Was ist eine gute Rechnungsnummer?

Die beste Rechnungsnummer für Ihr Unternehmen individuell zu bestimmen ist ganz einfach.

Als erstes müssen Sie sich die Frage stellen, wie viel Rechnungen Sie im Jahr ungefähr schreiben. Kalkulieren Sie beispielsweise mit 80 Rechnungen im Monat, ergibt dies auf das Jahr gesehen rund (80 Rechnungen x 12 Monate) 960 Rechnungen in Summe. Folglich sollten Ihre Rechnungsnummern also schon einmal 3-stellig sein.

Zweitens sollten Sie auf jeden Fall eine Sicherheitsreserve einplanen. Ihr Rechnungsnummernkreis soll ja auch Sinn machen, wenn Sie mehr als die kalkulierte Anzahl von Rechnungen schreiben. Folgerichtig addieren Sie eine Stelle hinzu. Hier in unserem Beispiel ist die Rechnungsnummer dann bereits 4-stellig.

Schlussendlich stellen Sie für den perfekten Nummernkreis noch das entsprechende Jahr zweistellig davor. Hierdurch wird nicht nur die Zuordnung zu einem Kalenderjahr erleichtert, ebenfalls sind Ihre Rechnungsnummern selbst über die Jahre gesehen eindeutig fortlaufend.

Schema – so setzt sich eine gute Rechnungsnummer zusammen

Schema einer guten Rechnungsnummer

Schema für gute Nummernkreise. Ideal für bis zu 9999 Rechnungen im Jahr.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Empfehlung: Nummernkreise sollten so kurz wie möglich und so lang wie notwendig sein. Verkomplizieren Sie Ihre Nummern nicht – je einfacher desto besser.

Übrigens, mit welcher Rechnungsnummer Sie anfangen möchten können Sie selbst frei bestimmen. Im obigen Beispiel kann dies dann bspw. die Nummer 210000 oder auch 210500 sein. Im neuen Jahr dann beispielsweise  220000 oder 220500.

Nach dem gleichen Schema können Sie selbstverständlich auch Angebotsnummern und alle weiteren Nummernkreise vorgeben.

Ein gutes Rechnungsprogramm kümmert sich dann um die fortlaufende Nummerierung der Rechnungen und Auftragsbelege. Somit ist gewährleistet, das keine Rechnungsnummer doppelt vorkommt. Weitere Infos dazu erhalten Sie im folgenden Artikel.

Links zum Thema

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Programm zum Lieferscheine erstellen – clever & einfach mit Vorlagen

Programm zum Lieferschein erstellen – clever & einfach mit Muster Vorlagen

Einen Lieferschein schreiben Sie in der Regel um dem Kunden Ware und Produktmuster zu übergeben. Abgesehen davon haben Sie im Programm beim erstellen von Lieferscheinen die Option diesen mit oder ohne Preisangaben zu drucken. Standardmäßig wird die Lieferschein Vorlage ohne Preisangaben erstellt.

 

Lieferschein Muster

Bild: Muster eines Lieferscheines

In einem Lieferschein müssen neben dem Datum folgende Pflichtangaben stehen:

  • Lieferschein Nummer
  • Absender – Firma
  • Empfänger der Lieferung
  • Positionen mit Menge, Mengeneinheit und Bezeichnung der Waren

 

Vorteile einer Lieferschein Software

Beim Lieferschein erstellen haben Sie im Programm die Möglichkeit weitere Angaben hinzuzufügen. Zu diesen optionalen Angaben gehören beispielsweise das Gewicht, die Preise, die Empfänger Telefonnummer und besondere Versandhinweise. Darüber hinaus können Sie im Lieferschein vermerken ob die Lieferung kostenlos ist. Auch ein Unterschriftenfeld für die Empfangsbestätigung – wie beispielsweise „Ware erhalten am“ kann im Lieferschein erstellt werden.

Tipp – Produktbilder in Lieferscheinen verwenden
Wenn vorhanden fügen Sie Produktbilder in Ihre Lieferscheine ein. Dies erleichtert Ihren Kunden die Zuordnung.

Produktbilder in Lieferscheinen – ein Bild sagt mehr als tausend Worte

Intelligente Software – die Folgebeleg Funktion

Besonders einfach schreiben Sie Lieferscheine wenn Sie bereits ein Angebot an Ihren Kunden erstellt haben. Mit der Folgebeleg Funktion im Programm erstellen Sie dann mit einem Klick aus dem Angebot einen Lieferschein. Ein weiterer Klick genügt um aus dem Lieferschein abschließend eine Rechnung zu erstellen. Um Ihnen und Ihrem Kunden den optimalen Überblick zu geben, werden die Folgebelege jeweils referenziert. Im Beispiel der Rechnung enthält diese dann automatisch den Vermerk „Rechnung zu Lieferschein Nr.: 21123 vom 05.03.2021“.

