Etiketten und Adressaufkleber erstellen

Etiketten erstellen – einfach gemacht!

Folgende Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie schnell und unkompliziert Etiketten drucken. Die Vorlage zum Adressetiketten drucken ist abgestimmt auf die weitverbreitete Avery Zweckform 3474 Vorlage für Universal-Etiketten im Format 70 x 37 mm mit 24 Etiketten pro Bogen.

Anleitungsvideo:  Etiketten drucken mit Word

Anleitungsvideo: Etiketten drucken mit Word

 

 

 

 

Download der Wordvorlage zum Etikettendruck

Die Wordvorlage Muster_Zweckform_3474_Etikettendruck.dot können Sie hier downloaden bzw. finden Sie diese auch direkt im Vorlagenverzeichnis von SuccessControl CRM, welches Sie hier downloaden können.

Die Zweckform 3474 Universal-Etiketten können Sie direkt im Bürofachhandel oder Online bei AVERY Zweckform erwerben.

 

Abschlagsrechnung und Schlussrechnung – so einfach geht’s

Zweck einer Abschlagsrechnung bzw. Teilrechnung

Abschlagsrechnungen bzw. Teilrechnungen werden meistens bei größeren Aufträgen – die sich bspw. über einen längeren Zeitraum erstrecken – erstellt. Die endgültige Auftragssumme wird dann mit der Schlussrechnung (auch Endrechnung genannt) bei  Fertigstellung abgerechnet.

Der Vorteil von Abschlagsrechnungen für Sie als Unternehmer ist, dass Sie entsprechend Ihrer Leistungen bzw. gelieferten Materialien bereits im Zeitraum der Ausführung oder vorab einen Teilbetrag berechnen. Ihre Liquidität wird somit erhöht.

Aufbau einer Abschlags- bzw. Teilrechnung

Eine Abschlags- / Teilrechnung ist grundsätzlich aufgebaut wie eine ganz normale Rechnung. Lediglich bis auf die Bezeichnung „Abschlagsrechnung“ oder „Teilrechnung“.

Der Übersichtshalber empfiehlt es sich auf den Abschlagsrechnungen zu vermerken, um den wievielten Abschlag es sich handelt, also 1. Abschlagsrechnung, 2. Abschlagsrechnung usw..
In der Schluss- bzw. Endrechnung (der Begriff ist frei wählbar) werden dann alle Abschlags- / Teilrechnungen  von der Gesamtauftragssumme abgezogen.

Erstellen von Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung

Im Rechnungsprogramm von SuccessControl hilft Ihnen der integrierte Assistent beim Schreiben von Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen. Dieser kümmert sich um die korrekte Auflistung der vorhergehenden Abschlags- bzw. Teilrechnungen.
Die Vorgehensweise ist dabei ganz einfach:

  1. Erstellen Sie die erste Abschlagsrechnung (genauso wie eine normale Rechnung, nur als Belegart „Abschlagsrechnung“ wählen)
  2. Erstellen Sie die zweite Abschlagsrechung (dritte, vierte etc.)
  3. Erstellen Sie dann die Schlussrechnung (genauso wie eine normale Rechnung, nur als Belegart „Schlussrechnung“ wählen)  – hier wählen Sie unter 3. Schlussrechnungs-Angaben die vorhergehenden Abschlagsrechnungen aus
  4. Fertig

Abschlagsrechnung und Schlussrechnung

Die erstellte Schlussrechnung für obiges Beispiel können Sie hier als PDF-Muster (Schlussrechnung) aufrufen.

August Update V 4.25

In der neuesten Version 4.25 der Kontakt- und Kundenmanagement Software von SuccessControl CRM hat sich wieder einiges getan. Dies sind die wichtigsten Highlights im aktuellen August Update der CRM Software für Microsoft Office:

Angaben einer SchlussrechnungDas Schreiben von Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen wurde durch einen Assistenten extrem vereinfacht. Dieser kümmert sich um die korrekte Auflistung der vorhergehenden Abschlags- bzw. Teilrechnungen.

Des Weiteren wird jetzt auch das speichern von Öffentlichen Outlook Nachrichten unterstützt. Mit dieser Funktion können direkt Notizen zu Mails hinzugefügt werden. In Outlook rufen Sie diese Funktion über die Tastenkombination „STRG+T“ auf.

Sie erkennen eine öffentliche Outlook Nachricht am Notiz Symbol.

ÖFFENTLICHE OUTLOOK NACHRICHT

 

 

 

 

 

Tipp: So geht’s – Öffentliche Outlook Nachricht erstellen

  1. Markieren Sie die E-Mail der Sie einen Kommentar bzw. Notiz hinzufügen wollen
  2. Betätigen Sie nun die Tastenkombination STRG + T
  3. Tippen Sie im folgenden Nachrichtenfenster einen BETREFF sowie Ihre Notiz selbst ein
  4. Schließlich klicken Sie auf ÖFFENTLICHE NACHRICHT

Weitere Infos zum Update und Download finden Sie hier.

Angebotsschreiben mit Microsoft Office inkl. Angebotsverwaltung

Die meisten Verkäufe beginnen mit einem Angebotsschreiben, das später – wünschenswerterweise – zu einem Auftrag wird.

Aufbau eines Angebotsschreiben

  1. Der Einleitungstext
    Angebotsschreiben MusterHier nehmen Sie Bezug auf die entsprechende Anfrage des Kunden bzw. Interessenten. Formulierung Beispiel: „Wir danken Ihnen für Ihre Anfrage vom 10.08.201x und bieten Ihnen die von Ihnen angefragten Leistungen (Artikel, Produkte) wie folgt an:“
  2. Artikel und Dienstleistungen
    In diesem Bereich listen Sie alle Waren oder Dienstleistungen mit Menge und Preis auf. Ebenso können Sie hier eventuelle Rabatte, Angaben zu Versandkosten und Lieferterminen vermerken.
  3. Zahlungsbedingungen
    Ein wesentlicher Bestandteil eines Angebotsschreiben sind selbstverständlich die Zahlungsbedingungen. Teilen Sie dem Interessenten hier unmissverständlich mit, wie die Zahlung erfolgen soll. Muster: „Zahlung: ohne Abzug innerhalb von 30 Tagen.“ Ebenso empfiehlt es sich hier noch, die Gültigkeit des Angebots zu spezifizieren. Beispiel: „Das Angebot ist freibleibend.“ oder „Unser Angebot ist gültig bis 31.08.201x.“
  4. Der Schlusssatz
    Ein weiterer wichtiger Bestandteil eines professionellen und überzeugenden Angebotsschreiben ist der Schlusssatz. Geben Sie im Schlusssatz ebenfalls eine konkrete Handlungsaufforderung an. Muster: „Wir freuen uns auf Ihre Bestellung (per Fax, Mail oder Telefon) und sind sicher, dass Sie mit unserer Lieferung / Leistung zufrieden sein werden.“
  5. Name und Unterschrift
    der Person, die das Angebot erstellt hat, sollte auf keinen Fall fehlen.

Ob Sie das Angebots Schreiben mit einer kostenlosen Wordvorlage oder Excel Vorlage erstellen spielt im Prinzip vordergründig betrachtet keine große Rolle. Allerdings haben Sie hierbei keine automatische Angebots-Nummerierung, korrekte Summenbildung und das spätere Wiederauffinden bestimmter Angebote ist nicht so leicht möglich.

Die Angebotsverwaltung erleichtert Ihnen das Schreiben von Angeboten

Die automatische Vergabe von Angebotsnummern sowie summieren und das spätere – einfache – Wiederauffinden bestimmter Angebote ist mit der Angebotsverwaltung von spezialisierter Software wie SuccessControl CRM kein Problem.

Ebenso nimmt die integrierte Artikel- und Textbausteinverwaltung Ihnen einen Großteil Ihrer wertvollen Arbeitszeit ab. Die vollen Vorteile einer unterstützenden Software genießen Sie, wenn aus dem Angebotsschreiben ein Auftrag wird. Mit einem Klick erstellen Sie dann aus dem Angebot eine Auftragsbestätigung – aus dieser dann eine Rechnung samt Lieferschein im integrierten Rechnungsprogramm – und zu guter Letzt überwachen Sie noch den pünktlichen Zahlungseingang.

Anleitungsvideo: Ein Angebotsschreiben verfassen

Video Angebots Schreiben erstellen

 

Links zum Thema

500 Briefe in 5 Minuten versenden!

Umständlich:
In den meistens Büros werden immer noch Briefe auf dem eigenen Drucker ausgedruckt, der Brief gefalzt, in ein Kuvert gesteckt, das Kuvert wird mit einer Briefmarke versehen und dann zum Briefkasten gebracht. Ganz schön umständlich – finden Sie nicht auch?

Einfacher – effektiver – schneller:
Schöpfen Sie das Potential von SuccessControl CRM noch weiter aus – beispielsweise mit der Druckerschnittstelle von ConfidencePost oder Fax.de.

Folgendes Video zeigt Ihnen, wie Sie in 5 Minuten 500 Briefe versenden:


Fragen und Antworten

Was kostet so ein Briefversand?
Ein Brief mit einer Seite im s/w-Druck, inklusive DIN lang-Kuvert und Briefporto DPAG für den Standardbrief 74 Cent (zzgl. USt.) beispielsweise bei ConfidencePost.

Was benötigen wir dazu?
SuccessControl CRM ist bereits vollständig kompatibel – installieren Sie lediglich den Druckertreiber des Anbieters Ihrer Wahl.

Können wir auch einen einzelnen Brief versenden?
Ja – Sie können einen einzelnen Brief oder tausende versenden.

Können wir auch Rechnungen und Angebote versenden?
Ja – Sie können auch Angebote und Rechnungen versenden, und dies sogar mit Überweisungsträgervordrucken als Anlage oder anderen Materialien wie Flyer etc..

 

Links zum Thema:

 

IT-Innovationspreis 2016

Auszeichnung: Verwaltungssoftware CRM SuccessControlBeim IT-Innovationspreis 2016 erhielten gleich zwei Produkte aus dem Hause der SuccessControl CRM – Steppat Software GmbH, die Auszeichnung „ausgezeichnetes Produkt – Best of 2016“  in den Kategorien Office Management  und CRM Lösungen.

Unter der Schirmherrschaft der TÜV Informationstechnik GmbH (TÜV Nord GmbH) zeichnete die Initiative Mittelstand innovative IT-Lösungen mit hohem Nutzwert für den Mittelstand anlässlich der weltweit größten Messe für IT – CeBIT 2016 aus.

Server für Verwaltungssoftware in UnternehmenSowohl unsere Verwaltungssoftware für Unternehmen „SuccessControl CRM“ als auch die neu vorgestellte „BÜRObox Serverlösung“ hat die Jury – bestehend aus Professoren, Branchenexperten, Wissenschaftlern und Fachjournalisten – überzeugt und gehört damit zur Spitzengruppe aller eingereichten Bewerbungen.

 


 

Verwaltungssoftware für Unternehmen

Verwaltungssoftware für Unternehmen

Die Initiative Mittelstand prämiert mit dem INNOVATIONSPREIS-IT Firmen mit innovativen IT-Lösungen und hohem Nutzwert für den Mittelstand. Das ganze Entwicklungsteam der Verwaltungssoftware für Unternehmen von SuccessControl CRM freut sich besonders über diese Würdigung, und das gleich zwei Produkte aus unserem Unternehmen diese Auszeichnungen erhalten haben.


Auszeichnung auch auf der CeBIT 2015

Unter der Schirmherrschaft der Microsoft Deutschland GmbH zeichnete die Initiative Mittelstand innovative IT-Lösungen mit hohem Nutzwert für den Mittelstand auf der CeBIT 2015 aus.

Die Software Lösung SuccessControl CRM hat die Experten-Jury besonders überzeugt und gehört damit zur Spitzengruppe aller eingereichten Bewerbungen.


office management software 2015

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Best of 2015 Office Management Software & Best of 2015 CRM

Die Softwarelösung von SuccessControl basiert auf dem Industrie Standard von Microsoft Office und richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen. Sie ermöglicht es Anwendern die besonders einfache Verwaltung von Adress- und Kundendaten, mit den bekannten Büro-Tools von Microsoft Office. So können nicht nur Angebote und Rechnungen im integrierten Rechnungsprogramm erstellt werden, als Bürogehilfe erledigt die Software alle tagtäglich anfallenden Büroarbeiten. Ferner gibt das Kunden Management System Auskunft über den Stand von Akquise- und Marketingaktivitäten, die Adressverwaltung und bringt Ordnung in die Dokumenten-Ablage.

Die Initiative Mittelstand prämiert mit dem INNOVATIONSPREIS-IT Firmen mit innovativen IT-Lösungen und hohem Nutzwert für den Mittelstand. Das ganze Entwicklungsteam von SuccessControl CRM freut sich besonders, gleich zwei Auszeichnungen erhalten zu haben.


CRM Software SuccessControl


Weitere Informationen zu der CRM Verwaltungssoftware für Unternehmen finden Sie auf der Homepage von www.successcontrol.de

CeBIT 2016 – Initiative Mittelstand

Unter dem unter dem Motto „THINK INNOVATION“ wird dieses Jahr im Rahmen der CeBIT in Hannover (14. -18. März 2016) unter der Schirmherrschaft der TÜV Informationstechnik GmbH (TÜV NORD GROUP) der INNOVATIONSPREIS-IT 2016 vergeben.

IT Innovationspreis 2016

Bereits letztes Jahr wurde die CRM Lösung von SuccessControl in den Kategorien Office Management und CRM Lösungen von der Initiative Mittelstand ausgezeichnet.
Office-Management-SoftwareBesonders der Nutzen sowie die Mittelstands-eignung überzeugte die Jury bestehend aus Professoren, ITBranchenexperten, Wissenschaftlern und Fachjournalisten.

Lösungen für den Mittelstand mit hohem Nutzwert

Zur Nominierung steht dieses Jahr nicht nur unsere Softwarelösung mit dem integrierten Rechnungsprogramm – sondern auch unsere Remote-Desktop-Serveraktuelle BÜRObox Remote Desktop Server Lösung. Die Juroren bewerten hierbei insbesondere den erkennbaren Nutzen, die Auswirkung auf die Profitabilität, Praktikabilität und Implementierung.

 


Wichtige Links zur CeBIT 2016:

 

Auszeichnung: IT-Stifterprädikat 2016

SuccessControl CRM erhält „IT-Stifterprädikat 2016“

Das Portal Stifter-helfen.de hat dieses Jahr wieder besonders engagierte IT-Unternehmen mit dem Prädikat „IT-Stifter 2016“ ausgezeichnet.

SuccessControl_AuszeichnungDie Auszeichnung für besonders engagierte IT-Unternehmen wurde am 09. Februar 2016 an SuccessControl CRM sowie insgesamt 31 führende Unternehmen in der IT-Branche wie Adobe, Buhl, Cisco, Lexware, SAP, Microsoft und weitere in München übergeben.

Das gesamte Team von SuccessControl CRM ist stolz für diese Auszeichnung und die besondere Würdigung unseres sozialen Engagements im Bereich der NPOs.

 

 

Tipps zum Jahreswechsel

Damit der Start ins neue Jahr gut gelingt, haben wir für Sie die wichtigsten Tipps für den Jahreswechsel 2015 – 2016 zusammengefasst.

  1. Nummernkreise für Rechnungen, Angebote etc.
  2. Ablageordner strukturieren
  3. Registrierkassenpflicht Österreich

1. Nummernkreise für Rechnungen und Angebote anpassen

Viele Anwender empfinden es als hilfreich, wenn aus den Nummern für Angebote, Rechnungen und dergleichen das aktuelle Jahr abgelesen werden kann.

Bewährt hat sich hier, die Nummernkreise mit zwei führenden Stellen für das Jahr ( 150001 ), und nach geordneten Stellen für die laufende Nummer zu erzeugen.

Sie können zum Jahreswechsel dann einfach im Setup die Nummernkreise anpassen.
„Setup“ > „Anpassung Haupt-Module“ >  „Setup Auftrag – Faktura – Kasse“ > „Nummernkreise“

Rechnungsnummern

Hier im Beispiel wurde die Rechnungsnummer auf 160000 gesetzt. Wenn Sie jetzt im Programm eine Rechnung schreiben, erhält diese die Rechnungsnummer 160001.


2. Ablageordner nach Jahren strukturieren

Strukturierte Ablage nach Jahr – mehr Übersicht

Auch zur Ablage von Dateien hat sich bewährt, jeweils zum Jahreswechsel für das neue Kalenderjahr einen separaten Ablageordner anzulegen.

Erstellen Sie hierzu einfach einen Ordner mit der Jahreszahl, und passen die Angaben im Setup von SuccessControl CRM entsprechend an.

Diese Vorgehensweise erleichtert nicht nur eine Archivierung von vergangenen Jahren, sondern liefert auch auf Anhieb den perfekten Überblick.

Diese Einstellungen nehmen
Sie vor unter:
„Setup“ > „Datei Ablage“  (bzw. auf Wunsch individuell für jeden Benutzer unter „Benutzer und Rechte“)

Vorgabe der Ablageordner

Vorgabe der Ablageordner


3. Registrierkassenpflicht in Österreich ab 01.01.2016

Zum Jahreswechsel wiehert auch wieder mal der Amtsschimmel – diesmal in Österreich. Ab 01.01.2016 tritt in Österreich die Registrierkassenpflicht und Belegerteilungsverpflichtung in Kraft.

Infos hierzu finden Sie unter:


Frohe Weihnachten und einen guten Rutsch ins neue Jahr!

 

Das gesamte Team von SuccessControl CRM wünscht Ihnen ein frohes Weihnachtsfest sowie ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr!

 

 


 

Kennen Sie schon die neueste IT Lösung für kleine Unternehmen?

Server für kleine Büros

Office 2016 – was ist neu, was ist zu beachten – Update 09.12.2015

Seit Anfang Oktober steht das neue Office 2016 zum Download zur Verfügung. Early Birds – also Anwender die frühzeitig auf das neue Office Paket von Microsoft umgestiegen sind – profitieren nicht nur von den Neuerungen, sondern leider auch noch von anfänglichen Bugs die in den Erstausgaben vorkommen können.

Ein Problem hat das neue Office 2016 derzeit anscheinend noch mit der Darstellung von Bildern, die in einigen Fällen nicht angezeigt werden. Das Problem ist derzeit bei Microsoft in Bearbeitung, und wird voraussichtlich Anfang Dezember mit dem ersten Servicepack für Office 2016 gelöst sein. Für alle die nicht bis Dezember warten möchten, gibt es allerdings eine einfache Lösung um dies zu umgehen: Installieren Sie nach der Office 2016 Installation noch zusätzlich die Office Access 2013 RT ( Link: http://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=39358  ) hinzu. Dadurch klappt dann im neuen Office Paket alles wie gewohnt.

NACHTRAG 09.12.2015
Microsoft stellt Update für Office und Access 2016 (Problem mit Bildern) zur Verfügung

So aktualisieren Sie Ihr Microsoft Office 2016 Paket:

  1. Öffnen Sie Word
  2. Klicken Sie auf „Datei“ > „Konto“ > „Updateoptionen“ > „Jetzt aktualisieren“

Office 2016 aktualisieren


Hinweis – so können Sie Office 2013 nach einem Upgrade auf Office 2016 erneut installieren:

Abonnenten von Office wurden bisher automatisch von Office 2013 auf 2016 ohne Rückfrage von Microsoft umgestellt. Da einige Anwender darüber nicht ganz glücklich waren, gibt es jetzt seit neuestem von Microsoft auch die Möglichkeit, weiterhin Office 2013 einsetzen zu können.

Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto im Office Portal an und klicken Sie auf Installieren. Unter Auswahl von „Sprach- und Installationsoptionen“ sowie „Weitere Installationsoptionen“ können Sie im Abschnitt „Andere Versionen von Office“ jetzt auch bewusst „Office 2013“ auswählen und installieren.

Die Vorgehensweise ist bei Microsoft nochmals genau erklärt:
https://support.office.com/de-de/article/Wie-kann-ich-Office-2013-nach-einem-Upgrade-auf-Office-2016-erneut-installieren-a6ca92f4-cbb4-4609-9fdb-f8d3dd6812f3


Acrobat Reader DC und Probleme mit Office 2016
Sporadischer Absturz von Office bei PDF Erstellung

Vermehrt sind in letzter Zeit Probleme nach Installation des Acrobat Reader DC bzw. nach einem Update auf den Acrobat Reader DC auf Systemen mit Office 2016 zu hören. Sporadisch stürzt dabei Office 2016 bei der Erstellung einer PDF-Datei ab.

Nach unseren ersten Erkenntnisse hilft folgende Vorgehensweise:
– deaktivieren Sie alle Acrobat Reader DC Add-Ins in Office
– definieren Sie als Standardprogramm für PDF Dateien einen anderen PDF Reader
(Systemsteuerung > Standardprogramme > Dateityp oder Protokoll einem Programm
zuordnen >  dort für die Endung .pdf einen anderen PDF Reader (Programm ändern)
auswählen – wie bspw. Adobe Reader XI falls noch vorhanden)

Falls das Problem weiterhin besteht, empfiehlt es sich die Access 2013 Runtime zusätzlich zum Office 2016 zu installieren: Download der Access 2013 Runtime

Infos auch im Adobe Forum
https://forums.adobe.com/thread/1920238?start=80&tstart=0

Infos bei Microsoft – Possible incompatibilities between Office programs and the Adobe Acrobat PDFMaker Office COM Addin add-in

 


 

 

Neu in Office 2016 ist eine optische Auffrischung, daher werden sich Anwender von Office 2013 problemlos zurechtfinden. Die Tell Me – „Was möchten Sie tun?“ liefert als ausgefeilte Hilfefunktion direkt Antworten auf Fragen des Anwenders. Ansonsten sind weitere Verbesserungen eher im Detail feststellbar, und machen daher einen Umstieg einfach.

Rechnungen schreiben mit Office 2016

Was möchten Sie tun – Tell Me in Office 2016

Interessant zu wissen:
Laut einer Umfrage der Computerzeitschrift Bild, werden sogar in 88 % der deutschen Privathaushalte die Programme der Microsoft Office Reihe genutzt. In Unternehmen dürfte dieser Anteil nach unseren Schätzungen bei über 92 % liegen, da Microsoft der Industriestandard ist.

Das Rechnungsprogramm SuccessControl mit CRM Kundenverwaltung für Microsoft Office arbeitet mit allen aktuellen Office Versionen zusammen.

Weitere Infos direkt bei Microsoft: https://products.office.com/de-de/business/office