DSGVO

Im Zuge der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union, ist die richtige Software ein ideales Hilfsmittel in Sachen Digitalisierung wettbewerbsfähig zu bleiben. SuccessControl CRM unterstützt den Anwender die umfangreichen Dokumentationspflichten beispielsweise der DSGVO zu erfüllen.

Wo werden die Daten gespeichert?

Aufgrund der DSGVO müssen Unternehmen immer wissen, wo Daten zu Personen gespeichert werden. Eine zentrale Software zur Datenhaltung wie SuccessControl CRM erweist sich hierbei als unentbehrliches Hilfsmittel um diese Herausforderung zu meistern.

Die Software speichert alle Daten von Kunden, Interessenten und Adressen im eigenen Betrieb – also der eigenen IT-Infrastruktur (Festplatte bzw. LAN Laufwerk) des Anwenders ab. Damit hat das Unternehmen immer die volle Kontrolle und Überblick wo die Daten gespeichert werden.

Dies ist insbesondere zur Erfüllung der Bestimmung notwendig, dass mit Inkrafttreten der DSGVO am 25. Mai 2018 Einzelpersonen von Unternehmen die Löschung all ihrer Daten verlangen dürfen. Ausnahmen die einer Löschanforderung entgegen sprechen, sind andere gesetzlichen Bestimmungen wie bspw. Aufbewahrungsfristen. Also wenn Sie beispielsweise einem Kunden eine Rechnung erstellt haben, greift die Löschanforderung nicht. Haben Sie aber bspw. einem Interessenten „nur einmal“ ein Prospekt zugesendet, dann greift eine Löschanforderung da dieser keine andere gesetzliche Bestimmung im Wege steht.

Allein aus den vorgenannten Gründen ist es in Zukunft also unverzichtbar, eine Softwarelösung mit genauer Kontakt- und Ablagehistorie im Unternehmen einzusetzen.
Übersicht und Kontrolle über die gespeicherten Daten im eigenen Unternehmen sind ein klarer Vorteil.

Aber nicht nur technisch – sondern auch organisatorisch müssen Maßnahmen ergriffen werden. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter auf einen sorgsamen Umgang mit Daten hin, klären Sie Ihre Mitarbeiter auf das diese Daten vertraulich sind und nicht „wild“ irgendwo gespeichert oder gar weitergeben werden dürfen.

Bei organisatorischen Maßnahmen und Fragen helfen Ihnen die Infoveranstaltungen und Checklisten Ihrer Industrie- und Handelskammer weiter.

Weitergehende Information Links


CRM für Microsoft Office

Jahreswechsel 2018 – Tipps

Damit der Start ins neue Jahr gut gelingt, haben wir für Sie die wichtigsten Tipps für den Jahreswechsel 2017 – 2018 zusammengefasst.

  1. Nummernkreise für Rechnungen, Angebote etc.
  2. Ablageordner strukturieren
  3. Weitere Infos

Hinweis: Bitte drucken Sie zuerst Ihre bestehenden Einstellungen aus! Falls Sie sich beim Einstellen vertippen, können Sie jederzeit nachsehen wie diese waren!
So drucken Sie Ihre bestehenden Einstellungen aus – Bild.

 

1. Nummernkreise für Rechnungen und Angebote anpassen

Viele Anwender empfinden es als hilfreich, wenn aus den Nummern für Angebote, Rechnungen und dergleichen das aktuelle Jahr abgelesen werden kann.

Bewährt hat sich hier, die Nummernkreise mit zwei führenden Stellen für das Jahr ( 180001 ), und nach geordneten Stellen für die laufende Nummer zu erzeugen.

Sie können zum Jahreswechsel dann einfach im Setup die Nummernkreise anpassen.
„Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ >  „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Nummernkreise“

Hinweis – bitte beachten:
Die Nummernkreise sollten am besten immer fortlaufend (aufsteigend) sein.
Also NICHT die Nummernkreise bspw. komplett auf 0 zurück setzen, sondern so, das sich immer eine höhere eindeutige Nummer gegenüber dem Vorjahr ergibt!

Nummernkreise im Rechnungsprogramm

Hier im Beispiel wurde die Rechnungsnummer auf 180000 gesetzt. Wenn Sie jetzt in 2018 die erste Rechnung schreiben, erhält diese die Rechnungsnummer 180001.


2. Ablageordner nach Jahren strukturieren

Strukturierte Ablage nach Jahr – mehr Übersicht

Auch zur Ablage von Dateien hat sich bewährt, jeweils zum Jahreswechsel für das neue Kalenderjahr einen separaten Ablageordner anzulegen.

Erstellen Sie hierzu einfach einen Ordner mit der Jahreszahl (ggf. mit Unterordnern wie bspw. Kasse, Rechnungen), und passen die Angaben im Setup von SuccessControl CRM entsprechend an.

Diese Vorgehensweise erleichtert nicht nur eine Archivierung von vergangenen Jahren, sondern liefert auch auf Anhieb den perfekten Überblick.

Diese Einstellungen nehmen Sie vor unter:
„Setup“ > „Datei Ablage“  (bzw. auf Wunsch individuell für jeden Benutzer unter „Benutzer und Rechte“)

 

 

 

Hinweis – bitte beachten!

Diese Jahreszahlenschema empfiehlt sich nur für die unten im Bild gelb markierten Bereiche (Schriftwechsel, Rechnungen, Kassenbelege).

Vorgabe der Ablageordner für allgemeinen Schriftwechsel, Rechnungen und Kassenbelege

Achten Sie darauf, das der Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ gleich bleibt!
Kontrolle wie folgt vornehmen: Nach Änderung der gelb markierten Bereiche im Tab Kurzinfo die Pfadangaben kontrollieren – dann ggf. den Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ wieder wie vorher setzen!

Falls dieser auch geändert wird, müssen Sie aus dem alten Verzeichnis den Unterordner „Adressen-Bilder“ in das neue Verzeichnis kopieren!
Wir empfehlen bevor Sie Änderungen vornehmen, einen Ausdruck der Kurzinfo Angaben zu machen (Tab Kurzinfo > Schaltfläche Kurzinfo drucken).

 


3. Weitere Infos


Das gesamte Team von SuccessControl CRM wünscht Ihnen ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr!

SuccessControl im Überblick

 

So wird Ihr Unternehmen schneller, schlanker und profitabler

impulse – das führende Magazin für Unternehmer berichtet in der aktuellsten Juni Ausgabe wie Sie Ihr Unternehmen schneller, schlanker und profitabler machen.

Besonders möchten wir Ihr Augenvermerk auf die SuccessControl CRM Anwenderberichte lenken – und wie Anwender damit in ihrem Unternehmen Aufträge effizient koordinieren.

Das aktuelle impulse Magazin ist ab sofort im Zeitschriftenhandel erhältlich – weitere Infos auch unter www.impulse.de

Links zum Thema:

 

CeBIT 2017 – Auszeichnung IT-Preis für die Version 5 von SuccessControl CRM

SuccessControl CRM – Auszeichnung Best of 2017

Unter der Schirmherrschaft der Ratiodata IT-Lösungen GmbH zeichnete die Initiative Mittelstand innovative IT-Lösungen mit hohem Nutzwert für den Mittelstand auf der CeBIT 2017 in Hannover aus.

Die Software Lösung SuccessControl CRM in der aktuellen Version 5 hat die Experten-Jury besonders überzeugt und gehört damit zur Spitzengruppe aller eingereichten Bewerbungen.

Die Initiative Mittelstand kürt damit besonders innovative Lösungen, die mittelständische Unternehmen fit für eine erfolgreiche digitale Zukunft machen.

Das ganze Entwicklungsteam von SuccessControl CRM freut sich, diese besondere Anerkennung zu erhalten!

Zertifikat – Best of 2017 für SuccessControl CRM

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Video der Initiative Mittelstand anlässlich der Preisverleihung CeBIT 2017


Auszeichnung: IT-Partner 2017

Das IT-Portal der Haus des Stiftens gGmbH, vergibt IT-Partnerprädikat
„IT-Partner 2017“ an SuccessControl CRM

München/Siegburg, 6. Februar 2017:
An insgesamt 35 namhafte Unternehmen aus der Branche vergab das IT-Portal das Prädikat „IT-Partner 2017“.

Auszeichnung: IT-Partner 2017 - SuccessControl CRMNeben SuccessControl CRM wurden folgende Unternehmen geehrt:
Adobe, AfB gGmbH, Autodesk, bexio, Bitdefender, Box, braintool software, Buhl Data Service, Cisco Systems, CleverReach, CSS e.V., doo, Easy-Training.de AG, easyname, Efficient Elements, ELO Digital Office, Esri Deutschland, FundraisingBox, Google für Non-Profits, GRÜN Software, InLoox, Laplink, Microsoft, O&O Software, pixx.io, SAP, SoGeht´s, SuccessControl CRM, SurveyMonkey, Symantec, Tableau, Telefónica Germany, Tutao, Userlike und Zoner.

Das IT-Partnerprädikat wurde 2011 erstmalig vergeben, um das Engagement der beteiligten Unternehmen für den gemeinnützigen Sektor zu würdigen.


Link: Infos zur aktuellen Version 5 von SuccessControl CRM

Tipps zum Jahreswechsel 2017

Damit der Start ins neue Jahr gut gelingt, haben wir für Sie die wichtigsten Tipps für den Jahreswechsel 2016 – 2017 zusammengefasst.

  1. Nummernkreise für Rechnungen, Angebote etc.
  2. Ablageordner strukturieren
  3. Weitere Infos

1. Nummernkreise für Rechnungen und Angebote anpassen

Viele Anwender empfinden es als hilfreich, wenn aus den Nummern für Angebote, Rechnungen und dergleichen das aktuelle Jahr abgelesen werden kann.

Bewährt hat sich hier, die Nummernkreise mit zwei führenden Stellen für das Jahr ( 170001 ), und nach geordneten Stellen für die laufende Nummer zu erzeugen.

Sie können zum Jahreswechsel dann einfach im Setup die Nummernkreise anpassen.
„Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ >  „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Nummernkreise“

Hinweis – bitte beachten:
Die Nummernkreise sollten am besten immer fortlaufend (aufsteigend) sein.
Also NICHT die Nummernkreise bspw. komplett auf 0 zurück setzen, sondern so, das sich immer eine höhere eindeutige Nummer gegenüber dem Vorjahr ergibt!

Hier im Beispiel wurde die Rechnungsnummer auf 170000 gesetzt. Wenn Sie jetzt in 2017 die erste Rechnung schreiben, erhält diese die Rechnungsnummer 170001.

Hier im Beispiel wurde die Rechnungsnummer auf 170000 gesetzt. Wenn Sie jetzt in 2017 die erste Rechnung schreiben, erhält diese die Rechnungsnummer 170001.


2. Ablageordner nach Jahren strukturieren

Strukturierte Ablage nach Jahr - mehr Übersicht

Strukturierte Ablage nach Jahr – mehr Übersicht

Auch zur Ablage von Dateien hat sich bewährt, jeweils zum Jahreswechsel für das neue Kalenderjahr einen separaten Ablageordner anzulegen.

Erstellen Sie hierzu einfach einen Ordner mit der Jahreszahl (ggf. mit Unterordnern wie bspw. Kasse, Rechnungen), und passen die Angaben im Setup von SuccessControl CRM entsprechend an.

Diese Vorgehensweise erleichtert nicht nur eine Archivierung von vergangenen Jahren, sondern liefert auch auf Anhieb den perfekten Überblick.

Diese Einstellungen nehmen Sie vor unter:
„Setup“ > „Datei Ablage“  (bzw. auf Wunsch individuell für jeden Benutzer unter „Benutzer und Rechte“)

Vorgabe der Ablageordner für allgemeinen Schriftwechsel, Rechnungen und Kassenbelege

Vorgabe der Ablageordner für allgemeinen Schriftwechsel, Rechnungen und Kassenbelege

 

Hinweis – bitte beachten!

Diese Jahreszahlenschema empfiehlt sich nur für die oben im Bild gelb markierten Bereiche (Schriftwechsel, Rechnungen, Kassenbelege).
Achten Sie darauf, das der Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ gleich bleibt!
Kontrolle wie folgt vornehmen: Nach Änderung der gelb markierten Bereiche im Tab Kurzinfo die Pfadangaben kontrollieren – dann ggf. den Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ wieder wie vorher setzen!

Falls dieser auch geändert wird, müssen Sie aus dem alten Verzeichnis den Kurzinfo ausdruckenUnterordner „Adressen-Bilder“ in das neue Verzeichnis kopieren!
Wir empfehlen bevor Sie Änderungen vornehmen, einen Ausdruck der Kurzinfo Angaben zu machen (Tab Kurzinfo > Schaltfläche Kurzinfo drucken).

 


3. Weitere Infos


Das gesamte Team von SuccessControl CRM wünscht Ihnen ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr!

 

 

Tipp: Outlook Schnellbausteine nutzen

SuccessControl CRM erleichtert Ihnen durch die Verwendung von Textbausteinen bereits erheblich die Arbeit. Perfektioniert wird dies durch die Nutzung bzw. Ergänzung um die sogenannten Outlook Schnellbausteine.

Was sind Outlook Schnellbausteine?

Outlook Schnellbausteine verwenden

Bild: Ein Outlook Schnellbaustein in der Praxis

Outlook Schnellbausteine eignen sich dazu, um bspw. immer wiederkehrende Passagen die sowohl aus Text als auch Bildern bestehen, ergänzend in E-Mails an beliebiger Stelle einzufügen.

Gespeichert und Abrufbar sind diese flinken Helfer im Outlook Schnellbaustein Katalog.

 

 

Wie werden Outlook Schnellbausteine erstellt und verwendet?

Einen Schnellbaustein erzeugen Sie, in dem Sie eine Text- Bildpassage in einer E-Mail markieren und dann diese Auswahl im Schnellbaustein Katalog speichern.

Folgendes Microsoft Outlook-Schulungsvideo veranschaulicht die Vorgehensweise zum anlegen und verwenden von Outlook Schnellbausteinen:

Links zum Thema

Die aktuelle Version 5 – das Beste perfektioniert!

SuccessControl CRM Release V5: Kundenmanagement-Software jetzt mit IP-Telefonie-Schnittstelle, Multifeld-Suche, erweiterter Auftragsbearbeitung und GoBD Festschreibung!

Erfolg ist planbar. Dazu gehört auf jeden Fall auch eine erstklassige Büro-Organisation in der Firma. SuccessControl erweitert das bestehende Microsoft-Office um ein hochwertiges CRM-Kundenmanagement. Das aktuelle Release V5 bringt viele Neuerungen mit, die die Arbeit mit dem Add-on noch wertiger machen.

Kurzvorstellung - Video: SuccessControl CRM V5

Release 5 Entwickler Motto: „Gutes besser machen, das Beste perfektionieren!“

Gutes Marketing ist keine Zauberei. Es ist das Ergebnis guter Planung. Und natürlich hilft es sehr, die eigenen Kunden genau zu kennen. Dabei hilft das Windows-Programm SuccessControl. Das Programm zum angewandten „Customer Relashionship Management“ (CRM) setzt auf einer bestehenden Microsoft-Office-Umgebung auf, sodass die Anwender sich nicht in eine komplett neue Software eindenken müssen, sondern ihrer gewohnten Arbeitsumgebung treu bleiben.

SuccessControl CRM Release 5 Icon

Das neue Desktop-Icon der Version 5

Die Microsoft Access-gesteuerte Software SuccessControl erfasst die Adressen und Kontaktdaten zu allen wichtigen Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Passend zu den einzelnen Adressen kann SuccessControl auch Termine planen, Projekte überwachen, wiederkehrende Abläufe verwalten, Dokumente hinterlegen, E-Mails zuweisen oder Angebote und Rechnungen aufweisen.

 

SuccessControl CRM Release V5: Die wichtigsten Neuerungen im Überblick

Ab sofort liegt das Release V5.03 von SuccessControll CRM vor. Das Programm wurde um wesentliche und wichtige neue Funktionen erweitert:

– Erweiterte Auftragsbearbeitung: Es können nun auch mehrere Lieferscheine im Rechnungsprogramm in eine Rechnung übernommen werden. So können Abschlags- und Schlussrechnungen besonders leicht erstellt werden. Rechnungsbelege werden nach GoBD festgeschrieben. Kontoauszug der offenen Posten für Kunden als PDF-Datei ausgeben und optional per E-Mail versenden.

– Erweiterte Artikelverwaltung: Artikelbilder in Belegen sowie Preislisten können optional in drei Größen dargestellt werden. Übernahme der Lieferanten Bestellnummer und EK-Preis bei Belegart „Bestellung“. Universelle Verwendung von Platzhaltern in Artikelbeschreibung.

– Erweiterte Wiedervorlagen: Einfaches ausdrucken der Wiedervorlagen mit Ampelsystem für Adresse, Projekte oder Anwender.

–  Placetel IP-Telefonie Schnittstelle: Telefonnummern können ab sofort direkt aus der Adressverwaltung heraus angewählt werden. So ist es bei entsprechender Hardware ein Leichtes, einen Kunden schnell anzurufen, da die Nummern nun nicht mehr manuell eingegeben werden müssen.

– Multifeld-Suche: Eine Suche in der Datenbank kann nun auch über beliebig viele Felder hinweg erfolgen.

– Bilder integrieren: Passend zu den Kontakten lassen sich nun auch hochauflösende Fotos im Kundenverwaltungsprogramm hinterlegen. Bei vielen persönlichen Kontakten mit den Kunden kann man sich so vor einer Kontaktaufnahme ins Gedächtnis zurückholen, wie der Kontakt eigentlich aussieht.

– Newsletter versenden: Das erstellen und versenden von personalisierten Newslettern mit Outlook wurde nochmals vereinfacht.

– Funktionen ausblenden: Nicht benötigte Funktionen lassen sich ausblenden, um die Handhabung von SuccessControl CRM noch weiter zu vereinfachen.

– Problemlos zu installieren: Folgendes Video zeigt wie einfach Sie das Upgrade installieren – Sie arbeiten direkt nahtlos weiter.

Die Version 5 nutzt Ihre bestehende Daten, einfach das Upgrade installieren - Sie arbeiten direkt nahtlos weiter.

Alle Detailinfos und Download unter:
https://www.successcontrol.de/demo-download/software-updates/

Bestellung:

Anwender- und Installationshandbuch

 


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17-successcontrol-projekte
18-successcontrol-rechteverwaltung

SuccessControl CRM Software

SuccessControl CRM Software

Etiketten und Adressaufkleber erstellen

Etiketten erstellen – einfach gemacht!

Folgende Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie schnell und unkompliziert Etiketten drucken. Die Vorlage zum Adressetiketten drucken ist abgestimmt auf die weitverbreitete Avery Zweckform 3474 Vorlage für Universal-Etiketten im Format 70 x 37 mm mit 24 Etiketten pro Bogen.

Anleitungsvideo:  Etiketten drucken mit Word

Anleitungsvideo: Etiketten drucken mit Word

 

 

 

 

Download der Wordvorlage zum Etikettendruck

Die Wordvorlage Muster_Zweckform_3474_Etikettendruck.dot können Sie hier downloaden bzw. finden Sie diese auch direkt im Vorlagenverzeichnis von SuccessControl CRM, welches Sie hier downloaden können.

Die Zweckform 3474 Universal-Etiketten können Sie direkt im Bürofachhandel oder Online bei AVERY Zweckform erwerben.

 

Abschlagsrechnung und Schlussrechnung – so einfach geht’s

Zweck einer Abschlagsrechnung bzw. Teilrechnung

Abschlagsrechnungen bzw. Teilrechnungen werden meistens bei größeren Aufträgen – die sich bspw. über einen längeren Zeitraum erstrecken – erstellt. Die endgültige Auftragssumme wird dann mit der Schlussrechnung (auch Endrechnung genannt) bei  Fertigstellung abgerechnet.

Der Vorteil von Abschlagsrechnungen für Sie als Unternehmer ist, dass Sie entsprechend Ihrer Leistungen bzw. gelieferten Materialien bereits im Zeitraum der Ausführung oder vorab einen Teilbetrag berechnen. Ihre Liquidität wird somit erhöht.

Aufbau einer Abschlags- bzw. Teilrechnung

Eine Abschlags- / Teilrechnung ist grundsätzlich aufgebaut wie eine ganz normale Rechnung. Lediglich bis auf die Bezeichnung „Abschlagsrechnung“ oder „Teilrechnung“.

Der Übersichtshalber empfiehlt es sich auf den Abschlagsrechnungen zu vermerken, um den wievielten Abschlag es sich handelt, also 1. Abschlagsrechnung, 2. Abschlagsrechnung usw..
In der Schluss- bzw. Endrechnung (der Begriff ist frei wählbar) werden dann alle Abschlags- / Teilrechnungen  von der Gesamtauftragssumme abgezogen.

Erstellen von Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung

Im Rechnungsprogramm von SuccessControl hilft Ihnen der integrierte Assistent beim Schreiben von Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen. Dieser kümmert sich um die korrekte Auflistung der vorhergehenden Abschlags- bzw. Teilrechnungen.
Die Vorgehensweise ist dabei ganz einfach:

  1. Erstellen Sie die erste Abschlagsrechnung (genauso wie eine normale Rechnung, nur als Belegart „Abschlagsrechnung“ wählen)
  2. Erstellen Sie die zweite Abschlagsrechung (dritte, vierte etc.)
  3. Erstellen Sie dann die Schlussrechnung (genauso wie eine normale Rechnung, nur als Belegart „Schlussrechnung“ wählen)  – hier wählen Sie unter 3. Schlussrechnungs-Angaben die vorhergehenden Abschlagsrechnungen aus
  4. Fertig

Abschlagsrechnung und Schlussrechnung

Die erstellte Schlussrechnung für obiges Beispiel können Sie hier als PDF-Muster (Schlussrechnung) aufrufen.