Outlook: E-Mail speichern – als Datei beim Absender mit Kontakthistorie

Immer mehr E-Mails finden täglich Eingang in den Postfächern von Outlook, dem wohl am meisten genutzten E-Mail Programm in Unternehmen.

Aber was tun mit wirklich wichtigen E-Mails? Eine häufig gehörte Frage ist immer wieder, wie speichere ich Mails von Outlook und wie können einzelne Mails als Dateien gesichert werden?

Im folgenden wollen wir kurz die besten Vorgehensweisen aufzeigen, wie Sie wichtige Outlook Mails speichern. Erstens mittels der vorhandenen Bordmittel von Outlook, zweitens die clevere Variante unter dem Einsatz von SuccessControl. Ein Tool mit dem Sie vorhandene Microsoft Office Ressourcen noch einfacher und besser nutzen.

A. Die Bordmittel von Outlook nutzen um einzelne Mails als Datei zu sichern

Outlook bietet ja von Zuhause aus, mehrere Optionen zum Speichern einer E-Mail-Nachricht. So kann beispielsweise eine Nachricht, in einem anderen Ordner in Outlook oder lokal auf der Festplatte gespeichert werden. Sinnvoll ist es E-Mails auf der Festplatte – also einem Datenträger zu speichern, da dann auch gleich das Problem von Mails zu archivieren gelöst ist.

Zum speichern von E-Mails verwendet Outlook das sogenannte msg Dateiformat. MSG steht hierbei für Outlook-Mail-Nachrichtendatei. Kurz gesagt, ist so eine Datei vergleichbar mit dem bekannten docx Format bei Word, und enthält alle Emailfelder wie Datum, Absender, Empfänger, Betreff und die Nachricht der Mail selbst.

Zum speichern einer Nachricht als Datei gehen Sie in Outlook wie folgt vor:

  1. Markieren Sie die E-Mail im Posteingang
  2. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter
  3. Wählen Sie einen Speicherort aus und klicken abschließend speichern

Nun ist die Mail auf dem Datenträger gespeichert und archiviert. Jedoch hat diese Methode einen entscheidenden Nachteil – das wieder finden gestaltet sich als schwierig.

B. Die bessere Methode: So speichern Sie eine Outlook Mail direkt beim Absender in der Kontakthistorie

Um gleichzeitig eine optimale Archivierung von Mails als auch das einfache auffinden zu gewährleisten, ist es am besten die Mail direkt beim Absender zu speichern.

Hierzu bietet die Software SuccessControl die Funktion E-Mail anfügen.
Die Anfüge Funktion zum speichern einer Outlook Mail

Zum speichern einer Mail als Datei mit Bezug zu dem Absender gehen Sie wie folgt vor:

  1. Markieren Sie die Mail im Outlook Posteingang
  2. Wählen Sie in SuccessControl den Absender aus
  3. Klicken in der Ablage-Kontakthistorie auf den Befehl E-Mail anfügen und klicken abschließend ok


Nun ist die Outlook Mail nicht nur auf dem Datenträger gespeichert und archiviert. Vielmehr hat diese jetzt einen Bezug zum Absender und ist überdies in der Kontakthistorie chronologisch aufgelistet. Folgerichtig wird das auffinden von gespeicherten Mails damit extrem erleichtert und einfacher.

Überdies sind die wichtigsten Angaben der gespeicherten E-Mail wie Datum, Uhrzeit und Betreff übersichtlich dargestellt. Nichtsdestoweniger ist die archivierte Mail mit einem Klick wieder im Original aufrufbar, selbst wenn diese in Outlook nicht mehr vorhanden ist.

So können Sie vorhandene Microsoft Office Ressourcen noch einfacher und schneller nutzen. Erfahren Sie wie Sie mit SuccessControl beispielsweise noch effektiver mit Outlook Mails versenden.

Aufbau und Pflege einer Kundendatenbank

Sinn und Zweck einer Kundendatenbank im Unternehmen

Mit einer Kundendatenbank werden Kundenadressen und Kontakte strukturiert erfasst und übersichtlich verwaltet. Anders gesprochen, Sie behalten immer den Überblick über Ihre Kunden und Interessenten.

Hier liegen auch die Vorteile einer zentralen Kunden Datenbank. Erstens sparen Sie Zeit und steigern damit die Produktivität Ihres Unternehmens. Zweitens gewinnen Sie einen Wettbewerbsvorteil, da Sie einmal erfasste Daten immer wieder für die Interaktion mit dem Kunden gebrauchen können.

Kunden-Datenbank Funktionen

Welche Arten von Kundendaten-Systemen gibt es?

Daten zu Kunden können in verschiedenster Form und Detailgenauigkeit erfasst werden. Im einfachsten Fall sind die Daten in den Köpfen der Mitarbeiter oder verschiedenen Ordnern verteilt. Ebenfalls gibt es die meisten Kundendatenbanken heute immer noch in der Form einer Excel Liste, obgleich Excel gar keine Datenbank ist.

Datenblattansicht von Kundenstammdaten

Vorteil gegenüber Excel: eine relationale Datenbank kann beliebig viele Zusatzinformationen aufnehmen

Ein echtes Datenbanksystem hat aber gegenüber Excel einen entscheidenden Vorteil. Durch den relationalen Aufbau können beliebig viele wertvolle Informationen zu den eigentlichen Kundendaten zentral erfasst werden. Dies sind zum Beispiel Informationen aus Telefonaten, E-Mails, Absprachen oder Aufgaben.

 

So funktioniert eine Kundendatenbank – Kategorisierung von Kontakten

Damit ein Kundendatenbanksystem ihre Prozesse am besten unterstützt, muss es einfach zu bedienen sein. Schließlich sollen ja selbst ungeübte Anwender ohne Handbuch im Unternehmensalltag sofort wichtige Kundeninformationen einpflegen können.

Neben den Standarddaten die Unternehmen von Kunden erheben – dazu gehören beispielsweise der aktuelle Wohnort und die Kontaktdaten (Telefon, E-Mail-Adresse etc.) bietet das Datenbanksystem weitere Attribute an.

Durch diese Merkmale ist es möglich, Kunden zu kategorisieren und somit für spätere Selektionen zu qualifizieren. Solche Attribute sind beispielsweise tatsächliche Bestandskunden, Interessenten oder potentielle Käufer. Ebenso ist auch eine Zuordnung und Gruppierung nach Branchen, Produkten, Messekontakt oder Interessensgebieten kein Problem.

Einfache Dateneingabe mittels Eingabemaske

Einfache Handhabung – das A und O einer Kundendatenbank-Software

 

Lückenlose Dokumentation der Kundenhistorie – alles Wichtige direkt beim Kunden

Neben diesen Grunddaten speichert die Datenbank auch Notizen, Dokumente, E-Mails sowie Wiedervorlagen. Hierdurch ist die gesamte Kommunikation nachvollziehbar und folglich alles Wichtige direkt beim Kunden in der Kontakthistorie schnell und leicht zu finden. Besser gesagt, Sie wissen genau wer, was und wann erhalten hat.

Marketing-Aktionen – die Kundenstammdaten effektiv weiterverarbeiten

Mit Hilfe der eingebauten Auswertungsfunktionen filtern Sie so im Handumdrehen alle Kunden heraus, die den gewünschten Kriterien entsprechen. Neben der Ausgabe als Excel-Tabelle steht Ihnen diese Adressauswahl auch für Marketingzwecke direkt in der CRM-Kundendatenbank zur Verfügung. Somit sind schnell und einfach personalisierte Serienbriefe, Rundschreiben oder Email-Newsletter versendet. Die Kundengewinnung und Kundenpflege ist damit um ein vielfaches erleichtert.

Vorteile einer CRM-Kundendatenbank-Lösung

Erste Schritte zum anlegen, Aufbau und Pflege der vorhandenen Daten

Das anlegen einer Kundendatenbank geht zügig von der Hand, da sich bestehende Kundenlisten und Kontakte beispielsweise aus Excel, Outlook und csv-Dateien einfach importieren lassen. Am besten konzentrieren Sie sich am Anfang nur auf die wirklich relevanten Daten.

Da ein besonderer Fokus auf den Industriestandard MS-Office liegt, sind alle Funktionen ganz einfach in der gewohnten Umgebung von Microsoft Office auszuführen. Dies sorgt für eine unkomplizierte Bedienung der Software. Überdies erfolgt die weitere Pflege und Aktualisierung der Kundendaten dann bei der aktiven Nutzung praktisch wie von selbst.

Sofort startklar – jetzt loslegen

Starten und überzeugen Sie sich jetzt – hier gelangen Sie direkt zum Programm Download.

 

Weiterführende Links zum Thema:
Tipp:

Zur Gewinnung neuer Kunden bieten beispielsweise die Industrie- und Handelskammern Firmendaten an. Sie erhalten diese Daten von der IHK als Excel-Datei per E-Mail, die Sie dann direkt in das Programm einspielen können. Diese Unternehmensdaten können dann zur Förderung von Geschäftsabschlüssen und anderen dem Wirtschaftsverkehr dienenden Zwecken benutzt werden.
Link: Firmendatenbank des Baden-Württembergischen Industrie- und Handelskammertages

Angebot Programm – clever & einfach mit Vorlagen

Programm zum Angebot erstellen – clever & einfach mit Muster Vorlagen

Ein Angebot schreiben Sie in der Regel um neue Kunden zu gewinnen. Abgesehen davon haben Sie im Programm beim erstellen von Angeboten die Möglichkeit per Klick direkt die Kunden und Artikeldaten zu übernehmen.

Dadurch reduziert die Angebot Software nicht nur eventuelle Rechtschreibfehler, sondern spart auch Aufwand und Zeit. Optional können auch Bilder in das Angebot zur besseren Veranschaulichung übernommen werden. Als Ergebnis erhalten Sie ein professionelles Angebot ohne großen Aufwand.

Professionelle Angebote einfach gemacht

In einem Angebot müssen neben dem Datum folgende Pflichtangaben stehen:

Angebot Muster

Musteransicht Angebot

  • Angebot Nummer
  • Absender – Firma
  • Empfänger des Angebotes
  • Positionen mit Menge, Mengeneinheit und Bezeichnung der Waren / Leistungen
  • Preise der Positionen
  • Gesamtpreis
  • Zahlungs- und Lieferbedingungen
  • Wie lange das Angebot seine Gültigkeit bewahrt – die sogenannte Freizeichnungsklausel

 

Vorteile einer Angebot Software

Beim Angebot erstellen haben Sie im Programm die Möglichkeit weitere Angaben hinzuzufügen. Zu diesen optionalen Angaben gehören beispielsweise Zwischensummern. Dadurch werden Angebote übersichtlicher. Darüber hinaus können Sie im Angebot vermerken ob die Lieferung beispielsweise kostenlos ist. Oder tragen Sie besondere Hinweise zu Liefer- beziehungsweise Ausführungszeiten ein. Des weiteren gibt eine elektronisch eingefügte Unterschrift Ihrem Angebot den perfekten Schliff.

Produktbilder im Angebot - ein Bild sagt mehr als tausend Worte

Produktbilder: Die Angebot Software machts möglich

Tipp – Produktbilder in Angeboten verwenden

Wenn vorhanden fügen Sie Produktbilder in Ihre Angebote ein.

Dies erzeugt nicht nur eine übersichtliche Struktur, sondern Ihr Kunde kann auch das Angebot direkt visuell erfassen.

In der Angebotssoftware bestimmen Sie ganz einfach die Größe der Produktbilder. Sie haben dabei bei der Anlage von Artikeln die Wahl zwischen klein, mittel und groß.

 

Intelligente Software – flexibel durch die Folgebeleg Funktion

Besonders einfach schreiben Sie Angebote wenn Sie bereits ein ähnliches Angebot an einen anderen Ihrer Kunden erstellt haben. Mit der Folgebeleg Funktion im Programm erstellen Sie dann mit einem Klick aus dem Angebot des Kunden A ein Angebot für den Kunden B.

Ein weiterer Klick genügt um aus dem Angebot abschließend eine Rechnung zu erstellen. Die die Folgebelege sind jeweils referenziert um Ihnen und Ihrem Kunden den optimalen Überblick zu geben. Im Beispiel der Rechnung enthält diese dann automatisch den Vermerk „Rechnung zu Angebot Nr.: 21123 vom 28.06.2021“.

Alle Angebote im Überblick

Der Nutzen eines Angebotprogramms geht aber weit über die Angebot-Funktion hinaus. Das Programm sorgt nicht nur für einen fortlaufenden Nummernkreis, sondern beim erstellen eines Angebots werden Sie auch automatisch über den Lagerbestand informiert. Da ein Angebot ein Aufbewahrungspflichtiges Dokument ist, wird dieses auch automatisch in der Kundenhistorie gespeichert.

Darüber hinaus unterstützt Sie das Programm auch einfach und effektiv bei der Angebotsverfolgung . Durch die ToDo Wiedervorlage gerät kein Angebotstermin in Vergessenheit.

Sammelrechungen  aus Angeboten im Programm erstellen

Auch mehrere Angebote können einfach mit einer Sammelrechnung abgerechnet werden. Im Rechnungsprogramm von SuccessControl steht Ihnen hierfür die Funktion „Mehrfachauswahl“ zur Verfügung. Markieren Sie einfach die Angebote, die Sie in die Sammelrechnung übernehmen möchten. Das Angebotsdatum und die jeweiligen Angebotsnummern werden automatisch in chronologischer Reihenfolge in die Sammelrechnung eingefügt. Fertig!

 

Sind Produktbilder auf Angeboten sinnvoll?

Die Antwort ist simpel: auf jeden Fall !

Anders formuliert: Bilder in Angeboten helfen Ihrem Kunden es visuell besser und vor allem schneller zu erfassen.

Erstens wird der Entscheidungsprozess dadurch positiv beeinflusst. Zweitens werden Rückfragen auf ein Minimum reduziert.

Besser ausgedrückt: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.

Angebot Muster

Musteransicht Angebot

 

Formulierungen beim Angebote schreiben

Als Einleitungstext verwenden Sie die persönliche Anrede und einen kurzen Einleitungssatz. Hier zwei Beispiele wie das Programm beim Angebot erstellen dies einfügt:

„Sehr geehrter Herr Müller, vielen Dank für Ihr Interesse an 
unseren Produkten. Wir bieten Ihnen hiermit wie folgt an:“
„Sehr geehrte Frau Schmidt, vielen Dank für Ihre Anfrage. 
Anbei erhalten Sie per Paketdienst wie folgt:“

Beispiele Abschlussformulierungen und Zahlungsbedingungen bei Angeboten:

Zahlbar ohne Abzug innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung - Angebot 
freibleibend. Haben Sie noch Fragen? – zögern Sie bitte nicht anzurufen 
- wir sind jederzeit gerne für Sie da. Ihre Bestellung nimmt Herr 
Hans Mustermann direkt unter Telefon 0711-123456 entgegen.
Fällig ohne Abzug nach Rechnungsstellung - Angebot freibleibend.
Haben Sie noch Fragen? - zögern Sie bitte nicht anzurufen - 
wir sind gerne für Sie da.
Mit freundlichen Grüßen
Tipp

Verschicken Sie das erstelle Angebot direkt per E-Mail. Die Angebot Software fügt dies direkt als Mail-Anhang in Outlook hinzu.

Kostenlose Beispiele, Muster und Vorlagen

Eine flexible Angebotssoftware bietet viele Vorteile. Das Angebot Programm ist kostenlos zur Erstellung von Angeboten verwendbar – zum direkten Download geht es hier.

Für alle die nur mal ganz gelegentlich einen Angebot schreiben gibt es einen kostenlosen Angebot Vorlagen Download im beliebten Word Format.  Dieses Angebot ist blanko direkt zum ausfüllen und ausdrucken.

Links

Was ist eine gute Rechnungsnummer?

Die beste Rechnungsnummer für Ihr Unternehmen individuell zu bestimmen ist ganz einfach.

Als erstes müssen Sie sich die Frage stellen, wie viel Rechnungen Sie im Jahr ungefähr schreiben. Kalkulieren Sie beispielsweise mit 80 Rechnungen im Monat, ergibt dies auf das Jahr gesehen rund (80 Rechnungen x 12 Monate) 960 Rechnungen in Summe. Folglich sollten Ihre Rechnungsnummern also schon einmal 3-stellig sein.

Zweitens sollten Sie auf jeden Fall eine Sicherheitsreserve einplanen. Ihr Rechnungsnummernkreis soll ja auch Sinn machen, wenn Sie mehr als die kalkulierte Anzahl von Rechnungen schreiben. Folgerichtig addieren Sie eine Stelle hinzu. Hier in unserem Beispiel ist die Rechnungsnummer dann bereits 4-stellig.

Schlussendlich stellen Sie für den perfekten Nummernkreis noch das entsprechende Jahr zweistellig davor. Hierdurch wird nicht nur die Zuordnung zu einem Kalenderjahr erleichtert, ebenfalls sind Ihre Rechnungsnummern selbst über die Jahre gesehen eindeutig fortlaufend.

Schema – so setzt sich eine gute Rechnungsnummer zusammen

Schema einer guten Rechnungsnummer

Schema für gute Nummernkreise. Ideal für bis zu 9999 Rechnungen im Jahr.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Empfehlung: Nummernkreise sollten so kurz wie möglich und so lang wie notwendig sein. Verkomplizieren Sie Ihre Nummern nicht – je einfacher desto besser.

Übrigens, mit welcher Rechnungsnummer Sie anfangen möchten können Sie selbst frei bestimmen. Im obigen Beispiel kann dies dann bspw. die Nummer 210000 oder auch 210500 sein. Im neuen Jahr dann beispielsweise  220000 oder 220500.

Nach dem gleichen Schema können Sie selbstverständlich auch Angebotsnummern und alle weiteren Nummernkreise vorgeben.

Ein gutes Rechnungsprogramm kümmert sich dann um die fortlaufende Nummerierung der Rechnungen und Auftragsbelege. Somit ist gewährleistet, das keine Rechnungsnummer doppelt vorkommt. Weitere Infos dazu erhalten Sie im folgenden Artikel.

Tipp: Falls Sie die Bezeichnung „Rechnungsnummer“ abkürzen möchten, verwenden Sie eindeutige Kürzel wie beispielsweise die Abkürzung  „R.-Nr.:“ oder „Rechnung Nr.:“. Auch andere Bezeichnungen abzukürzen erfolgt nach dem gleichen Schema. Soll bspw. die Bezeichnung „Kundennummer“ abgekürzt werden – verwenden Sie „Kd-Nr.:“ oder „Kunden-Nr.:“ als Kurzform. Schreiben Sie Rechnungen ins Ausland können Sie als übliche englische Bezeichnung „invoice number“ verwenden.

Links zum Thema

Webinare zum CRM-System

Maximale Zeitersparnis durch einen professionellen Start

Das kurzweilige 45minütige Webinar vermittelt Ihnen einen schnellen Überblick
über die wichtigsten Grundlagen und Möglichkeiten rund um das CRM-System
von SuccessControl® und deren täglichen Nutzen sowie Vorteile.

Die Themen im Überblick:

  • Wertvolle Tipps & Tricks für den Praxis-Alltag
  • Richtige Strukturierung von Adressdaten
  • Schneller Aufbau von Grundlagenwissen
  • Effektive Dateiablage leichtgemacht

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Anmeldung und Terminübersicht unter: http://www.ilse-kuhn.de/success-control-akademie/

Webinare zum CRM-System

Programm zum Lieferscheine erstellen – clever & einfach mit Vorlagen

Programm zum Lieferschein erstellen – clever & einfach mit Muster Vorlagen

Einen Lieferschein schreiben Sie in der Regel um dem Kunden Ware und Produktmuster zu übergeben. Abgesehen davon haben Sie im Programm beim erstellen von Lieferscheinen die Option diesen mit oder ohne Preisangaben zu drucken. Standardmäßig wird die Lieferschein Vorlage ohne Preisangaben erstellt.

 

Lieferschein Muster

Bild: Muster eines Lieferscheines

In einem Lieferschein müssen neben dem Datum folgende Pflichtangaben stehen:

  • Lieferschein Nummer
  • Absender – Firma
  • Empfänger der Lieferung
  • Positionen mit Menge, Mengeneinheit und Bezeichnung der Waren

 

Vorteile einer Lieferschein Software

Beim Lieferschein erstellen haben Sie im Programm die Möglichkeit weitere Angaben hinzuzufügen. Zu diesen optionalen Angaben gehören beispielsweise das Gewicht, die Preise, die Empfänger Telefonnummer und besondere Versandhinweise. Darüber hinaus können Sie im Lieferschein vermerken ob die Lieferung kostenlos ist. Auch ein Unterschriftenfeld für die Empfangsbestätigung – wie beispielsweise „Ware erhalten am“ kann im Lieferschein erstellt werden.

Tipp – Produktbilder in Lieferscheinen verwenden
Wenn vorhanden fügen Sie Produktbilder in Ihre Lieferscheine ein. Dies erleichtert Ihren Kunden die Zuordnung.

Lieferschein erstellen mit Produktbildern

Produktbilder in Lieferscheinen – ein Bild sagt mehr als tausend Worte

Intelligente Software – die Folgebeleg Funktion beim Lieferschein erstellen

Besonders einfach schreiben Sie Lieferscheine wenn Sie bereits ein Angebot an Ihren Kunden erstellt haben. Mit der Folgebeleg Funktion im Programm erstellen Sie dann mit einem Klick aus dem Angebot einen Lieferschein. Ein weiterer Klick genügt um aus dem Lieferschein abschließend eine Rechnung zu erstellen. Um Ihnen und Ihrem Kunden den optimalen Überblick zu geben, sind die Folgebelege jeweils referenziert. Im Beispiel der Rechnung enthält diese dann automatisch den Vermerk „Rechnung zu Lieferschein Nr.: 21123 vom 05.03.2021“.

Aus Lieferscheinen einfach die entsprechende Rechnung erstellen.

Alle Lieferscheine im Überblick

Der Nutzen eines Lieferscheinprogramms geht aber weit über die Lieferschein-Funktion hinaus. Das Programm sorgt nicht nur für einen fortlaufenden Nummernkreis, sondern beim erstellen eines Lieferscheins wird auch automatisch der Lagerbestand aktualisiert. Da ein Lieferschein ein Aufbewahrungspflichtiges Dokument ist, wird dieser auch automatisch in der Kundenhistorie gespeichert.

Auch die Umschaltung der Lieferschein Vorlage in Englisch für Auslandslieferungen ist kein Problem. Zudem sind die Lieferschein Vorlagen individuell auf das Firmen Design anpassbar.

 

Sammelrechungen  aus Lieferscheinen erstellen

Auch mehrere Lieferscheine können einfach mit einer Sammelrechnung abgerechnet werden. Deswegen steht Ihnen im Rechnungsprogramm von SuccessControl hierfür die Funktion „Mehrfachauswahl“ zur Verfügung. Markieren Sie einfach die Lieferscheine, die Sie in die Sammelrechnung übernehmen möchten. Das Lieferdatum und die jeweiligen Lieferscheinnummern werden automatisch in chronologischer Reihenfolge in die Sammelrechnung eingefügt. Fertig!

 

Sind Preise auf Lieferscheinen sinnvoll?

Preisangaben bei Lieferscheinen – sinnvoll bspw. bei Warenmuster

In der Regel nein, da anhand des Dokuments hauptsächlich die Menge und Art der gelieferten Ware prüfbar sein soll.

Allerdings gibt es auch Ausnahmen wo Preisangaben auf Lieferscheinen sinnvoll sind.

Versenden Sie beispielsweise kostenlose Warenmuster per Lieferschein, blenden Sie die Preisangaben ein – somit weiß der Empfänger dass das Produktmuster auch wirklich kostenlos ist.

 

Formulierungen auf Lieferscheinen

Als Einleitungstext genügen die persönliche Anrede und ein kurzer Einleitungssatz.
Hier zwei Beispiele wie das Programm beim Lieferschein erstellen dies einfügt:

„Sehr geehrter Herr Müller, anbei erhalten Sie wie folgt:“

„Sehr geehrte Frau Schmidt, nochmals vielen Dank für Ihre Bestellung. 
Anbei erhalten Sie per Paketdienst wie folgt:“

 

Kostenlose Beispiele, Muster und Vorlagen

Ein flexibles Lieferscheinprogramm bietet viele Vorteile. Das Lieferschein Programm ist kostenlos zur Erstellung von Lieferscheinen verwendbar – zum direkten Download geht es hier.

Für alle die nur mal ganz gelegentlich einen Lieferschein schreiben gibt es einen kostenlosen Lieferschein Vorlagen Download im beliebten Word Format.  Dieser Lieferschein ist blanko direkt zum ausfüllen und ausdrucken.

Links

Angebotsverfolgung: Mit Wiedervorlagen System nachfassen

Ein Angebot ist der erste Schritt für einen Auftrag. Aber was tun wenn der potentielle Auftraggeber sich nicht meldet? Ein Wiedervorlage System macht es leicht Angebote nachzufassen. Sie werden automatisch aktiv.

Büroorganisation mit ToDo Wiedervorlagen Listen

Es kann viele Gründe haben wenn auf ein Angebot nicht gleich reagiert wird. In den wenigsten Fällen ist davon auszugehen, dass der Kunde nicht interessiert ist. Sonst hätte er ja auch kein Angebot angefordert – oder?

Vielmehr werden Sie feststellen, das meistens das „Tagesgeschäft“ ihn abgehalten hat eine Antwort zugeben. Eventuell haben auch Sie selber vergessen einfach mal nachzufragen.

Erfolgreicher beim Vertrieb mit Wiedervorlagen

Damit Angebote nicht in Vergessenheit geraten, unterstützt Sie bspw. das Wiedervorlage System von SuccessControl CRM. Abstrakt gesehen ist eine Wiedervorlage nichts anderes als eine nochmalige Vorlage (eines Schriftstücks – sprich hier Angebot), zu einem gewissen Zeitpunkt. Praktisch gesehen, erhalten Sie also eine Erinnerung zu einem definierten Zeitpunkt.

Muster einer Wiedervorlage

Muster einer Wiedervorlage – alle relevanten Angaben im Blick

Die Erstellung einer Wiedervorlage erfolgt ohne zusätzlichen Aufwand direkt nach Fertigstellung eines Angebots im Rechnungsprogramm von SuccessControl CRM. Hierzu beantworten Sie den Dialog „Möchten Sie den Vorgang zur Wiedervorlage?“ der Software einfach mit ja, geben Follow-Up Datum und eventuelle besondere Nachfassvermerke an.

Wiedervorlagen und ToDo erstellen

Die elektronische Wiedervorlage – wann ist was zu erledigen

Eine Verknüpfung zu Kunden, Mitarbeiter und Angebotsdokument ist ohne weiteres Zutun automatisch hergestellt.

 

Erinnerungen zum Nachfassen – Angebote zu Aufträgen machen

Ob Sie das Angebot per E-Mail oder alternativ per Telefon nachfassen obliegt ihrer persönlichen Vorliebe. Das ToDo-Wiedervorlage System erinnert Sie pünktlich an die Aufgabe und liefert alle zum Vorgang notwendigen Informationen. So sind Sie umfassend über den Kunden sowie das betreffende Angebot informiert.

Als Ergebnis erhalten Sie Ihre persönliche To-Do-Liste, über die Sie ganz bequem auf das zugehörige Angebot springen, und auch gleich den Kunden im Überblick haben.
Sollten Sie den Kunden nicht erreichen, können Sie bequem das Datum anpassen und die Wiedervorlage erscheint zu diesem erneut in der Liste.

Überdies realisieren Sie damit auch die Kontaktaufnahme zu potentiellen Kunden, die nach dem Kauf eines Produkts zeitversetzt noch einmal angeschrieben oder angerufen werden, um beispielsweise ähnliche oder weitere Produkte anzubieten.

Fazit

Ein Wiedervorlagesystem ist nicht nur sinnvoll zum Nachfassen von Angeboten bei Kunden, sondern genauso zum organisieren von regelmäßigen Aufgaben. Seien es der Ablauf von Kündigungs- und Verlängerungsfristen oder auch das Schreiben von Rechnungen an Kunden. Durch ToDo-Listen erhält Ihre tägliche Arbeit mehr Struktur, infolge sind Abläufe einfacher und effizienter.

Tipps und Links:

Tipp: Angebote telefonisch nachfassen – so werden aus Angeboten Aufträge

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Rechnung schreiben – das Programm für Microsoft Office

Ein wichtiger und effektiver Baustein zum Geschäftserfolg – das Programm zum Rechnung schreiben von SuccessControl CRM

Viele Gründer und Selbstständige stehen am Anfang Ihrer Tätigkeit vor der Frage ein professionelles Programm zum Rechnung schreiben zu verwenden – oder sich erst einmal mit Word und Excel im Tagesgeschäft zu behelfen.

Rechnung schreiben - ein Programm vereinfacht die Vorgänge

Da Kundenkontakt und Kundenbindung gerade in der Gründungsphase von hoher Bedeutung sind, sollten junge Unternehmer nicht auf die Unterstützung durch ein effektives Programm zur Organisation der anfallenden Büroarbeiten verzichten.

Dabei geht es nicht nur dass Sie mit der Software Angebote und Rechnungen schreiben und Mahnungen nachverfolgen können. Sondern vielmehr um die Erfassung von Interessenten, deren Bedürfnissen und daraus resultierend einer gezielten Angebotserstellung. In Zeiten hoher Konkurrenz ist dies der Schlüssel für eine erfolgreiche Kundenakquise und sich im Markt zu etablieren.

Software im Büroalltag: Überblick bewahren

In der Verwaltung der Kundendaten und Neukundengewinnung ist es von Bedeutung, Überblick zu wahren. Die Vorgänge werden mit wachsender Auftragslage immer zahlreicher und komplexer. Als Unternehmer ist es Ihr Ziel, den Kundenstamm auszuweiten. Immer mehr Interessenten sollen zu Käufern und Kunden werden. Schnell wird die Arbeit ohne ein leistungsstarkes Programm mit Interessenten- und Kundenverwaltung zu anspruchsvoll. Zu den Herausforderungen gehören neben Rechnung und Lieferschein schreiben, Aufgaben verwalten, Kundenakquise inklusive Marketing, Dateiablage und vieles mehr.

Rechnungs- und Auftragsverwaltung: tägliche Abläufe automatisieren

Bei einem guten Rechnungsprogramm stehen die Aufgaben der Kunden- und Auftragsverwaltung im Fokus. Angebote und Rechnungen der verschiedenen Kunden lassen sich verwalten. Interne Notizen zu einzelnen Kunden können vermerkt werden. Anschließend können Sie die Positionen ausfüllen. Hierbei profitieren Sie von der Softwareunterstützung, die bestimmte Daten automatisch übernimmt. Dazu gehören die Artikelbezeichnungen sowie die Adressen Ihrer Kunden.

Programm Ansicht beim Rechnung schreiben

Außerdem übernimmt das Programm das Ausfüllen der rechtlichen Pflichtangaben beim Rechnungen und Angebote schreiben. Dazu gehört die korrekt fortlaufende Rechnungsnummer. Ebenso stellt das Rechnungsprogramm sicher, dass beispielsweise die Umsatzsteuer korrekt berechnet und auf der Rechnung aufgeführt wird. So werden Fehler bei der Rechnungsstellung schon im Vorfeld vermieden da alle Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung, wie z. Bsp. eine eindeutige Rechnungsnummer, die Steuernummer oder der Rechnungsempfänger enthalten sind.

Außerdem verfügt das Rechnungsprogramm über eine integrierte Lager- und Lieferantenverwaltung. Diese stellt das erforderliche Inventar sicher.

Büroverwaltung und Kontaktmanagement: zeitsparende Abwicklung der Vorgänge im Programm zum Rechnung schreiben

Ein gutes Programm ist nicht nur als Rechnungssoftware, sondern auch als vollständige Bürosoftware mit Kontaktmanagement zu verstehen. SuccessControl CRM bietet eine zentrale Adressverwaltung für sämtliche täglichen Prozesse rund um die Kundenverwaltung im Büro.

PDF Ausgabe beim Rechnung schreiben

Die Software unterstützt die Erstellung umfangreicher Kundenprofile. Das Programm verfügt zudem über eine Schnittstelle zu Microsoft Word. Auf diese Weise werden Briefe, Verträge und andere alltägliche Korrespondenz ganz einfach erstellt. Auch der Versand von E-Mails ist über die Outlook-Schnittstelle kein Problem. Einen Überblick über anstehende oder bereits erledigte Aufgaben erhalten Sie über die Erstellung von To-Do-Listen.

Bei der Listen-Erstellung können Sie von Wiedervorlagen profitieren. Auf diese Weise behalten Sie die wichtigen wiederkehrenden Aufgaben im Blick. Vom Marketing über den Vertrieb bis zur Kundenbetreuung. Somit gerät keine wichtige Herausforderung mehr in Vergessenheit. Das Programm ordnet anfallende Dokumente automatisch den Kunden und ihren Profilen zu. Rechnungen, Angebote und andere Daten sind direkt über die Kontakthistorie mit den entsprechenden Kunden verknüpft und einsehbar.

Programmansicht: Kundendaten

Die CRM-Software setzt bei all diesen Prozessen auf einfache Handhabung zur schnellen und zeitsparenden Abwicklung der Vorgänge. Ebenso ist die Software auf Flexibilität ausgerichtet, sodass Sie es an die Anforderungen verschiedener Artikel und Branchen direkt anpassen können. Zu den Tools gehören eine Kundendatenbank mit Kontakthistorie sowie ein Wiedervorlagensystem.

Wenn Rechnungen geschrieben sind, dann kümmert sich die Software um die Übersicht aller gestellten Rechnungen sowie Zahlungseingänge. Oder der noch offenen Posten. Ebenso einfach wie das Rechnung schreiben ist das erstellen von Mahnungen wenn ein Kunde eine Rechnung mal nicht fristgerecht zahlen sollte. Ein integriertes Dokumentenmanagement, Projektmanagement-Tool, Zeiterfassung und Kasse runden die Funktionalität ab.

Akquise und Neukundengewinnung: aktive Interessenten finden

Gerade in der Gründungsphase ist die Kundenakquise die vielleicht wichtigste Herausforderung, vor der Sie als Unternehmer stehen. Auch hierbei kann das Programm zum Rechnung und Angebote schreiben Sie unterstützten. Zu diesem Zweck bietet die Softwarelösung eine smarte Such-Funktion um Daten effizient zu nutzen. Über diese können Sie umfangreiche Selektionen vornehmen und die Ergebnisse nach verschiedenen Kriterien filtern lassen.

Interessenten, potentielle Kunden und Ansprechpartner können Sie beispielsweise nach den Kriterien Branche, Kategorie oder Umkreis selektieren. Dies stellt eine deutliche Erleichterung für Ihre Marketing-Kampagnen dar – um beispielsweise zeitlich (jahreszeitlich) passende Angebote zu unterbreiten. Auch diese Marketing-Aktivitäten unterstützt SuccessControl CRM. Mit wenigen Klicks können Sie etwa einen Newsletter-Versand starten, Serienbriefe und Etiketten erstellen und damit Ihren Kunden ergänzende Produkte und Dienstleistungen anbieten. Ebenso erhöhen Sie damit Kundenzufriedenheit und festigen die Bindung der Kunden an Ihr Unternehmen.

Professioneller Auftritt für das Unternehmen – das Programm zum Rechnung schreiben sichert die Corporate Identity

Die Rechnungserstellung sowie der gesamte Auftritt des Unternehmens nach außen profitieren von einem professionellen Erscheinungsbild. Dazu tragen gute Lösungen beim Rechnung schreiben mit mehreren Funktionen bei. Ein gutes Programm unterstützt Sie dabei, formelle Fehler beim Rechnung schreiben zu vermeiden. Weiterhin unterstützt es Layout und Design Ihrer Dokumente. Diese können Sie im Corporate Design Ihres Unternehmens erstellen. Dies ist ein wichtiger Beitrag zur professionellen Außenwirkung und stärkt Ihren Wiedererkennungswert. Weiterhin besteht die Möglichkeit, in Angeboten oder Rechnungsbelegen einzelne Positionen beziehungsweise Artikel mit Bildern zu versehen.

Flexible Nutzung – Sie haben die Wahl: PC, NAS oder Cloud

 

Das Programm von SuccessControl CRM lässt sich als Software auf verschiedene Weisen betreiben. Sie können es als lokales System auf einem Rechner nutzen. Ebenso ist die Nutzung in einem Firmennetzwerk (beispielsweise einem NAS als Fileserver) problemlos möglich. Ebenso lässt sich die Lösung in einer Cloud in Form eines Online-Server-Arbeitsplatzes nutzen. Diese Server-Variante ist insbesondere für Unternehmen mit mehreren verteilten Standorten interessant. Auch bei räumlich getrennten Zweigstellen ist damit eine zentrale Verwaltung der Rechnungs-, Kunden- und Adressdaten möglich.

Mahnwesen und offene Posten: zeitnahe Bezahlung fälliger Forderungen

Je höher der Umsatz, desto mehr Rechnungen schreiben Sie – und damit erhöht sich auch das Risiko dass Ihre Rechnungen nicht bezahlt werden. Offene Rechnungen oder säumige Kunden können aber gerade zur Anfangsphase eines neu gegründeten Unternehmens problematisch sein. Auch bei guten Umsätzen stehen häufig nicht genug liquide Mittel als Reserve zur Verfügung.

Mit dem integrierten Mahnwesen im Programm behalten Sie einen Überblick über gegenwärtige Rechnungen und Zahlungsstände. Auf diese Weise können Sie mögliche Liquiditätsengpässe rechtzeitig erkennen und ihnen entgegenwirken. Im Falle eines Zahlungssäumnisses lassen sich Kunden durch das Mahnwesen erst höflich auf die säumigen Posten hinweisen. Hin und wieder kann ja mal eine Rechnung beim Kunden auch „verloren gehen“ oder „in Vergessenheit geraten“. In den meisten Fällen wird der Kunde die Rechnung nach der ersten Erinnerung begleichen. Falls nicht wird automatisch die nächste Mahnstufe aktiviert.

Dateiablage und Dokumentenmanagement: Ordnung in der Dateiablage

 

All Ihre Dokumente sowie Dateien und Projekte lassen sich mit dem Programm auf übersichtliche Weise ablegen. Dafür sorgt bei SuccessControl CRM eine durchdachte Ordnerstruktur auf der Festplatte beziehungsweise dem genutzten Netzwerk.

Die korrekte Ablage von Dateien und Dokumenten ist auch im Hinblick auf die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) relevant. Für bestimmte Dokumente gelten Aufbewahrungs- und Löschfristen, deren Einhaltung wichtig ist. Mit dem Dokumentenmanagement sehen Sie genau, wann Sie welche Korrespondenz mit welchem Kunden oder Geschäftspartner hatten.

Auch Scans sowie E-Mails lassen sich automatisch einer Adresse zuordnen. Sämtliche Belege lassen sich jederzeit anzeigen und bei Bedarf drucken. So erhalten Sie die perfekt geordnete Belegablage.

 

Anbindung und Schnittstellen: Microsoft Office Excel, Word, Outlook & Telefonie

Die CRM-Software bindet alle gängigen Anwendungen aus Microsoft Office ein. Dazu gehören die im Geschäftsleben unverzichtbaren Programme wie Microsoft Word, Excel sowie Outlook. Dabei agiert SuccessControl CRM als eine Art Kontrollinstanz zum Management der Adressdaten und Kontaktdaten.

Sowohl Endkunden als auch geschäftlichen Kontakten können Sie über dieses Kontrollzentrum kontaktieren und gezielt Angebote unterbreiten. Sämtliche Prozesse des Kundenmanagements lassen sich durch die Einbindung automatisch durch das CRM-System mit Microsoft Office in Verbindung bringen.

Hierbei legt die Kundendatenbank eine umfangreiche Kontakthistorie an, die keine Lücken lässt. Auch an die automatische Wahl von hinterlegten Telefonnummern mittels der Windows Wählhilfe wurde gedacht.


Welche Schritte sind zum Rechnung schreiben im Programm notwendig?

Die Erstellung einer Rechnung erfolgt in der Regel in vier Schritten:

  1. Kundenadresse auswählen bzw. neu anlegen
  2. Zahlungsbedingungen auswählen bzw. eingeben
  3. Rechnungspositionen auswählen bzw. eingeben
  4. In der Live-Vorschau kontrollieren und fertigstellen

Um alle relevanten Angaben für eine Ordnungsgemäße Rechnung kümmert sich die Software während der Rechnungserstellung. Hierzu gehören beispielsweise die fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum, Netto und Bruttobeträge mit entsprechenden Umsatzsteuersatz, Summen und so weiter. Optional können Sie noch Ihre Unterschrift in die Rechnung einfügen und automatisch bspw. AGB’s anhängen lassen.

Nach dem fertigstellen der Rechnung kann diese ausgedruckt – oder direkt mit einem Klick als PDF Anlage mit Outlook per E-Mail versendet werden.

Rechnungen direkt mit Outlook als PDF-Anlage versenden

Das Programm erledigt alle anderen notwendigen Schritte im Hintergrund automatisch. Hierzu gehören das ordnungsgemäße speichern der Datei, korrekte Benennung der Datei, der Offene Posten Eintrag für Zahlungskontrolle und Mahnwesen, ein Vermerk in der Kontakthistorie und Auftragsverwaltung.

Wenn Rechnungen auf einem Angebot (oder Lieferschein etc.) beruhen, führen Sie mit einem Klick ein Angebot zu einer Rechnung fort. Dieses erleichtert das Schreiben sogenannter Folgebelege extrem, da Sie beispielsweise wenn Sie einen Lieferschein schreiben müssen alle Angaben und Positionen aus dem vorhergehenden Beleg einfach übernehmen.

 

Folgendes Video erklärt anschaulich wie Sie beim Rechnung schreiben im Programm vorgehen

Video: Rechnungen erstellen mit dem Programm von SuccessControl CRM

 

 

Zusammenfassung – Fazit

Bei den Rechnungen schreiben spart Ihnen die Rechnungssoftware nicht nur viel Arbeit und Zeit – sondern ist gleichzeitig ein wichtiger und effektiver Baustein zum Geschäftserfolg.

Links zum Thema


 

Infoblock:

Die Pflichtbestandteile einer Rechnung im Überblick zusammengefasst:

 

  1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Rechnungsersteller)
  2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Rechnungsempfängers)
  3. Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmers
  4. Ausstellungsdatum der Rechnung
  5. Fortlaufende Rechnungsnummer
  6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung (Rechnungspositionen mit Preisen)
  7. Leistungsdatum der Lieferung bzw. Leistung (wann wurde die Leistung erbracht Monat/Jahr)
  8. Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie eventueller Hinweis auf Steuerbefreiung
    (Rechnungsbetrag netto – Summe Mehrwertsteuer – Bruttobetrag)
  9. Zahlungshinweis (bis wann die Rechnung bezahlt sein muss und auf welches Konto die Zahlung erfolgen soll)
  10. Rechnungen an Unternehmen müssen innerhalb von sechs Monaten nach der Erbringung der Leistung gestellt werden.

 

Was gibt es beim Design einer Rechnung (Briefpapier) zu beachten:

Achten Sie auf eine klare Strukturierung und die gängigen Standards. In Deutschland steht bei einer Rechnung die Empfängeradresse (Rechnungsempfängers) immer links unter der Sichtumschlag Absenderkennung. Die Kontaktdaten des leistenden Unternehmers (Rechnungsersteller) stehen in der Kopfzeile beziehungsweise rechtsbündig ausgerichtet in Höhe der Empfängeradresse.

Darunter ist rechtsbündig der sogenannte Nummernblock – als Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kundennummer und ggf. Auftragsnummer aufgeführt.

Nun folgt der Positionsteil – also die einzelnen Produkt- und Leistungspositionen. Achten Sie darauf das dieser Teil nicht durch Logos oder andere Grafikelemente schwer zu lesen – hier will der Kunde nur die Rechnungspositionen klar erkennen können.

Die Bankverbindung sollte direkt unter dem Rechnungsbetrag mit der entsprechenden Zahlungsaufforderung stehen – beispielsweise „Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag sofort auf unser bei der Postbank – Konto IBAN DE1234 – BICxxx unter Angabe der Rechnungsnummer“.

Weitere rechtliche Angaben des leistenden Unternehmers wie beispielsweise Handelsregister, Geschäftsführer, Umsatzsteuer-Identnummer sind am besten in der Fußzeile aufgehoben.

Kunden werden es Ihnen danken wenn Sie sich an diese allgemeinen Konventionen halten, da so auf einen Blick alle wichtigen Daten auf einer Rechnung leicht zu finden sind.

Tipp: Rechnung schreiben – So geht es richtig

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Tipps zum Jahreswechsel 2021

Damit der Start ins neue Jahr gut gelingt, haben wir für Sie die wichtigsten Tipps für den Jahreswechsel 2020 – 2021 zusammengefasst.

  1. Ab 01.01.2021 wieder 19 % Mehrwertsteuer in Deutschland
  2. Mit welcher Rechnungsnummer im neuen Jahr anfangen – Nummernkreise für Rechnungen, Angebote etc. anpassen
  3. Kassen Belegnummer für das neue Jahr
  4. Ablageordner nach Jahren strukturieren
  5. Weitere Infos

Hinweis: Bitte drucken Sie zuerst Ihre bestehenden Einstellungen aus! Falls Sie sich beim Einstellen vertippen, können Sie jederzeit nachsehen wie diese waren!
So drucken Sie Ihre bestehenden Einstellungen aus – Bild.

1. Mehrwertsteuer Erhöhung in Deutschland

Ab dem 01.01.2021 gilt erneut der Regelsteuersatz von 19 % und der ermäßigte Steuersatz von 7 % in Deutschland! Die Mehrwertsteuersätze passen Sie wie folgt an – hier zur Anleitung.


2. Nummernkreise für Rechnungen und Angebote anpassen

Viele Anwender empfinden es als hilfreich und sinnvoll, wenn aus den Nummern für Angebote, Rechnungen und dergleichen das aktuelle Jahr abgelesen werden kann.

Bewährt als gute Rechnungsnummer hat sich hier, die Nummernkreise mit zwei führenden Stellen für das Jahr ( 210001 ), und nach geordneten Stellen für die laufende Nummer zu erzeugen.

Sie können zum Jahreswechsel dann einfach im Setup die Nummernkreise anpassen.
„Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ > „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Nummernkreise“

Hinweis – bitte beachten:
Die Nummernkreise sollten am besten immer fortlaufend (aufsteigend) sein.
Also NICHT die Nummernkreise bspw. komplett auf 0 zurück setzen, sondern so, das sich immer eine höhere eindeutige Nummer gegenüber dem Vorjahr ergibt!

Hier im Beispiel wurde die Rechnungsnummer auf 210000 gesetzt. Wenn Sie im Rechnungs-Programm jetzt in 2021 die erste Rechnung schreiben, erhält diese die Rechnungsnummer 210001.


3. Kassen Belegnummer

Nachdem Sie ALLE Buchungen für 2020 sowie einen Kassenabschluss für 2020 erstellt haben – ist es empfehlenswert zum neuen Jahr auch die laufende Kassen-Belegnummer wieder mit 1 (eins) starten zu lassen:

Kasse – laufende Belegnummer im neuen Jahr mit 1 starten (Hinweis: aber erst nachdem alle Buchungen für 2020 erledigt sind und ein Kassenabschluss für 2020 erstellt wurde!)

Diese Einstellung nehmen Sie wie folgt vor: „Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ > „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Kasse“ > „lfd. Belegnummer“

 


4. Ablageordner nach Jahren strukturieren

Strukturierte Ablage nach Jahr – mehr Übersicht

Auch zur Ablage von Dateien hat sich bewährt, jeweils zum Jahreswechsel für das neue Kalenderjahr einen separaten Ablageordner anzulegen.

Erstellen Sie hierzu einfach einen Ordner mit der Jahreszahl (ggf. mit Unterordnern wie bspw. Kasse, Rechnungen), und passen die Angaben im Setup von SuccessControl CRM entsprechend an.

 

Diese Vorgehensweise erleichtert nicht nur eine Archivierung von vergangenen Jahren, sondern liefert auch auf Anhieb den perfekten Überblick.

Diese Einstellungen nehmen Sie vor unter:
„Setup“ > „Datei Ablage“ (bzw. auf Wunsch individuell für jeden Benutzer unter „Benutzer und Rechte“)

 

Hinweis – bitte beachten!

Diese Jahreszahlenschema empfiehlt sich nur für die unten im Bild gelb markierten Bereiche (allgemeiner Schriftwechsel, Rechnungen, Kassenbelege).

Vorgabe der Ablageordner für allgemeinen Schriftwechsel, Rechnungen und Kassenbelege. HINWEIS: Die Pfade im Bild sind beispielhaft für eine lokale Installation. Bei Netzwerkinstallationen kann Ihr Pfad auch bspw. X:\SUCCESSCONTROL\Ablage\ oder anders benannt sein.

BEACHTEN:
Achten Sie darauf, das der Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ gleich bleibt!
Kontrolle wie folgt vornehmen: Nach Änderung der gelb markierten Bereiche im Tab Kurzinfo die Pfadangaben kontrollieren – dann ggf. den Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ wieder wie vorher setzen!

Falls dieser auch geändert wird, müssen Sie aus dem alten Verzeichnis den Unterordner „Adressen-Bilder“ in das neue Verzeichnis kopieren!
Wir empfehlen bevor Sie Änderungen vornehmen, einen Ausdruck der Kurzinfo Angaben zu machen (Tab Kurzinfo > Schaltfläche Kurzinfo drucken).

 


5. Weitere Infos


Unsere Bitte an Sie

Wir würden uns sehr freuen wenn Sie unter Kundenstimmen eine Bewertung / Erfahrung für SuccessControl abgeben 🙂


Das gesamte Team von SuccessControl CRM wünscht Ihnen ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr!

 

Angebot schreiben mit Microsoft Office inkl. Angebotsverwaltung

Ein Angebot schreiben – damit beginnen die meisten Verkäufe. Wünschenswerterweise soll das Angebotschreiben später zu einem Auftrag werden. So erstellen Sie innerhalb von wenigen Minuten ein professionelles Angebot.

Aufbau eines Angebots Schreiben

  1. Der Einleitungstext
    Angebotsschreiben Muster - Angebot schreiben BeispielHier nehmen Sie Bezug auf die entsprechende Anfrage des Kunden bzw. Interessenten. Formulierung Beispiel: „Wir danken Ihnen für Ihre Anfrage vom 10.08.202x und bieten Ihnen die von Ihnen angefragten Leistungen (Artikel, Produkte) wie folgt an:“
  2. Artikel und Dienstleistungen
    In diesem Bereich listen Sie alle Waren oder Dienstleistungen mit Menge und Preis auf. Ebenso können Sie hier eventuelle Rabatte, Angaben zu Versandkosten und Lieferterminen vermerken.
  3. Zahlungsbedingungen
    Genauso ein wesentlicher Bestandteil beim Angebote schreiben sind selbstverständlich die Zahlungsbedingungen. Teilen Sie dem Interessenten hier unmissverständlich mit, wie die Zahlung erfolgen soll. Muster: „Zahlung: ohne Abzug innerhalb von 30 Tagen.“ Ebenso empfiehlt es sich hier noch, die Gültigkeit des Angebots zu spezifizieren. Beispiel: „Das Angebot ist freibleibend.“ oder „Unser Angebot ist gültig bis 31.08.202x.“
  4. Der Schlusssatz
    Ferner ist ein weiterer wichtiger Bestandteil eines professionellen und überzeugenden Angebotsschreiben der Schlusssatz. Geben Sie im Schlusssatz ebenfalls eine konkrete Handlungsaufforderung an. Muster: „Wir freuen uns auf Ihre Bestellung (per Fax, Mail oder Telefon) und sind sicher, dass Sie mit unserer Lieferung / Leistung zufrieden sein werden.
  5. Name und Unterschrift
    Ebenfalls soll Name und Unterschrift der Person, die das Angebot erstellt hat, auf keinen Fall fehlen.

Ob Sie das Angebots Schreiben mit einer kostenlosen Wordvorlage oder Excel Vorlage erstellen spielt im Prinzip vordergründig betrachtet keine große Rolle. Allerdings haben Sie hierbei keine automatische Angebots-Nummerierung, korrekte Summenbildung und das spätere Wiederauffinden bestimmter Angebote ist nicht so leicht möglich.

Die Angebotsverwaltung erleichtert Ihnen das Schreiben von Angeboten

Die automatische Vergabe von Angebotsnummern sowie summieren und das spätere – einfache – Wiederauffinden bestimmter Angebote ist mit SuccessControl CRM kein Problem. Ebenso können Sie das Angebot direkt per E-Mail an Ihren Kunden versenden. Des weiteren unterstützt Sie die Software auch beim Nachfassen von Angeboten.

Schnell und einfach Angebot schreiben

Ebenso nimmt die integrierte Artikel- und Textbausteinverwaltung Ihnen einen Großteil Ihrer wertvollen Arbeitszeit ab. Die vollen Vorteile einer unterstützenden Software genießen Sie, wenn aus dem Angebot Schreiben ein Auftrag wird. Mit einem Klick erstellen Sie dann aus dem Angebot eine Auftragsbestätigung – aus dieser dann eine Rechnung samt Lieferschein im integrierten Rechnungsprogramm – und zu guter Letzt überwachen Sie noch den pünktlichen Zahlungseingang.

Anleitungsvideo: Ein Angebotsschreiben verfassen

Video Angebots Schreiben erstellen

 

Tipp – so wird das perfekte, schriftliche Angebot erstellt. Verkaufstrainer Oliver Schumacher erklärt was beim schreiben von Angeboten zu beachten ist um mehr Aufträge zu erhalten:

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