Aus Lieferscheinen einfach die entsprechende Rechnung erstellen.

Alle Lieferscheine im Überblick

Der Nutzen eines Lieferscheinprogramms geht aber weit über die Lieferschein-Funktion hinaus. Das Programm sorgt nicht nur für einen fortlaufenden Nummernkreis, sondern beim erstellen eines Lieferscheins wird auch automatisch der Lagerbestand aktualisiert. Da ein Lieferschein ein Aufbewahrungspflichtiges Dokument ist, wird dieser auch automatisch in der Kundenhistorie gespeichert.

Auch die Umschaltung der Lieferschein Vorlage in Englisch für Auslandslieferungen ist kein Problem. Zudem sind die Lieferschein Vorlagen individuell auf das Firmen Design anpassbar.

 

Sammelrechungen  aus Lieferscheinen erstellen

Auch mehrere Lieferscheine können einfach mit einer Sammelrechnung abgerechnet werden. Im Rechnungsprogramm von SuccessControl steht Ihnen hierfür die Funktion „Mehrfachauswahl“ zur Verfügung. Markieren Sie einfach die Lieferscheine, die Sie in die Sammelrechnung übernehmen möchten. Das Lieferdatum und die jeweiligen Lieferscheinnummern werden automatisch in chronologischer Reihenfolge in die Sammelrechnung eingefügt. Fertig!

 

Sind Preise auf Lieferscheinen sinnvoll?

Preisangaben bei Lieferscheinen – sinnvoll bspw. bei Warenmuster

In der Regel nein, da anhand des Dokuments hauptsächlich die Menge und Art der gelieferten Ware prüfbar sein soll.

Allerdings gibt es auch Ausnahmen wo Preisangaben auf Lieferscheinen sinnvoll sind.

Versenden Sie beispielsweise kostenlose Warenmuster per Lieferschein, blenden Sie die Preisangaben ein – somit weiß der Empfänger dass das Produktmuster auch wirklich kostenlos ist.

 

Formulierungen auf Lieferscheinen

Als Einleitungstext genügen die persönliche Anrede und ein kurzer Einleitungssatz.
Hier zwei Beispiele wie das Programm beim Lieferschein erstellen dies einfügt:

„Sehr geehrter Herr Müller, anbei erhalten Sie wie folgt:“

„Sehr geehrte Frau Schmidt, nochmals vielen Dank für Ihre Bestellung. 
Anbei erhalten Sie per Paketdienst wie folgt:“

 

Kostenlose Beispiele, Muster und Vorlagen

Ein flexibles Lieferscheinprogramm bietet viele Vorteile. Das Lieferschein Programm ist kostenlos zur Erstellung von Lieferscheinen verwendbar – zum direkten Download geht es hier.

Für alle die nur mal ganz gelegentlich einen Lieferschein schreiben gibt es einen kostenlosen Lieferschein Vorlagen Download im beliebten Word Format.  Dieser Lieferschein ist blanko direkt zum ausfüllen und ausdrucken.

Links

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Lieferscheine und Angebote

Lieferschein-Muster-PDF

Lieferschein-Muster-PDF-mit-Preisangaben 

Weitere Infos zum Rechnungsprogramm von SuccessControl

Angebotsverfolgung: Mit Wiedervorlagen System nachfassen

Ein Angebot ist der erste Schritt für einen Auftrag. Aber was tun wenn der potentielle Auftraggeber sich nicht meldet? Ein Wiedervorlage System erleichtert das Nachfassen von Angeboten – Sie werden automatisch aktiv.

Büroorganisation mit ToDo Wiedervorlagen Listen

Wenn auf ein Angebot nicht gleich reagiert wird, kann das viele Gründe haben. In den wenigsten Fällen ist davon auszugehen, dass der Kunde nicht interessiert ist. Sonst hätte er ja auch kein Angebot angefordert – oder? Vielmehr werden Sie feststellen, das meistens das „Tagesgeschäft“ ihn abgehalten hat eine Antwort zugeben. Eventuell haben auch Sie selber vergessen einfach mal nachzufragen.

Erfolgreicher beim Vertrieb mit Wiedervorlagen

Damit Angebote nicht in Vergessenheit geraten, unterstützt Sie bspw. das Wiedervorlage System von SuccessControl CRM. Abstrakt gesehen ist eine Wiedervorlage nichts anderes als eine nochmalige Vorlage (eines Schriftstücks – sprich hier Angebot), zu einem gewissen Zeitpunkt. Praktisch gesehen, erhalten Sie also eine Erinnerung zu einem definierten Zeitpunkt.

Muster einer Wiedervorlage

Muster einer Wiedervorlage – alle relevanten Angaben im Blick

Die Erstellung einer Wiedervorlage erfolgt ohne zusätzlichen Aufwand direkt nach Fertigstellung eines Angebots im Rechnungsprogramm von SuccessControl CRM. Hierzu beantworten Sie den Dialog „Möchten Sie den Vorgang zur Wiedervorlage?“ der Software einfach mit ja, geben Follow-Up Datum und eventuelle besondere Nachfassvermerke an.

Wiedervorlagen und ToDo erstellen

Die elektronische Wiedervorlage – wann ist was zu erledigen

Eine Verknüpfung zu Kunden, Mitarbeiter und Angebotsdokument ist ohne weiteres Zutun automatisch hergestellt.

 

Erinnerungen zum Nachfassen – Angebote zu Aufträgen machen

Ob Sie das Angebot per E-Mail oder alternativ per Telefon nachfassen obliegt ihrer persönlichen Vorliebe. Das ToDo-Wiedervorlage System erinnert Sie pünktlich an die Aufgabe und liefert alle zum Vorgang notwendigen Informationen. So sind Sie umfassend über den Kunden sowie das betreffende Angebot informiert.
Als Ergebnis erhalten Sie Ihre persönliche To-Do-Liste, über die Sie ganz bequem auf das zugehörige Angebot springen, und auch gleich den Kunden im Überblick haben.
Sollten Sie den Kunden nicht erreichen, können Sie bequem das Datum anpassen und die Wiedervorlage erscheint zu diesem erneut in der Liste.

 

Fazit

Ein Wiedervorlagesystem ist nicht nur sinnvoll zum Nachfassen von Angeboten bei Kunden, sondern genauso zum organisieren von regelmäßigen Aufgaben. Seien es der Ablauf von Kündigungs- und Verlängerungsfristen oder auch das Schreiben von Rechnungen an Kunden. Durch ToDo-Listen erhält Ihre tägliche Arbeit mehr Struktur, infolge sind Abläufe einfacher und effizienter.

Tipps und Links:

Tipp: Angebote telefonisch nachfassen – so werden aus Angeboten Aufträge

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Tipps zum Jahreswechsel 2021

Damit der Start ins neue Jahr gut gelingt, haben wir für Sie die wichtigsten Tipps für den Jahreswechsel 2020 – 2021 zusammengefasst.

  1. Ab 01.01.2021 wieder 19 % Mehrwertsteuer in Deutschland
  2. Mit welcher Rechnungsnummer im neuen Jahr anfangen – Nummernkreise für Rechnungen, Angebote etc. anpassen
  3. Kassen Belegnummer für das neue Jahr
  4. Ablageordner nach Jahren strukturieren
  5. Weitere Infos

Hinweis: Bitte drucken Sie zuerst Ihre bestehenden Einstellungen aus! Falls Sie sich beim Einstellen vertippen, können Sie jederzeit nachsehen wie diese waren!
So drucken Sie Ihre bestehenden Einstellungen aus – Bild.

1. Mehrwertsteuer Erhöhung in Deutschland

Ab dem 01.01.2021 gilt erneut der Regelsteuersatz von 19 % und der ermäßigte Steuersatz von 7 % in Deutschland! Die Mehrwertsteuersätze passen Sie wie folgt an – hier zur Anleitung.


2. Nummernkreise für Rechnungen und Angebote anpassen

Viele Anwender empfinden es als hilfreich und sinnvoll, wenn aus den Nummern für Angebote, Rechnungen und dergleichen das aktuelle Jahr abgelesen werden kann.

Bewährt als gute Rechnungsnummer hat sich hier, die Nummernkreise mit zwei führenden Stellen für das Jahr ( 210001 ), und nach geordneten Stellen für die laufende Nummer zu erzeugen.

Sie können zum Jahreswechsel dann einfach im Setup die Nummernkreise anpassen.
„Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ > „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Nummernkreise“

Hinweis – bitte beachten:
Die Nummernkreise sollten am besten immer fortlaufend (aufsteigend) sein.
Also NICHT die Nummernkreise bspw. komplett auf 0 zurück setzen, sondern so, das sich immer eine höhere eindeutige Nummer gegenüber dem Vorjahr ergibt!

Hier im Beispiel wurde die Rechnungsnummer auf 210000 gesetzt. Wenn Sie im Rechnungs-Programm jetzt in 2021 die erste Rechnung schreiben, erhält diese die Rechnungsnummer 210001.


3. Kassen Belegnummer

Nachdem Sie ALLE Buchungen für 2020 sowie einen Kassenabschluss für 2020 erstellt haben – ist es empfehlenswert zum neuen Jahr auch die laufende Kassen-Belegnummer wieder mit 1 (eins) starten zu lassen:

Kasse – laufende Belegnummer im neuen Jahr mit 1 starten (Hinweis: aber erst nachdem alle Buchungen für 2020 erledigt sind und ein Kassenabschluss für 2020 erstellt wurde!)

Diese Einstellung nehmen Sie wie folgt vor: „Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ > „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Kasse“ > „lfd. Belegnummer“

 


4. Ablageordner nach Jahren strukturieren

Strukturierte Ablage nach Jahr – mehr Übersicht

Auch zur Ablage von Dateien hat sich bewährt, jeweils zum Jahreswechsel für das neue Kalenderjahr einen separaten Ablageordner anzulegen.

Erstellen Sie hierzu einfach einen Ordner mit der Jahreszahl (ggf. mit Unterordnern wie bspw. Kasse, Rechnungen), und passen die Angaben im Setup von SuccessControl CRM entsprechend an.

 

Diese Vorgehensweise erleichtert nicht nur eine Archivierung von vergangenen Jahren, sondern liefert auch auf Anhieb den perfekten Überblick.

Diese Einstellungen nehmen Sie vor unter:
„Setup“ > „Datei Ablage“ (bzw. auf Wunsch individuell für jeden Benutzer unter „Benutzer und Rechte“)

 

Hinweis – bitte beachten!

Diese Jahreszahlenschema empfiehlt sich nur für die unten im Bild gelb markierten Bereiche (allgemeiner Schriftwechsel, Rechnungen, Kassenbelege).

Vorgabe der Ablageordner für allgemeinen Schriftwechsel, Rechnungen und Kassenbelege. HINWEIS: Die Pfade im Bild sind beispielhaft für eine lokale Installation. Bei Netzwerkinstallationen kann Ihr Pfad auch bspw. X:\SUCCESSCONTROL\Ablage\ oder anders benannt sein.

BEACHTEN:
Achten Sie darauf, das der Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ gleich bleibt!
Kontrolle wie folgt vornehmen: Nach Änderung der gelb markierten Bereiche im Tab Kurzinfo die Pfadangaben kontrollieren – dann ggf. den Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ wieder wie vorher setzen!

Falls dieser auch geändert wird, müssen Sie aus dem alten Verzeichnis den Unterordner „Adressen-Bilder“ in das neue Verzeichnis kopieren!
Wir empfehlen bevor Sie Änderungen vornehmen, einen Ausdruck der Kurzinfo Angaben zu machen (Tab Kurzinfo > Schaltfläche Kurzinfo drucken).

 


5. Weitere Infos


Unsere Bitte an Sie

Wir würden uns sehr freuen wenn Sie unter Kundenstimmen eine Bewertung / Erfahrung für SuccessControl abgeben 🙂


Das gesamte Team von SuccessControl CRM wünscht Ihnen ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr!

 

Angebote schreiben mit Microsoft Office inkl. Angebotsverwaltung

Die meisten Verkäufe beginnen mit einem Angebotsschreiben, das später – wünschenswerterweise – zu einem Auftrag wird. So erstellen Sie innerhalb von wenigen Minuten ein professionelles Angebot.

Aufbau eines Angebotsschreiben

  1. Der Einleitungstext
    Angebotsschreiben MusterHier nehmen Sie Bezug auf die entsprechende Anfrage des Kunden bzw. Interessenten. Formulierung Beispiel: „Wir danken Ihnen für Ihre Anfrage vom 10.08.201x und bieten Ihnen die von Ihnen angefragten Leistungen (Artikel, Produkte) wie folgt an:“
  2. Artikel und Dienstleistungen
    In diesem Bereich listen Sie alle Waren oder Dienstleistungen mit Menge und Preis auf. Ebenso können Sie hier eventuelle Rabatte, Angaben zu Versandkosten und Lieferterminen vermerken.
  3. Zahlungsbedingungen
    Ein wesentlicher Bestandteil beim Angebote schreiben sind selbstverständlich die Zahlungsbedingungen. Teilen Sie dem Interessenten hier unmissverständlich mit, wie die Zahlung erfolgen soll. Muster: „Zahlung: ohne Abzug innerhalb von 30 Tagen.“ Ebenso empfiehlt es sich hier noch, die Gültigkeit des Angebots zu spezifizieren. Beispiel: „Das Angebot ist freibleibend.“ oder „Unser Angebot ist gültig bis 31.08.201x.“
  4. Der Schlusssatz
    Ein weiterer wichtiger Bestandteil eines professionellen und überzeugenden Angebotsschreiben ist der Schlusssatz. Geben Sie im Schlusssatz ebenfalls eine konkrete Handlungsaufforderung an. Muster: „Wir freuen uns auf Ihre Bestellung (per Fax, Mail oder Telefon) und sind sicher, dass Sie mit unserer Lieferung / Leistung zufrieden sein werden.“
  5. Name und Unterschrift
    der Person, die das Angebot erstellt hat, sollte auf keinen Fall fehlen.

Ob Sie das Angebots Schreiben mit einer kostenlosen Wordvorlage oder Excel Vorlage erstellen spielt im Prinzip vordergründig betrachtet keine große Rolle. Allerdings haben Sie hierbei keine automatische Angebots-Nummerierung, korrekte Summenbildung und das spätere Wiederauffinden bestimmter Angebote ist nicht so leicht möglich.

Die Angebotsverwaltung erleichtert Ihnen das Schreiben von Angeboten

Die automatische Vergabe von Angebotsnummern sowie summieren und das spätere – einfache – Wiederauffinden bestimmter Angebote ist mit SuccessControl CRM kein Problem. Ebenso können Sie das Angebot direkt per E-Mail an Ihren Kunden versenden.

Schnell und einfach Angebot schreiben

Ebenso nimmt die integrierte Artikel- und Textbausteinverwaltung Ihnen einen Großteil Ihrer wertvollen Arbeitszeit ab. Die vollen Vorteile einer unterstützenden Software genießen Sie, wenn aus dem Angebotsschreiben ein Auftrag wird. Mit einem Klick erstellen Sie dann aus dem Angebot eine Auftragsbestätigung – aus dieser dann eine Rechnung samt Lieferschein im integrierten Rechnungsprogramm – und zu guter Letzt überwachen Sie noch den pünktlichen Zahlungseingang.

Anleitungsvideo: Ein Angebotsschreiben verfassen

Video Angebots Schreiben erstellen

 

Tipp – so wird das perfekte, schriftliche Angebot erstellt. Verkaufstrainer Oliver Schumacher erklärt was beim schreiben von Angeboten zu beachten ist um mehr Aufträge zu erhalten:

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Auszeichnung: IT-Stifterprädikat 2016

SuccessControl CRM erhält „IT-Stifterprädikat 2016“

Das Portal Stifter-helfen.de hat dieses Jahr wieder besonders engagierte IT-Unternehmen mit dem Prädikat „IT-Stifter 2016“ ausgezeichnet.

SuccessControl_AuszeichnungDie Auszeichnung für besonders engagierte IT-Unternehmen wurde am 09. Februar 2016 an SuccessControl CRM sowie insgesamt 31 führende Unternehmen in der IT-Branche wie Adobe, Buhl, Cisco, Lexware, SAP, Microsoft und weitere in München übergeben.

Das gesamte Team von SuccessControl CRM ist stolz für diese Auszeichnung und die besondere Würdigung unseres sozialen Engagements im Bereich der NPOs.

 

 

Auszeichnung: IT-Stifterprädikat 2015 für SuccessControl

SuccessControl CRM wird geehrt mit der „IT-Stifter 2015“ Auszeichnung

Das Portal Stifter-helfen.de hat dieses Jahr wieder besonders engagierte IT-Unternehmen mit dem Prädikat „IT-Stifter 2015“ ausgezeichnet.

SuccessControl CRM erhält Ehrung und Auszeichnung  „IT-Stifter 2015“Neben namhaften Unternehmen wie Adobe, Buhl, Cisco, Lexware, SAP und Microsoft erhielt auch dieses Jahr SuccessControl das IT-Stifterprädikat für besonders engagierte IT-Unternehmen.

Wir – das gesamte Team von SuccessControl CRM sind besonders stolz für diese Auszeichnung,
und nehmen dies als Anlass weiterhin Spitzenleistungen zu erbringen.
Links: