Dateiablage optimal strukturieren und organisieren

Die richtige Ordnerstruktur im Büro
Eine gute Ablage zeichnet sich durch einfaches ablegen und schnelles Wiederfinden von Dateien und Dokumenten aus. Gerade wenn Sie mehrere Projekte, Aktionen und Verteiler verwalten (Projekte können hierbei Aufträge, Aktionen, Marketingaktivitäten oder sonstige Vorhaben sein – deshalb bezeichnen wir Projekte hier einfach als ORDNER), ist es sehr hilfreich und arbeitserleichternd wenn bereits beim Projekt erstellen eine vorgegebene Ordnerstruktur angelegt wird. Diese Ordnerstruktur schafft die ideale Voraussetzung für alle Mitarbeiter im Büro Dokumente einfach und an der richtigen Stelle abzulegen, schnell auf die Dateien und Dokumente zurückzugreifen und den Überblick zu behalten. Durch diese PC-Organisation der Dateiablage und –struktur haben Sie nicht nur quasi ein effektives Dokumentenmanagement – sondern vermeiden auch den sonst notwendigen immensen Zeitaufwand den eine ungeordnete Dateiablage zum Beispiel bei einer Datensicherung mit sich bringt.

Wenn Sie ein Projekt erstellen, einen Auftrag oder Vorhaben im Ordnermodul anlegen, wird eine für Ihren Tätigkeitsbereich optimale Ordnerstruktur angelegt. Das System zur Ablage ist dabei einfach und praktisch – einmal die Verzeichnisvorgaben im Setup hinterlegen und dann immer wieder nutzen.

Beispiel einer Ordnerstruktur Vorgabe:

Durch die systematische und methodische Ablage werden Dokumente und Dateien automatisch den richtigen Vorgängen und Arbeitsmappen zugeordnet – somit sind wichtige Informationen im Unternehmen schnell und einfach verfügbar – Sie reduzieren so Ihren Wiederfind-Aufwand! Auch das Problem von E-Mails ablegen, archivieren und schnell wiederfinden ist damit gelöst.

Je nach Anforderung lässt sich die Ablagestruktur unterschiedlich gestalten. Sie können mehrere Strukturen vorgeben – beispielsweise eine für interne Projekte und eine für externe Projekte. Beim Projekt erstellen wählen Sie dann einfach die gewünschte Struktur aus. Auch ein erweitern oder reduzieren ist nach belieben möglich.

Videos zum Thema: Projektverwaltung

Ordner- und Projektverwaltung
Projektverwaltung

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