Interessentenverwaltung – alle Anfragen im Blick

Mit der Interessentenverwaltung von SuccessControl CRM verwalten und akquirieren Sie potentielle Kunden. Dabei unterstützt Sie die Software in erster Linie nicht nur vertriebsfördernd. Sondern bietet Ihnen noch auch eine leicht zu handhabende Lösung zur Verwaltung von Kundenkontakten.

Potentielle Kunden verwalten und akquirieren

Ordnen Sie jedem Interessenten in den Stammdaten eine oder mehrere Kategorien zu. Beispielsweise kann das in der Interessentenverwaltung sein:

  • Wärmepumpe Interessent
  • Klimaanlage Interessent
  • Heizungsanlage Interessent
Interessentenverwaltung alle Anfragen im Blick

Interessentenverwaltung: Zu den Stammdaten (1) sind beliebig viele Verteiler (2) und Kategorien (3) zu vermerken

Mittels dieser Klassifizierung filtern Sie passende Adressaten nach Interessentengruppen. Damit starten Sie dann beispielsweise eine Werbe-Kampagne. Oder eine Telefonaktion. Hierbei unterstützt Sie die Software sogar noch beim automatischen wählen der Telefonnummern.

Vertriebsunterstützung und Kundenkontaktpflege

Alle Notizen, Termine und Aufgaben sind zudem noch übersichtlich in der Kontakthistorie der Interessentenverwaltung abrufbar. Auch bereits erstelle Angebote oder Briefe sind übersichtlich dargestellt. Entsprechend sind diese mit einem Klick aus der Interessenten-Historie einsehbar.

Mit der Interessentenverwaltung mit potentiellen Kunden im Kontakt bleiben

Im Handumdrehen erzeugen Sie aus der Interessentenübersicht Serienbriefe und E-Mail-Newsletter. Somit bleiben Sie im steten Kundenkontakt. Dazu sind auch noch Adressetiketten, beispielsweise für den Prospektversand schnell erstellt. Ferner erinnert das Wiedervorlagesystem an terminierte Aufgaben und Vertriebsaktivitäten. Folglich gerät kein Lead in Vergessenheit.

Noch als Tipp zur Kundenkontaktpflege

Informieren Sie von sich aus Ihre Interessenten fortlaufend über Neuigkeiten Ihres Unternehmens. Seien es neue Ansprechpartner oder Durchwahlnummern. Mitunter auch über neue Produkte und Vertriebswege. Auf diese Weise bleiben Ihre Interessenten aktuell informiert. Des weiteren rufen Sie sich damit selbst, auch noch immer wieder in Erinnerung. Somit wandeln Sie Interessenten in einen Kunden um.

 

 

Skonto Rechnung – ist es sinnvoll Skonto einzuräumen?

Kurz gesagt: Nein, denn Skonto gewähren zahlt sich nicht aus.

Die Skonto Definition bedeutet Abzug oder besser formuliert, einen Nachlass auf den Preis wenn innerhalb eines angegebenen Zeitraumes gezahlt wird.

Allerdings ist eine Skontogewährung und Skonto Rechnung heute nicht mehr zeitgemäß. Abgesehen davon – haben Sie in letzter Zeit schon einmal im Elektro- oder Baumarkt nach Skonto gefragt? Ein ungläubiger Blick an der Kasse gibt Ihnen die Antwort.

Skonto berechnen Formel

Skonto berechnen Formel

Obwohl Skonto berechnen mehr Nachteile als Vorteile bringt, wird dessen ungeachtet immer wieder versucht die Zahlungsmoral von Kunden über Skonto Gewährung zu verbessern.

Das Skonto berechnen Sie dabei nach folgender Formel:

(Rechnungsendbetrag / 100) * Skontosatz = Skonto Abzugsbetrag
Rechnungsendbetrag – Skonto Abzugsbetrag = zu zahlender Betrag

Skonto von Brutto oder Netto berechnen?

Der Skontobetrag ist immer vom Bruttobetrag (Rechnungsendbetrag) der Rechnung berechnet.

Die richtige Formulierung beim Skonto gewähren auf einer Rechnung

Rechnung mit Skonto Muster

Abbildung: Rechnung mit Skonto Muster – korrektes Skonto ausweisen

Im obigen Bild Rechnung mit Skonto Beispiel sehen Sie einen Mustertext einer Formulierung: „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen mit 3% Skonto (1.190,00 € – 35,70 € = 1.154,30 €) oder bis zum 23.03.2022 rein netto auf folgendes Konto: IBAN: DE02 1234 4567 // BIC: BIAADD12XXX“

Tipp – Bei einer Rechnung Skonto automatisch berechnen

Im Rechnungsprogramm von SuccessControl stehen Ihnen ebenfalls sogenannte Platzhalter zur automatischen Skontoberechnung zur Verfügung.

Weiterführende Links

 

Zahlungsbedingungen – was muss in einer Rechnung stehen?

Wichtig ist, in einer Rechnung das Zahlungsziel – also eine Zahlungsfrist anzugeben. Anhand der Zahlungsbedingungen weiß der Rechnungsempfänger, bis zu welchen Fälligkeitsdatum er die Rechnung zu begleichen hat.

Zahlungsbedingungen Beispiele

Zahlungsbedingungen Beispiele.  Tipp: immer auch das Konto beim Zahlungsziel angeben!

Formulierungen von Zahlungsbedingungen Beispiele

Auf jeden Fall formulieren Sie Ihre Zahlungsbedingungen immer eindeutig. Damit vermeiden Sie nicht nur Missverständnisse, sondern Ihre Rechnungen werden auch zügig bezahlt. Besonders wichtig ist, nicht nur das Zahlungsziel der Rechnung, sondern auch gleich die Bankverbindung bei den Bedingungen mit anzugeben. Somit entfällt für den Kunden die Suche nach der Bankverbindung.

  • Sofort fällig nach Rechnungsstellung auf folgendes Konto: IBAN: DE02 1234
  • Zahlbar: innerhalb von 14 Tage netto ohne Abzug nach Rechnungserhalt auf folgendes Konto: IBAN: DE02 1234
  • Zahlungsbedingungen: 30 Tage Netto, innerhalb von 10 Tagen abzüglich 2 % Skonto auf folgendes Konto: IBAN: DE02 1234
  • Wir erbitten Ihre Zahlung sofort ohne Abzug auf folgendes Konto: IBAN: DE02 1234 // BIC: BIAADD12XXX
  • Wir erbitten Ihre Zahlung innerhalb von 14-Tagen ohne Abzug auf folgendes Konto: IBAN: DE02 1234 // BIC: BIAADD12XXX

Tipp – auch in Angeboten Zahlungsziele vorgeben

Ebenso geben Sie bereits auch in Angeboten eindeutige Zahlungsziele vor. Entsprechend hier zwei Beispiele. Einmal für ein (1) Standard Angebot und einmal eine Zahlungsbedingungen Formulierung für einen (2) Projektauftrag mit Anzahlung:

  1. Fällig ohne Abzug nach Rechnungsstellung – Angebot freibleibend.
  2. 10 % bei Auftragserteilung, 50 % bei Produktionsbeginn, Restsumme bei Abnahme.

Welche besonderen Zahlungsbedingungen gibt es?

Vereinbaren Sie beispielsweise eine Teil- beziehungsweise Ratenzahlung mit Ihrem Kunden, können Sie auch dies in den Bedingungen eingeben.
Ein Beispiel für eine Raten-Zahlungsbedingungen Formulierung ist beispielsweise:

  • Zahlbar in 10 gleichen Monatsbeträgen jeweils zum 01. des Monats.

Praxistipp – individuelle Zahlungstexte mit Zahlungsziel auf der Rechnung

Im Rechnungsprogramm von SuccessControl, wird die Zahlungsbedingung bei einer Rechnung automatisch hinzugefügt. Hier stehen Ihnen Platzhalter zur individuellen Anpassung der Zahlungsbedingungen zur Verfügung.

Beispiel Zahlungstext Vorgabe:

Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag in Höhe von #Rechnungsbetrag# bis zum #Fälligkeitsdatum# auf unser Konto IBAN: DE02 1234 // BIC: BIAADD12XXX

Ergibt dann im Rechnungsbeleg bspw. 1.000,00 € sowie Tagesdatum + Fälligkeit in Tagen:

Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag in Höhe von 1.000,00 € bis zum 15.05.2022 auf unser Konto IBAN: DE02 1234 // BIC: BIAADD12XXX

Abschließend weiterführende Links

Wie Sie Ihre Preise erhöhen – alle Artikelpreise prozentual anpassen

Es gibt gute Gründe für eine Preissteigerung. Beispielsweise die aktuelle Inflation. Hier durch verteuern sich nicht nur die Preise der Rohstoffe, sondern auch die Produktionskosten. Abgesehen davon kann auch eine Kostensteigerung im Unternehmen aufgrund knapper Ressourcen ein Grund für Preiserhöhungen sein.

Wie kann man Preise für Artikel erhöhen?

Bei wenigen Artikel haben Sie in der Regel die Preise schnell durch einfaches manuelles ändern angepasst. Wie Sie eine generelle Preisänderung von vielen Artikeln durchzuführen, zeigen wir Ihnen im folgenden Beitrag.

Wir empfehlen für alle Fälle vorher eine Datenbank Sicherung vorzunehmen. Ebenfalls kann Sie auch unser Support als Dienstleistung bei der Preisanpassung unterstützen.

Folglich ein Beispiel: Preise erhöhen für alle eingepflegten Artikelpreise auf einen Schlag um 8% netto anheben bei einem Umsatzsteuersatz von 19%.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Zuerst rufen Sie in der Artikelauskunft > unter Artikel anlegen und bearbeiten > die Schnellbearbeitung: Artikel in Listenansicht bearbeiten auf

Preise erhöhen Anleitung

2. Setzen Sie die Maus in das Feld UstSatz

3. Drücken Sie die Tastenkombination STRG + F

4. Klicken auf Ersetzen, und geben bei Suchen nach: 19 ein, bei Ersetzen durch: 8 ein. Achten Sie darauf das bei Suchen in: Aktuelles Feld angegeben ist!

5. Klicken Sie auf Alle ersetzen

Hinweis: Die Spalte Bruttobetrag bildet jetzt den um 8% erhöhten Nettopreis ab.

6. Markieren Sie die Spalte BruttoBetrag, und kopieren diese (rechter Mausklick).

Preise erhöhen Anleitung Bild 2

7. Markieren Sie die Spalte NettoBetrag, und wählen über rechten Mausklick einfügen.

Preise erhöhen Anleitung Bild 3

8. Bestätigen Sie das einfügen mit Ja.

Hinweis: Die Spalte Nettobetrag bildet jetzt den um 8% erhöhten Nettopreis ab.

9. Setzen Sie die Maus in das Feld UstSatz

10. Drücken Sie die Tastenkombination STRG + F

11 Klicken auf Ersetzen, und geben bei Suchen nach: 8 ein, bei Ersetzen durch: 19 ein. Achten Sie darauf das bei Suchen in: Aktuelles Feld angegeben ist!

12. Klicken Sie auf Alle ersetzen

Hinweis: Dadurch ist wieder die Umsatzsteuer und der Brutto Betrag auf 19% korrekt berechnet.

Preiserhöhung leicht gemacht

13. Fertig

Tipp:

Möchten Sie beispielsweise nur für einzelne Artikelgruppen die Preise erhöhen – auch dies ist kein Problem.
Hier bietet Ihnen die Artikelverwaltung des Rechnungsprogramms von SuccessControl umfangreiche Möglichkeiten. Nutzen Sie hierzu einfach die Filtermöglichkeiten in der Datenblattansicht. Beispielsweise nach Artikelgruppe. Dazu klicken Sie auf das kleine Dreieck in der betreffenden Spalte und filtern entsprechend.

Tipps zum Jahreswechsel 2022

Damit der Start ins neue Jahr gut gelingt, haben wir für Sie die wichtigsten Tipps für den Jahreswechsel 2021 – 2022 zusammengefasst.

  1. Mit welcher Rechnungsnummer im neuen Jahr anfangen – Nummernkreise für Rechnungen, Angebote etc. anpassen
  2. Kassen Belegnummer für das neue Jahr
  3. Ablageordner nach Jahren strukturieren
  4. Weitere Infos

Hinweis: Bitte drucken Sie zuerst Ihre bestehenden Einstellungen aus! Falls Sie sich beim Einstellen vertippen, können Sie jederzeit nachsehen wie diese waren!
So drucken Sie Ihre bestehenden Einstellungen aus – Bild.

Hinweis: Es handelt sich hier nur um Empfehlungen – Sie können auch alle Einstellungen so belassen wie diese sind.

 

1. Nummernkreise für Rechnungen und Angebote anpassen

Viele Anwender empfinden es als hilfreich und sinnvoll, wenn aus den Nummern für Angebote, Rechnungen und dergleichen das aktuelle Jahr abgelesen werden kann.

Bewährt als gute Rechnungsnummer hat sich hier, die Nummernkreise mit zwei führenden Stellen für das Jahr ( 220001 ), und nach geordneten Stellen für die laufende Nummer zu erzeugen.

Sie können zum Jahreswechsel dann einfach im Setup die Nummernkreise anpassen.
„Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ > „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Nummernkreise“

Hinweis – bitte beachten:
Die Nummernkreise müssen immer fortlaufend (aufsteigend) sein.
Also NICHT die Nummernkreise bspw. komplett auf 0 zurück setzen, sondern so, das sich immer eine höhere eindeutige Nummer gegenüber dem Vorjahr ergibt!

Hier im Beispiel wurde die Rechnungsnummer auf 220000 gesetzt. Wenn Sie im Rechnungs-Programm jetzt im Jahr 2022 die erste Rechnung schreiben, erhält diese die Rechnungsnummer 220001.


2. Kassen Belegnummer

Nachdem Sie ALLE Buchungen für 2021 sowie einen Kassenabschluss für 2021 erstellt haben – ist es empfehlenswert zum neuen Jahr auch die laufende Kassen-Belegnummer wieder mit 1 (eins) starten zu lassen:

Kasse – laufende Belegnummer im neuen Jahr mit 1 starten (Hinweis: aber erst nachdem alle Buchungen für 2021 erledigt sind und ein Kassenabschluss für 2021 erstellt wurde!)

Diese Einstellung nehmen Sie wie folgt vor: „Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ > „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Kasse“ > „lfd. Belegnummer“

 


3. Ablageordner nach Jahren strukturieren

Strukturierte Ablage nach Jahr – mehr Übersicht

Auch zur Ablage von Dateien hat sich bewährt, jeweils zum Jahreswechsel für das neue Kalenderjahr einen separaten Ablageordner anzulegen.

Erstellen Sie hierzu einfach einen Ordner mit der Jahreszahl (ggf. mit Unterordnern wie bspw. Kasse, Rechnungen), und passen die Angaben im Setup von SuccessControl CRM entsprechend an.

Diese Vorgehensweise erleichtert nicht nur eine Archivierung von vergangenen Jahren, sondern liefert auch auf Anhieb den perfekten Überblick.

Diese Einstellungen nehmen Sie vor unter:
„Setup“ > „Datei Ablage“ (bzw. auf Wunsch individuell für jeden Benutzer unter „Benutzer und Rechte“)

 

Hinweis – bitte beachten!

Diese Jahreszahlenschema empfiehlt sich nur für die unten im Bild gelb markierten Bereiche (allgemeiner Schriftwechsel, Rechnungen, Kassenbelege).

Vorgabe der Ablageordner für allgemeinen Schriftwechsel, Rechnungen und Kassenbelege. HINWEIS: Die Pfade im Bild sind beispielhaft für eine lokale Installation. Bei Netzwerkinstallationen kann Ihr Pfad auch bspw. X:\SUCCESSCONTROL\Ablage\ oder anders benannt sein.

BEACHTEN:
Achten Sie darauf, das der Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ gleich bleibt!
Kontrolle wie folgt vornehmen: Nach Änderung der gelb markierten Bereiche im Tab Kurzinfo die Pfadangaben kontrollieren – dann ggf. den Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ wieder wie vorher setzen!

Falls dieser auch geändert wird, müssen Sie aus dem alten Verzeichnis den Unterordner „Adressen-Bilder“ in das neue Verzeichnis kopieren!
Wir empfehlen bevor Sie Änderungen vornehmen, einen Ausdruck der Kurzinfo Angaben zu machen (Tab Kurzinfo > Schaltfläche Kurzinfo drucken).

 


4. Weitere Infos


Unsere Bitte an Sie

Wir würden uns sehr freuen wenn Sie unter Kundenstimmen eine Bewertung / Erfahrung für SuccessControl abgeben 🙂


Das gesamte Team von SuccessControl CRM wünscht Ihnen ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr!

 

Innergemeinschaftliche Lieferung – Rechnung steuerfrei erstellen

Wenn beispielsweise ein deutsches Unternehmen an ein Unternehmen im EU-Ausland liefert, spricht man von einer innergemeinschaftlichen Lieferung. Daher wird in diesem Falle die Rechnung für diese innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei erstellt.

Demzufolge sind auf der Rechnung zusätzlich folgende Angaben erforderlich:

  • Ust.-IdNr des Empfängers
  • Ust.-IdNr des Rechnungserstellers
  • Hinweis auf die Steuerbefreiung

Um diesen Anforderungen zu genügen, fügen Sie bei einer Rechnung für eine innergemeinschaftliche Lieferung folgenden Text ein:

Innergemeinschaftliche Lieferung
Unsere Ust.-IdNr.: #Fa_UmsatzsteuerIdentifikationsnummer#
Ihre Ust.-IdNr.: #Kunde_UmsatzsteuerIdentifikationsnummer#

Hinweis: Die Steuerschuld geht auf Sie gemäß dem 
"reverse-charge-Verfahren" als Leistungsempfänger über!

USt-Id des ErwerbersTipp:
Den Text können Sie ebenso bequem in der Textbausteinverwaltung von SuccessControl hinterlegen und abrufen. Die Angaben zwischen den Raute # Zeichen werden dabei dann automatisch gefüllt.

Des weiteren hinterlegen Sie die Kunden Umsatzsteuer Identifikationsnummer am besten in den Kundenstammdaten. Ebenfalls setzen Sie auch hier noch die Option „Keine MwSt berechnen“.

Um die USt-ID-Nummer des ausländischen Kunden zu prüfen, genügt ein Doppelklick in das Feld UID-Nr. Sie erhalten dann direkt ein Prüfergebnis, ob die Nummer gültig ist.

 

Innergemeinschaftliche Lieferung Rechnung als Muster
Im folgenden zeigt das Bild eine Musterrechnung für eine innergemeinschaftliche Lieferung mit den erforderlichen Pflichtbestandteilen.

Innergemeinschaftliche Lieferung Rechnung Muster

Musterrechnung innergemeinschaftliche Lieferung Pflichtangaben:  (1) Adresse des Leistungsempfängers mit Land.  (2) Ust.-IdNr des Empfängers und Ust.-IdNr des Rechnungserstellers.  (3) Keine MwSt.  (4) Hinweis Satz auf die Steuerschuld.

Weiterführende Links:

 

 

 

Outlook: Serienmail mit PDF Anhang versenden

Sie möchten eine Outlook Serienmail für mehrere Empfänger mit einem PDF Anhang versenden? Dies ist übrigens mit SuccessControl als Office Add-In problemlos möglich.

Outlook personalisierte Serienmail mit Anhang

Unsere Software erweitert Outlook um die Serienmailfunktion. Und dies mit personalisierter Anrede, beliebigen Anhängen und zeitversetzten senden.

Mit der Serienmailfunktion für Outlook versenden Sie beliebig viele personalisierte E-Mails mit Dateianhang. Somit halten Sie Ihre Kunden, Lieferanten oder Interessenten jeweils auf dem aktuellsten Stand. Der Software Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Vorgang.

Um Anhänge in Serienmails versenden zu können, gehen Sie wie folgt vor:

Erstens führen Sie beispielsweise eine Selektion nach der Adressen Kategorie „Kunden“ aus:

Adressen für die Outlook Serienmail mit Anhang selektieren

Adressen für den Versand einer Serienmail selektieren. Mittels DSGVO Freigabe erhalten nur diejenigen eine Mail, die einer Zusendung nicht widersprochen haben.

Zweitens rufen Sie über Suchergebnis weiterverarbeiten die Serienmail Funktion auf:

Newsletter Funktion aufrufen

Drittens wählen Sie unter Optionen die gewünschte Versandzeit Ihrer Outlook Serienmail und Ihren Anhang aus:

Anhang für die Outlook Serienmail auswählen

Anhang auswählen. Tipp: Durch die Option blockweises versenden, staffeln Sie den E-Mail Versand zeitlich.

Dann schreiben Sie den Betreff und Nachrichten Text Ihrer Serienmail. Die personalisierte Anrede wird übrigens automatisch je E-Mail eingesetzt:

(1) Betreff und (3) Text der Nachricht eingeben. Die personalisierte (2) Anrede wird automatisiert beim Versand mit Outlook eingesetzt.

Im folgenden kontrollieren Sie ein Muster der Serienmail mit Anhang in Outlook:

Kontrolle der Outlook Serienmail mit Anhang in der Vorschau

Kontrolle in der Vorschau

Schließlich können Sie nun Ihre Outlook Serienmail mit Anhang verschicken:

Versand mittels Outlook starten.

Fazit:

Mit der richtigen Software vereinfachen und optimieren Sie alle Vorgänge in der tagtäglichen Büroarbeit. Hierdurch nutzen Sie vorhandene Microsoft Office Ressourcen nicht nur effizient sondern auch noch effektiv. So sind Serienmails mit persönlicher Anrede und Dateianhang aus Outlook schnell und folglich auch noch komfortabel verschickt.

Links zum Thema:

Angebotsnummer – Aufbau, Zweck und Verwendung

Es besteht zwar keine Angebotsnummer Pflicht, aber Angebotsnummern vereinfachen in einer Geschäftsbeziehung zwischen Anbieter und Kunde die eindeutige und schnelle Zuordnung von Offerten.

Sinn und Zweck einer Angebotsnummer:

Beauftragt beispielsweise ein Kunde ein erhaltenes Angebot, ist es anhand der Angebotsnummer ein leichtes einen eindeutigen Bezug zu erstellen. Hierdurch genügt es beispielsweise, dass der Kunde seinen Auftrag kurz und bündig definieren kann.

Beispiel:
„Hiermit beauftrage ich Sie anhand Ihres Angebotes Nummer 210488 vom 20.10.2021 mit der Ausführung der Leistungen.“

angebotsnummer-beispiel

Angebotsnummer Beispiel

Wie lang sollen Angebots-Nummern sein?

Als erstes müssen Sie sich die Frage stellen, wie viel Angebote Sie im Jahr ungefähr schreiben. Kalkulieren Sie beispielsweise mit 600 Angeboten im Jahr (entspricht 50 im Monat), sollten Ihre Angebotsnummern also schon einmal 3-stellig sein.

Addieren Sie hier noch eine Stelle hinzu – quasi als Sicherheitsreserve wenn Sie doch wesentlich mehr Angebote schreiben.

Schlussendlich stellen Sie noch das entsprechende Jahr zweistellig davor. Hierdurch wird nicht nur die Zuordnung zu einem Kalenderjahr erleichtert, ebenfalls sind Ihre Angebotsnummern selbst über die Jahre gesehen eindeutig fortlaufend.

Erstellen einer Angebotsnummer

Das Erstellen der nächsten Nummer für Angebote erfolgt im Angebots-Programm automatisch und eindeutig fortlaufend. Die Vorgabe der jeweiligen Startnummer erstellen Sie im Setup unter Nummernkreise. Dabei muss die Nummer nicht zwingend bei eins beginnen, sondern kann frei auch beispielsweise bei 210250 beginnen.

Im Übrigen ist es im Geschäftsverkehr nicht üblich eine Abkürzung wie „Ang.“ zu verwenden. Sinnvoll ist es aber, wenn die Angebotsnummer sich in der darauf folgenden Rechnung widerspiegelt. Dies können Sie mit einem kurzem Satz beim erstellen der Rechnung im Rechnungsprogramm referenzieren.

Beispiel: Referenz zu der Angebotsnummer im Rechnungsbeleg

Fazit

Wenn Sie sich als an diese Empfehlungen halten, erleichtert dies erstens die Zusammenarbeit mit Ihren Kunden und spart zweitens noch wertvolle Zeit für unnötige Rückfragen.

Links zum Thema:

Tipp: Outlook – E-Mails mit Notizen versehen

Outlook Notiz zu einer E-Mail erstellen

Eine im Büroalltag nützliche Funktion ist das versehen von empfangenen E-Mails mit Notizen.

Um eine E-Mail mit Notizen zu versehen, halten Sie die STRG Taste gedrückt und drücken die Taste T (Tastenkombination STRG + T). Damit die Tastenkombination wirkt, darf die E-Mail nicht in einem Fenster geöffnet sein. Jetzt können Sie ganz einfach einen Betreff sowie die Notiz zur E-Mail eingeben.

Notiz-zu-Outlook-E-Mail

Outlook Notiz zu Mail hinzufügen: Mit der Tastenkombination STRG + T erstellen Sie eine Notiz zu einer E-Mail in Outlook

Abschließend klicken Sie auf Posting – die E-Mail inklusive Notiz wird im Outlook Posteingang angezeigt.

Notiz-zu-Mail-im-Posteingang

Schnellmemos in Outlook erstellen – auch Postings genannt

Auch interessant ist die Outlook Posting Funktion, um beispielsweise schnell mal einen Gedanken oder sonstige Memos festzuhalten.

Halten Sie dazu die STRG Taste gedrückt, zusätzlich die SHIFT (Umschalt) Taste gedrückt halten und drücken die Taste S (Tastenkombination STRG + SHIFT + S).

Outlook-Posting-erstellen

Outlook Notiz posten: Mit der Tastenkombination STRG + SHIFT + S erstellen Sie ein Posting in Outlook

Im folgenden Outlook Posting Fenster gewünschten Betreff und Notiz eingeben – fertig! Das Posting wird nun im Outlook Posteingang angezeigt.

Outlook-Posting-im-Posteingang

 

Weiterführende Links: So nutzen Sie Schnellbausteine in Outlook

Was ist eine gute Kundennummer?

Wenn Sie Angebote und Rechnungen schreiben dient die Kundennummer – in der Buchhaltung auch Debitorennummer genannt – einer schnellen Zuordnung eines Kunden zum jeweiligen Vorgang.

Sinn und Zweck einer Kundennummer:

Überweist beispielsweise ein Kunde eine erhaltene Rechnung, ist anhand der Rechnungsnummer und der Kundennummer eine eindeutige Zuordnung gegeben.

Wie lang sollen Kunden-Nummern sein?

Eine gute Kundennummer ist fünfstellig und liegt im Zahlenbereich von 10.000 bis 69.999.

Der Grund: DATEV Buchhaltungssysteme geben genau diesen Bereich in der Regel für sogenannte Personenkonten – also Debitorennummern vor.

Wenn Sie sich als an diese Empfehlung halten, erleichtert dies erstens die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater und spart zweitens noch wertvolle Zeit.

Gute Kundennummern

Bereich Buchhaltungskonformer Debitoren Nummern.

Im Programm wird durch die Taste Kundennummer erstellen automatisch die nächste KD-Nummer vergeben. Die Vorgabe der Startnummer erstellen Sie im Setup unter Nummernkreise.

Gut zu wissen – was ist Debitor und Kreditor:

  • Debitor – ist ein Schuldner, der Waren von einem Lieferanten auf Rechnung bezogen hat.
  • Kreditor – ist ein Lieferant, der Waren an einen Empfänger auf Rechnung liefert.
Weiterführender Beitrag: