Tipp: Outlook – E-Mails mit Notizen versehen

Outlook Notiz zu einer E-Mail erstellen

Eine im Büroalltag nützliche Funktion ist das versehen von empfangenen E-Mails mit Notizen.

Um eine E-Mail mit Notizen zu versehen, halten Sie die STRG Taste gedrückt und drücken die Taste T (Tastenkombination STRG + T). Damit die Tastenkombination wirkt, darf die E-Mail nicht in einem Fenster geöffnet sein. Jetzt können Sie ganz einfach einen Betreff sowie die Notiz zur E-Mail eingeben.

Notiz-zu-Outlook-E-Mail

Outlook Notiz zu Mail hinzufügen: Mit der Tastenkombination STRG + T erstellen Sie eine Notiz zu einer E-Mail in Outlook

Abschließend klicken Sie auf Posting – die E-Mail inklusive Notiz wird im Outlook Posteingang angezeigt.

Notiz-zu-Mail-im-Posteingang

Schnellmemos in Outlook erstellen – auch Postings genannt

Auch interessant ist die Outlook Posting Funktion, um beispielsweise schnell mal einen Gedanken oder sonstige Memos festzuhalten.

Halten Sie dazu die STRG Taste gedrückt, zusätzlich die SHIFT (Umschalt) Taste gedrückt halten und drücken die Taste S (Tastenkombination STRG + SHIFT + S).

Outlook-Posting-erstellen

Outlook Notiz posten: Mit der Tastenkombination STRG + SHIFT + S erstellen Sie ein Posting in Outlook

Im folgenden Outlook Posting Fenster gewünschten Betreff und Notiz eingeben – fertig! Das Posting wird nun im Outlook Posteingang angezeigt.

Outlook-Posting-im-Posteingang

 

Weiterführende Links: So nutzen Sie Schnellbausteine in Outlook

Was ist eine gute Kundennummer?

Wenn Sie Angebote und Rechnungen schreiben dient die Kundennummer – in der Buchhaltung auch Debitorennummer genannt – einer schnellen Zuordnung eines Kunden zum jeweiligen Vorgang.

Sinn und Zweck einer Kundennummer:

Überweist beispielsweise ein Kunde eine erhaltene Rechnung, ist anhand der Rechnungsnummer und der Kundennummer eine eindeutige Zuordnung gegeben.

Wie lang sollen Kunden-Nummern sein?

Eine gute Kundennummer ist fünfstellig und liegt im Zahlenbereich von 10.000 bis 69.999.

Der Grund: DATEV Buchhaltungssysteme geben genau diesen Bereich in der Regel für sogenannte Personenkonten – also Debitorennummern vor.

Wenn Sie sich als an diese Empfehlung halten, erleichtert dies erstens die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater und spart zweitens noch wertvolle Zeit.

Gute Kundennummern

Bereich Buchhaltungskonformer Debitoren Nummern.

Im Programm wird durch die Taste Kundennummer erstellen automatisch die nächste KD-Nummer vergeben. Die Vorgabe der Startnummer erstellen Sie im Setup unter Nummernkreise.

Gut zu wissen – was ist Debitor und Kreditor:

  • Debitor – ist ein Schuldner, der Waren von einem Lieferanten auf Rechnung bezogen hat.
  • Kreditor – ist ein Lieferant, der Waren an einen Empfänger auf Rechnung liefert.
Weiterführender Beitrag:

Mahnung schreiben: Schnell und einfach erledigt

Wer viele Rechnungen schreibt, kommt auch nicht umhin Mahnungen zu schreiben.

Anleitungsvideo Mahnungen schreibenEs gibt sicherlich viele Gründe für den Zahlungsverzug Ihrer Kunden. Allerdings hat der Kunde in den meisten Fällen schlicht die Rechnung vergessen. Wenn Sie also rechtzeitig eine Mahnung schreiben, stellen Sie sicher das der Kunde die ausstehende Zahlung nicht aus dem Blick verliert.

Mahnungen in drei Stufen schreiben: Zahlungserinnerung direkt nach Zahlungsziel erstellen

Bewährt hat sich Mahnungen in drei Stufen zu erstellen. Am besten definieren Sie die erste Mahnung als Zahlungserinnerung. Mit dieser Zahlungserinnerung wird der Kunde freundlich auf die ausstehende Zahlung hingewiesen. Neben der Fristsetzung bis wann Sie die Zahlung erwarten, vergessen Sie auch nicht eine Kopie der offenen Rechnung beizufügen. Dadurch vermeiden Sie weitere Verzögerungen, da ansonsten allzu gern die Rechnung vom Kunden nochmals angefordert wird.

Beispiel Formulierung der Zahlungserinnerung:
"Sie haben leider die Begleichung unserer Rechnung übersehen. 
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir bei unserer Arbeit auf 
zeitgerechte Zahlung angewiesen sind. Bitte überweisen Sie den offenen
Betrag innerhalb von 10-Tagen auf unser Konto 123 bei der 
Sparkasse Irgendwo.
Sollten Sie den Betrag inzwischen überwiesen haben, so benachrichtigen 
Sie uns bitte und betrachten dieses Schreiben als gegenstandslos."

Bild 1: Zahlungserinnerung Musterschreiben

Tipp: Mit dem Rechnungsprogramm von SuccessControl erstellen Sie mit einem Klick Mahnungen mit korrekter Formulierung

Nach 10-Tagen die zweite Mahnung schreiben

Die zweite Mahnung schreiben Sie am besten direkt nach verstreichen der Frist, welche in der Zahlungserinnerung angegeben wurde. Wiederum nicht vergessen, erneut eine Frist zu setzen und eine Kopie der offenen Rechnung beizufügen.

Beispiel Formulierung der Mahnung:
"wir kommen auf unser letztes Schreiben zurück, welches nun 
10-Tage zurückliegt. Leider können wir bis dato keinen Zahlungseingang 
feststellen. Gibt es dafür Gründe? 
Dann wären wir für eine kurze schriftliche Nachricht dankbar. 
Bitte überweisen Sie den offenen Betrag innerhalb von 7-Tagen auf 
unser Konto 123 bei der Sparkasse Irgendwo. 
Sollten Sie den Betrag inzwischen überwiesen haben, so benachrichtigen 
Sie uns bitte und betrachten dieses Schreiben als gegenstandslos."

Tipp: Wenn Sie die zweite Mahnung erstellen, vergessen Sie auch hier nicht die Benachrichtigungsaufforderung falls der Kunde zwischenzeitlich gezahlt hat.

Mahnung schreiben Vorlage - zweite Mahnstufe

Bild 2: Mahnung schreiben Textvorlage

7-Tage später die dritte Mahnung erstellen

Die dritte und letzte Mahnung schreiben Sie dem Kunden nach weiteren 7-Tagen. Machen Sie dem Kunden eindeutig klar, dass Sie es ernst meinen.

Beispiel Formulierung der letzten Mahnung:
Leider haben Sie sowohl unsere 1. Zahlungserinnerung wie auch unsere 
2. Mahnung einfach unbeachtet gelassen. Auf den Zahlungseingang sind 
wir aber angewiesen und setzen hiermit eine letzte Frist von 7-Tagen 
ab dem Datum dieses Schreibens. Sollten wir keinen Zahlungseingang 
feststellen, werden wir auf Ihre Kosten das Inkasso-Verfahren einleiten.

Auch beim letzten Mahnschreiben erwähnen Sie die Benachrichtigungsaufforderung, falls der Kunde zwischenzeitlich gezahlt haben sollte. Sollte nach der Frist die Zahlung immer noch nicht eingegangen sein, lassen Sie Ihren Worten taten folgen. Rufen Sie Ihren Kunden an um ein klärendes Gespräch zu führen. Fruchtet dies nicht, übergeben Sie die Angelegenheit an Ihren Rechtsanwalt beziehungsweise Inkasso Büro.

 

Praxistipp: Wirkungsvolle Alternative zum Mahnung schreiben

Im Geschäftsalltag hat sich am besten bewährt, das Sie Ihren Kunden einfach anrufen bevor Sie die zweite Mahnung erstellen. Ein persönliches, offenes und klärendes Gespräch wirkt meistens Wunder.

Aufbau und Pflege einer Kundendatenbank

Sinn und Zweck einer Kundendatenbank im Unternehmen

Mit einer Kundendatenbank werden Kundenadressen und Kontakte strukturiert erfasst und übersichtlich verwaltet. Anders gesprochen, Sie behalten immer den Überblick über Ihre Kunden und Interessenten.

Hier liegen auch die Vorteile einer zentralen Kunden Datenbank. Erstens sparen Sie Zeit und steigern damit die Produktivität Ihres Unternehmens. Zweitens gewinnen Sie einen Wettbewerbsvorteil, da Sie einmal erfasste Daten immer wieder für die Interaktion mit dem Kunden gebrauchen können.

Kundendatenbank die Funktionen

Die Funktionen einer Kundendatenbank. Auch die Office Funktionen werden genutzt.

Welche Arten von Kundendaten-Systemen gibt es?

Daten zu Kunden können in verschiedenster Form und Detailgenauigkeit erfasst werden. Im einfachsten Fall sind die Daten in den Köpfen der Mitarbeiter oder verschiedenen Ordnern verteilt. Ebenfalls gibt es die meisten Kundendatenbanken heute immer noch in der Form einer Excel Liste. Obgleich Excel gar keine Datenbank ist.

