Outlook: E-Mail speichern – als Datei beim Absender mit Kontakthistorie

Immer mehr E-Mails finden täglich Eingang in den Postfächern von Outlook, dem wohl am meisten genutzten E-Mail Programm in Unternehmen.

Aber was tun mit wirklich wichtigen E-Mails? Eine häufig gehörte Frage ist immer wieder, wie speichere ich Mails von Outlook und wie können einzelne Mails als Dateien gesichert werden?

Im folgenden wollen wir kurz die besten Vorgehensweisen aufzeigen, wie Sie wichtige Outlook Mails speichern. Erstens mittels der vorhandenen Bordmittel von Outlook, zweitens die clevere Variante unter dem Einsatz von SuccessControl. Ein Tool mit dem Sie vorhandene Microsoft Office Ressourcen noch einfacher und besser nutzen.

A. Die Bordmittel von Outlook nutzen um einzelne Mails als Datei zu sichern

Outlook bietet ja von Zuhause aus, mehrere Optionen zum Speichern einer E-Mail-Nachricht. So kann beispielsweise eine Nachricht, in einem anderen Ordner in Outlook oder lokal auf der Festplatte gespeichert werden. Sinnvoll ist es E-Mails auf der Festplatte – also einem Datenträger zu speichern, da dann auch gleich das Problem von Mails zu archivieren gelöst ist.

Zum speichern von E-Mails verwendet Outlook das sogenannte msg Dateiformat. MSG steht hierbei für Outlook-Mail-Nachrichtendatei. Kurz gesagt, ist so eine Datei vergleichbar mit dem bekannten docx Format bei Word, und enthält alle Emailfelder wie Datum, Absender, Empfänger, Betreff und die Nachricht der Mail selbst.

Zum speichern einer Nachricht als Datei gehen Sie in Outlook wie folgt vor:

  1. Markieren Sie die E-Mail im Posteingang
  2. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter
  3. Wählen Sie einen Speicherort aus und klicken abschließend speichern

Nun ist die Mail auf dem Datenträger gespeichert und archiviert. Jedoch hat diese Methode einen entscheidenden Nachteil – das wieder finden gestaltet sich als schwierig.

B. Die bessere Methode: So speichern Sie eine Outlook Mail direkt beim Absender in der Kontakthistorie

Um gleichzeitig eine optimale Archivierung von Mails als auch das einfache auffinden zu gewährleisten, ist es am besten die Mail direkt beim Absender in der Adressverwaltung zu speichern.

Hierzu bietet die Software SuccessControl die Funktion E-Mail anfügen.
Die Anfüge Funktion zum speichern einer Outlook Mail

Zum speichern einer Mail als Datei mit Bezug zu dem Absender gehen Sie wie folgt vor:

  1. Markieren Sie die Mail im Outlook Posteingang
  2. Wählen Sie in SuccessControl den Absender aus
  3. Klicken in der Ablage-Kontakthistorie auf den Befehl E-Mail anfügen und klicken abschließend ok


Nun ist die Outlook Mail nicht nur auf dem Datenträger gespeichert und archiviert. Vielmehr hat diese jetzt einen Bezug zum Absender und ist überdies in der Kontakthistorie chronologisch aufgelistet. Folgerichtig wird das auffinden von gespeicherten Mails damit extrem erleichtert und einfacher.

Überdies sind die wichtigsten Angaben der gespeicherten E-Mail wie Datum, Uhrzeit und Betreff übersichtlich dargestellt. Nichtsdestoweniger ist die archivierte Mail mit einem Klick wieder im Original aufrufbar, selbst wenn diese in Outlook nicht mehr vorhanden ist.

So können Sie vorhandene Microsoft Office Ressourcen noch einfacher und schneller nutzen. Erfahren Sie wie Sie mit SuccessControl beispielsweise noch effektiver mit Outlook Mails versenden.

Tipp: Outlook Schnellbausteine nutzen

SuccessControl CRM erleichtert Ihnen durch die Verwendung von Textbausteinen bereits erheblich die Arbeit. Perfektioniert wird dies durch die Nutzung beziehungsweise Ergänzung um die sogenannten Outlook Schnellbausteine.

Was sind Outlook Schnellbausteine?

Outlook Schnellbausteine verwenden

Bild: Ein Outlook Schnellbaustein in der Praxis

Outlook Schnellbausteine eignen sich dazu, um beispielsweise immer wiederkehrende Passagen die sowohl aus Text als auch Bildern bestehen, ergänzend in E-Mails an beliebiger Stelle einzufügen.

Entsprechend gespeichert sind diese flinken Helfer im Outlook Schnellbaustein Katalog direkt abrufbar.

 

 

Wie werden Outlook Schnellbausteine erstellt und verwendet?

Einen Schnellbaustein erzeugen Sie, in dem Sie eine Text- Bildpassage in einer E-Mail markieren und dann diese Auswahl im Schnellbaustein Katalog speichern.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Erstens klicken Sie in Outlook auf „Neue Nachricht“
  2. Setzen Sie den Mauszeiger in das Nachrichtenfeld
  3. Erstellen Sie den gewünschten Text und Bild und markieren dies
  4. Klicken Sie in der Outlook Menüleiste auf Einfügen > Schnellbausteine
  5. Klicken Sie dann auf „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern“
  6. Vergeben noch einen Namen für den Schnellbaustein und bestätigen mit ok

Jetzt ist Ihr Outlook Schnellbaustein jederzeit einfach abzurufen. Mit diesen wieder verwendbaren Textblöcken für E-Mail-Nachrichten sparen Sie jede Menge Tipparbeit.

Folgendes Microsoft Outlook-Schulungsvideo veranschaulicht die Vorgehensweise zum anlegen und verwenden von Outlook Schnellbausteinen:

Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von videoplayercdn.osi.office.net zu laden.

Inhalt laden

Soll einer der Schnellbausteine wieder gelöscht werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste und wählen dann „Organisieren und löschen …“ aus.

 

Links zum Thema

Outlook Newsletter erstellen, mit Bildern, Grafiken und persönlicher Empfängeranrede

Wie Sie mit dem Newsletter Tool für Outlook einen E-Mail Newsletter mit personalisierter Anrede, integrierten Bildern für Ihr Serien E-Mail Marketing mit Outlook erstellen, wollen wir Ihnen in diesen Beitrag kurz aufzeigen.

Video: Newsletter mit Outlook erstellen und versenden

Newsletter_mit_Outlook_erstellen_Video

Genial einfache Erstellung von Newslettern in Outlook – mit Personalisierung!
HTML Newsletter mit Outlook verschicken jetzt noch einfacher:

Newsletter Outlook Vorlage MusterVorbei sind die Zeiten in denen Sie sich mit komplizierter Newsletter Software rumschlagen mussten, oder Outlook Newsletter im HTML-Format erstellen mussten. Mit dem richtigen Newsletter Tool erstellen Sie im Handumdrehen professionelle Newsletter direkt in Microsoft Outlook. Auch eine Serienmail mit Anlage ist somit kein Problem mehr.

Die Personalisierung – also das jeder Empfänger persönlich angesprochen wird, übernimmt dabei SuccessControl CRM als Newsletter Tool Add in für Sie. Auch wer wann und welchen Newsletter erhält, bzw. wer keinen erhalten möchte, steuern Sie über die einfache Adressenselektion direkt in der Kundenverwaltung. So wird das Newsletter mit Outlook erstellen extrem vereinfacht.

Newsletter blockweise versenden – auch mit Outlook kein Problem

Der integrierte Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch den Newsletter Versand Prozess. Sie können beispielsweise auch mit Outlook blockweise versenden, um damit Limitierungen einer bestimmten Anzahl durch Ihren Provider zu umgehen.

Newsletter blockweise mit Outlook versenden

 

Bestandteile eines Newsletters – wie mache ich ein Newsletter in Outlook ?

Newsletter Outlook erstellenIm Grunde genommen hat ein Newsletter die grundlegenden selben Bestandteile wie eine ganz normale E-Mail. Das sind Betreff, die Anrede, Inhalt (Ihre Werbe- bzw. Informationsbotschaft) und Verabschiedung sowie die Absenderangaben. Zusätzlich sollten Sie dem Empfänger einen Löschhinweis für den Bezug des Newsletters anbieten. Eine Standardfloskel hierzu ist beispielsweise „Zum Abbestellen des Newsletters klicken Sie abbestellen@IhreDomain.de …“.

 

Die Optik – Text, Bilder Grafiken und Anlagen
die Serienmail mit Anhang in Outlook

Newsletter personalisertIn der Gestaltung des Newsletters sind Ihrer Phantasie bzw. Kreativität keine Grenzen gesetzt. Ob Sie ein Firmenlogo oben oder unten bzw. Produktbilder einfügen oder eine Firmenbroschüre als Anlage mitgeben ist eher abhängig von Ihrem Marketingziel. Beachten Sie jedoch bei Anlagen, dass diese nicht riesengroß sein sollten. Eine 20 MB große PDF Datei kommt bei Ihrem Kunden – der vielleicht noch ein von der Größe beschränktes Postfach hat, garantiert nicht gut an. Also wenn Sie Anlagen mit senden, sollte diese angemessen sein. Alternativ verlinken Sie doch einfach auf größere Anlagen, die beispielsweise auf Ihrer Homepage liegen.

Personalisierung – jedem seine persönliche Anrede

Die persönliche Anrede macht Ihren Newsletter professionell. Genau diesen Part übernimmt für Sie das Newsletter Tool von SuccessControl. Überlegen Sie mal, wie umständlich es für Sie wäre, bei beispielsweise 1000 Newsletter-Empfängern die Anrede von Hand bei einer Serienmail mit Outlook einzusetzen. Stattdessen verwenden Sie nur einmal den sogenannten Platzhalter BRIEFANREDE, und die Software erzeugt automatisch eine individuelle E-Mail pro Empfänger.

Newsletter mit Outlook personalisieren

Wann ist Ihr Newsletter Empfänger Aufnahmefähig?

Newsletter die kurz vor Feierabend in das Postfach Ihres Kunden trudeln, finden in der Regel nicht eine so hohe Beachtung, wie beispielsweise welche die zu Arbeitsbeginn im E-Mail Postfach landen.

Auch hier unterstützt Sie die Newsletter Software von SuccessControl. Sie bestimmen Uhrzeit und Datum wann der Versand erfolgen soll. Outlook sendet Ihre Serien E-Mail erst dann beim Erreichen dieses Zeitpunkts.

Protokoll in der Kontakthistorie – Serien E-Mail Outlook Protokoll

Beim Outlook Newsletter erstellen legen Sie ebenfalls fest, ob ein Protokoll in die Kundenhistorie geschrieben wird. Somit sind Sie immer informiert, wer und wann welchen Newsletter zugesendet bekommen hat.

Newsletter verschicken mit Outlook – welche Formate können erstellt werden?

Die Bandbreite erstreckt sich von Serien E-Mail im Text im RTF Format, Outlook-Newsletter Format (Outlook-Vorlagen bzw. auch Newsletter Template genannt), bis hin zum erstellen von HTML E-Mail Format.

Das Text RTF-Format eignet sich um schnell und einfach Newsletter, die nur Text beinhalten zu erstellen. Das Outlook Vorlage Format ist die optimale Wahl um Newsletter mit integrierten Texten und Bildern zu erstellen und per Serien E-Mail zu versenden. Das HTML E-Mail Format wird meistens benutzt um Massensendungen von E-Mails zu versenden, und kann auch direkt geladen werden. Ebenso so schnell ist eine Serienmail mit PDF Anhang aus Outlook heraus erstellt.

Zum Newsletter Serienmail mit Outlook versenden ist SuccessControl CRM eine der besten sowie am einfachsten zu handhabende Software am Markt!

Viel Erfolg beim Serien E-Mail Marketing und Outlook Newsletter erstellen wünscht Ihnen Ihr SuccessControl CRM Team. Nachfolgend noch ein paar Bilder als Beispiele und Anregung wie Sie Newsletter mit dem Tool in Outlook erstellen.

Outlook Newsletter Template Vorlage Muster

Freie Gestaltung beim Newsletter verschicken mit MS-Outlook – auch Charts sind einfach zu intergrieren!

Serien E-Mail Outlook

 

Serienmail mit Outlook – so einfach kann es sein.

Der folgende Videobeitrag zeigt Ihnen wie Sie eine Serienmail mit Outlook 2007, 2010, 2013, 2016 und Outlook 2019 auch mit Anhang und gesteuerter Sendezeit erstellen:
Videoanleitung „Serienmail mit Outlook“

Links zum Thema – externe Links:

Newsletter mit Outlook versenden – personalisiert und Zielgruppen abgestimmt

Mit Outlook einen Newsletter verschickenNewsletter mit Outlook erstellen sowie der Versand von personalisierten Newslettern mit Outlook ist heute mit dem richtigen Tool kein Problem mehr. Schnell ohne Zeitaufwand erstellen Sie professionelle Newsletter mit Outlook die zudem individuell personalisiert sind.

Bild:
So sieht ein Outlook Newsletter personalisiert nach dem verschicken aus.

Anleitung und Demo: Serienmail mit Outlook versenden
Newsletter_mit_Outlook_erstellen_Video

In 3 einfachen Schritten Rundschreiben per E-Mail – einen Newsletter mit Outlook versenden

Wir zeigen Ihnen hier, wie Sie in 3 einfachen Schritten einen professionellen Newsletter mit individuellen Anreden der Empfänger mit Outlook erstellen und versenden.

1. Empfänger aus der Adressverwaltung selektieren

Erstens erstellen Sie eine Adressenselektion in der Adressverwaltung – alternativ können Sie auch einen vorgefertigten Verteiler wie z. Bsp. „Newsletter Empfänger“ oder einfach eine Kategorie wie z. Bsp. „Kunden“ verwenden.

2. Betreff und Text des Newsletters eingeben

Geben Sie dann einfach den Betreff und Inhalt ein.

Newsletter blockweise mit Outlook versendenZusätzlich können Sie bestimmen wann der Versand – also zu welchem Datum und ggf. Uhrzeit -erfolgen soll. Bei Bedarf haben Sie ebenso die Möglichkeit noch zusätzlich eine Anlage anzufügen.

3. Mit Outlook personalisiert senden: „Sehr geehrter Herr Mittermaier,“

Betätigen Sie die Schaltfläche „Mit Outlook senden“. SuccessControl CRM personalisiert jetzt bei der Übergabe an Outlook jede einzelne E-Mail. Das bedeutet, jeder Empfänger wird individuell mit seinem Namen und der korrekten Anrede angesprochen. Mit dieser persönlichen Ansprache Ihrer Empfänger, steigern Sie die Aufmerksamkeit sowie Ihre Klick- und Responseraten.

Newsletter_mit_Outlook

Ansicht Muster eines erstellten Newsletter mit individueller Anrede

Weitere Infos und Tipps zum versenden von personalisierten Newslettern
sowie HTML Newsletter mit Outlook finden Sie im Online-Handbuch in der Rubrik Newsletter.
Eine Vorlage im HTML Format finden Sie im Installationsverzeichnis von SuccessControl unter Vorlagen. Diese kann einfach mit Word oder einem HTML-Editor wie beispielsweise Expression Web oder Dreamweaver angepasst werden. Noch einfacher ist die Nutzung der OL-Vorlagen – sehen Sie dazu den aktuellen Beitrag.

Tipp:
Für den Massenversand – also wenn Sie mehrere Tausend Newsletter mit Outlook versenden empfiehlt sich der Outlook Beschleuniger ClickYes Pro an.

Wie Sie einen HTML Newsletter mit Outlook verschicken zeigt Ihnen der folgende Beitrag: Outlook Serien E-Mail Add In für Newsletter