Adressliste im Excel Format – Adressenlisten übersichtlich ausgeben

Immer wieder werden Excel Listen benötigt. Sei es als schnelle Nachschlageliste oder zum ausdrucken. Eine Excel Adressliste stellt Adressen für verschiedene Zwecke übersichtlich dar.

Flexibler Aufbau der Excel-Vorlage

Je nach Anwendungsfall wird die Liste flexibel ausgegeben. Beispielsweise gehören hierzu:

  • Firmenname
  • der Vor- und Nachname
  • die Straße und Nummer
  • die Postleitzahl und Ort

Die Ausgabe der Adressenliste ist je nach Verwendungszweck erweiterbar. Beispielsweise wenn Sie eine Kundenliste ausgeben um:

  • die Kundennummer
  • die Telefonnummer
  • die E-Mail Adresse
  • etc. etc.
Flexible Ausgabe der Adressliste Vorlage in Excel

Flexible Ausgabe der Adressliste Vorlage: (1) wählbare Presets, (2) individuelles Listenformat

Mit der „Adressliste für Excel“ ist es somit einfach, beispielsweise auch Teilnehmer- oder Telefonlisten zu erstellen. Die Telefon- und Teilnehmerlisten eignen sich des weiteren auch gut zum ausdrucken.

Weiterführende Links zum Thema Adressliste in Excel

Skonto Rechnung – ist es sinnvoll Skonto einzuräumen?

Kurz gesagt: Nein, denn Skonto gewähren zahlt sich nicht aus.

Die Skonto Definition bedeutet Abzug oder besser formuliert, einen Nachlass auf den Preis wenn innerhalb eines angegebenen Zeitraumes gezahlt wird.

Allerdings ist eine Skontogewährung und Skonto Rechnung heute nicht mehr zeitgemäß. Abgesehen davon – haben Sie in letzter Zeit schon einmal im Elektro- oder Baumarkt nach Skonto gefragt? Ein ungläubiger Blick an der Kasse gibt Ihnen die Antwort.

Skonto berechnen Formel

Skonto berechnen Formel

Obwohl Skonto berechnen mehr Nachteile als Vorteile bringt, wird dessen ungeachtet immer wieder versucht die Zahlungsmoral von Kunden über Skonto Gewährung zu verbessern.

Das Skonto berechnen Sie dabei nach folgender Formel:

(Rechnungsendbetrag / 100) * Skontosatz = Skonto Abzugsbetrag
Rechnungsendbetrag – Skonto Abzugsbetrag = zu zahlender Betrag

Skonto von Brutto oder Netto berechnen?

Der Skontobetrag ist immer vom Bruttobetrag (Rechnungsendbetrag) der Rechnung berechnet.

Die richtige Formulierung beim Skonto gewähren auf einer Rechnung

Rechnung mit Skonto Muster

Abbildung: Rechnung mit Skonto Muster – korrektes Skonto ausweisen

Im obigen Bild Rechnung mit Skonto Beispiel sehen Sie einen Mustertext einer Formulierung: „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen mit 3% Skonto (1.190,00 € – 35,70 € = 1.154,30 €) oder bis zum 23.03.2022 rein netto auf folgendes Konto: IBAN: DE02 1234 4567 // BIC: BIAADD12XXX“

Tipp – Bei einer Rechnung Skonto automatisch berechnen

Im Rechnungsprogramm von SuccessControl stehen Ihnen ebenfalls sogenannte Platzhalter zur automatischen Skontoberechnung zur Verfügung.

Weiterführende Links

 

Zahlungsbedingungen – was muss in einer Rechnung stehen?

Wichtig ist, in einer Rechnung das Zahlungsziel – also eine Zahlungsfrist anzugeben. Anhand der Zahlungsbedingungen weiß der Rechnungsempfänger, bis zu welchen Fälligkeitsdatum er die Rechnung zu begleichen hat.

Zahlungsbedingungen Beispiele

Zahlungsbedingungen Beispiele.  Tipp: immer auch das Konto beim Zahlungsziel angeben!

Formulierungen von Zahlungsbedingungen Beispiele

Auf jeden Fall formulieren Sie Ihre Zahlungsbedingungen immer eindeutig. Damit vermeiden Sie nicht nur Missverständnisse, sondern Ihre Rechnungen werden auch zügig bezahlt. Besonders wichtig ist, nicht nur das Zahlungsziel der Rechnung, sondern auch gleich die Bankverbindung bei den Bedingungen mit anzugeben. Somit entfällt für den Kunden die Suche nach der Bankverbindung.

  • Sofort fällig nach Rechnungsstellung auf folgendes Konto: IBAN: DE02 1234
  • Zahlbar: innerhalb von 14 Tage netto ohne Abzug nach Rechnungserhalt auf folgendes Konto: IBAN: DE02 1234
  • Zahlungsbedingungen: 30 Tage Netto, innerhalb von 10 Tagen abzüglich 2 % Skonto auf folgendes Konto: IBAN: DE02 1234
  • Wir erbitten Ihre Zahlung sofort ohne Abzug auf folgendes Konto: IBAN: DE02 1234 // BIC: BIAADD12XXX
  • Wir erbitten Ihre Zahlung innerhalb von 14-Tagen ohne Abzug auf folgendes Konto: IBAN: DE02 1234 // BIC: BIAADD12XXX

Tipp – auch in Angeboten Zahlungsziele vorgeben

Ebenso geben Sie bereits auch in Angeboten eindeutige Zahlungsziele vor. Entsprechend hier zwei Beispiele. Einmal für ein (1) Standard Angebot und einmal eine Zahlungsbedingungen Formulierung für einen (2) Projektauftrag mit Anzahlung:

  1. Fällig ohne Abzug nach Rechnungsstellung – Angebot freibleibend.
  2. 10 % bei Auftragserteilung, 50 % bei Produktionsbeginn, Restsumme bei Abnahme.

Welche besonderen Zahlungsbedingungen gibt es?

Vereinbaren Sie beispielsweise eine Teil- beziehungsweise Ratenzahlung mit Ihrem Kunden, können Sie auch dies in den Bedingungen eingeben.
Ein Beispiel für eine Raten-Zahlungsbedingungen Formulierung ist beispielsweise:

  • Zahlbar in 10 gleichen Monatsbeträgen jeweils zum 01. des Monats.

Praxistipp – individuelle Zahlungstexte mit Zahlungsziel auf der Rechnung

Im Rechnungsprogramm von SuccessControl, wird die Zahlungsbedingung bei einer Rechnung automatisch hinzugefügt. Hier stehen Ihnen Platzhalter zur individuellen Anpassung der Zahlungsbedingungen zur Verfügung.

Beispiel Zahlungstext Vorgabe:

Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag in Höhe von #Rechnungsbetrag# bis zum #Fälligkeitsdatum# auf unser Konto IBAN: DE02 1234 // BIC: BIAADD12XXX

Ergibt dann im Rechnungsbeleg bspw. 1.000,00 € sowie Tagesdatum + Fälligkeit in Tagen:

Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag in Höhe von 1.000,00 € bis zum 15.05.2022 auf unser Konto IBAN: DE02 1234 // BIC: BIAADD12XXX

Abschließend weiterführende Links

Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Was ist der Unterschied zwischen Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer? Als Gewerbetreibender, Unternehmer oder Freiberufler brauchen Sie eine Steuernummer. Wenn Sie Leistungen innerhalb des Europäischen Binnenmarktes erbringen, benötigen Sie auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Steuernummer

Bei der Rechnungsstellung ist die Angabe der vom Finanzamt erteilten Steuernummer für Unternehmen und Selbstständige ausreichend. Dies aber nur, sofern Sie lediglich innerhalb des eigenen Landes Rechnungen erstellen. Die Steuernummer ist eine zehn- bis 13-stellen lange Zahl. Unternehmen beziehungsweise Existenzgründer beantragen und erhalten die Steuernummer bei dem für Ihren Firmensitz zuständigen Finanzamt. Alternativ können Sie statt der Steuernummer auch Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf Rechnungen angeben.

Steuernummer Beispiel

Steuernummer Beispiel

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – kurz USt-IdNr.

Die USt-IdNr. ist eine eigenständige Nummer. Infolgedessen wird diese Unternehmen zusätzlich zur Steuernummer des Unternehmens vom BZSt – Bundeszentralamt für Steuern – erteilt.