Datenblattansicht von Kundenstammdaten

Vorteil gegenüber Excel: eine relationale Datenbank kann beliebig viele Zusatzinformationen aufnehmen

Ein echtes Datenbanksystem hat aber gegenüber Excel einen entscheidenden Vorteil. Durch den relationalen Aufbau können beliebig viele wertvolle Informationen zu den eigentlichen Kundendaten zentral erfasst werden.

Dies sind zum Beispiel Informationen aus Telefonaten, E-Mails, Absprachen und Aufgaben.

Gut zu wissen – Infoblock: Zu den noch am meist verwendeten Datenbanken gehören die Microsoft Systeme.

So funktioniert eine Kundendatenbank – Kategorisierung von Kontakten

Damit ein Kundendatenbanksystem ihre Prozesse am besten unterstützt, muss es auch einfach zu bedienen sein. Schließlich sollen ja auch selbst ungeübte Anwender ohne Handbuch im Unternehmensalltag sofort wichtige Kundeninformationen einpflegen.

Neben den Standarddaten die Unternehmen von Kunden erheben – dazu gehören beispielsweise der aktuelle Wohnort und die Kontaktdaten (Telefon, E-Mail-Adresse etc.) bietet das Datenbanksystem weitere Attribute an.

Durch diese Merkmale ist es möglich, Kunden zu kategorisieren. Und somit für spätere Selektionen zu qualifizieren. Solche Attribute sind beispielsweise tatsächliche Bestandskunden. Aber auch Interessenten oder potentielle Käufer. Ebenso ist auch eine Zuordnung und Gruppierung nach Branchen kein Problem. Ja – auch nach Produkten, Messekontakt oder Interessensgebieten geht.

Einfache Dateneingabe mittels Eingabemaske

Einfache Handhabung – das A und O einer Kundendatenbank-Software

 

Lückenlose Dokumentation der Kundenhistorie – alles Wichtige direkt beim Kunden

Neben diesen Grunddaten speichert die Datenbank auch Notizen, Dokumente und E-Mails als MSG-Datei. Sowie Wiedervorlagen. Hierdurch ist die gesamte Kommunikation nachvollziehbar. Und folglich auch alles Wichtige direkt beim Kunden in der Kontakthistorie schnell und leicht zu finden. Besser gesagt, Sie wissen genau wer, was und wann erhalten hat.

Marketing-Aktionen – die Kundenstammdaten effektiv weiterverarbeiten

Mit Hilfe der eingebauten Auswertungsfunktionen filtern Sie so im Handumdrehen alle Kunden heraus. Die den gewünschten Kriterien entsprechen. Neben der Ausgabe als Excel-Tabelle steht Ihnen diese Adressauswahl auch für Marketingzwecke direkt in der CRM-Kundendatenbank zur Verfügung. Somit sind schnell und einfach personalisierte Serienbriefe, Rundschreiben oder Email-Newsletter versendet. Die Kundengewinnung und Kundenpflege ist damit um ein vielfaches erleichtert.

Vorteile einer CRM-Kundendatenbank-Lösung

Erste Schritte zum anlegen, Aufbau und Pflege der vorhandenen Daten

Das anlegen einer Kundendatenbank geht auch zügig von der Hand. Da sich bestehende Kundenlisten und Kontakte beispielsweise aus Excel, Outlook als auch csv-Dateien einfach importieren lassen. Am besten konzentrieren Sie sich am Anfang nur auf die wirklich relevanten Daten.

Da ein besonderer Fokus auf den Industriestandard MS-Office liegt, sind alle Funktionen ganz einfach in der gewohnten Umgebung von Microsoft Office auszuführen. Dies sorgt auch für eine unkomplizierte Bedienung der Software. Überdies erfolgt die weitere Pflege und Aktualisierung der Kundendaten dann bei der aktiven Nutzung praktisch wie von selbst.

Sofort startklar – jetzt loslegen

Noch als Tipp: Starten und überzeugen auch Sie sich jetzt – hier gelangen Sie direkt zum Programm Download.

 

Weiterführende Links zum Thema:
Noch als Tipp:

Zur Gewinnung neuer Kunden bieten auch beispielsweise die Industrie- und Handelskammern Firmendaten an. Sie erhalten diese Daten von der IHK als Excel-Datei per E-Mail. Die Sie dann direkt in das Programm einspielen können. Diese Unternehmensdaten können dann zur Förderung von Geschäftsabschlüssen und anderen dem Wirtschaftsverkehr dienenden Zwecken benutzt werden.
Hier noch als Link: Firmendatenbank des Baden-Württembergischen Industrie- und Handelskammertages

Webinare zum CRM-System

Maximale Zeitersparnis durch einen professionellen Start

Das kurzweilige 45minütige Webinar vermittelt Ihnen einen schnellen Überblick
über die wichtigsten Grundlagen und Möglichkeiten rund um das CRM-System
von SuccessControl® und deren täglichen Nutzen sowie Vorteile.

Die Themen im Überblick:

  • Wertvolle Tipps & Tricks für den Praxis-Alltag
  • Richtige Strukturierung von Adressdaten
  • Schneller Aufbau von Grundlagenwissen
  • Effektive Dateiablage leichtgemacht

Lernen Sie, das CRM-System wirklich sinnvoll in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren.

Anmeldung und Terminübersicht unter: http://www.ilse-kuhn.de/success-control-akademie/

Webinare zum CRM-System

Tipps zum Jahreswechsel 2021

Damit der Start ins neue Jahr gut gelingt, haben wir für Sie die wichtigsten Tipps für den Jahreswechsel 2020 – 2021 zusammengefasst.

  1. Ab 01.01.2021 wieder 19 % Mehrwertsteuer in Deutschland
  2. Mit welcher Rechnungsnummer im neuen Jahr anfangen – Nummernkreise für Rechnungen, Angebote etc. anpassen
  3. Kassen Belegnummer für das neue Jahr
  4. Ablageordner nach Jahren strukturieren
  5. Weitere Infos

Hinweis: Bitte drucken Sie zuerst Ihre bestehenden Einstellungen aus! Falls Sie sich beim Einstellen vertippen, können Sie jederzeit nachsehen wie diese waren!
So drucken Sie Ihre bestehenden Einstellungen aus – Bild.

1. Mehrwertsteuer Erhöhung in Deutschland

Ab dem 01.01.2021 gilt erneut der Regelsteuersatz von 19 % und der ermäßigte Steuersatz von 7 % in Deutschland! Die Mehrwertsteuersätze passen Sie wie folgt an – hier zur Anleitung.


2. Nummernkreise für Rechnungen und Angebote anpassen

Viele Anwender empfinden es als hilfreich und sinnvoll, wenn aus den Nummern für Angebote, Rechnungen und dergleichen das aktuelle Jahr abgelesen werden kann.

Bewährt als gute Rechnungsnummer hat sich hier, die Nummernkreise mit zwei führenden Stellen für das Jahr ( 210001 ), und nach geordneten Stellen für die laufende Nummer zu erzeugen.

Sie können zum Jahreswechsel dann einfach im Setup die Nummernkreise anpassen.
„Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ > „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Nummernkreise“

Hinweis – bitte beachten:
Die Nummernkreise sollten am besten immer fortlaufend (aufsteigend) sein.
Also NICHT die Nummernkreise bspw. komplett auf 0 zurück setzen, sondern so, das sich immer eine höhere eindeutige Nummer gegenüber dem Vorjahr ergibt!

Hier im Beispiel wurde die Rechnungsnummer auf 210000 gesetzt. Wenn Sie im Rechnungs-Programm jetzt in 2021 die erste Rechnung schreiben, erhält diese die Rechnungsnummer 210001.


3. Kassen Belegnummer

Nachdem Sie ALLE Buchungen für 2020 sowie einen Kassenabschluss für 2020 erstellt haben – ist es empfehlenswert zum neuen Jahr auch die laufende Kassen-Belegnummer wieder mit 1 (eins) starten zu lassen:

Kasse – laufende Belegnummer im neuen Jahr mit 1 starten (Hinweis: aber erst nachdem alle Buchungen für 2020 erledigt sind und ein Kassenabschluss für 2020 erstellt wurde!)

Diese Einstellung nehmen Sie wie folgt vor: „Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ > „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Kasse“ > „lfd. Belegnummer“

 


4. Ablageordner nach Jahren strukturieren

Strukturierte Ablage nach Jahr – mehr Übersicht

Auch zur Ablage von Dateien hat sich bewährt, jeweils zum Jahreswechsel für das neue Kalenderjahr einen separaten Ablageordner anzulegen.

Erstellen Sie hierzu einfach einen Ordner mit der Jahreszahl (ggf. mit Unterordnern wie bspw. Kasse, Rechnungen), und passen die Angaben im Setup von SuccessControl CRM entsprechend an.

 

Diese Vorgehensweise erleichtert nicht nur eine Archivierung von vergangenen Jahren, sondern liefert auch auf Anhieb den perfekten Überblick.

Diese Einstellungen nehmen Sie vor unter:
„Setup“ > „Datei Ablage“ (bzw. auf Wunsch individuell für jeden Benutzer unter „Benutzer und Rechte“)

 

Hinweis – bitte beachten!

Diese Jahreszahlenschema empfiehlt sich nur für die unten im Bild gelb markierten Bereiche (allgemeiner Schriftwechsel, Rechnungen, Kassenbelege).

Vorgabe der Ablageordner für allgemeinen Schriftwechsel, Rechnungen und Kassenbelege. HINWEIS: Die Pfade im Bild sind beispielhaft für eine lokale Installation. Bei Netzwerkinstallationen kann Ihr Pfad auch bspw. X:\SUCCESSCONTROL\Ablage\ oder anders benannt sein.

BEACHTEN:
Achten Sie darauf, das der Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ gleich bleibt!
Kontrolle wie folgt vornehmen: Nach Änderung der gelb markierten Bereiche im Tab Kurzinfo die Pfadangaben kontrollieren – dann ggf. den Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ wieder wie vorher setzen!

Falls dieser auch geändert wird, müssen Sie aus dem alten Verzeichnis den Unterordner „Adressen-Bilder“ in das neue Verzeichnis kopieren!
Wir empfehlen bevor Sie Änderungen vornehmen, einen Ausdruck der Kurzinfo Angaben zu machen (Tab Kurzinfo > Schaltfläche Kurzinfo drucken).

 


5. Weitere Infos


Unsere Bitte an Sie

Wir würden uns sehr freuen wenn Sie unter Kundenstimmen eine Bewertung / Erfahrung für SuccessControl abgeben 🙂


Das gesamte Team von SuccessControl CRM wünscht Ihnen ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr!

 

Gute Organisation kann über Gewinn und Verlust entscheiden

Das moderne Office-Management ist bunt wie ein Frühlingsstrauß. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, sich zu organisieren und strukturieren. Für jeden Office-Anwender ist es in gewisser Weise individuell und doch sollen sich alle zu Recht finden. Gerade diese Individualität der einzelnen Teammitglieder macht es den Entscheidern und den Anwendern nicht zwingend einfacher, sich digital neu zu organisieren.

Gute Organisation im Unternehmen – der Erfolgsfaktor

Oftmals mangelt es an Zeit und einem Projektleiter bzw. -verantwortlichen. Somit wird das Projekt ORGA einfach mal auf unbestimmte Zeit nach hinten verschoben. Die daraus entstehenden, unsichtbaren Folgekosten und mangelhaften Strukturen sind vielen Führungskräften nicht bewusst und klar.

Gute Organisation im Unternehmen

Gerade im Mittelstand wird es sehr häufig den Führungskräften und deren Teams eigenständig überlassen, wie und in welcher Form sie sich selbst organisieren. In der Regel ist es eine Mischung aus gewachsenen Strukturen und persönlichem Arbeitsstil, was in dem einen oder anderen Fall einem (guten) Eintopf ähnelt. Hier möchte ich betonen, dass ein Eintopf eine sehr gute Ernährungsgrundlage ist und auch in keiner Küche fehlen sollte. Ähnlich ist es bei der täglichen Ablage – entscheidend ist das Verhältnis von Datenmenge, -form sowie Plattform und dem dahinterstehenden Zeitaufwand.

Hier 10 häufige Organisationsfehler mit der einfachen Folge „SUCHEN“:

  1. Sich keine Zeit nehmen für die Ablage und in die „Aufschieberitis“ verfallen
  2. Keine digitale Organisationssysteme nutzen, B. CRM
  3. Keine Prozesse vor Augen haben – bei Fach- und Führungskräften gleichermaßen
  4. Abläufe, Prozesse sind im Team nicht bekannt
  5. Keine zentrale Ablage
  6. Mailpostfach wird neuer Ablageort
  7. Ablagestruktur 1:1 aus der Papierablage in die digitale Ablage übernehmen
  8. Falsche Dateinamen
  9. Langes „Suchen“ einfach als normale Tätigkeit hinnehmen
  10. Ablage delegieren


Ein Unternehmen sollte über ausreichend Gewinn-/Rücklagen verfügen, wenn Mitarbeiter stundenlang suchen und ihr Verhalten nicht ändern! Denn auch Arbeitszeit sind Kosten!

Gute Organisation im Unternehmen – 5 pragmatische Lösungsansätze für den Alltag:

  1. Regelmäßiges Lean-Management, CleanDesk oder 5-S.  … – Kurzgesagt ein aufgeräumter Schreibtisch
  2. Arbeiten mit Digitalen Systemen, z. B. CRM
  3. Projektorientiertes Arbeiten einführen und leben
  4. Organisationsabläufe im Team, eigene Punkte im wöchentlichen Jour Fix
  5. Zeit stoppen für Suchen von Unterlagen.
  6.  Abläufe im Team reflektieren und Änderungen vorantreiben
Gute Organisation im Unternehmen spart Kosten

Gute Organisation im Unternehmen

Wenn Sie das eine oder andere Verhaltensmuster auch in Ihrem Team erkennen und sich fragen: Warum ist das so? Dann antwortet die ORGA-Expertin Ilse Kuhn: „Veränderung ist komplex – nicht die Technik ist die Herausforderung, sondern die Anwender, die Menschen sind es.“ Je länger ein Team zusammenarbeitet, um so schwieriger wird es, aus eigener Kraft eine schnelle Veränderung voranzutreiben. Oftmals helfen hier externe Impulse besser als tausend Wiederholungen.

Über die Autorin: Ilse Kuhn – ORGA-Expertin und langjährige Beraterin, Trainerin in KMU sowie DAX-Unternehmen. Heute federführend in der Organisations- und Personalentwicklung sowie Qualifizierung. Leitende Dozentin der SuccessControl Akademie.

Mitarbeiter aus dem Homeoffice arbeiten lassen – was tun?

Dieser Tage sehen sich immer mehr Unternehmen damit konfrontiert, auf die Schnelle Heimarbeitsplätze für Ihre Mitarbeiter einrichten zu müssen.

Mitarbeiter aus dem Homeoffice arbeiten lassen – nutzen Sie Software Tools

Wir möchten dazu auf die verfügbaren Software Tools verweisen, mit denen Sie auf die Schnelle ohne IT-Kenntnisse einen Fernzugriff auf Büro PC’s realisieren – und somit Mitarbeitern das arbeiten von Zuhause ermöglichen.

Diese Software Tools werden einfach auf den jeweils betreffenden Arbeitsplatz PC im Büro installiert – und ermöglichen somit dann einen Zugriff auf diesen als Remoteverbindung von außerhalb. Ihre Mitarbeiter müssen dann nicht ins Büro kommen und können trotzdem weiterarbeiten.

Alle Infos wie Sie einen Homeoffice Arbeitsplatz einrichten finden Sie im folgenden Artikeln:

  1. Software Tools
    https://www.successcontrol.de/fernzugriff/fernzugriff-software-produkte-weitere-infos/   
  2. Remotedesktopverbindung
    https://www.successcontrol.de/fernzugriff/fernzugriff-windows-rdp/ 

Schema Homeoffice Software Funktionsweise:

Homeoffice Software Tools

Der Mitarbeiter arbeitet von Zuhause aus direkt auf seinem Büro PC. Somit stehen alle Ressourcen wie im Büro zur Verfügung. Die Tools erleichtern das einrichten des PC damit Mitarbeiter per Remote-Verbindung arbeiten kann.

Tipps zum Jahreswechsel 2020

Damit der Start ins neue Jahr gut gelingt, haben wir für Sie die wichtigsten Tipps für den Jahreswechsel 2019 – 2020 zusammengefasst.

  1. Mit welcher Rechnungsnummer im neuen Jahr anfangen – Nummernkreise für Rechnungen, Angebote etc. anpassen
  2. Kassen Belegnummer für das neue Jahr
  3. Ablageordner nach Jahren strukturieren
  4. Weitere Infos

Hinweis: Bitte drucken Sie zuerst Ihre bestehenden Einstellungen aus! Falls Sie sich beim Einstellen vertippen, können Sie jederzeit nachsehen wie diese waren!
So drucken Sie Ihre bestehenden Einstellungen aus – Bild.

 

1. Nummernkreise für Rechnungen und Angebote anpassen

Viele Anwender empfinden es als hilfreich und sinnvoll, wenn aus den Nummern für Angebote, Rechnungen und dergleichen das aktuelle Jahr abgelesen werden kann.

Bewährt als gute Rechnungsnummer hat sich hier, die Nummernkreise mit zwei führenden Stellen für das Jahr ( 200001 ), und nach geordneten Stellen für die laufende Nummer zu erzeugen.

Sie können zum Jahreswechsel dann einfach im Setup die Nummernkreise anpassen.
„Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ > „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Nummernkreise“

Hinweis – bitte beachten:
Die Nummernkreise sollten am besten immer fortlaufend (aufsteigend) sein.
Also NICHT die Nummernkreise bspw. komplett auf 0 zurück setzen, sondern so, das sich immer eine höhere eindeutige Nummer gegenüber dem Vorjahr ergibt!

Hier im Beispiel wurde die Rechnungsnummer auf 200000 gesetzt. Wenn Sie im Rechnungs-Programm jetzt in 2020 die erste Rechnung schreiben, erhält diese die Rechnungsnummer 200001.


2. Kassen Belegnummer

Nachdem Sie ALLE Buchungen für 2019 sowie einen Kassenabschluss für 2019 erstellt haben – ist es empfehlenswert zum neuen Jahr auch die laufende Kassen-Belegnummer wieder mit 1 (eins) starten zu lassen:

Kasse – laufende Belegnummer im neuen Jahr mit 1 starten (Hinweis: aber erst nachdem alle Buchungen für 2019 erledigt sind und ein Kassenabschluss für 2019 erstellt wurde!)

Diese Einstellung nehmen Sie wie folgt vor: „Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ > „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Kasse“ > „lfd. Belegnummer“

 


3. Ablageordner nach Jahren strukturieren

Strukturierte Ablage nach Jahr – mehr Übersicht

Auch zur Ablage von Dateien hat sich bewährt, jeweils zum Jahreswechsel für das neue Kalenderjahr einen separaten Ablageordner anzulegen.

Erstellen Sie hierzu einfach einen Ordner mit der Jahreszahl (ggf. mit Unterordnern wie bspw. Kasse, Rechnungen), und passen die Angaben im Setup von SuccessControl CRM entsprechend an.

 

Diese Vorgehensweise erleichtert nicht nur eine Archivierung von vergangenen Jahren, sondern liefert auch auf Anhieb den perfekten Überblick.

Diese Einstellungen nehmen Sie vor unter:
„Setup“ > „Datei Ablage“ (bzw. auf Wunsch individuell für jeden Benutzer unter „Benutzer und Rechte“)

 

Hinweis – bitte beachten!

Diese Jahreszahlenschema empfiehlt sich nur für die unten im Bild gelb markierten Bereiche (allgemeiner Schriftwechsel, Rechnungen, Kassenbelege).

Vorgabe der Ablageordner für allgemeinen Schriftwechsel, Rechnungen und Kassenbelege. HINWEIS: Die Pfade im Bild sind beispielhaft für eine lokale Installation. Bei Netzwerkinstallationen kann Ihr Pfad auch bspw. X:\SUCCESSCONTROL\Ablage\ oder anders benannt sein.

Achten Sie darauf, das der Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ gleich bleibt!
Kontrolle wie folgt vornehmen: Nach Änderung der gelb markierten Bereiche im Tab Kurzinfo die Pfadangaben kontrollieren – dann ggf. den Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ wieder wie vorher setzen!

Falls dieser auch geändert wird, müssen Sie aus dem alten Verzeichnis den Unterordner „Adressen-Bilder“ in das neue Verzeichnis kopieren!
Wir empfehlen bevor Sie Änderungen vornehmen, einen Ausdruck der Kurzinfo Angaben zu machen (Tab Kurzinfo > Schaltfläche Kurzinfo drucken).

 


4. Weitere Infos


5. Eine kleine Bitte an Sie

Wir würden uns sehr freuen wenn Sie unter Kundenstimmen eine Bewertung / Erfahrung für SuccessControl abgeben 🙂


Das gesamte Team von SuccessControl CRM wünscht Ihnen ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr!

 

Windows November Update Probleme

Aktuelle Info zu Windows Update Problemen – Stand 13.09.2019 –
aktualisiert am 14.01.2020
**** auf dieser Seite informieren wir Sie über den aktuellen Stand ****


HINWEIS:
Die korrigierten Office Updates stehen von Microsoft jetzt für alle betroffenen Versionen zur Verfügung:

  1.  Für Office 365 Anwender: Access for Office 365 Monthly Channel/Access 2016 C2R/Access 2019 (Version 1910), 365 Semi-Annual, Access für Office 365 (V1808, V1902)
    Zur Installation öffnen Sie Word, gehen dann auf Datei > Konto > Updateoptionen > Jetzt aktualisieren
  2. Access für Office 365 (Microsoft Store Version)
    Zur Installation öffnen Sie den Microsoft Store, in der oberen rechten Ecke auf Downloads und Updates gehen
  3.  Access 2016 MSI:
    Ein korrigiertes Update KB4484198 ist bei Microsoft erhältlich – dies muss manuell installiert werden.
  4.  Korrigierte Updates sind jetzt auch für Office 2010 MSI (KB2986256) und Office 2013 MSI (KB2965317) verfügbar. Diese Updates müssen manuell installiert werden.
  5. Für Office 2010 C2R und Office 2013 C2R öffnen Sie Word, gehen dann auf Datei > Konto > Updateoptionen > Jetzt aktualisieren
  6.  Für die Office Versionen 2019 öffnen Sie Word, gehen dann auf Datei > Konto > Updateoptionen > Jetzt aktualisieren

Weitere Infos auf der Microsoft Seite:
https://support.office.com/en-us/article/access-error-query-is-corrupt-fad205a5-9fd4-49f1-be83-f21636caedec

 


Information SuccessControl:
Wir konnten identifizieren, wie sich der Office Update Fehler auf die Arbeit mit SuccessControl® CRM auswirkt wenn Sie eine Fehlermeldung wie „…Abfrage ist beschädigt..“ erhalten.
(Hinweis: Wenn Sie keine solche Fehlermeldung erhalten, liegt bei Ihnen auch kein Problem vor.)
Haben Sie ein solche Fehlermeldung erhalten, dann sollten Sie keine Angebote, Rechnungen, Lieferscheine oder sonstige Belege erstellen. Keine Buchungen durchführen und keine Kassenbuchungen. Zuerst muss das fehlerhafte Office Update deaktiviert werden – bzw. die korrigierten Updates von Microsoft installiert werden, bevor Sie mit SuccessControl® CRM weiterarbeiten.

Sollten Sie zwischenzeitlich bei Auftreten des Fehlers schon Angebote-Rechnungen etc. erstellt haben, bitten wir Sie mit unserem Support per E-Mail in Kontakt zu treten. E-Mail: service@successcontrol.de
Wir bitten Sie um etwas Geduld, die Serviceanfragen werden anhand der E-Mail-Eingänge in Reihenfolge abgearbeitet.

 

Die am 12. und 13. November 2019 von Microsoft ausgerollten Windows und Office Updates führen bei vielen Windows Nutzern zu Problemen bei den Office Programmen. Sie erhalten bei den Office Programmen bspw. Meldungen wie „…Abfrage ist beschädigt..“, „kein ausführen möglich“, etc. etc. Betroffen sind alle Windows und Office Versionen!

Wir empfehlen derzeit alle Updates von Office auszusetzen, bis Microsoft diese Probleme behoben hat. HINWEIS: Falls bei Ihnen das Update schon installiert wurde, lesen Sie unten auf dieser wie Sie dieses wieder deinstallieren können.

Die Updates können Sie bei Windows 10 wie folgt aussetzen:

  1.  In der Windows Suchleiste „Windows Update-Einstellungen“ eingeben
    Unter „Erweiterte Optionen“ die Office Updates aussetzen:


Windows 7

Die Updates können Sie bei Windows 7 wie folgt aussetzen:
Unter Windows 7 deaktivieren Sie die Office-Updates wie folgt:
Systemsteuerug > Windows Update > Einstellungen ändern


Bereits installierte Update wieder deinstallieren

Wenn die Updates bei Ihnen bereits installiert wurden und es zu Fehlermeldungen und Problemen kommt, deinstallieren Sie entsprechend Ihrer Office Version folgende Updates:

  • Office 2010: KB4484127
    Hinweis 27.11.2019: Für Office 2010 hat Microsoft einen Fix bereit gestellt
  • Office 2013: KB4484119
    Hinweis 27.11.2019: Für Office 2013 hat Microsoft einen Fix bereit gestellt
  • Office 2016: KB4484113, KB3085368
    Hinweis 19.11.2019 – 20:37: Für Office 2016 hat Microsoft einen Fix bereit gestellt: https://support.microsoft.com/de-de/help/4484198/november-18-2019-update-for-office-2016-kb4484198
  • Hinweis 19.11.2019 – 20:37: Für Office 365 Anwender (Access for Office 365 Monthly Channel/Access 2016 C2R/Access 2019 (Version 1910)) steht ab sofort von Microsoft ein korrigiertes Update bereit:
    Zur Installation öffnen Sie Word, gehen dann auf Datei > Konto > Updateoptionen > Jetzt aktualisieren 
  • Hinweis 10.12.2019: Für Office 2019 Anwender steht ab sofort von Microsoft ein korrigiertes Update bereit:
    Zur Installation öffnen Sie Word, gehen dann auf Datei > Konto > Updateoptionen > Jetzt aktualisieren 
  • Hinweis 15.12.2019: Für alle betroffenen Office Versionen stehen jetzt korrigierte Updates zur Verfügung: Weitere Infos auf der Microsoft Seite:
    https://support.office.com/en-us/article/access-error-query-is-corrupt-fad205a5-9fd4-49f1-be83-f21636caedec

Gehen Sie dazu in die Windows Systemsteuerung, dort Programme und Features, dann Installierte Updates anzeigen, dann das Update anklicken, dann Taste deinstallieren.


Microsoft arbeitet mit Hochdruck an der Lösung des Problems.
Wir werden Sie auf dieser Seite über den aktuellen Stand auf dem laufenden halten.

Link zur Status Seite von Microsoft:
https://support.office.com/en-us/article/access-error-query-is-corrupt-fad205a5-9fd4-49f1-be83-f21636caedec 

Weitere Infos zu Problemlösungen bei Borns IT- und Windows Blog
https://www.borncity.com/blog/2019/11/13/access-fehler-3340-durch-november-2019-updates/ 

https://www.heise.de/newsticker/meldung/Microsoft-Aerger-mit-Access-nach-November-2019-Sicherheitsupdates-4587328.html