download mit CRM Kundenverwaltung und Adressverwaltung ist kostenlos und die Installation der Software wird weitgehend automatisch ausgeführt, und dauert nur ca. 1 Minute.

Bild 1: Ansicht InstallationsassistentRechnungsprogramm hier kostenlos zum download

Systemvoraussetzung:
PC mit Windows 7 , Win 8, Win 10 oder Windows Server (Terminalserver)

Der Download von SuccessControl kommt inklusive der kostenlosen Access Runtime Datenbank, falls Sie kein Microsoft-Office Paket haben oder eines ohne Access haben.

TIPP:
Zum optimalen Arbeiten mit der Kundenverwaltung und dem Rechnungsprogramm empfehlen wir eine Bildschrimauflösung ab 1366 x 768.

Download und Installation des Rechnungsprogramm

Rechnungsprogramm download jetzt hier starten

Die Installation wird automatisch ausgeführt, und dauert nur wenige Minuten.
Im folgenden wird der Installationsvorgang kurz dargestellt.

1. Der Setup Assistant führt Sie Schritt für Schritt durch die Installation.

2. Starten Sie die Anwendung über das Icon “SC5-Starten” und melden Sie sich als
„Mustermann Hans“ an.
Sie benötigen hierzu noch kein Kennwort.

Wenn Sie sich mit dem Rechnungsprogramm download vertraut gemacht haben, können Sie individuelle Benutzernamen und Kennwörter vergeben.
Wie Sie das Programm ganz auf Ihre individuellen Bedürfnisse abstimmen, erfahren
Sie im Kapitel Setup im Handbuch.

TIPP:

Mit dem Rechnungsprogramm haben Sie alle Ihre Rechnungen schnell erstellt und Sie verwalten komfortabel Ihre Kunden und Adressen. Die Rechnungssoftware ist weitgehend selbsterklärend – wertvolle Tipps und Tricks finden Sie im Handbuch zum Programm.

Eine kurze Übersicht der Funktionen des Rechnungsprogramms und der  Artikelverwaltung finden Sie sowie ein Beispiel einer Rechnungsvorlage – also wie eine erstellte Rechnung mit der Software aussieht finden Sie unter Rechnungsprogramm in der Übersicht.

Wenn Sie das Rechnung Programm und die Kundenverwaltung gemeinsam mit mehreren Benutzern zum Rechnung schreiben verwenden möchten, kann dies nach dem download auch im Netzwerk auf einem Netzlaufwerk (NAS / Freigabe) eingerichtet werden.

Auszeichnung OfficeHIT

Einen vollständigen Testbericht zum download der Rechnungssoftware finden Sie bei OFFICE ROXX im Blog und im Magazin unter folgenden Link:
https://office-roxx.de/2019/11/15/successcontrol-im-redaktionstest/

Hinterlassen Sie auch anderen Anwendern eine Nachricht über Ihre Erfahrungen mit der Rechnungssoftware und dem Download.

März Update V 5.05

Im  neuesten Update V 5.05 von SuccessControl CRM hat sich wieder einiges getan.

 

 

Dies sind die wichtigsten Highlights:

Beim Schreiben von Angeboten und Rechnungen unterstützt Sie das integrierte Rechnungsprogramm ab sofort optional bei der Preiskalkulation. Hierzu wird direkt bei den einzelnen Positionen als auch für den Gesamtbeleg die Marge – also der Unterschied zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis angezeigt.

Ertragsberechnung im Rechnungsprogramm

Ebenso können Sie direkt Ihre AGB als PDF hinterlegen, welche bei Versand von Auftragsbelegen via E-Mail als separate Anlage angefügt wird.

Ist für einen Artikel die Lagerverwaltung aktiviert, erhalten Sie einen Warnhinweis wenn beispielsweise die angebotene Menge den Lagerbestand überschreitet.Lagerbestands-Hinweis-im-Rechnungsprogramm

Die gewünschte Standard Mengeneinheit kann bequem per Doppelklick in das Feld Mengeneinheit definiert werden.

Standard-Mengeneinheit-im-Rechnungsprogramm

Die PDF Ausgabe von Belegen erfolgt nun direkt automatisch im PDF/A Format. Das PDF/A Format dient vor allem zur Langzeitspeicherung von Dokumenten, die unveränderbar und originalgetreu gespeichert werden müssen.

Rechnungen im PDF-A-Format

Hervorgehobene DSGVO Vermerke unterstützen Sie bei einer rechtssicheren Organisation in der Adress- und Kundenverwaltung.

DSGVO-Vermerke in der Kundenverwaltung

Infos zu den weiteren Optimierungen und Download des Update finden Sie hier.

Tipps zum Jahreswechsel 2019

Damit der Start ins neue Jahr gut gelingt, haben wir für Sie die wichtigsten Tipps für den Jahreswechsel 2018 – 2019 zusammengefasst.

  1. Nummernkreise für Rechnungen, Angebote etc. anpassen
  2. Kassen Belegnummer für das neue Jahr
  3. Ablageordner nach Jahren strukturieren
  4. Weitere Infos

Hinweis: Bitte drucken Sie zuerst Ihre bestehenden Einstellungen aus! Falls Sie sich beim Einstellen vertippen, können Sie jederzeit nachsehen wie diese waren!
So drucken Sie Ihre bestehenden Einstellungen aus – Bild.

 

1. Nummernkreise für Rechnungen und Angebote anpassen

Viele Anwender empfinden es als hilfreich und sinnvoll, wenn aus den Nummern für Angebote, Rechnungen und dergleichen das aktuelle Jahr abgelesen werden kann.

Bewährt hat sich hier, die Nummernkreise mit zwei führenden Stellen für das Jahr ( 190001 ), und nach geordneten Stellen für die laufende Nummer zu erzeugen.

Sie können zum Jahreswechsel dann einfach im Setup die Nummernkreise anpassen.
„Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ >  „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Nummernkreise“

Hinweis – bitte beachten:
Die Nummernkreise sollten am besten immer fortlaufend (aufsteigend) sein.
Also NICHT die Nummernkreise bspw. komplett auf 0 zurück setzen, sondern so, das sich immer eine höhere eindeutige Nummer gegenüber dem Vorjahr ergibt!

Hier im Beispiel wurde die Rechnungsnummer auf 190000 gesetzt. Wenn Sie im Faktura Programm jetzt in 2019 die erste Rechnung schreiben, erhält diese die Rechnungsnummer 190001.


2. Kassen Belegnummer

Empfehlenswert zum neuen Jahr ist auch die laufende Kassen-Belegnummer wieder mit 1 (eins) starten zu lassen:

Kasse – laufende Belegnummer im neuen Jahr mit 1 starten

Diese Einstellung nehmen Sie wie folgt vor: „Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ >  „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Kasse“ > „lfd. Belegnummer“

 


3. Ablageordner nach Jahren strukturieren

Strukturierte Ablage nach Jahr – mehr Übersicht

Auch zur Ablage von Dateien hat sich bewährt, jeweils zum Jahreswechsel für das neue Kalenderjahr einen separaten Ablageordner anzulegen.

Erstellen Sie hierzu einfach einen Ordner mit der Jahreszahl (ggf. mit Unterordnern wie bspw. Kasse, Rechnungen), und passen die Angaben im Setup von SuccessControl CRM entsprechend an.

Diese Vorgehensweise erleichtert nicht nur eine Archivierung von vergangenen Jahren, sondern liefert auch auf Anhieb den perfekten Überblick.

Diese Einstellungen nehmen Sie vor unter:
„Setup“ > „Datei Ablage“  (bzw. auf Wunsch individuell für jeden Benutzer unter „Benutzer und Rechte“)

 

Hinweis – bitte beachten!

Diese Jahreszahlenschema empfiehlt sich nur für die unten im Bild gelb markierten Bereiche (allgemeiner Schriftwechsel, Rechnungen, Kassenbelege).

Vorgabe der Ablageordner für allgemeinen Schriftwechsel, Rechnungen und Kassenbelege. HINWEIS: Die Pfade im Bild sind beispielhaft für eine lokale Installation. Bei Netzwerkinstallationen kann Ihr Pfad auch bspw. X:\SUCCESSCONTROL\Ablage\ oder anders benannt sein.

Achten Sie darauf, das der Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ gleich bleibt!
Kontrolle wie folgt vornehmen: Nach Änderung der gelb markierten Bereiche im Tab Kurzinfo die Pfadangaben kontrollieren – dann ggf. den Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ wieder wie vorher setzen!

Falls dieser auch geändert wird, müssen Sie aus dem alten Verzeichnis den Unterordner „Adressen-Bilder“ in das neue Verzeichnis kopieren!
Wir empfehlen bevor Sie Änderungen vornehmen, einen Ausdruck der Kurzinfo Angaben zu machen (Tab Kurzinfo > Schaltfläche Kurzinfo drucken).

 


4. Weitere Infos


5. Eine kleine Bitte an Sie

Wir würden uns sehr freuen wenn Sie unter Kundenstimmen eine Bewertung / Erfahrung für SuccessControl abgeben 🙂


Das gesamte Team von SuccessControl CRM wünscht Ihnen ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr!

 

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Lieferscheine und Angebote

Empfangene oder abgesandte Belege inklusive Handels- oder Geschäftsbriefe sind grundsätzlich aufbewahrungspflichtig. In der Regel beträgt die Aufbewahrungsfrist für Belege sechs bzw. zehn Jahre. Die Fristen beginnen immer erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Beleg die letzte Eintragung erfolgt ist.

So müssen Angebote die zum Auftrag geführt haben 6 Jahre aufbewahrt werden, hingegen unterliegen Angebote, die nicht zu einem Auftrag geführt haben, keiner Aufbewahrungsfrist.

Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Haben Sie die Rechnungen als digitale PDF Datei mit der Rechnungs-Software von SuccessControl nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) erstellt, können diese in digitaler Form aufbewahrt werden. Absolut auf der sicheren Seite sind Sie immer dann, wenn Sie sowohl Papierbelege als auch Dokumente in digitaler Form aufbewahren. Dies gilt insbesondere für Eingangsrechnungen, welche auch der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren unterliegen. Dies gilt auch für Ein- Ausgangsrechnungen per E-Mail – diese werden in SuccessControl über die Funktion „E-Mail anfügen“ entsprechend gespeichert und archiviert.

Bestell– und Auftragsunterlagen sowie Geschäftsbriefe (hierzu zählen auch Geschäftsbriefe per E-Mail) müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Für Kalkulationsunterlagen und Kassenbelege gilt wieder die 10-Jahresfrist.

Für abgesandte Lieferscheine endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Versand der Rechnung – außer der Lieferschein dient auch als Buchungsbeleg (dies ist bspw. der Fall, wenn auf diesem etwas quittiert wird) – dann gilt auch wieder die 10-Jahresfrist.

Unsere Empfehlung:
Aus unserer Sicht macht es keinen Sinn zwischen der 6 oder 10-Jahresfrist zu unterscheiden. Am besten alles zehn Jahre aufbewahren und dann mit einem Rutsch entsorgen. Bei Unklarheiten sprechen Sie Ihren Steuerberater an, ob die Unterlagen wirklich vernichtet werden können.

10 Jahre Aufbewahrungsfrist:

  • Rechnungen, Lieferscheine, Kalkulationsunterlagen, Kassenbelege
  • Buchungsbelege
  • Jahresabschlüsse und Bilanzen
  • Verträge und Anweisungen
  • Spendenbescheinigungen

6 Jahre Aufbewahrungsfrist:

  • Angebote, Bestell- und Auftragsunterlagen
  • Handels- oder Geschäftsbriefe (Geschäftsbriefe können auch E-Mails sein)
  • Einfuhr- und Exportunterlagen, Zollbelege
  • Betriebsprüfungsberichte
  • Darlehensunterlagen und Bürgschaften (nach Ablauf)

 

Links zum Thema:

SuccessControl im Überblick

Abschlagsrechnung und Schlussrechnung – so einfach geht’s

Zweck einer Abschlagsrechnung bzw. Teilrechnung

Abschlagsrechnungen bzw. Teilrechnungen werden meistens bei größeren Aufträgen – die sich bspw. über einen längeren Zeitraum erstrecken – erstellt. Die endgültige Auftragssumme wird dann mit der Schlussrechnung (auch Endrechnung genannt) bei  Fertigstellung abgerechnet.

Der Vorteil von Abschlagsrechnungen für Sie als Unternehmer ist, dass Sie entsprechend Ihrer Leistungen bzw. gelieferten Materialien bereits im Zeitraum der Ausführung oder vorab einen Teilbetrag berechnen. Ihre Liquidität wird somit erhöht.

Aufbau einer Abschlags- bzw. Teilrechnung

Eine Abschlags- / Teilrechnung ist grundsätzlich aufgebaut wie eine ganz normale Rechnung. Lediglich bis auf die Bezeichnung „Abschlagsrechnung“ oder „Teilrechnung“.

Der Übersichtshalber empfiehlt es sich auf den Abschlagsrechnungen zu vermerken, um den wievielten Abschlag es sich handelt, also 1. Abschlagsrechnung, 2. Abschlagsrechnung usw..
In der Schluss- bzw. Endrechnung (der Begriff ist frei wählbar) werden dann alle Abschlags- / Teilrechnungen  von der Gesamtauftragssumme abgezogen.

Erstellen von Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung

Im Rechnungsprogramm von SuccessControl hilft Ihnen der integrierte Assistent beim Schreiben von Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen. Dieser kümmert sich um die korrekte Auflistung der vorhergehenden Abschlags- bzw. Teilrechnungen.
Die Vorgehensweise ist dabei ganz einfach:

  1. Erstellen Sie die erste Abschlagsrechnung (genauso wie eine normale Rechnung, nur als Belegart „Abschlagsrechnung“ wählen)
    In dieser Abschlagsrechnung führen Sie nur eine Position auf (unabhängig davon wie viel Positionen Ihr Angebot bzw. Ihre Auftragsbestätigung hat). Diese eine Position benennen Sie beispielsweise “Abschlagszahlung 20 % der Auftragssumme”, und geben als Preis – hier im Beispiel – 20 % der Auftragssumme ein.
  2. Erstellen Sie die zweite Abschlagsrechung (dritte, vierte etc.)
    In dieser Abschlagsrechnung führen Sie ebenfalls nur eine Position auf (unabhängig davon wie viel Positionen Ihr Angebot bzw. Ihre Auftragsbestätigung hat). Diese eine Position benennen Sie beispielsweise “Abschlagszahlung 30 % der Auftragssumme”, und geben als Preis – hier im Beispiel – 30 % der Auftragssumme ein.
  3. Erstellen Sie dann die Schlussrechnung. Die Schlussrechnung erstellen am besten als Folgebeleg aus der Auftragsbestätigung. In dieser sind dann alle Positionen aufgelistet (genauso wie eine normale Rechnung, nur als Belegart „Schlussrechnung“ wählen)  – und wählen Sie dann unter 3. Schlussrechnungs-Angaben die vorhergehenden Abschlagsrechnungen aus
  4. Fertig

Abschlagsrechnung und Schlussrechnung

Die erstellte Schlussrechnung für obiges Beispiel können Sie hier als PDF-Muster (Schlussrechnung) aufrufen.

Angebotsschreiben mit Microsoft Office inkl. Angebotsverwaltung

Die meisten Verkäufe beginnen mit einem Angebotsschreiben, das später – wünschenswerterweise – zu einem Auftrag wird.

Aufbau eines Angebotsschreiben

  1. Der Einleitungstext
    Angebotsschreiben MusterHier nehmen Sie Bezug auf die entsprechende Anfrage des Kunden bzw. Interessenten. Formulierung Beispiel: „Wir danken Ihnen für Ihre Anfrage vom 10.08.201x und bieten Ihnen die von Ihnen angefragten Leistungen (Artikel, Produkte) wie folgt an:“
  2. Artikel und Dienstleistungen
    In diesem Bereich listen Sie alle Waren oder Dienstleistungen mit Menge und Preis auf. Ebenso können Sie hier eventuelle Rabatte, Angaben zu Versandkosten und Lieferterminen vermerken.
  3. Zahlungsbedingungen
    Ein wesentlicher Bestandteil eines Angebotsschreiben sind selbstverständlich die Zahlungsbedingungen. Teilen Sie dem Interessenten hier unmissverständlich mit, wie die Zahlung erfolgen soll. Muster: „Zahlung: ohne Abzug innerhalb von 30 Tagen.“ Ebenso empfiehlt es sich hier noch, die Gültigkeit des Angebots zu spezifizieren. Beispiel: „Das Angebot ist freibleibend.“ oder „Unser Angebot ist gültig bis 31.08.201x.“
  4. Der Schlusssatz
    Ein weiterer wichtiger Bestandteil eines professionellen und überzeugenden Angebotsschreiben ist der Schlusssatz. Geben Sie im Schlusssatz ebenfalls eine konkrete Handlungsaufforderung an. Muster: „Wir freuen uns auf Ihre Bestellung (per Fax, Mail oder Telefon) und sind sicher, dass Sie mit unserer Lieferung / Leistung zufrieden sein werden.“
  5. Name und Unterschrift
    der Person, die das Angebot erstellt hat, sollte auf keinen Fall fehlen.

Ob Sie das Angebots Schreiben mit einer kostenlosen Wordvorlage oder Excel Vorlage erstellen spielt im Prinzip vordergründig betrachtet keine große Rolle. Allerdings haben Sie hierbei keine automatische Angebots-Nummerierung, korrekte Summenbildung und das spätere Wiederauffinden bestimmter Angebote ist nicht so leicht möglich.

Die Angebotsverwaltung erleichtert Ihnen das Schreiben von Angeboten

Die automatische Vergabe von Angebotsnummern sowie summieren und das spätere – einfache – Wiederauffinden bestimmter Angebote ist mit der Angebotsverwaltung von spezialisierter Software wie SuccessControl CRM kein Problem.

Ebenso nimmt die integrierte Artikel- und Textbausteinverwaltung Ihnen einen Großteil Ihrer wertvollen Arbeitszeit ab. Die vollen Vorteile einer unterstützenden Software genießen Sie, wenn aus dem Angebotsschreiben ein Auftrag wird. Mit einem Klick erstellen Sie dann aus dem Angebot eine Auftragsbestätigung – aus dieser dann eine Rechnung samt Lieferschein im integrierten Rechnungsprogramm – und zu guter Letzt überwachen Sie noch den pünktlichen Zahlungseingang.

Anleitungsvideo: Ein Angebotsschreiben verfassen

Video Angebots Schreiben erstellen

 

Links zum Thema

Rechnungen schreiben – clever und einfach – mit MS Office

Rechnungen schreiben direkt in Microsoft Office
SuccessControl CRM ist die Bürosoftware, welche nicht nur die Büroarbeit um ein vielfaches erleichtert, sondern auch Angebote und Rechnungen schreiben in Microsoft Office bedeutend einfacher macht. Des weiteren unterstützen komfortable CRM Funktionen den Anwender im Faktura Bereich.

Angebote und Rechnungen erstellenSo schreiben Sie Angebote und Rechnungen im Handumdrehen, die Kundenverwaltung kümmert sich um die perfekte Kundenkommunikation und Neu-kundengewinnung. Dokumente mit Word sind per Mausklick erstellt, Rechnungsformulare per PDF Brief versendet oder über die Outlook E-Mail Schnittstelle direkt verschickt und in der Kundenakte archiviert.

Erstellte Rechnungen und Zahlungen im Überblick

Mit der Rechnungsübersicht haben Sie sofort alle offenen als auch überfällige Rechnungen im Blick. Mahnungen für säumige Zahler versenden Sie ganz einfach Porto sparend als PDF Anlage. Die Kontakthistorie bietet einen Rundumblick zu Ihren Kunden, seien es Notizen, E-Mails, Dokumente, erstellte Rechnungen oder sonstige Dateien. Mittels der Excel Schnittstelle, haben Sie auch jederzeit alle Angaben aus der Kundenakte und der Rechnungsübersicht auf Wunsch direkt in Excel zur Verfügung. Umfassende Auswertungen sind somit kein Problem mehr.

Mit der Software Rechnungen schreiben – clever und einfach

Folgende Angaben werden beim Rechnungen schreiben – die sogenannte Faktura bzw. auch Fakturierung genannt – durch die Software eingesetzt und müssen beim erstellen von Rechnungen für einen gültigen Vorsteuerabzug vorhanden sein:

  1. Name und Anschrift des Leistungsempfängers – sprich des Kunden
  2. Name und Anschrift des Leistungserbringers – der Aussteller der Rechnung
  3. Eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer mit Rechnungsdatum, diese wird beim Rechnungen erstellen hochgezählt
  4. Menge, Bezeichnung und Preis der Leistung mit Ausweisung der verrechneten Umsatzsteuer aufgegliedert nach Sätzen
  5. Leistungsdatum – Zeitpunkt der Leistungserbringung
  6. Zahlungsbedingungen

Über diese gesetzlich vorgeschriebenenMit der Software Rechnungen schreiben - hier eine PDF Rechnung Informationen auf einer Rechnung hinaus, erleichtern Sie Ihren Kunden mit zusätzlichen Informationen wie z. Bsp. Ihren Kontaktdaten (Telefonnummer, Fax und Email auf der Rechnung) die Kontaktaufnahme bei Rückfragen – sowie durch eine deutliche Angabe von Konto-Nummer. BLZ, Angabe des Konto-Inhabers sowie der Kontoführenden Bank beschleunigen Sie die Begleichung der Rechnung per Überweisung. Auch ein Rechnungsbetreff erleichtert Ihren Kunden eine schnelle Zuordnung.

Mit der Software Rechnungen schreiben leicht gemacht – direkt in MS Office

Mit Hilfe der Software werden die Rechnungen im PDF Format erstellt, beim Kunden als Datei in der Dokumentenverwaltung gespeichert, und zur Zahlungsüberwachung ein offener Posten bei dem jeweiligen Kunden erzeugt.

Oft gefragt - Rechnungsbetreff wo?
Der Rechnungsbetreff wird bzw. kann von Ihnen direkt unter der Beleg 
Überschrift - hier also der Rechnung Betreff - angegeben werden. Ebenso 
kann der Rechnungs Betreff hervorgehoben werden! Entsprechende Angaben
können z.Bsp. auch in der Lieferschein Vorlage oder der Vorlage Angebot 
gemacht werden. (siehe Handbuch Tipps zum Rechnungen erstellen - 
Auftragsbearb. u. Fakturierung S. 26)

Besonders hilfreich beim Rechnungen schreiben mit der Software bzw. Rechnungen schreiben Software – ist die direkte Ansicht des Rechnungsformulars bereits beim erstellen, so dass Sie bereits vor dem Ausdruck der Rechnung eine Kontrolle über das optische Erscheinungsbild haben und eventuell noch Korrekturen durchführen können.

Vorschau beim Rechnungen schreiben

Hilfreich: Die Live Vorschau beim schreiben von Rechnungen

Durch das optionale einfügen von Artikelbildern zu den Rechnungspositionen und eine Gliederung der Rechnung in Segmente mit Zwischensummen schaffen Sie eine höhere Transparenz für den Rechnungsempfänger.

Mit der Software Rechnungen schreiben in 3 einfachen Schritten

Das Schreiben von Rechnungen – die Fakturierung – erfolgt im Rechnungsprogramm in drei einfachen Schritten:

  1. Empfänger auswählen
  2. Leistungen eingeben
  3. Speichern und drucken

Wie Sie eine ansprechende Rechnung mit der Faktura Software schnell und problemlos erstellen, erfahren Sie im folgenden Video.

Abschlags- und Schlussrechnungen erstellen

Beim Schreiben von Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen (siehe PDF Schlussrechnung Beispiel) hilft Ihnen der integrierte Assistent. Dieser kümmert sich um die korrekte Auflistung der vorhergehenden Abschlags- bzw. Teilrechnungen.

Schlussrechnung Muster


Mit der Software Rechnungen schreiben - Info-Video Rechnungen erstellen

Mit der Software Rechnungen schreiben – Info-Video

Weiterführende Informationen zu den Funktionen des Rechnungsprogramms finden Sie hier.

Mit der Software Rechnungen schreiben – die Faktura Software auch als Free-Version

Die Software ermöglicht Ihnen das Erfassen von Rechnungsangaben wie Artikel, Betrag, Datum, Rechnungsbetreff, Zahlungsziel und Kundenangaben. Das Programm zum Rechnung schreiben erstellt eine direkte Vorschau der Rechnung, die sich anschließend ausdrucken oder als Entwurf speichern lässt. Zudem vermerken Sie bei einzelnen Kunden, ob beispielsweise eine Rechnung schon oder noch nicht gezahlt wurde und Sie verschicken bei Bedarf eine Mahnung.

Das Programm zum Rechnungen erstellen ist ab sofort sowohl in der Pro-Version als auch als Freeware in der Free-Version erhältlich.

Kostenloser Download der Software – erstellen Sie Ihre Rechnungen

Links zum Thema:

Muster einer Rechnung als Bild

Muster-zum-Rechnungen-schreiben

Was ist beim Rechnungen schreiben im Jahr 2016 zu beachten!

Im Jahr 2016 gab es keine Änderungen beim Erstellen von Rechnungen mit sich. Die 10 wichtigsten Fragen zu Umsatzsteuer und Rechnungen hat der Ratgeber von eRecht 24 nochmals zusammengestellt. Zu beachten ist lediglich, das für digitale Inhalte (elektronisch erbrachte Leistungen) die ins Ausland verkauft werden, eine neue Umsatzsteuerregelung bereits ab Januar 2015 gilt. Gründer finden wichtige Tipps zum schreiben von Rechnungen und notwendiger Angaben bei für-Gründer.de

Was tun, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird?

Sie haben eine Rechnung erstellt und stellen nun fest, dass noch keine Zahlung erfolgt ist. Dann bietet Ihnen die sogenannte Offene Posten Verwaltung eine komfortable Möglichkeit Zahlungserinnerungen oder eine Mahnung für Rechnungen zu erstellen.

Folgendes Video zeigt Ihnen den kompletten Ablauf – vom erstellen eines Angebotes, das schreiben der Rechnung, Zahlungen buchen und erstellen von Mahnungen.

Angebote und Rechnungen schreiben

Links:

Adressdaten – ohne Tipparbeit!

Das ist für jedes Unternehmen lästig – neue Adressen in die Datenbank eintippen.

SuccessControl CRM spart Ihnen diese Zeit ab sofort ein.

Komplette Adressdaten lassen sich direkt aus E-Mails extrahieren, die beispielsweise über ein Kontaktformular auf der Homepage oder im Online-Shop generiert wurden.

Viele Firmen erhalten automatisiert E-Mails, die ein neuer Kunde im Online-Shop oder auf der Homepage auslöst, indem er seine Daten selbst in ein Web-Formular einträgt. SuccessControl ist dazu in der Lage, diese E-Mails (oder einen beliebigen Textblock) auszulesen und die enthaltenen Kundeninformationen in einen neuen Datensatz zu übernehmen.

Die Routine TtA (Text to Adress) von SuccessControl CRM untersucht die E-Mail bzw. den Textblock auf zuvor festgelegte Erkennungsmerkmale und liest dann automatisch die enthaltenen Daten aus, und schreibt sie in die entsprechenden Adressfelder der Datenbank.

Beispiel: Ganz einfach Daten aus Shop importieren

TtA-Text-to-Adress

 

Mit TtA haben Sie eine universelle und vor allem einfache Schnittstelle Daten aus Shopsystemen wie beispielsweise Shopware, xt commerce, wpShopGermany oder Magento zu übernehmen. Der umständliche Export von Kunden aus dem Shopsystem und erneute Datenimport entfällt.
Ebenfalls arbeitet die Schnittstelle mit allen gängigen Web-Formularen zusammen. Das auslesen und übernehmen von Adressdaten aus Internet Kontaktformularen wie Contact Form, Fast Secure Contact Form, JetPack, Gravity Forms und weiteren ist damit leichter den je zuvor.

Folgendes Video zeigt die einfache Funktionsweise und die enorme Zeitersparnis beispielsweise beim Schreiben einer Rechnung oder versenden von Informationsmaterial:

Adressdaten_Schnittstelle