Zweck: Kurz gesagt, Unternehmen die Lieferungen und Leistungen innerhalb des Europäischen Binnenmarktes erbringen oder erhalten, benötigen für die Abwicklung eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Die USt-IdNr ist dann beispielsweise bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung auf der Rechnung zu vermerken.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Beispiel (Abkürzung: USt-IdNr.)

USt-ID ‎beantragen
Im Falle einer Firmenneugründung ist die Erteilung der Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer direkt beim zuständigen Finanzamt zu beantragen. Online-Formular des Bundeszentralamts für Steuern

Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer‎ auf Rechnungen angeben?

Wenn Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vorliegen haben, genügt es wenn Sie lediglich die Umsatzsteuer-ID auf Ihren Geschäftsbelegen angeben. Die Steuernummer brauchen Sie dann nicht extra aufzuführen.

Weiterführende Links zu Nummern

Wie Sie Ihre Preise erhöhen – alle Artikelpreise prozentual anpassen

Es gibt gute Gründe für eine Preissteigerung. Beispielsweise die aktuelle Inflation. Hier durch verteuern sich nicht nur die Preise der Rohstoffe, sondern auch die Produktionskosten. Abgesehen davon kann auch eine Kostensteigerung im Unternehmen aufgrund knapper Ressourcen ein Grund für Preiserhöhungen sein.

Wie kann man Preise für Artikel erhöhen?

Bei wenigen Artikel haben Sie in der Regel die Preise schnell durch einfaches manuelles ändern angepasst. Wie Sie eine generelle Preisänderung von vielen Artikeln durchzuführen, zeigen wir Ihnen im folgenden Beitrag.

Wir empfehlen für alle Fälle vorher eine Datenbank Sicherung vorzunehmen. Ebenfalls kann Sie auch unser Support als Dienstleistung bei der Preisanpassung unterstützen.

Folglich ein Beispiel: Preise erhöhen für alle eingepflegten Artikelpreise auf einen Schlag um 8% netto anheben bei einem Umsatzsteuersatz von 19%.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Zuerst rufen Sie in der Artikelauskunft > unter Artikel anlegen und bearbeiten > die Schnellbearbeitung: Artikel in Listenansicht bearbeiten auf

Preise erhöhen Anleitung

2. Setzen Sie die Maus in das Feld UstSatz

3. Drücken Sie die Tastenkombination STRG + F

4. Klicken auf Ersetzen, und geben bei Suchen nach: 19 ein, bei Ersetzen durch: 8 ein. Achten Sie darauf das bei Suchen in: Aktuelles Feld angegeben ist!

5. Klicken Sie auf Alle ersetzen

Hinweis: Die Spalte Bruttobetrag bildet jetzt den um 8% erhöhten Nettopreis ab.

6. Markieren Sie die Spalte BruttoBetrag, und kopieren diese (rechter Mausklick).

Preise erhöhen Anleitung Bild 2

7. Markieren Sie die Spalte NettoBetrag, und wählen über rechten Mausklick einfügen.

Preise erhöhen Anleitung Bild 3

8. Bestätigen Sie das einfügen mit Ja.

Hinweis: Die Spalte Nettobetrag bildet jetzt den um 8% erhöhten Nettopreis ab.

9. Setzen Sie die Maus in das Feld UstSatz

10. Drücken Sie die Tastenkombination STRG + F

11 Klicken auf Ersetzen, und geben bei Suchen nach: 8 ein, bei Ersetzen durch: 19 ein. Achten Sie darauf das bei Suchen in: Aktuelles Feld angegeben ist!

12. Klicken Sie auf Alle ersetzen

Hinweis: Dadurch ist wieder die Umsatzsteuer und der Brutto Betrag auf 19% korrekt berechnet.

Preiserhöhung leicht gemacht

13. Fertig

Tipp:

Möchten Sie beispielsweise nur für einzelne Artikelgruppen die Preise erhöhen – auch dies ist kein Problem.
Hier bietet Ihnen die Artikelverwaltung des Rechnungsprogramms von SuccessControl umfangreiche Möglichkeiten. Nutzen Sie hierzu einfach die Filtermöglichkeiten in der Datenblattansicht. Beispielsweise nach Artikelgruppe. Dazu klicken Sie auf das kleine Dreieck in der betreffenden Spalte und filtern entsprechend.

Tipps zum Jahreswechsel 2022

Damit der Start ins neue Jahr gut gelingt, haben wir für Sie die wichtigsten Tipps für den Jahreswechsel 2021 – 2022 zusammengefasst.

  1. Mit welcher Rechnungsnummer im neuen Jahr anfangen – Nummernkreise für Rechnungen, Angebote etc. anpassen
  2. Kassen Belegnummer für das neue Jahr
  3. Ablageordner nach Jahren strukturieren
  4. Weitere Infos

Hinweis: Bitte drucken Sie zuerst Ihre bestehenden Einstellungen aus! Falls Sie sich beim Einstellen vertippen, können Sie jederzeit nachsehen wie diese waren!
So drucken Sie Ihre bestehenden Einstellungen aus – Bild.

Hinweis: Es handelt sich hier nur um Empfehlungen – Sie können auch alle Einstellungen so belassen wie diese sind.

 

1. Nummernkreise für Rechnungen und Angebote anpassen

Viele Anwender empfinden es als hilfreich und sinnvoll, wenn aus den Nummern für Angebote, Rechnungen und dergleichen das aktuelle Jahr abgelesen werden kann.

Bewährt als gute Rechnungsnummer hat sich hier, die Nummernkreise mit zwei führenden Stellen für das Jahr ( 220001 ), und nach geordneten Stellen für die laufende Nummer zu erzeugen.

Sie können zum Jahreswechsel dann einfach im Setup die Nummernkreise anpassen.
„Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ > „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Nummernkreise“

Hinweis – bitte beachten:
Die Nummernkreise müssen immer fortlaufend (aufsteigend) sein.
Also NICHT die Nummernkreise bspw. komplett auf 0 zurück setzen, sondern so, das sich immer eine höhere eindeutige Nummer gegenüber dem Vorjahr ergibt!

Hier im Beispiel wurde die Rechnungsnummer auf 220000 gesetzt. Wenn Sie im Rechnungs-Programm jetzt im Jahr 2022 die erste Rechnung schreiben, erhält diese die Rechnungsnummer 220001.


2. Kassen Belegnummer

Nachdem Sie ALLE Buchungen für 2021 sowie einen Kassenabschluss für 2021 erstellt haben – ist es empfehlenswert zum neuen Jahr auch die laufende Kassen-Belegnummer wieder mit 1 (eins) starten zu lassen:

Kasse – laufende Belegnummer im neuen Jahr mit 1 starten (Hinweis: aber erst nachdem alle Buchungen für 2021 erledigt sind und ein Kassenabschluss für 2021 erstellt wurde!)

Diese Einstellung nehmen Sie wie folgt vor: „Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ > „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Kasse“ > „lfd. Belegnummer“

 


3. Ablageordner nach Jahren strukturieren

Strukturierte Ablage nach Jahr – mehr Übersicht

Auch zur Ablage von Dateien hat sich bewährt, jeweils zum Jahreswechsel für das neue Kalenderjahr einen separaten Ablageordner anzulegen.

Erstellen Sie hierzu einfach einen Ordner mit der Jahreszahl (ggf. mit Unterordnern wie bspw. Kasse, Rechnungen), und passen die Angaben im Setup von SuccessControl CRM entsprechend an.

Diese Vorgehensweise erleichtert nicht nur eine Archivierung von vergangenen Jahren, sondern liefert auch auf Anhieb den perfekten Überblick.

Diese Einstellungen nehmen Sie vor unter:
„Setup“ > „Datei Ablage“ (bzw. auf Wunsch individuell für jeden Benutzer unter „Benutzer und Rechte“)

 

Hinweis – bitte beachten!

Diese Jahreszahlenschema empfiehlt sich nur für die unten im Bild gelb markierten Bereiche (allgemeiner Schriftwechsel, Rechnungen, Kassenbelege).

Vorgabe der Ablageordner für allgemeinen Schriftwechsel, Rechnungen und Kassenbelege. HINWEIS: Die Pfade im Bild sind beispielhaft für eine lokale Installation. Bei Netzwerkinstallationen kann Ihr Pfad auch bspw. X:\SUCCESSCONTROL\Ablage\ oder anders benannt sein.

BEACHTEN:
Achten Sie darauf, das der Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ gleich bleibt!
Kontrolle wie folgt vornehmen: Nach Änderung der gelb markierten Bereiche im Tab Kurzinfo die Pfadangaben kontrollieren – dann ggf. den Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ wieder wie vorher setzen!

Falls dieser auch geändert wird, müssen Sie aus dem alten Verzeichnis den Unterordner „Adressen-Bilder“ in das neue Verzeichnis kopieren!
Wir empfehlen bevor Sie Änderungen vornehmen, einen Ausdruck der Kurzinfo Angaben zu machen (Tab Kurzinfo > Schaltfläche Kurzinfo drucken).

 


4. Weitere Infos


Unsere Bitte an Sie

Wir würden uns sehr freuen wenn Sie unter Kundenstimmen eine Bewertung / Erfahrung für SuccessControl abgeben 🙂


Das gesamte Team von SuccessControl CRM wünscht Ihnen ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr!

 

Innergemeinschaftliche Lieferung – Rechnung steuerfrei erstellen

Wenn beispielsweise ein deutsches Unternehmen an ein Unternehmen im EU-Ausland liefert, spricht man von einer innergemeinschaftlichen Lieferung. Daher wird in diesem Falle die Rechnung für diese innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei erstellt.

Demzufolge sind auf der Rechnung zusätzlich folgende Angaben erforderlich:

  • Ust.-IdNr des Empfängers
  • Ust.-IdNr des Rechnungserstellers
  • Hinweis auf die Steuerbefreiung

Um diesen Anforderungen zu genügen, fügen Sie bei einer Rechnung für eine innergemeinschaftliche Lieferung folgenden Text ein:

Innergemeinschaftliche Lieferung
Unsere Ust.-IdNr.: #Fa_UmsatzsteuerIdentifikationsnummer#
Ihre Ust.-IdNr.: #Kunde_UmsatzsteuerIdentifikationsnummer#

Hinweis: Die Steuerschuld geht auf Sie gemäß dem 
"reverse-charge-Verfahren" als Leistungsempfänger über!

USt-Id des ErwerbersTipp:
Den Text können Sie ebenso bequem in der Textbausteinverwaltung von SuccessControl hinterlegen und abrufen. Die Angaben zwischen den Raute # Zeichen werden dabei dann automatisch gefüllt.

Des weiteren hinterlegen Sie die Kunden Umsatzsteuer Identifikationsnummer am besten in den Kundenstammdaten. Ebenfalls setzen Sie auch hier noch die Option „Keine MwSt berechnen“.

Um die USt-ID-Nummer des ausländischen Kunden zu prüfen, genügt ein Doppelklick in das Feld UID-Nr. Sie erhalten dann direkt ein Prüfergebnis, ob die Nummer gültig ist.

 

Innergemeinschaftliche Lieferung Rechnung als Muster
Im folgenden zeigt das Bild eine Musterrechnung für eine innergemeinschaftliche Lieferung mit den erforderlichen Pflichtbestandteilen.

Innergemeinschaftliche Lieferung Rechnung Muster

Musterrechnung innergemeinschaftliche Lieferung Pflichtangaben:  (1) Adresse des Leistungsempfängers mit Land.  (2) Ust.-IdNr des Empfängers und Ust.-IdNr des Rechnungserstellers.  (3) Keine MwSt.  (4) Hinweis Satz auf die Steuerschuld.

Weiterführende Links:

 

 

 

Rechnungsvorlage Word

Hier finden Sie eine Rechnungsvorlage im Word Format. Kostenlos zum Download. Richtigerweise ist die Rechnungsvorlage Word ideal für alle, die noch kein professionelles Rechnungsprogramm haben. Also nur mal gelegentlich oder zum ersten Mal eine Rechnung erstellen.

Möchten Sie noch einfacher Ihre Rechnungen erstellen und Kunden verwalten? Dann downloaden Sie ebenfalls noch SuccessControl CRM.

Rechnungsvorlage Word mit Umsatzsteuer

Rechnungsdokument für Word. 2010-2021. docx Format
Kleinunternehmer Rechnungsvorlage. Ohne Steuerausweis. docx Format

Musteransicht Rechnungsvorlage

Musteransicht der Rechnungsvorlage. Erstellt mit SuccessControl CRM.

Tipp: Sie schreiben mit der Wordvorlage eine Rechnung. Und möchten diese zudem noch per E-Mail versenden?  Dann speichern Sie diese zuerst noch in Word (Datei > Speichern unter) als PDF-Datei ab.

Weitere Word-Mustervorlagen

Geschäftsbrief-Wordvorlage
Lieferscheinvorlage und Musterlieferschein

Ihre Vorteile wenn Sie SuccessControl CRM anstatt einer Word-Rechnungsvorlage nutzen

So nutzen Sie auch noch vorhandene Microsoft Office Ressourcen. Zudem einfach, schnell und clever.

Abgesehen davon berechnet unser Rechnungsprogramm automatisch den exakten Rechnungsbetrag. Ferner auch noch den Mehrwertsteuerbetrag. Auch die Rechnungsnummer wird fortlaufend vergeben. Ebenso erstellen Sie blitzschnell aus einem Angebot eine Rechnung. Oder aus einer Rechnung einen Lieferschein.

Wenn Sie eine herkömmliche Word-Rechnungsvorlage oder Angebotsvorlage verwenden, müssen Sie die Adressaten mühsam eintippen. Durch SuccessControl erfolgt dies automatisch.

Sämtliche Kundendaten sind automatisch gespeichert. Ihre Kundendaten bleiben so stets aktuell. Und sind somit mit einem Klick in neue Belege übernommen. Während bei der Verwendung von einer Rechnungsvorlage für Word jeweils eine Neueingabe erforderlich ist.

Die mit SuccessControl erstellte Rechnung wird im Gegensatz zur Rechnungsvorlage direkt in das Rechnungsausgangsbuch gebucht. So sind mit nur wenigen Klicks auch Mahnungen erstellt. Durch diese Vereinfachung haben Sie nicht nur jederzeit Ihre Außenstände, sondern auch Ihre Umsätze im Überblick.

Ausfüllen der Rechnungsvorlage Word mit den Pflichtangaben
  1. Name und Vollständige Anschrift des Absenders
  2. Name und Anschrift (Kundendaten) des Empfängers
  3. Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Dienstleisters
  4. Rechnungsdatum (Datum, an dem die Rechnung erstellt worden ist)
  5. Einmalige Rechnungsnummer
  6. Menge und Art der gelieferten Artikel bzw. Dienstleistung
  7. Einzel- und Gesamtpreis der gelieferten Artikel bzw. Dienstleistung mit Steuersatz
  8. Leistungszeitpunkt der erbrachten Leistung bzw. Lieferung
  9. Auflistung Nettobetrag
  10. Anfallende Steuerbeträge
  11. Gesamtbetrag (Bruttobetrag)
  12. Zahlungsbedingungen (wie muss der Kunde zahlen)

Die Rechnungsvorlage hat eine Falzmarke nach DIN 5008. Dies erleichtert das falten der Rechnung. Somit passt diese auch noch optimal in den Briefumschlag.

Praxis Tipp – Wordvorlagen anpassen.

Hinweis: Für alle die kein Word haben. Bei ionos gibt es auch noch eine PDF-Mustervorlage direkt zum ausfüllen. Der PDF Download hier.

ISO-Zertifizierung nach DIN-EN ISO 9001:2015 – Leitfaden

Was ist die ISO 9001:2015 Zertifizierung?

Die ISO 9001 ist eine branchenübergreifende Norm. Deren Einhaltung ist von vielen Auftraggebern sowie von Behörden als Qualitätsstandard und Zulassungsvoraussetzung zur Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen gefordert. Zudem wird bei der Umsetzung auf eine kontinuierliche Verbesserung von Prozessen geachtet.

Welche Vorteile bietet eine Zertifizierung nach ISO 9001:2015?

Eine Zertifizierung nach ISO 9001:2015 wirkt sich positiv auf die Effektivität und Effizienz aller Zahnräder im Unternehmen aus. Abgesehen davon ist ein weiterer Schwerpunkt der ISO ist der risikobasierte Ansatz. Diese Denk- und Arbeitsweise ermöglicht auch in Krisenzeiten mehr Rückenwind. Kurz gesagt, eine Zertifizierung hat einen positiven Einfluss auf den Unternehmenserfolg.

ISO 9001 - zertifiziertes Qualitätsmanagement

SuccessControl CRM – ein wichtiger Baustein einer ISO Zertifizierung

Die Software erfüllt von Haus aus viele Anforderungen, die ein Qualitätsmanagement an ein Unternehmen stellt. Außerdem erleichtert dies somit im Umkehrschluss KMUs die Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems (QMS) nach ISO 9001:2015.
Es gibt eine Vielzahl an Themen, bei denen das CRM-System Zahlen liefert. Welches beispielsweise ein QMS benötigt. Als Anwender von SuccessControl sind Sie somit bestens aufgestellt, um den Schritt zur ISO-Zertifizierung erfolgreich zu gehen.

Zeitdauer, Kosten und Ablauf einer ISO-Zertifizierung

Die Vorbereitungszeit vom Entschluss, das eigene Unternehmen ISO zertifizieren zu lassen bis zur tatsächlichen Zertifizierung, hängt u.a. von der Größe eines Unternehmens bezogen auf dessen Mitarbeiterzahl und den vorhandenen Prozessen ab.

Der zweite Faktor ist die Manpower und Kompetenz des Teams, das mit der Realisierung beauftragt wird. Im Schnitt muss ein Unternehmen mit sechs bis 12 Monaten Vorbereitungszeit rechnen.

Die Kosten für eine ISO Zertifizierung setzen sich aus Beraterkosten, ggf. Kosten für die externe Erstellung von Dokumenten und das eigentliche Zertifizierungsverfahren durch eine akkreditierte Stele (z.B. TÜV, Dekra, DQS …) zusammen. Die Höhe der Kosten ergibt sich bei der Beratung ebenso wie bei der Zertifizierung aus der Mitarbeiterzahl.

Fast alle Anbieter haben Paketpreise z.B. bis 20 Mitarbeiter, 21 – 50 Mitarbeiter u.s.w.. Im Wesentlichen ist die Anzahl der Mitarbeiter hier als Indikator oder Schlüssel für den zu erwartenden Aufwand und damit verbundene Arbeitszeit (Manntage) zu verstehen. Hierbei versteht es sich von selbst, dass die Prüfung auf Normkonformität bei einem Unternehmen mit 250 Mitarbeitern und 30 Abteilungen aufwändiger ist als bei einem Unternehmen mit 12 Mitarbeitern in drei Arbeitsbereichen.

Kosten von der Beratung bis zur ISO 9001 Zertifizierung

Die Anfallenden Kosten sind außerdem von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Für eine vollumfängliche Beratung bis zur Zertifizierung sollten Sie einmalig ab 5.000,00 € im Budget einplanen. Die eigentliche Zertifizierung schlägt in der Regel nochmal mit 2.500,00 € bis 4.000,00 € zu Buche, kann jedoch bei Betrieben über 200 Mitarbeiter auch schnell das drei- bis vierfache dieses Regelsatzes für Audits betragen. Im Gegensatz zu den Einmalkosten für die Beratung fallen diese Kosten, für Überwachungs- oder Re-Zertifizierungsaudits, jährlich an.

Im ersten Schritt, hin zur Zertifizierung muss ein Antrag bei einer akkreditierten Stelle erfolgen. Diese begutachtet zu Beginn ob Sie selbst fachlich geeignet sind Ihr Unternehmen zu prüfen. Sie müssen hierbei nicht nur Fachkenntnisse Ihrer Branche nachweisen, sondern auch in der Funktion als Auditor, Wissen über die Norm und dessen Überprüfung darlegen.

Im nächsten Schritt erstellt Ihnen die akkreditierte Stelle ein Angebot. Wenn Sie dies akzeptieren, beginnt der Prozess zur Zertifizierung (Audit Stufe 1) in Form einer Dokumentenprüfung. Bei dieser administrativen Überprüfung beraten und unterstützen Sie die ISO-Consultants.

Nach erfolgreicher Dokumentenprüfung und Schließung eventueller Lücken wird das QM- System praktisch durchleuchtet (Audit Stufe 2). Die akkreditierte Stelle bespricht sodann mit Ihnen gemeinsam Feststellungen (positive Erkenntnisse sowie Abweichungen der Norm) und wird Ihnen im Nachgang dies schriftlich per Auditbericht zukommen lassen.

Wenn keine schwerwiegenden Abweichungen festgestellt werden konnten, wird Ihnen das ISO-Zertifikat ausgestellt. Dieses Zertifikat hat eine Gültigkeit von drei Jahren und verlangt zwingend, dass jährlich ein Überwachungsaudit bzw. jeweils im dritten Jahr ein Re-Zertifizierungsaudit erfolgt.

Wer berät und unterstützt Unternehmen bei einer Zertifizierung?

Beispielsweise berät und begleitet die Fa. ISO-Consultants kleine und mittelständige Unternehmen auf dem Weg zur erfolgreichen ISO-Zertifizierung. Dementsprechend erhalten Sie praxisnahe Tipps, wie Sie Zahlen, Daten und Fakten für Ihr Qualitätsmanagement-Systems aus SuccessControl CRM gewinnen. Das Beratungsunternehmen ISO-Consultants zeigt Ihnen, in einem kostenlosen und unverbindlichen Informationsgespräch, wie Sie Ihr Unternehmen erfolgreich zertifizieren. Folglich heben Sie sich dadurch positiv von Ihren Marktbegleitern ab.

Links zum Thema:
Oft gefragt: Was ist ein Audit?
Unter Audit versteht man eine systematische Überprüfung und Bewertung 
von Prozessen, durch die nachgewiesen wird, ob alle geforderten 
Standards und Anforderungen erfüllt werden.

Rechnungsausgangsbuch erstellen

Was ist ein Rechnungsausgangsbuch?

Im Rechnungsausgangsbuch werden alle erstellten Rechnungen, Stornos und Gutschriften tabellarisch aufgelistet. Die Angaben enthalten die Kunden Anschrift, die Kundennummer, das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer sowie die Netto- und Bruttobeträge. Ferner wird auch das Fälligkeitsdatum und die entsprechenden Zahlungseingänge zu den einzelnen Rechnungen aufgeführt.

Besteht eine Pflicht?

Es besteht keine Pflicht ein Rechnungsausgangsbuch auszudrucken, da ein modernes Rechnungsprogramm diese Daten jederzeit per Knopfdruck zur Verfügung stellt.

In vielen Fällen ist es allerdings einfacher Rechnungsausgänge anhand einer Liste zu kontrollieren. Abgesehen davon ist es auch übersichtlicher erstellte Rechnungen beispielsweise in einer Ordnerablage aufgelistet zu haben.

Ebenfalls hat sich in der Praxis bewährt, das Ausgangsbuch als Excel-Liste neben den DATEV Listen mit an den Steuerberater zu übergeben. Dies ergibt einen schnellen Überblick und erleichtert die monatliche Buchhaltung.

Wie wird das Rechnungsausgangsbuch erstellt?

Rechnungsausgangsbuch erstellen nach Excel

In 3 einfachen Schritten erstellen.

Die Ausgabe als Excel-Liste erfolgt in drei ganz einfachen Schritten. Zur Erstellung wählen Sie zuerst den Menüpunkt (1) „Verwaltung“, dann (2) „Ausgangsbuch-Übergabe für Steuerberater“. Hier noch den gewünschten Zeitraum eingeben und (3) Liste erstellen. Fertig.

Bild: Rechnungsausgangsbuch Muster als Excel

Rechnungsausgangsbuch Muster

Muster als Excel. Die Excel Datei wird entsprechend dem ausgewählten Zeitraum (von bis) benannt.

Was ist der richtige Zeitpunkt um das Ausgangsbuch zu erstellen?

Der beste Zeitpunkt ist, wenn Sie beispielsweise einen Monat oder ein Quartal abschließen. Somit haben Sie im Ablageordner für den betreffenden Zeitraum einen optimalen tabellarischen Überblick.