Zweck einer Abschlagsrechnung bzw. Teilrechnung
Abschlagsrechnungen bzw. Teilrechnungen werden meistens bei größeren Aufträgen – die sich bspw. über einen längeren Zeitraum erstrecken – erstellt. Die endgültige Auftragssumme wird dann mit der Schlussrechnung (auch Endrechnung genannt) bei Fertigstellung abgerechnet.
Der Vorteil von Abschlagsrechnungen für Sie als Unternehmer ist, dass Sie entsprechend Ihrer Leistungen bzw. gelieferten Materialien bereits im Zeitraum der Ausführung oder vorab einen Teilbetrag berechnen. Ihre Liquidität wird somit erhöht.
Aufbau einer Abschlags- bzw. Teilrechnung
Eine Abschlags- / Teilrechnung ist grundsätzlich aufgebaut wie eine ganz normale Rechnung. Lediglich bis auf die Bezeichnung „Abschlagsrechnung“ oder „Teilrechnung“.
Der Übersichtshalber empfiehlt es sich auf den Abschlagsrechnungen zu vermerken, um den wievielten Abschlag es sich handelt, also 1. Abschlagsrechnung, 2. Abschlagsrechnung usw..
In der Schluss- bzw. Endrechnung (der Begriff ist frei wählbar) werden dann alle Abschlags- / Teilrechnungen von der Gesamtauftragssumme abgezogen.
Erstellen von Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung
Im Rechnungsprogramm von SuccessControl hilft Ihnen der integrierte Assistent beim Schreiben von Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen. Dieser kümmert sich um die korrekte Auflistung der vorhergehenden Abschlags- bzw. Teilrechnungen.
Die Vorgehensweise ist dabei ganz einfach:
- Erstellen Sie die erste Abschlagsrechnung (genauso wie eine normale Rechnung, nur als Belegart „Abschlagsrechnung“ wählen)
In dieser Abschlagsrechnung führen Sie nur eine Position auf (unabhängig davon wie viel Positionen Ihr Angebot bzw. Ihre Auftragsbestätigung hat). Diese eine Position benennen Sie beispielsweise “Abschlagszahlung 20 % der Auftragssumme”, und geben als Preis – hier im Beispiel – 20 % der Auftragssumme ein.
In dieser Abschlagsrechnung führen Sie ebenfalls nur eine Position auf (unabhängig davon wie viel Positionen Ihr Angebot bzw. Ihre Auftragsbestätigung hat). Diese eine Position benennen Sie beispielsweise “Abschlagszahlung 30 % der Auftragssumme”, und geben als Preis – hier im Beispiel – 30 % der Auftragssumme ein.
Die Beispiele von Auftragsbestätigung über Abschlagsrechnung bis zur Schlussrechnung können Sie hier als PDF Beispiel downloaden.
Tipp: Im Programm erscheint nach der Belegartauswahl „Schlussrechnung“ die Registerkarte Schlussrechnungs-Angaben:
Trick:
Falls in Ihrem Gewerbe eine Gewährleistungsbürgschaft üblich ist, können Sie die Zahlungsbedingungen wie folgt im Setup hinterlegen. Somit werden die Beträge
(hier 5 % im Beispiel) bei der Rechnungsstellung automatisch berechnet.
Bitte zahlen Sie wie folgt: Auftragssumme:#Rechnungsbetrag# abzgl. 5 % Gewährleistungsbürgschaft (der Abrechnungssumme von #Rechnungsbetrag#) entspricht #Skontobetrag# = verbleibender zu zahlender Betrag #Endbetrag# sofort. Die Gewährleistungsbürgschaft in Höhe von #Skontobetrag# ist unaufgefordert zahlbar bis #Fälligkeitsdatum# Wir erbitten Ihre Zahlung sofort ohne Abzug auf folgendes Konto: