Abschlagsrechnung und Schlussrechnung – so einfach geht’s

Zweck einer Abschlagsrechnung bzw. Teilrechnung

Abschlagsrechnungen bzw. Teilrechnungen werden meistens bei größeren Aufträgen – die sich bspw. über einen längeren Zeitraum erstrecken – erstellt. Die endgültige Auftragssumme wird dann mit der Schlussrechnung (auch Endrechnung genannt) bei  Fertigstellung abgerechnet.

Der Vorteil von Abschlagsrechnungen für Sie als Unternehmer ist, dass Sie entsprechend Ihrer Leistungen bzw. gelieferten Materialien bereits im Zeitraum der Ausführung oder vorab einen Teilbetrag berechnen. Ihre Liquidität wird somit erhöht.

Aufbau einer Abschlags- bzw. Teilrechnung

Eine Abschlags- / Teilrechnung ist grundsätzlich aufgebaut wie eine ganz normale Rechnung. Lediglich bis auf die Bezeichnung „Abschlagsrechnung“ oder „Teilrechnung“.

Der Übersichtshalber empfiehlt es sich auf den Abschlagsrechnungen zu vermerken, um den wievielten Abschlag es sich handelt, also 1. Abschlagsrechnung, 2. Abschlagsrechnung usw..
In der Schluss- bzw. Endrechnung (der Begriff ist frei wählbar) werden dann alle Abschlags- / Teilrechnungen  von der Gesamtauftragssumme abgezogen.

Erstellen von Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung

Im Rechnungsprogramm von SuccessControl hilft Ihnen der integrierte Assistent beim Schreiben von Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen. Dieser kümmert sich um die korrekte Auflistung der vorhergehenden Abschlags- bzw. Teilrechnungen.
Die Vorgehensweise ist dabei ganz einfach:

  1. Erstellen Sie die erste Abschlagsrechnung (genauso wie eine normale Rechnung, nur als Belegart „Abschlagsrechnung“ wählen)
  2. Erstellen Sie die zweite Abschlagsrechung (dritte, vierte etc.)
  3. Erstellen Sie dann die Schlussrechnung (genauso wie eine normale Rechnung, nur als Belegart „Schlussrechnung“ wählen)  – hier wählen Sie unter 3. Schlussrechnungs-Angaben die vorhergehenden Abschlagsrechnungen aus
  4. Fertig

Abschlagsrechnung und Schlussrechnung

Die erstellte Schlussrechnung für obiges Beispiel können Sie hier als PDF-Muster (Schlussrechnung) aufrufen.

Rechnungen schreiben – clever und einfach – mit MS Office

Rechnungen schreiben direkt in Microsoft Office
SuccessControl CRM ist die Bürosoftware, welche nicht nur die Büroarbeit um ein vielfaches erleichtert, sondern auch Angebote und Rechnungen schreiben in Microsoft Office bedeutend einfacher macht. Des weiteren unterstützen komfortable CRM Funktionen den Anwender im Faktura Bereich.

Angebote und Rechnungen erstellenSo schreiben Sie Angebote und Rechnungen im Handumdrehen, die Kundenverwaltung kümmert sich um die perfekte Kundenkommunikation und Neu-kundengewinnung. Dokumente mit Word sind per Mausklick erstellt, Rechnungsformulare per PDF Brief versendet oder über die Outlook E-Mail Schnittstelle direkt verschickt und in der Kundenakte archiviert.

Erstellte Rechnungen und Zahlungen im Überblick

Mit der Rechnungsübersicht haben Sie sofort alle offenen als auch überfällige Rechnungen im Blick. Mahnungen für säumige Zahler versenden Sie ganz einfach Porto sparend als PDF Anlage. Die Kontakthistorie bietet einen Rundumblick zu Ihren Kunden, seien es Notizen, E-Mails, Dokumente, erstellte Rechnungen oder sonstige Dateien. Mittels der Excel Schnittstelle, haben Sie auch jederzeit alle Angaben aus der Kundenakte und der Rechnungsübersicht auf Wunsch direkt in Excel zur Verfügung. Umfassende Auswertungen sind somit kein Problem mehr.

Mit der Software Rechnungen schreiben – clever und einfach

Folgende Angaben werden beim Rechnungen schreiben – die sogenannte Faktura bzw. auch Fakturierung genannt – durch die Software eingesetzt und müssen beim erstellen von Rechnungen für einen gültigen Vorsteuerabzug vorhanden sein:

  1. Name und Anschrift des Leistungsempfängers – sprich des Kunden
  2. Name und Anschrift des Leistungserbringers – der Aussteller der Rechnung
  3. Eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer mit Rechnungsdatum, diese wird beim Rechnungen erstellen hochgezählt
  4. Menge, Bezeichnung und Preis der Leistung mit Ausweisung der verrechneten Umsatzsteuer aufgegliedert nach Sätzen
  5. Leistungsdatum – Zeitpunkt der Leistungserbringung
  6. Zahlungsbedingungen

Über diese gesetzlich vorgeschriebenenMit der Software Rechnungen schreiben - hier eine PDF Rechnung Informationen auf einer Rechnung hinaus, erleichtern Sie Ihren Kunden mit zusätzlichen Informationen wie z. Bsp. Ihren Kontaktdaten (Telefonnummer, Fax und Email auf der Rechnung) die Kontaktaufnahme bei Rückfragen – sowie durch eine deutliche Angabe von Konto-Nummer. BLZ, Angabe des Konto-Inhabers sowie der Kontoführenden Bank beschleunigen Sie die Begleichung der Rechnung per Überweisung. Auch ein Rechnungsbetreff erleichtert Ihren Kunden eine schnelle Zuordnung.

Mit der Software Rechnungen schreiben leicht gemacht – direkt in MS Office

Mit Hilfe der Software werden die Rechnungen im PDF Format erstellt, beim Kunden als Datei in der Dokumentenverwaltung gespeichert, und zur Zahlungsüberwachung ein offener Posten bei dem jeweiligen Kunden erzeugt.

Oft gefragt - Rechnungsbetreff wo?
Der Rechnungsbetreff wird bzw. kann von Ihnen direkt unter der Beleg 
Überschrift - hier also der Rechnung Betreff - angegeben werden. Ebenso 
kann der Rechnungs Betreff hervorgehoben werden! Entsprechende Angaben
können z.Bsp. auch in der Lieferschein Vorlage oder der Vorlage Angebot 
gemacht werden. (siehe Handbuch Tipps zum Rechnungen erstellen - 
Auftragsbearb. u. Fakturierung S. 26)

Besonders hilfreich beim Rechnungen schreiben mit der Software bzw. Rechnungen schreiben Software – ist die direkte Ansicht des Rechnungsformulars bereits beim erstellen, so dass Sie bereits vor dem Ausdruck der Rechnung eine Kontrolle über das optische Erscheinungsbild haben und eventuell noch Korrekturen durchführen können.

Vorschau beim Rechnungen schreiben

Hilfreich: Die Live Vorschau beim schreiben von Rechnungen

Durch das optionale einfügen von Artikelbildern zu den Rechnungspositionen und eine Gliederung der Rechnung in Segmente mit Zwischensummen schaffen Sie eine höhere Transparenz für den Rechnungsempfänger.

Mit der Software Rechnungen schreiben in 3 einfachen Schritten

Das Schreiben von Rechnungen – die Fakturierung – erfolgt im Rechnungsprogramm in drei einfachen Schritten:

  1. Empfänger auswählen
  2. Leistungen eingeben
  3. Speichern und drucken

Wie Sie eine ansprechende Rechnung mit der Faktura Software schnell und problemlos erstellen, erfahren Sie im folgenden Video.

Abschlags- und Schlussrechnungen erstellen

Beim Schreiben von Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen (siehe PDF Schlussrechnung Beispiel) hilft Ihnen der integrierte Assistent. Dieser kümmert sich um die korrekte Auflistung der vorhergehenden Abschlags- bzw. Teilrechnungen.

Schlussrechnung Muster


Mit der Software Rechnungen schreiben - Info-Video Rechnungen erstellen

Mit der Software Rechnungen schreiben – Info-Video

 

Weiterführende Informationen zu den Funktionen des Rechnungsprogramms finden Sie hier.

 

 

 

Mit der Software Rechnungen schreiben – die Faktura Software auch als Free-Version

Die Software ermöglicht Ihnen das Erfassen von Rechnungsangaben wie Artikel, Betrag, Datum, Rechnungsbetreff, Zahlungsziel und Kundenangaben. Das Programm zum Rechnung schreiben erstellt eine direkte Vorschau der Rechnung, die sich anschließend ausdrucken oder als Entwurf speichern lässt. Zudem vermerken Sie bei einzelnen Kunden, ob beispielsweise eine Rechnung schon oder noch nicht gezahlt wurde und Sie verschicken bei Bedarf eine Mahnung.

Das Programm zum Rechnungen erstellen ist ab sofort sowohl in der Pro-Version als auch als Freeware in der Free-Version erhältlich.

Kostenloser Download der Software – erstellen Sie Ihre Rechnungen

Links zum Thema:

Muster einer Rechnung als Bild

Muster-zum-Rechnungen-schreiben

Was ist beim Rechnungen schreiben im Jahr 2016 zu beachten!

Im Jahr 2016 gab es keine Änderungen beim Erstellen von Rechnungen mit sich. Die 10 wichtigsten Fragen zu Umsatzsteuer und Rechnungen hat der Ratgeber von eRecht 24 nochmals zusammengestellt. Zu beachten ist lediglich, das für digitale Inhalte (elektronisch erbrachte Leistungen) die ins Ausland verkauft werden, eine neue Umsatzsteuerregelung bereits ab Januar 2015 gilt. Gründer finden wichtige Tipps zum schreiben von Rechnungen und notwendiger Angaben bei für-Gründer.de

Was tun, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird?

Sie haben eine Rechnung erstellt und stellen nun fest, dass noch keine Zahlung erfolgt ist. Dann bietet Ihnen die sogenannte Offene Posten Verwaltung eine komfortable Möglichkeit Zahlungserinnerungen oder eine Mahnung für Rechnungen zu erstellen.

Folgendes Video zeigt Ihnen den kompletten Ablauf – vom erstellen eines Angebotes, das schreiben der Rechnung, Zahlungen buchen und erstellen von Mahnungen.

Angebote und Rechnungen schreiben

Links:

Rechnungen – mit und ohne Mehrwertsteuer

Wann muss auf einer Rechnung Mehrwertsteuer ausgewiesen werden und wann nicht?

Rechnungen innerhalb des eigenen Landes, sind generell steuerpflichtig. Ausgenommen hiervon sind beispielsweise in Deutschland Selbstständige und kleine Unternehmen, die von der sogenannten Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.

Doch was müssen Sie beim Rechnungen schreiben ins Ausland beachten?

Rechnungen schreiben mit und ohne MwStAnbei eine Aufstellung, worauf Sie beim Rechnungen schreiben ins Ausland achten sollten:

Mehrwertsteuer bei Rechnungen innerhalb der EU
Wenn Sie an eine Privatperson eine Rechnung schreiben, wird die gültige Mehrwertsteuer aufgeschlagen und berechnet.
Anders sieht es aus, wenn Sie an ein Unternehmen liefern, das eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat. In diesem Fall wird keine Umsatzsteuer – also 0 Prozent – berechnet. Beachten Sie hierbei, das sowohl Ihre Ust.-IdNr. als auch die Ust.-IdNr. des Leistungsempfängers, auf der Rechnungen angegeben wird.
Die Formulierung auf der Rechnung sollte wie folgt aussehen:

Innergemeinschaftliche Lieferung 
Unsere Ust.-IdNr.: (Ihre Nummer) 
Ihre Ust.-IdNr.: (Nummer des Empfängers)

 

Mehrwertsteuer bei Rechnungen in die Schweiz
Wenn Sie eine Rechnung an einen Schweizer Kunden erstellen, wird keine Umsatzsteuer berechnet. Und zwar unabhängig, ob es sich um eine Privatperson oder ein Unternehmen handelt an den Sie die Rechnung schreiben.
Beachten Sie hierbei, das folgende Formulierung auf dem Rechnungsbeleg stehen muss:

Hinweis Schweiz: Die Steuerschuld geht auf Sie gemäß dem
 "reverse-charge-Verfahren" als Leistungsempfänger über!

 

Mehrwertsteuer bei Rechnungen ins Ausland (außerhalb der EU)
Bei Rechnungen die Sie in ein Land außerhalb der EU schreiben, entfällt die Mehrwertsteuer grundsätzlich immer.

Weiterführende Informationen zum Thema:


Rechnungsprogramm für Microsoft Office - Rechnungen schreiben schnell und einfach

Rechnungsvorlagen zum direkten Download

Sie suchen nach einer brauchbaren Rechnungsvorlage zum download und wollen nicht ewig suchen?  Wenn Sie nur gelegentlich eine Rechnung schreiben, genügt eine einfache kostenlose Rechnungsvorlage beispielsweise in Word oder Excel.

Rechnungsvorlage - TOP 10 der DownloadsWir wollen Ihnen hiermit einen Überblick geben, wo Sie kostenlose Rechnungsvorlagen herunterladen können. Die meisten Vorlagen sind bereits Formatiert, Sie müssen nur noch die Rechnungsbeträge und Nummer in die Rechnungsvorlage einsetzen, sowie die Beträge summieren.

Rechnungsvorlage oder ein Programm zum Rechnungen schreiben?

Wenn Sie sich diese Arbeit ersparen möchten, empfehlen wir das Nutzen einer geeigneten Rechnungssoftware, welche bei der Rechnungsstellung automatisch summiert, eine fortlaufende Rechnungsnummer vergibt sowie sich um die Pflichtangaben die auf eine Rechnung gehören kümmert. Die hinterlegten Rechnungsmuster sind nach Ihren Bedürfnissen mit individuellen Firmenlogo anpassbar, und Sie erledigen damit das Schreiben von Rechnungen innerhalb von wenigen Sekunden. Ebenfalls verwalten Sie damit Ihre Kundendaten und überwachen Zahlungseingänge.

Weitere Informationen und ein kostenloses Rechnungsprogramm zum Download finden Sie hier. Was Sie beim Rechnung schreiben beachten sollten, zeigt Ihnen der Beitrag „Rechnung schreiben schnell und einfach“.


Rechnungsvordrucke für Ihre Rechnungslegung – Rechnungsvorlagen zum Download

Endlich-Selbständig.info
Wie Sie eine Rechnungsvorlage einrichten, sowohl für Kleinunternehmer als auch Freiberufler zeigt Ihnen der Beitrag von endlich-selbstaendig.info
Direkter download von Vorlagen und Rechnungsmuster unter http://www.endlich-selbstaendig.info/vorlagen/

Download Tipp Rechnungsvorlage

Tipp Rechnungsvorlage

Design Becker – Gratis-Rechnungsvorlagen.de (unser TIPP)
Sehr gut gelungen 
sind die Excel Rechnungsvorlagen mit automatischer Preisberechnung, Kontaktdaten, Bankdaten und einer Musterrechnungsposition von Design Becker.
Die Excel Rechnungsvorlage ist im aktuellen xlsx Format sowie als PDF verfügbar.
Ebenso optisch gut gelungen ist auch die Word-Rechnungsvorlage von Design Becker, die es auch als Open Office und PDF Rechnungsvorlage gibt. Eine optische Variante der Rechnungsvorlage-1 gibt es ebenfalls unter folgenden Link im Wordformat.

Computer Bild
Die Rechnungsvorlage für Word von Computer Bild ist ein Template im Word Format. Es beinhaltet eine Tabelle für Warenposten, Rechnungsempfänger, Nummer und das Rechnungsdatum.
Link: Rechnungsvorlage für Word Computerbild
Ebenfalls gibt es eine Excel Rechnungsvorlage zum download.

Office-Lernen
Insgesamt 9 verschiedene Rechnungsvorlagen stellt Office-Lernen zur Verfügung.
Tipp: Hier finden Sie auch unter der Rechnungsvorlage-3 ein Anschreiben zur Korrektur einer Rechnung.  http://office-lernen.com/rechnungsvorlagen/

Rechnungs Wordvorlagen von Microsoft
Microsoft bezeichnet seine Word-Rechnungsvorlagen als Template. Das Design kann einfach angepasst werden, und Sie können auch Ihr Logo und Ihre Unternehmens-informationen hinzufügen. Download im aktuellen Word 2013 Format direkt bei Microsoft.
Tipp: Eine mehrseitige Rechnungsvorlage für Excel 2010 und weitere Vorlagen für das Rechnungswesen gibt es auf der Office-Vorlagen für Unternehmen Seite. Neben dem Rechnungsformular in Word ist auch eine Mahnvorlage verfügbar.

akademie.de
Eine Rechenautomatik in Word wird zum download in einem Beitrag mit umfassender Beschreibung der Akademie.de angeboten. Ebenfalls wird von Lorenz Hölscher erklärt, wie eine Rechnungsformular Excel Vorlage für alle Excel Versionen nutzbar ist.

lexoffice
Vorlagen & Muster für Rechnungen mit Umsatzsteuer im Word Format werden ebenfalls auf der Seite von lexoffice angeboten.
Download der Muster Nettorechnung für Microsoft Word (97-2003 .doc)
oder als Nettorechnung im PDF Format als Musterrechnung. Eine Rechnungsvorlage mit Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist ebenfalls im docx Format verfügbar.

zervant
Eine kostenlose Excelvorlage für Rechnungen, die die Rechenfunktionen von Excel ausnutzt, liegt unter folgenden Link zum Download im Excel XLS Format bereit.

scopevisio
Eine einfache Musterrechnung zeigt das Bild von scopevisio, die entsprechende kostenlose Rechnungsvorlage im Word dot Format kann unter folgenden Link abgerufen werden.

fastbill
Eine kostenlose Rechnungsvorlage die online ausgefüllt werden muss, ist unter folgenden Link aufzurufen. Hier ist es allerdings nicht möglich, ein eigenes Logo unterzubringen.

CHIP
Eine ganze Palette an kostenlosen Vorlagen für Rechnungen und gewerbliche Spesenabrechnungen für Word und Excel, sind auch auf der Seite von Chip zu finden.

Oberfinanzdirektion Niedersachsen
Beispiele für eine ordnungsgemäße Rechnung sowie Kleinbetragsrechnung mit Erläuterungen der Oberfinanzdirektion zum Ausstellen von Rechnungen i.S. der §§ 14, 14a UStG und Vorsteuerabzug.


SuccessControl CRM – kostenlos zum Download
Prämiert mit dem Zertifikat: „ausgezeichnetes Produkt – Best of 2014“

Erledigen Sie das Schreiben von Rechnungen innerhalb von wenigen Sekunden,  behalten Sie immer und einfach den Überblick über Ihre Kunden! Einfachste PDF-Belegerstellung und Versand.
Starten Sie jetzt mit der kostenlosen Free-Version.


Diverse Vorlagen für Briefe, Rechnungsmuster, Lieferscheine etc. 
im Word Format gibt es auch als ZIP-File zum download.

Beispiele wie Sie eine Rechnung schreiben finden Sie im Beitrag „Rechnungen schreiben leicht gemacht“.

 

Rechnung schreiben – schnell und einfach – für MS-Office Anwender

Wie am besten eine Rechnung schreiben – Word, Excel oder ein Programm ?

Viele MS-Office Anwender verwenden zum erstellen von Rechnungen immer noch Word und Excel. So flexibel diese Methode auch ist, spätestens wenn es um korrekte Rechnungsnummern, die Kontrolle von offenen Posten, oder den Versand von Rechnungen per E-Mail geht, oder das aktuelle SEPA Lastschriftverfahren genutzt werden soll, sind die Grenzen auf diese Art eine Rechnung zu schreiben schnell erreicht. Eine einfache und zu dem noch in der Free-Version kostenlose Rechnungssoftware APP für Microsoft Office bietet Ihnen hierbei wertvolle Dienste um schnell eine perfekte Rechnung zu erstellen.

Folgendes Video zeigt Ihnen, wie Sie schnell und einfach eine perfekte Rechnung erstellen:

Video: Schreiben einer Rechnung – Kurzfassung 65 sek

Rechnungen schreiben Videoanleitung

Einfaches Rechnungsschreibprogramm für MS-Office nutzen

Komfortabler und zuverlässiger ist hierbei die Unterstützung durch ein Programm wie SuccessControl CRM, welche dem Anwender beim Rechnung schreiben die immer wiederkehrenden Aufgaben abnimmt, wie beispielsweise die fortlaufende Rechnungsnummer sowie das addieren der Rechnungsposten.

Schnell und einfache eine Rechnung schreiben

Mit MS-Office eine Rechnung schreiben

Dies fängt bei den ganz banalen Pflichtangaben als Unternehmer beim schreiben einer Rechnung an:

  • Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
  • Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Ausstellungsdatum und Rechnungsnummer
  • Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung
  • Bezeichnung der Dienstleistung oder Art der Ware des Leistenden
  • Rechnungsbetrag ( Entgelt, Summe, Steuersatz)

Diese Angaben werden beim Rechnung schreiben durch das Programm, welches in der Free-Version gratis ist, automatisch eingesetzt, so dass der Anwender sich nur noch um die Angabe der Artikel und Mengen kümmern muss. Ebenso werden die Beträge und ggf. Zwischensummen und die Mehrwertsteuerbeträge automatisch als Summe ausgewiesen. Auch um die Nummerierung der Positionen kümmert sich die Software für Angebote und Rechnungen beim erstellen der Rechnung. Pro Position kann ein individueller Rabatt vergeben werden. Zur schnelleren Zahlung können Sie Rechnungen drucken oder direkt per E-Mail bzw. Fax an den Kunden versenden.

Info: 
Als Fakturierung (auch Rechnungslegung) wird der Vorgang bezeichnet, 
bei dem ein Unternehmer Rechnungen an seine Kunden erstellt.

Sinnvoll: verschiedene Muster Vorlagen beim Rechnungen, Angebote und Lieferscheine schreiben

Angebote sind heutzutage schnell per E-Mail an den Kunden versendet, Lieferscheine sollen wenn möglich ohne Betrags Angabe ausgestellt werden, und Rechnungen eventuell auf das in Hochglanz vorgedruckte Briefpapier gedruckt werden. Hierbei ist es komfortabel wenn das Rechnungsprogramm Sie frei für jeden Vorgang die Vorlage auswählen lässt. Hier im Beispiel wählen Sie einfach beim Schreiben eines Angebotes die Vorlage mit integriertem Firmenlogo, beim erstellen der Rechnung die Vorlage ohne Firmenlogo – voila. Das erstellen einer Rechnungsvorlage oder mehrerer ist damit kein Problem mehr.

Die Rechnung unterschreiben – muss das sein?

Eine Ausgangsrechnung muss nicht unterschrieben werden – jedoch kann auf Wunsch eine elektronische Unterschrift eingefügt werden. Mit einer entsprechenden Grußformel („… wir bedanken uns für Ihren Auftrag und das entgegengebrachte Vertrauen..“) honorieren das viele Rechnungsempfänger als besondere Höflichkeit.

Vereinfachen Sie die Vorgänge – aus einem Angebot eine Rechnung erstellen

Sie haben sich viel Mühe gemacht um ein perfektes Angebotsschreiben zu erstellen. Dank der Wiedervorlagefunktion haben Sie den Auftrag ergattert. Ist es da nicht sinnvoll dieses Angebot direkt als Grundlage für die Rechnungserstellung zu verwenden?

Genau diesen Schritt übernimmt für Sie das Rechnungsschreibprogramm. Mit einem Klick erstellen Sie aus einem bestehenden Angebot eine Rechnung, und aus einer Rechnung einen Lieferschein. Die Büroarbeit wird leicht gemacht, da ohne erneutes Schreiben Rechnungen und Lieferscheine sowie auch Folge Angebote erstellt werden können.

Einleitungstexte beim Schreiben einer Rechnung verwenden

Perfektionieren Sie Ihre Rechnung beim schreiben durch einfügen von Einleitungs- und Schlusstexten. Nutzen Sie die bereits vorgegebenen Mustertexte der einfachen Rechnungssoftware oder hinterlegen Sie Ihre eigenen individuellen Texte (es sind beliebig viele im Setup der Software zum Rechnungen erstellen speicherbar). Der Kunde fühlt sich persönlich angesprochen, und Sie geben Ihm gleichzeitig eine konkrete Handlungsanweisung.

Beispiel Einleitung bei einer Rechnung:

Sehr geehrter Herr Maier,
vielen Dank für Ihre Bestellung und das uns entgegengebrachte Vertrauen. 
Wir berechnen Ihnen hiermit wie folgt:

Beispiel Schlusstext beim Rechnung schreiben – hier mit Zahlungsbedingung:

Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 14-Tagen 
unter Angabe der Rechnungsnummer auf folgendes Konto: 
IHRE BANK // BLZ 123 456 78 // Konto 1000

Zahlungsbedingungen auf Rechnungen eindeutig schreiben

Für Zahlungsbedingen auf Rechnungen gilt, je eindeutiger desto besser:
Eine Formulierung wie „Bitte überweisen Sie den aufgeführten Rechnungsendbetrag auf unser Konto.“ kann beim Rechnungsempfänger ungewollt Fragen aufwerfen (welches Konto, kann ich Skonto abziehen?).

Deshalb formulieren Sie Zahlungsbedingungen besser immer eindeutig:
„Bitte überweisen Sie den aufgeführten Rechnungsendbetrag ohne jeglichen Abzug auf folgendes Konto:  IHRE BANK //  BIC 123 456 78 // IBAN 123 456 78 000“. Damit erkennt der Rechnungsempfänger direkt, was er zu tun hat.
Tipp: Rechnung schreiben kreativ und modern – Formulierungen von Sekada Daily

Formulierung von Skonto bei der Rechnungserstellung:
Zahlbar innerhalb von 10 Tagen mit 3% Skonto (#Rechnungsbetrag# – #Skontobetrag# = #Endbetrag#) oder bis zum #Fälligkeitsdatum# rein netto. Die Platzhalter im Zahlungstext werden dann mit den konkreten Zahlen des Rechnungsbetrages automatisch gefüllt.

Rechnung für Dienstleistung schreiben oder einfache Rechnungen mit Artikeln erstellen

Eine Freitext Angabe pro Rechnungsposition erleichtert das berechnen von Dienstleistungen, da hier oft die erbrachte Leistung individuell textlich beschrieben wird. Für wiederkehrende Formulierungen ist es sinnvoll, sich diese Texte als „Artikel“ in der Artikelverwaltung im Rechnungsschreibprogramm zu hinterlegen. Auch hier stehen Ihnen in der Rechnungs Software die aus Word bekannten Copy and Paste sowie Formatierungs Funktionen beim Rechnung erstellen zur Verfügung.

Zahlungen für Rechnungen verbuchen

Sobald eine Zahlung eingeht, können Sie diese mit als teilweise oder vollständige Zahlung Ihren erfassten Rechnungen zuweisen.

Eine Vorlage zum Schreiben von Angebot, Lieferschein und Rechnung

Muster zum Rechnungen schreiben

Muster einer Rechnung

Passen Sie die Muster Vorlage individuell an Ihr CI im Rechnungsschreibprogramm an. Hierzu gehören Kopf- und Fußzeilen, Ihre Firmenangaben sowie das Firmenlogo. Das Logo welches Sie in die Vorlage zum Rechnung schreiben als Muster einsetzen können, sollte in der gesamten Breite 1488 und 380 Pixel in der Höhe haben. Für eine noch bessere Qualität beim Rechnungsdruck können Sie für Ihr Firmenlogo auch proportional größere Pixelabmessungen verwenden (Beispiel: Breite 2976 x 760 Höhe), oder ganz bequem einen kompletten Briefbogen als Hintergrund verwenden.

Falls Sie kein Grafikprogramm zum Anpassen der Vorlage zur Hand haben, verwenden Sie beispielsweise einfach folgendes Online-Grafiktool benutzen: http://pixlr.com/editor oder Windows Paint (siehe Windows Startleiste unter Zubehör).

Eine fertige Vorlage ist hier als PDF-Datei abrufbar. Als Logo Vorlage unten anbei beispielhaft eine Jpg-Datei (Kopflogo im Formular) mit den korrekten Abmaßen zum einfügen in die Rechnungsvorlage (siehe Setup Formular Standardvorgaben).

 

Rechnungen einfach erstellen – die Mustervorlage anpassen

Mit dieser bereits integrierten Rechnung Schreiben Muster Vorlage erstellen Sie im Handumdrehen als Freiberufler, Kleinunternehmer und Unternehmen musterhafte Rechnungen, die allen Ansprüchen gerecht werden. Sehen Sie dazu folgenden Videobeitrag „Rechnungsformulare mit Firmenlogo erstellen“ an. Erfahren Sie wie schnell Sie Artikel, Positionen und Preise im bereits vorgefertigten Rechnungsmuster berechnen und wie einfach Sie mit der Software Rechnungen schreiben sowie gleich einen passenden Lieferschein ausdrucken.
SuccessControl CRM ist aber mehr als nur ein einfaches Programm zum Rechnungen schreiben, es unterstützt Sie effektiv bei allen anfallenden Arbeiten im Büro.

Links zum Thema:

Wenn Sie nur gelegentlich eine Rechnung schreiben, finden Sie hier eine geeignete Rechnungsvorlage die Sie gratis verwenden können.

Nachtrag – Aktualisierung:

Zu berücksichtigen ist, das ab dem 1.Februar 2014 SEPA für den bargeldlosen Zahlungsverkehr in Deutschland gilt. Wenn Sie bisher Rechnungen per DTA Lastschrift eingezogen haben, müssen Sie spätestens ab Februar 2014 die Lastschriften im neuen SEPA XML Format bei Ihrer Bank einreichen. Diese sogenannte SEPA Datei mit IBAN und BIC Angaben erzeugt das Rechnungsprogramm für alle Rechnungen die als Zahlungskondition „Lastschrift Einzug“ haben für Sie.

Sie benötigen zur SEPA Umstellung eine Gläubiger-Identifikationsnummer die Sie bei der Deutschen Bundesbank beantragen, und dann im Programm eintragen. Bestehende, gültige Einzugsermächtigungen, die in schriftlicher Form vorliegen, können als SEPA-Lastschriftmandate weitergenutzt werden.

Endgültig ist auch für das versenden von Rechnungen per E-Mail keine digitale Signatur mehr notwendig. Die per E-Mail zu übertragene Rechnung muss „nur“ inhaltlich korrekt sein – was ja eigentlich eine Selbstverständlichkeit ist. Ein kleiner Beitrag zu diesem Thema auf der Seite von endlich-selbstständig.de.

Für alle die gerade als Existenzgründer starten, empfiehlt sich in der Anfangsphase evtl. von der Kleinunternehmerregelung gebrauch zu machen. Die Kleinunternehmer-Regelung ist eine steuerliche Vereinfachung beim Rechnung schreiben. Sie weisen dabei keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen aus, müssen aber Ihren Kunden darauf hinweisen. Einen Beitrag hier zu finden Sie ebenfalls auf der Seite von endlich-selbständig.de. oder im Videobeitrag zur Kleinunternehmerregelung von Hannover Impuls – mit Steuerberater Thorsten Recht.

Oft gefragt – Formulierungen beim erstellen von Rechnungen ins Ausland

Wenn Sie öfters Rechnungen ins Ausland schreiben, ist es hilfreich, sich folgende Formulierungen als Textbaustein anzulegen:

Formulierung für Handel innerhalb der EU:

Innergemeinschaftliche Lieferung
Unsere Ust.-IdNr.: Hier steht dann Ihre Umsatzsteuer ID Nummer
Ihre Ust.-IdNr.: Hier tragen Sie die ID des Rechnungempfängers ein

Formulierung für Lieferungen in die Schweiz:

Hinweis Schweiz:
Die Steuerschuld geht auf Sie gemäß dem "reverse-charge-Verfahren" 
als Leistungsempfänger über!

 

 

Videoanleitung: Von der Angebotserstellung, über das Schreiben einer Rechnung mit verschiedenen Positionen, bis zum verbuchen der Eingangszahlung – der komplette Leitfaden als Video, Laufzeit 7 min 38 sek.

Rechnungen Angebote Lieferscheine schreiben

 


Was ist beim Rechnung schreiben sonst noch zu beachten?

Grundlegend aber wichtig: die Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer sollte eine fortlaufende Nummer sein, die zur eindeutigen Identifizierung der Rechnung dient. Sinnvoll ist die Rechnungsnummern je Jahr zu gruppieren – beispielsweise 16000 (16 für das Rechnungsjahr 2016, 000 dann die laufenden Rechnungsnummern beim schreiben). Die Nummern müssen nicht lückenlos sein, dürfen aber nur einmalig verwendet werden wenn Sie eine Rechnung schreiben. Eine gute Software wie SuccessControl CRM unterstützt Sie bei der Vergabe der Rechnungsnummern sowie beim Ausstellungsdatum der Rechnung.

Fristen für Rechnungen
Rechnungen sollten umgehend nach Erbringung der Leistung erstellt werden, damit Sie schnell zu Ihrem Geld kommen. Ein gutes Rechnungsprogramm hilft Ihnen bei der zügigen Erstellung der Rechnung mit Vorlagen, sowie der automatischen Verfolgung der Zahlungseingänge – der sogenannten Offenen Posten Liste, welche beim schreiben einer Rechnung angelegt wird.

Besondere Rechnungsmuster verwenden
Sie möchten ein ganz besonders auffälliges Rechnungsformular beim Rechnungen schreiben verwenden? In diesem Fall lassen Sie das Rechnungsmuster am besten von Ihrem Steuerberater prüfen. Auf der sicheren Seite beim Rechnung schreiben oder erstellen sind Sie mit den mitgelieferten Rechnungsmustern, welche Sie einfach mit Ihrem Logo und Angaben im Programm vervollständigen können.

Unterschrift auf Rechnungen
Rechnungen erfordern keine Unterschrift, aus optischen Gründen können Sie aber eine Unterschrift beim Rechnung schreiben einfügen (sieht besser aus).

Per Email die Rechnung elektronisch versenden
Rechnungen können ausgedruckt oder elektronisch per Mail verschickt werden. Die Pflichtangaben sind identisch, wenn Sie die Rechnung schreiben. Wichtig ist, dass die elektronisch übermittelte Rechnung identisch mit der ausgedruckten ist, und das Rechnungsprogramm beide identisch abspeichert. SuccessControl CRM  bietet Ihnen hier beide Möglichkeiten – Ausdruck und direkte Mail Versendung.

Rechnung als Kleinunternehmer stellen
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden, dürfen Sie die Umsatzsteuer auch nicht ausweisen, wenn Sie eine Rechnung schreiben. In diesem Fall ist folgender Hinweis auf der Rechnung notwendig „Gemäß § 19 UstG ist in dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten.“ (Mustertexte sind in SuccessControl für Kleinunternehmer hinterlegt). Ansonsten unterscheiden sich die Anforderungen nicht, wenn Sie als Kleinunternehmer eine Rechnung schreiben – gleich ob Existenzgründer, Freiberufler, Selbstständiger, kleines Unternehmen oder KMU. Schreiben Sie als Kleinunternehmer Rechnungen kostenlos mit der Freeware Edition.

 

Mit SuccessControl CRM erledigen Sie schnell und einfach:

  • Verwaltung von Kundenrechnungen inklusive Erstellung, Zahlungsüberwachung und Mahnwesen
  • Erstellen, drucken, e-mailen oder faxen Sie Rechnungen zur schnelleren Bezahlung
  • Ihr komplettes Kontakt-, Adressen- und Kundenmanagement
  • Ihren Schriftverkehr inklusive Angebots- und Rechnungserstellung
  • Ihre Marketingaktivitäten wie Newsletter, Serienbriefe, Kundenakquise
  • Ihre Organisation von Projekten, Dateien, Aktionen, Vorgängen und Mitgliedern
  • Ihr effektives und vernetztes Arbeiten im Team
  • u.v.m.

Das mehrfach ausgezeichnete Programm SuccessControl CRM hilft tausenden kleinen und mittleren Unternehmen, schnell und einfach eine Rechnung zu erstellen, Artikel, Aufträge, Kunden und Adressen zu verwalten. Machen auch Sie Ihr Unternehmen effizienter und erfolgreicher mit SuccessControl CRM.

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10 goldene Regeln zum erstellen von Rechnungen

Vermeiden Sie grundlegende Fehler beim Rechnungen erstellen!

10 Regeln zum Rechnungen erstellenWenn Sie folgende Grundregeln beachten, machen Sie sich selbst und Ihrem Geschäftspartner das Leben leichter. Sie bestechen nicht nur durch ein professionelles Erscheinungsbild, auch der Zahlungsfluss – also wie schnell Ihre Rechnungen bezahlt werden – gewinnt an Fahrt.

Grundregel Nummer eins – die korrekte Anschrift.
Hört sich zwar banal an, ist aber laut einer Studie öfter ein Problem als allgemein angenommen. Übernehmen Sie daher immer die Anschrift aus Ihrer Kundenverwaltungssoftware, um Rückläufer und Verzögerungen zu vermeiden.

Zweitens – die persönliche Anrede,
eine Rechnung ist zwar ein formales Dokument, aber durch eine persönliche Anrede des Rechnungsempfängers, bauen Sie sich langfristig eine Kundenbindung auf.

Drittens – der Einleitungstext,
der Anrede folgend beinhaltet dieser einen Hinweis auf die Bestellreferenz des Kunden „.. wir danken für Ihre Bestellung vom ..“, bzw. Ihrer Angebotsreferenz „… gemäß unseren Angebot Nr. .. vom … „.

Ebenso können Sie auch eine Kombination aus beiden verwenden. Auch eine kleine Danksagung bringt Sie in Sachen Kundenbindung wieder ein Stück weiter – Beispiel: „.. wir danken Ihnen für das uns entgegengebrachte Vertrauen, und berechnen Ihnen …“

Viertens – jede Position einzeln aufführen!
Zeigen Sie Ihrem Kunden detailliert was Sie für Ihn geleistet haben. Denken Sie daran, jede Position die Sie beim Rechnungen erstellen nicht aufführen, summiert sich im Laufe eines Jahres zu einem erklecklichen Betrag.

Viele machen den Fehler, sich bei dieser kleinen Fleißarbeit nicht durch ein Rechnungsprogramm und eine vordefinierte Artikelverwaltung unterstützen zulassen. Stattdessen wird dann – oft aus Bequemlichkeit – geschätzt, gerundet und inkludiert. Eine beispielhafte Nachrechnung der Steuerkanzleien hat ergeben, das gerade kleine Unternehmen hier viel – teilweise sehr viel – Geld verschenken.

Fünftens – verzichten Sie auf Artikelnummern!
Ist Ihr Kunde ein Ratekünstler oder Hellseher, dann schreiben Sie ruhigen Gewissens „ Artikel Nr. 55887169 a € 79,–„. Gehört Ihre Kundschaft nicht zu diesem erlauchten Kreis, dann beschreiben Sie Ihre Artikel im Klartext – konkretes Beispiel: „Rechnungsprogramm mit CRM Kunden- und Adressverwaltung, Arbeitsplatz-Lizenz, Netzwerk- und Multiuserfähig“. Das versteht Ihr Kunde auf Anhieb.

Sechstens – nutzen Sie Langtext Beschreibungen
Hinterlegen Sie bei komplexen Artikel in der Artikelverwaltung Langtexte. Die Beträge in der Rechnung rechtfertigen sich dann dem Kunden gegenüber von selbst.

Grafik: Die volle erbrachte Leistung wird erst durch die genaue Artikelbeschreibung für Ihren Kunden sichtbar:

Rechnungen erstellen mit Texten

Rechnungen erstellen mit Texten

Siebtens – das LeistungsdatumAchten Sie darauf, dass Ihr Rechnungsprogramm beim Rechnungen erstellen das Leistungsdatum einsetzt, da dies von den Finanzämtern gefordert wird. Der Passus für das Leistungsdatum in Rechnungen sieht wie folgt aus (es genügt wenn Monat und Jahr aufgeführt sind):

Leistungszeitpunkt: Juni 2013

Achtens und neuntens
Zu jeder guten Rechnung gehören eine eindeutige Rechnungsnummer sowie das Rechnungsdatum. Auch hierbei unterstützt Sie Ihr Rechnungsprogramm. Falls Sie noch Word oder Excel zum Rechnungen schreiben verwenden, sollten Sie hier besondere Sorgfalt walten lassen!

Zehntens – keine Ratespiele
Kennen Sie das:
„…überweisen Sie den Rechnungsbetrag auf eines unserer Konten…“?
Ganz toll – in der Fußzeile sind dann noch in kaum lesbarer Schriftgröße gleich mehrere Bankverbindungen aufgeführt.
Vermeiden Sie solche Fehler beim Rechnungen erstellen. Geben Sie Ihrem Kunden stattdessen eine konkrete Handlungsanweisung. Ein Beispiel wie folgt:

Wir erbitten Ihre Zahlung sofort rein netto auf folgendes Konto:
Sparkasse Musterstadt // BLZ: 500 800 40 // Konto: 12 34 555

Unter Beachtung oben genannter Regeln vereinfachen Sie sich und Ihrem Geschäftspartner das Abrechnen von Aufträgen. Egal ob mit hilfreichen Rechnungsprogramm, Microsoft Word oder mit Excel.

Links zum Thema: