Angebotsnummer – Aufbau, Zweck und Verwendung

Es besteht zwar keine Angebotsnummer Pflicht, aber Angebotsnummern vereinfachen in einer Geschäftsbeziehung zwischen Anbieter und Kunde die eindeutige und schnelle Zuordnung von Offerten.

Sinn und Zweck einer Angebotsnummer:

Beauftragt beispielsweise ein Kunde ein erhaltenes Angebot, ist es anhand der Angebotsnummer ein leichtes einen eindeutigen Bezug zu erstellen. Hierdurch genügt es beispielsweise, dass der Kunde seinen Auftrag kurz und bündig definieren kann.

Beispiel:
„Hiermit beauftrage ich Sie anhand Ihres Angebotes Nummer 210488 vom 20.10.2021 mit der Ausführung der Leistungen.“

angebotsnummer-beispiel

Angebotsnummer Beispiel

Wie lang sollen Angebots-Nummern sein?

Als erstes müssen Sie sich die Frage stellen, wie viel Angebote Sie im Jahr ungefähr schreiben. Kalkulieren Sie beispielsweise mit 600 Angeboten im Jahr (entspricht 50 im Monat), sollten Ihre Angebotsnummern also schon einmal 3-stellig sein.

Addieren Sie hier noch eine Stelle hinzu – quasi als Sicherheitsreserve wenn Sie doch wesentlich mehr Angebote schreiben.

Schlussendlich stellen Sie noch das entsprechende Jahr zweistellig davor. Hierdurch wird nicht nur die Zuordnung zu einem Kalenderjahr erleichtert, ebenfalls sind Ihre Angebotsnummern selbst über die Jahre gesehen eindeutig fortlaufend.

Erstellen einer Angebotsnummer

Das Erstellen der nächsten Nummer für Angebote erfolgt im Angebots-Programm automatisch und eindeutig fortlaufend. Die Vorgabe der jeweiligen Startnummer erstellen Sie im Setup unter Nummernkreise. Dabei muss die Nummer nicht zwingend bei eins beginnen, sondern kann frei auch beispielsweise bei 210250 beginnen.

Im Übrigen ist es im Geschäftsverkehr nicht üblich eine Abkürzung wie „Ang.“ zu verwenden. Sinnvoll ist es aber, wenn die Angebotsnummer sich in der darauf folgenden Rechnung widerspiegelt. Dies können Sie mit einem kurzem Satz beim erstellen der Rechnung im Rechnungsprogramm referenzieren.

Beispiel: Referenz zu der Angebotsnummer im Rechnungsbeleg

Fazit

Wenn Sie sich als an diese Empfehlungen halten, erleichtert dies erstens die Zusammenarbeit mit Ihren Kunden und spart zweitens noch wertvolle Zeit für unnötige Rückfragen.

Links zum Thema:

Tipp: Outlook – E-Mails mit Notizen versehen

Outlook Notiz zu einer E-Mail erstellen

Eine im Büroalltag nützliche Funktion ist das versehen von empfangenen E-Mails mit Notizen.

Um eine E-Mail mit Notizen zu versehen, halten Sie die STRG Taste gedrückt und drücken die Taste T (Tastenkombination STRG + T). Damit die Tastenkombination wirkt, darf die E-Mail nicht in einem Fenster geöffnet sein. Jetzt können Sie ganz einfach einen Betreff sowie die Notiz zur E-Mail eingeben.

Notiz-zu-Outlook-E-Mail

Outlook Notiz zu Mail hinzufügen: Mit der Tastenkombination STRG + T erstellen Sie eine Notiz zu einer E-Mail in Outlook

Abschließend klicken Sie auf Posting – die E-Mail inklusive Notiz wird im Outlook Posteingang angezeigt.

Notiz-zu-Mail-im-Posteingang

Schnellmemos in Outlook erstellen – auch Postings genannt

Auch interessant ist die Outlook Posting Funktion, um beispielsweise schnell mal einen Gedanken oder sonstige Memos festzuhalten.

Halten Sie dazu die STRG Taste gedrückt, zusätzlich die SHIFT (Umschalt) Taste gedrückt halten und drücken die Taste S (Tastenkombination STRG + SHIFT + S).

Outlook-Posting-erstellen

Outlook Notiz posten: Mit der Tastenkombination STRG + SHIFT + S erstellen Sie ein Posting in Outlook

Im folgenden Outlook Posting Fenster gewünschten Betreff und Notiz eingeben – fertig! Das Posting wird nun im Outlook Posteingang angezeigt.

Outlook-Posting-im-Posteingang

 

Weiterführende Links: So nutzen Sie Schnellbausteine in Outlook

Was ist eine gute Kundennummer?

Wenn Sie Angebote und Rechnungen schreiben dient die Kundennummer – in der Buchhaltung auch Debitorennummer genannt – einer schnellen Zuordnung eines Kunden zum jeweiligen Vorgang.

Sinn und Zweck einer Kundennummer:

Überweist beispielsweise ein Kunde eine erhaltene Rechnung, ist anhand der Rechnungsnummer und der Kundennummer eine eindeutige Zuordnung gegeben.

Wie lang sollen Kunden-Nummern sein?

Eine gute Kundennummer ist fünfstellig und liegt im Zahlenbereich von 10.000 bis 69.999.

Der Grund: DATEV Buchhaltungssysteme geben genau diesen Bereich in der Regel für sogenannte Personenkonten – also Debitorennummern vor.

Wenn Sie sich als an diese Empfehlung halten, erleichtert dies erstens die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater und spart zweitens noch wertvolle Zeit.

Gute Kundennummern

Bereich Buchhaltungskonformer Debitoren Nummern.

Im Programm wird durch die Taste Kundennummer erstellen automatisch die nächste KD-Nummer vergeben. Die Vorgabe der Startnummer erstellen Sie im Setup unter Nummernkreise.

Gut zu wissen – was ist Debitor und Kreditor:

  • Debitor – ist ein Schuldner, der Waren von einem Lieferanten auf Rechnung bezogen hat.
  • Kreditor – ist ein Lieferant, der Waren an einen Empfänger auf Rechnung liefert.
Weiterführender Beitrag:

Mahnung schreiben: Schnell und einfach erledigt

Wer viele Rechnungen schreibt, kommt auch nicht umhin Mahnungen zu schreiben.

Anleitungsvideo Mahnungen schreibenEs gibt sicherlich viele Gründe für den Zahlungsverzug Ihrer Kunden. Allerdings hat der Kunde in den meisten Fällen schlicht die Rechnung vergessen. Wenn Sie also rechtzeitig eine Mahnung schreiben, stellen Sie sicher das der Kunde die ausstehende Zahlung nicht aus dem Blick verliert.

Mahnungen in drei Stufen schreiben: Zahlungserinnerung direkt nach Zahlungsziel erstellen

Bewährt hat sich Mahnungen in drei Stufen zu erstellen. Am besten definieren Sie die erste Mahnung als Zahlungserinnerung. Mit dieser Zahlungserinnerung wird der Kunde freundlich auf die ausstehende Zahlung hingewiesen. Neben der Fristsetzung bis wann Sie die Zahlung erwarten, vergessen Sie auch nicht eine Kopie der offenen Rechnung beizufügen. Dadurch vermeiden Sie weitere Verzögerungen, da ansonsten allzu gern die Rechnung vom Kunden nochmals angefordert wird.

Beispiel Formulierung der Zahlungserinnerung:
"Sie haben leider die Begleichung unserer Rechnung übersehen. 
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir bei unserer Arbeit auf 
zeitgerechte Zahlung angewiesen sind. Bitte überweisen Sie den offenen
Betrag innerhalb von 10-Tagen auf unser Konto 123 bei der 
Sparkasse Irgendwo.
Sollten Sie den Betrag inzwischen überwiesen haben, so benachrichtigen 
Sie uns bitte und betrachten dieses Schreiben als gegenstandslos."

Bild 1: Zahlungserinnerung Musterschreiben

Tipp: Mit dem Rechnungsprogramm von SuccessControl erstellen Sie mit einem Klick Mahnungen mit korrekter Formulierung

Nach 10-Tagen die zweite Mahnung schreiben

Die zweite Mahnung schreiben Sie am besten direkt nach verstreichen der Frist, welche in der Zahlungserinnerung angegeben wurde. Wiederum nicht vergessen, erneut eine Frist zu setzen und eine Kopie der offenen Rechnung beizufügen.

Beispiel Formulierung der Mahnung:
"wir kommen auf unser letztes Schreiben zurück, welches nun 
10-Tage zurückliegt. Leider können wir bis dato keinen Zahlungseingang 
feststellen. Gibt es dafür Gründe? 
Dann wären wir für eine kurze schriftliche Nachricht dankbar. 
Bitte überweisen Sie den offenen Betrag innerhalb von 7-Tagen auf 
unser Konto 123 bei der Sparkasse Irgendwo. 
Sollten Sie den Betrag inzwischen überwiesen haben, so benachrichtigen 
Sie uns bitte und betrachten dieses Schreiben als gegenstandslos."

Tipp: Wenn Sie die zweite Mahnung erstellen, vergessen Sie auch hier nicht die Benachrichtigungsaufforderung falls der Kunde zwischenzeitlich gezahlt hat.

Mahnung schreiben Vorlage - zweite Mahnstufe

Bild 2: Mahnung schreiben Textvorlage

7-Tage später die dritte Mahnung erstellen

Die dritte und letzte Mahnung schreiben Sie dem Kunden nach weiteren 7-Tagen. Machen Sie dem Kunden eindeutig klar, dass Sie es ernst meinen.

Beispiel Formulierung der letzten Mahnung:
Leider haben Sie sowohl unsere 1. Zahlungserinnerung wie auch unsere 
2. Mahnung einfach unbeachtet gelassen. Auf den Zahlungseingang sind 
wir aber angewiesen und setzen hiermit eine letzte Frist von 7-Tagen 
ab dem Datum dieses Schreibens. Sollten wir keinen Zahlungseingang 
feststellen, werden wir auf Ihre Kosten das Inkasso-Verfahren einleiten.

Auch beim letzten Mahnschreiben erwähnen Sie die Benachrichtigungsaufforderung, falls der Kunde zwischenzeitlich gezahlt haben sollte. Sollte nach der Frist die Zahlung immer noch nicht eingegangen sein, lassen Sie Ihren Worten taten folgen. Rufen Sie Ihren Kunden an um ein klärendes Gespräch zu führen. Fruchtet dies nicht, übergeben Sie die Angelegenheit an Ihren Rechtsanwalt beziehungsweise Inkasso Büro.

 

Praxistipp: Wirkungsvolle Alternative zum Mahnung schreiben

Im Geschäftsalltag hat sich am besten bewährt, das Sie Ihren Kunden einfach anrufen bevor Sie die zweite Mahnung erstellen. Ein persönliches, offenes und klärendes Gespräch wirkt meistens Wunder.

Outlook: E-Mail speichern – als Datei beim Absender mit Kontakthistorie

Immer mehr E-Mails finden täglich Eingang in den Postfächern von Outlook, dem wohl am meisten genutzten E-Mail Programm in Unternehmen.

Aber was tun mit wirklich wichtigen E-Mails? Eine häufig gehörte Frage ist immer wieder, wie speichere ich Mails von Outlook und wie können einzelne Mails als Dateien gesichert werden?

Im folgenden wollen wir kurz die besten Vorgehensweisen aufzeigen, wie Sie wichtige Outlook Mails speichern. Erstens mittels der vorhandenen Bordmittel von Outlook, zweitens die clevere Variante unter dem Einsatz von SuccessControl. Ein Tool mit dem Sie vorhandene Microsoft Office Ressourcen noch einfacher und besser nutzen.

A. Die Bordmittel von Outlook nutzen um einzelne Mails als Datei zu sichern

Outlook bietet ja von Zuhause aus, mehrere Optionen zum Speichern einer E-Mail-Nachricht. So kann beispielsweise eine Nachricht, in einem anderen Ordner in Outlook oder lokal auf der Festplatte gespeichert werden. Sinnvoll ist es E-Mails auf der Festplatte – also einem Datenträger zu speichern, da dann auch gleich das Problem von Mails zu archivieren gelöst ist.

Zum speichern von E-Mails verwendet Outlook das sogenannte msg Dateiformat. MSG steht hierbei für Outlook-Mail-Nachrichtendatei. Kurz gesagt, ist so eine Datei vergleichbar mit dem bekannten docx Format bei Word, und enthält alle Emailfelder wie Datum, Absender, Empfänger, Betreff und die Nachricht der Mail selbst.

Zum speichern einer Nachricht als Datei gehen Sie in Outlook wie folgt vor:

  1. Markieren Sie die E-Mail im Posteingang
  2. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter
  3. Wählen Sie einen Speicherort aus und klicken abschließend speichern

Nun ist die Mail auf dem Datenträger gespeichert und archiviert. Jedoch hat diese Methode einen entscheidenden Nachteil – das wieder finden gestaltet sich als schwierig.

B. Die bessere Methode: So speichern Sie eine Outlook Mail direkt beim Absender in der Kontakthistorie

Um gleichzeitig eine optimale Archivierung von Mails als auch das einfache auffinden zu gewährleisten, ist es am besten die Mail direkt beim Absender in der Adressverwaltung zu speichern.

Hierzu bietet die Software SuccessControl die Funktion E-Mail anfügen.
Die Anfüge Funktion zum speichern einer Outlook Mail

Zum speichern einer Mail als Datei mit Bezug zu dem Absender gehen Sie wie folgt vor:

  1. Markieren Sie die Mail im Outlook Posteingang
  2. Wählen Sie in SuccessControl den Absender aus
  3. Klicken in der Ablage-Kontakthistorie auf den Befehl E-Mail anfügen und klicken abschließend ok


Nun ist die Outlook Mail nicht nur auf dem Datenträger gespeichert und archiviert. Vielmehr hat diese jetzt einen Bezug zum Absender und ist überdies in der Kontakthistorie chronologisch aufgelistet. Folgerichtig wird das auffinden von gespeicherten Mails damit extrem erleichtert und einfacher.

Überdies sind die wichtigsten Angaben der gespeicherten E-Mail wie Datum, Uhrzeit und Betreff übersichtlich dargestellt. Nichtsdestoweniger ist die archivierte Mail mit einem Klick wieder im Original aufrufbar, selbst wenn diese in Outlook nicht mehr vorhanden ist.

So können Sie vorhandene Microsoft Office Ressourcen noch einfacher und schneller nutzen. Erfahren Sie wie Sie mit SuccessControl beispielsweise noch effektiver mit Outlook Mails versenden.

Aufbau und Pflege einer Kundendatenbank

Sinn und Zweck einer Kundendatenbank im Unternehmen

Mit einer Kundendatenbank werden Kundenadressen und Kontakte strukturiert erfasst und übersichtlich verwaltet. Anders gesprochen, Sie behalten immer den Überblick über Ihre Kunden und Interessenten.

Hier liegen auch die Vorteile einer zentralen Kunden Datenbank. Erstens sparen Sie Zeit und steigern damit die Produktivität Ihres Unternehmens. Zweitens gewinnen Sie einen Wettbewerbsvorteil, da Sie einmal erfasste Daten immer wieder für die Interaktion mit dem Kunden gebrauchen können.

Kundendatenbank die Funktionen

Die Funktionen einer Kundendatenbank. Auch die Office Funktionen werden genutzt.

Welche Arten von Kundendaten-Systemen gibt es?

Daten zu Kunden können in verschiedenster Form und Detailgenauigkeit erfasst werden. Im einfachsten Fall sind die Daten in den Köpfen der Mitarbeiter oder verschiedenen Ordnern verteilt. Ebenfalls gibt es die meisten Kundendatenbanken heute immer noch in der Form einer Excel Liste. Obgleich Excel gar keine Datenbank ist.

Datenblattansicht von Kundenstammdaten

Vorteil gegenüber Excel: eine relationale Datenbank kann beliebig viele Zusatzinformationen aufnehmen

Ein echtes Datenbanksystem hat aber gegenüber Excel einen entscheidenden Vorteil. Durch den relationalen Aufbau können beliebig viele wertvolle Informationen zu den eigentlichen Kundendaten zentral erfasst werden.

Dies sind zum Beispiel Informationen aus Telefonaten, E-Mails, Absprachen und Aufgaben.

Gut zu wissen – Infoblock: Zu den noch am meist verwendeten Datenbanken gehören die Microsoft Systeme.

So funktioniert eine Kundendatenbank – Kategorisierung von Kontakten

Damit ein Kundendatenbanksystem ihre Prozesse am besten unterstützt, muss es auch einfach zu bedienen sein. Schließlich sollen ja auch selbst ungeübte Anwender ohne Handbuch im Unternehmensalltag sofort wichtige Kundeninformationen einpflegen.

Neben den Standarddaten die Unternehmen von Kunden erheben – dazu gehören beispielsweise der aktuelle Wohnort und die Kontaktdaten (Telefon, E-Mail-Adresse etc.) bietet das Datenbanksystem weitere Attribute an.

Durch diese Merkmale ist es möglich, Kunden zu kategorisieren. Und somit für spätere Selektionen zu qualifizieren. Solche Attribute sind beispielsweise tatsächliche Bestandskunden. Aber auch Interessenten oder potentielle Käufer. Ebenso ist auch eine Zuordnung und Gruppierung nach Branchen kein Problem. Ja – auch nach Produkten, Messekontakt oder Interessensgebieten geht.

Einfache Dateneingabe mittels Eingabemaske

Einfache Handhabung – das A und O einer Kundendatenbank-Software

 

Lückenlose Dokumentation der Kundenhistorie – alles Wichtige direkt beim Kunden

Neben diesen Grunddaten speichert die Datenbank auch Notizen, Dokumente und E-Mails als MSG-Datei. Sowie Wiedervorlagen. Hierdurch ist die gesamte Kommunikation nachvollziehbar. Und folglich auch alles Wichtige direkt beim Kunden in der Kontakthistorie schnell und leicht zu finden. Besser gesagt, Sie wissen genau wer, was und wann erhalten hat.

Marketing-Aktionen – die Kundenstammdaten effektiv weiterverarbeiten

Mit Hilfe der eingebauten Auswertungsfunktionen filtern Sie so im Handumdrehen alle Kunden heraus. Die den gewünschten Kriterien entsprechen. Neben der Ausgabe als Excel-Tabelle steht Ihnen diese Adressauswahl auch für Marketingzwecke direkt in der CRM-Kundendatenbank zur Verfügung. Somit sind schnell und einfach personalisierte Serienbriefe, Rundschreiben oder Email-Newsletter versendet. Die Kundengewinnung und Kundenpflege ist damit um ein vielfaches erleichtert.

Vorteile einer CRM-Kundendatenbank-Lösung

Erste Schritte zum anlegen, Aufbau und Pflege der vorhandenen Daten

Das anlegen einer Kundendatenbank geht auch zügig von der Hand. Da sich bestehende Kundenlisten und Kontakte beispielsweise aus Excel, Outlook als auch csv-Dateien einfach importieren lassen. Am besten konzentrieren Sie sich am Anfang nur auf die wirklich relevanten Daten.

Da ein besonderer Fokus auf den Industriestandard MS-Office liegt, sind alle Funktionen ganz einfach in der gewohnten Umgebung von Microsoft Office auszuführen. Dies sorgt auch für eine unkomplizierte Bedienung der Software. Überdies erfolgt die weitere Pflege und Aktualisierung der Kundendaten dann bei der aktiven Nutzung praktisch wie von selbst.

Sofort startklar – jetzt loslegen

Noch als Tipp: Starten und überzeugen auch Sie sich jetzt – hier gelangen Sie direkt zum Programm Download.

 

Weiterführende Links zum Thema:
Noch als Tipp:

Zur Gewinnung neuer Kunden bieten auch beispielsweise die Industrie- und Handelskammern Firmendaten an. Sie erhalten diese Daten von der IHK als Excel-Datei per E-Mail. Die Sie dann direkt in das Programm einspielen können. Diese Unternehmensdaten können dann zur Förderung von Geschäftsabschlüssen und anderen dem Wirtschaftsverkehr dienenden Zwecken benutzt werden.
Hier noch als Link: Firmendatenbank des Baden-Württembergischen Industrie- und Handelskammertages

Angebot Programm – clever & einfach mit Vorlagen

Programm zum Angebot erstellen – clever & einfach mit Muster Vorlagen

Ein Angebot schreiben Sie in der Regel um neue Kunden zu gewinnen. Abgesehen davon haben Sie im Programm beim erstellen von Angeboten die Möglichkeit per Klick direkt die Kunden und Artikeldaten zu übernehmen.

Dadurch reduziert die Angebot Software nicht nur eventuelle Rechtschreibfehler, sondern spart auch Aufwand und Zeit. Optional können auch Bilder in das Angebot zur besseren Veranschaulichung übernommen werden. Als Ergebnis erhalten Sie ein professionelles Angebot ohne großen Aufwand.

Professionelle Angebote einfach gemacht

In einem Angebot müssen neben dem Datum folgende Pflichtangaben stehen:

Angebot Muster

Musteransicht Angebot

  • Angebot Nummer
  • Absender – Firma
  • Empfänger des Angebotes
  • Positionen mit Menge, Mengeneinheit und Bezeichnung der Waren / Leistungen
  • Preise der Positionen
  • Gesamtpreis
  • Zahlungs- und Lieferbedingungen
  • Wie lange das Angebot seine Gültigkeit bewahrt – die sogenannte Freizeichnungsklausel

 

Vorteile einer Angebot Software

Beim Angebot erstellen haben Sie im Programm die Möglichkeit weitere Angaben hinzuzufügen. Zu diesen optionalen Angaben gehören beispielsweise Zwischensummern. Dadurch werden Angebote übersichtlicher. Darüber hinaus können Sie im Angebot vermerken ob die Lieferung beispielsweise kostenlos ist. Oder tragen Sie besondere Hinweise zu Liefer- beziehungsweise Ausführungszeiten ein. Des weiteren gibt eine elektronisch eingefügte Unterschrift Ihrem Angebot den perfekten Schliff.

Produktbilder im Angebot - ein Bild sagt mehr als tausend Worte

Produktbilder: Die Angebot Software machts möglich

Tipp – Produktbilder in Angeboten verwenden

Wenn vorhanden fügen Sie Produktbilder in Ihre Angebote ein.

Dies erzeugt nicht nur eine übersichtliche Struktur, sondern Ihr Kunde kann auch das Angebot direkt visuell erfassen.

In der Angebotssoftware bestimmen Sie ganz einfach die Größe der Produktbilder. Sie haben dabei bei der Anlage von Artikeln die Wahl zwischen klein, mittel und groß.

 

Intelligente Software – flexibel durch die Folgebeleg Funktion

Besonders einfach schreiben Sie Angebote wenn Sie bereits ein ähnliches Angebot an einen anderen Ihrer Kunden erstellt haben. Mit der Folgebeleg Funktion im Programm erstellen Sie dann mit einem Klick aus dem Angebot des Kunden A ein Angebot für den Kunden B.

Ein weiterer Klick genügt um aus dem Angebot abschließend eine Rechnung zu erstellen. Die die Folgebelege sind jeweils referenziert um Ihnen und Ihrem Kunden den optimalen Überblick zu geben. Im Beispiel der Rechnung enthält diese dann automatisch den Vermerk „Rechnung zu Angebot Nr.: 21123 vom 28.06.2021“.

Alle Angebote im Überblick

Der Nutzen eines Angebotprogramms geht aber weit über die Angebot-Funktion hinaus. Das Programm sorgt nicht nur für einen fortlaufenden Nummernkreis, sondern beim erstellen eines Angebots werden Sie auch automatisch über den Lagerbestand informiert. Da ein Angebot ein Aufbewahrungspflichtiges Dokument ist, wird dieses auch automatisch in der Kundenhistorie gespeichert.

Darüber hinaus unterstützt Sie das Programm auch einfach und effektiv bei der Angebotsverfolgung . Durch die ToDo Wiedervorlage gerät kein Angebotstermin in Vergessenheit.

Sammelrechungen  aus Angeboten im Programm erstellen

Auch mehrere Angebote können einfach mit einer Sammelrechnung abgerechnet werden. Im Rechnungsprogramm von SuccessControl steht Ihnen hierfür die Funktion „Mehrfachauswahl“ zur Verfügung. Markieren Sie einfach die Angebote, die Sie in die Sammelrechnung übernehmen möchten. Das Angebotsdatum und die jeweiligen Angebotsnummern werden automatisch in chronologischer Reihenfolge in die Sammelrechnung eingefügt. Fertig!

 

Sind Produktbilder auf Angeboten sinnvoll?

Die Antwort ist simpel: auf jeden Fall !

Anders formuliert: Bilder in Angeboten helfen Ihrem Kunden es visuell besser und vor allem schneller zu erfassen.

Erstens wird der Entscheidungsprozess dadurch positiv beeinflusst. Zweitens werden Rückfragen auf ein Minimum reduziert.

Besser ausgedrückt: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.

Angebot Muster

Musteransicht Angebot

 

Formulierungen beim Angebote schreiben

Als Einleitungstext verwenden Sie die persönliche Anrede und einen kurzen Einleitungssatz. Hier zwei Beispiele wie das Programm beim Angebot erstellen dies einfügt:

„Sehr geehrter Herr Müller, vielen Dank für Ihr Interesse an 
unseren Produkten. Wir bieten Ihnen hiermit wie folgt an:“
„Sehr geehrte Frau Schmidt, vielen Dank für Ihre Anfrage. 
Anbei erhalten Sie per Paketdienst wie folgt:“

Beispiele Abschlussformulierungen und Zahlungsbedingungen bei Angeboten:

Zahlbar ohne Abzug innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung - Angebot 
freibleibend. Haben Sie noch Fragen? – zögern Sie bitte nicht anzurufen 
- wir sind jederzeit gerne für Sie da. Ihre Bestellung nimmt Herr 
Hans Mustermann direkt unter Telefon 0711-123456 entgegen.
Fällig ohne Abzug nach Rechnungsstellung - Angebot freibleibend.
Haben Sie noch Fragen? - zögern Sie bitte nicht anzurufen - 
wir sind gerne für Sie da.
Mit freundlichen Grüßen
Tipp

Verschicken Sie das erstelle Angebot direkt per E-Mail. Die Angebot Software fügt dies direkt als Mail-Anhang in Outlook hinzu.

Kostenlose Beispiele, Muster und Vorlagen

Eine flexible Angebotssoftware bietet viele Vorteile. Das Angebot Programm ist kostenlos zur Erstellung von Angeboten verwendbar – zum direkten Download geht es hier.

Für alle die nur mal ganz gelegentlich einen Angebot schreiben gibt es einen kostenlosen Angebot Vorlagen Download im beliebten Word Format.  Dieses Angebot ist blanko direkt zum ausfüllen und ausdrucken.

Links

Was ist eine gute Rechnungsnummer?

Die beste Rechnungsnummer für Ihr Unternehmen individuell zu bestimmen ist ganz einfach.

Als erstes müssen Sie sich die Frage stellen, wie viel Rechnungen Sie im Jahr ungefähr schreiben. Kalkulieren Sie beispielsweise mit 80 Rechnungen im Monat, ergibt dies auf das Jahr gesehen rund (80 Rechnungen x 12 Monate) 960 Rechnungen in Summe. Folglich sollten Ihre Rechnungsnummern also schon einmal 3-stellig sein.

Zweitens sollten Sie auf jeden Fall eine Sicherheitsreserve einplanen. Ihr Rechnungsnummernkreis soll ja auch Sinn machen, wenn Sie mehr als die kalkulierte Anzahl von Rechnungen schreiben. Folgerichtig addieren Sie eine Stelle hinzu. Hier in unserem Beispiel ist die Rechnungsnummer dann bereits 4-stellig.

Schlussendlich stellen Sie für den perfekten Nummernkreis noch das entsprechende Jahr zweistellig davor. Hierdurch wird nicht nur die Zuordnung zu einem Kalenderjahr erleichtert, ebenfalls sind Ihre Rechnungsnummern selbst über die Jahre gesehen eindeutig fortlaufend.

Schema – so setzt sich eine gute Rechnungsnummer zusammen

Schema einer guten Rechnungsnummer

Schema für gute Nummernkreise. Ideal für bis zu 9999 Rechnungen im Jahr.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Empfehlung: Nummernkreise sollten so kurz wie möglich und so lang wie notwendig sein. Verkomplizieren Sie Ihre Nummern nicht – je einfacher desto besser.

Übrigens, mit welcher Rechnungsnummer Sie anfangen möchten können Sie selbst frei bestimmen. Im obigen Beispiel kann dies dann bspw. die Nummer 210000 oder auch 210500 sein. Im neuen Jahr setzen Sie dann den Rechnungsnummernkreis beispielsweise auf 220000 oder 220500.

Nach dem gleichen Schema können Sie selbstverständlich auch Angebotsnummern und alle weiteren Nummernkreise vorgeben.

Die Rechnungsnummer fortlaufend und korrekt erstellen

Ein gutes Rechnungsprogramm kümmert sich dann um die fortlaufende Nummerierung der Rechnungen und Auftragsbelege. Somit ist gewährleistet, das keine Rechnungsnummer doppelt vorkommt. Weitere Infos dazu erhalten Sie im folgenden Artikel.

Tipp: Falls Sie die Bezeichnung „Rechnungsnummer“ abkürzen möchten, verwenden Sie eindeutige Kürzel wie beispielsweise die Abkürzung  „R.-Nr.:“ oder „Rechnung Nr.:“. Auch andere Bezeichnungen abzukürzen erfolgt nach dem gleichen Schema. Soll bspw. die Bezeichnung „Kundennummer“ abgekürzt werden – verwenden Sie „Kd-Nr.:“ oder „Kunden-Nr.:“ als Kurzform. Schreiben Sie Rechnungen ins Ausland können Sie als übliche englische Bezeichnung „invoice number“ verwenden.

Links zum Thema

Webinare zum CRM-System

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über die wichtigsten Grundlagen und Möglichkeiten rund um das CRM-System
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Webinare zum CRM-System

Programm zum Lieferscheine erstellen – clever & einfach mit Vorlagen

Programm zum Lieferschein erstellen – clever & einfach mit Muster Vorlagen

Einen Lieferschein schreiben Sie in der Regel um dem Kunden Ware und Produktmuster zu übergeben. Abgesehen davon haben Sie im Programm beim erstellen von Lieferscheinen die Option diesen mit oder ohne Preisangaben zu drucken. Standardmäßig wird die Lieferschein Vorlage ohne Preisangaben erstellt.

 

Lieferschein Muster

Bild: Muster eines Lieferscheines

In einem Lieferschein müssen neben dem Datum folgende Pflichtangaben stehen:

  • Lieferschein Nummer
  • Absender – Firma
  • Empfänger der Lieferung
  • Positionen mit Menge, Mengeneinheit und Bezeichnung der Waren

 

Vorteile einer Lieferschein Software

Beim Lieferschein erstellen haben Sie im Programm die Möglichkeit weitere Angaben hinzuzufügen. Zu diesen optionalen Angaben gehören beispielsweise das Gewicht, die Preise, die Empfänger Telefonnummer und besondere Versandhinweise. Darüber hinaus können Sie im Lieferschein vermerken ob die Lieferung kostenlos ist. Auch ein Unterschriftenfeld für die Empfangsbestätigung – wie beispielsweise „Ware erhalten am“ kann im Lieferschein erstellt werden.

Tipp – Produktbilder in Lieferscheinen verwenden
Wenn vorhanden fügen Sie Produktbilder in Ihre Lieferscheine ein. Dies erleichtert Ihren Kunden die Zuordnung.

Lieferschein erstellen mit Produktbildern

Produktbilder in Lieferscheinen – ein Bild sagt mehr als tausend Worte

Intelligente Software – die Folgebeleg Funktion beim Lieferschein erstellen

Besonders einfach schreiben Sie Lieferscheine wenn Sie bereits ein Angebot an Ihren Kunden erstellt haben. Mit der Folgebeleg Funktion im Programm erstellen Sie dann mit einem Klick aus dem Angebot einen Lieferschein. Ein weiterer Klick genügt um aus dem Lieferschein abschließend eine Rechnung zu erstellen. Um Ihnen und Ihrem Kunden den optimalen Überblick zu geben, sind die Folgebelege jeweils referenziert. Im Beispiel der Rechnung enthält diese dann automatisch den Vermerk „Rechnung zu Lieferschein Nr.: 21123 vom 05.03.2021“.

Aus Lieferscheinen einfach die entsprechende Rechnung erstellen.

Alle Lieferscheine im Überblick

Der Nutzen eines Lieferscheinprogramms geht aber weit über die Lieferschein-Funktion hinaus. Das Programm sorgt nicht nur für einen fortlaufenden Nummernkreis, sondern beim erstellen eines Lieferscheins wird auch automatisch der Lagerbestand aktualisiert. Da ein Lieferschein ein Aufbewahrungspflichtiges Dokument ist, wird dieser auch automatisch in der Kundenhistorie gespeichert.

Auch die Umschaltung der Lieferschein Vorlage in Englisch für Auslandslieferungen ist kein Problem. Zudem sind die Lieferschein Vorlagen individuell auf das Firmen Design anpassbar.

 

Sammelrechungen  aus Lieferscheinen erstellen

Auch mehrere Lieferscheine können einfach mit einer Sammelrechnung abgerechnet werden. Deswegen steht Ihnen im Rechnungsprogramm von SuccessControl hierfür die Funktion „Mehrfachauswahl“ zur Verfügung. Markieren Sie einfach die Lieferscheine, die Sie in die Sammelrechnung übernehmen möchten. Das Lieferdatum und die jeweiligen Lieferscheinnummern werden automatisch in chronologischer Reihenfolge in die Sammelrechnung eingefügt. Fertig!

 

Sind Preise auf Lieferscheinen sinnvoll?

Preisangaben bei Lieferscheinen – sinnvoll bspw. bei Warenmuster

In der Regel nein, da anhand des Dokuments hauptsächlich die Menge und Art der gelieferten Ware prüfbar sein soll.

Allerdings gibt es auch Ausnahmen wo Preisangaben auf Lieferscheinen sinnvoll sind.

Versenden Sie beispielsweise kostenlose Warenmuster per Lieferschein, blenden Sie die Preisangaben ein – somit weiß der Empfänger dass das Produktmuster auch wirklich kostenlos ist.

 

Formulierungen auf Lieferscheinen

Als Einleitungstext genügen die persönliche Anrede und ein kurzer Einleitungssatz.
Hier zwei Beispiele wie das Programm beim Lieferschein erstellen dies einfügt:

„Sehr geehrter Herr Müller, anbei erhalten Sie wie folgt:“

„Sehr geehrte Frau Schmidt, nochmals vielen Dank für Ihre Bestellung. 
Anbei erhalten Sie per Paketdienst wie folgt:“

 

Kostenlose Beispiele, Muster und Vorlagen

Ein flexibles Lieferscheinprogramm bietet viele Vorteile. Das Lieferschein Programm ist kostenlos zur Erstellung von Lieferscheinen verwendbar – zum direkten Download geht es hier.

Für alle die nur mal ganz gelegentlich einen Lieferschein schreiben gibt es einen kostenlosen Lieferschein Vorlagen Download im beliebten Word Format.  Dieser Lieferschein ist blanko direkt zum ausfüllen und ausdrucken.

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