Tipps zum Jahreswechsel 2017

Damit der Start ins neue Jahr gut gelingt, haben wir für Sie die wichtigsten Tipps für den Jahreswechsel 2016 – 2017 zusammengefasst.

  1. Nummernkreise für Rechnungen, Angebote etc.
  2. Ablageordner strukturieren
  3. Weitere Infos

1. Nummernkreise für Rechnungen und Angebote anpassen

Viele Anwender empfinden es als hilfreich, wenn aus den Nummern für Angebote, Rechnungen und dergleichen das aktuelle Jahr abgelesen werden kann.

Bewährt hat sich hier, die Nummernkreise mit zwei führenden Stellen für das Jahr ( 170001 ), und nach geordneten Stellen für die laufende Nummer zu erzeugen.

Sie können zum Jahreswechsel dann einfach im Setup die Nummernkreise anpassen.
„Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ >  „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Nummernkreise“

Hinweis – bitte beachten:
Die Nummernkreise sollten am besten immer fortlaufend (aufsteigend) sein.
Also NICHT die Nummernkreise bspw. komplett auf 0 zurück setzen, sondern so, das sich immer eine höhere eindeutige Nummer gegenüber dem Vorjahr ergibt!

Hier im Beispiel wurde die Rechnungsnummer auf 170000 gesetzt. Wenn Sie jetzt in 2017 die erste Rechnung schreiben, erhält diese die Rechnungsnummer 170001.

Hier im Beispiel wurde die Rechnungsnummer auf 170000 gesetzt. Wenn Sie jetzt in 2017 die erste Rechnung schreiben, erhält diese die Rechnungsnummer 170001.


2. Ablageordner nach Jahren strukturieren

Strukturierte Ablage nach Jahr - mehr Übersicht

Strukturierte Ablage nach Jahr – mehr Übersicht

Auch zur Ablage von Dateien hat sich bewährt, jeweils zum Jahreswechsel für das neue Kalenderjahr einen separaten Ablageordner anzulegen.

Erstellen Sie hierzu einfach einen Ordner mit der Jahreszahl (ggf. mit Unterordnern wie bspw. Kasse, Rechnungen), und passen die Angaben im Setup von SuccessControl CRM entsprechend an.

Diese Vorgehensweise erleichtert nicht nur eine Archivierung von vergangenen Jahren, sondern liefert auch auf Anhieb den perfekten Überblick.

Diese Einstellungen nehmen Sie vor unter:
„Setup“ > „Datei Ablage“  (bzw. auf Wunsch individuell für jeden Benutzer unter „Benutzer und Rechte“)

Vorgabe der Ablageordner für allgemeinen Schriftwechsel, Rechnungen und Kassenbelege

Vorgabe der Ablageordner für allgemeinen Schriftwechsel, Rechnungen und Kassenbelege

 

Hinweis – bitte beachten!

Diese Jahreszahlenschema empfiehlt sich nur für die oben im Bild gelb markierten Bereiche (Schriftwechsel, Rechnungen, Kassenbelege).
Achten Sie darauf, das der Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ gleich bleibt!
Kontrolle wie folgt vornehmen: Nach Änderung der gelb markierten Bereiche im Tab Kurzinfo die Pfadangaben kontrollieren – dann ggf. den Ablagepfad für „Bilder (Artikel & Adressen)“ wieder wie vorher setzen!

Falls dieser auch geändert wird, müssen Sie aus dem alten Verzeichnis den Kurzinfo ausdruckenUnterordner „Adressen-Bilder“ in das neue Verzeichnis kopieren!
Wir empfehlen bevor Sie Änderungen vornehmen, einen Ausdruck der Kurzinfo Angaben zu machen (Tab Kurzinfo > Schaltfläche Kurzinfo drucken).

 


3. Weitere Infos


Das gesamte Team von SuccessControl CRM wünscht Ihnen ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr!

 

 

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