Rechnung schreiben – schnell und einfach – für MS-Office Anwender

Wie am besten eine Rechnung schreiben – Word, Excel oder ein Programm ?

Viele MS-Office Anwender verwenden zum erstellen von Rechnungen immer noch Word und Excel. So flexibel diese Methode auch ist, spätestens wenn es um korrekte Rechnungsnummern, die Kontrolle von offenen Posten, oder den Versand von Rechnungen per E-Mail geht, oder das aktuelle SEPA Lastschriftverfahren genutzt werden soll, sind die Grenzen auf diese Art eine Rechnung zu schreiben schnell erreicht. Eine einfache und zu dem noch in der Free-Version kostenlose Rechnungssoftware APP für Microsoft Office bietet Ihnen hierbei wertvolle Dienste um schnell eine perfekte Rechnung zu erstellen.

Folgendes Video zeigt Ihnen, wie Sie schnell und einfach eine perfekte Rechnung erstellen:

Video: Schreiben einer Rechnung – Kurzfassung 65 sek

Rechnungen schreiben Videoanleitung

Einfaches Rechnungsschreibprogramm für MS-Office nutzen

Komfortabler und zuverlässiger ist hierbei die Unterstützung durch ein Programm wie SuccessControl CRM, welche dem Anwender beim Rechnung schreiben die immer wiederkehrenden Aufgaben abnimmt, wie beispielsweise die fortlaufende Rechnungsnummer sowie das addieren der Rechnungsposten.

Schnell und einfache eine Rechnung schreiben

Mit MS-Office eine Rechnung schreiben

Dies fängt bei den ganz banalen Pflichtangaben als Unternehmer beim schreiben einer Rechnung an:

  • Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
  • Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Ausstellungsdatum und Rechnungsnummer
  • Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung
  • Bezeichnung der Dienstleistung oder Art der Ware des Leistenden
  • Rechnungsbetrag ( Entgelt, Summe, Steuersatz)

Diese Angaben werden beim Rechnung schreiben durch das Programm, welches in der Free-Version gratis ist, automatisch eingesetzt, so dass der Anwender sich nur noch um die Angabe der Artikel und Mengen kümmern muss. Ebenso werden die Beträge und ggf. Zwischensummen und die Mehrwertsteuerbeträge automatisch als Summe ausgewiesen. Auch um die Nummerierung der Positionen kümmert sich die Software für Angebote und Rechnungen beim erstellen der Rechnung. Pro Position kann ein individueller Rabatt vergeben werden. Zur schnelleren Zahlung können Sie Rechnungen drucken oder direkt per E-Mail bzw. Fax an den Kunden versenden.

Info: 
Als Fakturierung (auch Rechnungslegung) wird der Vorgang bezeichnet, 
bei dem ein Unternehmer Rechnungen an seine Kunden erstellt.

Sinnvoll: verschiedene Muster Vorlagen beim Rechnungen, Angebote und Lieferscheine schreiben

Angebote sind heutzutage schnell per E-Mail an den Kunden versendet, Lieferscheine sollen wenn möglich ohne Betrags Angabe ausgestellt werden, und Rechnungen eventuell auf das in Hochglanz vorgedruckte Briefpapier gedruckt werden. Hierbei ist es komfortabel wenn das Rechnungsprogramm Sie frei für jeden Vorgang die Vorlage auswählen lässt. Hier im Beispiel wählen Sie einfach beim Schreiben eines Angebotes die Vorlage mit integriertem Firmenlogo, beim erstellen der Rechnung die Vorlage ohne Firmenlogo – voila. Das erstellen einer Rechnungsvorlage oder mehrerer ist damit kein Problem mehr.

Die Rechnung unterschreiben – muss das sein?

Eine Ausgangsrechnung muss nicht unterschrieben werden – jedoch kann auf Wunsch eine elektronische Unterschrift eingefügt werden. Mit einer entsprechenden Grußformel („… wir bedanken uns für Ihren Auftrag und das entgegengebrachte Vertrauen..“) honorieren das viele Rechnungsempfänger als besondere Höflichkeit.

Vereinfachen Sie die Vorgänge – aus einem Angebot eine Rechnung erstellen

Sie haben sich viel Mühe gemacht um ein perfektes Angebotsschreiben zu erstellen. Dank der Wiedervorlagefunktion haben Sie den Auftrag ergattert. Ist es da nicht sinnvoll dieses Angebot direkt als Grundlage für die Rechnungserstellung zu verwenden?

Genau diesen Schritt übernimmt für Sie das Rechnungsschreibprogramm. Mit einem Klick erstellen Sie aus einem bestehenden Angebot eine Rechnung, und aus einer Rechnung einen Lieferschein. Die Büroarbeit wird leicht gemacht, da ohne erneutes Schreiben Rechnungen und Lieferscheine sowie auch Folge Angebote erstellt werden können.

Einleitungstexte beim Schreiben einer Rechnung verwenden

Perfektionieren Sie Ihre Rechnung beim schreiben durch einfügen von Einleitungs- und Schlusstexten. Nutzen Sie die bereits vorgegebenen Mustertexte der einfachen Rechnungssoftware oder hinterlegen Sie Ihre eigenen individuellen Texte (es sind beliebig viele im Setup der Software zum Rechnungen erstellen speicherbar). Der Kunde fühlt sich persönlich angesprochen, und Sie geben Ihm gleichzeitig eine konkrete Handlungsanweisung.

Beispiel Einleitung bei einer Rechnung:

Sehr geehrter Herr Maier,
vielen Dank für Ihre Bestellung und das uns entgegengebrachte Vertrauen. 
Wir berechnen Ihnen hiermit wie folgt:

Beispiel Schlusstext beim Rechnung schreiben – hier mit Zahlungsbedingung:

Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 14-Tagen 
unter Angabe der Rechnungsnummer auf folgendes Konto: 
IHRE BANK // BLZ 123 456 78 // Konto 1000

Zahlungsbedingungen auf Rechnungen eindeutig schreiben

Für Zahlungsbedingen auf Rechnungen gilt, je eindeutiger desto besser:
Eine Formulierung wie „Bitte überweisen Sie den aufgeführten Rechnungsendbetrag auf unser Konto.“ kann beim Rechnungsempfänger ungewollt Fragen aufwerfen (welches Konto, kann ich Skonto abziehen?).

Deshalb formulieren Sie Zahlungsbedingungen besser immer eindeutig:
„Bitte überweisen Sie den aufgeführten Rechnungsendbetrag ohne jeglichen Abzug auf folgendes Konto:  IHRE BANK //  BIC 123 456 78 // IBAN 123 456 78 000“. Damit erkennt der Rechnungsempfänger direkt, was er zu tun hat.
Tipp: Rechnung schreiben kreativ und modern – Formulierungen von Sekada Daily

Formulierung von Skonto bei der Rechnungserstellung:
Zahlbar innerhalb von 10 Tagen mit 3% Skonto (#Rechnungsbetrag# – #Skontobetrag# = #Endbetrag#) oder bis zum #Fälligkeitsdatum# rein netto. Die Platzhalter im Zahlungstext werden dann mit den konkreten Zahlen des Rechnungsbetrages automatisch gefüllt.

Rechnung für Dienstleistung schreiben oder einfache Rechnungen mit Artikeln erstellen

Eine Freitext Angabe pro Rechnungsposition erleichtert das berechnen von Dienstleistungen, da hier oft die erbrachte Leistung individuell textlich beschrieben wird. Für wiederkehrende Formulierungen ist es sinnvoll, sich diese Texte als „Artikel“ in der Artikelverwaltung im Rechnungsschreibprogramm zu hinterlegen. Auch hier stehen Ihnen in der Rechnungs Software die aus Word bekannten Copy and Paste sowie Formatierungs Funktionen beim Rechnung erstellen zur Verfügung.

Zahlungen für Rechnungen verbuchen

Sobald eine Zahlung eingeht, können Sie diese mit als teilweise oder vollständige Zahlung Ihren erfassten Rechnungen zuweisen.

Eine Vorlage zum Schreiben von Angebot, Lieferschein und Rechnung

Muster zum Rechnungen schreiben

Muster einer Rechnung

Passen Sie die Muster Vorlage individuell an Ihr CI im Rechnungsschreibprogramm an. Hierzu gehören Kopf- und Fußzeilen, Ihre Firmenangaben sowie das Firmenlogo. Das Logo welches Sie in die Vorlage zum Rechnung schreiben als Muster einsetzen können, sollte in der gesamten Breite 1488 und 380 Pixel in der Höhe haben. Für eine noch bessere Qualität beim Rechnungsdruck können Sie für Ihr Firmenlogo auch proportional größere Pixelabmessungen verwenden (Beispiel: Breite 2976 x 760 Höhe), oder ganz bequem einen kompletten Briefbogen als Hintergrund verwenden.

Falls Sie kein Grafikprogramm zum Anpassen der Vorlage zur Hand haben, verwenden Sie beispielsweise einfach folgendes Online-Grafiktool benutzen: http://pixlr.com/editor oder Windows Paint (siehe Windows Startleiste unter Zubehör).

Eine fertige Vorlage ist hier als PDF-Datei abrufbar. Als Logo Vorlage unten anbei beispielhaft eine Jpg-Datei (Kopflogo im Formular) mit den korrekten Abmaßen zum einfügen in die Rechnungsvorlage (siehe Setup Formular Standardvorgaben).

 

Rechnungen einfach erstellen – die Mustervorlage anpassen

Mit dieser bereits integrierten Rechnung Schreiben Muster Vorlage erstellen Sie im Handumdrehen als Freiberufler, Kleinunternehmer und Unternehmen musterhafte Rechnungen, die allen Ansprüchen gerecht werden. Sehen Sie dazu folgenden Videobeitrag „Rechnungsformulare mit Firmenlogo erstellen“ an. Erfahren Sie wie schnell Sie Artikel, Positionen und Preise im bereits vorgefertigten Rechnungsmuster berechnen und wie einfach Sie mit der Software Rechnungen schreiben sowie gleich einen passenden Lieferschein ausdrucken.
SuccessControl CRM ist aber mehr als nur ein einfaches Programm zum Rechnungen schreiben, es unterstützt Sie effektiv bei allen anfallenden Arbeiten im Büro.

Links zum Thema:

Wenn Sie nur gelegentlich eine Rechnung schreiben, finden Sie hier eine geeignete Rechnungsvorlage die Sie gratis verwenden können.

Nachtrag – Aktualisierung:

Zu berücksichtigen ist, das ab dem 1.Februar 2014 SEPA für den bargeldlosen Zahlungsverkehr in Deutschland gilt. Wenn Sie bisher Rechnungen per DTA Lastschrift eingezogen haben, müssen Sie spätestens ab Februar 2014 die Lastschriften im neuen SEPA XML Format bei Ihrer Bank einreichen. Diese sogenannte SEPA Datei mit IBAN und BIC Angaben erzeugt das Rechnungsprogramm für alle Rechnungen die als Zahlungskondition „Lastschrift Einzug“ haben für Sie.

Sie benötigen zur SEPA Umstellung eine Gläubiger-Identifikationsnummer die Sie bei der Deutschen Bundesbank beantragen, und dann im Programm eintragen. Bestehende, gültige Einzugsermächtigungen, die in schriftlicher Form vorliegen, können als SEPA-Lastschriftmandate weitergenutzt werden.

Endgültig ist auch für das versenden von Rechnungen per E-Mail keine digitale Signatur mehr notwendig. Die per E-Mail zu übertragene Rechnung muss „nur“ inhaltlich korrekt sein – was ja eigentlich eine Selbstverständlichkeit ist. Ein kleiner Beitrag zu diesem Thema auf der Seite von endlich-selbstständig.de.

Für alle die gerade als Existenzgründer starten, empfiehlt sich in der Anfangsphase evtl. von der Kleinunternehmerregelung gebrauch zu machen. Die Kleinunternehmer-Regelung ist eine steuerliche Vereinfachung beim Rechnung schreiben. Sie weisen dabei keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen aus, müssen aber Ihren Kunden darauf hinweisen. Einen Beitrag hier zu finden Sie ebenfalls auf der Seite von endlich-selbständig.de. oder im Videobeitrag zur Kleinunternehmerregelung von Hannover Impuls – mit Steuerberater Thorsten Recht.

Oft gefragt – Formulierungen beim erstellen von Rechnungen ins Ausland

Wenn Sie öfters Rechnungen ins Ausland schreiben, ist es hilfreich, sich folgende Formulierungen als Textbaustein anzulegen:

Formulierung für Handel innerhalb der EU:

Innergemeinschaftliche Lieferung
Unsere Ust.-IdNr.: Hier steht dann Ihre Umsatzsteuer ID Nummer
Ihre Ust.-IdNr.: Hier tragen Sie die ID des Rechnungempfängers ein

Formulierung für Lieferungen in die Schweiz:

Hinweis Schweiz:
Die Steuerschuld geht auf Sie gemäß dem "reverse-charge-Verfahren" 
als Leistungsempfänger über!

 

 

Videoanleitung: Von der Angebotserstellung, über das Schreiben einer Rechnung mit verschiedenen Positionen, bis zum verbuchen der Eingangszahlung – der komplette Leitfaden als Video, Laufzeit 7 min 38 sek.

Rechnungen Angebote Lieferscheine schreiben

 


Was ist beim Rechnung schreiben sonst noch zu beachten?

Grundlegend aber wichtig: die Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer sollte eine fortlaufende Nummer sein, die zur eindeutigen Identifizierung der Rechnung dient. Sinnvoll ist die Rechnungsnummern je Jahr zu gruppieren – beispielsweise 16000 (16 für das Rechnungsjahr 2016, 000 dann die laufenden Rechnungsnummern beim schreiben). Die Nummern müssen nicht lückenlos sein, dürfen aber nur einmalig verwendet werden wenn Sie eine Rechnung schreiben. Eine gute Software wie SuccessControl CRM unterstützt Sie bei der Vergabe der Rechnungsnummern sowie beim Ausstellungsdatum der Rechnung.

Fristen für Rechnungen
Rechnungen sollten umgehend nach Erbringung der Leistung erstellt werden, damit Sie schnell zu Ihrem Geld kommen. Ein gutes Rechnungsprogramm hilft Ihnen bei der zügigen Erstellung der Rechnung mit Vorlagen, sowie der automatischen Verfolgung der Zahlungseingänge – der sogenannten Offenen Posten Liste, welche beim schreiben einer Rechnung angelegt wird.

Besondere Rechnungsmuster verwenden
Sie möchten ein ganz besonders auffälliges Rechnungsformular beim Rechnungen schreiben verwenden? In diesem Fall lassen Sie das Rechnungsmuster am besten von Ihrem Steuerberater prüfen. Auf der sicheren Seite beim Rechnung schreiben oder erstellen sind Sie mit den mitgelieferten Rechnungsmustern, welche Sie einfach mit Ihrem Logo und Angaben im Programm vervollständigen können.

Unterschrift auf Rechnungen
Rechnungen erfordern keine Unterschrift, aus optischen Gründen können Sie aber eine Unterschrift beim Rechnung schreiben einfügen (sieht besser aus).

Per Email die Rechnung elektronisch versenden
Rechnungen können ausgedruckt oder elektronisch per Mail verschickt werden. Die Pflichtangaben sind identisch, wenn Sie die Rechnung schreiben. Wichtig ist, dass die elektronisch übermittelte Rechnung identisch mit der ausgedruckten ist, und das Rechnungsprogramm beide identisch abspeichert. SuccessControl CRM  bietet Ihnen hier beide Möglichkeiten – Ausdruck und direkte Mail Versendung.

Rechnung als Kleinunternehmer stellen
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden, dürfen Sie die Umsatzsteuer auch nicht ausweisen, wenn Sie eine Rechnung schreiben. In diesem Fall ist folgender Hinweis auf der Rechnung notwendig „Gemäß § 19 UstG ist in dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten.“ (Mustertexte sind in SuccessControl für Kleinunternehmer hinterlegt). Ansonsten unterscheiden sich die Anforderungen nicht, wenn Sie als Kleinunternehmer eine Rechnung schreiben – gleich ob Existenzgründer, Freiberufler, Selbstständiger, kleines Unternehmen oder KMU. Schreiben Sie als Kleinunternehmer Rechnungen kostenlos mit der Freeware Edition.

 

Mit SuccessControl CRM erledigen Sie schnell und einfach:

  • Verwaltung von Kundenrechnungen inklusive Erstellung, Zahlungsüberwachung und Mahnwesen
  • Erstellen, drucken, e-mailen oder faxen Sie Rechnungen zur schnelleren Bezahlung
  • Ihr komplettes Kontakt-, Adressen- und Kundenmanagement
  • Ihren Schriftverkehr inklusive Angebots- und Rechnungserstellung
  • Ihre Marketingaktivitäten wie Newsletter, Serienbriefe, Kundenakquise
  • Ihre Organisation von Projekten, Dateien, Aktionen, Vorgängen und Mitgliedern
  • Ihr effektives und vernetztes Arbeiten im Team
  • u.v.m.

Das mehrfach ausgezeichnete Programm SuccessControl CRM hilft tausenden kleinen und mittleren Unternehmen, schnell und einfach eine Rechnung zu erstellen, Artikel, Aufträge, Kunden und Adressen zu verwalten. Machen auch Sie Ihr Unternehmen effizienter und erfolgreicher mit SuccessControl CRM.

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10 goldene Regeln zum erstellen von Rechnungen

Vermeiden Sie grundlegende Fehler beim Rechnungen erstellen!

10 Regeln zum Rechnungen erstellenWenn Sie folgende Grundregeln beachten, machen Sie sich selbst und Ihrem Geschäftspartner das Leben leichter. Sie bestechen nicht nur durch ein professionelles Erscheinungsbild, auch der Zahlungsfluss – also wie schnell Ihre Rechnungen bezahlt werden – gewinnt an Fahrt.

Grundregel Nummer eins – die korrekte Anschrift.
Hört sich zwar banal an, ist aber laut einer Studie öfter ein Problem als allgemein angenommen. Übernehmen Sie daher immer die Anschrift aus Ihrer Kundenverwaltungssoftware, um Rückläufer und Verzögerungen zu vermeiden.

Zweitens – die persönliche Anrede,
eine Rechnung ist zwar ein formales Dokument, aber durch eine persönliche Anrede des Rechnungsempfängers, bauen Sie sich langfristig eine Kundenbindung auf.

Drittens – der Einleitungstext,
der Anrede folgend beinhaltet dieser einen Hinweis auf die Bestellreferenz des Kunden „.. wir danken für Ihre Bestellung vom ..“, bzw. Ihrer Angebotsreferenz „… gemäß unseren Angebot Nr. .. vom … „.

Ebenso können Sie auch eine Kombination aus beiden verwenden. Auch eine kleine Danksagung bringt Sie in Sachen Kundenbindung wieder ein Stück weiter – Beispiel: „.. wir danken Ihnen für das uns entgegengebrachte Vertrauen, und berechnen Ihnen …“

Viertens – jede Position einzeln aufführen!
Zeigen Sie Ihrem Kunden detailliert was Sie für Ihn geleistet haben. Denken Sie daran, jede Position die Sie beim Rechnungen erstellen nicht aufführen, summiert sich im Laufe eines Jahres zu einem erklecklichen Betrag.

Viele machen den Fehler, sich bei dieser kleinen Fleißarbeit nicht durch ein Rechnungsprogramm und eine vordefinierte Artikelverwaltung unterstützen zulassen. Stattdessen wird dann – oft aus Bequemlichkeit – geschätzt, gerundet und inkludiert. Eine beispielhafte Nachrechnung der Steuerkanzleien hat ergeben, das gerade kleine Unternehmen hier viel – teilweise sehr viel – Geld verschenken.

Fünftens – verzichten Sie auf Artikelnummern!
Ist Ihr Kunde ein Ratekünstler oder Hellseher, dann schreiben Sie ruhigen Gewissens „ Artikel Nr. 55887169 a € 79,–„. Gehört Ihre Kundschaft nicht zu diesem erlauchten Kreis, dann beschreiben Sie Ihre Artikel im Klartext – konkretes Beispiel: „Rechnungsprogramm mit CRM Kunden- und Adressverwaltung, Arbeitsplatz-Lizenz, Netzwerk- und Multiuserfähig“. Das versteht Ihr Kunde auf Anhieb.

Sechstens – nutzen Sie Langtext Beschreibungen
Hinterlegen Sie bei komplexen Artikel in der Artikelverwaltung Langtexte. Die Beträge in der Rechnung rechtfertigen sich dann dem Kunden gegenüber von selbst.

Grafik: Die volle erbrachte Leistung wird erst durch die genaue Artikelbeschreibung für Ihren Kunden sichtbar:

Rechnungen erstellen mit Texten

Rechnungen erstellen mit Texten

Siebtens – das LeistungsdatumAchten Sie darauf, dass Ihr Rechnungsprogramm beim Rechnungen erstellen das Leistungsdatum einsetzt, da dies von den Finanzämtern gefordert wird. Der Passus für das Leistungsdatum in Rechnungen sieht wie folgt aus (es genügt wenn Monat und Jahr aufgeführt sind):

Leistungszeitpunkt: Juni 2013

Achtens und neuntens
Zu jeder guten Rechnung gehören eine eindeutige Rechnungsnummer sowie das Rechnungsdatum. Auch hierbei unterstützt Sie Ihr Rechnungsprogramm. Falls Sie noch Word oder Excel zum Rechnungen schreiben verwenden, sollten Sie hier besondere Sorgfalt walten lassen!

Zehntens – keine Ratespiele
Kennen Sie das:
„…überweisen Sie den Rechnungsbetrag auf eines unserer Konten…“?
Ganz toll – in der Fußzeile sind dann noch in kaum lesbarer Schriftgröße gleich mehrere Bankverbindungen aufgeführt.
Vermeiden Sie solche Fehler beim Rechnungen erstellen. Geben Sie Ihrem Kunden stattdessen eine konkrete Handlungsanweisung. Ein Beispiel wie folgt:

Wir erbitten Ihre Zahlung sofort rein netto auf folgendes Konto:
Sparkasse Musterstadt // BLZ: 500 800 40 // Konto: 12 34 555

Unter Beachtung oben genannter Regeln vereinfachen Sie sich und Ihrem Geschäftspartner das Abrechnen von Aufträgen. Egal ob mit hilfreichen Rechnungsprogramm, Microsoft Word oder mit Excel.

Links zum Thema: